Artículos sobre facility management y mantenimiento de oficinas

Contract Workplaces Uruguay cumplió 10 años

En 1996 nacía Contract Workplaces en Argentina, con el espíritu de transformarse en la única empresa especializada en diseño y construcción de espacios de trabajo de la región. En 2011, y como parte de su plan de expansión regional, amplía sus operaciones a Uruguay instalándose en la capital del país. Hoy la compañía cuenta con dos oficinas propias en Montevideo: una en la torre 4 de World Trade Center y la otra en WTC Free Zone.

Paradójicamente para una empresa de este rubro, los inicios de la operación ¡fueron en el garaje de un edificio de oficinas!. “Nuestro crecimiento inicial fue tan rápido que debimos incorporar nuevos colaboradores y, entre la incertidumbre de todo kick off y la falta inmediata de espacio, conseguimos a préstamo ese lugar y unos pocos muebles. Al poco tiempo pudimos arrendar una oficina en el mismo edificio, salir del subsuelo, y diseñar y construir nuestra primera oficina”, señala el arquitecto Daniel Flom, socio fundador y Director Ejecutivo de Contract Workplaces Uruguay.

Un recorrido por su trabajo en Uruguay

Los dos primeros encargos en Uruguay fueron para empresas multinacionales líderes en sus rubros: agronegocios y coworking. Esos primeros proyectos exitosos fueron seguidos por muchos más. “Desde nuestros comienzos, uno de nuestros principales diferenciales ha sido el de cumplir los compromisos asumidos con nuestros clientes: obras en plazo, en presupuesto y con la calidad acordada. Esto nos permitió rápidamente generar lazos estrechos con las organizaciones con las que trabajamos, que nos recomiendan y vuelven a requerir nuestros servicios”, agrega Rafael Flom, economista y también socio fundador y Director de la compañía.

La amplia cobertura de servicios y especialización en las últimas tendencias en espacios de trabajo fueron los pilares que llevaron a Contract Workplaces a posicionarse como líderes de arquitectura corporativa en Latinoamérica, y Uruguay no es la excepción. “Otras de las claves para alcanzar el éxito son, sin duda, la determinación de un equipo de alto desempeño, la confianza de nuestros clientes y la de nuestros proveedores. La arquitectura y la construcción en general, pero el trabajo en Contract Workplaces en particular, son fuertemente un trabajo en equipo. Los logros y los fracasos son siempre compartidos”, añade el arquitecto Flom.

Hoy, cuenta con 10 años de trayectoria en el país y más de 200 obras realizadas para diversas industrias que superan los 60.000 metros cuadrados diseñados y construidos, impactando positivamente en la experiencia de trabajo de más de 10.000 personas. Algunos de los proyectos ejecutados en los últimos años fueron para clientes como WPP, Mercado Libre, Oracle, Fucac, Starcenter, Deloitte, World Trade Center, Bayer, Mapfre, Pfizer, entre otros.

Una mirada hacia el futuro del trabajo

Nos encontramos en medio de una enorme transformación en nuestra forma de trabajar. La pandemia de COVID-19 no solo ha acelerado las tendencias que estaban emergiendo pero que habrían tardado años en alcanzar una adopción masiva; también ha cambiado la visión de las personas sobre el futuro. Entonces, ¿cuál es el futuro de la oficina en la nueva normalidad post pandemia?

Muchos analistas creen que el mundo del trabajo cambiará, pero que, en esencia, no será tan diferente de como era antes de la pandemia; los seres humanos somos seres sociales, necesitamos del contacto y la interacción social. En este sentido la oficina puede – y debe- convertirse en una experiencia positiva y en un destino deseable para los trabajadores. El entorno de trabajo fortalecerá su rol como herramienta de gestión para crear cultura, generar sentido de pertenencia y propósito. Será el marco necesario para la innovación, la serendipia, el aprendizaje y la creación de lazos de confianza entre los miembros de una organización.

Tradicionalmente, se pensaba en la oficina como un lugar para agrupar personas detrás de un escritorio dentro de un horario fijo, donde las experiencias solían suceder sin mucha planificación o control sino como resultado de las actividades cotidianas. Hoy, por el contrario, la economía y la tecnología han transformado a los trabajadores en una fuerza laboral de consumidores móviles, por lo que la experiencia en el lugar de trabajo se está transformando en un asunto de vital importancia que merece ser diseñado y gestionado con mucho detalle. Todos los elementos del entorno (físico, virtual y social) se articulan cuidadosamente para inspirar e involucrar a los empleados. Cada interacción está minuciosamente concebida para crear profundas conexiones emocionales.

Asimismo, modelos tales como ABW (trabajo basado en actividades) adquieren mayor valor debido a su flexibilidad y gran adaptabilidad a las necesidades de un mundo que seguirá cambiando cada vez más rápidamente. Esto permitirá que las oficinas funcionen como centros de actividad para la colaboración cara a cara al mismo tiempo que sostienen la cooperación digital. La tecnología jugará un papel central para desdibujar los límites entre el mundo físico y virtual y para preservar la cultura corporativa.

“Ante esta nueva realidad, la apuesta de Contract Workplaces -más que nunca- es acompañar a los clientes en el proceso de concebir y definir sus nuevos modelos de trabajo, híbridos probablemente, y las actividades que allí tendrán soporte” señala Daniel Flom.

En el complejo escenario actual, el desafío más grande de la compañía, es entender las necesidades de cada cliente y ofrecer una solución personalizada, a medida y a prueba de futuro. A la distancia todas las oficinas pueden parecer similares, pero cada proyecto es un reto nuevo y distinto. Una relocalización o reforma es una oportunidad para repensar la organización y proyectarla al futuro. Bajo esta premisa, Contract Workplaces afirma su posicionamiento local y apuesta a seguir creando experiencias de trabajo innovadoras que promuevan el desarrollo de las compañías y sus colaboradores, potenciando su talento.

Una caja de herramientas para el bienestar emocional

Durante mucho tiempo, la mayor parte de las estrategias de diseño del espacio de trabajo se basaron en métricas. Sin embargo, una planificación eficiente no solo debe apuntar a mejorar los ratios de ocupación y la funcionalidad; tener en consideración las necesidades emocionales de las personas puede ser determinante para mejorar la participación, el compromiso, la salud y la productividad de los colaboradores. Especialmente en un contexto como el actual, en el que la demanda de seguridad y contención es más importantes que nunca.

Los científicos ahora entienden lo importante que es la emoción en la vida cotidiana. La utilidad y la funcionalidad del espacio físico que nos rodea son, sin duda, importantes, pero sin los atributos emocionales que los dotan de un significado más profundo y personal, la experiencia es incompleta.

