Cultura organizacional y espacios de trabajo

Hasta mediados del siglo pasado, las ciencias sociales trabajaban con un modelo que reconocía a las personas como sujetos que tienden a actuar racionalmente, con un conocimiento completo de las circunstancias y del propio interés. Es decir, que prefieren siempre las opciones más beneficiosas en detrimento de las que los perjudican. Este enfoque influyó en múltiples disciplinas, incluido el diseño de espacios de trabajo.

Sin embargo, promediando los 90, Richard Thaler –ganador del Premio Nobel de Ciencias Económicas en 2017 por sus aportes a la Economía del Comportamiento– comenzó a cuestionar esta opinión escribiendo sobre anomalías en el proceder de las personas que no podían explicarse mediante la teoría económica estándar.

En la actualidad, esta visión cambió y hoy se acepta ampliamente que nuestra mente suele incurrir en errores sistemáticos, fallos lógicos y sesgos cognitivos, y que muchas veces nos dejamos guiar por la confianza en nuestras impresiones, sentimientos, creencias y preferencias, aunque no siempre esté justificada. 

Estos atajos mentales que nos ayudan a tomar decisiones rápidas y sin mucho esfuerzo dentro de la complejidad del mundo en que vivimos, también nos pueden llevar a distorsiones y conclusiones irracionales. Hoy en día, los científicos sociales han identificado muchos sesgos cognitivos que influyen en nuestro pensamiento cotidiano. 

Gracias a su trabajo, Thaler es considerado junto a Daniel Kahneman y Amos Tversky como uno de los padres de la Economía del Comportamiento –un campo relativamente nuevo que combina conceptos de psicología, de la teoría de decisiones y de la economía– a partir de la cual se ha comenzado a gestar una comprensión más realista del comportamiento humano.

Entre sus muchos logros, Thaler contribuyó junto con Cass Sunstein a la creación del concepto de Nudge, cuyo objetivo consiste en tratar de mejorar las decisiones y el comportamiento de las personas haciendo cambios sutiles en el contexto en el que deciden.

¿Qué es Nudge y cómo influye en nuestras decisiones?

Los descubrimientos de las ciencias sociales ponen en evidencia que, en muchos casos tomamos malas decisiones. En un mundo complejo en el que no podemos pensar detenidamente en cada elección que hacemos, solemos adoptar formas de pensamiento rápido que a veces nos desencaminan. 

Para ayudarnos a superar estas limitaciones, Thaler propone la “teoría del empujón” (Nudge, en inglés). Se trata de pequeñas intervenciones cuyas áreas de aplicación son múltiples, que buscan modificar el comportamiento de las personas de una manera predecible sin eliminar ninguna alternativa, simplemente cambiando la forma de presentar las posibles opciones al momento de tomar una decisión. 

Nudge no tiene una traducción literal en español pero podemos decir que significa empujar amablemente o tocar con suavidad las costillas, especialmente con el codo, para alertar, recordar o advertir algo sutilmente a otro.

La idea detrás de Nudge es que existen muchas maneras de presentar una opción al tomador de decisiones. De acuerdo con Thaler y Sunstein, la mayor parte de la gente elige automáticamente la opción predeterminada por lo que la estrategia consiste en cambiar la forma de presentar la elección a fin de influir en el comportamiento de las personas pero sin carácter obligatorio. 

Se trata de iniciativas voluntarias que intentan mover a la gente en direcciones que mejorarán sus vidas. Los Nudges no deben eliminar las opciones alternativas y deben ser fáciles de evitar o cancelar. Los beneficios parecen ser muy grandes y el costo es muy pequeño.

Nudging en la oficina: empujando el diseño de espacios de trabajo

Lograr que las personas tomen mejores decisiones es una idea seductora que está ganando terreno tanto en iniciativas de gobierno como entre las empresas privadas. Desde la  capacitación de los colaboradores hasta la promoción de comportamientos más saludables en el lugar de trabajo, un cuidadoso diseño de la forma en que se toman las decisiones puede tener un gran impacto tanto para los empleados como para las organizaciones, mejorando la experiencia laboral.

Y dado que el espacio no es neutral e influye sobre el comportamiento, es posible orientar la disposición de los usuarios adoptando algunas pautas de diseño que tendrán efectos beneficiosos e influencias sutiles sobre cómo interactúan con el edificio y entre ellos.

Thaler y Sunstein aseguran que una buena regla general es suponer que “todo importa”. En muchos casos, el poder de los pequeños detalles proviene de centrar la atención de los usuarios en una dirección particular. Aplicar el concepto de Nudge en el lugar de trabajo puede resultar muy útil como catalizador para el cambio social y el comportamiento funcional en las organizaciones.

