Cultura organizacional y espacios de trabajo

diseño emocional

Una caja de herramientas para el bienestar emocional

Durante mucho tiempo, la mayor parte de las estrategias de diseño del espacio de trabajo se basaron en métricas. Sin embargo, una planificación eficiente no solo debe apuntar a mejorar los ratios de ocupación y la funcionalidad; tener en consideración las necesidades emocionales de las personas puede ser determinante para mejorar la participación, el compromiso, la salud y la productividad de los colaboradores. Especialmente en un contexto como el actual, en el que la demanda de seguridad y contención es más importantes que nunca.

Los científicos ahora entienden lo importante que es la emoción en la vida cotidiana. La utilidad y la funcionalidad del espacio físico que nos rodea son, sin duda, importantes, pero sin los atributos emocionales que los dotan de un significado más profundo y personal, la experiencia es incompleta.

Donald Norman –director del Design Lab de la Universidad de California y profesor emérito de psicología y ciencias cognitivas– afirma1 que los seres humanos hemos evolucionado durante millones de años para desenvolvernos eficazmente dentro del rico y complejo entorno de nuestro planeta. Y de la misma forma que nuestros sistemas perceptivos y nuestro sistema locomotor se han desarrollado para que funcionemos mejor en el mundo, las emociones y la cognición también han evolucionado complementariamente para ayudarnos a interactuar con el medio. La cognición interpreta el mundo aportando comprensión y conocimiento mientras que la emoción constituye un sistema rápido y eficaz para juzgar lo que es bueno o malo, seguro o peligroso, haciendo que los juicios de valor sean más pertinentes para poder sobrevivir.

Emoción y diseño

Las emociones positivas son tan importantes como las negativas, afirma Norman. Mientras que las positivas son fundamentales para el aprendizaje, la curiosidad y el pensamiento creativo, las negativas tienden a limitar el pensamiento concentrándolo directamente sobre un problema.

Es por esto que la capacidad del diseño para evocar emociones y estados de ánimo positivos es una gran herramienta para lograr un clima cálido y contenedor en el lugar de trabajo. Una persona relajada y feliz es más creativa y tiene una actitud más positiva frente a las dificultades. Pero, cuando la gente se siente estresada su mente se enfoca, por lo que proporcionar un entorno y herramientas agradables le permitirá trabajar mejor.

Norman reconoce una gama de emociones a las que llama “viscerales” –la parte más simple y primitiva del cerebro– que son sensibles a una variedad muy amplia de condiciones y son reconocidas solo a través de la información sensorial. La respuesta a estos estímulos ha sido determinada genéticamente durante la evolución para garantizar la satisfacción de las necesidades básicas de los individuos: comida, calor, seguridad, cohesión del grupo, etc. Estas condiciones incluyen:

  • Los lugares iluminados y con colores cálidos.
  • El clima templado.
  • Los sabores y olores dulces.
  • Los tonos brillantes y saturados.
  • Los sonidos, melodías y ritmos simples y armoniosos.
  • El contacto físico, las caricias, las texturas blandas.
  • Las caras sonrientes.
  • Los latidos rítmicos.
  • Los objetos simétricos.
  • Los objetos lisos y redondeados.

Pero también hay condiciones que parecen producir emociones negativas de manera automática:

  • Las alturas.
  • Los objetos “amenazantes”, que parecen estar a punto de golpearnos.
  • Las temperaturas extremas de calor o frío.
  • La oscuridad.
  • Las luces o sonidos extremadamente fuertes o brillantes.
  • Los espacios vacíos con terreno plano (desiertos).
  • Los espacios densos y atestados (selvas o bosques).
  • Las multitudes.
  • Los olores putrefactos, alimentos en descomposición.
  • Los sabores amargos.
  • Los objetos cortantes, angulosos, punzantes.
  • Los sonidos discordantes.

Sin embargo, la ventaja que tenemos los seres humanos sobre los demás animales es nuestra capacidad de reflexión, lo que nos permite superar los mandatos biológicos, habida cuenta de que algunos son solo predisposiciones. Y aunque nuestras preferencias se basan fundamentalmente en el tamaño, el color y la apariencia, la cultura juega un papel muy importante a la hora de evaluar lo positivo y lo negativo.

Cómo diseñar para el bienestar emocional

El diseño es una cuestión subjetiva que se experimenta a nivel emocional, con matices según la edad, el sexo y la cultura. Formas, texturas y colores pueden repercutir en la sensación individual de bienestar de la misma manera que los contornos, las formas espaciales y las proporciones pueden ayudar o dificultar la realización de determinadas tareas.

Estas son algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de construir un entorno emocionalmente positivo:

• Luz natural e iluminación. Los seres humanos somos muy sensibles a los cambios en la iluminación natural. Mientras que la luz solar es un estímulo que afecta el estado de ánimo, la actividad y la salud tanto desde el punto de vista fisiológico como psicológico, el nivel de iluminación afecta otros aspectos tales como la comodidad y el bienestar. El color de la luz también tiene un significado emocional importante pero también un efecto biológico que no hay que descuidar: la luz azulada de la mañana tiene un efecto activador mientras que el rojo del atardecer tiene un efecto relajante.

• Color. El color funciona como un sistema de signos capaces de evocar estados de ánimo y es una herramienta poderosa a la hora de articular mensajes de comunicación visual. En la dimensión puramente psicológica parece haber un acuerdo general sobre el hecho de que cada color posee una emocionalidad específica, aunque muchas veces depende del marco cultural que le da significado.

• Ruido. El ruido es un estímulo que, ya desde el nacimiento, provoca un reflejo de defensa instintivo. Los sonidos extremadamente fuertes o constantes pueden producir efectos tales como falta de concentración, ansiedad, estrés, etc., especialmente entre las personas neurodiversas. El lugar de trabajo debe proporcionar condiciones acústicas apropiadas para cada tipo de actividad de tal forma que garanticen no solo un buen desempeño laboral sino también el equilibrio emocional de las personas.

• Layout. Es bien sabido que la preservación del espacio personal y la privacidad colaboran para mantener el equilibrio emocional que requieren los distintos tipos de personalidad. Es por esto que la oficina debe ofrecer una gama de espacios tal que permita elegir dónde y cómo realizar el trabajo, además de dar opciones que equilibren la necesidad de interacción con otros, ámbitos de tranquilidad para concentrarse, reflexionar o simplemente hacer una llamada telefónica personal.

• Materialidad. Las formas con las que se materializa el ambiente de trabajo pueden proporcionar disparadores emocionales. Preferimos las curvas y los contornos suaves porque instintivamente sentimos peligro ante los objetos afilados. De ello se desprende que las formas angulares benefician el estado de alerta y la concentración mientras que las suaves y redondeadas satisfarían nuestra necesidad emocional de seguridad y protección. También conviene evitar los cielorrasos bajos ya que producen una sensación de confinamiento que puede producir estrés e irritabilidad.

El efecto combinado de colores, formas y uso del espacio también colaborará para construir una organización dotada de inteligencia emocional. Según afirma Daniel Goleman, “sondear la profundidad de las corrientes emocionales de una organización puede rendir beneficios concretos”2. Ayuda a definir la identidad corporativa, mejora la retención y el reclutamiento, y colabora con el bienestar, la creatividad y el compromiso de los empleados. Y en estos tiempos de pandemia en el que muchos pueden experimentar inseguridad y temor frente al inicio de la actividad laboral, también ayuda a crear empatía, cohesión y seguridad emocional.