Donald Norman –director del Design Lab de la Universidad de California y profesor emérito de psicología y ciencias cognitivas– afirma¹ que los seres humanos hemos evolucionado durante millones de años para desenvolvernos eficazmente dentro del rico y complejo entorno de nuestro planeta. Y de la misma forma que nuestros sistemas perceptivos y nuestro sistema locomotor se han desarrollado para que funcionemos mejor en el mundo, las emociones y la cognición también han evolucionado complementariamente para ayudarnos a interactuar con el medio. La cognición interpreta el mundo aportando comprensión y conocimiento mientras que la emoción constituye un sistema rápido y eficaz para juzgar lo que es bueno o malo, seguro o peligroso, haciendo que los juicios de valor sean más pertinentes para poder sobrevivir.

Emoción y diseño

Las emociones positivas son tan importantes como las negativas, afirma Norman. Mientras que las positivas son fundamentales para el aprendizaje, la curiosidad y el pensamiento creativo, las negativas tienden a limitar el pensamiento concentrándolo directamente sobre un problema.

Es por esto que la capacidad del diseño para evocar emociones y estados de ánimo positivos es una gran herramienta para lograr un clima cálido y contenedor en el lugar de trabajo. Una persona relajada y feliz es más creativa y tiene una actitud más positiva frente a las dificultades. Pero, cuando la gente se siente estresada su mente se enfoca, por lo que proporcionar un entorno y herramientas agradables le permitirá trabajar mejor.

Norman reconoce una gama de emociones a las que llama “viscerales” –la parte más simple y primitiva del cerebro– que son sensibles a una variedad muy amplia de condiciones y son reconocidas solo a través de la información sensorial. La respuesta a estos estímulos ha sido determinada genéticamente durante la evolución para garantizar la satisfacción de las necesidades básicas de los individuos: comida, calor, seguridad, cohesión del grupo, etc. Estas condiciones incluyen:

Los lugares iluminados y con colores cálidos.
El clima templado.
Los sabores y olores dulces.
Los tonos brillantes y saturados.
Los sonidos, melodías y ritmos simples y armoniosos.
El contacto físico, las caricias, las texturas blandas.
Las caras sonrientes.
Los latidos rítmicos.
Los objetos simétricos.
Los objetos lisos y redondeados.

Pero también hay condiciones que parecen producir emociones negativas de manera automática:

Las alturas.
Los objetos “amenazantes”, que parecen estar a punto de golpearnos.
Las temperaturas extremas de calor o frío.
La oscuridad.
Las luces o sonidos extremadamente fuertes o brillantes.
Los espacios vacíos con terreno plano (desiertos).
Los espacios densos y atestados (selvas o bosques).
Las multitudes.
Los olores putrefactos, alimentos en descomposición.
Los sabores amargos.
Los objetos cortantes, angulosos, punzantes.
Los sonidos discordantes.

Sin embargo, la ventaja que tenemos los seres humanos sobre los demás animales es nuestra capacidad de reflexión, lo que nos permite superar los mandatos biológicos, habida cuenta de que algunos son solo predisposiciones. Y aunque nuestras preferencias se basan fundamentalmente en el tamaño, el color y la apariencia, la cultura juega un papel muy importante a la hora de evaluar lo positivo y lo negativo.

Cómo diseñar para el bienestar emocional

El diseño es una cuestión subjetiva que se experimenta a nivel emocional, con matices según la edad, el sexo y la cultura. Formas, texturas y colores pueden repercutir en la sensación individual de bienestar de la misma manera que los contornos, las formas espaciales y las proporciones pueden ayudar o dificultar la realización de determinadas tareas.

Estas son algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de construir un entorno emocionalmente positivo:

• Luz natural e iluminación. Los seres humanos somos muy sensibles a los cambios en la iluminación natural. Mientras que la luz solar es un estímulo que afecta el estado de ánimo, la actividad y la salud tanto desde el punto de vista fisiológico como psicológico, el nivel de iluminación afecta otros aspectos tales como la comodidad y el bienestar. El color de la luz también tiene un significado emocional importante pero también un efecto biológico que no hay que descuidar: la luz azulada de la mañana tiene un efecto activador mientras que el rojo del atardecer tiene un efecto relajante.

• Color. El color funciona como un sistema de signos capaces de evocar estados de ánimo y es una herramienta poderosa a la hora de articular mensajes de comunicación visual. En la dimensión puramente psicológica parece haber un acuerdo general sobre el hecho de que cada color posee una emocionalidad específica, aunque muchas veces depende del marco cultural que le da significado.

• Ruido. El ruido es un estímulo que, ya desde el nacimiento, provoca un reflejo de defensa instintivo. Los sonidos extremadamente fuertes o constantes pueden producir efectos tales como falta de concentración, ansiedad, estrés, etc., especialmente entre las personas neurodiversas. El lugar de trabajo debe proporcionar condiciones acústicas apropiadas para cada tipo de actividad de tal forma que garanticen no solo un buen desempeño laboral sino también el equilibrio emocional de las personas.

• Layout. Es bien sabido que la preservación del espacio personal y la privacidad colaboran para mantener el equilibrio emocional que requieren los distintos tipos de personalidad. Es por esto que la oficina debe ofrecer una gama de espacios tal que permita elegir dónde y cómo realizar el trabajo, además de dar opciones que equilibren la necesidad de interacción con otros, ámbitos de tranquilidad para concentrarse, reflexionar o simplemente hacer una llamada telefónica personal.

• Materialidad. Las formas con las que se materializa el ambiente de trabajo pueden proporcionar disparadores emocionales. Preferimos las curvas y los contornos suaves porque instintivamente sentimos peligro ante los objetos afilados. De ello se desprende que las formas angulares benefician el estado de alerta y la concentración mientras que las suaves y redondeadas satisfarían nuestra necesidad emocional de seguridad y protección. También conviene evitar los cielorrasos bajos ya que producen una sensación de confinamiento que puede producir estrés e irritabilidad.

El efecto combinado de colores, formas y uso del espacio también colaborará para construir una organización dotada de inteligencia emocional. Según afirma Daniel Goleman, “sondear la profundidad de las corrientes emocionales de una organización puede rendir beneficios concretos”². Ayuda a definir la identidad corporativa, mejora la retención y el reclutamiento, y colabora con el bienestar, la creatividad y el compromiso de los empleados. Y en estos tiempos de pandemia en el que muchos pueden experimentar inseguridad y temor frente al inicio de la actividad laboral, también ayuda a crear empatía, cohesión y seguridad emocional.

1 NORMAN, D. (2004): “Emotional Design”.

2 GOLEMAN, D. (2011): “La inteligencia emocional en la empresa”.

El retorno seguro a la oficina

El contexto de pandemia que estamos viviendo trajo consigo nuevos paradigmas a nivel laboral, tanto en las dinámicas como en los espacios de trabajo. Con respecto a las oficinas, en este momento el primer foco de atención de las compañías está puesto en el retorno seguro a los lugares de trabajo, en cuidar a sus trabajadores y en mantener el funcionamiento de sus operaciones.

Con este objetivo, Contract Workplaces, junto a Fmax, empresa del grupo especializada en facility services, desarrolló un plan estratégico para que los trabajadores regresen a las oficina de forma segura, resguardando su salud en tiempos de COVID-19.

