Workplace Trends
El nuevo espacio de colaboración
Por Philip Ross
Actualmente, gracias a las nuevas tecnologías, la conectividad y la “muerte de las distancias”, la colaboración está siendo redefinida como una experiencia de personas que trabajan juntas compartiendo ideas, datos y análisis, con el fin de desarrollar soluciones colectivas. Lo que ha cambiado es que las personas ya no tienen que sentarse juntas en el mismo espacio para llevar a cabo el trabajo colaborativo.
En este informe, que se desarrollará en tres entregas consecutivas, se presentará un análisis sobre el crecimiento del trabajo colaborativo y los beneficios que se derivan del uso de los espacios de colaboración. Se examinarán los impulsores del cambio -desde la tecnología y los procesos de trabajo hasta la demografía y la sostenibilidad- para definir, finalmente, un conjunto de ocho características o principios para el futuro de la colaboración.
¿Qué es la colaboración?
De acuerdo con la definición de Wikipedia, la colaboración es un proceso recursivo en el que dos o más personas u organizaciones trabajan juntas en objetivos comunes -por ejemplo, un esfuerzo intelectual de tipo creativo- mediante el intercambio de conocimientos, el aprendizaje y la creación de consenso. Así, la colaboración es un tipo particular de actividad laboral que involucra a más de una persona .
Los trabajadores del conocimiento tienen que funcionar juntos para resolver problemas. Fue Peter Drucker quien acuñó el término “trabajo del conocimiento” en su famoso libro publicado en 1959 “Landmarks of Tomorrow”, el cual define los procesos mentales más que el trabajo físico. Pero el trabajo del conocimiento es a la vez cognitivo y social. Requiere que la gente trabaje junta pero también necesita un tiempo para la concentración individual.
De esta manera se puede decir que la colaboración es un proceso en el cual las personas trabajan juntas en tareas del conocimiento. Este proceso también implica la conversación y la interacción, lo que permite que la gente exprese sus propios pensamientos y experiencias internas para que sean accesibles a los demás a través del lenguaje, el video, la escritura y la visualización gráfica. Estas interacciones pueden ocurrir tanto física como virtualmente, de manera secuencial o simultáneamente.
El trabajo en la actualidad
Para para la mayoría de las personas el trabajo es, actualmente, de carácter eminentemente individual. De hecho, las encuestas sobre pautas de ocupación y utilización de una oficina típica muestran algunos resultados sorprendentes. En promedio, cuando se le pregunta a la gente cuánto tiempo piensa que pasa en su escritorio, responde que un 76%. Pero cuando se lleva a cabo un estudio de observación in situ, la realidad muestra que los escritorios solo se ocupan alrededor del 44% del tiempo. La gente ya no se sienta en sus puestos de trabajo durante todo el día. Entra y sale de reuniones. Busca espacios para concentrarse y colaborar. En las empresas casi nunca hay suficientes salas de reuniones.
Gran parte del trabajo de hoy en día todavía se dedica al trabajo individual, con filas y filas de escritorios idénticos ordenados para tareas relacionadas con la computadora o el teléfono. Sin embargo, una reciente encuesta realizada por Unwired encontró que todas las empresas hablaron de falta de espacios disponibles para el trabajo de equipos y proyectos junto con una creciente frustración debida a la dificultad para concentrarse en las oficinas abiertas.
A todo esto se le suman las nuevas presiones sobre los viajes. En otra época, esto era completamente aceptable: subirse a un avión para asistir a una reunión o sesión de equipo. Actualmente, la búsqueda de la sustentabilidad junto con la necesidad de reducir los costos ha dado lugar a la exploración de nuevas formas de trabajar a distancia. A menudo se trabaja a distancia con documentos enviados por correo electrónico y/o audio de mala calidad; formas muy primitivas para conectar a la gente que debe trabajar junta.
Compartir un documento o una idea es un desafío. En el correo electrónico “ping pong” los documentos se repiten a medida que se mueven entre los destinatarios y así se alargan el proceso y la toma de decisiones. Hay poco conocimiento o comprensión de las posibilidades de los nuevos sistemas y de los espacios de colaboración en la economía del conocimiento.
La naturaleza cambiante del trabajo y de los espacios de trabajo
Desde hace más de ciento veinte años, nuestro lugar de trabajo -la oficina- ha estado dominada por el trabajo fijo con gente sentada en escritorios individuales bajo la supervisión de personas que las observan trabajar. El concepto de tiempo y desempeño basado en el taylorismo fue el modelo predominante. “El sistema de trabajo debe ser enseñado a todos los empleados y se debe mantener una estrecha vigilancia hasta que lo hayan aprendido cuidadosamente. Para determinar qué tan bien lo están llevando a cabo, basta pedir imprevistamente una goma de borrar o una regla y ver cuánto tiempo se necesita para que la ubiquen”. Así se lee en el libro de 1926 “La gestión de la oficina : principios y práctica” de William Henry Leffingwell.
Este tipo de trabajo fijo fue posible gracias a la tecnología fija. Desde la máquina de escribir Remington y el teléfono de Bell en la década de 1880 hasta la PC de IBM en 1980, siempre ha habido equipos pesados en los escritorios que han atado al empleado de oficina. Además de esta opresiva tecnología, los escritorios individuales, el uso del papel y los archivos personales han contribuido a ligar al trabajador a su escritorio.
La gente también suele almacenar mucho papel y lo hace dentro o cerca de su escritorio. En muchos lugares de trabajo, entre el 15% y el 17% de la superficie útil se destina al almacenamiento, y la oficina sin papel aún no se ha hecho real. Pero no se trata de no usar papel en absoluto sino de la necesidad de clasificarlo y archivarlo adecuadamente. El flujo de trabajo digital junto con las nuevas tecnologías de visualización tales como las tabletas y los libros electrónicos ayudarán a reducir la vida media del papel en la oficina.
La asignación de una persona a un escritorio u oficina ha sido el enfoque predominante de la organización del trabajo, agrupando a la gente por departamentos dentro de un edificio que representa la jerarquía corporativa. La oficina ha reflejado tradicionalmente el estatus y el poder más que el rol y la función. Pero también ha representado la estabilidad y la seguridad, la inflexibilidad y la pereza. El cambio es difícil, costoso y lento. Mientras que los escritorios suelen estar vacíos, las investigaciones muestran que nunca se puede encontrar una sala de reuniones disponible. Se necesita espacio para los equipos de trabajo, los proyectos o las presentaciones, pero las salas de reuniones nunca están disponibles. Esto nos indica que los tipos de espacio que la gente necesita para el tipo de trabajo que se realiza actualmente están cambiando.
Pero cuando encuentran una sala disponible para una sesión de equipo, las trabas que se presentan para la colaboración y la conectividad son enormes. Actualmente, las dificultades que existen para que el usuario se una a una red y comparta recursos tales como una impresora o un proyector son considerables en la mayor parte de los lugares de trabajo. Y para los que no son empleados puede ser mucho más difícil, por no decir imposible, conectarse a la red y utilizar periféricos tales como las impresoras.
Ni qué decir de la mayoría de las salas de reuniones que carecen de los elementos básicos para lograr una colaboración exitosa. Un rotafolio o pizarra es, a menudo, el único dispositivo para capturar el pensamiento creativo. Solo se cuenta con mesa, sillas y un equipo audiovisual básico: teléfono de conferencia y proyector. El enfoque parece ser “una solución única para todo” con pocas consideraciones por las necesidades reales de las personas y de los proyectos.
Un nuevo paradigma para el espacio dedicado al equipo
Según una investigación llevada a cabo por la Universidad de Washington, las salas de proyecto dedicadas que permiten “desplegar el conocimiento” dan lugar a la así llamada “memoria latente”: una experiencia que permite a los participantes de una reunión recordar todo el proceso que se llevó a cabo y no solo los resultados, los acuerdos o las acciones registrados. En otro estudio, una empresa líder en tecnología encontró que la provisión de salas de proyectos dedicadas a los equipos de software acelera los tiempos de desarrollo en un factor de 10 .
Estos resultados, entonces, apuntan a la asignación de salas para proyectos específicos, de tal forma que los equipos cuenten con un espacio especialmente asignado, lo cual proporcionará ventajas sustanciales tanto para el equipo como para el proceso. Este enfoque requiere la implementación de una serie de factores tales como un cambio en la cultura de gestión y nuevos estilos de trabajo que permitan la movilidad, junto con las tecnologías que posibiliten un espacio de trabajo independiente. Es la primera etapa hacia el Activity Based Working.
Nuevas formas de trabajo
La mayoría de las empresas ya han comenzado a experimentar con el trabajo flexible y muchas han introducido el modelo de hot desking o desk sharing con la austera pretensión de lograr una mayor eficiencia en la ocupación asignando, por ejemplo, 4 escritorios para 5 personas. Estos cambios en los coeficientes de distribución parecen constituir el límite del pensamiento actual, no obstante lo cual representan un primer paso en el camino hacia un nuevo estilo de trabajo.
Sin embargo, el hot desking -término que debe su origen a la Royal Navy que practica el principio del hot bunking, donde los marineros comparten una cama o litera, aunque no al mismo tiempo, por supuesto- no parece ser la respuesta más apropiada para los trabajadores del conocimiento en la nueva economía colaborativa. Con esta estrategia se intenta a menudo un ahorro de costos que produce magros beneficios para las personas y da como resultado espacios pobres y poco atractivos. Hoy en día es necesario desarrollar una nueva perspectiva.
Espacio para trabajar
En mi libro, Space to Work (en coautoría con Jeremy Myerson) se identifican las cuatro tendencias fundamentales para las empresas del conocimiento en base a una investigación llevada a cabo con más de 200 compañías alrededor del mundo. Estas tendencias se encuentran representadas en el diagrama 1 y muestran las tensiones entre tareas permeables y contenidas, y entre una visibilidad corporativa alta y baja.
La oficina corporativa se puede convertir así en Academia: un lugar que proporciona posibilidades de elección y empoderamiento (ambos mediados por la tecnología), y que acepta una cultura de liderazgo.
Esta tendencia se equilibra con el Ágora, modelo que propicia el trabajo junto a los clientes o desde terceros espacios. Esto significa que la gente vuelve a la oficina con menos frecuencia y disminuye la necesidad de proveerle un escritorio fijo.
Las otras dos tendencias tienen que ver con nuevos espacios. Trabajar cerca de la casa y de la comunidad se denomina Lodge pues evoca el período en el que el trabajo se hacía en la casa o la comunidad y la actividad comercial era la norma.
Por otra parte, tenemos que una agrupación de personas de la misma profesión conforman los gremios. Los edificios de los gremios fueron las primeras construcciones comerciales. Actualmente vemos un resurgimiento del modelo del Gremio, ya que la plantilla de muchas corporaciones está conformada por freelancers y profesionales independientes.
En el siguiente diagrama, la gente encuentra su propio equilibrio en base a su perfil. Pero lo que está claro es que la corporación del tipo Academia se irá contrayendo mientras que el trabajo en el Ágora y en el Lodge se incrementará. No obstante, los tipos de espacio proporcionados por la Academia serán diferentes. Cuando las personas entren en un edificio lo harán para estar con otras personas, para interactuar y colaborar, por lo que gran parte de los espacios será diferente y proporcionará ámbitos pensados para la gente en lugar de contenedores para escritorios y papeles.
