Los vertiginosos cambios a los que asistimos en las últimas décadas están produciendo grandes transformaciones en diversos ámbitos, a las cuales el mundo del trabajo no es ajeno. El surgimiento de estos nuevos paradigmas coloca a la arquitectura empresarial ante un gran desafío. Es aquí donde muchas firmas, ven la necesidad de encarar la remodelación de sus oficinas, pero ¿cuáles son los principales motivos que las impulsan?
1. Adaptarse rápidamente
Durante las últimas décadas, la única constante ha sido el cambio. Muchas grandes empresas han desaparecido por no haber podido adecuarse a los nuevos tiempos. Hoy, para sobrevivir, es necesario saber adaptarse y revisar constantemente qué se hace y cómo se hace, porque los ciclos son cada vez más cortos y es imperativo reinventarse una y otra vez.
La oficina, en tanto espacio físico que actúa como herramienta de gestión, tiene el potencial para facilitar, promover e, incluso, impedir o complicar la tarea cotidiana. En este mundo cambiante, este ámbito debe tener la posibilidad de transformarse en el tiempo y de hacerlo en forma simple y económica.
Un diseño de oficinas que permita la fácil reconfiguración del ambiente de trabajo será, pues, un factor clave para aquellas empresas cuyo negocio se redefine permanentemente. Se trata de una tendencia que busca conseguir la máxima flexibilidad posible tanto en el layout como en el equipamiento para permitir que el espacio, apoyado por la tecnología, pueda reorganizarse de acuerdo con las cambiantes necesidades de la empresa y de sus empleados.
Por otra parte, un diseño interior concebido para estimular la creatividad de las personas y favorecer los encuentros ocasionales, las reuniones informales y el trabajo en equipo, también promoverá el surgimiento de la innovación en las organizaciones y, por lo tanto, su supervivencia.
De esta forma, el espacio de trabajo moderno se transforma en un punto de encuentro donde los empleados desarrollan proyectos y se reúnen. Porque a pesar de que los límites físicos se diluyan, la necesidad de colaboración, comunicación y socialización está en la naturaleza humana: necesitamos compartir para ser más creativos.
2. Incorporar las nuevas formas de trabajo
Durante años, el espacio de trabajo se ha distribuido de acuerdo con las jerarquías de los empleados. La tan deseada corner office se asignaba al Presidente o al Gerente General mientras que el resto de las tipologías se distribuía en relación al estatus de cada usuario dentro de la empresa. Metros cuadrados cada vez más caros, la necesidad de una mayor comunicación entre los colaboradores para fortalecer el trabajo en equipo y los frecuentes cambios dentro de la oficina para adaptarse a una economía que cada día plantea nuevos paradigmas, han hecho de este modelo una especie en extinción.
Activity Based Working (el espacio basado en las actividades) es una estrategia que otorga a las personas la posibilidad de elegir múltiples opciones de espacios dentro de la oficina de acuerdo con la actividad que desarrollen en cada momento. Lejos de forzar a los empleados a resolver sus tareas diarias en un único puesto fijo, esta estrategia alienta a las personas a usar los espacios de la oficina que mejor se adaptan al trabajo que están desarrollando.
Se trata de que la construcción de oficinas ofrezca espacios con una variada gama de opciones, un set de diferentes espacios para dar soporte a la diversidad de actividades que se llevan a cabo. De esta forma, cada uno puede elegir el ámbito más adecuado para la tarea que tiene entre manos (trabajo de concentración, reuniones programadas, espontáneas o informales, llamadas telefónicas, capacitación o descanso) en lugar de trabajar en un solo entorno, anclado en un escritorio.
Además, el espacio de trabajo no solo debe satisfacer las necesidades básicas de confort físico. La arquitectura interior también debe contar con áreas que nos permitan regular el espacio personal y la accesibilidad hacia los demás junto con espacios para el descanso y el tiempo libre; debe ser flexible y dar soporte a las tareas específicas del equipo de trabajo; debe ofrecer variedad y riqueza ambiental, y debe proporcionar herramientas eficientes para la comunicación.
Este enfoque reporta varios beneficios: una mayor satisfacción y productividad de los empleados, el combate del sedentarismo y una disminución de los metros cuadrados en relación a una oficina tradicional con el consecuente ahorro en gastos de operación de la empresa. (Sepa más acerca de las nuevas formas de trabajo en esta nota)
3. Atraer y retener talentos
El progresivo crecimiento de las jóvenes generaciones dentro del mercado laboral ha provocado grandes cambios en la forma de entender el trabajo. Ahora se ha hecho evidente que es necesario buscar nuevas formas de compensación para que los trabajadores con valor se sientan a gusto en la empresa y, por lo tanto, decidan quedarse en ella. El empleado ya no busca solo las mejores condiciones salariales sino que aprecia otras características de la compañía tales como su cultura corporativa, un ambiente de trabajo estimulante, la flexibilidad horaria o la inversión en formación, además de otros beneficios tales como unas instalaciones que cuenten con la mayor cantidad de servicios para el empleado.