La propuesta, que contempla diferentes aspectos a implementar dentro de las oficinas, está dividida en dos fases de acción que incluyen el diagnóstico y plan de acción para la prevención de riesgos de salud dentro de las oficinas, así como la implementación de medidas y dispositivos adecuados para tal fin.

La FASE UNO tiene el objetivo de facilitar el reingreso de los empleados a su lugar de trabajo en el corto plazo a través de una serie de herramientas que incluye los siguientes aspectos:

– Manual de retorno a la oficina: Se describirán tips, pautas y hábitos de convivencia generales que fomenten la salubridad y el cuidado de los colaboradores.

– Calidad del aire: Purga del sistema de climatización. Revisión y/o reemplazo de filtros de aire por filtros especiales.

– Sanitización general: Desinfección y limpieza profunda de cada uno de los espacios de su oficina. Propuesta de buenas prácticas de limpieza.

– Cámaras termográficas: Instalación de cámaras especialmente diseñadas para el escaneo de temperatura corporal.

– Área con módulo sanitizante: Definición del punto conveniente en la planta para montaje del área sanitizante e instalación de los materiales necesarios.

– Nuevo protocolo de limpieza: Se describirán tips, pautas y descripciones de tareas que fomenten espacios limpios para cumplir con las nuevas normas sanitarias y el cuidado de los colaboradores.

Durante la FASE DOS, luego de una revisión de los espacios y las instalaciones, se implementarán medidas estructurales que permitirán preparar a las oficinas para disminuir dentro de ellas los riesgos de contagio de enfermedades, además de brindar una serie de estrategias que fomenten el cuidado de la salud y del medioambiente. Esta etapa contempla:

– Relevamiento, diagnóstico y plan de acción: Revisión de la situación edilicia actual de la organización con el objetivo de diseñar un plan de acción que asegure una experiencia saludable dentro de los espacios de trabajo.

– Adecuaciones de ambientes y superficies: Adecuaciones del espacio de trabajo para el cumplimiento de las nuevas normas sanitarias.

– Puertas manos libres: Propuesta de apertura de puertas sin contacto con las manos.

– Intervenciones tecnológicas y touchless: El nuevo contexto pone urgencia a la automatización de controles, desde un nuevo enfoque: evitar tocar. En función de la situación de cada empresa, se recomendará un plan de rápida implementación que incluya la automatización de algunos elementos considerando el siguiente alcance: puertas, accesos, griferías, control de iluminación, artefactos y equipos de workcoffee.

– Agua: Revisión del sistema hídrico. Propuesta de filtrado de agua. Plan de mantenimiento de agua limpia.

– Manejo de residuos: Propuesta de plan de reciclaje y manejo saludable de residuos: identificación de potenciales fuentes contaminantes.

– Barrera sanitaria: Propuesta de instalación de una barrera que evite el paso de microorganismos entre puestos.

– Complementos: Diseño, provisión e instalación de equipamientos para la mantención de la higiene del espacio y de sus usuarios.

Si necesitas orientación o recomendaciones a medida, contáctate con nuestro equipo. Es parte de nuestro compromiso continuo ayudar a nuestros clientes a prepararse para lo que viene.

El rol del Facility Manager

Existen varias definiciones de Facility Management, pero tal vez la más acertada es aquella que lo caracteriza como “una profesión que comprende múltiples disciplinas y cuyo objetivo consiste en garantizar la funcionalidad del entorno construido mediante la integración de las personas, los espacios, los procesos y la tecnología para crear un lugar de trabajo seguro, saludable y productivo, permitiendo que las empresas se centren en su negocio principal”.

Si bien, es una disciplina relativamente joven, durante los últimos años ha tomado una importancia cada vez mayor en Latinoamérica, a partir de su introducción por las grandes corporaciones y de la difusión de las ventajas que representa este modelo. Muchas compañías han comprendido que un gerenciamiento eficaz de sus activos resulta tan importante como la producción, el Marketing o las finanzas. Por eso, una gestión efectiva de Facility Management debe estar completamente alineada con los objetivos y valores de la organización, ya que cada decisión comercial tiene un impacto directo en los activos y las necesidades de la compañía: el FM será el profesional encargado de facilitar la cantidad y la ubicación de los espacios y recursos necesarios para apoyar consistentemente la estrategia comercial y operacional, teniendo en cuenta la visión de la empresa. Y esta sinergia conduce a un círculo virtuoso: ayuda a aumentar la productividad, la satisfacción y el bienestar de los empleados, lo que a su vez produce mejores resultados financieros y aumenta la atracción y retención de talentos.

A su vez, los profesionales del FM también ayudan a mantener la imagen de la organización y sus intervenciones influyen directamente sobre la percepción de clientes y empleados. En este sentido, el equipo de FM se transforma en un gran aliado para el departamento de Recursos Humanos, ya que hoy los trabajadores valoran notablemente la calidad ambiental del espacio de trabajo, el mantenimiento, la limpieza y los servicios que se brindan (cafetería, bebidas, gimnasio), etc.

Es importante señalar que un Facility Manager, tanto interno como externo, puede tener un rol muy proactivo a la hora de proponer soluciones y anticipar potenciales problemas a fin de evitar interrupciones o disfunciones en las operaciones de la empresa. Esto solo se puede llevar a cabo, siempre y cuando el FM conozca en profundidad a la compañía y sepa cuáles son sus necesidades particulares

Se debería agregar también que, en muchas compañías, también es responsable de la planificación y la respuesta en cuanto al manejo del espacio ante una crisis, ya se trate de desastres naturales, riesgos tecnológicos o peligros biológicos. Por lo tanto, hoy, frente a la emergencia provocada por la pandemia de COVID-19, la figura del FM cobra más relevancia que nunca. Estos profesionales que día a día cumplen una labor fundamental para llevar adelante los objetivos de la empresa, serán ahora los encargados de afrontar la inmensa tarea de hacer que las oficinas sean un lugar seguro. Porque dentro de este contexto tan particular que golpea a todos los países de la región con mayor o menor intensidad, algunos aspectos de la vida en la oficina se han vuelto de vital importancia: la limpieza, la seguridad, el distanciamiento social y los nuevos protocolos, entre otras cosas. Así, la gestión del FM se convertirá en una función esencial y estratégica más que en una actividad de apoyo para planificar, coordinar y ejecutar un sinfín de tareas.

Ante la nueva realidad, la figura del FM tiene más importancia que nunca y debe ser entendida como una inversión de valor y no como un gasto o como un beneficio del que pocas empresas pueden disfrutar. Ya sea con una figura interna de Facility Management y/o con el apoyo de una empresa especializada, cuando las compañías delegan estas tareas en un experto pueden focalizarse en el core de su negocio.

Oficinas WPP / Contract Workplaces

Oficinas WPP (Montevideo, Uruguay) por Contract Workplaces. El proyecto de la sede de WPP Uruguay consistió en integrar a todas las agencias del grupo en dos pisos de un mismo edificio. Esto permitió centralizar servicios comunes tales como el área de backoffice, la recepción, las salas de reuniones, los sanitarios, la sala de lactancia y un comedor muy versátil que también permite hacer grandes reuniones o presentaciones.