Terceros espacios
A medida que crezca el Ágora, los denominados “terceros espacios” -a mitad de camino entre la oficina corporativa y el entorno familiar- aumentarán su importancia. Gracias al desarrollo de la tecnología móvil y de la nueva cultura, muchas personas, movidas por la necesidad de minimizar los traslados, buscarán cada vez más trabajar en estos terceros espacios donde encontrarán un ámbito para concentrarse y colaborar junto con toda la tecnología necesaria.
Ya han surgido una serie de ideas innovadoras, desde clubes y centros de servicios hasta oficinas tercerizadas y edificios públicos. Uno de los terceros espacios más interesantes es The Hospital, un club dedicado a los ejecutivos de los medios de comunicación, creado y financiado por Paul Allen, uno de los fundadores de Microsoft. Los miembros de este club pagan una suscripción anual por la que tienen acceso al uso de un edificio en el Covent Garden de Londres. Allí no solo se puede trabajar, organizar reuniones y comer, sino también proyectar una película, usar un estudio de grabación o hacer un programa de televisión en un estudio completo.
Otro ejemplo es el centro Berkeley Square de Regus, un espacio de trabajo tipo club que ofrece un ámbito flexible, compartido e informal. Boxes privados se alternan con mullidos asientos y espacios de reunión que se usan como una sala de aeropuerto, aunque también se pueden reservar espacios más formales. Sin embargo, para muchos socios, el salón es exactamente lo que se necesita para trabajar “on the pause”: un espacio profesional para llegar, conectarse y trabajar. A medida que aumente la movilidad y las personas sean capaces de conectarse “on the pause” utilizando la tecnología portátil, la exigencia de trabajar a distancia aumentará, y la gente encontrará nuevas formas de colaborar sin necesidad de estar en el mismo edificio.
En la próxima entrega se abordarán los nuevos paradigmas para el trabajo colaborativo junto con el análisis de las tecnologías que lo harán posible.
* Philip Ross es el creador de Worktech, CEO de Unwired y de Ungroup. Además es escritor, consultor y analista especializado en el futuro del trabajo. Anticipa la manera en que las nuevas tendencias -tales como las tecnologías emergentes- determinarán nuestra forma de trabajar, vivir, aprender y disfrutar del tiempo libre.
FUENTE: FM&WOKPLACES #66
Las nuevas oficinas de Honda Motor en Chile
Honda Motor es una empresa de origen japonés reconocida mundialmente por la fabricación de una amplia gama de productos y componentes de la industria automotriz. En el año 2013 la compañía decidió relocalizar sus oficinas administrativas en Santiago a fin de separarlas del área productiva y de afianzar su imagen corporativa. El equipo de Contract Chile respondió a este desafío con un proyecto de gran calidad espacial dotado de una fuerte integración y con el foco puesto en las personas.
Situada en el parque de oficinas de Ciudad Empresarial, en Huechuraba, la nueva sede de Honda Motor cuenta con una ubicación estratégica, excelente conectividad, una moderna infraestructura y servicios de calidad.
En sintonía con las últimas tendencias emergentes en materia de espacios de trabajo, el proyecto que propuso Contract Chile para estas nuevas oficinas se desarrolló dentro de un concepto de open space pero sin perder de vista la necesidad de contar también con áreas de trabajo individual de concentración media y alta.
A fin de aprovechar la luminosidad y las amplias vistas, los puestos operativos se ubicaron preferentemente en el perímetro de la planta en un esquema de oficina abierta. Las salas de reuniones informales, los sectores para socializar (Work Coffee Areas) y las zonas para crear y compartir ideas en equipo se dispusieron teniendo en cuenta la necesidad de colaboración que requieren los nuevos estilos de trabajo.
A fin de no interrumpir las vistas y para conseguir la integración visual de todo el espacio -fundamental para asegurar el contacto de los equipos y el flujo de trabajo de la empresa- se utilizaron divisores bajos entelados para mejorar la acústica en los puestos operativos y cierres de 1,20 m de altura en los despachos privados. Solo las salas de reuniones se cerraron con frentes vidriados.
La imagen del proyecto -inspirada en las líneas de los productos de la compañía- rescata las curvas y contracurvas en los tabiques de media altura para dar énfasis y al mismo tiempo contener a las distintas áreas y equipos de trabajo.
Además, la aplicación de plafones de yeso blancos, junto con el uso de materiales rústicos tales como el hormigón a la vista de la losa, ofrece un fuerte contraste que confiere al espacio una potente estética industrial. Los plafones van cambiando su espesor y esta asimetría sectoriza y dota al proyecto de distintas escalas con una nueva lectura espacial.
En cuanto a la elección de los materiales, en el área de open space y en las salas de reuniones se optó por una alfombra en baldosas en distintas tonalidades de gris con acentos en color rojo, mientras que en los sectores de recepción, Work Coffee Area y zonas de apoyo se aplicó un porcelanato imitación madera.
Los puestos de trabajo y las mesas de las salas de reuniones cuentan con una terminación en laminado blanco y gris mientras que en los muebles especiales se aplicaron el negro y el rojo institucionales.
La gran mayoría de los materiales utilizados en el proyecto -alfombras, porcelanato, artefactos sanitarios, cielorraso modular, aislaciones, laminados, luminarias Led, etc.- cuenta con la certificación LEED®. Además, el sistema de iluminación cuenta con dispositivos Led en los sectores de mayor uso –open space y recepción- junto con sensores de movimiento que controlan el encendido y apagado de las luminarias sobre los puestos de trabajo.
Ficha técnica
Cliente: Honda Motor.
Ubicación: Av. El Parque 4160, 5º piso, Ciudad Empresarial – Santiago Chile.
Superficie: 1.140 m2.
Plazo de ejecución: 90 días.
Año de ejecución: 2013.
Proyecto y dirección de obra: Contract Chile.
Ejecución de obras generales: Contract Chile.
Dirección general: Arq. Víctor Feingold.
Dirección de proyecto: Loreto Chavez.
Coordinación comercial: Arq. Valentina Supan.
Documentación de proyecto: Arq. Estefania Mallea.
Dirección de obra: Arq. Manuel Pizarro.
Diseño gráfico: Diseñadora Daniela Urrutia.
Fotografía: Giuseppe Brucculeri.
FUENTE: FM&WORKPLACES #67
Internet de las cosas
El crecimiento explosivo de la conectividad con la que actualmente cuentan todos nuestros dispositivos nos está llevando a una nueva era de comunicación ubicua que está cambiando la forma en la que vivimos y trabajamos. Dentro de poco, cada una de las cosas con las que interactuemos -miles de millones de objetos de diversa índole, desde la indumentaria, los electrodomésticos, la infraestructura urbana y el equipamiento médico hasta los sensores de temperatura de la oficina y el teléfono celular-, todo estará enviando y recibiendo datos dentro de una inmensa red, “Internet de las cosas”, los cuales se procesarán en La Nube para generar mejores capacidades, comportamientos y experiencias. Los edificios y los entornos de trabajo no estarán ajenos a esta nueva realidad.
En 1999, Kevin Ashton -pionero británico de la tecnología que creó un sistema estándar para las etiquetas RFID y otros sensores- acuñó la frase “Internet de las cosas” (IoT por su nombre en inglés Internet of Things), un sistema donde Internet está conectada con el mundo físico a través de sensores ubicuos. Estos sensores pueden ser cualquier dispositivo que recoja datos e informe a un centro de recolección tal como una base de datos o un servidor. Pero este revolucionario concepto no apunta solo a la recolección de datos sino -lo más importante- al análisis y uso de esos datos.
Actualmente, habiendo 7.200 millones de personas en el planeta, hay más de 12.000 millones de dispositivos conectados a Internet -entre procesos, personas, datos y cosas- y la cantidad sigue aumentando sin tregua. Se estima que para el año 2020 esta cifra se cuadriplicará impulsada por las nuevas tecnologías mientras que el crecimiento poblacional nos dejará en 7.600 millones de habitantes.
En la actualidad, IoT se compone de un conjunto heterogéneo de redes especializadas. Estas redes proliferan a medida que el mundo se llena de sensores y otros objetos inteligentes para dar soporte a una amplia variedad de aplicaciones.
Sin embargo, cabe aclarar que no existe una tecnología aislada identificable que respalde los diferentes escenarios que se agrupan bajo este término. En el caso de los edificios, por ejemplo, encontramos distintos sistemas de dispositivos de control para la calefacción, la ventilación y el aire acondicionado, la telefonía, la seguridad o la iluminación. Pero con la evolución de IoT, estas redes se integrarán junto con muchas otras sumando características de seguridad avanzadas, análisis y gestión de datos para ayudarnos a mejorar lo que hacemos.
Tecnologías para IoT
Internet de las cosas es una revolución tecnológica que representa el futuro de la informática y las comunicaciones y su desarrollo depende de la innovación técnica en una cantidad de áreas importantes, desde los sensores inalámbricos hasta la nanotecnología.
En primer lugar, es esencial contar con un sistema de identificación de objetos y dispositivos que sea simple, discreto y rentable a fin de conectarlos a las grandes bases de datos y a Internet. De esta manera se puede recoger y procesar la información acerca de las cosas. La identificación por radiofrecuencia (RFID) es la tecnología que ofrece esta funcionalidad.
En segundo lugar, el uso de sensores permitirá la recopilación de datos relativos a los cambios de estado físico de las cosas. Así, la inteligencia integrada en las mismos objetos podrá mejorar la capacidad de la red.
Por último, los avances en miniaturización y nanotecnología permitirán dispositivos cada vez más pequeños, con capacidad para interactuar y conectarse.
La IoT se basará en la funcionalidad que ofrecen todas estas tecnologías para hacer realidad la visión de un entorno de red totalmente interactivo y sensible al medio ambiente que la rodea.
Las etiquetas RFID
Las etiquetas RFID son microchips que utilizan ondas de radio para identificar a los elementos en los que se encuentren insertas. Emiten una simple señal para registrarse y pueden colocarse en cualquier objeto para identificarlo. El escáner que detecta la señal no tiene que estar en contacto físico con la etiqueta, ni es necesario que ambos se encuentren en el campo de visión del otro. Las etiquetas RFID ofrecen mucho más que la posibilidad de rastrear objetos en tiempo real; pueden brindar información relevante acerca de su ubicación y de su estado.
Los sensores
La capacidad de detectar cambios en el estado físico de las cosas es esencial para registrar modificaciones en el medio ambiente. Los sensores recogen datos de su entorno, generan información y notifican sobre el mismo. Tienen un papel fundamental en la reducción de la brecha entre los mundos físico y virtual, y en la posibilidad de que las cosas respondan a los cambios del entorno físico.
Ubicuidad
Actualmente, las etiquetas RFID se utilizan en todas partes aunque no lo notemos.
