Por Philip Ross
Actualmente, gracias a las nuevas tecnologías, la conectividad y la “muerte de las distancias”, la colaboración está siendo redefinida como una experiencia de personas que trabajan juntas compartiendo ideas, datos y análisis, con el fin de desarrollar soluciones colectivas. Lo que ha cambiado es que las personas ya no tienen que sentarse juntas en el mismo espacio para llevar a cabo el trabajo colaborativo.
En este informe, que se desarrollará en tres entregas consecutivas, se presentará un análisis sobre el crecimiento del trabajo colaborativo y los beneficios que se derivan del uso de los espacios de colaboración. Se examinarán los impulsores del cambio -desde la tecnología y los procesos de trabajo hasta la demografía y la sostenibilidad- para definir, finalmente, un conjunto de ocho características o principios para el futuro de la colaboración.
¿Qué es la colaboración?
De acuerdo con la definición de Wikipedia, la colaboración es un proceso recursivo en el que dos o más personas u organizaciones trabajan juntas en objetivos comunes -por ejemplo, un esfuerzo intelectual de tipo creativo- mediante el intercambio de conocimientos, el aprendizaje y la creación de consenso. Así, la colaboración es un tipo particular de actividad laboral que involucra a más de una persona .
Los trabajadores del conocimiento tienen que funcionar juntos para resolver problemas. Fue Peter Drucker quien acuñó el término “trabajo del conocimiento” en su famoso libro publicado en 1959 “Landmarks of Tomorrow”, el cual define los procesos mentales más que el trabajo físico. Pero el trabajo del conocimiento es a la vez cognitivo y social. Requiere que la gente trabaje junta pero también necesita un tiempo para la concentración individual.
De esta manera se puede decir que la colaboración es un proceso en el cual las personas trabajan juntas en tareas del conocimiento. Este proceso también implica la conversación y la interacción, lo que permite que la gente exprese sus propios pensamientos y experiencias internas para que sean accesibles a los demás a través del lenguaje, el video, la escritura y la visualización gráfica. Estas interacciones pueden ocurrir tanto física como virtualmente, de manera secuencial o simultáneamente.
El trabajo en la actualidad
Para para la mayoría de las personas el trabajo es, actualmente, de carácter eminentemente individual. De hecho, las encuestas sobre pautas de ocupación y utilización de una oficina típica muestran algunos resultados sorprendentes. En promedio, cuando se le pregunta a la gente cuánto tiempo piensa que pasa en su escritorio, responde que un 76%. Pero cuando se lleva a cabo un estudio de observación in situ, la realidad muestra que los escritorios solo se ocupan alrededor del 44% del tiempo. La gente ya no se sienta en sus puestos de trabajo durante todo el día. Entra y sale de reuniones. Busca espacios para concentrarse y colaborar. En las empresas casi nunca hay suficientes salas de reuniones.
Gran parte del trabajo de hoy en día todavía se dedica al trabajo individual, con filas y filas de escritorios idénticos ordenados para tareas relacionadas con la computadora o el teléfono. Sin embargo, una reciente encuesta realizada por Unwired encontró que todas las empresas hablaron de falta de espacios disponibles para el trabajo de equipos y proyectos junto con una creciente frustración debida a la dificultad para concentrarse en las oficinas abiertas.
A todo esto se le suman las nuevas presiones sobre los viajes. En otra época, esto era completamente aceptable: subirse a un avión para asistir a una reunión o sesión de equipo. Actualmente, la búsqueda de la sustentabilidad junto con la necesidad de reducir los costos ha dado lugar a la exploración de nuevas formas de trabajar a distancia. A menudo se trabaja a distancia con documentos enviados por correo electrónico y/o audio de mala calidad; formas muy primitivas para conectar a la gente que debe trabajar junta.
Compartir un documento o una idea es un desafío. En el correo electrónico “ping pong” los documentos se repiten a medida que se mueven entre los destinatarios y así se alargan el proceso y la toma de decisiones. Hay poco conocimiento o comprensión de las posibilidades de los nuevos sistemas y de los espacios de colaboración en la economía del conocimiento.
La naturaleza cambiante del trabajo y de los espacios de trabajo
Desde hace más de ciento veinte años, nuestro lugar de trabajo -la oficina- ha estado dominada por el trabajo fijo con gente sentada en escritorios individuales bajo la supervisión de personas que las observan trabajar. El concepto de tiempo y desempeño basado en el taylorismo fue el modelo predominante. “El sistema de trabajo debe ser enseñado a todos los empleados y se debe mantener una estrecha vigilancia hasta que lo hayan aprendido cuidadosamente. Para determinar qué tan bien lo están llevando a cabo, basta pedir imprevistamente una goma de borrar o una regla y ver cuánto tiempo se necesita para que la ubiquen”. Así se lee en el libro de 1926 “La gestión de la oficina : principios y práctica” de William Henry Leffingwell.