La importancia del diseño de espacios de trabajo en el comportamiento humano

Pequeños cambios en el entorno físico pueden tener un efecto significativo en el comportamiento alentando aquellas opciones que son compatibles con las necesidades de las personas y los objetivos de la organización. He aquí diferentes formas de implementar el concepto de Nudge en el lugar de trabajo:

• Ayudar a los trabajadores a elegir opciones que fomentan los buenos hábitos alimenticios en cafeterías y/o máquinas expendedoras ofreciendo un acceso más fácil a los alimentos saludables tales como frutas y verduras frescas.
• Ofrecer áreas específicas que inviten al relax y la reflexión, permitiendo así que cada uno encuentre su ritmo natural y reponga la energía mental, emocional y física para evitar el agotamiento.
• Disponer mesas altas para estar de pie en lugares estratégicos alienta las reuniones espontáneas. Las reuniones de pie reducen el tiempo de reunión con un 25% sin influir en la calidad de las decisiones.  

• Brindar espacios accesibles que faciliten los encuentros informales favorece la comunicación, el intercambio de conocimientos y la creatividad. Los espacios de interacción ubicados en lugares clave hará que los trabajadores reduzcan la velocidad en medio de la jornada laboral mientras construyen redes sociales.
• Ubicar los recursos compartidos tales como archivos, fotocopiadoras, etc., en un área común puede incitar a las personas a moverse más y a reforzar las redes sociales con interacciones informales.
• Analizar estratégicamente la localización y el diseño de las escaleras ayuda a incrementar su uso en detrimento del ascensor. Esto mejorará los niveles de actividad física y de interacción social.  Sin embargo, los ascensores deben ubicarse en lugares convenientes, aunque menos prominentes, para preservar la facilidad de acceso a las personas con problemas de movilidad.
• Las vistas al exterior invitan a tomar descansos visuales. Las pausas para reenfocar los ojos hacia un objeto distante puede aliviar la tensión visual al mismo tiempo que proporciona breves y agradables momentos de relax.
• En los espacios inteligentes la tecnología busca entre otras cuestiones,  favorecer la toma de decisiones de las personas de manera dinámica y personalizada. Sensores de ocupación y sistemas de iluminación inteligente pueden sugerir áreas menos concurridas para fomentar la concentración o el descanso. Aplicaciones y señalización digital pueden incentivar el uso de escaleras o indicar la disponibilidad de salas de reunión según las necesidades del equipo. Además, escritorios y estaciones de trabajo ajustables electrónicamente pueden recordar a los empleados alternar entre sentarse y estar de pie, promoviendo hábitos saludables de forma intuitiva.

Todas estas medidas, conllevan a lograr un espacio de trabajo saludable, impactando directamente en el bienestar de los colaboradores, fomentando prácticas sostenibles e instalando hábitos positivos.

¿Tu espacio de trabajo genera los comportamientos que mejor reflejan tu cultura? En Contract Workplaces diseñamos oficinas inspirados en las personas. Contáctanos y descubre cómo podemos mejorar el bienestar, la comunicación y la productividad de tu equipo.

Referencias:
KAHNEMAN, D. (2012): “Pensar rápido, pensar despacio”.
O’NEILL, M. & JOHNSON, B. (2018): “Workspace Nudge: Design to Help People Move, Focus, and Connect”. Haworth.
SUNSTEIN, C. R. (2014): “Nudging: A Very Short Guide”
THALER, R. H. & SUNSTEIN, C. R. (2008): “Nudge: Improving Decisions About Health, Wealth, and Happiness”.

Pasamos la mayor parte de nuestra vida en el interior de edificios. ¿Cómo nos afecta el entorno construido? ¿Puede alterar nuestra calidad de vida? Las investigaciones de las últimas décadas dicen que sí, y es por esto que las empresas están destinando cada vez más recursos para crear espacios de trabajo que den apoyo tanto a la salud física como al bienestar psicológico y emocional de su plantel. Cuando pensamos que una gran parte de los gastos operativos se invierten en el personal, el esfuerzo parece fundado.

El espacio que nos rodea (ya sea natural o artificial) desempeña un papel fundamental en nuestra experiencia diaria, y la interacción que establecemos con él es constante: vivimos en el espacio, nos movemos a través de él, lo exploramos y lo defendemos. El espacio no es neutro; lo modificamos y a la vez nos modifica. Está cargado de significados que se sustentan en la experiencia y la cultura, y tiene una profunda influencia sobre nuestro bienestar físico y mental.

