Víctor Feingold, Ceo de Contract Workplaces, explica algunas de las estrategias que colaboran con la eficiencia en el espacio de trabajo.
Por Víctor Feingold, CEO de Contract Workplaces.
Hoy en día, nos encontramos frente a un cambio de paradigma en nuestra concepción del trabajo y por consiguiente, del lugar en donde lo hacemos. Las organizaciones entienden que el espacio de trabajo es una poderosa herramienta de gestión de sus recursos humanos, de comunicación de sus valores e identidad de marca y de potenciación de su capacidad productiva y de innovación.
Las nuevas oficinas ya no sólo deben cumplir con el objetivo de optimizar el uso del espacio y reducir los costos de ocupación y mantenimiento, sino también, con el de hacer más eficiente las tareas de las personas.
Para lograrlo, es necesario generar un ambiente flexible, funcional y saludable, que otorgue el soporte adecuado a las actividades básicas de un día de trabajo: tareas individuales, trabajo colaborativo, capacitación y sociabilización. Para cada actividad es necesario contar con distintos grados de privacidad, niveles de ruido, tipos de equipamiento y la tecnología específica. La estrategia entonces, es dotar al nuevo espacio de trabajo con áreas diseñadas para cada uso, que permitan a las personas trasladarse de acuerdo a sus necesidades.
En este modelo, la imagen de un empleado “atado” a un puesto fijo durante 8 horas diarias, da lugar a un esquema en el cual se privilegian los puestos de trabajo no asignados versus los puestos fijos, los espacios abiertos versus las oficinas privadas y que ofrece una variedad de opciones para realizar reuniones programadas, encuentros informales y trabajo de alta concentración, sin descuidar el descanso y el esparcimiento.
Los nuevos trabajadores son mucho más sensibles a las prestaciones que les ofrece el espacio de trabajo y suele ser un factor decisivo a la hora de aceptar una propuesta laboral. Ésta estrategia de diseño de espacios laborales genera un ahorro constatable del orden del 30% al cabo de un año de implementado, ya que disminuye el ausentismo por enfermedades generadas por un entorno no saludable y favorece la retención de talentos disminuyendo la rotación voluntaria. Pero además, optimiza el uso de los metros disponibles bajando costos de mantenimiento y reduciendo el gasto de energía eléctrica gracias a un uso inteligente de la luz natural.
Algunas de las estrategias más utilizadas son:
Organizar los espacios de acuerdo con las actividades y no con las jerarquías. La ecuación: a mayor jerarquía más espacio privado, generalmente implica una gran cantidad de metros subutilizados, ya que, debido a sus compromisos, los altos ejecutivos suelen ser los que menos tiempo están en sus oficinas. Estos metros, generalmente privilegiados en cuanto a luz natural, vistas y ubicación estratégica, pueden destinarse a espacios colaborativos o puestos operativos con alta tasa de ocupación.
Asumir que todos somos trabajadores móviles. Hoy en día la tecnología nos permite hacer el trabajo individual en cualquier momento y desde cualquier lugar, por lo que la oficina corporativa ha devenido en un espacio de encuentro, trabajo en equipo, y creación de identidad y cultura. Por lo tanto el foco debe ponerse en la creación de áreas comunes y trabajo colaborativo. Hoy en día es habitual encontrar casi el 60% de los puestos de trabajo fijos vacíos mientras que las salas de reuniones permanecen colapsadas.
Crear espacios flexibles y multifuncionales. La posibilidad de que un ambiente pueda brindar distintos usos a lo largo del día es un recurso muy valorado por las organizaciones. Cafeterías que funcionan como salas de capacitación fuera delos horarios de almuerzo, grandes salas de directorio que se subdividen en dos o tres salas de reuniones pequeñas, áreas de living que funcionan como recepción de visitas externas, espacio de reunión informal de equipo y zona de descanso, son algunos de los ejemplos favoritos dentro de esta tendencia.
Adoptar políticas de digitalización, uso de la nube y paperless. En la mayoría de las oficinas, el espacio que se destina al almacenamiento de papel oscila entre un 15% y un 17% de la superficie disponible. La digitalización de documentos, el uso de dispositivos móviles, el almacenamiento en la nube y las políticas de reducción y concientización en el uso del papel, liberarán muchos de los metros cuadrados que hoy se destinan a archivos y bodegas.
Adoptar prácticas sustentables. La compañías ambientalmente responsables no sólo logran reducir sus costos sino que obtienen una mayor satisfacción y orgullo por parte de sus colaboradores y una imagen corporativa muy valorada por la comunidad. Existen variedad de dispositivos de automatización que permiten reducir el uso de energía eléctrica y el agua, generando un ahorro económico del orden del 30%.
Como vimos, el espacio de trabajo puede hacer mucho por una compañía en términos de satisfacción, productividad y compromiso de las personas, imagen de marca y optimización de costos de ocupación y mantenimiento. El desafío, es ser capaces de acompañar estos modelos con un profundo cambio en los estilos de management, gestión de resultados y medición del desempeño, pero eso, ya es tema para otra nota.
EL MERCURIO/Opinión/Chile