Ya en la década del 90, Mark Weiser, el ideólogo de la computación ubicua, afirmaba: “Las tecnologías más profundas son las que desaparecen. Se entretejen en la trama de la vida cotidiana hasta hacerse indistinguibles de ella. Consideremos la escritura, tal vez la primera tecnología de la información. Su capacidad para capturar la lengua oral mediante una representación simbólica y para almacenar esa información a largo plazo ha ampliado los límites de la memoria individual. Hoy en día, esta tecnología es omnipresente en los países industrializados. No solo los libros, las revistas y los periódicos transmiten información por escrito sino también las señales de tránsito, los carteles, los letreros e incluso los graffiti. La presencia constante y cotidiana de estos productos de la “tecnología de la alfabetización” no requieren una atención activa; la información que transmiten está lista para ser usada de un solo vistazo. Es difícil imaginar la vida moderna de otro modo.”
Weiser afirma que esta desaparición es una consecuencia fundamental no tanto de la tecnología como de la psicología humana. Una vez que las personas aprenden algo lo suficientemente bien, dejan de ser conscientes de ello para poder enfocar sus objetivos más allá. Los chips en los interruptores de luz, termostatos, equipos de música y hornos ayudarán a impulsar el mundo. Estas máquinas estarán cada vez más interconectadas en una red ubicua, sostenía.
Aplicaciones
Según la visión de la International Telecommunication Union (ITU), la agencia de las Naciones Unidas dedicada a las tecnologías de la información y la comunicación, Internet, tal como la conocemos, se está transformando radicalmente. En poco tiempo pasó de ser una red académica utilizada solo por unos pocos elegidos para convertirse en un mercado masivo orientado al consumidor. El próximo paso la convertirá en una red totalmente penetrante, interactiva e inteligente. En este escenario, las comunicaciones en tiempo real no solo serán posibles para las personas sino también para las cosas, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
El arribo de IoT dará lugar a una gran cantidad de aplicaciones y servicios innovadores que mejorarán la calidad de vida al mismo tiempo que proporcionarán nuevas oportunidades para las empresas. IoT tendrá un gran impacto en muchas de las actividades de la vida cotidiana, influenciará nuestro comportamiento e, incluso nuestros valores.
Actualmente ya existe una amplia variedad de usos para las etiquetas RFID que abarcan múltiples tecnologías y sectores. La llave del automóvil dispone de una, las tarjetas de acceso también la llevan incorporada, los hospitales las utilizan para monitorear los movimientos de las personas y de los activos médicos. Los detectores de humo y los de movimiento son hoy algo cotidiano en las aplicaciones de seguridad y vigilancia, mientras que otros dispositivos cobran en las cabinas de peaje o autentican la identidad de las personas en los pasos fronterizos.
Sin embargo, recientes estudios han identificado diversos ámbitos para que las empresas generen valor con la próxima evolución de Internet. En el ámbito de la gestión implicará una mejora en la utilización de los activos, desde el uso de los equipos informáticos -incluyendo sus piezas- hasta la disponibilidad de una sala de reuniones o de un puesto de trabajo. Al ser capaces de proporcionar información actualizada de su estado en tiempo real, la utilización de estos activos se podrá optimizar mediante los parámetros adecuados de tal forma que coincida con las necesidades de la empresa en ese momento. Los activos pueden ser simples y reportar datos muy limitados (“ocupado” o “vacante”, por ejemplo) o muy complejos.
En el ámbito operativo, IoT se podrá utilizar para controlar el entorno, desde una válvula hasta los datos de miles de sensores que puedan combinar información sobre temperatura, humedad, concentración de gases, etc., en cada momento, para gestionar un sistema de climatización que mantenga las condiciones ambientales.
De esta manera, los sistemas “inteligentes” de un edificio podrán ser programados para satisfacer las necesidades de los ocupantes en tiempo real. La iluminación y la temperatura, por ejemplo, se pueden ajustar de forma automática de acuerdo con la hora del día y el grado de ocupación. Estos sistemas automatizados generarán grandes cantidades de información que se podrá transmitir a un centro de datos en La Nube para su análisis posterior.
Utilizando el análisis predictivo, los FM podrán anticipar las necesidades de los usuarios relacionadas con la temperatura, la ventilación, la iluminación, la seguridad, etc., a fin de proporcionarles una experiencia más personalizada y eficiente.
Si bien es verdad que estos sistemas se vienen utilizando desde hace tiempo, lo cierto es que la reducción del costo de estas tecnologías de gestión integrada de edificios basadas en La Nube, hará que estos sistemas sean más asequibles en el futuro.
En lo que se refiere a los equipos informáticos y de uso común en la oficina, estos también serán “inteligentes”: se comunicarán con la red de energía para aprovechar los precios más bajos durante las horas de poca actividad y enviarán una alerta al servicio técnico cuando tengan un desperfecto o cuando detecten un evento inesperado.
Las dificultades para el desarrollo de IoT
Según un informe de la empresa Cisco, varios obstáculos podrían frenar el progreso de IoT: la implementación del protocolo IPv6, la provisión de energía de los sensores y la definición de las normas.
Implementación de IPv6. En febrero de 2010 se agotaron las direcciones IPv4 del mundo. Si bien el público general no ha notado un impacto real, esta situación podría lentificar el progreso de IoT, ya que los posibles miles de millones de sensores necesitarían direcciones IP exclusivas.
Los sensores. Para que IoT pueda desplegar todo su potencial los sensores deben ser energéticamente autosuficientes. Por tanto, es necesario encontrar una forma de generar electricidad aprovechando el medio ambiente, por ejemplo, mediante el uso de la vibración, la luz y las corrientes de aire. Algunos avances han dado como resultado un chip flexible capaz de generar electricidad a partir de movimientos del cuerpo tales como la presión de un dedo.
Normas. Si bien se han realizado grandes progresos en cuanto a las normas se necesita aún más, especialmente en las áreas de seguridad, privacidad, arquitectura y comunicaciones.
Internet de las cosas representa la próxima evolución de Internet. Dado que los seres humanos avanzan y evolucionan mediante la conversión de datos en información, conocimiento y sabiduría, IoT posee todo el potencial para cambiar el mundo tal como lo conocemos, para mejor. La rapidez con la que llegaremos a ese punto depende de nosotros.
FUENTE: FM&WORKPLACES #67
Hacia una nueva movilidad
La congestión vehicular en las grandes ciudades, especialmente en la hora punta, es una constante que tiene dimensiones globales. Y si bien las condiciones pueden variar regionalmente, lo cierto es que, actualmente, más de la mitad de la población mundial es urbana y el incremento de la movilidad en las grandes metrópolis ha comenzado a representar un problema sin precedentes. Un sistema de transporte insostenible no solo perjudica el bienestar de los trabajadores sino que también afecta la competitividad de las empresas y el funcionamiento de la sociedad en su conjunto.
Hoy en día, el modelo territorial y productivo de los países occidentales ha generado un incremento sustancial de las distancias entre el domicilio y el puesto de trabajo, lo cual intensifica la necesidad de desplazamiento. Ya se trate de Buenos Aires, San Pablo, Bogotá, Lima o Ciudad de México, lo cierto es que esta situación no es ajena a la de los 400 millones de latinoamericanos que viven en zonas urbanas y deben afrontar largas odiseas para movilizarse.
La movilidad hacia el trabajo es la responsable de la mayor parte de los desplazamientos en las grandes ciudades. Pero es, sobre todo, el desequilibrio en favor del vehículo particular el que está provocando que la capacidad de las vías de acceso a las ciudades se vea desbordada dando lugar a grandes congestionamientos de tránsito, accidentes y problemas ambientales.
Las condiciones de la infraestructura vial (diseño inadecuado, falta de mantenimiento y demarcación horizontal, anegamientos, baches, paradas de transporte público mal ubicadas, etc.) junto con la cultura de los automovilistas influyen significativamente en la congestión vehicular.
Además, cuando se considera que el transporte consume el 60% del petróleo extraído en todo el mundo y genera diferentes tipos de emisiones contaminantes -siendo el CO2 el principal causante del cambio climático-, se comprende que el modelo de transporte actual está lejos de responder a los criterios de sustentabilidad.
Los impactos sobre la salud
Este modelo de movilidad al trabajo tiene claros impactos sobre la salud de los trabajadores. Y aunque tradicionalmente no se ha abordado como un problema inherente a las condiciones laborales, en realidad sí lo es. Los posibles accidentes durante el viaje, los embotellamientos y los problemas de estacionamiento son una causa de estrés adicional, mientras que los desplazamientos prolongados reducen las horas de descanso y aumentan el sedentarismo.
Si se considera -tal como lo afirman algunos estudios- que los latinoamericanos perdemos entre 3 y 4 horas viajando hacia y desde el trabajo, podemos concluir que pasamos alrededor de 4 años de nuestra vida en embotellamientos de tránsito, y aquellos que pasan su jornada laboral sentados suman horas adicionales de inactividad.
Pero si bien todos estos impactos sobre el bienestar de los trabajadores derivados de un modelo de movilidad al trabajo poco saludable resultan evidentes, aún se dispone de pocos estudios y datos que nos permitan hacerlos visibles porque solo recientemente se ha empezado a considerar el problema.
Tampoco hay que olvidar los problemas de salud pública que provoca este modelo de movilidad basado en el uso intensivo del automóvil privado. Según datos de la Organización Mundial de la Salud mueren 2 millones de personas en el mundo a causa de la contaminación del aire, la mitad de ellas en países desarrollados.
Una estrategia poco sostenible
Desde la década de los sesenta, con la masificación del automóvil, el transporte se ha convertido en un importante consumidor de combustibles fósiles. El petróleo es uno de los recursos no renovables menos abundante y su consumo masivo está afectando las reservas disponibles.
El aumento de las distancias entre la residencia y el lugar de trabajo ha ocasionado un incremento en los consumos energéticos destinados al transporte de los trabajadores y, por lo tanto, el consiguiente aumento de las emisiones de gases de efecto invernadero y de otros contaminantes que deterioran la calidad ambiental de las ciudades. De todos ellos, es el CO2 el que representa el mayor reto para el transporte, tanto por su dimensión e importancia para el cambio climático como por su dificultad para reducirlo.
La circulación vehicular también produce emisiones de diferentes sustancias químicas, entre las que se encuentran los óxidos de nitrógeno, el anhídrido sulfuroso, el monóxido de carbono, metales pesados tales como el plomo y un conjunto de hidrocarburos gaseosos que se describe bajo el apelativo genérico de COV (Compuestos Orgánicos Volátiles).
Aunque las emisiones de algunos de estos gases se han reducido como consecuencia de la incorporación de catalizadores, el aumento del tránsito junto con el uso de vehículos de mayor cilindrada están incrementando las emisiones de la mayor parte de los contaminantes.
Pero no todos los medios de transporte participan en la misma proporción en la emisión de sustancias nocivas. El vehículo privado es el que más contamina por pasajero/km en casi todos los gases excepto en la contaminación por partículas y micropartículas, la cual es característica de los motores diésel que usa el transporte de pasajeros.