1 NORMAN, D. (2004): “Emotional Design”.

2 GOLEMAN, D. (2011): “La inteligencia emocional en la empresa”.

Ecosistema oficinas

Cómo crear un ecosistema de trabajo

Hasta hace 6 meses, antes de que la pandemia de COVID-19 trastocara la vida de casi todo el planeta, el espacio de trabajo ya se encontraba en medio de grandes cambios. El desarrollo imparable de la tecnología, los nuevos hábitos de consumo y las rápidas transformaciones económicas y sociales avanzaban hacia una nueva visión de cómo, cuándo y dónde se hace el trabajo, redefiniendo el propio concepto de trabajo.

La oficina también tuvo que adaptarse. Pasó de ser un mar de cubículos homogéneos y estructurados a convertirse en un espacio abierto, con una organización más horizontal en la que priman la participación, la autonomía, la colaboración, la interacción informal, la movilidad y el compromiso, con el foco puesto en la salud y el bienestar de las personas.

Con la llegada de las jóvenes generaciones al mercado laboral y el crecimiento de la nueva “Gig Economía”, se consolidó una tendencia que modificó las características de la fuerza de trabajo; muchos empleados se reconvirtieron para transformarse en trabajadores flexibles o “Gigs”. Así, las empresas comenzaron a gestionar un plantel más complejo compuesto por colaboradores independientes y trabajadores full time.

Y a medida que crecía el entramado de las organizaciones –que ahora contaban con distintos tipos de trabajadores ubicados tanto en las oficinas centrales como en locaciones remotas (espacios de Coworking, oficinas satélite, Home Office, etc.)–, la capacidad de gestionar la complejidad se convirtió en una necesidad fundamental.

La aparición en escena de la pandemia de COVID-19 ha acelerado estos cambios. Hoy, las empresas se ven obligadas a repensar su negocio con menos recursos y a volverse más eficientes para sobrevivir. Con el teletrabajo en alza y una variedad de distintas locaciones para gestionar, los entornos estarán cada vez más distribuidos. En este contexto, la integración de todos estos elementos en un verdadero ecosistema de trabajo se volverá estratégica.

Los entornos distribuidos

Incluso antes de la pandemia, muchas empresas debían gestionar diferentes grupos de trabajo y ubicaciones de oficinas en distintas zonas horarias y países. Hoy, la necesidad ha hecho que prácticamente todas las empresas deban organizar su operación en entornos de trabajo distribuidos. Y esto implica, entre otras cosas, un uso intensivo de la tecnología para mantener a todas las partes conectadas, lo que no sería posible sin un uso apropiado de las herramientas tecnológicas. Es por esto que los procesos deben ser rediseñados para permitir el acceso de los trabajadores remotos a todos los recursos de la compañía. Pero este rediseño no debería centrarse en tratar de preservar la esencia de los procesos anteriores sino en optimizarlos para dar respuesta al nuevo entorno digital.

El trabajo distribuido también implica nuevas formas de interacción y de gestión junto con el fortalecimiento de la cultura corporativa, un desafío que habrá que afrontar con la mayor eficacia para preservar la colaboración, el sentido de pertenencia y el compromiso, fomentar la innovación y apoyar la creatividad. Este proceso puede resultar difícil para algunas personas y puede requerir apoyo a través de una oportuna capacitación y gestión del cambio.

La clave para responder a la mayor demanda de flexibilidad será adoptar una estrategia organizacional capaz de ofrecer diferentes opciones; el lugar de trabajo ya no será una ubicación única sino una constelación de diferentes ámbitos y experiencias.

Pero el trabajo distribuido no significa el fin de la oficina. Es cierto que el espacio de trabajo tendrá que redimensionarse y adaptarse a las nuevas necesidades y modalidades laborales cuidando el bienestar y la salud de los colaboradores donde sea que trabajen en esta nueva normalidad. Pero las oficinas se resignificarán; dejarán de ser un contenedor donde las personas cumplen un horario fijo cinco días a la semana para convertirse en un lugar de reunión para los equipos, un espacio de encuentro para afianzar la cultura corporativa y el sentido de pertenencia, y un punto de referencia para la experiencia social en el mundo real. En definitiva, la oficina será un facilitador que ayudará a plasmar una comunidad cohesionada y comprometida a pesar de la distancia física.

Cómo crear un ecosistema de trabajo

Un ecosistema de trabajo consiste en una organización que cuenta con distintos espacios y locaciones distribuidas geográficamente donde los trabajadores interactúan, prosperan y colaboran integrados en función de un objetivo común.

Del mismo modo que ocurre en los ecosistemas biológicos, los ecosistemas de trabajo cuentan con recursos e individuos que se relacionan constituyendo distintas comunidades cuya dinámica se modifica de acuerdo con las exigencias que les impone su entorno.

En la naturaleza, cuanto más vasta es la gama de recursos y variables que mantienen vivo un hábitat, más amplia es la diversidad de resultados y mayores son sus posibilidades de sobrevivir y prosperar. De la misma forma, una organización capaz de ofrecer una variada oferta de espacios y locaciones –donde tanto los empleados a tiempo completo como los trabajadores bajo demanda se sienten comprometidos, productivos y respaldados por los recursos físicos y digitales adecuados– logrará un mayor florecimiento de ideas, innovación y estrategias creativas.

Además, para trabajar exitosamente como un ecosistema, cada integrante necesita conocer de qué manera impacta su tarea dentro de su comunidad de trabajo y dentro del todo más amplio que es la organización. El sentido de propósito es el cemento que une, le da sentido y dirige el esfuerzo colaborativo.

Pero para lograr alinearse en torno a un objetivo compartido combinando la experiencia y los conocimientos de muchas personas trabajando de forma distribuida, no basta solo con contar con los espacios y los recursos adecuados –aunque es una condición fundamental–. También es necesario fomentar la autonomía, la responsabilidad y la autoorganización, y asegurarse de que las distintas redes se mantengan conectadas, compartan información y apoyen el trabajo de los demás.

En este nuevo escenario postpandemia, el Home Office será una extensión del ecosistema de la organización. Dado que trabajar desde casa seguirá siendo una opción –incluso cuando muchas empresas ya se preparan para regresar a la oficina–, también habrá que poner en marcha las estrategias esenciales para lograr un teletrabajo exitoso: asegurarse de que los empleados tengan el entorno adecuado y las herramientas necesarias para respaldar una integración eficaz.

De cara a la nueva normalidad

No hay duda de que se avecina un cambio radical en la forma de trabajar. Los días de la oficina basada en una cultura monolítica en la que las personas tienen roles, horarios y lugares de trabajo fijos, llegaron a su fin.

Frente a este panorama, ¿cómo deberán prepararse las empresas de cara al futuro inmediato? Al aceptar que la situación actual ya no es excepcional sino que formará parte del modo en que vamos a vivir, trabajar y aprender durante mucho tiempo, será imprescindible pasar de los entornos distribuidos a la integración en verdaderos ecosistemas de trabajo.

La clave para responder a la mayor demanda de flexibilidad será adoptar una estrategia organizacional capaz de ofrecer diferentes opciones, incluyendo una variedad de locaciones donde el lugar de trabajo ya no será una ubicación única sino una constelación de diferentes ámbitos y experiencias. Se podrá trabajar desde cualquier lugar, ya sea en casa, en la oficina o en espacios de trabajo compartidos gracias a la ubicuidad de la tecnología. No obstante, la oficina no desaparecerá; cambiará su configuración y su funcionalidad, pero continuará siendo el foco de la experiencia social.

Ingresando a la Nueva Normalidad

Los grandes cambios que deberán afrontar las organizaciones en un mundo que nunca volverá a ser el mismo

Luego de varias semanas de confinamiento (en algunos casos, meses) debido a la pandemia de COVID-19, para muchas organizaciones ya está llegando el momento de retomar sus operaciones. Después de este tiempo todos habremos cambiado gracias al aislamiento social obligatorio, y la oficina también cambiará para adaptarse a la así llamada “nueva normalidad”: habrá cambio de hábitos de higiene, de costumbres sociales, de formas de trasladarse y, también, nuevos temores y ansiedades.