Una oficina innovadora que contemple el bienestar de sus ocupantes tiene que dar apoyo tanto a la salud física como al bienestar psicológico y emocional de las personas. La integración de estas dimensiones ayuda a la creación de ámbitos donde la gente se siente más comprometida, es más productiva y al mismo tiempo puede relajarse, socializar y sentirse cómoda dentro de un espacio estimulante y atractivo con el consecuente aumento en la productividad.
Conscientes de que el diseño interior de los espacios de trabajo tiene un impacto directo sobre el desempeño, la satisfacción y la productividad de las personas, las empresas en busca de nuevas fórmulas para retener y atraer a los jóvenes talentos, multiplican los servicios que brindan a sus colaboradores.
Las áreas de descanso de hoy tienen refrigeradores, cómodos sillones y pequeñas mesas con sillas, diferentes sabores de café y zonas al aire libre. Otras compañías ofrecen gimnasio, servicio de lavandería, almuerzo y cena tipo buffet, etc. Las madres pueden atender a sus hijos pequeños en la sala de lactancia y, haciendo honor al paradigma multicultural de los entornos del siglo XXI, también hay salas de oración, yoga y meditación.
Finalmente, en una época en la que el trabajo repetitivo estará cada vez más automatizado, lo que determinará el éxito de una organización será contar con el mejor talento humano entre sus filas. En ese sentido, el espacio de trabajo es, sin duda, una poderosa arma de seducción.
4. Lograr una oficina inclusiva
Hoy, las organizaciones son cada vez más diversas. La globalización, el desarrollo de las tecnologías de la información, los cambios demográficos, la inmigración, el nuevo papel de la mujer en el mercado laboral, la consolidación de los derechos humanos, el desarrollo de la ideología de género y la solidaridad con la discapacidad, entre otros factores, están ayudando a consolidar esta tendencia.
La conciencia de esta diversidad –que no solo abarca las características antropométricas de las personas sino también sus diferencias culturales, idiomáticas, etarias, religiosas, funcionales, etc.– también está presente en la oficina, el ámbito donde se desarrolla gran parte de nuestra vida.
Considerar las distintas aptitudes de la fuerza laboral a la hora de planificar el diseño interior del espacio de trabajo es una necesidad ineludible que, además de ser moralmente deseable, proporciona ventajas adicionales que permite a las empresas entender mejor las necesidades de los distintos mercados, tomar mejores decisiones, generar soluciones y estrategias alternativas, y potenciar la satisfacción y el compromiso de los empleados; las personas que se sienten valoradas e incluidas tienen una mayor lealtad con la empresa.
Aplicar los principios del Diseño Universal también ayudará a crear entornos inclusivos que puedan ser utilizados por todos los usuarios ya sean altos, bajos, obesos, zurdos, diestros, discapacitados, adultos mayores, jóvenes, etc.
Las empresas del siglo XXI deben ser capaces de gestionar la diversidad, de atraer, retener y desarrollar una fuerza de trabajo heterogénea, y de gestionar el trabajo diario y los procesos de tal manera que la participación y la colaboración entre personas diferentes produzca un valor agregado.
5. Ser sustentable
La sustentabilidad no es un plus adicional, es un requerimiento que está en la base de las demandas de la sociedad y las empresas deben cumplir un rol cada vez más activo en la preservación del medio ambiente. El exceso de iluminación artificial y de aire acondicionado ya no constituye un modelo aceptable. Actualmente, muchas organizaciones han comenzado a adoptar una arquitectura sustentable a raíz de los beneficios que esto implica: reducción de costos, mayor eficiencia energética, atracción y retención de personal, y mejoras en la productividad, la reputación y los servicios prestados.
Para efectivamente lograr una oficina sustentable no solo hace falta considerar la localización, la envolvente, los materiales y la eficiencia energética del edificio. También hay que tener en cuenta el uso eficiente del espacio junto con un manejo responsable del agua y la basura, todo sustentado en la cultura de la organización. Y el panorama no estaría completo si no incluyéramos al actor principal: el usuario. La evidencia demuestra que las organizaciones que quieran implementar políticas sustentables exitosas deberán contar con la participación activa y el compromiso de los trabajadores. La verdadera sustentabilidad se encuentra en la intersección entre el entorno físico, la tecnología y las personas.
