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Oficinas productivas y sustentables

Tendencia. La importancia del diseño de interiores para mejorar el clima de trabajo. Cómo son los nuevos espacios que buscan las empresas multinacionales.

Beneficios. Los nuevos espacios permiten reducir costos, mayor eficiencia energética, atracción y retención de personal, y mejoras en la productividad, la reputación y los servicios.

Los cambios en los espacios de trabajo. Qué debe tener un edificio de oficinas para ser competitivo.

Los espacios de trabajo han cambiado su fisonomía para convertirse en espacios más descontracturados y adaptados a las necesidades de sus usuarios. Sin embargo, no cualquier diseño es funcional a los requerimientos de la empresa. Las compañías internacionales, por caso, exigen implementar medidas sustentables no sólo para ahorrar en servicios, sino para aportar una imagen responsable con el medio ambiente a su marca. En ese sentido, desde Contract Workplaces -empresa regional en diseño y construcción de espacios de trabajo de alta performance- sugieren ciertas pautas de sustentabilidad desde la concepción de los espacios para que éstos sean más efectos a los propósitos de la empresa.

Según un informe de la compañía especializada en diseño, en los últimos años, las organizaciones han comenzado a adoptar prácticas sustentabas a raíz de los beneficios que esto implica: reducción de costos, mayor eficiencia energética, atracción y retención de personal, y mejoras en la productividad, la reputación y los servicios prestados. `No obstante, para lograr una oficina verdaderamente sustentable es necesario poner el acento no sólo en el aprovechamiento adecuado de los recursos sino también en el uso eficiente del espacio en función de las nuevas formas de trabajo móviles que están emergiendo. La verdadera sustentabilidad se encuentra en la intersección entre el entorno físico, la tecnología y las personas`, explica Alejandro Mariani gerente general de Contract Workplaces Argentina. El desafío de construir un interior comercial en base a un diseño sustentable abarca cinco áreas: planeación del sitio, eficiencia en el uso del agua, la energía, los materiales a utilizar y el uso de los recursos, sumado a la calidad del aire interior y el confort térmico. La sumatoria de esas áreas se va a traducir en edificios más saludables, duraderos, confortables, eficientes y ambientalmente responsables. En ese sentido, son cada vez más populares los edificios de oficinas que buscan obtener certificaciones de sustentabilidad. La principal y más reconocida a nivel mundial es la certificación LEED (Leadership in Energy & Environmental Design), desarrollada en los Estados Unidos por el U.S Green Building Council. Una de sus categorías abarca los Interiores Comerciales, que tiene en cuenta todas las premisas antes nombradas, a la vez que destaca y puntúa la preponderancia de los equipos de diseño y proyecto en el cumplimiento de estas premisas y la posibilidad de lograr una eficiencia excepcional e innovadora por encima de los requisitos establecidos por el sistema de clasificación de edificios sostenibles LE- ED. `En Argentina hemos certificado algunas de nuestras obras en esta categoría interior como, por ejemplo, las oficinas de Google, Prisma Medios de Pago y Dow`, indica Mariani.

Asimismo, adoptar una estrategia `verde` puede aportar grandes beneficios a las empresas: se obtiene un importante ahorro en los costos de operación y funcionamiento, se favorece el posicionamiento dentro del mercado y se crea una buena reputación al mismo tiempo que se beneficia el medio ambiente. Las organiza- Continúa en la pág. 4 Las empresas buscan aportar una imagen responsable con el medio ambiente. En equipo. Los espacios abiertos, sin jerarquías,y los escritorios compartidos simplifican y dinamizan la comunicación entre empleados. V¡enedepág.2 ciones que 0J>tan por obtener la LE- ED generalmente buscan mejorar su imagen y, principalmente, reducir costos. Se estima que los edificios de oficinas con la certificación logran reducir de 12% a 20% el consumo de energía, de 20% a 40% el consumo de agua, y de 10% a 30% los costos operativos.

En los edificios de oficinas la energía se destina principalmente al funcionamiento de los sistemas de aire acondicionado, la iluminación y los equipos eléctricos y electrónicos. Es por esto que las pautas de ahorro deben apuntar hacia esos frentes y prestar especial atención al adecuado aislamiento térmico del edificio. La elección de una buena orientación, la protección de las ventanas, el uso de vidrios dobles, evitar las infiltraciones a través de puertas y ventanas, y privilegiar la ventilación e iluminación naturales de los locales, también ayudará a controlar el gasto energético.

