Por Claudio Blum
Hoy en día, gracias a los avances tecnológicos y a la disponibilidad de nuevas herramientas, podemos acceder a un buen sistema de gestión que resulte accesible; que acompañe el crecimiento de los distintos procesos y que ayude a la empresa o a la organización a mejorar y a medir su productividad.
¿Cómo podemos mejorar la gestión? Esta es la pregunta
Un software de gestión consiste en cualquier tipo de soporte digital (software) que tenga como finalidad ayudar a una empresa o a una organización a mejorar su productividad o a medirla.
Estos sistemas de información, que operan a partir de bases de datos, están orientados a administrar o gestionar un negocio desde una plataforma integrada. De ese modo, la información puede ser analizada de manera dinámica y volcada en informes para dar soporte a distintas actividades en una empresa o a diferentes procesos de una actividad.
En este sentido, es especialmente necesario, optar por el uso de herramientas de gestión que sirvan tanto en la operatoria diaria como para medir diferentes variables relacionadas al negocio, a lo largo del tiempo. El objetivo es lograr una planificación de las actividades, en el mediano y largo plazo, que se vea reflejada en beneficios operativos y económicos.
Las ventajas de un sistema de gestión
Un buen sistema de gestión permite -por ejemplo- obtener indicadores y estadísticas, contar con alertas de vencimientos, poder reconocer cuál es la oportunidad de ahorro para un período determinado o cuáles son los tiempos de respuesta dados frente a diferentes etapas de un proceso. Posibilita, también, administrar la información de los proveedores, de los costos y de la actividad de un área, entre otras funcionalidades.
Una de las principales ventajas de contar con un sistema de gestión es que le permite al Facility Manager la planificación de estrategias de mejoras y ahorros, ya que se evita la sobrecarga de trabajo y la dificultad para acceder a la información del negocio.
¿Cómo se implementa?
Si bien la primera etapa del proceso de implementación demanda trabajo, el sistema genera con rapidez la posibilidad de organizar estratégicamente la información y permite obtener mejores resultados administrativos.
Cualquier proceso de mejora requiere de apoyo en la gestión, de estar alerta al feedback para hacer revisiones y ajustes, de buscar resultados mensurables.
La implementación implica el compromiso de cada uno de los miembros del proceso desde el área de soporte corporativo: desde el staff asignado al cliente hasta el cliente mismo. Es importante involucrar al cliente en este proceso ya que será el principal beneficiado con los resultados y, asimismo, será quien nos pueda facilitar gran parte de la información necesaria para la puesta en marcha de los sistemas. Una información pobre o deficiente impacta directamente sobre la eficiencia de todo el proceso. Es por eso que la información exacta y su actualización permanente son las claves para lograr los resultados esperados. Estos valen el esfuerzo realizado en la implementación. Mejorar los procesos es una gran decisión a la hora de optimizar la gestión, y en consecuencia, de optimizar los resultados.
¿Qué procesos de Facility Management podrían mejorar con la implementación de softwares de gestión?
Hasta el momento, se venía relacionando el software de gestión principalmente con las tareas de mantenimiento. De esta manera, se han podido sistematizar y seguir los procesos desde la generación de una orden de pedido hasta la finalización de la tarea. Esta información resultaba de gran utilidad para la evaluación de indicadores fijados en cada Service Level Agreement (SLA) y para la generación de informes de gestión al cliente.
El FM comprende diversas disciplinas de administración y operación sobre activos y gastos, algunas de las cuales son la gestión de la energía y la administración de flotas de vehículos. El objetivo perseguido al implementar un software de gestión es ofrecer un servicio de excelencia junto con el soporte de herramientas tecnológicas innovadoras.
Los sistemas de gestión deben ser diseñados de tal forma que puedan gestionarse desde cada cliente. Esto permite que el Facility Manager pueda trabajar en forma autónoma en su sitio de trabajo a la vez que cuenta con el soporte adaptado al servicio acordado y/o a las necesidades de la compañía.
Se trata de herramientas de fácil acceso y manejo, que pueden ser utilizadas sin mayores dificultades por el FM y sus equipos en su tarea cotidiana.