Los desarrollos tecnológicos de los últimos dos siglos –que significaron un gran alivio de la carga física en una amplia gama de tareas– transformaron nuestro hábitat y, al mismo tiempo, marcaron el punto de partida de nuestra propia transformación. Hoy, la inactividad física y el alejamiento progresivo de la naturaleza han dado origen al desarrollo de enfermedades típicas de la civilización que tienen su origen en un estilo de vida: sobrepeso, estrés, alergias, enfermedades cardiovasculares, etc.

Es por esto que el diseño del espacio de trabajo cobra cada vez más relevancia. Gracias a su poder transformador representa una herramienta de gran impacto sobre el bienestar, el desempeño y la productividad de las personas, estimulando o desalentando determinado tipo de conductas y experiencias.

LOS RIESGOS QUE AMENAZAN EL BIENESTAR

La desviación de la forma de vida para la que hemos evolucionado ha producido una cantidad de desajustes, algunos de los cuales pueden ser beneficiosos mientras que otros pueden contribuir al desarrollo de enfermedades y a reducir el bienestar y la calidad de vida.

• Sedentarismo. La tecnología nos ha convertido en los seres humanos más sedentarios de la historia. La cantidad de actividad física que desarrollamos se ha reducido por debajo del nivel de nuestra predisposición genética.

Estar mucho tiempo sentado se relaciona con trastornos musculoesqueléticos y es responsable de la actual epidemia de obesidad y sobrepeso junto con el aumento del riesgo de padecer diabetes tipo II y  enfermedades cardiovasculares.

Además, según algunos estudios, las personas que pasan más de 8 horas diarias sentadas tienen más del doble de probabilidad de estar ansiosas y 4 veces más de estar deprimidas que las personas que están de pie, aunque sea por períodos cortos.

• Estrés. El estrés consiste en un esquema de reacciones “arcaicas” que preparan al organismo para la lucha o la huida, es decir, para la actividad física. Era la respuesta adecuada cuando el hombre prehistórico tenía que enfrentarse a un peligro potencial, pero no lo es cuando el hombre actual se esfuerza para adaptarse a la vida urbana, al creciente avance tecnológico y al trabajo en la oficina. El estrés suele ser síntoma de un desajuste y puede producir desde reacciones emocionales (ansiedad, depresión y fobias) hasta consecuencias fisiológicas (cardiopatías, diabetes, etc.).
• Alergias y enfermedades respiratorias. Enfermedades tales como el asma y las alergias respiratorias y alimentarias han aumentado drásticamente en el último siglo. Algunas investigaciones sugieren que la falta de exposición temprana a agentes y microorganismos presentes en el ambiente natural aumenta la susceptibilidad al suprimir el desarrollo natural del sistema inmunológico.

La evidencia sugiere que una mayor exposición al medio ambiente natural a través de actividades al aire libre y pasar menos tiempo en espacios interiores puede ayudar a reducir los riesgos de enfermedades alérgicas.

Un paso importante hacia la mejora de esta situación dentro del espacio de trabajo es evitar los desajustes mediante la creación de un ámbito que se acerque lo más posible a las características del entorno para el que estamos más adaptados y mejor preparados.

CUIDAR LOS FACTORES AMBIENTALES

La calidad del espacio de trabajo tiene una gran influencia sobre el desempeño laboral, el bienestar y la salud de las personas. Y dado que pasamos una gran cantidad de tiempo en espacios interiores, las consecuencias para la calidad de vida hacen que los factores ambientales adquieran una gran relevancia.

Numerosas investigaciones relacionadas con diversos campos de estudio sugieren que existe una amplia gama de intervenciones que pueden ayudar a apoyar la salud y el bienestar de las personas. Estas suelen abordar los siguientes factores:

Según Edward O. Wilson, un reconocido biólogo evolucionista, la biofilia es nuestro sentido innato de conexión con la naturaleza y otras formas de vida, esencial para especies como la nuestra cuya supervivencia depende de su relación con el ambiente. Esta tendencia se vio favorecida para facilitarnos la relación con el entorno en una era en que la interacción entre los humanos y el mundo natural era directa y frecuente.

La posibilidad de tener vistas al exterior resulta un paso positivo para recomponer esta relación. Algunos investigadores llegaron a la conclusión de que los paisajes verdes ofrecen el mejor efecto mientras que las extensiones de agua parecen ser superiores al paisaje urbano. Otros estudios demostraron que el estrés disminuye cuando se incluye la presencia de vegetación. Además de reducir el estrés y la presión sanguínea, las plantas moderan los estados emocionales y mejoran la actitud de los empleados al mismo tiempo que ayudan a depurar el aire de toxinas y algunos compuestos químicos perjudiciales.

Otros hallazgos sugieren que las personas prefieren niveles moderados de complejidad en el diseño y la percepción sensorial del ambiente. Un entorno carente de estimulación sensorial y variación puede llevar al aburrimiento y la pasividad .