Asimismo, la domótica permite hacer un uso eficiente de los recursos energéticos, con lo cual, a mediano plazo se podrá observar un ahorro económico basado en que los edificios pasan a ajustarse a las necesidades del usuario y no, viceversa.

Otro aspecto que impacta directamente sobre la sustentabilidad de los espacios de trabajo es la estrategia de diseño. Cuando la asignación de espacio se realiza de acuerdo con la necesidad y no con la jerarquía, se puede obtener una reducción significativa de la superficie ocupada junto con una disminución de los consumos asociados. `Las nuevas tendencias apuntan a la Oficina Abierta (Open Office) ya que este tipo de espacio favorece el aprovechamiento de la luz natural, que no es obstaculizada por despachos cerrados. Esto repercute en un importante ahorro en iluminación artificial y un bajo consumo en el uso de equipos de refrigeración y calefacción. A su vez, la adopción de políticas de digitalización, uso de la nube y reducción del uso de papel (cultura paperless) son claves en este proceso`, afirma Mariani. En la mayoría de las oficinas, el espacio que se destina al almacenamiento de papel oscila entre un 15% y un 17% de la superficie disponible. La digitalización de documentos, el uso de dispositivos móviles, el almacenamiento en la nube y ías políticas de reducción y concientización en el uso del papel, liberarán muchos de los metros cuadrados que hoy se destinan a archivos y bodegas con la consecuente disminución de producción de residuos. Finalmente, Mariani puntualiza: `Desde el diseño y la construcción tenemos la responsabilidad de incorporar la sustentabilidad en los proyectos desde sus diferentes aristas. También es fundamental que la cujtura de la compañía acompañe ese proceso y concientice a su personal al respecto`.

FUENTE: Clarín, versión impresa, 24 julio 2018

Nuevos trabajos, nuevos espacios

Las oficinas de hoy deben cumplir con las necesidades de los nuevos trabajadores y de los tiempos que corren. Ya no sólo se les pide que sean funcionales, sino que además soporten la movilidad de sus equipos.

La forma de trabajar cambió y los espacios de trabajo tuvieron que adaptarse a ello. Con los avances de la tecnología, la flexibilidad y la movilidad laboral han ganado terreno. Hoy ya van perdiendo lugar los puestos fijos y las oficinas cerradas con llave: el open space prevalece en el armado de las empresas actuales donde también se ubican –incluso- los puestos gerenciales. Los espacios cerrados quedan reservados para las salas de reunión, las áreas de concentración y algunos despachos, pero en todos los casos se usan tabiques vidriados que mantienen esa relación y conexión con el resto del espacio.

Bajo este formato de planta abierta, las empresas logran facilitar el trabajo colaborativo, el intercambio de ideas y las reuniones informales, además de optimizar el uso del metro cuadrado, sin perder de vista la necesidad de espacios privados para algunas tareas. El trabajo basado en las actividades o Activity Based Working (ABW, por su sigla en inglés) es un concepto que se impone como una estrategia sustentada en el diseño de un layout capaz de ofrecer una variada gama de opciones para dar soporte a la diversidad de acciones que se llevan a cabo en el día a día de las compañías. De esta forma, cada uno puede elegir el ámbito más adecuado para la tarea que tiene entre manos (trabajo de concentración, reuniones de equipo, llamadas telefónicas, etc.) en lugar de trabajar en un solo entorno, anclado en un escritorio. Para llevar adelante este programa es esencial contar con puestos de trabajo no asignados y tener disponibles zonas para trabajo colaborativo como salas de reuniones, de brainstroming, de capacitación, etc.; y de concentración como bibliotecas o phone booths, o salas para conversaciones telefónicas o videoconferencias privadas. Por supuesto que la tecnología es fundamental para acompañar este tipo de cambios: desde los dispositivos hasta la facilidad para acceder a la red y a las aplicaciones corporativas, que permitirán el trabajo móvil y una mayor productividad a los empleados dondequiera que estén.