La contaminación acústica
La contaminación acústica, ya sea en forma de ruido o de vibraciones, puede ocasionar perjuicios sobre la habitabilidad y la salud de la población. Además de ser una fuente perturbadora del aparato auditivo, genera otra serie de molestias -algunas de gravedad- que afectan el sistema nervioso, pudiendo llegar a ocasionar hipertensión, estrés, ruptura de la comunicación, problemas para conciliar el sueño o dificultades de concentración en el trabajo.
Según datos del Instituto de Acústica del Consejo Superior de Investigaciones Científicas de España, el transporte es el causante del 80% del ruido ambiental, siendo la principal fuente en las áreas urbanas. El ruido ocasionado en las grandes arterias sobre las que se ubican los polígonos industriales y empresariales donde desarrollan su actividad miles de trabajadores, también afecta al propio trabajo.
Los efectos en el ámbito laboral
El transporte al trabajo es una de las actividades que registra un impacto más significativo sobre el entorno inmediato y sobre la calidad de vida de los propios trabajadores. Este modelo productivo, territorial y de transporte ocasiona problemas cada vez más serios de congestión vehicular así como significativas pérdidas de tiempo que se sustrae al descanso y las horas de sueño de los trabajadores. Además, quien tiene que conducir un automóvil no puede relajarse, leer un libro, descansar o comunicarse con otros compañeros o amigos.
Esta es, actualmente, la realidad de una buena parte de los trabajadores. Muchos de ellos emplean más de una hora en ir y volver del trabajo, lapso que hay que añadir al tiempo de trabajo. De esto se infiere que los atascos y los problemas derivados de los mismos pueden provocar falta de puntualidad y horas de trabajo perdidas en el desplazamiento que en la mayoría de las ocasiones deben recuperarse al no contemplarse el tiempo de transporte como tiempo de trabajo.
Hacia una nueva gestión de la movilidad
Como hemos visto, el incremento de los desplazamientos provoca un aumento del consumo energético destinado al transporte junto con un aumento de las emisiones de gases nocivos, contaminación acústica, atascos de tránsito, etc. La prolongación del tiempo de viaje entre la residencia y el trabajo también afecta la calidad de vida de los trabajadores -estrés, cansancio, tensión, aumento de la siniestralidad, etc.-, promoviendo el ausentismo y causando una disminución en la productividad.
Frente a este escenario, las organizaciones que quieran seguir siendo eficientes y competitivas no podrán mantenerse ajenas y deberán llevar adelante acciones que contribuyan a alcanzar un modelo de movilidad sustentable. La implementación de cambios en la cultura organizacional y en la forma de trabajo -flexibilidad horaria, teletrabajo, creación de centros de trabajo alternativos en la periferia, etc.-, la estimulación del uso de formas de transporte alternativas que restrinjan la utilización del vehículo privado -uno de los principales causantes de la emisión de gases contaminantes a la atmósfera-, y la descentralización del trabajo, son algunas de las estrategias que podrán brindar nuevas oportunidades tanto para los trabajadores como para las empresas y la sociedad en su conjunto.
Un buen ejemplo de esto es la promoción de centros de trabajo en la periferia de las ciudades que lleva adelante el Estado holandés. Estos espacios son utilizados por personas que viven a no más de 15 minutos del lugar por lo que pueden llegar caminando o en bicicleta. Los tiempos de traslado que se ahorran suelen ser utilizados para mejorar el balance entre la vida personal y el trabajo. Los usuarios solo se trasladan a la empresa ocasionalmente, ya sea para reunirse con su equipo o para llevar adelante trabajo colaborativo.
El ahorro del tiempo y los costos del viaje, la posibilidad de vestir informalmente, de almorzar en la casa y de contar con la facilidad de hacer algún trámite personal, han hecho de esta modalidad una opción enormemente atractiva. A tal punto que, en muchos casos, los propios empleados pagan el precio de su utilización por los beneficios que obtienen.
FUENTE: FM&WORKPLACES #67
Del Facility al Corporate Real Estate Management
Por Eduardo Brito Villalobos
Hoy en día las organizaciones se vuelven cada vez más complejas, operan en diversos países y se estructuran en varias unidades de negocios. Esto aumenta el volumen de los activos inmobiliarios y la presión sobre la infraestructura y los servicios generales. Surge así la necesidad de contar con un nuevo tipo de profesional con competencias distintas de las del Facility Manager, quien deberá contar con un conjunto de recursos y herramientas mínimas para hacer frente a los grandes desafíos que enfrenta en los nuevos mercados globalizados: el Gestor de Inmuebles Corporativos.
Junto con el progreso económico, en América Latina se han ido produciendo cambios físicos en el entorno edificado, los cuales se evidencian claramente en las ciudades. La cantidad de obras de infraestructura urbana y las superficies construidas aumentan vertiginosamente dejando a su paso el desafío de poder administrarlas y utilizarlas de la manera más eficiente posible.
Afortunadamente, en muchos países de la región la figura del Facility Manager (FM) se consolida con fuerza. En las organizaciones se reconoce su rol profesional, encargado de dar estructura y orden a las prestaciones de servicios generales y a los proyectos de soporte dentro de un edificio, o de un grupo de edificios, siempre alineando los esfuerzos propios, los de su equipo y los de los proveedores con los requerimientos de la organización mandante.
El crecimiento de las economías, y por ende de las organizaciones, sigue su avance sostenido a pesar de que puede desacelerarse cada cierto tiempo. Las empresas comienzan a acumular miles de metros cuadrados -algunas veces en varios países a la vez- y el desafío de gestionarlos puede alcanzar proporciones difíciles de abordar para un FM.
Además, estas instalaciones difieren de las gestionadas por una empresa orientada al negocio inmobiliario dado que forman parte de la línea o cadena productiva de la organización; es decir, que fueron concebidas para facilitar la concreción de un fin durante su período de operación, no para ser liquidadas o enajenadas.
Por otro lado, las organizaciones se vuelven cada vez más complejas, se estructuran en varias unidades de negocios que se esfuerzan por alcanzar metas de producción tanto comunes como individuales. Pero, al mismo tiempo, aumenta la presión sobre la infraestructura y los servicios generales: requisitos básicos de continuidad operacional y flexibilidad junto con un entorno que refleje imagen corporativa y sus valores, capaz de brindar al cliente una experiencia única al mirar la demanda desde una perspectiva más estratégica.
Surge así la necesidad de contar con un intérprete que traduzca los desafíos del negocio en planes y atributos de los recursos inmobiliarios, responsabilidad que, dada la escala que abarca el encargo, demanda competencias distintas de las del FM. Estamos hablando de un nuevo tipo de profesional: el Gestor de Inmuebles Corporativos, GDIC o CREM, según las siglas anglosajonas (Corporate Real Estate Manager).
El nuevo rol profesional
El GDIC se ubica -o debería ubicarse- dentro de la organización a un nivel jerárquico similar al de los líderes de las áreas de tecnología de la información o gestión de recursos humanos dado que todas ellas comparten una función similar: ser los pilares que sustentan el potencial de materializar la evolución de la organización, fundamento para la construcción de valor agregado.
Así, el GDIC tiene por misión diseñar, implementar y sostener un método de gestión de infraestructura que permita aunar los esfuerzos de desarrollo de todas las unidades de negocio, asegurar la continuidad operacional y conformar un portfolio inmobiliario que transmita los valores y principios de la organización al brindar al cliente una experiencia de servicio coherente con la visión de la organización. A partir de este punto, el alcance de la gestión del GDIC debe al menos contemplar el control de la cartera de proyectos de desarrollo de la organización, vale decir, aquellos emprendimientos de crecimiento y/o reducción requeridos para implementar la estrategia de negocios de corto, mediano y largo plazo.
Además, debe contar con poder de gestión sobre los servicios que acompañan la experiencia que se vive dentro de estos inmuebles, lo que se traducirá en poder de decisión sobre los servicios generales de la organización.
Por todo lo anteriormente explicado es fácil deducir que su ámbito de acción debe incluir el portfolio de inmuebles existentes, dado que la experiencia a generar en los clientes debe ser coherente y transversal a la totalidad de los bienes de la organización.
Recursos y herramientas
El reto de este nuevo rol profesional es enorme y supone contar con un conjunto de recursos y herramientas mínimas para hacer frente a los desafíos. Estas son algunas de ellas:
- El equipo. Los desafíos de gestión, en especial cuando tienen esta magnitud, requieren un equipo dotado con las competencias necesarias. Dentro de lo que el GDIC defina y de acuerdo con las limitaciones que la organización establezca, se deberá contar con un equipo interno que gestione los planes de trabajo y de servicios tanto a nivel central como en toda la extensión geográfica que abarque el portfolio inmobiliario. Además, muy probablemente se requerirá la participación de partners externos a la organización: profesionales y empresas que aporten sus conocimientos específicos en materias tan diversas como diseño, control de obras, especialidades técnicas, gerenciamiento de proyectos, valuaciones, gestión del espacio, eficiencia energética, construcción, provisión de servicios generales, mantenimiento, amenities, etc. La construcción de esta red, su forma de operar, los convenios comerciales y el posterior control de los niveles de servicio son parte de la gestión del GDIC y su equipo.
- La gestión. Toda gestión es producto de relaciones y esas relaciones requieren un marco normativo, un orden. El GDIC debe conformar un modelo de gestión para la generación y tenencia del portfolio inmobiliario, el cual deberá documentarse mediante políticas, y la definición e implementación de procesos y sus procedimientos.
- La tecnología. El universo de alternativas de acción sobre el portfolio y sus servicios es enorme, por lo que resultará crucial decidir informadamente, priorizar los esfuerzos y detectar oportunamente las mayores dificultades o urgencias. Por este motivo es fundamental la automatización de los procesos con miras al logro de la eficiencia operativa; pero por sobre todo, con el objetivo de generar información e indicadores. Si bien el mundo de las soluciones informáticas para la gestión de infraestructura es muy amplio, desde la perspectiva del GDIC tiene un objetivo muy claro: lograr una mirada sistémica que permita proyectar escenarios.
- Las competencias personales. El GDIC y su equipo deben contar con conocimientos y habilidades que, por lo general, se mueven dentro de ámbitos muy técnicos tales como la evaluación y dirección de proyectos, el Facility Management, los conocimientos inmobiliarios (construcción, arquitectura, valuación, corretaje, etc.), la administración de personal, las finanzas y la contabilidad, entre otros.
Dado que el desafío de este nuevo rol profesional implica propiciar cambios de cultura organizacional e integrar áreas de negocios que muy frecuentemente trabajan en silos, es preciso destacar que junto con las habilidades técnicas cobra gran importancia poseer competencias en los ámbitos del liderazgo, la gestión del cambio, la comunicación e, incluso, altas cuotas de resiliencia.
Pero esto es solo el comienzo del trabajo, ya que todos los recursos anteriormente citados deben usarse con un objetivo claro y la definición del camino a recorrer para alcanzar las metas fijadas.
El GDIC debe vincular la potencialidad de su gestión junto con los objetivos del negocio y sus unidades, influir en ellas, definir un camino a seguir y sostener una propuesta de gestión. El siguiente paso será cómo llevarlo a cabo a través de un modelo de gestión de inmuebles corporativos.
