El lugar de trabajo está experimentando un cambio radical. Desde la época de los entornos tradicionales, donde los trabajadores realizaban sus tareas “anclados” a un escritorio, hemos evolucionado hacia un ambiente donde fluye la información en cualquier momento y lugar gracias a la conectividad ubicua de los nuevos dispositivos portátiles. Tendencias tales como BYOD y la utilización de los servicios en La Nube junto con la amplia difusión de los teléfonos inteligentes y las tabletas están redefiniendo la forma en la que se organizan los lugares de trabajo. La oficina ya no es solo un espacio físico sino que se ha transformado en un hub de conectividad para ayudar a las personas a realizar sus tareas de forma eficiente: el espacio de trabajo como un servicio. Workplace as a Service es un nuevo concepto que entiende el lugar de trabajo como un espacio conectado, colaborativo e innovador.
La rápida evolución de las tecnologías de la información y la comunicación producida en los últimos años ha provocado importantes cambios económicos, sociales y culturales a escala global. Hoy existe una amplia gama de herramientas -la telefonía móvil, las redes inalámbricas, las plataformas portátiles y diversos soportes y canales destinados al tratamiento y el acceso a la información- que se han convertido en la quintaesencia de estas transformaciones.
Estas tecnologías también han hecho posible la descentralización del trabajo. Actualmente, una gran proporción de la fuerza laboral es móvil, accede a las aplicaciones, datos y servicios corporativos desde otras locaciones, y realiza sus tareas desde ubicaciones remotas tales como hoteles, aeropuertos, oficinas de clientes, etc. Esto permite una mayor flexibilidad y un trabajo en red más intenso, lo cual favorece la interacción y la constante adaptación a un entorno en continuo cambio.
Como resultado se estima que en el futuro un tercio de la fuerza laboral ya no desarrollará sus tareas desde la oficina, y los lugares de trabajo tendrán muchos menos puestos fijos. Estas son las principales tendencias que están cambiando la forma en la que trabajamos:
- Fuerza de trabajo distribuida.
Con el aumento de la disponibilidad de la tecnología y de la movilidad de la fuerza laboral, las empresas están reduciendo el espacio físico y aumentando las inversiones en herramientas de colaboración basadas en La Nube para permitir que los trabajadores puedan acceder a los recursos corporativos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Movilidad.
La tecnología es cada vez más pequeña, más rápida, más portátil, más accesible y más ubicua, lo cual significa una mayor movilidad.
- Consumerización.
Se trata de una tendencia creciente en la cual las nuevas tecnologías de la información surgen primero en el mercado del consumidor y luego se propagan hacia las organizaciones. Actualmente, la tecnología en el lugar de trabajo está siendo impulsada por el usuario (consumidor), quien la lleva al lugar de trabajo tornando desactualizados los dispositivos corporativos. Esto ha llevado a que muchas empresas ya hayan adoptado algún tipo de estrategia BYOD (Bring Your Own Device).
- Virtualización del entorno de trabajo.
Las infraestructuras tecnológicas están cambiando de un entorno fijo a un entorno de escritorios virtuales donde las aplicaciones y la información están alojadas en ubicaciones centralizadas en lugar de ser administradas individualmente.
- Cloud Computing.
En la actualidad, con la gran difusión que están alcanzando los dispositivos 3G y 4G, las notebooks, las tabletas, etc., nace y toma fuerza un nuevo concepto: el Cloud Computing, una tendencia que se basa en la prestación de servicios de IT, de software y de capacidad de procesamiento a través de redes privadas o públicas. El Cloud Computing utiliza la conectividad ubicua de Internet para eliminar las restricciones físicas y permite la virtualización del entorno de operación. Es indispensable cuando se trabaja desde dispositivos móviles que no tienen capacidad de almacenamiento.
Los servicios ofrecidos en La Nube van desde el hardware hasta el software. En la práctica, los proveedores tienden a ofrecer servicios que pueden ser agrupados en tres categorías: IaaS (Infrastructure as a Service), PaaS (Platform as a Service) y SaaS (Software as a Service).
