Workplace Trends
El programa “Esto Es Diseño” de canal 13C de Chile hace un recorrido por las oficinas de Willis Towers Watson en Santiago, diseñadas y construidas por Contract Workplaces
A través de un recorrido por las oficinas de Willis Towers Watson, “Esto es Diseño” presentó cómo el lay out proyectado por Contract Workplaces solucionó los requerimientos de la compañía multinacional que, desde hace unos años, venía trabajando globalmente en la implementación de una nueva forma de trabajar para consolidar el trabajo colaborativo y la autogestión como centro de su cultura organizacional. Las nuevas oficinas de Santiago, por lo tanto, tenían que reflejar ese concepto en sus espacios físicos.
Siguiendo las directrices de la central londinense, las oficinas de Santiago se basaron en la metodología de Activity Based Working (ABW o Trabajo Basado en la Actividad), según la cual, el diseño de los espacios está pensado en función de las diversas actividades que se pueden realizar durante una jornada laboral. De esta manera, se contemplan múltiples posibilidades que permiten que cada uno de los integrantes del equipo utilice el espacio en función de su quehacer diario, sin tener puestos asignados y con tecnología de punta que permite gestionar en línea la disponibilidad de espacios y posiciones que pueden ser utilizadas por los integrantes de su equipo.
Así, los conceptos de este proyecto avanzaron en dos líneas paralelas en función de los dos principales focos de la compañía: el cliente y su equipo (ver fotos de las oficinas).
Te invitamos a ver el episodio a continuación:
Diseño de espacios de trabajo: ¿Puede el concepto de Nudge impactar en las oficinas modernas?
Hasta mediados del siglo pasado, las ciencias sociales trabajaban con un modelo que reconocía a las personas como sujetos que tienden a actuar racionalmente, con un conocimiento completo de las circunstancias y del propio interés. Es decir, que prefieren siempre las opciones más beneficiosas en detrimento de las que los perjudican. Este enfoque influyó en múltiples disciplinas, incluido el diseño de espacios de trabajo.
Sin embargo, promediando los 90, Richard Thaler –ganador del Premio Nobel de Ciencias Económicas en 2017 por sus aportes a la Economía del Comportamiento– comenzó a cuestionar esta opinión escribiendo sobre anomalías en el proceder de las personas que no podían explicarse mediante la teoría económica estándar.
En la actualidad, esta visión cambió y hoy se acepta ampliamente que nuestra mente suele incurrir en errores sistemáticos, fallos lógicos y sesgos cognitivos, y que muchas veces nos dejamos guiar por la confianza en nuestras impresiones, sentimientos, creencias y preferencias, aunque no siempre esté justificada.
Estos atajos mentales que nos ayudan a tomar decisiones rápidas y sin mucho esfuerzo dentro de la complejidad del mundo en que vivimos, también nos pueden llevar a distorsiones y conclusiones irracionales. Hoy en día, los científicos sociales han identificado muchos sesgos cognitivos que influyen en nuestro pensamiento cotidiano.
Gracias a su trabajo, Thaler es considerado junto a Daniel Kahneman y Amos Tversky como uno de los padres de la Economía del Comportamiento –un campo relativamente nuevo que combina conceptos de psicología, de la teoría de decisiones y de la economía– a partir de la cual se ha comenzado a gestar una comprensión más realista del comportamiento humano.
Entre sus muchos logros, Thaler contribuyó junto con Cass Sunstein a la creación del concepto de Nudge, cuyo objetivo consiste en tratar de mejorar las decisiones y el comportamiento de las personas haciendo cambios sutiles en el contexto en el que deciden.
¿Qué es Nudge y cómo influye en nuestras decisiones?
Los descubrimientos de las ciencias sociales ponen en evidencia que, en muchos casos tomamos malas decisiones. En un mundo complejo en el que no podemos pensar detenidamente en cada elección que hacemos, solemos adoptar formas de pensamiento rápido que a veces nos desencaminan.