*Eduardo Brito Villalobos es Arquitecto, Magister en Dirección y Administración de Proyectos Inmobiliarios, Master en Facility Management y Candidato a MBA. Actualmente se desempeña como Subgerente de Infraestructura en Mutual de Seguridad de Chile.
El Gestor de Inmuebles Corporativos tiene por misión -entre otras- diseñar, implementar y sostener un método de gestión de infraestructura que permita aunar los esfuerzos de desarrollo de todas las unidades de negocio.
El GDIC también debe asegurar la continuidad operacional y conformar un portfolio inmobiliario que transmita los valores y principios de la organización al brindar al cliente una experiencia de servicio coherente con la visión de la organización.
El GDIC debe contar con poder de gestión sobre los servicios que acompañan la experiencia que se vive dentro de los inmuebles que administra, lo que se traducirá en poder de decisión sobre los servicios generales de la organización.
FUENTE: FM&WORKPLACES #67
Decisiones inteligentes
Por Richard Guzmán
En estos tiempos de tanta tecnología no se entiende por qué los “edificios de alto rendimiento” todavía no son parte del mundo tecnológico. Una de las razones principales para este desconocimiento es que simplemente no existen tantos. Mientras que las computadoras y los automóviles han ingresado en la era digital con miles de parámetros para su comando y control, los edificios han permanecido atrapados en la era analógica: carecen de un sistema y mecanismos de control centralizados que puedan proveer datos históricos y en tiempo real. Esta información podría permitirnos usar la automatización para tomar decisiones inteligentes sobre temas tan dispares como el consumo de energía, la capacidad del sistema de HVAC (calefacción, ventilación y aire acondicionado), la asignación del espacio y los patrones de trabajo.
Introducción
Existen tres condiciones fundamentales para lograr que un edificio sea de alto rendimiento. En primer lugar, minimizar los costos operativos. Esto implica un alto grado de eficiencia energética a partir de las funciones que más recursos consumen tales como el sistema de iluminación y de HVAC (calefacción, ventilación y aire acondicionado). También es necesario encarar de forma proactiva los problemas de mantenimiento y prestar atención a los costos relacionados con la presencia de personas. Por ejemplo: adaptar el uso de la iluminación, del sistema de HVAC y de los recursos de la cocina o de la portería en función del grado de ocupación.
En segundo lugar, optimizar los recursos espaciales. Al utilizar los datos provenientes de los sensores de ocupación, los responsables del edificio pueden informarse sobre la cantidad y el tipo apropiado de salas de conferencias que existen, optimizar su aprovechamiento, saber cómo se utilizan las oficinas y los espacios comunes, además de conocer el tráfico en dichos espacios. Estos datos históricos y en tiempo real también pueden complementarse con aquellos provenientes de los sistemas de seguridad y protección a fin de localizar a los ocupantes en caso de emergencia, o determinar dónde y cuándo existe una ocupación no autorizada.
En tercer lugar, ofrecer control individualizado para maximizar la productividad de las personas. Los trabajadores son más productivos cuando pueden monitorear y controlar de manera precisa sus propios entornos. En el caso de los edificios de alto rendimiento esto significa que los trabajadores puedan contar con la cantidad adecuada de luz, el control personalizado de la temperatura en sus entornos de trabajo y garantizar que la ventilación sea la adecuada para lograr una excelente calidad del aire.
El rendimiento importa
Dado que gestionar un edificio de alto rendimiento cuesta menos, los Facility Managers tienen la oportunidad real de ahorrar dinero para sus organizaciones. De acuerdo con una investigación realizada en 2009 por “Lawrence Berkeley National Laboratory”, los edificios de los EE. UU. consumen el 72% de la electricidad producida y son responsables de aproximadamente el 40% del total de consumo de energía en ese país. El costo de la energía eléctrica va en constante aumento, lo cual representa una merma constante para las arcas de las empresas.
Mientras la mayoría de los edificios actuales están enteramente cableados, tanto con redes de Internet como de electricidad, el desafío es proveer una red de sensores de bajo costo que sea fácil de instalar y de poner en servicio, al mismo tiempo que permita la generación de informes tanto históricos como en tiempo real a través de una cierta cantidad de variables (consumo energético, ocupación, temperatura y calidad del aire, etc.).
Un nuevo paradigma: mejorar el rendimiento de un edificio a través de la iluminación
Dentro de un edificio, la iluminación es omnipresente en todos los espacios. Dado que la instalación del cableado para el suministro de energía eléctrica a menudo se implementa en base a una grilla, esta se presenta como la plataforma más lógica y el lugar más económico para integrar una red de sensores generalizada de “Building-Performance Lighting”, un sistema que mejora el rendimiento de la iluminación a todo nivel (desde el edificio en su totalidad hasta el interior de las oficinas) a través del control inteligente de las luces de todo el inmueble.
Lo más importante es que este sistema se puede extender para la detección, generación de informes y optimización de muchos otros parámetros de gestión ambiental, incluyendo el uso del sistema de HVAC y la utilización y planificación del espacio, sin mencionar la calidad del aire interior.
El uso de un sistema de iluminación como una forma de mejorar el rendimiento del edificio genera un sinnúmero de otras aplicaciones:
Eficiencia energética: cuando los ambientes no están ocupados se apagan las luces y se reduce el uso del sistema de HVAC, lo cual disminuye el consumo de energía general. Las aplicaciones más comunes incluyen el oscurecimiento automatizado basado en la hora del día o en la ocupación, el aprovechamiento de la luz solar, los programas de reducción ordenados o exigidos por la empresa de servicios orientados a disminuir el consumo durante períodos de altos costos.
Un sistema de iluminación a través de LEDs basado en una red también puede permitir ahorros significativos en HVAC. Los LEDs no solo se calientan menos que otros tipos de luminaria; sus rigurosas capacidades de control también permiten reducir drásticamente el calor generado por la iluminación, lo cual disminuye la necesidad de aire acondicionado con el consiguiente ahorro en el costo de los sistemas de HVAC (entre un 35% y un 40%).
Flexibilidad: permite reconfigurar los espacios fácilmente.
Control individual: los usuarios pueden ajustar el nivel de iluminación de acuerdo con el trabajo específico que realizan.
Utilización del espacio: los sensores de ocupación de alta densidad proveen datos sobre la utilización del espacio que indican qué salas están disponibles mientras que los informes muestran cuán llenas están. De esta manera, una sala de conferencias que solo es utilizada por grupos reducidos, por ejemplo, se podría reacondicionar como dos salas pequeñas.
Los datos sobre ocupación en tiempo real también se pueden aprovechar para mejorar la forma en la que se asignan los espacios de trabajo -incluyendo las áreas para trabajo móvil, los espacios asignados mediante el sistema“hotelling”, los espacios abiertos para trabajo colaborativo y los escritorios compartidos- y para la planificación del uso del espacio.
Salud y confort de los ocupantes: el sistema de ventilación se activa cuando suben los niveles de CO2. Además, genera alertas para las zonas o salas que no estén cumpliendo con los rangos de temperatura estipulados. Este monitoreo activo de confort higrotérmico se reconoce en el sistema de certificación ambiental LEED como una técnica para mejorar tanto el rendimiento del sistema de HVAC como la productividad y el confort de los trabajadores.
Protección y seguridad: durante una emergencia proporciona informes sobre la ocupación y la ruta de iluminación para facilitar el egreso y el cumplimiento de los planes de evacuación.
Además, el sistema puede generar alertas ante presencias inesperadas, intrusiones, vigilancia cronometrada y ventanas de monitoreo. En forma análoga, puede detectar la falta de movimiento e informar sobre eventos que no se han cumplido (recorridas programadas de seguridad, mantenimiento, o limpieza, por ejemplo).
Mantenimiento: envía una alerta cuando se produce un desperfecto en algún dispositivo de iluminación. Además, ayuda a reducir los costos de mantenimiento ya que monitorea el funcionamiento de todos los dispositivos encendidos en el sistema y el rendimiento de la iluminación en tiempo real. Con el estado de los dispositivos basado en la red se pueden resolver en forma remota los problemas de cableado, sensores o dispositivos sin necesidad de enviar al personal de mantenimiento a las instalaciones para determinar el desperfecto.
Función de red inteligente: facilita la respuesta a demanda para optimizar las cargas de energía en el edificio y los costos por carga en horas pico.
La iluminación es una de las funciones críticas dentro del edificio y, a la vez, es una aplicación muy bien adaptada para la gestión de redes inteligentes. Su carga de tamaño variable, la cual se puede ajustar en forma instantánea con un control exacto, permite gestionar las reducciones de la carga de energía. Con los sistemas de mejora del rendimiento del edificio, la carga de iluminación puede responder en forma dinámica a un evento de respuesta ante demanda o precio por hora pico, apagando luces predefinidas que no son críticas y reduciendo el consumo en otras áreas a través del oscurecimiento (dimming).
Detección generalizada
Uno de los pilares de la iluminación para mejorar el rendimiento de los edificios es la implementación de una gran cantidad de sensores instalados en los mismos.
Debido a los costos decrecientes de los sensores y microprocesadores incorporados, ahora es posible combinar sensores múltiples para movimiento, iluminación, medición de consumo de energía eléctrica y temperatura en un único dispositivo. Este “súper sensor” se puede alojar en todas y cada una de las luces creando una densa red con cobertura cada 50 m2 a 100 m2. Esta cantidad de sensores provee una infraestructura de detección completamente integral que permite generar informes y realizar un completo monitoreo del ambiente.
Más allá de los controles de iluminación, esta densidad de cobertura también brinda una mirada detallada de los flujos de temperatura y confort higrotérmico, de la energía y el rendimiento de los dispositivos de iluminación, de la utilización y el tráfico dentro del espacio y del monitoreo de rendimiento de los dispositivos.
Resumen
Casi todos los dispositivos y aplicaciones de nuestra vida cotidiana agregan cada vez más tecnologías digitales de avanzada para mejorar el rendimiento, reducir los costos y ofrecer nuevas funcionalidades. Sin embargo, algunos de los sistemas más importantes y críticos de los edificios comerciales tales como el suministro de energía e iluminación siguen siendo de naturaleza totalmente analógica.
Actualmente se puede rediseñar el sistema de iluminación para aprovechar las ventajas que ofrecen las capacidades digitales. Al reemplazar el cableado eléctrico de corriente alterna tradicional por una red de cables de bajo voltaje, estos pueden hacer ambas tareas: brindar energía de bajo voltaje y comunicaciones de dos vías para aplicaciones digitales. Si combinamos este sistema de energía y comunicación junto con la detección generalizada para “ver”, literalmente, en forma integral qué es lo que está sucediendo dentro del edificio, llegamos al concepto de Building-Performance Lighting.
Todas estas capacidades optimizan el control y la gestión del edificio llevándolos a un nivel completamente nuevo. Esto le permite al FM no solo administrar sus instalaciones para lograr un mejor aprovechamiento energético y ahorros en costos de energía, sino que también mejorará la productividad de los empleados y de la compañía en múltiples áreas. Un edificio equipado con esta tecnología se convertirá en un entorno de alto rendimiento y óptima respuesta que satisfará mejor las necesidades de los empleados y de las organizaciones.
