La irrupción y rápida expansión de las tecnologías de la comunicación, la popularización de las redes sociales y el crecimiento de la conciencia ambiental -entre otros factores- están dando lugar a grandes cambios en la estructura económica, social y cultural del nuevo mundo globalizado. Las formas de trabajo han cambiado drásticamente y las organizaciones se han transformado en el laboratorio donde se ponen a prueba nuevos modelos de gestión. La Holocracia -un concepto difundido por Brian Robertson, ex desarrollador de software y empresario devenido en gurú del Management- está emergiendo como la nueva estrella del cambio. La clave del sistema se basa en la idea de autoorganización y autoridad distribuida que no define a las personas según su jerarquía sino de acuerdo con los roles que desempeñan.
Actualmente, las grandes organizaciones se han transformado en el banco de pruebas de nuevos modelos de gestión tendientes a erradicar los mayores males del nuevo milenio: la falta de compromiso, la dificultad para tomar riesgos, la falta de flexibilidad frente a un mercado volátil y en permanente cambio y la necesidad de captar las mejores ideas de los colaboradores.
A lo largo de la historia se han sucedido distintos enfoques pero, a modo de síntesis, se pueden mencionar los cuatro grandes modelos que han marcado el desarrollo y la evolución del Management: el paradigma clásico inspirado en Smith y Taylor que imperó hasta la década del 30, el reformista hasta 1970, el capitalismo industrial en los 80 y el capitalismo financiero hasta los 90.
A partir de los grandes cambios surgidos a fines del siglo XX tales como la irrupción y rápida expansión de la tecnología de la comunicación, la globalización y la conciencia ambiental junto con la sensación de que las organizaciones están por encima de las personas -personas cuyo papel parece meramente instrumental; un recurso más a la altura de los activos y el capital-, cobra impulso la búsqueda de una alternativa a los modelos tradicionales del Management. El factor humano se transforma en el argumento central de los estudios sobre administración, gestión humana, gerencia, teoría organizacional, sociología y psicología del trabajo.
Es en este contexto donde empiezan a surgir nuevas formas de organización con estructuras menos jerárquicas, más planas, flexibles y escalables, adaptadas a un nuevo contexto económico, cultural y social donde prevalecen el cambio rápido y la volatilidad.
Vientos de cambio
Hoy en día, las organizaciones se enfrentan a nuevos retos tales como el aumento de la complejidad de los mercados, el crecimiento de las conexiones globales, la inestabilidad económica y la creciente presión para ser sostenibles y éticas. Las estructuras verticales basadas en los preceptos de jerarquía y control ya no responden a la realidad actual que demanda mayor agilidad y cambios rápidos.
Frente a este escenario, algunas organizaciones están adoptando estrategias creativas basadas en la capacidad de autoorganizarse y evolucionar en tiempo real. Uno de los modelos que se están haciendo más conocidos es la Holocracia, un concepto difundido por Brian Robertson, ex desarrollador de software y empresario devenido en gurú del Management.
La historia de esta disruptiva forma de organización comienza en 2001 cuando Robertson funda la empresa Ternary Software, la cual destacaba por ensayar formas más democráticas de gestión interna. A principios de 2007 la experimentación pasó de Ternary a HolacracyOne, una nueva organización formada por Robertson y el empresario Tom Thomison donde el concepto finalmente maduró y también pudo ser aplicado por otras organizaciones. En 2010 se formalizó la “Constitución de la Holocracia”, la cual establece los principios fundacionales y las prácticas del sistema brindando apoyo a las compañías que han decidido adoptarla.
Una de las mayores diferencias entre la Holocracia y otros estilos de gestión plana es que hay un proceso de gobierno determinado por la constitución que define cómo se asigna el poder de decisión a través de roles.
¿Qué es la Holocracia?
El término “Holocracia” proviene del concepto de “holoarquía” (término que deriva de la voz griega holos, que alude a un elemento que es al mismo tiempo una entidad autónoma y parte de un todo), expresión acuñada por Arthur Koestler, escritor y periodista húngaro, en su ensayo The Ghost in the Machine (1967).