En cuanto a las agencias, se optó por la planta abierta con el área operativa sobre el perímetro de la fachada para aprovechar la luz y la ventilación naturales junto con las vistas, mientras que las áreas de servicio se distribuyeron en torno al núcleo del edificio. También se incluyeron quiet rooms y meeting boxes para el trabajo de las duplas creativas de acuerdo con las necesidades particulares.

El concepto de ciudad inspiró el carácter de los espacios comunes tales como las circulaciones y el comedor, con graffiti en las paredes y alusiones a señales de tránsito. La imagen del conjunto ganó coherencia mediante el uso de los materiales: pavimento vinílico gris para las circulaciones, alfombra en las áreas de trabajo, equipamiento con tapas blancas y sillas negras. El acento de color aplicado en la gráfica y los meeting boxes quedó reservado para personalizar a cada agencia.

Buscando la eficiencia energética se optó por un sistema de aire acondicionado VRV junto con un sofisticado sistema de domótica que permite programar y controlar de forma remota el encendido y apagado automático de los equipos de aire e iluminación.

Ficha técnica
Nombre: Oficinas WPP
Ubicación: Pisos 5 y 6 de Punta Carretas Tower, Montevideo, Uruguay
Proyectista: Contract Workplaces
PM Responsable: Carolina Capouyá
Proyectistas a cargo: Adriana Berta, Florencia Mateo
Cliente: WPP
Tipo de industria: Agencia de publicidad
Superficie: 1060 m2
Plazo de obra: 95 días corridos
Año de inicio: 2018
Año de finalización: 2018
Fotografía: Andrés Negroni

FUENTE: www.arquimaster.com.ar

Un nuevo marco para el Facility Management

Por Julián Albinati

Pocos eventos tienen un potencial transformador tan importante sobre una disciplina como la publicación de un conjunto de estándares internacionales orientados a su sistema de gestión. Más aún, cuando cuentan con el sello ISO. La nueva familia de normas de la International Organization for Standardization para el Facility Management, con la ISO 41001:2018 a la cabeza, representa un importante hito en el proceso de profesionalización y jerarquización de nuestra disciplina. ¿Cuáles son sus implicancias más directas? ¿Cuáles sus principales alcances y requisitos? El presente artículo describe las nuevas normas y brinda una primera orientación para quienes estén interesados en adoptarlas para sus sistemas de gestión de inmuebles y servicios de soporte.

El mes de abril nos sorprendió a quienes nos dedicamos a esta profesión denominada Facility Management (FM) con la esperada confirmación de la publicación de la Norma ISO 41001:2018, el cuarto miembro de una familia de estándares que –para esta primera edición– requirió siete años de trabajo del comité técnico ISO/TC 267 de la International Organization for Standardization. Se trata de una serie de normas de cobertura prácticamente global, con 28 países participantes y 17 miembros observadores dentro del comité técnico que les dio origen, los cuales forman parte de un grupo de más de 160 países que como miembros ISO ratifican las normas.

La familia de Normas ISO para el Facility Management

En un plazo de un año, el ISO ha publicado cuatro normas vinculadas, a saber:

ISO 41001:2018. Facility management – Management systems – Requirements with guidance for use (Gestión de inmuebles y servicios de soporte. Sistemas de gestión. Requisitos con orientación para su uso).

Ha sido la última norma en publicarse, y es la única del tipo certificable, lo que la convierte en el principal componente del juego de normas que encabeza.

ISO 41011:2017. Facility management – Vocabulary (Gestión de inmuebles y servicios de soporte. Vocabulario).

Ofrece las definiciones necesarias para permitir una interpretación consistente de la familia de normas ISO 41001, con un valioso aporte en clarificar términos de uso común en el mercado.

ISO 41012:2017. Facility management – Guidance on strategic sourcing and the development of agreements (Gestión de inmuebles y servicios de soporte. Directrices para el aprovisionamiento estratégico y la elaboración de acuerdos).

Con una visión más amplia, se focaliza en los acuerdos necesarios y las prácticas de aprovisionamiento necesarias para garantizar servicios acordes.

ISO/TR 41013:2017. Facility management — Scope, key concepts and benefits (Gestión de inmuebles y servicios de soporte. Alcances, conceptos clave y beneficios).

Es un reporte técnico complementario que brinda una mejor comprensión del contexto, el propósito y las principales temáticas de la gestión de inmuebles.

Con un cuidadoso uso del lenguaje técnico y el foco en los procesos a cargo del equipo de Facility Management, esta familia de normas aborda finalmente a nuestra disciplina “más desde el Management que desde el Facility”, dando al entorno construido un lugar fundamental en la profesión, pero en un plano diferente al momento de gestionar los servicios.

Implementando un Sistema de Gestión de Facility Management

La norma ISO 41001:2018 define a un “sistema de gestión” como la serie de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para el logro de esos objetivos, surgiendo entonces como primer desafío el de establecer en cada caso los alcances de dicho sistema de gestión.

En este sentido, las normas enfatizan en todo momento la existencia de dos organizaciones independientes. Una “organización demandante”, que posee una necesidad y la autoridad para incurrir en costos para satisfacer los requerimientos asociados, y una “organización de Facility Management” interna y/o externa, que integra diferentes disciplinas para brindar los servicios vinculados.

El sistema de gestión puede abarcar a toda la “organización de Facility Management”, a algunas funciones en particular, a algunos sectores puntuales o a funciones que atraviesan un grupo de organizaciones. Puede aplicarse en el sector público o privado y en todo tipo de organizaciones, siempre y cuando se identifique una del tipo demandante y otra de FM.

Sin embargo, al igual que otras normas similares, las ISO para Facility Management no son parte del marco normativo de nuestros países ni resultan de implementación obligatoria, por lo que cada organización es libre de adoptarlas. Las ISO 41001 no proponen una guía paso a paso sino lineamientos y requerimientos para implementar en forma adecuada un Sistema de Gestión de Facility Management.

Sintetizando, un Sistema de Gestión de FM ofrece los siguientes beneficios:

Incremento de la productividad, la seguridad, la salud y el bienestar de las personas.
Mejor comunicación de los requerimientos y metodologías entre las organizaciones públicas y privadas.
Mayor eficiencia y eficacia, incrementando los beneficios económicos.

Incremento en la consistencia de los servicios.
Una plataforma común para todos los tipos de organización.

Aquellas organizaciones que también realizan la certificación de dicho sistema de gestión reciben a través de este proceso una mejora en sus operaciones, un “sello de confianza” que refuerza su reputación organizacional, una visión objetiva continua de sus procesos, y el acceso a ciertos mercados que requieren sistemas de gestión certificados.

Por lo tanto, las ISO 41001 pueden aplicarse a Sistemas de Gestión de Facility Management con diferentes alcances, siendo la certificación también optativa y ofreciendo diversos beneficios a quienes las adopten, y más aún a quienes obtengan su certificación.