A este esquema se agregan los espacios multifuncionales, áreas de descanso y de encuentro informal o meeting points. Por ejemplo, en lugar del clásico comedor, las nuevas oficinas incluyen pequeñas cafeterías. También hay empresas que incorporan gimnasios, salas de masajes y relajación, siestarios y salas de juegos para los empleados. Ya no es una locura encontrar un metegol o una mesa de ping pong integrados al diseño. Esta decisión se basa en que está comprobado que las actividades recreativas y los momentos de descanso tienen una influencia positiva en el desempeño de los empleados y que pueden contribuir de manera significativa a generar altos niveles de compromiso. También desempeñan un papel fundamental en la vinculación entre los colaboradores porque son una oportunidad para la socialización y el fortalecimiento de los lazos personales, y para el desarrollo de habilidades tales como el liderazgo, la interacción y la comunicación, que son esenciales en la prestación de servicios eficaces.

Para las mujeres que son mamás, hay compañías que incorporaron espacios llamados lactarios, que son ambientes especialmente acondicionados en cuanto a mobiliario, privacidad y confort térmico para que extraigan su leche materna durante su horario laboral.

Hasta hace un tiempo, estos espacios “no tradicionales” eran impensados, pero en la actualidad un empleado ya no busca sólo las mejores condiciones salariales sino que aprecia otras características de la compañía tales como: su cultura corporativa, un ambiente de trabajo estimulante, la flexibilidad horaria o la inversión en formación, además de otros beneficios que hagan más amena su tarea diaria.

En lo que respecta al espacio, la innovación en áreas alternativas y amenities cumple un clave para que las empresas retengan a sus talentos.

Iluminación, movilidad y ergonomía

El foco para las empresas hoy está puesto en el bienestar del trabajador. Para ello, se privilegia un mayor uso de la luz natural y de criterios ergonómicos adecuados junto con la seguridad y el confort. La luz solar desempeña una importante función biológica: es el marcador de nuestro reloj interno y un estímulo que afecta el estado de ánimo, la actividad y la salud.

También es importante crear ámbitos de trabajo en donde los trabajadores puedan desplazarse, caminar y trabajar en distintas áreas del espacio diseñadas de acuerdo al tipo de tarea a desarrollar. La imagen del empleado “atado” a su escritorio durante 9 horas ya no es compatible con las necesidades biológicas y psicológicas de las personas de hoy. Para esto existen soluciones tanto desde el punto de vista del equipamiento como del diseño con opciones que permiten cambiar de posición, trabajar parado, e inclusive, hacer ejercicio mientras trabajamos. La regulación de altura en el puesto de trabajo es una de ellas junto con la variedad de mobiliario modular capaz de lograr diferentes tipos de configuraciones y de incorporar accesorios para adaptarlos a distintos usos.

La silla es fundamental y la mejor es aquella que se ajusta automáticamente a las necesidades del cuerpo, con reclinación dinámica, soporte lumbar y regulación de altura. Otra característica importante es que los apoyabrazos estén conectados al respaldo de la silla, de manera que se muevan al reclinarse y que también sean ajustables por altura e inclinación. El clásico cuero está siendo desplazado por telas elásticas tipo mesh que sostienen el cuerpo adaptándose a su forma y permitiendo la ventilación. También existen en el mercado sensores que se colocan en la silla para detectar la cantidad de tiempo que una persona permanece sentada. Mediante una aplicación avisa al usuario que ya es hora de cambiar de posición e incluso le sugiere algunos ejercicios físicos sencillos para activar el cuerpo.

Otra variable a la que hay que prestarle atención es a la posición del monitor, hoy existen los brazos porta monitor que, además de permitir el correcto posicionamiento de la pantalla, libera un valioso espacio para otros usuarios en la superficie de trabajo. Asimismo, el accesorio porta laptop permite un uso ergonómico de la computadora, apoyándola en una posición fácil de visualizar.