Esta experiencia inédita ha tenido un profundo impacto en el bienestar físico, mental y emocional de las personas. Algunos lograron adaptarse bien a trabajar desde casa y, en el futuro, querrán seguir teniendo la opción de trabajar de forma remota. Otros, en cambio, enfrentaron dificultades para equilibrar las demandas laborales con la vida familiar o se vieron afectados por la soledad, y esperan poder volver al trabajo presencial. Pero lo cierto es que la experiencia no fue neutra; todos debimos sobrellevar ansiedades relacionada con la salud y la incertidumbre por el porvenir.

Las consecuencias y los efectos que la pandemia de COVID-19 tendrá a largo plazo en todos los ámbitos de la vida aún son imprevisibles. No obstante, el regreso inminente a la oficina requerirá poner en marcha algunas modificaciones no solo en el diseño del espacio de trabajo, sino también en los procesos, la forma de liderazgo, los hábitos sociales y la convivencia para que todos los colaboradores se sientan seguros.

Dada la necesidad de mantener la densidad de ocupación bajo control y a los trabajadores con vulnerabilidades a salvo, el retorno a la oficina se producirá de forma escalonada; mientras que algunos colaboradores volverán a trabajar de forma presencial, otro grupo permanecerá haciendo Home Office. Esta tendencia seguramente seguirá vigente hasta tanto no haya una vacuna efectiva en el horizonte, e incluso después de que pase la pandemia. Según un estudio realizado por Contract Workplaces en 14 países latinoamericanos en abril de este año, un 82% de los encuestados querría tener la posibilidad de elegir un sistema híbrido que incluya trabajar desde su casa, en la oficina o en terceros lugares.

En esta primera etapa de retorno seguro a la oficina, la máxima preocupación pasará por el cumplimiento de las normas de distanciamiento físico y de higiene para resguardar la salud y la seguridad de los colaboradores en todas las instancias, desde el ingreso al edificio hasta la manipulación de las herramientas de trabajo. También será preciso encontrar el equilibrio necesario entre la interacción personal y la colaboración virtual, un pilar fundamental para preservar la integración de los equipos, la productividad y la creatividad.

La tecnología será una gran aliada en este contexto de grandes cambios. Con una fuerza laboral distribuida y nuevos patrones de trabajo, la transformación digital de la oficina será un requisito indispensable para responder no solo a los desafíos actuales, sino también a los que se presenten en las próximas décadas.

La tecnología será una gran aliada para responder a los desafíos actuales y a los que se presenten en las próximas décadas.

Pero lo que parece claro en esta nueva normalidad es que la oficina no solo deberá ser un espacio seguro y enfocado en el bienestar de las personas; también deberá contar con la flexibilidad y la capacidad de adaptarse fácilmente a nuevas contingencias, ya se trate de crisis económicas, climáticas o sanitarias.

Algunas pautas para atravesar la nueva normalidad
A continuación, enunciaremos las principales medidas a tener en cuenta en esta etapa de la nueva normalidad en la oficina, las que deberán ser implementadas de forma inmediata, incluso en la instancia previa al regreso de los empleados. No obstante, las organizaciones deberán prever medidas adicionales a futuro a partir de los desafíos que nos vaya planteando esta nueva realidad.

  • Disponer de protocolos para los empleados que brinden pautas claras sobre los hábitos de convivencia generales que se adoptarán para fomentar la salud y el cuidado de todos.
  • Intensificar el monitoreo y control de la calidad del aire interior; se puede adoptar el uso de filtros especiales y/o dispositivos de radiación UVG. Aumentar el caudal de renovación del aire y fomentar la ventilación natural cuando sea posible.
  • Maximizar la limpieza de superficies, sanitarios y cocinas junto con una apropiada gestión de los residuos. Proveer suficiente material de higiene personal tal como dispensadores de alcohol en gel y pañuelos descartables. Deben estar a la vista y al alcance de todos, tanto empleados como visitantes.
  • Adoptar las tecnologías touchless en dispositivos de acceso manual tales como puertas, botones de ascensores, griferías, dispensadores, etc., y todos aquellos dispositivos que cuenten con pantallas táctiles.
  • Cuidar la densidad de la planta respetando los 2 metros de separación recomendados entre los puestos de trabajo. Estas pautas de diseño, junto con la adopción de medidas tales como el comienzo de las actividades de manera escalonada, el ingreso y egreso por turnos, el teletrabajo, etc., ayudarán a minimizar la densidad de ocupación para evitar los contagios.
  • Siempre que sea posible se deben usar pantallas entre los puestos de trabajo y separadores de ambientes.
  • Las áreas públicas y las zonas de tránsito deberán adaptarse para mantener una distancia suficiente entre los empleados. Esto incluye garantizar el distanciamiento seguro en los espacios de espera, vestíbulos, pasillos y escaleras, y también aplica para los espacios exteriores: áreas verdes, plazas secas y terrazas.
  • Evitar compartir elementos de trabajo tales como teclados, mouse, etc. Para que cada trabajador pueda contar con sus propios objetos personales se puede disponer de lockers o espacios de guardado individual.

El factor humano
En el espacio de trabajo que nos impondrá la nueva normalidad se necesitará un esfuerzo mental y emocional constante para recordar la necesidad del distanciamiento físico, el lavado frecuente de manos y el uso de tapabocas. Podemos rediseñar la oficina con todos los elementos de seguridad necesarios para minimizar el riesgo de contagio pero, si no consideramos el aspecto psicológico de las personas no podremos asegurar su compromiso de adhesión a los nuevos protocolos para controlar el virus.

La pandemia de COVID-19 representa una crisis de salud que requiere un significativo cambio de hábitos; esto supone una carga psicológica y emocional importante para muchas personas. No obstante, para facilitar el proceso, se pueden utilizar algunas herramientas de las ciencias del comportamiento que ayuden a alinear las conductas individuales con las recomendaciones de salud de las autoridades competentes.

Para alentar y ayudar a consolidar los nuevos hábitos que exige esta nueva realidad, la “Teoría del Empujón” (en inglés, Nudge) de Richard Thaler y Cass Sunstein nos ofrece recursos de probada eficacia en muchos ámbitos. Podemos utilizar este enfoque como un catalizador para el cambio social y el comportamiento funcional dentro de la organización.

Nudge nos ofrece recursos de probada eficacia que podemos utilizar como un catalizador para el cambio social dentro de la organización.