FUENTE: FM&WORKPLACES #67
El nuevo espacio de colaboración
Nuestra forma de trabajar está cambiando, y en esta entrega veremos cómo el concepto de oficina como “contenedor” que aloja la infraestructura de la empresa está migrando hacia un modelo flexible y dinámico que proporciona una variedad de espacios pensados para el encuentro y la colaboración, los cuales pueden utilizarse en función de las necesidades. Al mismo tiempo, una serie de nuevas soluciones tecnológicas está emergiendo en respuesta a estos cambios. Desde la videoconferencia de alta definición hasta el software dedicado a las comunicaciones, un cúmulo de desarrollos acelerará la capacidad de colaborar con éxito. La gente podrá hacerlo tanto desde espacios altamente tecnológicos como desde una variedad de destinos alternativos tales como la habitación de un hotel o desde la casa.
Activity Based Working (ABW)
A medida que el trabajo se haga cada vez más dinámico las empresas comenzarán a adoptar Activity Based Working (ABW, en español: trabajo basado en la actividad) como modelo predominante. ABW tiene como premisa fundamental la idea de que un entorno de trabajo no debe ser reflejo de la jerarquía de la empresa o del estatus de la persona, sino que debe tener en cuenta las tareas que allí se desarrollan.
El concepto “one-size-fits-all” ya no es funcional. Por el contrario, es preciso contemplar que durante un día de trabajo típico de cualquier persona se llevan a cabo una serie de tareas variadas que requieren diferentes herramientas, enfoques y espacios.
El modelo ABW identifica estas tareas para crear ambientes de trabajo personalizados, especialmente orientados y adaptados, que varían en cuanto a diseño, calidad espacial y recursos disponibles. De esta forma, la gente se puede mover entre diferentes configuraciones de ABW durante su día laboral.
Una de las tareas clave que ABW contempla es la colaboración. Ya sea que se trate de un espacio high tech con tecnología de última generación, de un ámbito low tech o de un ambiente informal, el modelo ABW ofrece una amplia gama de espacios estimulantes donde las personas pueden elegir libremente su configuración basándose en la tarea que estén llevando a cabo, en su estado de ánimo, o en compañía de quién quieran trabajar.
Beneficios y fundamentos del cambio
Estos son los primeros signos de que el trabajo está cambiando. Las empresas han comenzado a adoptar nuevas formas de trabajo por una variedad de razones, al mismo tiempo que obtienen beneficios y un retorno de la inversión palpables:
| Aumento de la satisfacción del cliente y de la capacidad de respuesta. | A medida que se incrementa el tiempo de “trabajo orientado al cliente”, resultado de los nuevos estilos de trabajo, las personas no tienen que estar de vuelta en la oficina con tanta frecuencia. Estas nuevas formas de trabajo dan como resultado una organización más ágil, donde la toma de decisiones es más rápida y los procesos más acelerados. |
| Ahorro de costos y mayor eficiencia operativa (reducción de la rotación). | Con la adopción de las nuevas formas de trabajo se puede lograr una reducción de un 30% en los costos de alquiler de inmuebles y los gastos derivados de las rotaciones se reducen casi a cero. |
| Mayor movilidad y flexibilidad. | La introducción de factores que facilitan la movilidad dentro de los edificios hace que las personas también sean capaces de trabajar con eficacia desde otros lugares. |
| La sustentabilidad y la reducción de la huella de carbono. | Las nuevas formas de trabajo necesitan menos espacio y, por lo tanto, producen menos emisiones. Con la implementación de un software de gestión de recursos el espacio que no ha sido reservado puede ser deshabilitado. |
| Mayor ventaja competitiva y diferenciación. | La adopción de nuevas formas de trabajo puede proporcionar una diferenciación tangible junto con la ventaja de menores costos operativos y una mayor flexibilidad. |
| Relaciones públicas. | Decenas de miles de personas visitan los espacios de trabajo innovadores. |
| Mayor atracción y retención de personal. | Se ha demostrado que un ambiente de trabajo más estimulante es un factor positivo para la atracción y retención de los mejores talentos. |
| Mejor recuperación ante desastres y planes de contingencia. | La adopción de modelos que permitan trabajar desde cualquier lugar como parte de la estrategia habitual de negocios también permite una solución más flexible para la planificación de la continuidad en caso de desastres. |
Del trabajo individual a los equipos y los grupos
Ya en 1971, algunos trabajos pioneros tales como el de T.J. Allen descubrieron que las personas en el interior de un espacio físico solo se comunican dentro de un radio de 30 metros, lo cual equivale a estar en edificios totalmente separados. Allen estudió el comportamiento de los investigadores en los Laboratorios R&D y demostró que las personas más cercanas entre sí se comunican más. Otros estudios revelaron que las personas comienzan a interactuar cuando se mueven dentro del espacio físico o se pueden ver en la oficina. Un encuentro, entonces, puede derivar en una conversación y/o en una experiencia de colaboración.
Otros estudios han demostrado que los trabajadores del conocimiento gastan entre el 20% y el 35% de su tiempo en interacciones con colegas. La mayoría de estos encuentros no han sido programados y se producen en los pasillos, las puertas o los famosos momentos alrededor del water cooler que ya forman parte del folklore de Silicon Valley. Si bien estas interacciones a menudo pueden ser intencionales, las más de las veces no lo son. Los encuentros casuales son un componente esencial para el intercambio de información; estas interacciones son las que pueden conducir a la innovación a través de la colaboración.
Sin embargo, todos estos estudios se llevaron a cabo en una época anterior a la actual en la cual la tecnología permite experiencias alternativas a los encuentros físicos. Hoy en día, con la adopción de los nuevos estilos de trabajo, los equipos distribuidos y las presiones sobre los viajes, ya no alcanza con confiar en el water cooler…
La naturaleza cambiante de la colaboración
Actualmente se están llevando a cabo una serie de cambios que impulsan una nueva visión sobre la colaboración, tales como:
- Información. Hoy en día se suele tratar con una sola fuente de información la cual, generalmente, es asincrónica. Esta información es vista y usada off line y, por lo general, es “plana” (lo que se ve en la pantalla puede ser transformado en una impresión en papel). En el futuro, la gente va a utilizar la información de nuevas formas. Esta información podrá provenir de múltiples fuentes en tiempo real o “en vivo”; se transmitirá o se entregará a nuevos dispositivos siempre on line los cuales operarán con múltiples aplicaciones simultáneamente. Este flujo digital cambiará no solo la naturaleza y la profundidad de la información sino también la forma en la que esta se presentará, aunque esto signifique que lo que se ve en la pantalla ya no pueda ser trasladado a un papel.
- En la actualidad, la mayor parte de la colaboración se lleva a cabo entre personas que están dentro de la misma organización. La empresa Cisco estima que esta forma de trabajar alcanza al 80% de las formas de colaboración. Pero en el futuro próximo esto cambiará drásticamente. Cisco predice que, dado que los trabajadores necesitan cada vez más estar en contacto con equipos dispersos, esta cifra se revertirá y el 80% de la colaboración se dará entre empresas.
- Uno de los cambios más interesantes que sobrevendrá será el de los sistemas sensibles al contexto y al software. Hoy en día, la información se busca a través de motores de búsqueda y de software de gestión del conocimiento. En el futuro, los sistemas contextuales no solo proporcionarán el conocimiento necesario en el momento adecuado sino que también nos conectarán con la gente adecuada.
- El enfoque actual de la seguridad establece que las personas tienen que permanecer dentro del firewall de la organización. Creemos que la seguridad del mañana será más incluyente, selectiva y fluida, y que proporcionará los medios necesarios para asegurar la colaboración entre las empresas, la cual será esencial para el éxito de los equipos.
- La evolución de la colaboración. Existe una creciente complejidad en las tecnologías utilizadas para la colaboración entre las personas, las cuales han evolucionado desde la comunicación a través del correo electrónico para compartir información hasta la red blogs y wikis, y la autoría en tiempo real. Lo que antes era un debate acerca de compartir documentos ahora se ha vuelto mucho más complicado, con una gama de tecnologías que se pueden implementar para compartir tanto texto como voz y video. Por el momento, estas herramientas se pueden clasificar por su grado de complejidad y de colaboración potencial, desde una persona a muchos participantes.
La tecnología emergente
Lo que está claro es que hay una amplia gama de tecnologías emergentes que están listas para cambiar el panorama de la forma en la que trabajamos juntos, tanto en el mismo lugar como a distancia. Pueden ser vistas como tecnologías de transformación, ya que tienen el potencial de alterar la naturaleza de cómo, por qué y dónde trabajamos.
Movilidad
La movilidad tiene una serie de aspectos a considerar. La clave está en la combinación de un dispositivo portátil y una conectividad de alta velocidad. Pero el panorama de la movilidad se puede empañar a medida que la computación en La Nube permita hacer realidad una nueva dimensión. La distribución de Software como Servicio (SaaS) a partir de centros de datos remotos es ideal para dispositivos portátiles que tienen una capacidad limitada de procesamiento y de almacenamiento junto con una duración de la batería acotada. Los procesos que se llevan a cabo en La Nube nos conducen al concepto de un cliente ligero que pueda ser utilizado por cualquier persona a través de un “entorno virtualizado”. De hecho, el concepto de “virtualización” se aplicará a través de dispositivos fijos y móviles, ya que la mayor parte del software necesario para el trabajo estará instalado de forma remota.
Con estas herramientas y los datos alojados de forma remota, emergerá un nuevo paradigma. De esta manera, cuando las personas entren en un espacio o en un edificio para trabajar lo harán porque necesitan o quieren estar allí. Ya no tendrán que viajar hacia un “contenedor para el trabajo” porque allí se aloja la infraestructura informática de la empresa.
Videoconferencia
La videoconferencia llegó a su apogeo demasiado pronto. Quienes adoptaron los primeros sistemas se quejaban de “temblores” en la imagen que hacían que los participantes se vieran y sonaran como robots. Concretar una llamada era todo un desafío y el equipo ocupaba salas grandes, especializadas y cargadas de equipamiento ingenieril.
Ahora las cosas han cambiado mucho. El auge de la videoconferencia de alta definición junto con las soluciones fijas de telepresencia han dado lugar a una nueva era para el video, de tal forma que tanto la experiencia como la calidad de la colaboración a distancia se acercan cada vez más a la impresión de estar en vivo.
La adopción a gran escala de la videoconferencia se ha visto impulsada por la necesidad de ahorro en los viajes, al mismo tiempo que las empresas se han dado cuenta de que pueden conectarse con clientes, proveedores y colegas en cualquier parte del mundo y experimentar reuniones productivas.
Pero el apogeo de la videoconferencia no solo se limita a los sistemas de alta gama. La penetración de la webcam de baja resolución tanto en los dispositivos portátiles tales como notebooks y teléfonos móviles, como en los fijos, ha dado lugar a un enorme aumento en el uso del video para la comunicación y la colaboración. Desde sistemas tales como Skype hasta herramientas corporativas tales como WebEx, las personas ahora se han acostumbrado cada vez más a ver a la persona con la que están hablando.