Para ayudarnos a superar estas limitaciones, Thaler propone la “teoría del empujón” (Nudge, en inglés). Se trata de pequeñas intervenciones cuyas áreas de aplicación son múltiples, que buscan modificar el comportamiento de las personas de una manera predecible sin eliminar ninguna alternativa, simplemente cambiando la forma de presentar las posibles opciones al momento de tomar una decisión.
Nudge no tiene una traducción literal en español pero podemos decir que significa empujar amablemente o tocar con suavidad las costillas, especialmente con el codo, para alertar, recordar o advertir algo sutilmente a otro.
La idea detrás de Nudge es que existen muchas maneras de presentar una opción al tomador de decisiones. De acuerdo con Thaler y Sunstein, la mayor parte de la gente elige automáticamente la opción predeterminada por lo que la estrategia consiste en cambiar la forma de presentar la elección a fin de influir en el comportamiento de las personas pero sin carácter obligatorio.
Se trata de iniciativas voluntarias que intentan mover a la gente en direcciones que mejorarán sus vidas. Los Nudges no deben eliminar las opciones alternativas y deben ser fáciles de evitar o cancelar. Los beneficios parecen ser muy grandes y el costo es muy pequeño.
Nudging en la oficina: empujando el diseño de espacios de trabajo
Lograr que las personas tomen mejores decisiones es una idea seductora que está ganando terreno tanto en iniciativas de gobierno como entre las empresas privadas. Desde la capacitación de los colaboradores hasta la promoción de comportamientos más saludables en el lugar de trabajo, un cuidadoso diseño de la forma en que se toman las decisiones puede tener un gran impacto tanto para los empleados como para las organizaciones, mejorando la experiencia laboral.
Y dado que el espacio no es neutral e influye sobre el comportamiento, es posible orientar la disposición de los usuarios adoptando algunas pautas de diseño que tendrán efectos beneficiosos e influencias sutiles sobre cómo interactúan con el edificio y entre ellos.
Thaler y Sunstein aseguran que una buena regla general es suponer que “todo importa”. En muchos casos, el poder de los pequeños detalles proviene de centrar la atención de los usuarios en una dirección particular. Aplicar el concepto de Nudge en el lugar de trabajo puede resultar muy útil como catalizador para el cambio social y el comportamiento funcional en las organizaciones.
La importancia del diseño de espacios de trabajo en el comportamiento humano
Pequeños cambios en el entorno físico pueden tener un efecto significativo en el comportamiento alentando aquellas opciones que son compatibles con las necesidades de las personas y los objetivos de la organización. He aquí diferentes formas de implementar el concepto de Nudge en el lugar de trabajo:
- Ayudar a los trabajadores a elegir opciones que fomentan los buenos hábitos alimenticios en cafeterías y/o máquinas expendedoras ofreciendo un acceso más fácil a los alimentos saludables tales como frutas y verduras frescas.
- Ofrecer áreas específicas que inviten al relax y la reflexión, permitiendo así que cada uno encuentre su ritmo natural y reponga la energía mental, emocional y física para evitar el agotamiento.
- Disponer mesas altas para estar de pie en lugares estratégicos alienta las reuniones espontáneas. Las reuniones de pie reducen el tiempo de reunión con un 25% sin influir en la calidad de las decisiones.
- Brindar espacios accesibles que faciliten los encuentros informales favorece la comunicación, el intercambio de conocimientos y la creatividad. Los espacios de interacción ubicados en lugares clave hará que los trabajadores reduzcan la velocidad en medio de la jornada laboral mientras construyen redes sociales.
- Ubicar los recursos compartidos tales como archivos, fotocopiadoras, etc., en un área común puede incitar a las personas a moverse más y a reforzar las redes sociales con interacciones informales.
- Analizar estratégicamente la localización y el diseño de las escaleras ayuda a incrementar su uso en detrimento del ascensor. Esto mejorará los niveles de actividad física y de interacción social. Sin embargo, los ascensores deben ubicarse en lugares convenientes, aunque menos prominentes, para preservar la facilidad de acceso a las personas con problemas de movilidad.
- Las vistas al exterior invitan a tomar descansos visuales. Las pausas para reenfocar los ojos hacia un objeto distante puede aliviar la tensión visual al mismo tiempo que proporciona breves y agradables momentos de relax.