Colores y materiales

La neurociencia sugiere que los humanos tenemos una preferencia innata por los colores presentes en la naturaleza, que indican la presencia de elementos como agua limpia, tierra, rocas, vegetación, frutas, flores, entre otros. Las oficinas que incorporan colores que se asemejan al entorno natural tienen un impacto positivo sobre el bienestar de los empleados, se perciben como un lugar saludable, donde uno puede sentirse estimulado o relajado. Los verdes oscuros o intermedios reducen el ritmo cardíaco y la presión sanguínea aliviando el estrés. Además, el color rojo puede estimular los procesos cognitivos y la atención, factores necesarios para tareas que requieren un gran esfuerzo y concentración mental. El azul, el amarillo y algunos verdes intermedios pueden ayudar en las tareas que requieren creatividad. Por el contrario, el uso de los blancos y grises tiene un impacto negativo en los niveles de estrés. Por su parte, los materiales juegan un papel preponderante en cuanto a las percepciones sensoriales de los usuarios, además de las características técnicas que cada uno tiene y que influyen en el momento de elegirlos para determinado espacio y función. Inclusive, un mismo material puede generar diversas sensaciones según en dónde sea utilizado. El tacto y la vista identifican y generan respuestas ante cada tipo de material por su textura (si es áspero, suave, liso, uniforme, compacto, mullido, etc) que puede aportar calidez, dureza, ductilidad, confort, frescura, etc. Y también un mismo material puede generar diferentes sensaciones si tiene una terminación opaca o brillante, por ejemplo. Por eso, en función de la imagen que cada marca quiera dar y a la funcionalidad de cada uno de los espacios, hay que pensar muy bien qué material elegir. La madera, por ejemplo, se asocia con la calidez a diferencia de los metales y la piedra.

Claves para una oficina eficiente

Organizar los espacios de acuerdo con las actividades y no con las jerarquías. La ecuación: a mayor jerarquía más espacio privado, generalmente implica una gran cantidad de metros subutilizados, ya que, debido a sus compromisos, los altos ejecutivos suelen ser los que menos tiempo están en sus oficinas. Estos metros, generalmente privilegiados en cuanto a luz natural, vistas y ubicación estratégica, pueden destinarse a espacios colaborativos o puestos operativos con alta tasa de ocupación.

Asumir que todos somos trabajadores móviles. Hoy en día la tecnología nos permite hacer el trabajo individual en cualquier momento y desde cualquier lugar, por lo que la oficina corporativa ha devenido en un espacio de encuentro, trabajo en equipo, y creación de identidad y cultura. Por lo tanto el foco debe ponerse en la creación de áreas comunes y trabajo colaborativo. Hoy en día es habitual encontrar casi el 60% de los puestos de trabajo fijos vacíos mientras que las salas de reuniones permanecen colapsadas.

Crear espacios flexibles y multifuncionales. La posibilidad de que un ambiente pueda brindar distintos usos a lo largo del día es un recurso muy valorado por las organizaciones. Cafeterías que funcionan como salas de capacitación fuera de los horarios de almuerzo, grandes salas de directorio que se subdividen en dos o tres salas de reuniones pequeñas, áreas de living que funcionan como recepción de visitas externas, espacio de reunión informal de equipo y zona de descanso, son algunos de los ejemplos favoritos dentro de esta tendencia.

Adoptar políticas de digitalización, uso de la nube y paperless. En la mayoría de las oficinas, el espacio que se destina al almacenamiento de papel oscila entre un 15% y un 17% de la superficie disponible. La digitalización de documentos, el uso de dispositivos móviles, el almacenamiento en la nube y las políticas de reducción y concientización en el uso del papel, liberarán muchos de los metros cuadrados que hoy se destinan a archivos y bodegas.

Adoptar prácticas sustentables. La compañías ambientalmente responsables no sólo logran reducir sus costos sino que obtienen una mayor satisfacción y orgullo por parte de sus colaboradores y una imagen corporativa muy valorada por la comunidad. Existen variedad de dispositivos de automatización que permiten reducir el uso de energía eléctrica y el agua, generando un ahorro económico del orden del 30%.

Fuente: Deluxe Magazine

www.deluxe-magazine.com.ar/

El mundial de fútbol se vive en las empresas

Por Leandro Murciego

Cada cuatro años el fútbol se apodera por un mes de gran parte de América y los argentinos no son la excepción. Las publicidades callejeras, televisivas, radiales, gráficas y hasta las de Internet hacen referencia a este deporte. Todos y cada uno de los espacios, tanto los públicos como los privados son invadidos por la pasión que despierta la Copa del Mundo. En la casa, con los amigos y hasta en el trabajo el planeta fútbol parece marcar el pulso de las acciones. Y eso se multiplica cuando juega la selección nacional. Esto las empresas lo vienen observando desde hace años y en los últimos tiempos los equipos de comunicación interna y de recursos humanos comenzaron a tomar acciones en esta dirección adaptando -en muchos casos- espacios de trabajo con el fin de compartir la pasión por este deporte.