Los seres humanos somos muy sensibles a los cambios de la iluminación natural. La luz solar interviene en numerosos procesos biológicos: además de contribuir con la visión, es el marcador de nuestro reloj interno y un estímulo que afecta el estado de ánimo, la actividad y la salud tanto desde el punto de vista fisiológico como psicológico.

Dado que el 80% de las personas realiza su trabajo en horario diurno, parece sensato aprovechar el recurso de la luz natural para el desempeño de las tareas. Además de resultar mucho más eficiente desde el punto de vista energético es mucho más saludable.

Actualmente, entre el 50% y el 60% de la población vive en ciudades y pasa más del 90% de su tiempo en espacios interiores, de lo cual se desprende la importancia de un adecuado mantenimiento de las condiciones del aire que respiramos.

Los problemas de calidad del aire pueden disminuir la productividad y conducir al Síndrome del Edificio Enfermo, condición edilicia caracterizada por provocar síntomas inespecíficos en sus ocupantes tales como irritación en los ojos, la piel y las vías respiratorias, junto con dolor de cabeza y fatiga. La eliminación de las fuentes de contaminación, una ventilación adecuada, el control de la humedad y el filtrado del aire son algunas de las estrategias necesarias para lograr una alta calidad del aire interior.

Según estudios que miden la satisfacción de los empleados con su lugar de trabajo, el ruido aparece como una de las causas más importantes de insatisfacción. La mayoría de las quejas se refieren a las condiciones acústicas de las oficinas en relación con la privacidad de la voz: oír una conversación no deseada o tener la sensación de que se está siendo escuchado.

Para alcanzar un buen nivel de confort acústico que permita mantener la privacidad sin afectar la necesidad de comunicación es preciso incluir principios y técnicas acústicas básicas. El confort acústico se logra cuando el lugar de trabajo proporciona condiciones apropiadas tanto para la interacción como para la confidencialidad y el trabajo de concentración.

En los actuales entornos en open plan, los espacios privados se han visto reducidos drásticamente. Sin embargo, conviene tener en cuenta que se necesitan diferentes tipos de espacios para diferentes tareas y que es una buena estrategia brindar control a las personas sobre el grado de disponibilidad hacia los demás. Para ello es esencial un buen balance entre los espacios públicos y privados, siempre teniendo en cuenta que se deben proporcionar zonas más protegidas y un poco alejadas de las miradas para poder mantener conversaciones más privadas.

Con el término proxemia, Edward Hall describía a mediados de los 60 las distancias físicas que las personas mantienen entre sí en función de la relación y el tipo de interacción que posean; distingue cuatro distancias básicas: íntima, personal, social y pública. Se trata de dimensiones subjetivas que operan a nivel inconsciente y que varían de acuerdo con la cultura. La violación de estos límites del espacio personal provoca desde estrés hasta diversos grados de malestar.

Por esto es beneficioso cuidar la densidad de la oficina, otorgar espacios para la privacidad y evitar los cielorrasos bajos ya que producen una sensación de confinamiento que puede producir estrés e irritabilidad.

MENTE SANA EN CUERPO SANO

En la era moderna, en que la industrialización ha transformado radicalmente la forma de trabajar y el estilo de vida, es cada vez más importante tener en cuenta la interdependencia que existe entre la función cognitiva, la actividad física y los hábitos saludables. Ya lo sabían los antiguos romanos: una vida activa y saludable es fundamental para el bienestar físico y mental.

El ejercicio físico tiene múltiples beneficios fisiológicos pero también incide en el bienestar psicológico; una buena condición física se relaciona con un estado de ánimo positivo y la disminución de la ansiedad y el estrés. El espacio de trabajo tiene un gran potencial para estimular la actividad física a través de intervenciones de diseño.

• Utilizar equipamiento ajustable. Para favorecer las posturas saludables y recuperar la participación de todo el cuerpo, los elementos de trabajo tales como sillas y puestos de trabajo deben ofrecer la opción de ajustarse a fin de poder realizar las tareas en distintas posiciones, alternando la posibilidad de estar sentado o de pie.

• Alentar los cambios de posición durante el día. Crear ámbitos donde los trabajadores puedan moverse, sentarse y descansar con comodidad reporta grandes beneficios: mejora la productividad y disminuye la tasa de ausentismo por enfermedad.
• Promover la actividad a través del diseño del espacio de trabajo. Se trata de crear entornos que apoyen la actividad física moderada y que estimulen conductas tales como caminar para hablar con colegas, permanecer de pie durante las reuniones en lugar de sentarse, incorporar mesas altas para encuentros informales, etc. Otra opción consiste en analizar estratégicamente la localización y el diseño de las escaleras para incrementar su uso en detrimento del ascensor.

