Flexibilidad y trabajo ágil

El trabajo híbrido podría estar aumentando el valor de las estrategias de oficinas flexibles en LATAM

Las empresas de América Latina operan en un contexto en el que las condiciones del negocio, la cantidad de empleados y las estructuras organizacionales pueden cambiar antes de que finalice un compromiso inmobiliario de largo plazo. El trabajo híbrido agrega otra fuente de incertidumbre, porque la asistencia a la oficina no se distribuye de manera uniforme a lo largo de la semana.

Según estudios del sector, casi tres de cada cuatro empresas de América Latina operan bajo modelos híbridos, la proporción más alta entre las regiones analizadas. Cuando los empleados dividen su tiempo entre el hogar y la oficina, la demanda de puestos de trabajo, salas de reunión y espacios colaborativos puede variar considerablemente de un día a otro.

Esto genera un problema concreto para Real Estate Corporativo. Una empresa que dimensiona su espacio permanente para el día de mayor asistencia puede mantener capacidad sin utilizar durante el resto de la semana. Planificar únicamente en función de la asistencia promedio genera el riesgo opuesto: no contar con espacio suficiente cuando la asistencia alcanza sus picos.

Los líderes de Real Estate Corporativo ya están enfrentando este problema. En una encuesta global reciente, alrededor de uno de cada tres identificó la asistencia impredecible o desigual como uno de sus principales desafíos relacionados con el espacio de trabajo. En el mismo estudio, casi la mitad identificó la flexibilidad del espacio y de los términos contractuales como la principal brecha entre lo que necesitan las empresas ocupantes y lo que ofrece actualmente el mercado inmobiliario.

Ejemplo de oficinas flexibles para empresas en LATAM

Por qué optar por oficinas flexibles frente al modelo convencional

Esta es una de las situaciones en las que el Flex Office puede ofrecer una alternativa. El modelo combina condiciones contractuales más flexibles con espacios listos para usar y, según la solución, infraestructura, tecnología, mantenimiento y gestión integrados. Las empresas pueden reducir la cantidad de proveedores y procesos independientes necesarios para abrir y operar una oficina.

El modelo también puede reducir parte de la inversión inicial necesaria para acondicionar una oficina convencional. Según el contrato, una mayor proporción del costo puede incorporarse a pagos recurrentes en lugar de comprometerse al inicio. El espacio puede entregarse listo para operar y adaptado a los requerimientos y la marca de la organización, siguiendo un enfoque plug-and-play.

Estas características pueden ser útiles para grandes empresas que ingresan a un nuevo mercado, gestionan necesidades temporales, prevén un crecimiento incierto o prefieren tercerizar parte de la operación de su espacio de trabajo. También pueden ayudar a una empresa a sumar capacidad sin comprometer todo su portafolio bajo el mismo plazo contractual o modelo operativo.

Adaptabilidad operativa en el contexto de América Latina

El contexto latinoamericano agrega otra razón para considerar la flexibilidad. La volatilidad económica y los cambios regulatorios pueden modificar los planes de negocio mientras los compromisos inmobiliarios permanecen fijos. Por lo tanto, las preguntas relevantes para una empresa ocupante son cuánto espacio necesita, durante cuánto tiempo es probable que lo requiera y qué tan difícil sería ajustarlo si cambian las condiciones.

Una operación estable y con una demanda predecible puede seguir beneficiándose de una oficina convencional con un contrato de largo plazo. Otras necesidades pueden resolverse mejor mediante contratos más cortos, derechos de expansión o reducción, oficinas gestionadas o una combinación de espacios permanentes y flexibles. La flexibilidad puede aplicarse, entonces, al contrato, a la cantidad de espacio y a la forma en que se opera el lugar de trabajo.

Para los propietarios, la investigación original también identifica una oportunidad. Los espacios gestionados podrían alquilarse más rápido que las oficinas convencionales, lo que ayudaría a reducir los períodos de vacancia y podría permitir obtener rentas más altas. Estas afirmaciones requieren incorporar las fuentes de respaldo antes de la publicación.

El punto más amplio es que las oficinas flexibles responden a algo más que la duración del contrato. Pueden combinar espacio, servicios y operación en un modelo que permite a las empresas modificar su capacidad con menos pasos cuando cambian sus necesidades.

Para las empresas de América Latina, esa capacidad tiene un valor concreto: reducir el tiempo, el capital y la coordinación necesarios para ampliar, reducir o reorganizar el espacio de trabajo cuando el negocio lo requiere.

 

Referencias:

  1. JLL, Future of Work: Work Models in Latin America, 2024. Encuesta a empresas de América Latina.
  2. Leesman, Corporate Real Estate Leaders Poll 2026 — Mind the Gap, pp. 10–11.
  3. Knotel, The Knotel Guide to the Managed Office, 2026.

 

Diseño corporativo de Safe U Argentina por Contract Workplaces

Oficinas para startups: cómo diseñar espacios flexibles y escalables

En el dinámico ecosistema emprendedor, el lugar de trabajo es también una herramienta estratégica del negocio y, en este contexto, el diseño de oficinas para startups implica resolver una ecuación compleja. En un escenario donde la agilidad es un factor crucial, el desafío radica en proyectar infraestructuras flexibles y escalables que no solo reflejen la cultura de estas compañías emergentes, sino que integren con fluidez el mundo físico y el digital – en un contexto de trabajo híbrido – evolucionando al mismo ritmo acelerado que sus equipos.

¿Por qué las startups necesitan oficinas flexibles? 

Las startups operan en escenarios de alta incertidumbre, donde el cambio es constante, por lo que para estas compañías contar con oficinas flexibles no es una tendencia, sino una necesidad estructural.

El diseño de oficinas para startups debe permitir ajustes rápidos en función del crecimiento del equipo, nuevas unidades de negocio o cambios en la dinámica laboral. Un layout adaptable evita reubicaciones costosas y reduce la fricción operativa cuando la empresa escala.

Además, en la era de los espacios de trabajo híbridos, la oficina dejó de ser el único ámbito donde sucede el trabajo. Modelos como el coworking y los “terceros espacios” demostraron que el talento valora entornos diversos, dinámicos y conectados. Para este tipo de organizaciones, la sede corporativa funciona como hub cultural y punto de encuentro estratégico, mientras que otras modalidades complementan la experiencia laboral.

Las oficinas flexibles permiten experimentar configuraciones espaciales hasta encontrar aquellas que potencien la productividad y la colaboración. En etapas tempranas, cuando la cultura organizacional aún está en construcción, el espacio juega un rol central: define cómo se interactúa, cómo se toman decisiones y cómo se innova.

Por último, un entorno adaptable y contemporáneo es un diferencial competitivo para atraer y retener talento. Las nuevas generaciones priorizan la autonomía, bienestar y experiencias laborales significativas. Un espacio diseñado con criterios de flexibilidad, ergonomía y diversidad de usos impacta directamente en la satisfacción y el compromiso.

Principios clave para diseñar un espacio escalable

Diseñar oficinas escalables implica proyectar hoy pensando en el mañana. Uno de los pilares es la modularidad: mobiliario móvil, divisiones desmontables y layouts abiertos permiten reorganizar el espacio sin intervenciones estructurales complejas.