La implementación de las normas

El Sistema de Gestión de Facility Management se implementa para que una organización de Facility Management (interna y/o externa) brinde servicios a una organización demandante, por lo que la dificultad de implementar y certificar las normas dependerá de las dimensiones, los inmuebles, la cultura, el equipo, los proveedores disponibles y otras características de dichas organizaciones.

Se estima que el proceso de implementación y certificación tendrá un plazo mínimo de 6 a 8 meses, encontrándose generalmente en mejores condiciones aquellas organizaciones que ya han certificado otros Sistemas de Gestión (SG) para sus servicios (internos o externos) de Facility Management.

Hace muchos años que el mercado del Facility Management ha alcanzado el nivel de maduración suficiente como para certificar sus procesos, pero la falta de una norma específica dio lugar a que numerosas empresas líderes del mercado latinoamericano y global implementaran otras normas que, de diferentes formas, aplican y brindan valor a nuestra disciplina: las ISO 9001 (SG de la Calidad), ISO 14001 (SG Ambiental), las OHSAS 18001 / ISO 45001 (SG de Seguridad y Salud en el Trabajo) y las ISO 50001 (SG de la Energía), y en menor medida las ISO 39001 (SG de la Seguridad Vial) y las ISO 55001 (SG de Activos).

Pese a que estas normas no se orientan directamente al Sistema de Gestión de FM, resulta muy valioso el acercamiento que brindan a su marco estratégico (contexto, partes interesadas, riesgos y oportunidades) y al desarrollo de políticas, planes, procesos e indicadores, con un manejo formal del desempeño y la mejora continua.

Por lo tanto, aquellas organizaciones que ya cuentan con otras normas ISO implementadas disponen de una ventaja tanto operativa como cultural para una futura certificación de las ISO 41001.

Contenidos de la norma ISO 41001:2018

La norma principal de esta familia de normas ISO para el FM cuenta con un formato que el ISO ya ha estandarizado y utilizado, con una sección informativa inicial, siete capítulos focalizados en el Sistema de Gestión de Facility Management, y un anexo informativo que provee orientación para el uso del documento.

A modo de síntesis, los siete capítulos específicos de la norma ISO 41001:2018 son los siguientes:

Capítulo:

4. Context of the organization (Contexto de la Organización):

Elementos internos y externos relevantes.

Partes interesadas, necesidades y expectativas, ingresos y resultados.

Alcance del Sistema de Gestión, fronteras e interacción con otros SG.

5. Leadership (Liderazgo):

Alta gerencia de la “organización de Facility Management”.

Política de Facility Management establecida por su alta gerencia.

Roles y responsabilidades, estrategia de abastecimiento y reporting.

6. Planning (Planificación):

Gestión del riesgo y continuidad del negocio.

Objetivos de Facility Management.

Plan para cumplir estos objetivos.

7. Support (Soporte):

Recursos humanos, competencias y conocimiento.

Comunicación interna y externa, y sistema de documentación.

Adquisición y gestión del conocimiento.

8. Operation (Operación):

Procesos operativos y acuerdos de nivel de servicio.

Coordinación con la “organización demandante” y los usuarios finales.

Integración de los servicios de Facility Management.

9. Performance evaluation (Evaluación del desempeño):

Monitoreo del desempeño.

Auditorías internas y su reporting.

Evaluación de la alta gerencia.

10. Improvement (Mejora):

Acciones correctivas y no-conformidades.

Innovación y mejora continua.

Acciones preventivas.

El “Anexo A” de la norma ISO 41001:2018 ofrece ejemplos, mejores prácticas y opciones estratégicas que pueden resultar de interés al momento de implementar las normas.

Aceptando el desafío

La gestión de los inmuebles y sus servicios de soporte han evolucionado notablemente en las últimas cuatro décadas, en gran parte producto de los esfuerzos de nuestra comunidad internacional de profesionales vinculados con el FM, de las crecientes expectativas de sus usuarios finales en los inmuebles y espacios de trabajo, de la búsqueda de eficiencia de las organizaciones, y del constante incremento en la exigencia de los marcos normativos que resultan de aplicación.

Sin embargo, hasta hace solo unos pocos meses, el mercado no ofrecía un marco referencial adecuado para implementar un sistema de gestión equivalente al de otras funciones corporativas ni para obtener una certificación que lo respalde, por lo que muchos Facility Managers encuentran aún dificultad para “hablar el lenguaje de la organización” y para ocupar un lugar adecuado en la toma de decisiones estratégicas de mediano y largo plazo.

Stanley Mitchell, presidente del ISO/TC 267, afirma: “las ISO 41001 ayudarán a clarificar los ‘qué’ y los ‘por qué’ el Facility Management es una disciplina estratégicamente importante para todas las organizaciones en la gestión, la operación y el mantenimiento de los espacios de trabajo, sus activos y la eficiencia operativa”.

Efectivamente, la nueva familia de normas ISO para el Facility Management ofrece un recurso invaluable que podrá ayudar a nuestra disciplina a dar un nuevo salto de nivel –muy en línea con las mejores prácticas actuales de los mejores de su clase– y a clarificar numerosos términos y funciones que hasta el momento podían generar confusión.

Así, cada “organización de Facility Management” interna o externa podrá encontrar su camino en la implementación de estas nuevas normas. El desafío es solo ponerse en marcha.

*Julián Albinati es Ingeniero Industrial (ITBA) y cuenta con un Executive MBA (IAE Business School). Actualmente se desempeña como Titular y Consultor Senior en FM2B y es Director del Programa de Facility Management de la Universidad de San Andrés.

FUENTE: FM & WORKPLACES #87

Nuevos trabajos, nuevos espacios

Las oficinas de hoy deben cumplir con las necesidades de los nuevos trabajadores y de los tiempos que corren. Ya no sólo se les pide que sean funcionales, sino que además soporten la movilidad de sus equipos.

La forma de trabajar cambió y los espacios de trabajo tuvieron que adaptarse a ello. Con los avances de la tecnología, la flexibilidad y la movilidad laboral han ganado terreno. Hoy ya van perdiendo lugar los puestos fijos y las oficinas cerradas con llave: el open space prevalece en el armado de las empresas actuales donde también se ubican –incluso- los puestos gerenciales. Los espacios cerrados quedan reservados para las salas de reunión, las áreas de concentración y algunos despachos, pero en todos los casos se usan tabiques vidriados que mantienen esa relación y conexión con el resto del espacio.