- En los espacios inteligentes la tecnología busca entre otras cuestiones, favorecer la toma de decisiones de las personas de manera dinámica y personalizada. Sensores de ocupación y sistemas de iluminación inteligente pueden sugerir áreas menos concurridas para fomentar la concentración o el descanso. Aplicaciones y señalización digital pueden incentivar el uso de escaleras o indicar la disponibilidad de salas de reunión según las necesidades del equipo. Además, escritorios y estaciones de trabajo ajustables electrónicamente pueden recordar a los empleados alternar entre sentarse y estar de pie, promoviendo hábitos saludables de forma intuitiva.
Todas estas medidas, conllevan a lograr un espacio de trabajo saludable, impactando directamente en el bienestar de los colaboradores, fomentando prácticas sostenibles e instalando hábitos positivos.
¿Tu espacio de trabajo genera los comportamientos que mejor reflejan tu cultura? En Contract Workplaces diseñamos oficinas inspirados en las personas. Contáctanos y descubre cómo podemos mejorar el bienestar, la comunicación y la productividad de tu equipo.
Referencias:
KAHNEMAN, D. (2012): “Pensar rápido, pensar despacio”.
O’NEILL, M. & JOHNSON, B. (2018): “Workspace Nudge: Design to Help People Move, Focus, and Connect”. Haworth.
SUNSTEIN, C. R. (2014): “Nudging: A Very Short Guide”
THALER, R. H. & SUNSTEIN, C. R. (2008): “Nudge: Improving Decisions About Health, Wealth, and Happiness”.
7 Tendencias para Oficinas: #7 Espacios para la creatividad y la innovación
A medida que la innovación se hace cada vez más importante para el desarrollo de las organizaciones, crece la necesidad de contar con espacios de trabajo adecuados para apoyar más eficazmente los procesos que impulsan la creatividad. El proyecto arquitectónico de oficinas es una herramienta muy poderosa para conseguirlo.
Las investigaciones demuestran que las personas que trabajan en compañías tradicionales dentro de estructuras formales, con limitaciones de tiempo, regulaciones estrictas, tareas rutinarias y puestos de trabajo estandarizados, tienen pocos estímulos para desarrollar sus aptitudes creativas. Esto demuestra que la capacidad para generar ideas nuevas está influenciada por el ambiente físico y que los espacios que cuentan con un diseño cognitiva y perceptualmente estimulante pueden mejorar la creatividad.
Se sabe que ciertas características del diseño de oficinas pueden tener efectos positivos en el rendimiento de la tarea creativa: una baja densidad de ocupación, el acceso a la luz natural, vistas al exterior, la presencia de plantas, etc. En el proyecto arquitectónico de oficinas, la eliminación de las barreras físicas y la transparencia son herramientas que ayudan a promover el pensamiento original ya que la comunicación y el intercambio entre personas con distintos intereses, culturas y formas de pensar, alimentan los procesos creativos.
Si bien los arquitectos de oficinas saben que también se pueden incluir espacios dedicados a actividades que no estén directamente relacionadas con el negocio tales como el arte, los juegos, la meditación, etc., es necesario construir una cultura que aliente la adquisición de nuevos conocimientos y nuevas formas de hacer las cosas, que estimule la colaboración, la curiosidad y la libertad con responsabilidad, y que proporcione flexibilidad y opciones para elegir dónde, cuándo y cómo trabajar.
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7 Tendencias para Oficinas: #6 La Oficina Feliz
Para muchas personas el trabajo aún significa una tortura con horario fijo frente al escritorio. ¿Puede transformarse esta experiencia que ocupa tantas horas de nuestra vida en un hecho placentero? ¿Puede haber felicidad en el trabajo? ¿Puede el diseño de oficinas impactar en nuestro ánimo laboral?
Según algunos sondeos –y contrariamente a lo que podría pensarse a priori–, no parece existir una relación directa entre el salario y la satisfacción o la felicidad en el trabajo. Una vez cubiertas las necesidades básicas, otros factores parecen ser más importantes para que la experiencia laboral cobre un significado positivo. Y la gente feliz –es sabido– es más creativa, eficiente y productiva.