Sin embargo, la escalabilidad no se limita únicamente a lo físico. En el diseño de oficinas para startups, el espacio debe concebirse como una plataforma estratégica: una infraestructura capaz de evolucionar junto con el modelo de negocio, integrar nuevas tecnologías y acompañar transformaciones culturales. En muchos casos, esta evolución no requiere una mudanza, sino procesos de renovación de oficinas que actualicen el layout, la tecnología y la experiencia espacial sin alterar la ubicación.

Aquí aparece un concepto central en los ecosistemas de trabajo contemporáneos: la resiliencia. Las oficinas flexibles deben poder adaptarse a cambios organizacionales, tecnológicos o económicos sin perder eficiencia. Diseñar con resiliencia significa anticipar distintos escenarios de ocupación, crecimiento y modalidad híbrida, entendiendo que la transformación es permanente.

La flexibilidad tecnológica también es determinante. Una oficina escalable requiere infraestructura digital preparada para crecer: conectividad robusta, salas híbridas equipadas, soluciones en la nube y sistemas que integren datos de uso del espacio. Las oficinas tecnológicas de vanguardia no solo alojan equipos: generan información estratégica para la toma de decisiones, transformando el espacio en un activo que impulsa innovación, cultura y competitividad.

Soluciones de bajo costo para maximizar metros cuadrados

En el diseño de oficinas para startups, optimizar recursos es clave. Maximizar metros cuadrados no implica necesariamente ampliar superficie, sino utilizarla estratégicamente.

El mobiliario multifuncional es una herramienta eficiente: mesas plegables, gradas que funcionan como auditorio y espacio social, o cabinas acústicas compactas permiten multiplicar usos sin incrementar costos.

Las particiones móviles ofrecen flexibilidad inmediata: una sala puede convertirse en área colaborativa o espacio de capacitación según la necesidad. Este tipo de soluciones facilita la adaptación sin inversiones estructurales significativas.

Otra estrategia consiste en adoptar modelos activity-based, donde los espacios se asignan según la actividad y no por jerarquía. Reducir despachos privados y priorizar áreas compartidas mejora la eficiencia espacial y promueve culturas más horizontales, alineadas con el ADN startup.

Complementariamente, integrar coworkings o espacios satélite como extensión del workplace puede resolver picos de crecimiento sin comprometer contratos a largo plazo. Así, la oficina central se mantiene eficiente y escalable.

Espacios colaborativos: fomentando la creatividad y la innovación

La innovación surge tanto de la planificación como de la espontaneidad. Por eso, las oficinas flexibles deben incluir espacios colaborativos formales e informales.

Mesas comunitarias, pizarras móviles, lounges, work cafés o gradas fomentan encuentros no programados que potencian la creatividad. Estos espacios funcionan como catalizadores culturales y refuerzan la identidad organizacional.

En las startups, donde generalmente los equipos son multidisciplinarios y los procesos son ágiles, la transversalidad es clave. Diseñar entornos que faciliten el intercambio constante acelera la toma de decisiones y fortalece la cohesión interna.

La diversidad de modos de trabajo exige ofrecer alternativas espaciales que acompañen cada tarea, desde instancias de concentración individual hasta dinámicas de colaboración. Un ecosistema equilibrado mejora la experiencia del usuario y eleva la productividad.

Tecnología integrada en oficinas para startups

Para que sea funcional y eficiente, la tecnología debe integrarse a la oficina de forma estratégica, reforzando la idea del espacio de trabajo como herramienta de negocio y no solo como soporte operativo.

oficinas para startups flexibles y escalables

Sistemas de reserva de puestos y salas de reuniones, sensores de ocupación y análisis de datos permiten optimizar el uso del espacio y anticipar necesidades de crecimiento. Para una startup en expansión, esta información es clave para planificar decisiones sin sobredimensionar recursos.

La automatización –iluminación inteligente, climatización eficiente, control de accesos digital– mejora la experiencia y reduce costos operativos. Además, las salas equipadas con tecnología plug & play garantizan reuniones fluidas en entornos de trabajo híbridos, fortaleciendo la conexión entre equipos presenciales y remotos.

Integrar tecnología de manera estratégica no solo mejora la operación diaria: posiciona a la empresa en la vanguardia y acompaña su evolución a largo plazo.

Cómo planificar el crecimiento sin reubicar la oficina cada año

Uno de los mayores desafíos en el diseño de oficinas escalables es prever el crecimiento sin recurrir a mudanzas constantes, que implican costos, y pueden generar impacto operacional y desgaste cultural si no son bien planificadas y ejecutadas.

La planificación estratégica comienza con la elección del edificio: optar por inmuebles que permitan expansión dentro del mismo complejo reduce riesgos futuros. Diseñar layouts con densidades variables y áreas convertibles facilita absorber nuevos equipos sin alterar la dinámica organizacional. Asimismo, negociar contratos flexibles que contemplen ampliaciones o redistribuciones internas aporta margen de maniobra en etapas de expansión acelerada.

Integrar el concepto de ecosistema de trabajo —combinando oficina central, espacios satélite, coworking y modalidad remota— permite distribuir el crecimiento de manera inteligente. En lugar de concentrar toda la expansión en una única sede, el modelo híbrido aporta elasticidad organizacional.

Planificar con visión estratégica implica proyectar un espacio capaz de evolucionar con la organización. En un contexto donde el cambio es la única constante, la ventaja competitiva no está en el tamaño de la oficina, sino en su capacidad de adaptarse al ritmo del negocio.

En Contract Workplaces diseñamos oficinas flexibles que crecen junto a tu negocio. Contáctanos hoy para recibir una propuesta a medida de tus necesidades.

Una experiencia inclusiva y hogareña en el entorno de trabajo

El espacio de trabajo ha tenido grandes transformaciones en los últimos años y no es casualidad que las empresas de tecnología se encuentren a la vanguardia de las nuevas tendencias. 

El modelo que impulsan estas compañías –basado en el diseño de espacios ágiles, capaces de estimular la colaboración y la creatividad– también se replicó con muy buenos resultados en empresas de otros sectores y hoy es casi un estándar.

Siguiendo esta misma línea abordamos el proyecto de las oficinas de una de las más importantes firmas tecnológicas del mundo en la ciudad de Quito. El diseño se desarrolla sobre una planta de 435 m² ubicada en el complejo EkoPark, un conocido centro corporativo internacional de la región.

El proyecto se conceptualizó a partir de un enfoque basado en la actividad (Activity Based Working) y parte de un layout que incluye múltiples ambientes y tipologías a fin de dar soporte a la variedad de tareas y dinámicas de trabajo que se desarrollan durante la jornada. En lugar de forzar a las personas a trabajar en un solo entorno, ancladas en su escritorio, este modelo permite que cada uno elija el lugar más adecuado para llevar a cabo su tarea. De esta forma, las personas son más productivas y pueden colaborar mejor tanto dentro como fuera de la oficina.

El diseño se estructura alrededor de un núcleo que contiene áreas de servicios y organiza la circulación, al mismo tiempo que divide la planta en dos grandes sectores: Client Space y Employee Space.

El Client Space está dedicado a la atención y capacitación de los clientes. Cuenta con sus propios lobby y recepción, un Coffee Point, una sala de reunión informal, dos salas de reunión formales y una sala multipropósito que también se puede usar para capacitaciones.