Este tipo de trabajo fijo fue posible gracias a la tecnología fija. Desde la máquina de escribir Remington y el teléfono de Bell en la década de 1880 hasta la PC de IBM en 1980, siempre ha habido equipos pesados en los escritorios que han atado al empleado de oficina. Además de esta opresiva tecnología, los escritorios individuales, el uso del papel y los archivos personales han contribuido a ligar al trabajador a su escritorio.
La gente también suele almacenar mucho papel y lo hace dentro o cerca de su escritorio. En muchos lugares de trabajo, entre el 15% y el 17% de la superficie útil se destina al almacenamiento, y la oficina sin papel aún no se ha hecho real. Pero no se trata de no usar papel en absoluto sino de la necesidad de clasificarlo y archivarlo adecuadamente. El flujo de trabajo digital junto con las nuevas tecnologías de visualización tales como las tabletas y los libros electrónicos ayudarán a reducir la vida media del papel en la oficina.
La asignación de una persona a un escritorio u oficina ha sido el enfoque predominante de la organización del trabajo, agrupando a la gente por departamentos dentro de un edificio que representa la jerarquía corporativa. La oficina ha reflejado tradicionalmente el estatus y el poder más que el rol y la función. Pero también ha representado la estabilidad y la seguridad, la inflexibilidad y la pereza. El cambio es difícil, costoso y lento. Mientras que los escritorios suelen estar vacíos, las investigaciones muestran que nunca se puede encontrar una sala de reuniones disponible. Se necesita espacio para los equipos de trabajo, los proyectos o las presentaciones, pero las salas de reuniones nunca están disponibles. Esto nos indica que los tipos de espacio que la gente necesita para el tipo de trabajo que se realiza actualmente están cambiando.
Pero cuando encuentran una sala disponible para una sesión de equipo, las trabas que se presentan para la colaboración y la conectividad son enormes. Actualmente, las dificultades que existen para que el usuario se una a una red y comparta recursos tales como una impresora o un proyector son considerables en la mayor parte de los lugares de trabajo. Y para los que no son empleados puede ser mucho más difícil, por no decir imposible, conectarse a la red y utilizar periféricos tales como las impresoras.
Ni qué decir de la mayoría de las salas de reuniones que carecen de los elementos básicos para lograr una colaboración exitosa. Un rotafolio o pizarra es, a menudo, el único dispositivo para capturar el pensamiento creativo. Solo se cuenta con mesa, sillas y un equipo audiovisual básico: teléfono de conferencia y proyector. El enfoque parece ser “una solución única para todo” con pocas consideraciones por las necesidades reales de las personas y de los proyectos.
Un nuevo paradigma para el espacio dedicado al equipo
Según una investigación llevada a cabo por la Universidad de Washington, las salas de proyecto dedicadas que permiten “desplegar el conocimiento” dan lugar a la así llamada “memoria latente”: una experiencia que permite a los participantes de una reunión recordar todo el proceso que se llevó a cabo y no solo los resultados, los acuerdos o las acciones registrados. En otro estudio, una empresa líder en tecnología encontró que la provisión de salas de proyectos dedicadas a los equipos de software acelera los tiempos de desarrollo en un factor de 10 .
Estos resultados, entonces, apuntan a la asignación de salas para proyectos específicos, de tal forma que los equipos cuenten con un espacio especialmente asignado, lo cual proporcionará ventajas sustanciales tanto para el equipo como para el proceso. Este enfoque requiere la implementación de una serie de factores tales como un cambio en la cultura de gestión y nuevos estilos de trabajo que permitan la movilidad, junto con las tecnologías que posibiliten un espacio de trabajo independiente. Es la primera etapa hacia el Activity Based Working.
Nuevas formas de trabajo
La mayoría de las empresas ya han comenzado a experimentar con el trabajo flexible y muchas han introducido el modelo de hot desking o desk sharing con la austera pretensión de lograr una mayor eficiencia en la ocupación asignando, por ejemplo, 4 escritorios para 5 personas. Estos cambios en los coeficientes de distribución parecen constituir el límite del pensamiento actual, no obstante lo cual representan un primer paso en el camino hacia un nuevo estilo de trabajo.
