Por Philip Ross
Actualmente está emergiendo un repertorio de nuevas tecnologías y soluciones que estimulan una colaboración fructífera. Cuanto más se utilicen estas nuevas tecnologías, más se incrementará la comprensión de los beneficios que conlleva la colaboración, lo cual se traducirá en un tránsito gradual desde el actual modelo de empresa, limitado y estático, hacia una visión más colaborativa, dinámica e integradora. Esta transición requerirá una visión conjunta de las personas, el espacio de trabajo y la tecnología, lo cual conducirá a crear el potencial necesario para el cambio y la innovación. Hay 8 principios que nos ayudarán a conseguir una colaboración exitosa.
La aparición de nuevas herramientas de colaboración en las futuras versiones del software también acelerará esta tendencia y provocará una adopción más amplia de estos principios. La curva de la tecnología de la colaboración de Gartner describe el cambio de la siguiente forma:
| Desde | Hacia | |
| Canal único de comunicación. | → | Canales heterogéneos. |
| Una aplicación por vez . | → | Diferentes aplicaciones en una sola ventana. |
| Uso de aplicaciones del entorno local. | → | Uso de aplicaciones del entorno local y de La Nube. |
| Uso de aplicaciones “bolt-on” (agregadas a un sistema sin necesidad de realizar modificaciones). | → | Uso de aplicaciones “built-in” (incorporadas). |
| Aplicaciones no compatibles. | → | Aplicaciones compatibles. |
| Colaboración solo dentro de la misma empresa. | → | Colaboración entre distintas empresas. |
| Aplicaciones orientadas a desarrolladores. | → | Aplicaciones mash up, orientadas a los usuarios. |
| Comunicación asincrónica. | → | Comunicación en tiempo real. |
Este aumento de la colaboración también es parte de la transición gradual hacia la organización permeable, donde las actividades ya no ocurren dentro de un “recinto amurallado”, sino fuera del firewall. En esta nueva organización, la comunicación con nuevas comunidades y con los socios se convierte en una necesidad.
Pero, además de las tendencias descriptas anteriormente, existen dos fuerzas externas fundamentales que acelerarán la tendencia hacia la colaboración: la demografía y la sustentabilidad.
Demografía
Por primera vez en la historia cuatro generaciones están trabajando juntas en la oficina. Los nuevos integrantes de la fuerza laboral, la Generación Y, promete ejercer más influencia de la que ha tenido la generación de sus padres, los Baby Boomers.
Este nuevo grupo, nacido entre 1980 y 2000, es reconocido por su confianza, su promoción de la igualdad en el lugar de trabajo y su aguda visión global. Pero lo más importante es que para sus integrantes la tecnología es intuitiva, invisible y esencial. Esto trae aparejado un importante impacto social: por primera vez en la historia, los más jóvenes son considerados como una autoridad en algo que las generaciones mayores no dominan de la misma manera.
¿Cuáles son las características de las otras tres generaciones?
- Generación tradicional. Nacidos entre 1928 y 1945, representan la fe en las instituciones, la lealtad, el cumplimiento y la importancia de trabajar duro. Aunque muchos de sus integrantes están jubilados, un porcentaje cada vez mayor se queda dentro de la empresa ofreciendo sus conocimientos y experiencia.
- Baby Boomers. Nacidos entre 1946 y 1965, aprecian la individualidad, la juventud y la aventura. Confían en la prosperidad, han humanizado el lugar de trabajo transformándolo en un espacio cómodo y han alentado la innovación en todos los niveles. Planean la posibilidad de la jubilación con una vida laboral activa a tiempo parcial ya sea en la modalidad de teletrabajo o de una consultoría.
- Generación X. Nacidos entre 1966 y 1977, se identifican como perezosos, ganadores y cínicos. Estos hijos del divorcio tienen un lema que podría ser un sarcástico “gracias por el mundo que nos dejaron”. Pero la Generación X también puede ser muy emprendedora. Carecen de las limitaciones sociales y culturales de sus predecesores.