El Employee Space, por su parte, es de uso exclusivo para los colaboradores. Dado que la empresa tiene una fuerte cultura de trabajo flexible aún previo a la pandemia (el 50% de su nómina trabaja de forma remota y alternada), el layout se organizó en un esquema de Open Space donde se privilegian las vistas y la luz natural. Allí se instalaron diez estaciones de trabajo no asignadas, un lounge para nueve personas y otros ocho puestos alternativos. También cuenta con una kitchenette, Phone Boots, Meeting Boxes y el Copy Point.

La acústica de los Phone Boots y las salas de reuniones y capacitación fue cuidadosamente prevista con tabiques especiales y paneles acústicos los que, al mismo tiempo, funcionan como elementos decorativos.

Todos estos espacios están pensados para permitir un adecuado desarrollo de las actividades que realizan las personas, colaboradores y clientes, con independencia de sus características y condiciones personales. La accesibilidad de la oficina es muy importante para la empresa por lo que se implementaron estrategias con criterio inclusivo tales como señalización en sistema Braille, baños y circulaciones aptos para personas con capacidades reducidas, griferías automáticas, alturas de mesa variables y puertas automatizadas.

A fin de crear una imagen cálida, acogedora y hogareña se eligió una paleta de tonos suaves, más allá del uso de los colores corporativos; para ello se trabajó con distintas gamas de naranja y azul. También se incorporaron elementos decorativos tales como textiles, plantas y complementos que contribuyen a generar un efecto “homely” capaz de conjugar la impronta vanguardista de la marca con el espíritu cercano y familiar que se vive en sus equipos de trabajo.

 

Superficie: 430 m2

Duración: 75 días

Ubicación: Quito

Proyecto: Llave en mano

Año: 2020

País: ecuador

Actividad: Industria Tecnológica

Proyectista a cargo: Mario Molina

Diseño: Contract Workplaces
Diseño y construcción de oficinas de WPP por Contract Workplaces

Las oficinas de Wunderman en México: Un espacio flexible con identidad y versatilidad.

El reto para Contract Workplaces en este proyecto fue lograr un espacio versátil que refleje y destaque la identidad de Wunderman dentro del Campus de WPP México, donde también funcionan otras agencias del grupo enfocadas en servicios de marketing y comunicaciones.

Se trabajó en un formato de planta abierta para puestos operativos y se colocaron a su alrededor en forma de L los espacios de apoyo como: salas de reunión de distintos tamaños, salas de videoconferencia y “phone booths””. Este recurso y la tabiquería de vidrio, permiten que la luz penetre en todos los espacios e inunde toda la planta.

Los materiales y texturas fueron protagonistas a la hora de marcar el carácter de este espacio: el ladrillo a la vista, la madera y las carpinterías metálicas con vidrio repartido, le imprimen un carácter industrial y moderno. Esta sensación se crea desde el ingreso, donde destaca el imponente mueble facetado de recepción realizado en concreto y los sillones de cuero.

Los pisos vinílicos marcan las zonificaciones y delimitan los espacios públicos, privados y semi privados. En el acceso y la sala de juntas se utilizó la textura símil madera. Para el open space se optó por un tono gris claro, mientras que en los espacios de apoyo se utilizó un gris oscuro.

Diseño de oficinas de WPP por Contract Workplaces

Es interesante el diseño de los cielorrasos que aportan textura y refuerzan el concepto de la división por tipos de espacios. En la zona de puestos de trabajo se colocaron bajadas colgantes de yeso, que se superponen con una malla metálica color negro que recorre todo el espacio, a excepción del sector de la entrada donde se trabajó un diseño con varillas de madera. La iluminación también adquiere distintas variantes en las que se distinguen artefactos embutidos lineales, apliques cuadrados y colgantes circulares de distintas formas y tamaños para acentuar las diferencias de función entre las áreas.

La paleta de colores se trabajó dentro de los neutros: negro, blanco, marrones y grises poniendo un acento de tonos naranjas en algunas piezas de mobiliario para dar un toque fresco al ambiente.

La flexibilidad y la integración de las distintas funcionalidades del espacio a través del diseño, permiten el máximo aprovechamiento de los 755 metros cuadrados de superficie donde cada detalle transmite la impronta creativa y fuerte de la marca.

RECORRE EL PROYECTO COMPLETO

 

 

Ficha Técnica:
Cliente: Wunderman
Ubicación del proyecto: Ciudad de México
Superficie: 755 m2
Año: 2019

Bienestar digital

La clave es equilibrar los beneficios y las desventajas derivados de la conectividad móvil.

El uso intensivo de la tecnología, que ya era incuestionable antes de la cuarentena, se ha vuelto mucho más ostensible en estos días de Home Office. Los cambios en las modalidades habituales de trabajo, la transformación de las relaciones interpersonales, la hiperinformación, el desvanecimiento de los límites entre la vida personal y laboral invadiendo los momentos de descanso, son algunas de las causas que están ocasionando un aumento del estrés y la sobrecarga tecnológica.

Hoy en día, la posibilidad que brindan las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) de estar siempre conectados y localizables, puede transformarse en una dificultad para desconectarse del trabajo, manejar la creciente cantidad de información que se recibe y dar respuesta a las demandas. Esto, que ya era un problema en condiciones normales, ha aumentado mucho más en el curso de la actual pandemia. Las mismas tecnologías que nos ayudan a mejorar la eficiencia y la productividad tienen un costo agregado: la presión de estar constantemente disponibles, conectados y sobreinformados.

Estar permanentemente en línea nos enfrenta a un gran desafío: cómo obtener un equilibrio saludable entre la conectividad y la desconexión.

Sobrecarga digital
Si bien la conectividad ubicua brinda la posibilidad de elegir cuándo, cómo y dónde trabajar, el exceso de tecnología también puede trastocar las prioridades y el comportamiento de los colaboradores. Al descuidar actividades vitales tales como por ejemplo, la actividad física, el contacto personal y el sueño, las personas pueden comprometer su salud y bienestar.

La disponibilidad permanente que promueve el uso de las TIC –incluso fuera del horario laboral– hace que los límites entre el trabajo y la vida personal se difuminen. Como resultado, la experiencia de las personas se deteriora e impacta sobre la salud mental y la satisfacción: cada vez resulta más difícil conseguir un distanciamiento psicológico del trabajo para recuperase de las demandas laborales que agotan los recursos cognitivos y emocionales de las personas.

Estas expectativas sobre la disponibilidad y la respuesta inmediata limitan la percepción de libertad para desconectarse: los empleados pueden sentirse obligados a verificar, efectuar y responder todo tipo de mensajes (independientemente de si la presión es real o no) lo cual alienta la presencia on line fuera de las horas de trabajo.

El estado de alerta permanente que supone la conectividad ubicua puede reproducir las jerarquías de poder subyacentes en la organización, de modo que los empleados perciben la presión para responder los correos o mensajes de sus superiores después de las horas de trabajo por temor a una evaluación negativa. Esto resulta en un “estrés de disponibilidad”.

El bienestar digital se alcanza cuando somos capaces de lograr un equilibrio óptimo entre los beneficios y las desventajas derivados de la conectividad móvil.