Bajo este formato de planta abierta, las empresas logran facilitar el trabajo colaborativo, el intercambio de ideas y las reuniones informales, además de optimizar el uso del metro cuadrado, sin perder de vista la necesidad de espacios privados para algunas tareas. El trabajo basado en las actividades o Activity Based Working (ABW, por su sigla en inglés) es un concepto que se impone como una estrategia sustentada en el diseño de un layout capaz de ofrecer una variada gama de opciones para dar soporte a la diversidad de acciones que se llevan a cabo en el día a día de las compañías. De esta forma, cada uno puede elegir el ámbito más adecuado para la tarea que tiene entre manos (trabajo de concentración, reuniones de equipo, llamadas telefónicas, etc.) en lugar de trabajar en un solo entorno, anclado en un escritorio. Para llevar adelante este programa es esencial contar con puestos de trabajo no asignados y tener disponibles zonas para trabajo colaborativo como salas de reuniones, de brainstroming, de capacitación, etc.; y de concentración como bibliotecas o phone booths, o salas para conversaciones telefónicas o videoconferencias privadas. Por supuesto que la tecnología es fundamental para acompañar este tipo de cambios: desde los dispositivos hasta la facilidad para acceder a la red y a las aplicaciones corporativas, que permitirán el trabajo móvil y una mayor productividad a los empleados dondequiera que estén.

A este esquema se agregan los espacios multifuncionales, áreas de descanso y de encuentro informal o meeting points. Por ejemplo, en lugar del clásico comedor, las nuevas oficinas incluyen pequeñas cafeterías. También hay empresas que incorporan gimnasios, salas de masajes y relajación, siestarios y salas de juegos para los empleados. Ya no es una locura encontrar un metegol o una mesa de ping pong integrados al diseño. Esta decisión se basa en que está comprobado que las actividades recreativas y los momentos de descanso tienen una influencia positiva en el desempeño de los empleados y que pueden contribuir de manera significativa a generar altos niveles de compromiso. También desempeñan un papel fundamental en la vinculación entre los colaboradores porque son una oportunidad para la socialización y el fortalecimiento de los lazos personales, y para el desarrollo de habilidades tales como el liderazgo, la interacción y la comunicación, que son esenciales en la prestación de servicios eficaces.

Para las mujeres que son mamás, hay compañías que incorporaron espacios llamados lactarios, que son ambientes especialmente acondicionados en cuanto a mobiliario, privacidad y confort térmico para que extraigan su leche materna durante su horario laboral.

Hasta hace un tiempo, estos espacios “no tradicionales” eran impensados, pero en la actualidad un empleado ya no busca sólo las mejores condiciones salariales sino que aprecia otras características de la compañía tales como: su cultura corporativa, un ambiente de trabajo estimulante, la flexibilidad horaria o la inversión en formación, además de otros beneficios que hagan más amena su tarea diaria.

En lo que respecta al espacio, la innovación en áreas alternativas y amenities cumple un clave para que las empresas retengan a sus talentos.

Iluminación, movilidad y ergonomía

El foco para las empresas hoy está puesto en el bienestar del trabajador. Para ello, se privilegia un mayor uso de la luz natural y de criterios ergonómicos adecuados junto con la seguridad y el confort. La luz solar desempeña una importante función biológica: es el marcador de nuestro reloj interno y un estímulo que afecta el estado de ánimo, la actividad y la salud.

También es importante crear ámbitos de trabajo en donde los trabajadores puedan desplazarse, caminar y trabajar en distintas áreas del espacio diseñadas de acuerdo al tipo de tarea a desarrollar. La imagen del empleado “atado” a su escritorio durante 9 horas ya no es compatible con las necesidades biológicas y psicológicas de las personas de hoy. Para esto existen soluciones tanto desde el punto de vista del equipamiento como del diseño con opciones que permiten cambiar de posición, trabajar parado, e inclusive, hacer ejercicio mientras trabajamos. La regulación de altura en el puesto de trabajo es una de ellas junto con la variedad de mobiliario modular capaz de lograr diferentes tipos de configuraciones y de incorporar accesorios para adaptarlos a distintos usos.

La silla es fundamental y la mejor es aquella que se ajusta automáticamente a las necesidades del cuerpo, con reclinación dinámica, soporte lumbar y regulación de altura. Otra característica importante es que los apoyabrazos estén conectados al respaldo de la silla, de manera que se muevan al reclinarse y que también sean ajustables por altura e inclinación. El clásico cuero está siendo desplazado por telas elásticas tipo mesh que sostienen el cuerpo adaptándose a su forma y permitiendo la ventilación. También existen en el mercado sensores que se colocan en la silla para detectar la cantidad de tiempo que una persona permanece sentada. Mediante una aplicación avisa al usuario que ya es hora de cambiar de posición e incluso le sugiere algunos ejercicios físicos sencillos para activar el cuerpo.

Otra variable a la que hay que prestarle atención es a la posición del monitor, hoy existen los brazos porta monitor que, además de permitir el correcto posicionamiento de la pantalla, libera un valioso espacio para otros usuarios en la superficie de trabajo. Asimismo, el accesorio porta laptop permite un uso ergonómico de la computadora, apoyándola en una posición fácil de visualizar.

Colores y materiales

La neurociencia sugiere que los humanos tenemos una preferencia innata por los colores presentes en la naturaleza, que indican la presencia de elementos como agua limpia, tierra, rocas, vegetación, frutas, flores, entre otros. Las oficinas que incorporan colores que se asemejan al entorno natural tienen un impacto positivo sobre el bienestar de los empleados, se perciben como un lugar saludable, donde uno puede sentirse estimulado o relajado. Los verdes oscuros o intermedios reducen el ritmo cardíaco y la presión sanguínea aliviando el estrés. Además, el color rojo puede estimular los procesos cognitivos y la atención, factores necesarios para tareas que requieren un gran esfuerzo y concentración mental. El azul, el amarillo y algunos verdes intermedios pueden ayudar en las tareas que requieren creatividad. Por el contrario, el uso de los blancos y grises tiene un impacto negativo en los niveles de estrés. Por su parte, los materiales juegan un papel preponderante en cuanto a las percepciones sensoriales de los usuarios, además de las características técnicas que cada uno tiene y que influyen en el momento de elegirlos para determinado espacio y función. Inclusive, un mismo material puede generar diversas sensaciones según en dónde sea utilizado. El tacto y la vista identifican y generan respuestas ante cada tipo de material por su textura (si es áspero, suave, liso, uniforme, compacto, mullido, etc) que puede aportar calidez, dureza, ductilidad, confort, frescura, etc. Y también un mismo material puede generar diferentes sensaciones si tiene una terminación opaca o brillante, por ejemplo. Por eso, en función de la imagen que cada marca quiera dar y a la funcionalidad de cada uno de los espacios, hay que pensar muy bien qué material elegir. La madera, por ejemplo, se asocia con la calidez a diferencia de los metales y la piedra.

Claves para una oficina eficiente

Organizar los espacios de acuerdo con las actividades y no con las jerarquías. La ecuación: a mayor jerarquía más espacio privado, generalmente implica una gran cantidad de metros subutilizados, ya que, debido a sus compromisos, los altos ejecutivos suelen ser los que menos tiempo están en sus oficinas. Estos metros, generalmente privilegiados en cuanto a luz natural, vistas y ubicación estratégica, pueden destinarse a espacios colaborativos o puestos operativos con alta tasa de ocupación.