También se puede promover el ejercicio a partir del diseño del layout en base a las actividades diarias (trabajo individual y en grupo, tareas de concentración, áreas de aprendizaje, descanso y socialización, etc.). Esto dotará al plantel de espacios específicos para desarrollar las distintas labores al mismo tiempo que promoverá el movimiento evitando las largas jornadas sentados frente a un puesto de trabajo.

• Promover los desplazamientos activos. Los desplazamientos al trabajo no solamente provocan atascos de tránsito junto con un aumento de las emisiones de gases nocivos sino que también afectan la calidad de vida de los trabajadores. Para ello es posible implementar un programa para estimular el uso de la bicicleta que incluya una flota de rodados que se pueden utilizar dentro del horario de oficina, disponer de un parking para bicicletas y contar con duchas.

La nutrición juega un papel clave en el mantenimiento de la salud, el control del peso y la prevención de enfermedades. Muchas veces, el ritmo de trabajo y las jornadas laborales extensas favorecen las comidas al paso y el consumo de snacks poco saludables. Es importante que los trabajadores tengan acceso a alimentos saludables, frutas y verduras frescas, limitando los ingredientes perjudiciales y fomentando los buenos hábitos alimenticios.

El interés por la práctica del Mindfulness en el trabajo crece en proporción directa con los cambios en la tecnología y el aumento de la volatilidad y la incertidumbre en el mercado laboral. Esto genera estrés en todos los estamentos de la organización. La práctica de la atención plena, como una fusión entre la mente y el cuerpo, representa la antítesis de la multitarea e invita a estar completamente enfocado e involucrado, disfrutando de lo que se está haciendo.

Crear áreas para que los trabajadores puedan controlar su estimulación sensorial y ofrecer lugares que inviten a la relajación jugando con los materiales, las texturas, los colores y la iluminación, puede ayudar a recargar energía y a hacer una diferencia durante la jornada laboral.

LOS FACTORES PSICOSOCIALES DEL BIENESTAR

Las empresas pueden ayudar a mejorar el bienestar de las personas a través del establecimiento de una cultura corporativa que incentive las conductas positivas, la confianza, la autonomía, el sentido de propósito, etc. El espacio de trabajo cumple un rol decisivo para alcanzar estos objetivos.

Jacqueline Vischer, investigadora canadiense especializada en la psicología ambiental, vincula los aspectos psicosociales del trabajador con el diseño y la gestión del espacio a través de la personalización, el control y la territorialidad.

La posibilidad de contar con elementos que se puedan adaptar a las preferencias y necesidades personales tiene un impacto psicológico muy beneficioso: las personas se vuelven más productivas, se sienten más satisfechas y comprometidas con la organización, y se adaptan mejor a su espacio de trabajo, reduciendo el desgaste y los costos de rotación.

Vischer afirma que la territorialidad en el lugar de trabajo también tiene un valor psicológico que está representado tanto por el espacio personal como por el lugar que cada individuo ocupa dentro de la organización, y que se expresa a través de la personalización y la apropiación del espacio.

La tecnología hoy nos permite trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar por lo que los argumentos a favor de las prácticas de trabajo más flexibles son poderosos y están aquí para quedarse. Los trabajadores ganan un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal, son más productivos y experimentan menos estrés y tiempos de desplazamiento; esta situación ayuda a los trabajadores a sentirse con más control sobre su carga de trabajo al mismo tiempo que genera confianza y lealtad.

Los servicios que las empresas brindan a sus empleados en el lugar de trabajo están en constante evolución. Áreas de descanso, gimnasios, siestario, comida saludable, sala de lactancia, salas de meditación, yoga, etc.

Incorporar espacios destinados a la diversión también mejora la participación y el estado de ánimo de los empleados al mismo tiempo que promueve la satisfacción laboral. Esto se debe a que el juego activa los mecanismos de recompensa del cerebro proporcionando sensaciones gratificantes y estimulando tanto la repetición de conductas positivas como el aprendizaje.

Muchas compañías empiezan a ser conscientes de que los trabajadores son más productivos cuando las necesidades de la vida familiar y personal están cubiertas. Facilitar las condiciones para gozar de un buen balance entre ambas también mejora la inclusión laboral de las mujeres, reduce el ausentismo, aumenta el compromiso, ayuda a reclutar y conservar a los mejores talentos y aumenta el bienestar de los empleados, reduciendo los gastos por enfermedad.

En resumen: el espacio de trabajo tiene que dar apoyo tanto al bienestar físico como al psicológico y social de los trabajadores. La integración de estas dimensiones ayuda a la creación de ámbitos donde la gente se siente más comprometida, es más productiva y al mismo tiempo puede relajarse, socializar y sentirse cómoda dentro de un espacio estimulante y atractivo.