La holoarquía es la forma en la que se organiza la naturaleza. Cada célula del cuerpo, por ejemplo, es una entidad independiente y, al mismo tiempo, forma parte de un todo mayor tal como puede ser un órgano; ese órgano, a su vez, está autocontenido y forma parte de un todo mayor: el cuerpo. La holoarquía implica al mismo tiempo la autonomía y la colaboración en todos los niveles. Este es el tipo de estructura que utiliza la Holocracia y constituye, de acuerdo con sus creadores, la raíz del término en sí mismo: es el gobierno de y por la holoarquía organizacional.
Pero aunque puede verse como un modelo relativamente nuevo, la Holocracia es en gran parte una integración y extensión de modelos existentes que han estado en circulación desde los años 60: en la sociocracia de Gerard Endenburg y los equipos autónomos de trabajo, y en nociones más recientes tales como la inteligencia colectiva, la cibernética y la matemática fractal.
Puesta en práctica de la organización holocrática
La Holocracia, a menudo erróneamente caracterizada como “plana” o “anárquica”, es en realidad un modelo de gestión altamente estructurado, orientado a distribuir la autoridad, que permite la autoorganización y cuenta con reglas y procesos cuidadosamente probados. Las empresas que la utilizan son eficaces porque están construidas sobre una sofisticada plataforma social que permite a la compañía organizarse a sí misma.
Una de sus características más conocidas y difundidas es la sustitución de las tradicionales jerarquías de gestión piramidal por una estructura basada en la idea de holoarquía. Para ayudar a repensar la forma en la que cada organización funciona a su nivel más fundamental, la Holocracia incluye los siguientes elementos:
- Una Constitución que establece las “reglas del juego” y redistribuye formalmente la autoridad.
- Una forma de estructurar la organización y definir los roles y las responsabilidades de las personas.
- Un proceso de toma de decisiones único para la actualización de los roles y sus áreas de autoridad.
- Un proceso de encuentro para mantener a los equipos en sincronía y llevar a cabo el trabajo en equipo.
- Las reglas del juego
Cuando una empresa adopta la Holocracia como sistema de gestión, el primer paso lo constituye la ratificación formal de la Constitución. A partir de entonces, queda allanado el camino para una distribución del poder a través de todos los niveles de la organización.
La Constitución de la Holocracia es un documento genérico aplicable a cualquier organización que desee utilizar el método. Cuando una empresa adopta formalmente la Holocracia, la autoridad ya no proviene del líder ubicado al tope del organigrama sino que es asignada a un proceso explícitamente detallado en la Constitución de la Holocracia. Todos están obligados por esas mismas normas -incluso el CEO- cuya transparencia asegura que ya nadie tenga que depender de las políticas de la oficina para llevar adelante sus tareas. Este cambio desde el liderazgo personal hacia un sistema de poder distribuido es fundamental para este nuevo paradigma.
- De círculos y roles
La Holocracia sustituye la jerarquía piramidal por un sistema basado en la holoarquía, la cual se puede representar por una estructura de círculos anidados. Cada círculo es un equipo que está formado por un conjunto de roles agrupados en torno a una función específica: un equipo específico de proyectos, un área completa, una función de apoyo o una línea de negocio. Cada círculo constituye un holon, una entidad autoorganizada que existe dentro del contexto de un círculo más amplio (de nivel superior) que lo trasciende y lo incluye hasta llegar al “super círculo” que representa la totalidad de la organización.
Cada círculo mantiene y expresa su propia identidad ejerciendo su propia forma de liderar, hacer y evaluar, manteniendo su propia memoria y sistemas de aprendizaje, y persiguiendo el propio propósito que le viene marcado por el círculo de nivel superior. Las reglas para este círculo dentro de la organización se aplican en todos los niveles.
La Holocracia organiza la empresa en torno al trabajo que hay que hacer, no en torno a las personas que lo hacen. Por lo tanto, las unidades primordiales de este modelo no son las personas sino los roles que estas cumplen. Como la mayoría de la gente lleva a cabo múltiples funciones, cada miembro forma parte de varios círculos.