Thaler y Sunstein demostraron que, en muchos casos, las personas toman malas decisiones, decisiones que no habrían tomado si hubieran prestado toda su atención, poseyeran información completa y confiable, capacidades cognitivas ilimitadas y autocontrol completo. Pero somos humanos y tenemos una gran cantidad de sesgos psicológicos. La idea detrás de Nudge es que hay muchas maneras de presentar una opción y lo que las personas eligen depende de cómo se muestra la elección. A veces se trata de pequeños detalles cuyo poder reside en centrar la atención de las personas en una dirección particular. Los beneficios de esta estrategia pueden ser muy grandes y el costo suele ser muy pequeño. Estas son algunas posibilidades:

  • Las líneas de demarcación en el piso pueden ser muy útiles para facilitar el distanciamiento social mientras se espera el ascensor o frente a un mostrador, por ejemplo; también pueden ayudar a seguir el sentido de circulación en pasillos y escaleras. En los espacios comunes (ya sean interiores o exteriores) se pueden trazar círculos para no más de dos o tres personas y así prevenir la aglomeración de gente.
  • La facilidad de acceso puede ser una herramienta muy efectiva. Por ejemplo: colocar de manera bien visible y en varias áreas de la oficina los dispensadores de alcohol en gel y las toallitas desinfectantes para manos puede mejorar la probabilidad de que un individuo adopte prácticas más saludables. Una empresa danesa ha sido pionera en este campo: creó un dispositivo que se conecta al lavabo y se ilumina cada vez que las personas pasan cerca para recordarles el lavado de manos *1.
  • Reforzar los comportamientos deseables por medio de mensajes claros, reiterados y confiables a través de diversos canales de comunicación es una excelente manera de garantizar que las personas respondan favorablemente al cambio de hábitos. Para ello es fundamental cuidar el discurso: se puede fomentar el sentido de pertenencia o propósito compartido utilizando términos colectivos tales como el “nosotros”. El uso de la expresión “distanciamiento social” podría tener implicancias negativas; es preferible hablar de “distanciamiento físico” porque admite la posibilidad de establecer conexión social incluso cuando las personas estén físicamente separadas.
  • La adhesión a las nuevas normas de comportamiento será mayor si se incluye la expectativa de la aprobación social y son apoyadas por miembros relevantes del grupo en las redes sociales.

Lo cierto es que este esfuerzo para involucrar activamente a las personas en el cumplimiento de las medidas sanitarias que hoy demanda la nueva normalidad es imprescindible. Y es bueno recordar que esta preocupación no es privativa de la situación actual ni es nueva; parece formar parte de la condición humana. Hace más de 100 años, en 1919, la revista Science publicaba un artículo sobre las lecciones que dejó la pandemia de gripe española *2. Allí, el autor exponía los tres factores principales que atentaron contra la prevención de los contagios y los enunciaba de la siguiente manera:

Las personas no comprenden los riesgos que corren. La gran complejidad y el rango de gravedad de la infección confunden y ocultan el peligro.
El carácter personal de las medidas que deben emplearse obstaculiza su aplicación. Va en contra de la naturaleza humana el encierro en un aislamiento rígido como un medio de prevención.
Las personas sanas (asíntomáticas) a menudo transportan los gérmenes y actúan inconscientemente como un peligro para sí mismas y para los demás.
Esto demuestra lo necesario que resulta trabajar activamente para lograr el compromiso de la gente a fin de que los protocolos se cumplan y sean eficaces. Cuando esto no sucede, las enfermedades infecciosas pueden propagarse a gran velocidad; la gripe española provocó 50 millones de muertes en todo el mundo.

Trabajemos de manera integral en todos los aspectos necesarios para contener la crisis sanitaria que ha provocado la pandemia de COVID-19 (ambiental, físico y psicológico) asumiendo que la nueva normalidad llegó para quedarse. Nuestra forma de trabajar, como tantos otros aspectos de nuestra vida, nunca será la misma.

*1 AKSHAY, K. V. L. & IYPE, S. (2020): “Understanding COVID-19 pandemic through the eyes of Richard Thaler and Cass Sunstein via Nudge Theory”.

*2 SOPER, G. A. (1919): “The lessons of the pandemic”. Science 49, 501–506.

Si te gustó esta nota, te sugerimos esta otra: Nudge, un pequeño empujón

Higiene versus interacción humana

Por Kasia Maynard* para Worktech Academy

Gran parte de nuestra vida laboral en las ciudades se basa en un modelo de servicios compartidos. ¿Qué sucede ahora que el coronavirus ha ensombrecido la planificación urbana y laboral?

La comodidad, la facilidad y la flexibilidad son los factores comunes que han impulsado el crecimiento de la economía colaborativa en los últimos años. El cambio de paradigma de los modelos tradicionales de propiedad a los servicios compartidos ha arrasado en el mundo desde que Uber y Airbnb lanzaron sus modelos a finales de la década de los noventa. Diez años después, nos hemos acostumbrado a tomar un taxi con un clic y a hacer una reserva para alojarnos en la casa de otras personas a través de la facilidad de una aplicación, todo como parte de un estilo de vida “sin ataduras” que hace que la vida urbana sea tan fluida.

Más recientemente, la economía colaborativa ha penetrado en el ámbito laboral con la llegada de los espacios de trabajo compartidos (coworking) y los clubes de miembros para hacer networking. Se esperaba que la tendencia hacia más espacios compartidos adaptados a industrias específicas para aprovechar redes profesionales sólidas creciera exponencialmente en los próximos diez años, con muchas empresas dando la vuelta a todo su modelo de negocio para adaptarse a un mundo donde la gente preferiría alquilar, en vez de tener un espacio propio.

Ahora el coronavirus amenaza a todo el modelo comercial de intercambio, ya que el distanciamiento social y la higiene se convierten en prioridades clave para la supervivencia. El transporte y los espacios de trabajo compartidos ahora parecen vectores de enfermedades a medida que salen a la luz más pruebas sobre cómo compartir aumenta la propagación de infecciones y gérmenes. A medida que las personas planifican una ciudad posterior al Covid-19, ¿qué significa esto para la urbanización y las amenities compartidas?

Reevaluación del desarrollo sostenible
En un mundo en el que la gente será más reacia a compartir el espacio, esto plantea problemas para los urbanistas que han estado trabajando para crear espacios para la interacción humana. A medida que la urbanización se vuelve más intensa, la densificación se consideró una medida esencial para mejorar la sostenibilidad ambiental. Se ha demostrado que las ciudades más densas son más eficientes energéticamente. Ahora hay un conflicto entre la salud pública y la sostenibilidad ambiental.

Este conflicto determinará cómo interactuamos y trabajamos en nuestras ciudades. Un impacto significativo que ya se ha materializado es la dispersión de la mano de obra. Como las personas se ven obligadas a trabajar desde casa, muchas empresas están considerando implementar una política de trabajo flexible más permanente dentro de su organización. Esto tendrá implicaciones en la forma en que los empleados interactúan y se relacionan con el edificio de oficinas, con evidencia que sugiere que las personas normalmente realizarán trabajo individual en casa o fuera de la oficina, mientras que el trabajo en equipo y la colaboración se producirán dentro del lugar de trabajo.

Intensificación de lo digital
A medida que los empleados comiencen a regresar a la oficina, también habrá una mayor sensación de higiene y limpieza. Esto puede provocar una reacción violenta contra el diseño típico de planta abierta de filas y filas de escritorios llenos, ya que la gente quiere su propio espacio limpio. Las organizaciones no solo tendrán que colocar la limpieza a fondo como una de las prioridades de su lugar de trabajo, sino que también deberán asegurarse de que la oficina no esté demasiado ocupada hasta el punto en que las personas se sientan incómodas.

En este sentido, la implementación de tecnología inteligente en los edificios se intensificará ya que las personas dependerán de los datos en tiempo real para comprender las horas pico en la oficina y medir dónde se encuentran las áreas de mayor riesgo en el edificio. A una escala urbana más amplia, el big data puede ayudar a predecir a dónde llegarán los clústeres de transmisión, una estrategia que ya se ha implementado en algunas ciudades de China.

El impacto de compartir
Si asumimos que la pandemia cambiará la interacción que tenemos con nuestras ciudades y nuestros lugares de trabajo, sin duda tendrá un impacto significativo en la economía colaborativa. En algunos casos, como el transporte público, la economía colaborativa es inevitable. Pero, ¿cómo afectará a la forma en que las personas utilizan los entornos de oficina y los espacios de trabajo compartido? Si las personas se muestran reacias a compartir espacio, ¿cuál es el siguiente paso?