- Bring Your Own Device.
Dentro de los entornos corporativos, la tendencia BYOD, acrónimo de Bring Your Own Device (trae tu propio dispositivo), es conocida desde hace ya mucho tiempo y, de hecho, está empezando a generalizarse en la mayor parte de las empresas. Se calcula que en algunos países, más del 70% de las compañías dan soporte a programas de BYOD de algún tipo.
Obviamente, BYOD también trae una serie de problemas, ya que la administración de un parque heterogéneo de dispositivos implica conflictos en las políticas de gestión, incremento en las necesidades de soporte y mantenimiento, y una cantidad indeterminada de vulnerabilidades de seguridad.
Qué es Workplace as a Service
Al igual que los servicios típicos de Cloud Computing mencionados anteriormente -IaaS, PaaS y SaaS- el modelo Workplace as a Service (WaaS) se basa en la tecnología de La Nube para entregar todos los recursos corporativos necesarios para que la nueva generación de trabajadores móviles pueda llevar a cabo sus tareas sin importar dónde se encuentre. De esta manera, aquellos que lo necesiten pueden acceder a las aplicaciones y documentos que requieran desde cualquier lugar con acceso a Internet, y trabajar con ellos como si estuvieran en la oficina.
En consecuencia, el departamento de IT dejará de ser el proveedor de servicios de la empresa. El proveedor de La Nube será el responsable de entregar los recursos -aplicaciones y servicios- que requiera la operación de la compañía. El equipo de IT definirá qué servicios se virtualizarán y cuáles serán los requisitos de funcionamiento que deben cumplir.
Sin embargo, WaaS no solo debe asegurar que los trabajadores tengan acceso a las aplicaciones y los datos que necesiten para desarrollar eficazmente su tarea; también debe ser capaz de administrar eficientemente los dispositivos móviles de toda la compañía, dar soporte BYOD para equipos portátiles, tabletas y smartphones, y garantizar que el modelo cuente con la seguridad apropiada: la forma de acceso a los recursos, la ubicación física de la red desde la que accede el usuario, los requisitos de seguridad de la organización, el tipo de dispositivo y la propiedad de ese dispositivo.
La implementación del modelo WaaS requerirá un delicado equilibrio entre la confiabilidad y la productividad, ya que existe un riesgo de seguridad latente que debe ser minimizado. La información viaja a través de la red por lo que se incrementa el peligro de que pueda ser interceptada o modificada por un tercero.
Se podría pensar que acceder al correo electrónico corporativo desde un smartphone personal no encierra un gran riesgo potencial, pero eso dependerá del contexto de seguridad que requiera cada organización para su operación. Las entidades bancarias, las organizaciones gubernamentales, las aseguradoras y, en general, todas aquellas empresas u organismos que trabajen en un entorno de seguridad y confidencialidad alta -sin importar la envergadura que tengan- estarán interesadas en poder garantizar la confiabilidad de los accesos y los niveles de seguridad.
También hay que considerar que los usuarios de WaaS pueden trabajar en todo tipo de lugares (otra sucursal de la misma empresa o un sitio externo) y necesitan tener acceso a los recursos corporativos desde otras redes con diferentes niveles de seguridad. También pueden acceder cuando están en su casa, a través del Wi-Fi de una red pública en un aeropuerto, en una cafetería o en muchos otros lugares.
Un modelo con ventajas
El modelo WaaS tiene grandes ventajas competitivas; su flexibilidad puede darle a la empresa una enorme capacidad para capturar mercados emergentes, de rápido desarrollo y que demandan soluciones con un contenido tecnológico muy alto. He aquí algunos de los beneficios:
- Reducción de los requerimientos de espacio físico.
