Nuestra forma de trabajar está cambiando, y en esta entrega veremos cómo el concepto de oficina como “contenedor” que aloja la infraestructura de la empresa está migrando hacia un modelo flexible y dinámico que proporciona una variedad de espacios pensados para el encuentro y la colaboración, los cuales pueden utilizarse en función de las necesidades. Al mismo tiempo, una serie de nuevas soluciones tecnológicas está emergiendo en respuesta a estos cambios. Desde la videoconferencia de alta definición hasta el software dedicado a las comunicaciones, un cúmulo de desarrollos acelerará la capacidad de colaborar con éxito. La gente podrá hacerlo tanto desde espacios altamente tecnológicos como desde una variedad de destinos alternativos tales como la habitación de un hotel o desde la casa.
Activity Based Working (ABW)
A medida que el trabajo se haga cada vez más dinámico las empresas comenzarán a adoptar Activity Based Working (ABW, en español: trabajo basado en la actividad) como modelo predominante. ABW tiene como premisa fundamental la idea de que un entorno de trabajo no debe ser reflejo de la jerarquía de la empresa o del estatus de la persona, sino que debe tener en cuenta las tareas que allí se desarrollan.
El concepto “one-size-fits-all” ya no es funcional. Por el contrario, es preciso contemplar que durante un día de trabajo típico de cualquier persona se llevan a cabo una serie de tareas variadas que requieren diferentes herramientas, enfoques y espacios.
El modelo ABW identifica estas tareas para crear ambientes de trabajo personalizados, especialmente orientados y adaptados, que varían en cuanto a diseño, calidad espacial y recursos disponibles. De esta forma, la gente se puede mover entre diferentes configuraciones de ABW durante su día laboral.
Una de las tareas clave que ABW contempla es la colaboración. Ya sea que se trate de un espacio high tech con tecnología de última generación, de un ámbito low tech o de un ambiente informal, el modelo ABW ofrece una amplia gama de espacios estimulantes donde las personas pueden elegir libremente su configuración basándose en la tarea que estén llevando a cabo, en su estado de ánimo, o en compañía de quién quieran trabajar.
Beneficios y fundamentos del cambio
Estos son los primeros signos de que el trabajo está cambiando. Las empresas han comenzado a adoptar nuevas formas de trabajo por una variedad de razones, al mismo tiempo que obtienen beneficios y un retorno de la inversión palpables:
| Aumento de la satisfacción del cliente y de la capacidad de respuesta. | A medida que se incrementa el tiempo de “trabajo orientado al cliente”, resultado de los nuevos estilos de trabajo, las personas no tienen que estar de vuelta en la oficina con tanta frecuencia. Estas nuevas formas de trabajo dan como resultado una organización más ágil, donde la toma de decisiones es más rápida y los procesos más acelerados. |
| Ahorro de costos y mayor eficiencia operativa (reducción de la rotación). | Con la adopción de las nuevas formas de trabajo se puede lograr una reducción de un 30% en los costos de alquiler de inmuebles y los gastos derivados de las rotaciones se reducen casi a cero. |
| Mayor movilidad y flexibilidad. | La introducción de factores que facilitan la movilidad dentro de los edificios hace que las personas también sean capaces de trabajar con eficacia desde otros lugares. |
| La sustentabilidad y la reducción de la huella de carbono. | Las nuevas formas de trabajo necesitan menos espacio y, por lo tanto, producen menos emisiones. Con la implementación de un software de gestión de recursos el espacio que no ha sido reservado puede ser deshabilitado. |
| Mayor ventaja competitiva y diferenciación. | La adopción de nuevas formas de trabajo puede proporcionar una diferenciación tangible junto con la ventaja de menores costos operativos y una mayor flexibilidad. |
| Relaciones públicas. | Decenas de miles de personas visitan los espacios de trabajo innovadores. |
| Mayor atracción y retención de personal. | Se ha demostrado que un ambiente de trabajo más estimulante es un factor positivo para la atracción y retención de los mejores talentos. |
| Mejor recuperación ante desastres y planes de contingencia. | La adopción de modelos que permitan trabajar desde cualquier lugar como parte de la estrategia habitual de negocios también permite una solución más flexible para la planificación de la continuidad en caso de desastres. |
Del trabajo individual a los equipos y los grupos
Ya en 1971, algunos trabajos pioneros tales como el de T.J. Allen descubrieron que las personas en el interior de un espacio físico solo se comunican dentro de un radio de 30 metros, lo cual equivale a estar en edificios totalmente separados. Allen estudió el comportamiento de los investigadores en los Laboratorios R&D y demostró que las personas más cercanas entre sí se comunican más. Otros estudios revelaron que las personas comienzan a interactuar cuando se mueven dentro del espacio físico o se pueden ver en la oficina. Un encuentro, entonces, puede derivar en una conversación y/o en una experiencia de colaboración.