Por el momento, hay más preguntas que respuestas; y como ocurre con todas las cosas inciertas, hay dos lados de la historia. Si bien algunas personas creen que esto supondrá la desaparición del coworking y los clubes de miembros, otras adoptan un punto de vista más optimista.

Sin duda, las personas estarán hiperconscientes de su espacio personal y de las superficies que tocan cuando regresen al trabajo. Si bien el proceso de limpieza en las oficinas ahora tendrá que ser más minucioso, el personal de limpieza aún no limpiará a fondo los escritorios individuales porque contienen artículos que pertenecen a los empleados, como documentos importantes en bufetes de abogados. Por lo tanto, la responsabilidad recaerá en el individuo para desinfectar adecuadamente su espacio. Sin embargo, en entornos de escritorio compartido y coworking, la política de escritorio limpio garantiza que el personal de limpieza pueda entrar y desinfectar completamente el área que se usó durante todo el día para garantizar que cada individuo llegue a un espacio de trabajo completamente limpio.

Si el lugar de trabajo se convertirá en un centro de interacción social y a medida que las personas se adapten a una nueva forma de trabajar, será la interacción social lo que anhelen más que un escritorio. Los proveedores de coworking deberán asegurar a sus miembros que se están tomando en serio el distanciamiento social y la limpieza, al tiempo que ofrecen formas seguras para que las personas se conecten.

En última instancia, las empresas que han creado confianza con sus miembros serán las más exitosas en su transición desde el modelo de negocios previo al Covid-19 hacia un nuevo centro de negocios sociales donde la comodidad, la conexión y la limpieza pueden coexistir.

*Kasia Maynard es escritora e investigadora para Worktech Academy y se especializa en explorar tendencias relacionadas al comportamiento y a la tecnología dentro de los espacios de trabajo.

Interiores de oficinas Kantar Peru por Contract Workplaces

Cómo mejorar la resiliencia en tu organización

Después de varios meses, desde la llegada del COVID-19 a Latinoamérica y con muchos países aún en distintas fases de cuarentena, nos empezamos a preguntar cuál será el legado de la pandemia.

Y aunque es difícil predecirlo, lo cierto es que marcará un punto de inflexión que va a cambiar muchos aspectos de la vida cotidiana: desde la forma de relacionarnos con los otros hasta la naturaleza misma de los edificios que habitamos y en los que pasamos el 90% de nuestra vida. Y, si bien, esta no es la única amenaza que puede poner en riesgo nuestra forma de vida (el cambio climático, las crisis económicas, la inestabilidad social, la escasez energética y los desastres naturales, entre otros), el reconocimiento de nuestra vulnerabilidad ante microorganismos desconocidos aumentará la preocupación por la propagación de esta y otras enfermedades transmisibles que podrían aparecer en las próximas décadas. 

El distanciamiento social que nos está obligando a quedarnos en casa y a suspender las actividades no esenciales, también nos impuso el trabajo remoto a escala global. Y si bien esta estrategia se ha demostrado altamente efectiva en la contención de los contagios, al mismo tiempo, conlleva algunos impactos negativos en la sociedad: erosiona la economía, desgasta los lazos sociales y agudiza la soledad.

En este escenario desconocido e impredecible, cualidades como la adaptabilidad, la capacidad para improvisar posibles soluciones y la resiliencia, tanto de las personas como de las organizaciones, serán inestimables. 

Dentro de una compañía, la resiliencia –entendida como la capacidad para responder rápida y eficazmente a los cambios imprevistos de cualquier naturaleza sin perder continuidad y manteniendo la competitividad– no debería ser solo una estrategia; debe formar parte de su ADN y estar presente tanto en su cultura y sus valores como en el diseño del espacio de trabajo. La oficina debe estar concebida desde el comienzo para adaptarse y evolucionar en respuesta a diferentes factores, ya se trate de eventos fortuitos o de las cambiantes necesidades del negocio y de los empleados.

Para poder responder a las crisis con resiliencia, es preciso cambiar la forma en la que conceptualizamos, usamos y diseñamos el espacio de trabajo. Una oficina resiliente tendrá que contar con capacidad para reconfigurarse ante un cambio imprevisto o para hacer frente a un evento inesperado sin perder funcionalidad ni identidad. Esta capacidad dependerá de una combinación de múltiples factores, entre ellos –y el más importante–, la capacidad de su gente para adaptarse, ser flexible y tener capacidad de improvisación.

Por lo tanto, será preciso configurar el lugar de trabajo –junto con toda su infraestructura de apoyo– de forma tal que proporcione la agilidad y la flexibilidad necesarias para promover las capacidades creativas y adaptativas de las personas frente a condiciones excepcionales.

Más allá de la pandemia

Pasados los primeros momentos del distanciamiento social preventivo, los beneficios de trabajar desde casa están comenzando a cuestionarse a medida que nos habituamos a esta ‘nueva normalidad’. La conexión y el sentido de comunidad que conlleva tener un espacio compartido, donde encontrarse con colegas, empieza a cobrar un sentido que antes no se valoraba tanto.

Porque más allá de la pandemia actual, y a pesar de que quedó demostrado que es posible el trabajo remoto a gran escala, hoy se empieza a comprender la verdadera importancia de la oficina como lugar de reunión para colaborar, y a reconocer los beneficios emocionales de los encuentros cara a cara. Es por esto que la oficina seguirá existiendo como espacio físico y evolucionará para seguir dando soporte a la necesidades humanas de colaboración, comunicación, socialización y bienestar. Y a medida que el mundo se vuelva cada vez más complejo e impredecible, la necesidad de resiliencia también será más necesaria.

Un lugar de trabajo resiliente estará compuesto por un ecosistema de espacios distribuidos, diseñados para adaptarse y evolucionar en el tiempo. Esto puede incluir las oficinas corporativas junto con cualquier combinación de modalidades y lugares: el Home Office, espacios de Coworking, oficinas satélite y, en general, cualquier lugar con una conexión WiFi o una buena señal de 4G. 

Dado que hoy es posible trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar, el espacio de trabajo no solo deberá apoyar la actividad laboral sino, sobre todo, aportar valor agregado para que las personas quieran reunirse, intercambiar ideas y colaborar. Las alternativas flexibles tales como el “hoteling“, donde el espacio ya no es privativo sino que puede ser compartido con otros trabajadores, facilitan el incremento de las relaciones interpersonales, el intercambio de conocimiento y la innovación.  Esto permite colaborar mejor tanto dentro como fuera de la oficina y brinda la flexibilidad necesaria para mitigar el riesgo de incidentes adversos o disruptivos en la empresa.

Dentro de este entorno fluido, la tecnología juega un papel fundamental a la hora de otorgar agilidad y flexibilidad. El uso intensivo de los servicios en La Nube permitirá a los trabajadores desenvolverse dentro de un entorno de colaboración móvil y flexible que aumenta la capacidad de trabajar a distancia y mejora la resiliencia frente a los desastres. Además, los proveedores de servicios en La Nube disponen de sistemas de respaldo que reducen la posibilidad de pérdida de información o falta de servicio en caso de emergencia.

Pero el punto clave para construir resiliencia son las personas. De nada sirve la infraestructura física y tecnológica si no se cuenta con una cultura basada en el empoderamiento de los colaboradores, capaz de brindar un fuerte sentido de propósito, confianza y responsabilidad. Esto favorecerá la formación de redes autoorganizadas de empleados capacitados para participar, dirigir y organizar equipos eficientes y motivados aún en las condiciones más excepcionales. Las redes sociales son una fuente de recursos y de emociones positivas indispensables para lidiar con la adversidad. 