La próxima generación -que todavía está en la escuela- será aún más radical en sus actitudes y en su visión del mundo. La Generación Net, o nativos digitales, ha crecido con la tecnología y con el uso de Internet de una manera muy diferente a otras generaciones. Aprenden en Internet, usan pizarras interactivas en la escuela y llevan más poder de cómputo del que sus predecesores tenían en su lugar de trabajo. Ellos serán la primera generación capaz de vivir on line, de leer en pantalla, de ser feliz con menos privacidad y de adaptarse a la conectividad ubicua.
Sustentabilidad
Los desplazamientos son una de las pautas más difíciles asociadas con el trabajo. Según las cifras de las Universidades de Sheffield y Michigan consumen una media de 80 minutos por día por persona en todo el mundo.
Trasladar una media de 10 millones de personas cada día para trabajar en una oficina ya no es sostenible. En el futuro surgirán diferentes estilos de trabajo basados no solo en el home office sino también en centros suburbanos y oficinas policéntricas que cambiarán la naturaleza de los desplazamientos. Pero a medida que surjan estos modelos de trabajo disperso y las personas se separen cada vez más de sus colegas, clientes y socios, se hará necesario crear nuevas formas de conectarse y colaborar.
Los 8 principios para una colaboración exitosa
Hemos identificado 8 principios para una colaboración exitosa. Tal como muestra el diagrama 1, la transición hacia un estilo de trabajo diferente requiere una visión integrada de los tres pilares fundamentales de cualquier organización: las personas, el espacio de trabajo y las tecnologías. Al considerar las dimensiones psicológica, física y virtual se pueden establecer diferentes tipos de comportamiento (tal como el trabajo de colaboración) a través de nuevos procesos apoyados por una infraestructura innovadora.
Esos 8 principios son los siguientes:
Diagrama 1 | El tríptico del trabajo. El encuentro entre las personas, el espacio de trabajo y la tecnología crea el potencial necesario para la innovación y puede cambiar la forma en que trabajamos | Fuente: UnWork.com
- Activity Based Working | La organización ágil
La gente ya no ocupa ni sus oficinas ni sus puestos de trabajo. Las encuestas muestran que, en un lugar de trabajo promedio, menos del 50% de los escritorios están ocupados en cualquier momento del día. Se necesita un nuevo abordaje del lugar de trabajo basado en equipos y tareas más que en departamentos y funciones. Este enfoque se denomina Activity Based Working (ABW) -explicado en la entrega anterior- y representa el futuro de las organizaciones ágiles.
Adoptar ABW requiere un replanteo fundamental tanto de la necesidad como de la provisión de espacio. Para ello hará falta un conocimiento detallado de la fuerza de trabajo junto con un mapeo del día de trabajo típico. Luego se asignarán una serie de tareas, junto con las tecnologías de apoyo adecuadas, de acuerdo con los parámetros establecidos. El balance costo-beneficio es difícil de establecer, pero es claro que uno de los puntos a favor será una reducción de los gastos generales en metros cuadrados; hasta un 30% en base a la experiencia.
La organización ágil se convertirá en uno de los principales impulsores de la colaboración. La velocidad de los mercados, la toma de decisiones entre equipos dispersos, la posibilidad de eliminar los tiempos de inactividad y de hacer un mejor uso de la experiencia, son algunos de los factores que impulsarán las mejores prácticas para una colaboración exitosa.
- Migrar hacia La Nube
Escritorios cargados de papeles en edificios llenos de máquinas de fax, computadoras, servidores y software no es la visión del futuro que nos espera.
Las empresas virtualizarán su infraestructura y la gente solo irá al lugar de trabajo por una razón: para estar con otras personas. A medida que la ocupación de los edificios se fragmente y el trabajo se disperse cada vez más, las personas tendrán que colaborar y comunicarse a distancia.
El crecimiento de La Nube tendrá un profundo impacto sobre la colaboración. Los sistemas on-premise (del entorno local) migrarán hacia una gama de soluciones híbridas para que las personas puedan conectarse desde cualquier lugar. Creemos que, en el futuro, las aplicaciones de colaboración se basarán en La Nube ya que el Software como Servicio (SaaS) está disponible como y cuando se lo necesita.
La conclusión lógica del camino hacia el Cloud Computing es un edificio vacío; un edificio carente de infraestructura, de software y de poder de procesamiento. En efecto, la gente solo va a entrar allí para estar y trabajar con otras personas. Este edificio vacío será un espacio de colaboración para los equipos de trabajo y para la formación, el aprendizaje y la socialización. Representará la marca corporativa y proporcionará un espacio para los negocios.