Otros estudios han demostrado que los trabajadores del conocimiento gastan entre el 20% y el 35% de su tiempo en interacciones con colegas. La mayoría de estos encuentros no han sido programados y se producen en los pasillos, las puertas o los famosos momentos alrededor del water cooler que ya forman parte del folklore de Silicon Valley. Si bien estas interacciones a menudo pueden ser intencionales, las más de las veces no lo son. Los encuentros casuales son un componente esencial para el intercambio de información; estas interacciones son las que pueden conducir a la innovación a través de la colaboración.
Sin embargo, todos estos estudios se llevaron a cabo en una época anterior a la actual en la cual la tecnología permite experiencias alternativas a los encuentros físicos. Hoy en día, con la adopción de los nuevos estilos de trabajo, los equipos distribuidos y las presiones sobre los viajes, ya no alcanza con confiar en el water cooler…
La naturaleza cambiante de la colaboración
Actualmente se están llevando a cabo una serie de cambios que impulsan una nueva visión sobre la colaboración, tales como:
- Información. Hoy en día se suele tratar con una sola fuente de información la cual, generalmente, es asincrónica. Esta información es vista y usada off line y, por lo general, es “plana” (lo que se ve en la pantalla puede ser transformado en una impresión en papel). En el futuro, la gente va a utilizar la información de nuevas formas. Esta información podrá provenir de múltiples fuentes en tiempo real o “en vivo”; se transmitirá o se entregará a nuevos dispositivos siempre on line los cuales operarán con múltiples aplicaciones simultáneamente. Este flujo digital cambiará no solo la naturaleza y la profundidad de la información sino también la forma en la que esta se presentará, aunque esto signifique que lo que se ve en la pantalla ya no pueda ser trasladado a un papel.
- En la actualidad, la mayor parte de la colaboración se lleva a cabo entre personas que están dentro de la misma organización. La empresa Cisco estima que esta forma de trabajar alcanza al 80% de las formas de colaboración. Pero en el futuro próximo esto cambiará drásticamente. Cisco predice que, dado que los trabajadores necesitan cada vez más estar en contacto con equipos dispersos, esta cifra se revertirá y el 80% de la colaboración se dará entre empresas.
- Uno de los cambios más interesantes que sobrevendrá será el de los sistemas sensibles al contexto y al software. Hoy en día, la información se busca a través de motores de búsqueda y de software de gestión del conocimiento. En el futuro, los sistemas contextuales no solo proporcionarán el conocimiento necesario en el momento adecuado sino que también nos conectarán con la gente adecuada.
- El enfoque actual de la seguridad establece que las personas tienen que permanecer dentro del firewall de la organización. Creemos que la seguridad del mañana será más incluyente, selectiva y fluida, y que proporcionará los medios necesarios para asegurar la colaboración entre las empresas, la cual será esencial para el éxito de los equipos.