Para que una organización sea resiliente necesita personas que puedan responder rápida y eficazmente al cambio, y que sean capaces de adoptar comportamientos positivos acordes a la situación mientras soportan un estrés mínimo. Ser resiliente significa ser capaz de encontrar soluciones creativas utilizando los recursos disponibles, o incluso más allá de los que se usan habitualmente. 

Y por último, para afrontar cualquier situación de cambio, ya sea planificado o disruptivo, será imprescindible poner en marcha un plan de comunicación interna bien orientado a fin de beneficiar la cohesión del grupo y evitar problemas de confianza, falta de responsabilidad, de motivación o de productividad.

Un lugar de trabajo resiliente, en definitiva, no solo necesitará un ecosistema de espacios diseñados para evolucionar y adaptarse a las contingencias; también será imprescindible contar con la participación activa de los empleados y lograr capacitarlos y apoyarlos para trabajar de nuevas maneras. Un equipo motivado, equipado y dirigido adecuadamente será capaz de superar casi cualquier evento o interrupción con resiliencia. 

 

Cómo integrar el home office a su estrategia de espacios de trabajo en sólo 8 semanas

A partir de la pandemia del COVID-19 se han acelerado muchos cambios que se venían asomando en cuanto a modalidades y formas de trabajo. 

Se borran los límites de la oficina, como espacio laboral, y aparece la oportunidad de trabajar en otros lugares: nuestro hogar, un café, una biblioteca, un coworking o alguna oficina satélite.

Las empresas deben prepararse para estos cambios y, aquellas que logren hacerlo de forma eficiente y rápida, se van a destacar u obtener ventaja frente a sus competidores.

Para llevarlo a cabo, las compañías necesitan buscar respuesta a algunos interrogantes: 

  • ¿Cuáles son las áreas e individuos que continuarán haciendo home office y cómo mejorar su experiencia? 
  • ¿Cómo cuantificar la ocupación efectiva en la oficina y readecuar su diseño y funcionamiento en base a ello? 
  • ¿Cómo impactarán estos cambios en la cultura de la organización?

Con el fin de ayudar a las organizaciones a responder estas preguntas, desarrollamos: NEW NORMAL STRATEGY, un servicio que permite integrar el home office a las empresas de manera efectiva y preparar las oficinas para esta nueva normalidad en solo 8 semanas.

¿Cómo lo hacemos?

FASE 1. HOME OFFICE INDEX: 

En una primera fase, aplicamos esta herramienta que nos permite medir el grado de adaptabilidad al home office de cada colaborador, partiendo de las condiciones básicas que se requieren para llevarlo a cabo de manera eficiente y confortable. La evaluación abarca cinco dimensiones:

– Físico-Ambiental: Condiciones del espacio que dispone para teletrabajar;

– Tecnología: Equipamiento (software, hardware), soporte remoto y conectividad;

– Roles y tareas: Análisis de acuerdo a descripción  de funciones;

– Perfil de las personas: Características psicolaborales y contexto  de cada colaborador;

– Liderazgo: Competencias clave para líderes que  gestionan  equipos en contexto de cambio.

A partir del análisis, generamos un informe global con el perfil de la compañía, otro por cada área, y un informe individual, junto con unl plan de acción por persona y una propuesta de soluciones para cada caso que abarcan desde un kit de home office y soluciones tecnológicas coaching, hasta programas de coaching .

FASE 2. WORKPLACE STRATEGY:

Esta etapa está orientada a entender en profundidad el ADN de la organización y sus desafíos actuales en la nueva realidad, para identificar los drivers clave que definirán la estrategia espacial que potencie un alto desempeño del equipo, incluyendo el factor home office y optimizando la superficie y los recursos necesarios. Este análisis está dividido en tres fases:

– Investigación: Para obtener información cuantitativa y cualitativa a nivel organizacional, estratégico, humano, tecnológico y arquitectónico.

– Diagnóstico: A partir de los factores clave identificados y los objetivos de la organización en la nueva realidad, delineamos un mapa detallado identificando tendencias y oportunidades de mejora en aspectos estratégicos como: cultura e identidad; dinámicas de trabajo; configuración y usabilidad del espacio; tecnología aplicada al espacio; seguridad; calidad de vida y bienestar.

– Brief conceptual: Como resultado de los pasos anteriores, proponemos las soluciones estratégicas que mejor respondan a los nuevos desafíos de la organización para garantizar un espacio de trabajo eficiente, flexible, saludable e inspirador. Proponemos: 

  • Estrategia de Real Estate
  • Diseño conceptual del espacio
  • Diseño conceptual de tecnología
  • Usabilidad y Workplace experience
  • Nuevas dinámicas organizacionales
  • Conceptos Wellness
  • Plan Comunicación Positiva del cambio

Con toda esta información disponible, cada compañía podrá tomar las decisiones adecuadas para readecuar sus espacios, adaptarse  a las nuevas necesidades y modalidades de trabajo y cuidar el bienestar de sus colaboradores sea donde sea que trabajen esta nueva normalidad.

Si necesitas orientación o recomendaciones a medida, contáctate con nuestro equipo. Es parte de nuestro compromiso continuo ayudar a nuestros clientes a prepararse para lo que viene.

 

Empleados saludables

Este contexto de crisis ha dejado en evidencia la necesidad de que las empresas se interesen por el bienestar (wellness) de sus trabajadores, proporcionándoles -además de condiciones de trabajo adecuadas y seguras donde sea que desempeñen su actividad laboral- el acceso a una serie estrategias de promoción de la salud, como también educación y recursos para ayudarlos a cultivar hábitos saludables. ¿Por qué? Porque un empleado que goza de buena salud y que se siente cuidado por su empleador, retorna en múltiples beneficios para ambas partes: mejor rendimiento, menor ausentismo, mayor sentimiento de pertenencia y compromiso, entre otros. 

Las empresas pueden incluir programas o campañas fomentando la actividad física y el movimiento, las pausas activas, la alimentación sana, el consumo de agua, y otras acciones para promover una filosofía de vida saludable. 

Pero, junto con la dimensión física, los aspectos mentales y emocionales de los trabajadores también deben ser atendidos de manera integral. Se ha comprobado que el estrés debilita el sistema inmunitario y que el estrés crónico se asocia con un mayor riesgo de numerosas consecuencias adversas para la salud. La ansiedad, la depresión, el insomnio, son indicadores a considerar que inciden directamente en el desarrollo de las tareas laborales de las personas e impactan en su rendimiento y su desempeño. 

Para ello, se pueden tomar algunas medidas como:

– Fomentar la conciencia y el apoyo en materia de salud mental al ofrecer educación y capacitación en el tema.

– Identificar las fuentes de estrés laboral y proporcionar programas para su manejo adecuado.

– Crear oportunidades para la recuperación y restauración mental al proporcionar micro y macro descansos dentro del lugar de trabajo.

– Apoyar el acceso a programas que promuevan la restauración, la relajación, el autocuidado, el deporte y el alivio de la fatiga mental o el estrés.

– Desarrollar la capacidad de resiliencia en respuesta al estrés tanto físico como mental, que pueden generar situaciones de cambio -a veces intempestivas- que irrumpen con las rutinas cotidianas y que obligan a las personas a adaptarse a nuevos escenarios. 

– Ofrecer ámbitos donde las personas puedan compartir sus inquietudes, dudas y experiencias entre ellos y con profesionales que puedan brindar el feedback y la contención adecuados. 

Por último, es necesario que la estrategia de bienestar se internalice como parte de la política empresarial y que sea fomentada y practicada desde los puestos directivos. De nada sirve brindar herramientas a los empleados, que luego sean implementados de manera incorrecta o que sean percibidas como inútiles o innecesarias. Por lo tanto, el bienestar de las personas debe posicionarse como uno de los focos de una compañía y llegar a ser una parte intrínseca de su cultura. 