Gráfico 1. Estructura de círculos
Cada uno de los roles tiene autoridad para llevar a cabo ciertas tareas y perseguir ciertos objetivos junto con un conjunto de responsabilidades que especifican lo que se espera de ellos. Cuando estas responsabilidades se vuelven demasiado gravosas para una sola persona, el rol puede descomponerse en múltiples sub-funciones y convertirse en un círculo por derecho propio.
La definición de los roles se actualiza constantemente en base a las necesidades operativas del círculo. El proceso es totalmente transparente y está disponible en todo momento para cualquier miembro que quiera consultarlo.
- Gobierno y administración distribuidos
En las compañías tradicionales, la dirección y la administración de la organización se deciden verticalmente, desde el tope del organigrama hacia las bases. De esta forma, la descripción del trabajo, las estructuras de informes y las responsabilidades a menudo tienen poca relación con la realidad de la gestión diaria de la empresa.
Dentro de un sistema holocrático, el gobierno y la administración ocurren en todos los niveles de la organización. Se trata de un proceso continuo dentro de cada círculo que se formaliza en el transcurso de reuniones regulares celebradas con la participación de todos los integrantes.
Estas reuniones periódicas (usualmente mensuales) están altamente estructuradas y tienen como objetivo que todos salgan con una idea explícita de cuál es su responsabilidad, bajo qué limitaciones y a quién reporta. Las principales funciones de las reuniones de gobernanza son: explicitar los roles de cada uno, dar participación a todos los integrantes, enfocar el círculo hacia mejoras incrementales basadas en datos concretos y reestructurar la organización continuamente. El proceso es conducido por un facilitador de acuerdo con lo establecido en la Constitución antes mencionada.
De acuerdo con sus creadores, la distribución de la gestión mejora enormemente la participación y el aprendizaje; las personas que trabajan en la primera línea a menudo están mejor posicionadas para impulsar mejoras y hacer el seguimiento de los resultados dentro de sus áreas de conocimiento. A fin de seguir el ritmo de un mundo que cambia rápidamente, la gestión debe convertirse en una parte permanente de la organización en todos los niveles.
- Reuniones tácticas
Un buen gobierno permite que las operaciones sean más eficientes y productivas porque ayuda a puntualizar exactamente qué es lo que se espera de cada persona, al mismo tiempo que le otorga la autoridad necesaria para tomar decisiones dentro de su ámbito de responsabilidad.
En el ámbito de las operaciones, la Holocracia anima y capacita a las personas para que puedan llevar adelante sus propios roles actuando como mejor les convenga a fin de cumplir con los objetivos fijados por la organización. Para mantener los equipos coordinados y en funcionamiento se realizan reuniones tácticas semanales, las cuales ofrecen un ámbito ágil para tratar cuestiones relativas a las operaciones en curso, sincronizar a los miembros del equipo, y resolver cualquier problema que esté impidiendo el progreso de las tareas.
A fin de mantener la eficiencia, tanto las reuniones de gobernanza como las reuniones tácticas no se enfocan en buscar soluciones “perfectas” sino en llegar rápidamente a resultados viables que pueden ser reconsiderados cuantas veces sea necesario.
Gráfico 2. La Holocracia en la práctica
Conclusiones
La autoorganización es, quizás, el paradigma más efectivo para prosperar en ámbitos de alta complejidad e incertidumbre. De hecho, es la forma que adoptó la naturaleza para lidiar con el caos. Basta con mirar alrededor -incluso dentro de nosotros mismos- para encontrar miles de ejemplos de entidades trabajando autoorganizadamente en muchos niveles simultáneamente.
En este sentido, Brian Robertson es muy claro cuando afirma que la Holocracia brinda a las empresas la posibilidad de evolucionar desde adentro para adaptarse a las cambiantes condiciones de los mercados. Los mercados son muy dinámicos, pero la gran mayoría de las empresas tiene muy poca capacidad para evolucionar y adaptarse.
La clave para sobrevivir, afirma Robertson, es llevar la evolución dentro de la empresa. La Holocracia ofrece la posibilidad de incorporar dentro del ADN organizacional una mayor capacidad para evolucionar en forma dinámica y continua.