Asumir que todos somos trabajadores móviles. Hoy en día la tecnología nos permite hacer el trabajo individual en cualquier momento y desde cualquier lugar, por lo que la oficina corporativa ha devenido en un espacio de encuentro, trabajo en equipo, y creación de identidad y cultura. Por lo tanto el foco debe ponerse en la creación de áreas comunes y trabajo colaborativo. Hoy en día es habitual encontrar casi el 60% de los puestos de trabajo fijos vacíos mientras que las salas de reuniones permanecen colapsadas.

Crear espacios flexibles y multifuncionales. La posibilidad de que un ambiente pueda brindar distintos usos a lo largo del día es un recurso muy valorado por las organizaciones. Cafeterías que funcionan como salas de capacitación fuera de los horarios de almuerzo, grandes salas de directorio que se subdividen en dos o tres salas de reuniones pequeñas, áreas de living que funcionan como recepción de visitas externas, espacio de reunión informal de equipo y zona de descanso, son algunos de los ejemplos favoritos dentro de esta tendencia.

Adoptar políticas de digitalización, uso de la nube y paperless. En la mayoría de las oficinas, el espacio que se destina al almacenamiento de papel oscila entre un 15% y un 17% de la superficie disponible. La digitalización de documentos, el uso de dispositivos móviles, el almacenamiento en la nube y las políticas de reducción y concientización en el uso del papel, liberarán muchos de los metros cuadrados que hoy se destinan a archivos y bodegas.

Adoptar prácticas sustentables. La compañías ambientalmente responsables no sólo logran reducir sus costos sino que obtienen una mayor satisfacción y orgullo por parte de sus colaboradores y una imagen corporativa muy valorada por la comunidad. Existen variedad de dispositivos de automatización que permiten reducir el uso de energía eléctrica y el agua, generando un ahorro económico del orden del 30%.

Fuente: Deluxe Magazine

www.deluxe-magazine.com.ar/

El mundial de fútbol se vive en las empresas

Por Leandro Murciego

Cada cuatro años el fútbol se apodera por un mes de gran parte de América y los argentinos no son la excepción. Las publicidades callejeras, televisivas, radiales, gráficas y hasta las de Internet hacen referencia a este deporte. Todos y cada uno de los espacios, tanto los públicos como los privados son invadidos por la pasión que despierta la Copa del Mundo. En la casa, con los amigos y hasta en el trabajo el planeta fútbol parece marcar el pulso de las acciones. Y eso se multiplica cuando juega la selección nacional. Esto las empresas lo vienen observando desde hace años y en los últimos tiempos los equipos de comunicación interna y de recursos humanos comenzaron a tomar acciones en esta dirección adaptando -en muchos casos- espacios de trabajo con el fin de compartir la pasión por este deporte.

La consultora Regus, un proveedor global para espacios flexibles de trabajo analizó en un informe internacional que durante el Mundial 2014 que se disputó en Brasil, algunas empresas norteamericanas reportaron pérdidas que en conjunto alcanzaban el 1,2 mil millones de dólares por la disminución de la productividad. Por esa razón, la compañía recomienda a los empleadores no sólo trabajar con flexibilidad para evitar que los trabajadores se ausenten sino además convertir por un mes al lugar en un espacio competitivo que logre retener en sus filas a los empleados.

Hasta hace algún tiempo la pasión mundialista era vista por las empresas como un obstáculo laboral pero la nueva tendencia es aprovechar al máximo el tiempo que dura el certamen, y en especial el período de participación de la selección nacional para lograr fortalecer la unión de los empleados, fomentar el espíritu de equipo, mejorar el clima de trabajo y para instalar los valores corporativos. Algunas empresas en la Argentina comenzaron ya desde hace algunas Copas del Mundo con esta dinámica.

Sudáfrica 2010 fue el gran punto de inflexión para las principales compañías, que en muchos casos comenzaron con concursos de pronósticos deportivos – más conocidos como Prodes- y con acciones de marketing internas. Además, y en esta ocasión, para el Mundial de Rusia 2018 varias firmas adaptaron o refuncionalizaron espacios comunes con el fin de instar a compartir entre los empleados cada una de las participaciones de la selección nacional, buscando la integración de los empleados. En la mayoría de los casos las oficinas se decoran, se preparan desde grandes salas con televisores o pequeños microcines con pantallas gigantes y hasta se contrata algún tipo catering.

Por ejemplo, Contract Workplaces, una compañía regional de diseño y construcción de espacios de trabajo, organiza su segunda edición de “Contract Mundialero”, un juego de pronóstico de resultados del Mundial de Rusia 2018, en el que participan todas las personas de la empresa a nivel regional enmarcado en una red social, donde todos pueden interactuar y ver los resultados del resto de los participantes. “Este juego fue un éxito en 2014 y lo vemos como una herramienta de gestión para comunicar aspectos de nuestra cultura y de liderazgo que queremos reforzar. El objetivo que se persigue, si bien es en el contexto del Mundial de Rusia 2018, tiene que ver con potenciar la visión regional de la empresa y motivar a los miembros del equipo. En el juego no hay jerarquías y competimos entre todos los mercados, lo que acentúa nuestra cultura horizontal y regional. El equipo está súper prendido, aún los países que no participan del mundial están jugando y subiendo fotos”, explica Tamara Goldvarg, Gerente de Recursos Humanos de Contract Workplaces a nivel regional.

Todos los días se publican noticias, y cada participante puede ir viendo el ranking, las oficinas están decoradas y se dispusieron espacios para compartir los partidos locales, mientras que hay televisores destinados a ver de fondo el resto de los partidos. Sin duda lo bueno de este tipo de acciones o modificaciones de rediseño interior es que no demandan una gran inversión ni en mobiliario ni en equipamiento.

La tendencia comenzó a observarse en la década de los noventa como una novedad reservada a las startups de tecnología y digital media con la idea de generar engagement en los jóvenes trabajadores de las nuevas generaciones. En otras palabras, que se sientan valorados, ganar su lealtad y retenerlos. En línea con esto, las cafeterías, las mesas de ping-pong y metegol, las fiestas y los retiros corporativos, son actividades que no faltan en ninguna oficina moderna.

“Hoy los lugares de reunión informal son un requisito casi obligatorio en los diseños de las nuevas oficinas”, explica Fernando Marconi, gerente de Arquitectura y Diseño de Contract Workplaces Argentina. Y agrega que: “en este nuevo esquema muchos clientes nos piden diseñar gradas, al estilo tribuna, a las que se suelen sumar televisores o pantallas, y estos espacios se usan indistintamente en forma individual o grupal como lugar de descanso o esparcimiento e, incluso, para reuniones de trabajo o presentaciones internas de la empresa”.

Cada vez son más las grandes compañías que se suman a la fiebre mundialista tal es el caso de DirecTv, Waltmart, la farmaceútica Sanofi, el Banco Galicia y ManpowerGroup, entre otras firmas. “En casos especiales como un Mundial -sostiene Marconi- estos espacios comunes, se pueden convertir en el escenario perfecto para compartir el momento, con una configuración espacial que acompaña este propósito y que, además, refuerza la participación y una cultura compartida donde todos los colaboradores tienen la oportunidad de encontrarse e interactuar en un ambiente informal y descontracturado”.