- Adoptar un flujo de trabajo digital
El papel siempre ha dominado el lugar de trabajo. Se estima que, actualmente, un 17% de la superficie útil de la oficina se utiliza para almacenar papeles. Y el papel es, en efecto, la antítesis de la colaboración: no puede ser compartido, es analógico y off line. En el pasado, el flujo de trabajo entre las personas se llevaba a cabo a través del sistema de correo interno; cada destinatario debía añadir comentarios en diferentes colores en un proceso secuencial, lento y de revisión colectiva donde los primeros comentaristas no podían ver las sugerencias de los que seguían en la cadena.
No obstante, la revolución tecnológica previa fue fundamental para digitalizar el papel. Lo que se veía en pantalla podía transformarse en papel conservando el mismo aspecto para todos los propósitos. Ahora esto ya no ocurre; la pantalla tiene una profundidad donde flota la información y ya no se puede reproducir en dos dimensiones.
El flujo digital dará lugar a una muerte lenta del papel, fomentará la interacción y la colaboración en documentos que están en progreso dentro de sistemas on line y en tiempo real.
- Estar siempre on line | La organización jelly bean
Uno de los impulsores de la colaboración será la aceptación cada vez mayor de las redes, desde las sociales hasta las corporativas. Sin embargo, existen barreras para la creación de redes entre las empresas. Un nuevo estándar llamado XMPP está listo para cambiar esto, permitiendo añadir “amigos” de otras empresas a las listas de la red interna.
Estas listas de amigos fluidas proporcionarán indicadores de presencia para mostrar la disponibilidad en tiempo real de las personas, tanto dentro como fuera de la corporación. También serán visibles los equipos de trabajo, tanto los locales como los distribuidos.
La organización jelly bean significa la adopción de una estrategia de comunicación convergente y de colaboración tal que estas aplicaciones funcionen sin problemas en toda la empresa.
- Web 2.0 | Definiendo la “folksonomía” de la empresa
Derivada de la combinación de los términos folk (en inglés, personas) y taxonomía (la ciencia de clasificar la información), la folksonomía se ha convertido en sinónimo de tagging colaborativo o social, un fenómeno de la llamada “web social”. En efecto, la folksonomía combina el proceso de marcado o etiquetado para categorizar los contenidos en un contexto social.
La Web 2.0 fue transformando Internet desde un enfoque basado en actividades tales como “encontrar y utilizar” hacia un concepto de “compartir y ampliar”. La folksonomía amplía el concepto de la web semántica hacia un futuro en el que la colaboración puede llegar a ser significativa dentro de una comunidad empresarial.
La experiencia de las personas que utilizan aplicaciones tales como marcadores sociales (Del.icio.us) o plataformas para compartir fotos (Flickr) pone en evidencia la aceptación del etiquetado en el dominio público. Las organizaciones deben comenzar a construir las bases para los futuros sistemas de colaboración.
- Espacios de colaboración
Está claro que el espacio de colaboración, dotado de una profusa tecnología, infraestructura flexible y configuraciones versátiles, será un factor crítico para el éxito de la empresa. El espacio físico moldea la conducta, por lo que la creación del espacio de colaboración adecuado podrá moldear el comportamiento para el trabajo colaborativo.
- Etiquetas
El auge de la videoconferencia ha impulsado la búsqueda de un nuevo protocolo para la comunicación. Ahora, la “conferencia de datos” va a cambiar las reglas otra vez. Hace falta una nueva guía para la colaboración y las etiquetas de comunicación junto con un nuevo lenguaje.
- Comportamiento
El ingrediente final para una colaboración exitosa tiene que ser, en primera instancia, la voluntad de colaborar. El proceso de interacción requiere confianza, apertura y el deseo de trabajar con otras personas por el bien común.
Para ello habrá que introducir un programa de gestión del cambio que ayude a entender e identificar los comportamientos adecuados. Algunos estudios sobre las características de las personas sugieren que los extrovertidos suelen dominar las sesiones de equipo mientras que los introvertidos tienen dificultades para participar. La utilización de sistemas inclusivos y los comportamientos que permitan la participación democrática serán esenciales para el éxito de la colaboración.