Sin embargo, el hot desking -término que debe su origen a la Royal Navy que practica el principio del hot bunking, donde los marineros comparten una cama o litera, aunque no al mismo tiempo, por supuesto- no parece ser la respuesta más apropiada para los trabajadores del conocimiento en la nueva economía colaborativa. Con esta estrategia se intenta a menudo un ahorro de costos que produce magros beneficios para las personas y da como resultado espacios pobres y poco atractivos. Hoy en día es necesario desarrollar una nueva perspectiva.
Espacio para trabajar
En mi libro, Space to Work (en coautoría con Jeremy Myerson) se identifican las cuatro tendencias fundamentales para las empresas del conocimiento en base a una investigación llevada a cabo con más de 200 compañías alrededor del mundo. Estas tendencias se encuentran representadas en el diagrama 1 y muestran las tensiones entre tareas permeables y contenidas, y entre una visibilidad corporativa alta y baja.
La oficina corporativa se puede convertir así en Academia: un lugar que proporciona posibilidades de elección y empoderamiento (ambos mediados por la tecnología), y que acepta una cultura de liderazgo.
Esta tendencia se equilibra con el Ágora, modelo que propicia el trabajo junto a los clientes o desde terceros espacios. Esto significa que la gente vuelve a la oficina con menos frecuencia y disminuye la necesidad de proveerle un escritorio fijo.
Las otras dos tendencias tienen que ver con nuevos espacios. Trabajar cerca de la casa y de la comunidad se denomina Lodge pues evoca el período en el que el trabajo se hacía en la casa o la comunidad y la actividad comercial era la norma.
Por otra parte, tenemos que una agrupación de personas de la misma profesión conforman los gremios. Los edificios de los gremios fueron las primeras construcciones comerciales. Actualmente vemos un resurgimiento del modelo del Gremio, ya que la plantilla de muchas corporaciones está conformada por freelancers y profesionales independientes.
En el siguiente diagrama, la gente encuentra su propio equilibrio en base a su perfil. Pero lo que está claro es que la corporación del tipo Academia se irá contrayendo mientras que el trabajo en el Ágora y en el Lodge se incrementará. No obstante, los tipos de espacio proporcionados por la Academia serán diferentes. Cuando las personas entren en un edificio lo harán para estar con otras personas, para interactuar y colaborar, por lo que gran parte de los espacios será diferente y proporcionará ámbitos pensados para la gente en lugar de contenedores para escritorios y papeles.
Terceros espacios
A medida que crezca el Ágora, los denominados “terceros espacios” -a mitad de camino entre la oficina corporativa y el entorno familiar- aumentarán su importancia. Gracias al desarrollo de la tecnología móvil y de la nueva cultura, muchas personas, movidas por la necesidad de minimizar los traslados, buscarán cada vez más trabajar en estos terceros espacios donde encontrarán un ámbito para concentrarse y colaborar junto con toda la tecnología necesaria.
Ya han surgido una serie de ideas innovadoras, desde clubes y centros de servicios hasta oficinas tercerizadas y edificios públicos. Uno de los terceros espacios más interesantes es The Hospital, un club dedicado a los ejecutivos de los medios de comunicación, creado y financiado por Paul Allen, uno de los fundadores de Microsoft. Los miembros de este club pagan una suscripción anual por la que tienen acceso al uso de un edificio en el Covent Garden de Londres. Allí no solo se puede trabajar, organizar reuniones y comer, sino también proyectar una película, usar un estudio de grabación o hacer un programa de televisión en un estudio completo.
Otro ejemplo es el centro Berkeley Square de Regus, un espacio de trabajo tipo club que ofrece un ámbito flexible, compartido e informal. Boxes privados se alternan con mullidos asientos y espacios de reunión que se usan como una sala de aeropuerto, aunque también se pueden reservar espacios más formales. Sin embargo, para muchos socios, el salón es exactamente lo que se necesita para trabajar “on the pause”: un espacio profesional para llegar, conectarse y trabajar. A medida que aumente la movilidad y las personas sean capaces de conectarse “on the pause” utilizando la tecnología portátil, la exigencia de trabajar a distancia aumentará, y la gente encontrará nuevas formas de colaborar sin necesidad de estar en el mismo edificio.
En la próxima entrega se abordarán los nuevos paradigmas para el trabajo colaborativo junto con el análisis de las tecnologías que lo harán posible.
* Philip Ross es el creador de Worktech, CEO de Unwired y de Ungroup. Además es escritor, consultor y analista especializado en el futuro del trabajo. Anticipa la manera en que las nuevas tendencias -tales como las tecnologías emergentes- determinarán nuestra forma de trabajar, vivir, aprender y disfrutar del tiempo libre.
FUENTE: FM&WOKPLACES #66