Para que cada uno pueda dar lo mejor de sí es imprescindible tener en cuenta las dimensiones psicológica, emocional y fisiológica de las personas, ayudando a satisfacer no solo los requerimientos básicos de confort, salud y seguridad sino también las necesidades humanas más profundas: la comunicación social, el sentido de pertenencia, el respeto por el espacio personal, el cumplimiento de objetivos, el desarrollo de las capacidades y la autoestima, entre otras. El cumplimiento de estas necesidades debe ser facilitado por una oficina moderna diseñada para el bienestar de las personas.
Cuando el diseño del espacio de trabajo no satisface adecuadamente estos requisitos, se pueden producir respuestas negativas que van desde la disminución del rendimiento y la falta de motivación y compromiso hasta el estrés, la depresión y el ausentismo.
Reforzar los estímulos placenteros, positivos y edificantes, saber incentivar a las personas y conectarlas con tareas y proyectos que las hagan sentir pasión y compromiso dentro de una cultura organizacional que favorezca el desarrollo de todo su potencial, puede allanar el camino hacia una fuerza de trabajo feliz y productiva.
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7 Tendencias para Oficinas: #5 Atracción de talento
El progresivo crecimiento de las jóvenes generaciones dentro del mercado laboral ha provocado grandes cambios en la manera de entender el trabajo. Ahora se ha hecho evidente que es necesario buscar nuevas formas de compensación para que los trabajadores con valor se sientan a gusto en la empresa y, por lo tanto, decidan quedarse en ella.
El empleado ya no busca solo las mejores condiciones salariales sino que aprecia otras características de la compañía tales como su cultura corporativa, un ambiente de trabajo estimulante, la flexibilidad horaria o la inversión en formación, además de otros beneficios tales como unas instalaciones que cuenten con la mayor cantidad de servicios para el empleado.
Conscientes de que el diseño de oficinas modernas tiene un impacto directo sobre el desempeño, la satisfacción y la productividad de las personas, las empresas en busca de nuevas fórmulas para retener y atraer a los jóvenes talentos, multiplican los servicios que brindan a sus colaboradores.
Los arquitectos de interiores de oficinas reciben las más variadas solicitudes de las empresas que buscan remodelar los espacios de trabajo. Las áreas de descanso de hoy tienen refrigeradores, cómodos sillones y pequeñas mesas con sillas, diferentes sabores de café y zonas al aire libre. Otras compañías ofrecen gimnasio, servicio de lavandería, almuerzo y cena tipo buffet, etc. Las madres pueden atender a sus hijos pequeños en la sala de lactancia y, haciendo honor al paradigma multicultural de los entornos del siglo XXI, también hay salas de oración, yoga y meditación.
Finalmente, en una época en la que el trabajo repetitivo estará cada vez más automatizado, lo que determinará el éxito de una organización será contar con el mejor talento humano entre sus filas. En ese sentido, la oficina moderna es, sin duda, una poderosa arma de seducción.
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7 Tendencias para Oficinas: #4 El trabajador nómada
Las nuevas tendencias sociales, junto con la creciente disponibilidad de una tecnología de comunicaciones portátil, potente y asequible, han evolucionado hacia la adopción del teletrabajo como un emergente natural para hacer frente a diversos problemas: el medio ambiente, los excesivos tiempos de traslado entre el hogar y la oficina, la búsqueda de un equilibrio entre el trabajo y la vida personal, el aumento de la flexibilidad y la necesidad de dar una respuesta rápida a las oportunidades que se presentan en la nueva economía global.
El teletrabajo se puede definir como el acto de cumplir todas o una parte de las funciones del trabajo desde una locación alternativa: la casa, un café, una oficina satélite o cualquier otro sitio con conectividad. El trabajo va hacia donde estemos y ya no es necesario “atarse” a un escritorio para desarrollar las tareas cotidianas. El teletrabajo es, en definitiva, un componente clave que está impulsando la reestructuración de las actividades laborales bajo una organización virtual que viene acompañada de una nueva manera de pensar el diseño y construcción de los espacios de trabajo, basada en la flexibilidad.