- La evolución de la colaboración. Existe una creciente complejidad en las tecnologías utilizadas para la colaboración entre las personas, las cuales han evolucionado desde la comunicación a través del correo electrónico para compartir información hasta la red blogs y wikis, y la autoría en tiempo real. Lo que antes era un debate acerca de compartir documentos ahora se ha vuelto mucho más complicado, con una gama de tecnologías que se pueden implementar para compartir tanto texto como voz y video. Por el momento, estas herramientas se pueden clasificar por su grado de complejidad y de colaboración potencial, desde una persona a muchos participantes.
La tecnología emergente
Lo que está claro es que hay una amplia gama de tecnologías emergentes que están listas para cambiar el panorama de la forma en la que trabajamos juntos, tanto en el mismo lugar como a distancia. Pueden ser vistas como tecnologías de transformación, ya que tienen el potencial de alterar la naturaleza de cómo, por qué y dónde trabajamos.
Movilidad
La movilidad tiene una serie de aspectos a considerar. La clave está en la combinación de un dispositivo portátil y una conectividad de alta velocidad. Pero el panorama de la movilidad se puede empañar a medida que la computación en La Nube permita hacer realidad una nueva dimensión. La distribución de Software como Servicio (SaaS) a partir de centros de datos remotos es ideal para dispositivos portátiles que tienen una capacidad limitada de procesamiento y de almacenamiento junto con una duración de la batería acotada. Los procesos que se llevan a cabo en La Nube nos conducen al concepto de un cliente ligero que pueda ser utilizado por cualquier persona a través de un “entorno virtualizado”. De hecho, el concepto de “virtualización” se aplicará a través de dispositivos fijos y móviles, ya que la mayor parte del software necesario para el trabajo estará instalado de forma remota.
Con estas herramientas y los datos alojados de forma remota, emergerá un nuevo paradigma. De esta manera, cuando las personas entren en un espacio o en un edificio para trabajar lo harán porque necesitan o quieren estar allí. Ya no tendrán que viajar hacia un “contenedor para el trabajo” porque allí se aloja la infraestructura informática de la empresa.
Videoconferencia
La videoconferencia llegó a su apogeo demasiado pronto. Quienes adoptaron los primeros sistemas se quejaban de “temblores” en la imagen que hacían que los participantes se vieran y sonaran como robots. Concretar una llamada era todo un desafío y el equipo ocupaba salas grandes, especializadas y cargadas de equipamiento ingenieril.
Ahora las cosas han cambiado mucho. El auge de la videoconferencia de alta definición junto con las soluciones fijas de telepresencia han dado lugar a una nueva era para el video, de tal forma que tanto la experiencia como la calidad de la colaboración a distancia se acercan cada vez más a la impresión de estar en vivo.
La adopción a gran escala de la videoconferencia se ha visto impulsada por la necesidad de ahorro en los viajes, al mismo tiempo que las empresas se han dado cuenta de que pueden conectarse con clientes, proveedores y colegas en cualquier parte del mundo y experimentar reuniones productivas.
Pero el apogeo de la videoconferencia no solo se limita a los sistemas de alta gama. La penetración de la webcam de baja resolución tanto en los dispositivos portátiles tales como notebooks y teléfonos móviles, como en los fijos, ha dado lugar a un enorme aumento en el uso del video para la comunicación y la colaboración. Desde sistemas tales como Skype hasta herramientas corporativas tales como WebEx, las personas ahora se han acostumbrado cada vez más a ver a la persona con la que están hablando.
Un informe de Cisco revela que el 60 % de los paquetes IP de su red son ahora de video y predice que para 2014 este representará la mayor parte del tráfico en Internet. Esto también da cuenta del enorme aumento del video como medio de comunicación. A partir del uso de YouTube, la gente está cada vez más familiarizada con su formato y su poder.
Dispositivos y superficies inteligentes
Una de las críticas que se le hace a la nueva tecnología es que obliga a las personas a cambiar su forma de trabajar. La alteración de un proceso, aun si eso significa una mejora, siempre genera problemas de aceptación y de entrenamiento. Pero a pesar de que los rezagados tecnológicos a menudo rechazan los cambios, gran parte de la innovación actual se puede calificar como “tecnología aumentada”, aquella que mejora los hábitos y comportamientos de las personas para enriquecer lo que hacen sin necesidad de cambiar su proceder.