Este problema ha llegado a ser tan importante que, en países como Francia, se ha regulado el uso de las herramientas digitales fuera del horario de trabajo y durante los fines de semana, responsabilizando a ambas partes (empleado y empleador) de su cumplimiento efectivo.

Por otra parte, el cúmulo de correos electrónicos, informes y mensajes de todo tipo que recibimos durante las 24 horas genera una sobrecarga de información que habitualmente es más de la que somos capaces de procesar. El resultado puede ser la postergación o la toma de decisiones equivocadas. Además, la sobrecarga informativa produce una disminución de la satisfacción laboral, el bienestar y la productividad de los empleados junto con un aumento significativo del estrés.

Esto nos lleva a lo que muchos estudios llaman “la paradoja de la conectividad móvil”: mientras por un lado gozamos de los beneficios que nos brindan las TIC para realizar nuestro trabajo con más flexibilidad y mayor productividad, al mismo tiempo padecemos una cantidad de inconvenientes derivados de su gran penetración en todos los ámbitos de la vida. Y dado que ambos aspectos son coexistentes, el bienestar digital solo se alcanzará cuando seamos capaces de lograr un equilibrio óptimo entre los beneficios y las desventajas derivados de la conectividad móvil.

El bienestar digital, en definitiva, es una experiencia individual y subjetiva que se compone de nuestras evaluaciones emocionales y cognitivas sobre la integración de la conectividad digital en la vida cotidiana.

Cómo alcanzar el bienestar digital
En este momento, en el que una gran cantidad de personas están haciendo Home Office debido a las medidas sanitarias, es más importante que nunca que las empresas establezcan pautas y brinden recomendaciones tendientes a promover el bienestar digital de sus trabajadores. Estas deben prever tanto el derecho a la desconexión como la promoción de conductas saludables que lleven a un uso razonable de los dispositivos digitales. A continuación, dejamos algunas sugerencias:

→ Establecer rutinas

Mantener una rutina de trabajo constante durante el día genera un clima de estabilidad y orden. Cumplir con las horas de trabajo habituales facilita que el cuerpo y la mente reconozcan el final de la jornada laboral y evita perder la noción del tiempo con el riesgo de trabajar hasta la noche.

→ Tomar descansos regulares

Además de tomar un descanso apropiado para el almuerzo, también es beneficioso hacer pausas breves regularmente. Si las normas sanitarias debidas a la pandemia lo permiten, salir a caminar ayuda a desconectarse. Respirar aire fresco puede elevar los niveles de oxígeno en el cerebro, lo que a su vez aumenta los niveles de serotonina, el neuroquímico de la felicidad.

→ Poner límites

En estos tiempos de pandemia, equilibrar el trabajo en casa con la vida familiar puede ser un gran desafío. La tecnología invade todos los ambientes, los límites se desbordan fácilmente y la tentación de trabajar en cualquier lugar de la casa se torna irresistible. Establecer un lugar fijo con alguna barrera alrededor del espacio donde se trabaja ayudará a mejorar la productividad y a preservar la vida familiar evitando el estrés.

→ Desconectarse

Cuando termina la jornada laboral es recomendable apagar, silenciar o cerrar sesión en los dispositivos o aplicaciones con los que se trabaja. Esto hará que sea mucho más fácil desconectarse de las preocupaciones del día. De esta forma, el cuerpo y el cerebro pueden recargarse para el día siguiente.

→ Planificar el fin del día

Planificar una actividad para el fin de la jornada laboral ayuda a diferenciar entre el trabajo y la vida personal. Puede ser un entretenimiento, tiempo para meditar, hacer ejercicio o hablar con la familia y amigos. Esto ayuda a desconectarse del trabajo y a prepararse para el descanso.

→ Respetar los horarios de sueño

El sueño y la tecnología son una mala combinación. Una buena higiene del sueño requiere horarios regulares, no usar pantallas a la hora de dormir y dejar todos los dispositivos fuera de la habitación. Además de alejar el impulso de seguir conectado, esta práctica ayuda tener un descanso más reparador; se ha descubierto que la luz azul emitida por las pantallas puede alterar los ritmos circadianos y reducir la calidad del sueño.

La implementación de estas y otras medidas preventivas para lograr el bienestar digital de los trabajadores podría ayudar a reducir el riesgo de enfermedades derivadas del uso excesivo de la tecnología al mismo tiempo que se aprovechan todos los beneficios que brinda el uso de las TIC.

Si te gustó esta nota, te recomendamos esta otra: Tecnoestrés

¿Conversaciones cara a cara o videoconferencia?

Por qué son tan diferentes y cómo encontrar el equilibrio

Desde que el desarrollo de la tecnología nos independizó de la tiranía del escritorio, la posibilidad de trabajar desde casa o desde cualquier otro lugar alternativo –eligiendo cómo y cuándo hacerlo– siempre fue uno de los beneficios más apreciados por los empleados. Pero fue a raíz de la pandemia de Covid-19 que el teletrabajo se consolidó como tendencia global frente a la necesidad de distanciamiento social.

Y, si bien es cierto que en este momento se presenta como la mejor opción para frenar los contagios, el teletrabajo presenta sus pro y sus contra. Por un lado, hay trabajos que se pueden realizar sin problema en forma remota con grandes beneficios (mayor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, menor impacto medioambiental, aumento de la flexibilidad, etc.); pero, por el otro, no hay que perder de vista las grandes ventajas que aporta la colaboración cara a cara con más personas.

Sabedoras de la íntima relación que existe entre las interacciones personales y la innovación, no sorprende que, para las empresas más exitosas y creativas del planeta, la colaboración cara a cara sea un dogma alrededor del cual han construido sus estrategias de workplace. Las ideas originales no suelen surgir mientras nos sentamos solos frente a un monitor aunque estemos participando en una concurrida videoconferencia. Después de un tiempo, las interacciones virtuales pueden resultar extenuantes para el cerebro y nos dejan con la sensación de que no hemos resuelto nada.

¿Qué es lo que nos estamos perdiendo a través de los medios digitales que hace insustituibles a las relaciones presenciales?
Las organizaciones son sistemas sociales que dependen de la comunicación entre sus partes para funcionar. Pero la comunicación no se limita solo al lenguaje hablado. El canal no verbal transmite significados e intenciones a través de los gestos, la expresión, el tono, etc. Incluso las señales proxémicas pueden influir en el significado de un mensaje.

La comunicación cara a cara es nuestro modelo de comunicación más eficaz porque así fue como evolucionamos; de esta forma, podemos percibir e interpretar todas las señales que se emiten durante la interacción social. De acuerdo con las investigaciones clásicas *1 el 55% de la comunicación es no verbal mientras que el 38% incluye el tono de voz y solo el 7% está en relación con las palabras y el contenido. De esto se infiere que la comunicación no verbal es un componente clave para una interacción y una colaboración exitosas que solo se da en los encuentros cara a cara.

Este segundo canal de comunicación, que no gira en torno a las palabras sino a las relaciones sociales, influye profundamente en las decisiones importantes que tomamos en nuestra vida a pesar de que, en gran medida, el mecanismo nos es desconocido porque opera a nivel inconsciente. Cuando queremos comunicar algo importante la vía elegida suele ser el encuentro personal.