Pero si podemos hacer las tareas en cualquier momento y desde cualquier lugar, ¿para qué ir a la oficina?
A pesar de los enormes avances de la tecnología (y tal vez debido a eso), el mundo se ha vuelto demasiado complejo para las soluciones individuales. La movilidad, la flexibilidad y la colaboración están en el centro del panorama laboral actual y la oficina, lejos de estar en vías de extinción, se reconvierte en el escenario por excelencia del trabajo colaborativo.
Por esa razón, el diseño de oficinas modernas se ha convertido en un gran desafío para los arquitectos de espacios corporativos y una estrategia clave para incentivar la colaboración y la creatividad. Actualmente, la interacción entre las personas y los encuentros casuales representan un recurso valiosísimo para las empresas ya que ayudan a promover el conocimiento entre los colaboradores, a compartir experiencias y fomentan la creatividad y la innovación.
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7 Tendencias para Oficinas: #3 La oficina sustentable
La sustentabilidad no es un plus adicional, es un requerimiento que está en la base de las demandas de la sociedad y las empresas deben cumplir un rol cada vez más activo en la preservación del medio ambiente. El exceso de iluminación artificial y de aire acondicionado ya no constituye un modelo aceptable.
Actualmente, muchas organizaciones han comenzado a adoptar prácticas sustentables a raíz de los beneficios que esto implica: reducción de costos, mayor eficiencia energética, atracción y retención de personal, y mejoras en la productividad, la reputación y los servicios prestados. En ese sentido, los arquitectos para oficinas juegan un rol importante, dado que la estrategia de diseño de espacios de trabajo debe considerar el impacto en la sustentabilidad.
Cuando la asignación de espacio se realiza de acuerdo con la necesidad y no con la jerarquía, se puede obtener una reducción significativa de la superficie ocupada junto con una disminución de los consumos asociados. Las oficinas modernas en open plan, por ejemplo, favorecen el aprovechamiento de la luz natural, que no es obstaculizada por despachos cerrados. Esto repercute en un importante ahorro en iluminación artificial y un bajo consumo en el uso de equipos de refrigeración y calefacción.
Para lograr una oficina verdaderamente sustentable no solo hace falta considerar la localización, la envolvente, los materiales y la eficiencia energética del edificio. También hay que tener en cuenta el uso eficiente del espacio junto con un manejo responsable del agua y la basura, todo esto apoyado en la cultura de la organización. Y el panorama no estaría completo si no incluyéramos al actor principal: el usuario. La evidencia demuestra que las organizaciones que quieran implementar políticas sustentables exitosas deberán contar con la participación activa y el compromiso de los trabajadores.
La verdadera oficina sustentable se encuentra en la intersección entre el entorno físico, la tecnología y las personas.
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7 Tendencias para Oficinas: #2 Disponibilidad vs. privacidad
Las nuevas demandas de flexibilidad, movilidad y comunicación han cambiado los modelos de organización de las empresas. Actualmente, un alto porcentaje de personas trabaja en oficinas diseñadas en open plan: espacios de trabajo abiertos, flexibles y transparentes concebidos para mejorar la comunicación y el trabajo colaborativo. Cuentan con una amplia variedad de ámbitos destinados a las diversas tareas que se llevan a cabo, ya se trate de trabajo en equipo y reuniones informales como de tareas que requieren mayor privacidad y concentración.
Sin embargo, el open plan tiene un aspecto negativo: la escasa posibilidad de administrar la disponibilidad y la privacidad adecuadamente.
Dado que los espacio de trabajo actuales necesitan dar soporte a dos estilos de trabajo que se excluyen mutuamente (concentrado y de colaboración), los arquitectos de oficinas deben tener en cuenta factores acústicos para brindar confort a todos por igual: por un lado, la necesidad de contar con espacios o elementos que brinden privacidad y, por el otro, la posibilidad de comunicarse con las personas que integran los grupos de trabajo sin molestar al resto del plantel
Un diseño de oficina abierta verdaderamente eficaz facilita la socialización y elimina las barreras físicas al mismo tiempo que proporciona un adecuado grado de regulación sobre el espacio personal. La verdadera privacidad se alcanza cuando el espacio permite controlar la accesibilidad hacia los demás y nos brinda la posibilidad de elegir dónde y cómo trabajar.