El crecimiento de los dispositivos hápticos -o tecnología táctil- ha aumentado la conciencia sobre el potencial para el cambio. El éxito del iPhone ha llevado a la comprensión masiva de la fuerza que tiene este tipo de herramienta para manipular datos y gestionar una interfaz. Cualquier persona puede entender y usar la tecnología táctil sin entrenamiento. Es intuitiva y natural, y ofrece un fuerte contraste con el teclado. De hecho, el teclado QWERTY -cuyo nombre proviene de la fila de letras en la esquina superior izquierda- fue diseñado para frenar el choque de las barras de metal en las máquinas de escribir. No parece una gran base para la introducción de datos en la era digital.
Las superficies actuales proporcionan experiencias multi-touch tanto verticales como horizontales. Tanto el uso de pantallas de plasma multi-touch como las superficies interactivas harán que la manipulación del software, los documentos y los datos sea más natural.
Web2.0, Unified Communications y el auge de Jelly Bean
La web ha pasado de ser un recurso para “encontrar y utilizar”, a convertirse en una plataforma que también permite “compartir y ampliar”. Esta extensión es una migración natural hacia el mundo de la colaboración ya que gran parte de la denominada “web semántica” trata acerca de las experiencias compartidas. A medida que la gente se de cuenta de los beneficios y del valor agregado que supone compartir, etiquetar y revelar la ubicación de la información, surgirá una nueva era de experiencias de colaboración.
Uno de los cambios más profundos que las personas experimentarán será la aparición de indicadores de presencia en todas partes -los así llamados “jelly bean”-, que comenzarán a estar presentes en casi todas las aplicaciones y en todos los dispositivos. Los indicadores de presencia corporativa tales como “en una reunión” o “fuera de la oficina” que aparecen hoy en día junto a los nombres de nuestras listas de contactos, mañana aparecerán dentro de todas las aplicaciones junto con los detalles de las personas. Esto permitirá una panorama constante de los colegas, los clientes y otros contactos en redes distribuidas. La inteligencia se extenderá a un punto donde los jelly bean serán agregados automáticamente por los calendarios y, en un futuro, por los sensores de reconocimiento de ubicación, los acelerómetros, las brújulas digitales y los datos GPS de los dispositivos móviles.
Contextualmente conscientes, geográficamente ubicados y movidos por el estado de los indicadores, estos sistemas van a empezar a romper las barreras entre el cuándo y el dónde. También permitirán desarrollar una “ingeniería de la serendipia” basada en el perfil de las personas, la información contextual y la ubicación en tiempo real.
Como la gente se reunirá para interactuar, cada vez más espacio estará dedicado a este tipo de actividad junto con una profusa tecnología que lo haga posible. La conciencia social también empieza a aparecer dentro de todas las aplicaciones para que las personas tengan una mayor capacidad de interactuar y trabajar juntas. Estos conceptos acompañan un cambio más amplio que está surgiendo, y que ha movido el foco desde el usuario hacia el software y el diseño centrado en las personas.
De la misma manera que la gente puede experimentar la personalización que se presenta en sitios tales como Facebook, exigirá la misma experiencia en otros entornos. Y creemos que esto se extenderá también al espacio físico.
En la próxima entrega se examinarán los impulsores externos del cambio y se definirá un conjunto de ocho características o principios para el futuro de la colaboración.
* Philip Ross es el creador de Worktech, CEO de Unwired y de Ungroup. Además es escritor, consultor y analista especializado en el futuro del trabajo. Anticipa la manera en que las nuevas tendencias -tales como las tecnologías emergentes- determinarán nuestra forma de trabajar, vivir, aprender y disfrutar del tiempo libre.
FUENTE: FM&WORKPLACES #67