Según Alex Pentland *2, profesor del MIT MediaLab, estas señales sociales no son solo un complemento del lenguaje verbal sino que forman una red de comunicación separada que tiene una gran influencia en nuestro comportamiento. Durante un encuentro casual o una reunión cara a cara, el tono de voz, la risa, la postura corporal, los gestos, etc., revelan los deseos e intereses de cada individuo así como su posición dentro del grupo. Estas señales acompañan cada tema de discusión y comunican de forma implícita el consenso general a cada miembro en la toma de decisiones.

Otra ventaja que ofrecen los encuentros cara a cara es la posibilidad de interactuar con objetos, desde un modelo tridimensional hasta un gráfico esbozado en una pizarra. Existen investigaciones *3 que muestran que la manipulación de estos objetos ayuda a los miembros del equipo a llegar a un consenso sobre la tarea que están desarrollando a través de un proceso tan sutil y naturalizado que ni siquiera notan que está ocurriendo. De esta manera, la intervención sobre distintos modelos y elementos durante una interacción cara a cara mejora la creatividad y la sinergia del grupo.

Ahora que el videochat casi se ha vuelto la norma en las relaciones sociales, y no solo las de trabajo, muchos nos preguntamos: ¿cuál es la verdadera diferencia entre la comunicación cara a cara y la videoconferencia?

Estar en una videollamada requiere más atención que una conversación cara a cara, dice Gianpiero Petriglieri, especialista en comportamiento organizacional. En una videoconferencia resulta más arduo interpretar las señales no verbales tales como las expresiones faciales, el tono de la voz y el lenguaje corporal; y prestar más atención consume mucha energía porque no es natural. Dado que los humanos evolucionamos como seres sociales, percibir y analizar estas expresiones es algo innato que requiere poco esfuerzo consciente y sirve para sentar las bases de los lazos emocionales. Las videollamadas dificultan el despliegue de estas habilidades y requieren una atención sostenida e intensa a las palabras mientras que el cerebro se concentra en la búsqueda de señales no verbales que no puede encontrar.

El 55% de la comunicación es no verbal mientras que el 38% incluye el tono de voz y solo el 7% está en relación con las palabras y el contenido.

A esto hay que sumarle los problemas de conexión de red que también pueden afectar la calidad de la comunicación. La pérdida de datos en la alimentación de audio y video puede causar voces que no son naturales, sonidos que faltan, silencios imprevistos e imágenes congeladas. Nuestro cerebro necesita hacer un trabajo extra para llenar los vacíos y tratar de decodificar lo que percibe. La energía que utilizamos para superar estas distorsiones en la comunicación termina desviando nuestra concentración de la comprensión del mensaje.

¿Cómo podemos aliviar la fatiga que nos causa esta atención sostenida?
Los expertos sugieren limitar las videollamadas solo a las que sean estrictamente necesarias y encender la cámara de manera opcional para evitar el estrés. La investigación señala que tendemos a pasar la mayor parte del tiempo mirando nuestra propia imagen en la pantalla y esto puede generar una disonancia cognitiva. Una llamada telefónica tradicional puede ser menos exigente para el cerebro ya que la expectativa está concentrada solo en la voz. Por no tratarse de una situación natural, la videoconferencia produce tensión física adicional. Esto, sumado a tener que permanecer relativamente inmóvil frente a una cámara durante largos períodos de tiempo, puede resultar agotador. Para evitar acumular tensiones es importante reconectarse con el cuerpo y realizar alguna actividad física o de relajación entre reuniones.
Programar videollamadas de manera consecutiva no es saludable. Una pausa de solo diez minutos es capaz de brindar tiempo suficiente para caminar un poco, tomar un café y despejar la mente. Puede ser despersonalizante estar en línea todo el tiempo.
Evitar la falacia de la multitarea. Pensar que se puede aprovechar la oportunidad para hacer otras cosas mientras asistimos a una videoconferencia es una trampa peligrosa. La investigación muestra que tratar de hacer varias cosas a la vez reduce el rendimiento.
Lo cierto es que, en el contexto actual –y a pesar del agotamiento mental que pueden generar–, la tecnología es una gran aliada que nos ha permitido mantener las relaciones personales, familiares y laborales de una manera que hubiera sido impensable hace solo unos años. Faltan cosas, por supuesto. Las videoconferencias carecen de la espontaneidad y la riqueza semántica de una reunión cara a cara, la distancia física hace que sea difícil generar camaradería, los encuentros casuales se han vuelto ocasionales y la creatividad es más difícil de fomentar.
Sin embargo, será solo una cuestión de tiempo; en el futuro, las oficinas seguirán siendo un punto de encuentro y de intercambio de conocimiento. Seguramente serán distintas, pero su esencia social –la que hace posible los encuentros fortuitos, las conversaciones casuales, la colaboración, la innovación y el contacto humano– permanecerá intacta.

*1 MEHRABIAN, A. (1981): “Silent messages: Implicit communication of emotions and attitudes”.

*2 PENTLAND, A. (2008): “Honest signals: how they shape our world”.

*3 HINDMARSH, J. & HEATH, C. (2000): “Sharing the Tools of the Trade: The Interactional Constitution of Workplace Objects”. Journal of Contemporary Ethnography.

Si te gustó esta nota, te recomendamos la siguiente: Los nuevos recursos tecnológicos

Ingresando a la Nueva Normalidad

Los grandes cambios que deberán afrontar las organizaciones en un mundo que nunca volverá a ser el mismo

Luego de varias semanas de confinamiento (en algunos casos, meses) debido a la pandemia de COVID-19, para muchas organizaciones ya está llegando el momento de retomar sus operaciones. Después de este tiempo todos habremos cambiado gracias al aislamiento social obligatorio, y la oficina también cambiará para adaptarse a la así llamada “nueva normalidad”: habrá cambio de hábitos de higiene, de costumbres sociales, de formas de trasladarse y, también, nuevos temores y ansiedades.

Esta experiencia inédita ha tenido un profundo impacto en el bienestar físico, mental y emocional de las personas. Algunos lograron adaptarse bien a trabajar desde casa y, en el futuro, querrán seguir teniendo la opción de trabajar de forma remota. Otros, en cambio, enfrentaron dificultades para equilibrar las demandas laborales con la vida familiar o se vieron afectados por la soledad, y esperan poder volver al trabajo presencial. Pero lo cierto es que la experiencia no fue neutra; todos debimos sobrellevar ansiedades relacionada con la salud y la incertidumbre por el porvenir.

Las consecuencias y los efectos que la pandemia de COVID-19 tendrá a largo plazo en todos los ámbitos de la vida aún son imprevisibles. No obstante, el regreso inminente a la oficina requerirá poner en marcha algunas modificaciones no solo en el diseño del espacio de trabajo, sino también en los procesos, la forma de liderazgo, los hábitos sociales y la convivencia para que todos los colaboradores se sientan seguros.

Dada la necesidad de mantener la densidad de ocupación bajo control y a los trabajadores con vulnerabilidades a salvo, el retorno a la oficina se producirá de forma escalonada; mientras que algunos colaboradores volverán a trabajar de forma presencial, otro grupo permanecerá haciendo Home Office. Esta tendencia seguramente seguirá vigente hasta tanto no haya una vacuna efectiva en el horizonte, e incluso después de que pase la pandemia. Según un estudio realizado por Contract Workplaces en 14 países latinoamericanos en abril de este año, un 82% de los encuestados querría tener la posibilidad de elegir un sistema híbrido que incluya trabajar desde su casa, en la oficina o en terceros lugares.