Un informe de Cisco revela que el 60 % de los paquetes IP de su red son ahora de video y predice que para 2014 este representará la mayor parte del tráfico en Internet. Esto también da cuenta del enorme aumento del video como medio de comunicación. A partir del uso de YouTube, la gente está cada vez más familiarizada con su formato y su poder.
Dispositivos y superficies inteligentes
Una de las críticas que se le hace a la nueva tecnología es que obliga a las personas a cambiar su forma de trabajar. La alteración de un proceso, aun si eso significa una mejora, siempre genera problemas de aceptación y de entrenamiento. Pero a pesar de que los rezagados tecnológicos a menudo rechazan los cambios, gran parte de la innovación actual se puede calificar como “tecnología aumentada”, aquella que mejora los hábitos y comportamientos de las personas para enriquecer lo que hacen sin necesidad de cambiar su proceder.
El crecimiento de los dispositivos hápticos -o tecnología táctil- ha aumentado la conciencia sobre el potencial para el cambio. El éxito del iPhone ha llevado a la comprensión masiva de la fuerza que tiene este tipo de herramienta para manipular datos y gestionar una interfaz. Cualquier persona puede entender y usar la tecnología táctil sin entrenamiento. Es intuitiva y natural, y ofrece un fuerte contraste con el teclado. De hecho, el teclado QWERTY -cuyo nombre proviene de la fila de letras en la esquina superior izquierda- fue diseñado para frenar el choque de las barras de metal en las máquinas de escribir. No parece una gran base para la introducción de datos en la era digital.
Las superficies actuales proporcionan experiencias multi-touch tanto verticales como horizontales. Tanto el uso de pantallas de plasma multi-touch como las superficies interactivas harán que la manipulación del software, los documentos y los datos sea más natural.
Web2.0, Unified Communications y el auge de Jelly Bean
La web ha pasado de ser un recurso para “encontrar y utilizar”, a convertirse en una plataforma que también permite “compartir y ampliar”. Esta extensión es una migración natural hacia el mundo de la colaboración ya que gran parte de la denominada “web semántica” trata acerca de las experiencias compartidas. A medida que la gente se de cuenta de los beneficios y del valor agregado que supone compartir, etiquetar y revelar la ubicación de la información, surgirá una nueva era de experiencias de colaboración.
Uno de los cambios más profundos que las personas experimentarán será la aparición de indicadores de presencia en todas partes -los así llamados “jelly bean”-, que comenzarán a estar presentes en casi todas las aplicaciones y en todos los dispositivos. Los indicadores de presencia corporativa tales como “en una reunión” o “fuera de la oficina” que aparecen hoy en día junto a los nombres de nuestras listas de contactos, mañana aparecerán dentro de todas las aplicaciones junto con los detalles de las personas. Esto permitirá una panorama constante de los colegas, los clientes y otros contactos en redes distribuidas. La inteligencia se extenderá a un punto donde los jelly bean serán agregados automáticamente por los calendarios y, en un futuro, por los sensores de reconocimiento de ubicación, los acelerómetros, las brújulas digitales y los datos GPS de los dispositivos móviles.
Contextualmente conscientes, geográficamente ubicados y movidos por el estado de los indicadores, estos sistemas van a empezar a romper las barreras entre el cuándo y el dónde. También permitirán desarrollar una “ingeniería de la serendipia” basada en el perfil de las personas, la información contextual y la ubicación en tiempo real.
Como la gente se reunirá para interactuar, cada vez más espacio estará dedicado a este tipo de actividad junto con una profusa tecnología que lo haga posible. La conciencia social también empieza a aparecer dentro de todas las aplicaciones para que las personas tengan una mayor capacidad de interactuar y trabajar juntas. Estos conceptos acompañan un cambio más amplio que está surgiendo, y que ha movido el foco desde el usuario hacia el software y el diseño centrado en las personas.
De la misma manera que la gente puede experimentar la personalización que se presenta en sitios tales como Facebook, exigirá la misma experiencia en otros entornos. Y creemos que esto se extenderá también al espacio físico.
En la próxima entrega se examinarán los impulsores externos del cambio y se definirá un conjunto de ocho características o principios para el futuro de la colaboración.
* Philip Ross es el creador de Worktech, CEO de Unwired y de Ungroup. Además es escritor, consultor y analista especializado en el futuro del trabajo. Anticipa la manera en que las nuevas tendencias -tales como las tecnologías emergentes- determinarán nuestra forma de trabajar, vivir, aprender y disfrutar del tiempo libre.
FUENTE: FM&WORKPLACES #67
Nuevas oficinas Savant: Transparente e integral
Savant es una empresa que desde hace más de 20 años se dedica a la producción de especialidades medicinales. Nacida en 1993, cuenta con un complejo industrial ubicado en la provincia de Córdoba y en este tiempo se ha convertido en una compañía con proyección internacional integrada por más de 350 colaboradores de distintas disciplinas. Con el fin potenciar este gran desarrollo comercial, Savant decidió relocalizar sus oficinas en la ciudad de Buenos Aires, consolidando su crecimiento mediante la instalación de una sede de 1.180 m2 . Contract Argentina la acompañó en el logro de este exitoso proceso de cambio a través de un diseño conceptual acorde con la actividad, la identidad de marca y la filosofía de una empresa líder.
El proyecto de la nueva sede de Savant fue desarrollado sobre una superficie de 1.180 m2 distribuidos en dos plantas del edificio ubicado en Esteban Echeverría 1050, partido de Vicente López. Su eje conceptual gira en torno a la integración y el trabajo colaborativo -base de la cultura de la compañía- y traduce en las formas y los colores utilizados los atributos de la marca y los valores corporativos.
El programa funcional se distribuye en diferentes niveles. Mientras que en el 7º piso se ubicaron el acceso y la recepción, el auditorio, el foyer, las oficinas privadas, los puestos operativos y la cafetería, en el entrepiso se dispusieron las oficinas de la Presidencia y el Directorio junto con las gerencias.
Sobre el perímetro del 7º piso se situaron las oficinas privadas con frentes acristalados, los cuales cuentan con una gráfica de diseño orgánico y liviano que permite gozar tanto de las amplias vistas que se ofrecen desde todas las fachadas como del acceso de la luz natural. Esta disposición favorece la creación de un ambiente dinámico, abierto y luminoso al mismo tiempo que incrementa la comunicación visual y la integración del espacio.
Las áreas operativas fueron diseñadas según criterios de austeridad y transparencia. En los puestos de trabajo -de superficies blancas y líneas rectas- se utilizaron pantallas divisorias bajas de vidrio con aplicación de vinilo color azul, que reflejan la identidad de la compañía.
El concepto de integración también se ve reflejado en el diseño del acceso, un amplio espacio de doble altura que toma escala a partir de un muro dotado con la gráfica institucional, el cual articula la recepción, el foyer y dos áreas de reunión informal destinadas a recibir a clientes y proveedores sin necesidad de acceder al área operativa.
El segundo nivel, al que se llega a través de dos importantes escaleras ubicadas en el acceso, fue reservado para alojar al área directiva: tres oficinas privadas destinadas a la Presidencia y el Directorio, junto con despachos para los gerentes, puestos de trabajo en open space y áreas de apoyo.
La nueva sede de Savant dispone de varias zonas para reuniones formales e informales, cada una de las cuales lleva el nombre de un personaje o de un artista argentino emblemático. Estas áreas se encuentran contiguas al open space y están dotadas de un equipamiento acorde con el uso.
En cuanto a la elección de los materiales, se optó por una alfombra de diseño exclusivo en los despachos privados como elemento distintivo, la cual otorga originalidad y calidez al espacio al mismo tiempo que refuerza la identidad de la empresa.
El diseño gráfico acompaña la función de los distintos ámbitos, diferenciándolos y dotándolos de diferentes niveles de privacidad de acuerdo con los requerimientos.
Ficha técnica
Cliente: Savant.
Ubicación: Esteban Echeverría 1050, 7º piso – Florida Oeste, Vicente López.
Superficie: 1.180 m².
Plazo de ejecución: 75 días.
Año de ejecución: 2013.
Proyecto y dirección de obra: Contract.
Ejecución de obras generales: Contract.
Dirección general: Arq. Víctor Feingold.
Gerente de proyecto: Arq. Fernando Marconi.
Team Manager: Arq. Alejandro Mariani.
Coordinación comercial: Arq. María Ximena Torres.
Diseño y documentación de proyecto: Arq. Ana Pées.
Equipo de dirección de obra: Arq. Marcelo Abella, Ricardo Vanarelli, Arq. Joaquín Lohezic.
Diseño gráfico: D.G. Ana Trybiarz.
Fotografía: Andrés Negroni.
FUENTE: FM&WORKPLACES #68
Los nuevos softwares de gestión
Por Claudio Blum
Hoy en día, gracias a los avances tecnológicos y a la disponibilidad de nuevas herramientas, podemos acceder a un buen sistema de gestión que resulte accesible; que acompañe el crecimiento de los distintos procesos y que ayude a la empresa o a la organización a mejorar y a medir su productividad.
¿Cómo podemos mejorar la gestión? Esta es la pregunta
Un software de gestión consiste en cualquier tipo de soporte digital (software) que tenga como finalidad ayudar a una empresa o a una organización a mejorar su productividad o a medirla.
Estos sistemas de información, que operan a partir de bases de datos, están orientados a administrar o gestionar un negocio desde una plataforma integrada. De ese modo, la información puede ser analizada de manera dinámica y volcada en informes para dar soporte a distintas actividades en una empresa o a diferentes procesos de una actividad.
En este sentido, es especialmente necesario, optar por el uso de herramientas de gestión que sirvan tanto en la operatoria diaria como para medir diferentes variables relacionadas al negocio, a lo largo del tiempo. El objetivo es lograr una planificación de las actividades, en el mediano y largo plazo, que se vea reflejada en beneficios operativos y económicos.
Las ventajas de un sistema de gestión
Un buen sistema de gestión permite -por ejemplo- obtener indicadores y estadísticas, contar con alertas de vencimientos, poder reconocer cuál es la oportunidad de ahorro para un período determinado o cuáles son los tiempos de respuesta dados frente a diferentes etapas de un proceso. Posibilita, también, administrar la información de los proveedores, de los costos y de la actividad de un área, entre otras funcionalidades.
Una de las principales ventajas de contar con un sistema de gestión es que le permite al Facility Manager la planificación de estrategias de mejoras y ahorros, ya que se evita la sobrecarga de trabajo y la dificultad para acceder a la información del negocio.
¿Cómo se implementa?
Si bien la primera etapa del proceso de implementación demanda trabajo, el sistema genera con rapidez la posibilidad de organizar estratégicamente la información y permite obtener mejores resultados administrativos.
Cualquier proceso de mejora requiere de apoyo en la gestión, de estar alerta al feedback para hacer revisiones y ajustes, de buscar resultados mensurables.
La implementación implica el compromiso de cada uno de los miembros del proceso desde el área de soporte corporativo: desde el staff asignado al cliente hasta el cliente mismo. Es importante involucrar al cliente en este proceso ya que será el principal beneficiado con los resultados y, asimismo, será quien nos pueda facilitar gran parte de la información necesaria para la puesta en marcha de los sistemas. Una información pobre o deficiente impacta directamente sobre la eficiencia de todo el proceso. Es por eso que la información exacta y su actualización permanente son las claves para lograr los resultados esperados. Estos valen el esfuerzo realizado en la implementación. Mejorar los procesos es una gran decisión a la hora de optimizar la gestión, y en consecuencia, de optimizar los resultados.