El futuro
En las últimas décadas hemos pasado por cuatro fases de trabajo colaborativo, cada una con ventajas adicionales. Primero tuvimos el intercambio de información básica; a continuación, las transacciones seguidas por la interacción y, actualmente, la auténtica colaboración Web 2.0. ¿Hacia dónde nos dirigimos ahora?
- Espacio inmersivo. El espacio especializado reportará una ventaja competitiva para las empresas. Entornos para procesos acelerados, espacios de “inmersión profunda” donde se podrá conseguir complejidad y modelado, entornos de visualización altamente inmersiva (HIVEs) donde se podrán identificar y entender complejos estímulos, todos ellos serán parte de una serie de espacios futuros para el trabajo colaborativo.
Ya hay ejemplos de estos espacios en todo el mundo. Por ejemplo, el ‘iRoom’ del Yang and Yamasaki Environment and Energy Building en la Universidad de Stanford, ofrece un entorno dinámico y conectado. Y esto se pondrá más interesante a medida que los principales actores en la industria de muebles corporativos comiencen a innovar y lancen nuevos productos al mercado.
- Centros de innovación. Es necesario desarrollar una nueva tipología de espacio de innovación para que la gente trabaje junta. No se trata de una sala de reuniones con mesas y sillas ni de una sala de conferencias ni de un espacio de descanso, sino de un recurso completamente equipado que proporcione un ambiente estimulante para la creatividad y la colaboración.
El espacio incluirá la tecnología necesaria -no solo sobre las paredes sino también en su interior- con todas sus superficies digitales e interactiva. El espacio será inclusivo y tendrá todas las funciones dentro de él, desde la impresión y el escaneo hasta las máquinas para tomar café. La gente podrá moverse entre la colaboración y la concentración, mientras que el conocimiento y las ideas seguirán disponibles para la reflexión y la contemplación.
Estos espacios del futuro se convertirán en los más buscados dentro de la organización y comenzarán a crecer en importancia a medida que disminuya la necesidad de trabajo individual.
- Convergencia hacia la colaboración y United Communications. Vamos a ver un gran aumento en la colaboración entre las organizaciones a medida que se levanten las barreras entre las empresas. Se utilizará cada vez más voz y video, junto con superficies inteligentes y dispositivos que permitan manipular datos y comunicar ideas. La presencia y la mensajería instantánea serán los ingredientes centrales, mejorados por desarrollos tales como XMPP y SIP. Estos facilitarán experiencias más ricas tales como la geopresencia que permite conocer no solo el estado de una persona sino también su localización en tiempo real. Al mismo tiempo, los sistemas de comunicaciones unificadas y colaboración se convertirán en la norma. El progreso de la presencia corporativa que incluya geopresencia marcará el comienzo de una nueva era de las comunidades de trabajo en tiempo real para alcanzar soluciones colectivas: “colaboración sin salir del documento”.
Conclusiones
Las empresas que adopten estos 8 principios obtendrán beneficios y ventajas competitivas. Hemos visto que la colaboración tiene múltiples capas y facetas bajo las que subyace la voluntad de cambiar la naturaleza del trabajo y la forma en que las personas interactúan para llegar más rápido a los resultados.
El trabajo del conocimiento y la necesidad de colaborar tendrán cada vez mayor importancia en la nueva economía creativa a medida que disminuya la gestión orientada a procesos.
La combinación de las tecnologías, la demografía, la sustentabilidad y los nuevos trabajos se convertirá en el actor de una transformación hacia el trabajo basado en la actividad; un futuro que se basa en lo que cada uno hace y no en quién es, y que es parte de una democratización general del lugar de trabajo tal como la Web 2. 0 ha cambiado las reglas de Internet.
* Philip Ross es el creador de Worktech, CEO de Unwired y de Ungroup. Además es escritor, consultor y analista especializado en el futuro del trabajo. Anticipa la manera en que las nuevas tendencias -tales como las tecnologías emergentes- determinarán nuestra forma de trabajar, vivir, aprender y disfrutar del tiempo libre.
FUENTE: FM&WORKPLACES #68