En esta primera etapa de retorno seguro a la oficina, la máxima preocupación pasará por el cumplimiento de las normas de distanciamiento físico y de higiene para resguardar la salud y la seguridad de los colaboradores en todas las instancias, desde el ingreso al edificio hasta la manipulación de las herramientas de trabajo. También será preciso encontrar el equilibrio necesario entre la interacción personal y la colaboración virtual, un pilar fundamental para preservar la integración de los equipos, la productividad y la creatividad.

La tecnología será una gran aliada en este contexto de grandes cambios. Con una fuerza laboral distribuida y nuevos patrones de trabajo, la transformación digital de la oficina será un requisito indispensable para responder no solo a los desafíos actuales, sino también a los que se presenten en las próximas décadas.

La tecnología será una gran aliada para responder a los desafíos actuales y a los que se presenten en las próximas décadas.

Pero lo que parece claro en esta nueva normalidad es que la oficina no solo deberá ser un espacio seguro y enfocado en el bienestar de las personas; también deberá contar con la flexibilidad y la capacidad de adaptarse fácilmente a nuevas contingencias, ya se trate de crisis económicas, climáticas o sanitarias.

Algunas pautas para atravesar la nueva normalidad
A continuación, enunciaremos las principales medidas a tener en cuenta en esta etapa de la nueva normalidad en la oficina, las que deberán ser implementadas de forma inmediata, incluso en la instancia previa al regreso de los empleados. No obstante, las organizaciones deberán prever medidas adicionales a futuro a partir de los desafíos que nos vaya planteando esta nueva realidad.

  • Disponer de protocolos para los empleados que brinden pautas claras sobre los hábitos de convivencia generales que se adoptarán para fomentar la salud y el cuidado de todos.
  • Intensificar el monitoreo y control de la calidad del aire interior; se puede adoptar el uso de filtros especiales y/o dispositivos de radiación UVG. Aumentar el caudal de renovación del aire y fomentar la ventilación natural cuando sea posible.
  • Maximizar la limpieza de superficies, sanitarios y cocinas junto con una apropiada gestión de los residuos. Proveer suficiente material de higiene personal tal como dispensadores de alcohol en gel y pañuelos descartables. Deben estar a la vista y al alcance de todos, tanto empleados como visitantes.
  • Adoptar las tecnologías touchless en dispositivos de acceso manual tales como puertas, botones de ascensores, griferías, dispensadores, etc., y todos aquellos dispositivos que cuenten con pantallas táctiles.
  • Cuidar la densidad de la planta respetando los 2 metros de separación recomendados entre los puestos de trabajo. Estas pautas de diseño, junto con la adopción de medidas tales como el comienzo de las actividades de manera escalonada, el ingreso y egreso por turnos, el teletrabajo, etc., ayudarán a minimizar la densidad de ocupación para evitar los contagios.
  • Siempre que sea posible se deben usar pantallas entre los puestos de trabajo y separadores de ambientes.
  • Las áreas públicas y las zonas de tránsito deberán adaptarse para mantener una distancia suficiente entre los empleados. Esto incluye garantizar el distanciamiento seguro en los espacios de espera, vestíbulos, pasillos y escaleras, y también aplica para los espacios exteriores: áreas verdes, plazas secas y terrazas.
  • Evitar compartir elementos de trabajo tales como teclados, mouse, etc. Para que cada trabajador pueda contar con sus propios objetos personales se puede disponer de lockers o espacios de guardado individual.

El factor humano
En el espacio de trabajo que nos impondrá la nueva normalidad se necesitará un esfuerzo mental y emocional constante para recordar la necesidad del distanciamiento físico, el lavado frecuente de manos y el uso de tapabocas. Podemos rediseñar la oficina con todos los elementos de seguridad necesarios para minimizar el riesgo de contagio pero, si no consideramos el aspecto psicológico de las personas no podremos asegurar su compromiso de adhesión a los nuevos protocolos para controlar el virus.

La pandemia de COVID-19 representa una crisis de salud que requiere un significativo cambio de hábitos; esto supone una carga psicológica y emocional importante para muchas personas. No obstante, para facilitar el proceso, se pueden utilizar algunas herramientas de las ciencias del comportamiento que ayuden a alinear las conductas individuales con las recomendaciones de salud de las autoridades competentes.

Para alentar y ayudar a consolidar los nuevos hábitos que exige esta nueva realidad, la “Teoría del Empujón” (en inglés, Nudge) de Richard Thaler y Cass Sunstein nos ofrece recursos de probada eficacia en muchos ámbitos. Podemos utilizar este enfoque como un catalizador para el cambio social y el comportamiento funcional dentro de la organización.

Nudge nos ofrece recursos de probada eficacia que podemos utilizar como un catalizador para el cambio social dentro de la organización.

Thaler y Sunstein demostraron que, en muchos casos, las personas toman malas decisiones, decisiones que no habrían tomado si hubieran prestado toda su atención, poseyeran información completa y confiable, capacidades cognitivas ilimitadas y autocontrol completo. Pero somos humanos y tenemos una gran cantidad de sesgos psicológicos. La idea detrás de Nudge es que hay muchas maneras de presentar una opción y lo que las personas eligen depende de cómo se muestra la elección. A veces se trata de pequeños detalles cuyo poder reside en centrar la atención de las personas en una dirección particular. Los beneficios de esta estrategia pueden ser muy grandes y el costo suele ser muy pequeño. Estas son algunas posibilidades:

  • Las líneas de demarcación en el piso pueden ser muy útiles para facilitar el distanciamiento social mientras se espera el ascensor o frente a un mostrador, por ejemplo; también pueden ayudar a seguir el sentido de circulación en pasillos y escaleras. En los espacios comunes (ya sean interiores o exteriores) se pueden trazar círculos para no más de dos o tres personas y así prevenir la aglomeración de gente.
  • La facilidad de acceso puede ser una herramienta muy efectiva. Por ejemplo: colocar de manera bien visible y en varias áreas de la oficina los dispensadores de alcohol en gel y las toallitas desinfectantes para manos puede mejorar la probabilidad de que un individuo adopte prácticas más saludables. Una empresa danesa ha sido pionera en este campo: creó un dispositivo que se conecta al lavabo y se ilumina cada vez que las personas pasan cerca para recordarles el lavado de manos *1.
  • Reforzar los comportamientos deseables por medio de mensajes claros, reiterados y confiables a través de diversos canales de comunicación es una excelente manera de garantizar que las personas respondan favorablemente al cambio de hábitos. Para ello es fundamental cuidar el discurso: se puede fomentar el sentido de pertenencia o propósito compartido utilizando términos colectivos tales como el “nosotros”. El uso de la expresión “distanciamiento social” podría tener implicancias negativas; es preferible hablar de “distanciamiento físico” porque admite la posibilidad de establecer conexión social incluso cuando las personas estén físicamente separadas.
  • La adhesión a las nuevas normas de comportamiento será mayor si se incluye la expectativa de la aprobación social y son apoyadas por miembros relevantes del grupo en las redes sociales.