¿Qué procesos de Facility Management podrían mejorar con la implementación de softwares de gestión?
Hasta el momento, se venía relacionando el software de gestión principalmente con las tareas de mantenimiento. De esta manera, se han podido sistematizar y seguir los procesos desde la generación de una orden de pedido hasta la finalización de la tarea. Esta información resultaba de gran utilidad para la evaluación de indicadores fijados en cada Service Level Agreement (SLA) y para la generación de informes de gestión al cliente.
El FM comprende diversas disciplinas de administración y operación sobre activos y gastos, algunas de las cuales son la gestión de la energía y la administración de flotas de vehículos. El objetivo perseguido al implementar un software de gestión es ofrecer un servicio de excelencia junto con el soporte de herramientas tecnológicas innovadoras.
Los sistemas de gestión deben ser diseñados de tal forma que puedan gestionarse desde cada cliente. Esto permite que el Facility Manager pueda trabajar en forma autónoma en su sitio de trabajo a la vez que cuenta con el soporte adaptado al servicio acordado y/o a las necesidades de la compañía.
Se trata de herramientas de fácil acceso y manejo, que pueden ser utilizadas sin mayores dificultades por el FM y sus equipos en su tarea cotidiana.
- Software de gestión de energía
Frente al actual contexto energético y la importancia de la gestión de energía a nivel global, se hace imprescindible para cualquier empresa optimizar sus recursos energéticos.
La gestión energética consiste en la optimización del uso de la energía a través de una utilización racional y eficiente, que no tenga repercusiones sobre el nivel de las prestaciones. Una buena gestión energética no solo tiene como meta reducir los costos sino que también demuestra el compromiso de la empresa con el medio ambiente.
A través de la gestión energética, se pueden detectar oportunidades de mejora en aspectos relacionados con la calidad y seguridad del sistema energético, teniendo siempre como objetivo final alcanzar altos niveles de eficiencia energética. En definitiva, podemos decir que la eficiencia energética, se refiere fundamentalmente a la gestión, para lo cual es indispensable considerar la mejor opción de contratación de energía.
El software de gestión de energía permite:
- Mantener un archivo digital de facturas de energía.
- Administrar las bases de datos.
- Optimizar y controlar la demanda energética.
- Analizar la curva de demanda.
- Estudiar los ratios de consumo y de costos.
- Identificar los desvíos de consumo, cargos e impuestos.
- Realizar el seguimiento de reclamos y trámites con las empresas de energía eléctrica.
- Realizar la simulación de ahorros por recontrataciones y cambio de tarifa o mercado eléctrico
Este tipo de software facilita el manejo de la información de manera rápida y eficiente para poder asesorar a nuestros clientes sobre cuál es el mejor momento para recontratar, cuál es el ahorro estimado por esa recontratación, cuáles son los desvíos en la facturación de energía, cuál es su nivel de consumo en diferentes períodos estacionales, etc.
- Software de gestión de flotas
La gestión de flotas consiste en la administración del conjunto de vehículos de una empresa. La misma puede incluir una variedad de funciones tales como administración de gastos, trámites, mantenimiento, control de siniestros, gestión de compra, de las licencias, del control de combustible, de los seguros, etc.
Hoy en día, el rol del gestor de flotas ha cobrado una mayor importancia debido a la búsqueda de optimización de los recursos de la empresa y de las inversiones realizadas. En este contexto, cualquier medida tendiente a organizar la tarea y a mejorar los procesos, cobra mayor relevancia.
El software de gestión de flotas facilita la administración y control de los vehículos en todas sus fases, desde la adquisición hasta su venta y centraliza la información de los conductores.
El software de administración de flotas de vehículos admite:
- Gestionar de forma completa la nómina de conductores y vehículos.
- Controlar la eficiencia de cada unidad adquirida.
- Generar estadísticas y reportes.
- Obtener avisos de vencimiento de pagos y mantenimientos.
- Unificar todos los gastos asociados a un vehículo.
La gestión de flotas permite minimizar o eliminar los riesgos asociados con la inversión en vehículos y mejorar su eficiencia y productividad, cumpliendo con la normativa legal vigente. Es por ello que los principales beneficios de este software se ven reflejados en la reducción de costos, la mejora en la calidad del servicio, el ahorro de tiempos operativos y el cumplimiento de las normativas.
¿Hacia dónde vamos?
Las empresas configuran cada día más sus actividades en torno a procesos, de este modo pueden garantizar la consecución de sus objetivos de una forma más cuantificable, más controlada y más sistematizada.
La búsqueda de la mejora continua no solo está dirigida a productos y servicios sino, fundamentalmente, a los procesos involucrados en la concepción del producto o en la prestación del servicio. En este sentido, replantearse procesos o la forma en que se llevan a cabo implica orientarse hacia esta búsqueda.
La implementación de metodologías de mejora de procesos, conjuntamente con la experiencia y el profesionalismo del capital humano afectado a las tareas, permiten no solo la optimización de los resultados sino que también garantizan la satisfacción del cliente al ver cumplidos sus objetivos.
Estos nuevos softwares de gestión garantizan un sistema de definición de los procesos y de cambios que, en definitiva, forman parte de un sistema de mejora continua.
FUENTE: FM&WORKPLACES #68
Salvando distancias
En el actual mundo globalizado, hiperconectado y sobre informado, el trabajo a distancia se está convirtiendo en norma para muchas empresas. Para los actuales equipos de trabajo dispersos geográficamente, resulta indispensable contar con las herramientas tecnológicas necesarias para salvar la distancia física y estar conectados. Afortunadamente, hoy existen numerosas aplicaciones -muchas de ellas gratuitas- que ayudan a las empresas a cumplir con sus objetivos.
La globalización ha acelerado los procesos productivos deviniendo en un mercado tan competitivo que aquellas empresas que no se diferencien tendrá sus días contados. En este mercado tan voraz y dinámico, donde las tecnologías actualizan las formas de trabajo constantemente, nos vemos “sobreinformados” con la llegada de distintas plataformas de comunicación que permiten estar aún más cerca de los clientes, usuarios, amigos y colaboradores.
Estamos frente a un nuevo paradigma de comunicación al cual la generación de nuestros padres y/o abuelos quizás nunca se acostumbre. Pero este nuevo paradigma es el que permite conectar puntos, acortar distancias, transmitir información y generar vínculos con personas sin importar su localización geográfica. Simplemente hay que adaptarse.
Para abordar el tema del trabajo a distancia es necesario hablar del trabajo por objetivos ya que la estructura de la organización debe estar preparada para fijar metas en todos sus estamentos. Y esto que parece sencillo de lograr se puede tornar complicado a la hora de cuantificar resultados, especialmente cuando no se trata de tareas productivas sino administrativas.
Para subsanar este inconveniente es necesario pensar en estructuras basadas en procesos y descubrir cómo cada pequeña tarea termina impactando en el resultado final. Pero, al mismo tiempo, habrá que reforzar la comunicación ya que muchas personas no saben cuál es su objetivo dentro de la organización ni para qué realizan su tarea y, mucho menos, cuál es el efecto de un mal desempeño.
Abriendo el paraguas
Una vez que los objetivos están bien definidos se puede armar una estructura de trabajo con resultados medibles y alcanzables. Sin importar dónde se encuentren los empleados ni qué horarios cumplan, es necesario configurar una plataforma de comunicación de fácil acceso para todos, sin olvidar cualquier contingencia que pueda surgir con el uso de la tecnología, eventualidad para la cual debemos estar preparados.
No es aconsejable depender en un 100% del uso de Internet para cuestiones críticas. Es necesario contar con un listado de acciones preventivas para subsanar posibles conflictos derivados de fallas tecnológicas. Por ejemplo, para hacer asistencia al cliente el contacto no debería hacerse exclusivamente por Internet. Siempre hay que tener recursos alternativos para ocasiones especiales y analizar los costos y beneficios.
Hablemos de tecnología
En el transcurso de los últimos años el trabajo a distancia se fue volviendo cada vez más frecuente, hasta el punto en que, hoy, muchas empresas utilizan esta modalidad de forma casi exclusiva. Afortunadamente, esta popularización disparó centenares de programas que se pueden utilizar para optimizar el trabajo en equipo, independientemente de la ubicación geográfica de los colaboradores.
La herramienta más sencilla y al alcance de todos es el correo electrónico. El manejo del e-mail es básico para cualquier empleado a distancia.
Pero la comunicación escrita nunca reemplazara a la oral. Actualmente se pueden hacer videoconferencias con software gratuito tal como Skype. Muchos grupos de trabajo adoptan la modalidad on-line para indicar que están disponibles ante cualquier solicitud, ya sea del equipo como del cliente. De esa forma, algunos jefes también se sienten más cómodos ya que pueden monitorear si tienen al recurso a disposición. Alguna herramientas tales como WebConference también permiten realizar reuniones grupales de 20 o 30 personas de forma on-line.
Algunas empresas tampoco dudan en usar Facebook para estar en contacto con sus colaboradores, creando grupos con los que pueden compartir material. Otras utilizan herramientas más privadas con acceso restringido.
El microblogging aún no es tan popular porque necesita que el recurso se conecte a cierta plataforma para poder interiorizarse de todos los mensajes de la red. El microblogging más famoso es Twitter, pero hay algunos desarrollos gratuitos tales como Yammer, cuyo servicio está pensado para la comunicación interna dentro de la empresa. A diferencia de Twitter no tiene límite de caracteres y se pueden adjuntar archivos en los mensajes.
¿Y qué hacemos con todos los archivos?
Para almacenar y compartir archivos se puede recurrir a Google Drive, SkyDrive o Dropbox, entre otras tantas aplicaciones disponibles. Estas herramientas permiten tener acceso tanto a los documentos como a la información existente en la empresa, la cual podrá ser compartida de forma virtual.
Las wikis también son una excelente herramienta para compartir conocimiento dentro de la empresa. Aunque su principal función consiste en almacenar información, indirectamente fomenta la participación de los colaboradores en todos los proyectos de la organización ya que cada usuario puede añadir, editar o corregir lo publicado. Algunas plataformas permiten tener un acceso restringido, lo cual asegura que solo los empleados puedan participar. Las wikis también permiten reagrupar los calendarios de proyectos, los balances de las reuniones, archivos y documentos de trabajo, la descripción de los productos y servicios existentes, etc.
En conclusión
Las empresas que cuentan con sedes en diferentes locaciones geográfica -inclusive en distintos países- suelen preocuparse por mantener su integridad. Lo importante, en estos casos, es comprender que la identidad de la compañía se puede transmitir con acciones puntuales, comunicando claramente los objetivos y concientizando al personal sobre la importancia de su rol dentro de la organización junto con el impacto que cada una de las tareas tendrá en el proyecto final.
No importa el medio, no importa el lugar, lo importante es estar comunicados.
FUENTE: FM&WORKPLACES #68
