En el actual mundo globalizado, hiperconectado y sobre informado, el trabajo a distancia se está convirtiendo en norma para muchas empresas. Para los actuales equipos de trabajo dispersos geográficamente, resulta indispensable contar con las herramientas tecnológicas necesarias para salvar la distancia física y estar conectados. Afortunadamente, hoy existen numerosas aplicaciones -muchas de ellas gratuitas- que ayudan a las empresas a cumplir con sus objetivos.
La globalización ha acelerado los procesos productivos deviniendo en un mercado tan competitivo que aquellas empresas que no se diferencien tendrá sus días contados. En este mercado tan voraz y dinámico, donde las tecnologías actualizan las formas de trabajo constantemente, nos vemos “sobreinformados” con la llegada de distintas plataformas de comunicación que permiten estar aún más cerca de los clientes, usuarios, amigos y colaboradores.
Estamos frente a un nuevo paradigma de comunicación al cual la generación de nuestros padres y/o abuelos quizás nunca se acostumbre. Pero este nuevo paradigma es el que permite conectar puntos, acortar distancias, transmitir información y generar vínculos con personas sin importar su localización geográfica. Simplemente hay que adaptarse.
Para abordar el tema del trabajo a distancia es necesario hablar del trabajo por objetivos ya que la estructura de la organización debe estar preparada para fijar metas en todos sus estamentos. Y esto que parece sencillo de lograr se puede tornar complicado a la hora de cuantificar resultados, especialmente cuando no se trata de tareas productivas sino administrativas.
Para subsanar este inconveniente es necesario pensar en estructuras basadas en procesos y descubrir cómo cada pequeña tarea termina impactando en el resultado final. Pero, al mismo tiempo, habrá que reforzar la comunicación ya que muchas personas no saben cuál es su objetivo dentro de la organización ni para qué realizan su tarea y, mucho menos, cuál es el efecto de un mal desempeño.
Abriendo el paraguas
Una vez que los objetivos están bien definidos se puede armar una estructura de trabajo con resultados medibles y alcanzables. Sin importar dónde se encuentren los empleados ni qué horarios cumplan, es necesario configurar una plataforma de comunicación de fácil acceso para todos, sin olvidar cualquier contingencia que pueda surgir con el uso de la tecnología, eventualidad para la cual debemos estar preparados.
No es aconsejable depender en un 100% del uso de Internet para cuestiones críticas. Es necesario contar con un listado de acciones preventivas para subsanar posibles conflictos derivados de fallas tecnológicas. Por ejemplo, para hacer asistencia al cliente el contacto no debería hacerse exclusivamente por Internet. Siempre hay que tener recursos alternativos para ocasiones especiales y analizar los costos y beneficios.
Hablemos de tecnología
En el transcurso de los últimos años el trabajo a distancia se fue volviendo cada vez más frecuente, hasta el punto en que, hoy, muchas empresas utilizan esta modalidad de forma casi exclusiva. Afortunadamente, esta popularización disparó centenares de programas que se pueden utilizar para optimizar el trabajo en equipo, independientemente de la ubicación geográfica de los colaboradores.
La herramienta más sencilla y al alcance de todos es el correo electrónico. El manejo del e-mail es básico para cualquier empleado a distancia.
Pero la comunicación escrita nunca reemplazara a la oral. Actualmente se pueden hacer videoconferencias con software gratuito tal como Skype. Muchos grupos de trabajo adoptan la modalidad on-line para indicar que están disponibles ante cualquier solicitud, ya sea del equipo como del cliente. De esa forma, algunos jefes también se sienten más cómodos ya que pueden monitorear si tienen al recurso a disposición. Alguna herramientas tales como WebConference también permiten realizar reuniones grupales de 20 o 30 personas de forma on-line.
Algunas empresas tampoco dudan en usar Facebook para estar en contacto con sus colaboradores, creando grupos con los que pueden compartir material. Otras utilizan herramientas más privadas con acceso restringido.
El microblogging aún no es tan popular porque necesita que el recurso se conecte a cierta plataforma para poder interiorizarse de todos los mensajes de la red. El microblogging más famoso es Twitter, pero hay algunos desarrollos gratuitos tales como Yammer, cuyo servicio está pensado para la comunicación interna dentro de la empresa. A diferencia de Twitter no tiene límite de caracteres y se pueden adjuntar archivos en los mensajes.
¿Y qué hacemos con todos los archivos?
Para almacenar y compartir archivos se puede recurrir a Google Drive, SkyDrive o Dropbox, entre otras tantas aplicaciones disponibles. Estas herramientas permiten tener acceso tanto a los documentos como a la información existente en la empresa, la cual podrá ser compartida de forma virtual.
Las wikis también son una excelente herramienta para compartir conocimiento dentro de la empresa. Aunque su principal función consiste en almacenar información, indirectamente fomenta la participación de los colaboradores en todos los proyectos de la organización ya que cada usuario puede añadir, editar o corregir lo publicado. Algunas plataformas permiten tener un acceso restringido, lo cual asegura que solo los empleados puedan participar. Las wikis también permiten reagrupar los calendarios de proyectos, los balances de las reuniones, archivos y documentos de trabajo, la descripción de los productos y servicios existentes, etc.
En conclusión
Las empresas que cuentan con sedes en diferentes locaciones geográfica -inclusive en distintos países- suelen preocuparse por mantener su integridad. Lo importante, en estos casos, es comprender que la identidad de la compañía se puede transmitir con acciones puntuales, comunicando claramente los objetivos y concientizando al personal sobre la importancia de su rol dentro de la organización junto con el impacto que cada una de las tareas tendrá en el proyecto final.
No importa el medio, no importa el lugar, lo importante es estar comunicados.
FUENTE: FM&WORKPLACES #68