Lo cierto es que este esfuerzo para involucrar activamente a las personas en el cumplimiento de las medidas sanitarias que hoy demanda la nueva normalidad es imprescindible. Y es bueno recordar que esta preocupación no es privativa de la situación actual ni es nueva; parece formar parte de la condición humana. Hace más de 100 años, en 1919, la revista Science publicaba un artículo sobre las lecciones que dejó la pandemia de gripe española *2. Allí, el autor exponía los tres factores principales que atentaron contra la prevención de los contagios y los enunciaba de la siguiente manera:

Las personas no comprenden los riesgos que corren. La gran complejidad y el rango de gravedad de la infección confunden y ocultan el peligro.
El carácter personal de las medidas que deben emplearse obstaculiza su aplicación. Va en contra de la naturaleza humana el encierro en un aislamiento rígido como un medio de prevención.
Las personas sanas (asíntomáticas) a menudo transportan los gérmenes y actúan inconscientemente como un peligro para sí mismas y para los demás.
Esto demuestra lo necesario que resulta trabajar activamente para lograr el compromiso de la gente a fin de que los protocolos se cumplan y sean eficaces. Cuando esto no sucede, las enfermedades infecciosas pueden propagarse a gran velocidad; la gripe española provocó 50 millones de muertes en todo el mundo.

Trabajemos de manera integral en todos los aspectos necesarios para contener la crisis sanitaria que ha provocado la pandemia de COVID-19 (ambiental, físico y psicológico) asumiendo que la nueva normalidad llegó para quedarse. Nuestra forma de trabajar, como tantos otros aspectos de nuestra vida, nunca será la misma.

*1 AKSHAY, K. V. L. & IYPE, S. (2020): “Understanding COVID-19 pandemic through the eyes of Richard Thaler and Cass Sunstein via Nudge Theory”.

*2 SOPER, G. A. (1919): “The lessons of the pandemic”. Science 49, 501–506.

Si te gustó esta nota, te sugerimos esta otra: Nudge, un pequeño empujón

Higiene versus interacción humana

Por Kasia Maynard* para Worktech Academy

Gran parte de nuestra vida laboral en las ciudades se basa en un modelo de servicios compartidos. ¿Qué sucede ahora que el coronavirus ha ensombrecido la planificación urbana y laboral?

La comodidad, la facilidad y la flexibilidad son los factores comunes que han impulsado el crecimiento de la economía colaborativa en los últimos años. El cambio de paradigma de los modelos tradicionales de propiedad a los servicios compartidos ha arrasado en el mundo desde que Uber y Airbnb lanzaron sus modelos a finales de la década de los noventa. Diez años después, nos hemos acostumbrado a tomar un taxi con un clic y a hacer una reserva para alojarnos en la casa de otras personas a través de la facilidad de una aplicación, todo como parte de un estilo de vida “sin ataduras” que hace que la vida urbana sea tan fluida.

Más recientemente, la economía colaborativa ha penetrado en el ámbito laboral con la llegada de los espacios de trabajo compartidos (coworking) y los clubes de miembros para hacer networking. Se esperaba que la tendencia hacia más espacios compartidos adaptados a industrias específicas para aprovechar redes profesionales sólidas creciera exponencialmente en los próximos diez años, con muchas empresas dando la vuelta a todo su modelo de negocio para adaptarse a un mundo donde la gente preferiría alquilar, en vez de tener un espacio propio.

Ahora el coronavirus amenaza a todo el modelo comercial de intercambio, ya que el distanciamiento social y la higiene se convierten en prioridades clave para la supervivencia. El transporte y los espacios de trabajo compartidos ahora parecen vectores de enfermedades a medida que salen a la luz más pruebas sobre cómo compartir aumenta la propagación de infecciones y gérmenes. A medida que las personas planifican una ciudad posterior al Covid-19, ¿qué significa esto para la urbanización y las amenities compartidas?

Reevaluación del desarrollo sostenible
En un mundo en el que la gente será más reacia a compartir el espacio, esto plantea problemas para los urbanistas que han estado trabajando para crear espacios para la interacción humana. A medida que la urbanización se vuelve más intensa, la densificación se consideró una medida esencial para mejorar la sostenibilidad ambiental. Se ha demostrado que las ciudades más densas son más eficientes energéticamente. Ahora hay un conflicto entre la salud pública y la sostenibilidad ambiental.

Este conflicto determinará cómo interactuamos y trabajamos en nuestras ciudades. Un impacto significativo que ya se ha materializado es la dispersión de la mano de obra. Como las personas se ven obligadas a trabajar desde casa, muchas empresas están considerando implementar una política de trabajo flexible más permanente dentro de su organización. Esto tendrá implicaciones en la forma en que los empleados interactúan y se relacionan con el edificio de oficinas, con evidencia que sugiere que las personas normalmente realizarán trabajo individual en casa o fuera de la oficina, mientras que el trabajo en equipo y la colaboración se producirán dentro del lugar de trabajo.

Intensificación de lo digital
A medida que los empleados comiencen a regresar a la oficina, también habrá una mayor sensación de higiene y limpieza. Esto puede provocar una reacción violenta contra el diseño típico de planta abierta de filas y filas de escritorios llenos, ya que la gente quiere su propio espacio limpio. Las organizaciones no solo tendrán que colocar la limpieza a fondo como una de las prioridades de su lugar de trabajo, sino que también deberán asegurarse de que la oficina no esté demasiado ocupada hasta el punto en que las personas se sientan incómodas.

En este sentido, la implementación de tecnología inteligente en los edificios se intensificará ya que las personas dependerán de los datos en tiempo real para comprender las horas pico en la oficina y medir dónde se encuentran las áreas de mayor riesgo en el edificio. A una escala urbana más amplia, el big data puede ayudar a predecir a dónde llegarán los clústeres de transmisión, una estrategia que ya se ha implementado en algunas ciudades de China.

El impacto de compartir
Si asumimos que la pandemia cambiará la interacción que tenemos con nuestras ciudades y nuestros lugares de trabajo, sin duda tendrá un impacto significativo en la economía colaborativa. En algunos casos, como el transporte público, la economía colaborativa es inevitable. Pero, ¿cómo afectará a la forma en que las personas utilizan los entornos de oficina y los espacios de trabajo compartido? Si las personas se muestran reacias a compartir espacio, ¿cuál es el siguiente paso?

Por el momento, hay más preguntas que respuestas; y como ocurre con todas las cosas inciertas, hay dos lados de la historia. Si bien algunas personas creen que esto supondrá la desaparición del coworking y los clubes de miembros, otras adoptan un punto de vista más optimista.

Sin duda, las personas estarán hiperconscientes de su espacio personal y de las superficies que tocan cuando regresen al trabajo. Si bien el proceso de limpieza en las oficinas ahora tendrá que ser más minucioso, el personal de limpieza aún no limpiará a fondo los escritorios individuales porque contienen artículos que pertenecen a los empleados, como documentos importantes en bufetes de abogados. Por lo tanto, la responsabilidad recaerá en el individuo para desinfectar adecuadamente su espacio. Sin embargo, en entornos de escritorio compartido y coworking, la política de escritorio limpio garantiza que el personal de limpieza pueda entrar y desinfectar completamente el área que se usó durante todo el día para garantizar que cada individuo llegue a un espacio de trabajo completamente limpio.