Según los voceros de Contract estos espacios donde se suelen palpitar eventos de esta magnitud fueron concebidos con la finalidad de instar a la unión de los empleados, es por eso que cada uno tiene un diseño particular que suele estar acorde a las necesidades de cada empresa. Los especialistas afirman que si bien no pueden dar cuenta de un valor promedio para proyectar este tipo de lugares, en general, son espacios que demandan un muy bajo costo y altos beneficios de clima laboral. A modo de referencia, el índice Contract Estándar Básico cotiza el valor del metro cuadrado de diseño y construcción en un precio que ronda los US$505.

Estas experiencias muestran que las empresas ya no ven los tiempos mundialistas como un impedimento para continuar con las actividades laborales o productivas sino muy por el contrario como una oportunidad para trabajar en el buen clima laboral.

FUENTE: La Nación Online, 25 junio 2018

www.lanacion.com.ar

Banco Estado: Nueva sede innovadora en Santiago

Banco Estado, en su rol de banco comercial estatal, es una de las instituciones financieras más importantes y emblemáticas de Chile. Con más de 160 años de trayectoria volcada a cumplir con los desafíos sociales del país de manera eficiente y competitiva, esta histórica compañía decidió iniciar un importante cambio en sus espacios de trabajo en sintonía con los nuevos estándares de la industria, pero respetando sus necesidades particulares y sus tradicionales valores corporativos. Para encarar el desafío de transitar hacia un modelo transformador donde priman la innovación y la creatividad, Banco Estado eligió a Contract Workplaces. El diseño de las nuevas oficinas, que cuentan con una superficie de más de 9.500 m² distribuidos en varias plantas, propone una atmósfera colaborativa, dinámica y transparente, en coincidencia con las nuevas tendencias y con las expectativas de los colaboradores y los clientes.

A fin de adaptarse a los cambios acelerados de los últimos tiempos, Banco Estado decidió abordar la transformación de su forma de trabajo. El diseño de las nuevas oficinas debía facilitar la integración y la colaboración con una propuesta innovadora, dentro de una nueva ubicación destinada a potenciar la sinergia de los diferentes equipos que antes estaban separados.

El proyecto para esta nueva sede –desarrollado sobre un edificio con certificación LEED Silver que incluye una sucursal en la planta baja y 6 pisos de oficinas– se encaró como una oportunidad única para refundar los valores y principios del banco frente a la sociedad, a los clientes y a los colaboradores, poniendo especial énfasis en los espacios colaborativos, el confort y la experiencia del usuario.

El esquema general del layout se organizó en función de las actividades, en torno a un “corazón colaborativo” ubicado en el interior de la planta mientras que los puestos operativos en open plan se dispusieron perpendicularmente al perímetro, a fin de aprovechar las vistas al exterior y la iluminación natural. En este espacio abierto, las áreas de trabajo se integran fluidamente con los ámbitos de colaboración, los cuales se encuentran organizados en dos zonas –una formal y otra informal–, cada una ubicada en uno de los accesos a la planta. El área más formal, relacionada con la recepción y las salas de reuniones formales, está orientada principalmente a la atención de clientes externos, mientras que el área informal se organizó alrededor de las zonas de uso interno tales como la mesa de proyecto, el Coffee y las áreas de brainstorming. Los Phone Booths, junto con las zonas de servicios y de guardado, se ubicaron recostadas contra el núcleo central del edificio.

Las diferentes áreas de este “corazón colaborativo” forman un conjunto que se articula con planos oblicuos y líneas quebradas que rompen la rigidez de la estructura y otorgan flexibilidad y fluidez al espacio. Aquí es donde se construye la cultura de la organización, se cultiva la empatía y nacen la creatividad, la innovación y la colaboración dentro de los equipos.

De este modo, las oficinas cuentan con un soporte flexible que permite albergar diferentes áreas de proyecto que pueden cambiar en el tiempo en función de los desafíos que se deban enfrentar: nuevas problemáticas sociales, mejoras en la eficiencia, etc. Algunos de estos desafíos, tales como el cambio generacional en la empresa, fue abordado incorporando algunos despachos privados, los cuales pueden funcionar también como salas de reuniones.

En el área operativa se eligieron mesas tipo bench a fin de generar una mayor sinergia, comunicación, coordinación y cercanía entre los colaboradores, lo cual permite abordar los distintos proyectos con una mirada más transversal. La integración visual y la transparencia del espacio se reforzaron con la utilización de divisores bajos traslúcidos en los puestos de trabajo y frentes vidriados en las salas cerradas y de reuniones.

En la sucursal bancaria –ubicada a nivel peatonal y en relación con el espacio público– se desarrollaron espacios propios de la actividad tales como zonas de atención al público y de autogestión, Back Office y áreas complementarias para los clientes, siempre con el foco puesto en la experiencia del usuario. La propuesta busca darle soporte físico a una nueva manera de relacionarse con los consumidores en el contexto de un ambiente autónomo, conectado y de inclusión social.

Ver fotos de la obra

Ficha técnica

Cliente:	Banco Estado.
Ubicación:	Santo Domingo 1584, Santiago de Chile.
Superficie:	9.563 m².
Plazo de ejecución:	240 días.
Año de ejecución:	2017.
Proyecto y dirección de obra:	Contract Workplaces.
Gerente de arquitectura:	Consuelo Larrea.
Diseño conceptual del proyecto:	Valentina Lujan , María Fernanda Perez.
Desarrollo del proyecto:	Osvaldo de la Jara, Camila Rojas.
Diseño mobiliario:	Andrés Hidalgo, Ximena Valencia.
Diseño gráfico:	Camilo González.
Gerente de proyecto:	Claudio Zúñiga.
Dirección de obra:	Claudio Jara, Sebastián Larco, Mauricio Gajardo, Carla Ormeño, Alexander Illanes, Mauricio Acevedo, Esteban Altamirano.
*Project Manager*:	Ignacia Barros.
Fotografía:	Pablo Blanco.

FUENTE: FM&WORKPLACES #86

Daimler – Colombia

“La colaboración, la flexibilidad y el apoyo incondicional que en todo momento recibimos por parte de Camila Velásquez fueron claves en el desarrollo y el éxito del proyecto. El trabajo, el compromiso y la atención al detalle de Rafael Troncoso al frente de la obra fueron impecables. El esquema de diseño que planteó y defendió Gabriel Cárpena respondió claramente a los objetivos que planteamos inicialmente en conjunto con Daimler Real Estate en Alemania. La felicidad que hoy, en la apertura del proyecto, se ve en la cara de cada uno de los empleados, muestra que Contract hizo un trabajo de excelencia. ¡Gracias a todo el equipo, muy buen trabajo!”

Ricardo Cárdenas – Real Estate Specialist

Facility management y mantenimiento de oficinas