- Software de gestión de energía
Frente al actual contexto energético y la importancia de la gestión de energía a nivel global, se hace imprescindible para cualquier empresa optimizar sus recursos energéticos.
La gestión energética consiste en la optimización del uso de la energía a través de una utilización racional y eficiente, que no tenga repercusiones sobre el nivel de las prestaciones. Una buena gestión energética no solo tiene como meta reducir los costos sino que también demuestra el compromiso de la empresa con el medio ambiente.
A través de la gestión energética, se pueden detectar oportunidades de mejora en aspectos relacionados con la calidad y seguridad del sistema energético, teniendo siempre como objetivo final alcanzar altos niveles de eficiencia energética. En definitiva, podemos decir que la eficiencia energética, se refiere fundamentalmente a la gestión, para lo cual es indispensable considerar la mejor opción de contratación de energía.
El software de gestión de energía permite:
- Mantener un archivo digital de facturas de energía.
- Administrar las bases de datos.
- Optimizar y controlar la demanda energética.
- Analizar la curva de demanda.
- Estudiar los ratios de consumo y de costos.
- Identificar los desvíos de consumo, cargos e impuestos.
- Realizar el seguimiento de reclamos y trámites con las empresas de energía eléctrica.
- Realizar la simulación de ahorros por recontrataciones y cambio de tarifa o mercado eléctrico
Este tipo de software facilita el manejo de la información de manera rápida y eficiente para poder asesorar a nuestros clientes sobre cuál es el mejor momento para recontratar, cuál es el ahorro estimado por esa recontratación, cuáles son los desvíos en la facturación de energía, cuál es su nivel de consumo en diferentes períodos estacionales, etc.
- Software de gestión de flotas
La gestión de flotas consiste en la administración del conjunto de vehículos de una empresa. La misma puede incluir una variedad de funciones tales como administración de gastos, trámites, mantenimiento, control de siniestros, gestión de compra, de las licencias, del control de combustible, de los seguros, etc.
Hoy en día, el rol del gestor de flotas ha cobrado una mayor importancia debido a la búsqueda de optimización de los recursos de la empresa y de las inversiones realizadas. En este contexto, cualquier medida tendiente a organizar la tarea y a mejorar los procesos, cobra mayor relevancia.
El software de gestión de flotas facilita la administración y control de los vehículos en todas sus fases, desde la adquisición hasta su venta y centraliza la información de los conductores.
El software de administración de flotas de vehículos admite:
- Gestionar de forma completa la nómina de conductores y vehículos.
- Controlar la eficiencia de cada unidad adquirida.
- Generar estadísticas y reportes.
- Obtener avisos de vencimiento de pagos y mantenimientos.
- Unificar todos los gastos asociados a un vehículo.
La gestión de flotas permite minimizar o eliminar los riesgos asociados con la inversión en vehículos y mejorar su eficiencia y productividad, cumpliendo con la normativa legal vigente. Es por ello que los principales beneficios de este software se ven reflejados en la reducción de costos, la mejora en la calidad del servicio, el ahorro de tiempos operativos y el cumplimiento de las normativas.
¿Hacia dónde vamos?
Las empresas configuran cada día más sus actividades en torno a procesos, de este modo pueden garantizar la consecución de sus objetivos de una forma más cuantificable, más controlada y más sistematizada.
La búsqueda de la mejora continua no solo está dirigida a productos y servicios sino, fundamentalmente, a los procesos involucrados en la concepción del producto o en la prestación del servicio. En este sentido, replantearse procesos o la forma en que se llevan a cabo implica orientarse hacia esta búsqueda.
La implementación de metodologías de mejora de procesos, conjuntamente con la experiencia y el profesionalismo del capital humano afectado a las tareas, permiten no solo la optimización de los resultados sino que también garantizan la satisfacción del cliente al ver cumplidos sus objetivos.
Estos nuevos softwares de gestión garantizan un sistema de definición de los procesos y de cambios que, en definitiva, forman parte de un sistema de mejora continua.
FUENTE: FM&WORKPLACES #68