Si el lugar de trabajo se convertirá en un centro de interacción social y a medida que las personas se adapten a una nueva forma de trabajar, será la interacción social lo que anhelen más que un escritorio. Los proveedores de coworking deberán asegurar a sus miembros que se están tomando en serio el distanciamiento social y la limpieza, al tiempo que ofrecen formas seguras para que las personas se conecten.

En última instancia, las empresas que han creado confianza con sus miembros serán las más exitosas en su transición desde el modelo de negocios previo al Covid-19 hacia un nuevo centro de negocios sociales donde la comodidad, la conexión y la limpieza pueden coexistir.

*Kasia Maynard es escritora e investigadora para Worktech Academy y se especializa en explorar tendencias relacionadas al comportamiento y a la tecnología dentro de los espacios de trabajo.

El abordaje de los trabajos en obra durante la pandemia

Desde el inicio de la pandemia estamos trabajando enfocados en el cuidado de la salud de nuestro equipo, proveedores y colaboradores de las empresas que confían en nosotros, manteniendo una comunicación permanente sobre nuestros protocolos de acción y poniendo a disposición recomendaciones útiles en este contexto.

Tanto para los países donde se ha continuado con las actividades de obra, como para los países donde aún no, hemos adaptado nuestros procedimientos tomando una serie de medidas adicionales de prevención y control, alineadas a las disposiciones gubernamentales y a las recomendaciones de la OMS, que tienen por objetivo disminuir la probabilidad de contagio.

Estos planes de acción se han transformado en un nuevo Protocolo de Obras por Contingencia Sanitaria COVID- 19, dentro del que se destacan iniciativas como:

  • Capacitación previa a retomarse las tareas a todos los involucrados en obra.
  • Control de ingresos: se toma la temperatura de cada individuo y se realiza un chequeo para constatar el estado de salud de cada trabajador y de su entorno directo. Se ponen a disposición los elementos necesarios para que se realice higienización de zapatos, uniformes de trabajo, celulares y demás elementos personales. Se proveen además elementos de higiene individuales para cada trabajador.
  • Todos los operarios cuentan con mascarillas y gafas de seguridad y trabajarán con distancias mayores a un metro, evitando aglomeraciones en todos los casos.
  • Implementación de rutinas para el lavado de manos para desinfección de forma periódica e incorporación de dispensadores de alcohol en gel varios puntos de la obra.
  • Limpieza y desinfección permanente en áreas generales, puntos de contacto, áreas de uso común como baños, vestuarios, ascensores, escaleras y comedor, almacenes, bodegas, etc. Limpieza y desinfección general al finalizar las actividades diarias.
  • Los equipos de protección personal temporales, considerados de riesgo biológico,  son desechados en recipientes destinados a tal fin, debidamente identificados.
  • Incorporación de cartelería en puntos clave de la obra con medidas de prevención y control.
  • Adicionalmente, contamos con un protocolo estrictamente establecido sobre cómo actuar ante la presencia de síntomas y confirmación de contagios.

Hoy. más que nunca, en Contract Workplaces reafirmamos nuestro compromiso de garantía de calidad con el foco puesto en las personas

#workmorehuman #noscuidamosentretodos

Cómo integrar el home office a su estrategia de espacios de trabajo en sólo 8 semanas

A partir de la pandemia del COVID-19 se han acelerado muchos cambios que se venían asomando en cuanto a modalidades y formas de trabajo. 

Se borran los límites de la oficina, como espacio laboral, y aparece la oportunidad de trabajar en otros lugares: nuestro hogar, un café, una biblioteca, un coworking o alguna oficina satélite.

Las empresas deben prepararse para estos cambios y, aquellas que logren hacerlo de forma eficiente y rápida, se van a destacar u obtener ventaja frente a sus competidores.

Para llevarlo a cabo, las compañías necesitan buscar respuesta a algunos interrogantes: 

  • ¿Cuáles son las áreas e individuos que continuarán haciendo home office y cómo mejorar su experiencia? 
  • ¿Cómo cuantificar la ocupación efectiva en la oficina y readecuar su diseño y funcionamiento en base a ello? 
  • ¿Cómo impactarán estos cambios en la cultura de la organización?

Con el fin de ayudar a las organizaciones a responder estas preguntas, desarrollamos: NEW NORMAL STRATEGY, un servicio que permite integrar el home office a las empresas de manera efectiva y preparar las oficinas para esta nueva normalidad en solo 8 semanas.

¿Cómo lo hacemos?

FASE 1. HOME OFFICE INDEX: 

En una primera fase, aplicamos esta herramienta que nos permite medir el grado de adaptabilidad al home office de cada colaborador, partiendo de las condiciones básicas que se requieren para llevarlo a cabo de manera eficiente y confortable. La evaluación abarca cinco dimensiones:

– Físico-Ambiental: Condiciones del espacio que dispone para teletrabajar;

– Tecnología: Equipamiento (software, hardware), soporte remoto y conectividad;

– Roles y tareas: Análisis de acuerdo a descripción  de funciones;

– Perfil de las personas: Características psicolaborales y contexto  de cada colaborador;

– Liderazgo: Competencias clave para líderes que  gestionan  equipos en contexto de cambio.

A partir del análisis, generamos un informe global con el perfil de la compañía, otro por cada área, y un informe individual, junto con unl plan de acción por persona y una propuesta de soluciones para cada caso que abarcan desde un kit de home office y soluciones tecnológicas coaching, hasta programas de coaching .

FASE 2. WORKPLACE STRATEGY:

Esta etapa está orientada a entender en profundidad el ADN de la organización y sus desafíos actuales en la nueva realidad, para identificar los drivers clave que definirán la estrategia espacial que potencie un alto desempeño del equipo, incluyendo el factor home office y optimizando la superficie y los recursos necesarios. Este análisis está dividido en tres fases:

– Investigación: Para obtener información cuantitativa y cualitativa a nivel organizacional, estratégico, humano, tecnológico y arquitectónico.

– Diagnóstico: A partir de los factores clave identificados y los objetivos de la organización en la nueva realidad, delineamos un mapa detallado identificando tendencias y oportunidades de mejora en aspectos estratégicos como: cultura e identidad; dinámicas de trabajo; configuración y usabilidad del espacio; tecnología aplicada al espacio; seguridad; calidad de vida y bienestar.

– Brief conceptual: Como resultado de los pasos anteriores, proponemos las soluciones estratégicas que mejor respondan a los nuevos desafíos de la organización para garantizar un espacio de trabajo eficiente, flexible, saludable e inspirador. Proponemos: 

  • Estrategia de Real Estate
  • Diseño conceptual del espacio
  • Diseño conceptual de tecnología
  • Usabilidad y Workplace experience
  • Nuevas dinámicas organizacionales
  • Conceptos Wellness
  • Plan Comunicación Positiva del cambio

Con toda esta información disponible, cada compañía podrá tomar las decisiones adecuadas para readecuar sus espacios, adaptarse  a las nuevas necesidades y modalidades de trabajo y cuidar el bienestar de sus colaboradores sea donde sea que trabajen esta nueva normalidad.

Si necesitas orientación o recomendaciones a medida, contáctate con nuestro equipo. Es parte de nuestro compromiso continuo ayudar a nuestros clientes a prepararse para lo que viene.