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7 Tendencias para Oficinas: #1 Activity Based Working
Durante años, el espacio de la oficina se ha distribuido de acuerdo con las jerarquías de los empleados. La tan deseada “corner office” se asignaba al presidente o al gerente general mientras que el resto de las tipologías se distribuía en relación al estatus de cada usuario dentro de la empresa. Metros cuadrados cada vez más caros, la necesidad de una mayor comunicación entre los colaboradores para fortalecer el trabajo en equipo y los frecuentes cambios dentro de la oficina para adaptarse a una economía que cada día plantea nuevos paradigmas, han hecho de este modelo una especie en extinción.
Activity Based Working (el espacio basado en las actividades) es una estrategia que otorga a las personas la posibilidad de elegir múltiples opciones de espacios dentro de la oficina de acuerdo con la actividad que desarrollen en cada momento.
Lejos de forzar a los empleados a resolver sus tareas diarias en un único puesto fijo, esta estrategia implementada en oficinas modernas alienta a las personas a usar los espacios de la oficina que mejor se adaptan al trabajo que están desarrollando.
Se trata de un diseño de oficina pensado para ofrecer una variada gama de opciones, un set de diferentes espacios para dar soporte a la diversidad de actividades que se llevan a cabo. De esta forma, cada uno puede elegir el ámbito más adecuado para la tarea que tiene entre manos (trabajo de concentración, reuniones programadas, espontáneas o informales, llamadas telefónicas, capacitación o descanso), en lugar de trabajar en un solo entorno, anclado en un escritorio.
Este enfoque, que se está implementando en la construcción de oficinas, reporta varios beneficios: una mayor satisfacción y productividad de los empleados, el combate del sedentarismo y una disminución de los metros cuadrados en relación con una oficina tradicional, con el consecuente ahorro en gastos de operación de la empresa.
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Introducción de la edición 89 de FM & Workplaces
A medida que el hombre evolucionó desde la sabana africana hasta la actual era del conocimiento, las condiciones de vida fueron cambiando drásticamente. Hace tan solo un siglo la industria predominante en el mundo era la agricultura, la cual requería un trabajo físico intenso. Hoy, más de la mitad de la población mundial vive en ciudades y trabaja dentro de una economía de servicios, la mayor parte del tiempo en edificios cerrados.
Pero, aunque nos hemos acostumbrado a trabajar bajo techo, sin luz natural y privados del contacto con la naturaleza, lo cierto es que nuestra biología no se ha podido acomodar completamente a estos cambios. Muchos de los males crónicos que hoy padecemos son producto de la civilización (una gran parte de ellos asociados con el estrés y la inactividad física), y están directamente relacionados con nuestro estilo de vida actual.
Esto tiene enormes repercusiones tanto personales y sociales como económicas. Las empresas son cada vez más conscientes de que el grado de bienestar de los empleados afecta su rentabilidad, lo cual se traduce en un aumento de los gastos en atención médica y la pérdida de productividad debida al ausentismo y la falta de compromiso.
Frente a este panorama, el espacio de trabajo se presenta como una oportunidad única para mejorar la calidad de vida de las personas e influir sobre su bienestar. Desde hace ya mucho tiempo (desde el experimento de Elton Mayo en Hawthorn a principios del siglo XX) las investigaciones demuestran que el entorno físico se encuentra entre los principales factores que determinan el bienestar debido a su gran influencia sobre la salud y las necesidades emocionales y psicológicas de las personas.
¿Cómo hacer para abarcar las demandas de bienestar de la fuerza de trabajo en un mundo en constante evolución? ¿Cómo hacer para conectar a las personas con un entorno que promueva la salud, que fomente las conductas positivas y que apoye sus capacidades cognitivas?
Para comprender los complejos fenómenos que influyen en el bienestar y la satisfacción de las personas decidimos investigar cuáles son las variables más relevantes. Esto nos ayudará a pensar el diseño del espacio de trabajo desde una nueva perspectiva, con el ser humano en el centro.
FUENTE: FM&WORKPLACES #89