El espacio de trabajo no es un costo, es una inversión que mejora el bienestar de los empleados junto con el compromiso y los resultados de la organización.

FUENTE: FM&WORKPLACES #89

Por Philip Ross

Actualmente, gracias a las nuevas tecnologías, la conectividad y la “muerte de las distancias”, la colaboración está siendo redefinida como una experiencia de personas que trabajan juntas compartiendo ideas, datos y análisis, con el fin de desarrollar soluciones colectivas. Lo que ha cambiado es que las personas ya no tienen que sentarse juntas en el mismo espacio para llevar a cabo el trabajo colaborativo.

En este informe, que se desarrollará en tres entregas consecutivas, se presentará un análisis sobre el crecimiento del trabajo colaborativo y los beneficios que se derivan  del uso de los espacios de colaboración. Se examinarán los impulsores del cambio -desde la tecnología y los procesos de trabajo hasta la demografía y la sostenibilidad- para definir, finalmente, un conjunto de ocho características o principios para el futuro de la colaboración.

¿Qué es la colaboración?

De acuerdo con la definición de Wikipedia, la colaboración es un proceso recursivo en el que dos o más personas u organizaciones trabajan juntas en objetivos comunes -por ejemplo, un esfuerzo intelectual de tipo creativo- mediante el intercambio de conocimientos, el aprendizaje y la creación de consenso. Así, la colaboración es un tipo particular de actividad laboral  que involucra a más de una persona .

Los trabajadores del conocimiento tienen que funcionar juntos para resolver problemas. Fue Peter Drucker quien acuñó el término “trabajo del conocimiento” en su famoso libro publicado en 1959 “Landmarks of Tomorrow”, el cual define los procesos mentales más que el trabajo físico. Pero el trabajo del conocimiento es a la vez cognitivo y social. Requiere que la gente trabaje junta pero también necesita un tiempo para la concentración individual.

De esta manera se puede decir que la colaboración es un proceso en el cual las personas  trabajan juntas en tareas del conocimiento. Este proceso también implica la conversación y la interacción, lo que permite que la gente exprese sus propios pensamientos y experiencias internas para que sean accesibles a los demás a través del lenguaje, el video, la escritura y la visualización gráfica. Estas interacciones pueden ocurrir tanto física como virtualmente, de manera secuencial o simultáneamente.

El trabajo en la actualidad

Para para la mayoría de las personas el trabajo es, actualmente, de carácter eminentemente  individual. De hecho, las encuestas sobre pautas de ocupación y utilización de una oficina típica muestran algunos resultados sorprendentes. En promedio, cuando se le pregunta a la gente cuánto tiempo piensa que pasa en su escritorio, responde que un 76%. Pero cuando se lleva a cabo un estudio de observación in situ, la realidad muestra que los escritorios solo se ocupan alrededor del 44% del tiempo. La gente ya no se sienta en sus puestos de trabajo durante todo el día. Entra y sale de reuniones. Busca espacios para concentrarse y colaborar. En las empresas casi nunca hay suficientes salas de reuniones.

Gran parte del trabajo de hoy en día todavía se dedica al trabajo individual, con filas y filas de escritorios idénticos ordenados para tareas relacionadas con la computadora o el teléfono. Sin embargo, una reciente encuesta realizada por Unwired encontró que todas las empresas hablaron de falta de espacios disponibles para el trabajo de equipos y proyectos junto con una creciente frustración debida a la dificultad para concentrarse en las oficinas abiertas.

A todo esto se le suman las nuevas presiones sobre los viajes. En otra época, esto era completamente aceptable: subirse a un avión para asistir a una reunión o sesión de equipo. Actualmente, la búsqueda de la sustentabilidad junto con la necesidad de reducir los costos ha dado lugar a la exploración de nuevas formas de trabajar a distancia. A menudo se trabaja a distancia con documentos enviados por correo electrónico y/o audio de mala calidad; formas muy primitivas para conectar a la gente que debe trabajar junta.

Compartir un documento o una idea es un desafío. En el correo electrónico “ping pong” los documentos se repiten a medida que se mueven entre los destinatarios y así se alargan el proceso y la toma de decisiones. Hay poco conocimiento o comprensión de las posibilidades de los nuevos sistemas y de los espacios de colaboración en la economía del conocimiento.