Con este modelo, el diseño del espacio de trabajo debe estar al servicio de una fuerza laboral flexible y móvil. Si el espacio del trabajador nómada se ha trasladado dondequiera que esté, mantener un puesto de trabajo que estará vacío la mayor parte del tiempo significa un desperdicio de m2 que se traducirá en costos. La reducción de la superficie necesaria es una de las mayores consecuencias de WaaS, la cual puede llegar a alcanzar valores de hasta un 40% con el consiguiente ahorro en los costos de alquiler, operación y mantenimiento. Además, la paulatina virtualización de los procesos de trabajo hace que el espacio necesario para el almacenamiento de documentos físicos se reduzca drásticamente y que se pueda ahorrar hasta un 20% de superficie adicional en espacios para archivo.
Una oficina que ocupa menos espacio tiene un menor impacto ambiental en términos de consumo energético, emisiones de carbono, producción de residuos y polución ambiental. Si además se adoptan políticas de bajo consumo de papel en el nuevo entorno tecnológico de WaaS, se sumará otra iniciativa al cuidado del medio ambiente.
- Mayor flexibilidad.
Los trabajadores tienen una mayor dosis de flexibilidad para determinar sus horarios y esquemas de trabajo. Pero la empresa también puede adaptarse rápidamente a nuevos requerimientos y optar por propuestas más convenientes frente a las condiciones variables del mercado.
- Mayor productividad.
Trabajar desde otra locación (la casa, la oficina de un cliente, etc.) provee más tiempo de trabajo efectivo porque hay menos interrupciones, mayor satisfacción y mayor compromiso. Además, el ausentismo se reduce en hasta un 70% y el trabajo no se ve afectado por eventualidades tales como problemas climáticos o de tránsito. Pero no todos los trabajos se pueden realizar a distancia. Investigaciones realizadas por psicólogos organizacionales han demostrado que el aumento de la productividad depende de cada tarea en particular.
- Potencia el trabajo colaborativo.
El uso de aplicaciones informáticas a través de Internet permite que varias personas puedan trabajar en un mismo documento a la vez, en tiempo real. Así, se fomentan la comunicación y la colaboración tanto entre los mismos empleados como con los clientes y proveedores.
- Atracción y retención de talentos.
Las empresas que operan en un entorno de WaaS pueden centrar sus esfuerzos en contratar a la persona más adecuada para el trabajo, independientemente de su lugar de residencia. Al mismo tiempo esto permite a los empleados la flexibilidad de vivir donde lo elijan, sin importar la distancia geográfica de la oficina corporativa.
- Beneficios económicos.
La adopción de WaaS permite adquirir la infraestructura necesaria para proveer los servicios requeridos en mucho menos tiempo. Esto tiene un impacto fundamental en la agilidad de la empresa y permite reducir los costos asociados con los retrasos. Además, permite que las organizaciones se puedan dedicar de manera más efectiva a su core business.
La adopción de este modelo reduce los gastos asociados con la compra de nuevos sistemas o licencias de aplicaciones, con el mantenimiento de esos sistemas y con los gastos relacionados con el personal encargado de ello.
La oficina como servicio
Con la adopción del modelo WaaS, la configuración de la oficina deberá reflejar el nuevo modo de trabajar. Un trabajo flexible requerirá un espacio flexible, con un incremento de las áreas compartidas en detrimento de las privadas, versatilidad para la reconfiguración y adaptación a los distintos requerimientos, espacios que favorezcan los encuentros ocasionales, las reuniones informales, el trabajo en equipo y la colaboración.
Dado que no siempre será posible reunir a todos los miembros del grupo de trabajo en el mismo espacio físico, será de gran utilidad contar con salas para videoconferencia y telepresencia.
En definitiva, una estrategia integradora para el diseño de la nueva oficina debe incluir no solo las referencias del entorno físico donde se realiza el trabajo sino también el conocimiento de las tecnologías utilizadas, del proceso de trabajo y, lo más importante, de la cultura de la empresa.
FUENTE: FM&WORKPLACES #75