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Si quieres conocer más sobre nuestra consultoría en el área de Bienestar, escríbenos a: info@contractworkplaces.com

Salud Mental

Salud mental en épocas de pandemia

Cuando hablamos de bienestar y de condiciones de trabajo saludables solemos pensar en el nivel de ruido, la temperatura, la iluminación, la calidad del aire o la ergonomía. Sin embargo, también existen otros factores –a menudo subestimados y naturalizados– que tienen un enorme impacto sobre el bienestar. La salud es un concepto integral que abarca al ser humano en su totalidad e incluye tres áreas interconectadas: la salud física, la mental y la social.

En el caso de la salud mental, no se trata simplemente de la ausencia de una enfermedad o condición anímica. Se trata de un estado de plenitud en el que las personas pueden vivir a su máximo potencial, enfrentar las tensiones normales de la vida, trabajar productivamente y contribuir a su comunidad. Por el contrario, el estrés y los riesgos psicosociales no solo deterioran el estado anímico, sino también debilitan el sistema inmunitario; y cuando se vuelven crónicos, aumentan el riesgo de aparición de otras enfermedades tales como la depresión, los trastornos cardiovasculares, la diabetes y las afecciones respiratorias, entre otros. 

Actualmente, las consecuencias de la pandemia de Covid-19 se están volviendo cada vez más evidentes y, mientras las organizaciones buscan reducir costos y reestructurarse para seguir operando en este nuevo escenario, existe el peligro de que el bienestar de los empleados se deteriore. La incertidumbre frente al futuro, el aislamiento, el temor al contagio y la continuidad laboral son una gran fuente de estrés que puede exacerbar los problemas de salud física.

Porque lo cierto es que la situación creada por una pandemia afecta a las personas en su totalidad. Y, mientras que las estrategias de afrontamiento se enfocan mayormente en la vulnerabilidad física, mucha gente queda expuesta a sus ansiedades y temores. La Organización Panamericana de la Salud estima que entre un 30% y un 50% de la población podrá sufrir alguna manifestación psicopatológica, aunque destaca que no todos los problemas psicológicos y sociales que se presenten podrán calificarse como enfermedades; la mayoría serán reacciones normales ante una situación del todo anormal. 

Tal como surge de la “Teoría de la Motivación Humana” de Abraham Maslow, luego de la satisfacción de las necesidades fisiológicas básicas (alimento, agua, sueño, etc.) la sensación de seguridad es la demanda más importante de las personas. Por nuestra naturaleza, los seres humanos buscamos estar protegidos contra el peligro o la privación, sentir cierta estabilidad y seguridad frente al futuro. Cuando esto no ocurre o se instala durante demasiado tiempo, el miedo, la ansiedad y la sensación de vulnerabilidad y pérdida de control sobre el propio destino pueden causar trastornos profundos.

En el contexto de incertidumbre y grandes cambios debidos a la pandemia, las empresas deben trabajar activamente para dar contención y mantener la salud mental de sus trabajadores, el recurso más importante para superar la crisis. Algunas acciones concretas pueden ayudar a:

→ Contar con un plan de emergencia sólido y consistente puede producir un impacto muy positivo en el estado de ánimo y el bienestar de los colaboradores (alguien está a cargo y sabe lo que hace). Tanto es así que las normas del Estándar WELL le otorgan créditos a aquellas compañías que cuenten con un plan para emergencias que les permita dar una respuesta rápida y clara frente a cualquier situación de crisis. 

→ Mantener una comunicación fluida y clara es un factor clave en el manejo de una pandemia:  minimiza la confusión y optimiza la coordinación del personal durante situaciones de excepción como las que estamos viviendo, al mismo tiempo que ayuda a llevar tranquilidad, a disminuir el estrés y a canalizar positivamente los esfuerzos de la comunidad de trabajo. Es uno de los ejes principales en la promoción de la salud mental.

→ Promover las conductas saludables alentando a los colaboradores a cuidar el descanso y la alimentación y a realizar actividades físicas regulares ya que las hormonas del estrés se metabolizan con la actividad física. Las técnicas de relajación, el manejo de la respiración profunda y la meditación también ayudan a disminuir la ansiedad y el consumo de tabaco, alcohol, medicamentos u otras sustancias adictivas.

→ Promover la socialización y evitar el aislamiento manteniendo contacto regular con los colaboradores. Hoy es más importante que nunca que los líderes y las organizaciones fomenten relaciones de confianza y cooperación para que la cultura se mantenga fuerte y los equipos permanezcan cohesionados, aun cuando casi todos trabajen desde una ubicación diferente.

Esto significa no solo mantener reuniones programadas regularmente a través de Skype, Zoom u otras plataformas de videoconferencia, sino también encontrar más y nuevas formas para que los empleados interactúen y se conecten de forma remota.

→ Crear espacios de apoyo mutuo que permitan la expresión, distensión, comprensión y escucha entre los integrantes de la organización, y en los que se pueda compartir con otros el impacto del aislamiento físico para reelaborarlo y movilizar recursos positivos de afrontamiento.  

→ Escuchar las demandas de la gente y generar empatía. El apoyo emocional debe integrarse en todas las actividades cotidianas tanto de los colaboradores como de los grupos de trabajo ya que forma parte de las necesidades básicas de la fuerza laboral. Establecer el equilibrio y promover una actitud positiva, segura y confiada entre los colaboradores.

Todas las medidas que se tomen con respecto a la salud mental en el curso de esta pandemia que hoy nos toca vivir son cruciales para poder atravesarla con equilibrio y resiliencia. Una respuesta acertada, sensible y empática por parte de las organizaciones –un plan coherente, información veraz y oportuna junto con una buena estrategia de comunicación– ayudará a disminuir el estrés y a mantener un estado emocional positivo entre los colaboradores. Acompañarlos proactivamente a lo largo de todas las etapas que dure este proceso será indispensable para mantener la cohesión y la operación de la compañía. 

– ORGANIZACIÓN PANAMERICANA DE LA SALUD (2005): “Protección de la Salud Mental en Situaciones de Epidemias”.
– MASLOW, A. (1943): “A Theory of Human Motivation”.
– https://v2.wellcertified.com/v/en/community/feature/15

 

Oficinas interior modernas ABB Perú por Contract Workplaces

Por qué es importante la comunicación en el retorno a la oficina

Como parte del plan de gestión de cambios (Change Management), contar con una estrategia de comunicación bien pensada y orquestada, ayudará a respaldar un retorno exitoso a los lugares de trabajo. Esta comunicación debe ser bidireccional, abordar de manera adecuada los detalles de la transición y anticipar las preguntas, inquietudes y preocupaciones de los trabajadores. Algunas de ellas pueden ser:  

– Por qué y quiénes vuelven al trabajo en la oficina. Con qué esquema (todos los días, solo algunos en la semana, en ocasiones especiales)
– Cuáles son las medidas tomadas – tanto en el edificio como en la oficina en sí- para garantizar la salud y seguridad de quienes regresan (protocolos de limpieza, desinfección, convivencia, entre otros)
– Recomendaciones para adaptarse a las nuevas formas de trabajo que propondrá el espacio
– Sugerencias para alternativas de viaje desde sus hogares a la oficina (carpooling, transportes privados, etc.)
– Nuevos protocolos de entrada para empleados y visitantes, de reuniones, etc.
– Lo que será o no suministrado por la empresa: alimentos, bebidas, vajilla, etc.  

Además de los canales de comunicación digitales: correo electrónico, redes sociales, webinar, capacitaciones, se deberá prever la instalación de material impreso en el espacio físico para que las personas sepan qué esperar y cómo actuar en él.