La naturaleza cambiante del trabajo y de los espacios de trabajo

Desde hace más de ciento veinte años, nuestro lugar de trabajo -la oficina- ha estado dominada por el trabajo fijo con gente sentada en escritorios individuales bajo la supervisión de personas que las observan trabajar. El concepto de tiempo y desempeño basado en el taylorismo fue el modelo predominante. “El sistema de trabajo debe ser enseñado a todos los empleados y se debe mantener una estrecha vigilancia hasta que lo hayan aprendido cuidadosamente. Para determinar qué tan bien lo están llevando a cabo, basta pedir imprevistamente una goma de borrar o una regla y ver cuánto tiempo se necesita para que la ubiquen”. Así se lee en el libro de 1926 “La gestión de la oficina : principios y práctica” de William Henry Leffingwell.

Este tipo de trabajo fijo fue posible gracias a la tecnología fija. Desde la máquina de escribir Remington y el teléfono de Bell en la década de 1880 hasta la PC de IBM en 1980, siempre ha habido equipos pesados en los escritorios que han atado al empleado de oficina. Además de esta  opresiva tecnología, los escritorios individuales, el uso del papel y los archivos personales han contribuido a ligar al trabajador a su escritorio.

La gente también suele almacenar mucho papel y lo hace dentro o cerca de su escritorio. En muchos lugares de trabajo, entre el 15% y el 17% de la superficie útil se destina al almacenamiento, y la oficina sin papel aún no se ha hecho real. Pero no se trata de no usar papel en absoluto sino de la necesidad de clasificarlo y archivarlo adecuadamente. El flujo de trabajo digital junto con las nuevas tecnologías de visualización tales como las tabletas y los libros electrónicos ayudarán a reducir la vida media del papel en la oficina.

La asignación de una persona a un escritorio u oficina ha sido el enfoque predominante de la organización del trabajo, agrupando a la gente por departamentos dentro de un edificio que representa la jerarquía corporativa. La oficina ha reflejado tradicionalmente el estatus y el poder más que el rol y la función. Pero también ha representado la estabilidad y la seguridad, la inflexibilidad y la pereza. El cambio es difícil, costoso y lento. Mientras que los escritorios suelen estar vacíos, las investigaciones muestran que nunca se puede encontrar una sala de reuniones disponible. Se necesita espacio para los equipos de trabajo, los proyectos o las presentaciones, pero las salas de reuniones nunca están disponibles. Esto nos indica que los tipos de espacio que la gente necesita para el tipo de trabajo que se realiza actualmente están cambiando.

Pero cuando encuentran una sala disponible para una sesión de equipo, las trabas que se presentan para la colaboración y la conectividad son enormes. Actualmente, las dificultades que existen para que el usuario se una a una red y comparta recursos tales como una impresora o un proyector son considerables en la mayor parte de los lugares de trabajo. Y para los que no son empleados puede ser mucho más difícil, por no decir imposible, conectarse a la red y utilizar periféricos tales como las impresoras.

Ni qué decir de la mayoría de las salas de reuniones que carecen de los elementos básicos para lograr una colaboración exitosa. Un rotafolio o pizarra es, a menudo, el único dispositivo para capturar el pensamiento creativo. Solo se cuenta con mesa, sillas y un equipo audiovisual básico: teléfono de conferencia y proyector. El enfoque parece ser “una solución única para todo” con pocas consideraciones por las necesidades reales de las personas y de los proyectos.

Un nuevo paradigma para el espacio dedicado al equipo

Según una investigación llevada a cabo por la Universidad de Washington, las salas de proyecto dedicadas que permiten “desplegar el conocimiento” dan lugar a la así llamada “memoria latente”: una experiencia que permite a los participantes de una reunión recordar todo el proceso que se llevó a cabo y no solo los resultados, los acuerdos o las acciones registrados. En otro estudio, una empresa líder en tecnología encontró que la provisión de salas de proyectos dedicadas a los equipos de software acelera los tiempos de desarrollo en un factor de 10 .

Estos resultados, entonces, apuntan a la asignación de salas para proyectos específicos, de tal forma que los equipos cuenten con un espacio especialmente asignado, lo cual proporcionará ventajas sustanciales tanto para el equipo como para el proceso.  Este enfoque requiere la implementación de una serie de factores tales como un cambio en la cultura de gestión y nuevos estilos de trabajo que permitan la movilidad, junto con las tecnologías que posibiliten un espacio de trabajo independiente. Es la primera etapa hacia el Activity Based Working.

Nuevas formas de trabajo

La mayoría de las empresas ya han comenzado a experimentar con el trabajo flexible y muchas han introducido el modelo de hot desking o desk sharing con la austera pretensión de lograr una mayor eficiencia en la ocupación asignando, por ejemplo, 4 escritorios para 5 personas. Estos cambios en los coeficientes de distribución parecen constituir el límite del pensamiento actual,  no obstante lo cual representan un primer paso en el camino hacia un nuevo estilo de trabajo.

Sin embargo, el hot desking -término que debe su origen a la Royal Navy que practica el principio del hot bunking, donde los marineros comparten una cama o litera, aunque no al mismo tiempo, por supuesto- no parece ser la respuesta más apropiada para los trabajadores del conocimiento en la nueva economía colaborativa. Con esta estrategia se intenta a menudo un ahorro de costos que produce magros beneficios para las personas y da como resultado espacios pobres y poco atractivos. Hoy en día es necesario desarrollar una nueva perspectiva.

Espacio para trabajar

En mi libro, Space to Work (en coautoría con Jeremy Myerson) se identifican las cuatro tendencias fundamentales para las empresas del conocimiento en base a una investigación llevada a cabo con más de 200 compañías alrededor del mundo. Estas tendencias se encuentran representadas en el diagrama 1 y muestran las tensiones entre tareas permeables y contenidas, y entre una visibilidad corporativa alta y baja.

La oficina corporativa se puede convertir así en Academia: un lugar que proporciona  posibilidades de elección y empoderamiento (ambos mediados por la tecnología), y que acepta una cultura de liderazgo.

Esta tendencia se equilibra con el Ágora, modelo que propicia el trabajo junto a los clientes o desde terceros espacios. Esto significa que la gente vuelve a la oficina con menos frecuencia y disminuye la necesidad de proveerle un escritorio fijo.

Las otras dos tendencias tienen que ver con nuevos espacios. Trabajar cerca de la casa y de la comunidad se denomina Lodge pues evoca el período en el que el trabajo se hacía en la casa o la comunidad y la actividad comercial era la norma.

Por otra parte, tenemos que una agrupación de personas de la misma profesión conforman los gremios. Los edificios de los gremios fueron las primeras construcciones comerciales. Actualmente vemos un resurgimiento del modelo del Gremio, ya que la plantilla de muchas corporaciones está conformada por freelancers y profesionales independientes.

En el siguiente diagrama, la gente encuentra su propio equilibrio en base a su perfil. Pero lo que está claro es que la corporación del tipo Academia se irá contrayendo mientras que el trabajo en el Ágora y en el Lodge se incrementará. No obstante, los tipos de espacio proporcionados por la Academia serán diferentes. Cuando las personas entren en un edificio lo harán para estar con otras personas, para interactuar y colaborar, por lo que gran parte de los espacios será diferente y proporcionará ámbitos pensados para la gente en lugar de contenedores para escritorios y papeles.

Terceros espacios

A medida que crezca el Ágora, los denominados “terceros espacios” -a mitad de camino entre la oficina corporativa y el entorno familiar- aumentarán su importancia. Gracias al desarrollo de la tecnología móvil y de la nueva cultura, muchas personas, movidas por la necesidad de minimizar los traslados, buscarán cada vez más trabajar en estos terceros espacios donde encontrarán un ámbito para concentrarse y colaborar junto con toda la tecnología necesaria.

Ya han surgido una serie de ideas innovadoras, desde clubes y centros de servicios hasta oficinas tercerizadas y edificios públicos. Uno de los terceros espacios más interesantes es The Hospital, un club dedicado a los ejecutivos de los medios de comunicación, creado y financiado por Paul Allen, uno de los fundadores de Microsoft. Los miembros de este club pagan una suscripción anual por la que tienen acceso al uso de un edificio en el Covent Garden de Londres. Allí no solo se puede trabajar, organizar reuniones y comer, sino también proyectar una película, usar un estudio de grabación o hacer un programa de televisión en un estudio completo.

Otro ejemplo es el centro Berkeley Square de Regus, un espacio de trabajo tipo club que ofrece un ámbito flexible, compartido e informal. Boxes privados se alternan con mullidos asientos y espacios de reunión que se usan como una sala de aeropuerto, aunque también se pueden reservar espacios más formales. Sin embargo, para muchos socios, el salón es exactamente lo que se necesita para trabajar “on the pause”: un espacio profesional para llegar, conectarse y trabajar. A medida que aumente la movilidad y las personas sean capaces de conectarse “on the pause” utilizando la tecnología portátil, la exigencia de trabajar a distancia aumentará, y la gente encontrará nuevas formas de colaborar sin necesidad de estar en el mismo edificio.

En la próxima entrega se abordarán los nuevos paradigmas para el trabajo colaborativo junto con el análisis de las tecnologías que lo harán posible.

* Philip Ross es el creador de Worktech, CEO de Unwired y de Ungroup. Además es escritor, consultor y analista especializado en el futuro del trabajo. Anticipa la manera en que las nuevas tendencias -tales como las tecnologías emergentes- determinarán nuestra forma de trabajar, vivir, aprender y disfrutar del tiempo libre.

FUENTE: FM&WOKPLACES #66