Un parte esencial del plan consiste en el desarrollo de mensajes clave para llegar al público correcto en el momento correcto, además de identificar y capacitar a los líderes del cambio en las competencias necesarias para la nueva normalidad. Ellos tendrán la estratégica misión de expandirlos asertivamente. 

Oficinas interior modernas ABB Perú por Contract Workplaces

Es importante que todos los mensajes se transmitan con empatía y que ilustren cómo los nuevos comportamientos podrían beneficiar al colectivo (No es lo mismo decir: “Usa un barbijo” que  “Usemos barbijo”). Además del mensaje en sí, los colores, la iconografía y la tipografía deben transmitir que el espacio es seguro y acogedor. 

Finalmente, es fundamental dar a los empleados una voz, para que logren sentirse cómodos expresándose y comunicándose abiertamente en su lugar de trabajo, de modo que estén motivados para apoyar la estrategia de la empresa. Esto requiere que se les brinde un canal real y accesible para expresar lo que piensan, sienten y experimentan, y fomentar esta interacción mediante herramientas tales como: preguntas y respuestas centralizadas, encuestas, grupos focales. A partir de estas acciones, las compañías podrán contar con datos en tiempo real para conocer lo que sus empleados están pensando o cómo se sienten. 

¿Quieres conocer otros ejes importantes de la vuelta a la oficina? Te invitamos a leer sobre algunas recomendaciones para un retorno seguro. 

Oficinas modernas de Bricsa Chile por Contract Workplaces

La oficina ha muerto, larga vida a la oficina

Por Víctor Feingold, Presidente de Contract Workplaces

Víctor Feingold

Somos seres sociales, gregarios por definición, pero esta naturaleza social puede verse afectada por nuestro entono y nuestras circunstancias.

La cuarentena obligatoria ha atrapado nuestras vidas confinándolas, no solo en un espacio físico, sino también virtual.

La pandemia de Covid-19 ha instalado un experimento social masivo sin precedentes, y la explosión en el uso del e-mail, los chats y las videoconferencias a gran escala, revelan lo que siempre hemos sabido: “Las relaciones virtuales pueden resultar extremadamente duras para el cerebro” (1), la administración de las emociones y la comunicación efectiva, impactando finalmente sobre la productividad y el bienestar de las personas.

“La comunicación por chat y correo electrónico muchas veces crea rencor. Y así surgen malentendidos por doquier derivados de una mala redacción, una lectura rápida o una mala interpretación, que suelen desaparecer o disminuir al ver a la persona frente a frente” (2).

Expresarnos más con emoticones que con gestos y palabras, puede resultar impreciso, confuso y limitado. “Los seres humanos nos comunicamos incluso cuando estamos callados” (1).

Durante una comunicación en persona el cerebro se enfoca en las palabras que se dicen, pero también obtiene información adicional a partir de una gran cantidad de señales no verbales, tales como la mirada, los gestos y la postura del interlocutor, información que completa y clarifica el significado del mensaje que se transmite.

“Dado que hemos evolucionado como animales sociales, la percepción de estas señales es algo natural para la mayor parte de la gente y requiere poco esfuerzo consciente. Sin embargo, una videollamada típica deteriora estas habilidades innatas y demanda una atención sostenida e intensa a las palabras. El cerebro, entonces, se ve abrumado por el exceso de estímulos desconocidos (que se potencian en las videollamadas colectivas) mientras se concentra en la búsqueda de señales no verbales que no puede encontrar” (1).

Cuando trabajamos en la modalidad de Home Office, esta situación se repite una y otra vez durante toda la jornada y a lo largo de varias semanas. Entonces, se vuelve casi inevitable la aparición de síntomas que se manifiestan en pesadumbre, fatiga física y mental, mayor distanciamiento y una creciente tendencia al aislamiento, la soledad, el estrés y la ansiedad.

¡Y ni qué hablar de la espontaneidad! Es mucho más difícil que surja durante una videoconferencia en la que suelen abundar los problemas técnicos, la comunicación limitada y una agenda acotada con hora de comienzo y fin. Mucho menos, cuando la posibilidad de expresarse se circunscribe a una carita amarilla de caricatura que difícilmente genere empatía o entendimiento.

¿Por qué es importante la espontaneidad para las organizaciones? La espontaneidad es una gran virtud que facilita las relaciones humanas; las personas espontáneas generan un clima de seguridad y sinceridad, honestidad y autenticidad. Se la suele relacionar con una personalidad genuina, chispeante y fresca que tiene gran importancia a la hora de alcanzar el éxito.

“Una dosis de espontaneidad es necesaria como hoja de ruta vital en busca de lo desconocido” (2). De lo desconocido surge la innovación, de la innovación nace la creación, y de la creación emergen nuevos modelos de negocios que mantienen competitivas a las organizaciones en un mundo donde la única constante es el cambio.

Como comenta Nico Matji, cofundador del estudio de animación Lightbox, en un reciente artículo del diario El País de España: “echo muchísimo de menos la espontaneidad cuando de pronto alguien gritaba ‘¡Qué bueno esto!’ y se formaba un corrillo alrededor. Esa ilusión, esa energía se nota en una película”. Difícilmente la espontaneidad pueda florecer dentro de un equipo que trabaja a distancia.

Si bien la flexibilidad laboral tiene muchos aspectos positivos (mejor balance trabajo-vida social y familiar, menor impacto medioambiental, economía en trasporte, ropa y comida, entre otros), el trabajar exclusivamente desde nuestras casas sin el contacto cara a cara con nuestros compañeros, genera barreras infranqueables para la creatividad y la innovación; “estrecha el margen para imaginar y romper el molde volviéndonos más previsibles y conservadores” (3).

Repetir los mismos hábitos y tareas (el film “El día de la marmota” es una alusión frecuente en estos días) nos encierra no solo en los confines de nuestras casas, sino también en una zona de comodidad y pereza –de falso confort– sin desafiar la reinvención.

Palabras que forman parte del ideario de las corporaciones, tales como trabajo en equipo, cooperación, solidaridad, empatía, creatividad, innovación, confianza, liderazgo, sentido de pertenencia, compromiso y pasión, entre otros, son los ingredientes imprescindibles de la fórmula efectiva para enfrentar los síntomas de la incertidumbre, el riesgo y la complejidad de los mercados en los que nos toca actuar.

¿Creen ustedes que esto se consigue trabajando cada uno desde su casa? Claramente no.

El teletrabajo se instaló en forma intempestiva, improvisada, sin planificación, herramientas, formación ni espacios adecuados. Pero, sin duda, podemos aprender mucho de esta experiencia. Varias organizaciones que percibían el trabajo remoto como una pérdida de control están entendiendo que también tiene su lado beneficioso, y que después de este ejercicio los empleados demandarán más flexibilidad a la hora de cumplir con sus tareas.

Pero, por más “holográficas” y vívidas que sean, las tecnologías difícilmente podrán reemplazar a las relaciones humanas que se construyen a través del contacto personal, con un apretón de manos, con un abrazo o con una mirada entre conversaciones banales y tiempos “perdidos”. Estos son los ingredientes imprescindibles para generar la confianza y el conocimiento necesarios entre los miembros de un equipo que debe trabajar en pos de un objetivo común.

“La nueva normalidad no será, pues, telemática ni presencial sino una mezcla de ambos” (4).

Entonces, si la oficina ha muerto, ¡larga vida a la oficina!

Referencias:

(1) “Zoom fatigue” is taxing the brain. National Geographic.

(2) ¿Por qué es vital ser espontáneo hoy día? Ecoosfera.com.

(3) Espontaneidad. Dr Luis M. Labath.

(4) Y ahora, ¿dónde está la oficina? Diario El País, España.