La consultora Regus, un proveedor global para espacios flexibles de trabajo analizó en un informe internacional que durante el Mundial 2014 que se disputó en Brasil, algunas empresas norteamericanas reportaron pérdidas que en conjunto alcanzaban el 1,2 mil millones de dólares por la disminución de la productividad. Por esa razón, la compañía recomienda a los empleadores no sólo trabajar con flexibilidad para evitar que los trabajadores se ausenten sino además convertir por un mes al lugar en un espacio competitivo que logre retener en sus filas a los empleados.

Hasta hace algún tiempo la pasión mundialista era vista por las empresas como un obstáculo laboral pero la nueva tendencia es aprovechar al máximo el tiempo que dura el certamen, y en especial el período de participación de la selección nacional para lograr fortalecer la unión de los empleados, fomentar el espíritu de equipo, mejorar el clima de trabajo y para instalar los valores corporativos. Algunas empresas en la Argentina comenzaron ya desde hace algunas Copas del Mundo con esta dinámica.

Sudáfrica 2010 fue el gran punto de inflexión para las principales compañías, que en muchos casos comenzaron con concursos de pronósticos deportivos – más conocidos como Prodes- y con acciones de marketing internas. Además, y en esta ocasión, para el Mundial de Rusia 2018 varias firmas adaptaron o refuncionalizaron espacios comunes con el fin de instar a compartir entre los empleados cada una de las participaciones de la selección nacional, buscando la integración de los empleados. En la mayoría de los casos las oficinas se decoran, se preparan desde grandes salas con televisores o pequeños microcines con pantallas gigantes y hasta se contrata algún tipo catering.

Por ejemplo, Contract Workplaces, una compañía regional de diseño y construcción de espacios de trabajo, organiza su segunda edición de “Contract Mundialero”, un juego de pronóstico de resultados del Mundial de Rusia 2018, en el que participan todas las personas de la empresa a nivel regional enmarcado en una red social, donde todos pueden interactuar y ver los resultados del resto de los participantes. “Este juego fue un éxito en 2014 y lo vemos como una herramienta de gestión para comunicar aspectos de nuestra cultura y de liderazgo que queremos reforzar. El objetivo que se persigue, si bien es en el contexto del Mundial de Rusia 2018, tiene que ver con potenciar la visión regional de la empresa y motivar a los miembros del equipo. En el juego no hay jerarquías y competimos entre todos los mercados, lo que acentúa nuestra cultura horizontal y regional. El equipo está súper prendido, aún los países que no participan del mundial están jugando y subiendo fotos”, explica Tamara Goldvarg, Gerente de Recursos Humanos de Contract Workplaces a nivel regional.

Todos los días se publican noticias, y cada participante puede ir viendo el ranking, las oficinas están decoradas y se dispusieron espacios para compartir los partidos locales, mientras que hay televisores destinados a ver de fondo el resto de los partidos. Sin duda lo bueno de este tipo de acciones o modificaciones de rediseño interior es que no demandan una gran inversión ni en mobiliario ni en equipamiento.

La tendencia comenzó a observarse en la década de los noventa como una novedad reservada a las startups de tecnología y digital media con la idea de generar engagement en los jóvenes trabajadores de las nuevas generaciones. En otras palabras, que se sientan valorados, ganar su lealtad y retenerlos. En línea con esto, las cafeterías, las mesas de ping-pong y metegol, las fiestas y los retiros corporativos, son actividades que no faltan en ninguna oficina moderna.

“Hoy los lugares de reunión informal son un requisito casi obligatorio en los diseños de las nuevas oficinas”, explica Fernando Marconi, gerente de Arquitectura y Diseño de Contract Workplaces Argentina. Y agrega que: “en este nuevo esquema muchos clientes nos piden diseñar gradas, al estilo tribuna, a las que se suelen sumar televisores o pantallas, y estos espacios se usan indistintamente en forma individual o grupal como lugar de descanso o esparcimiento e, incluso, para reuniones de trabajo o presentaciones internas de la empresa”.

Cada vez son más las grandes compañías que se suman a la fiebre mundialista tal es el caso de DirecTv, Waltmart, la farmaceútica Sanofi, el Banco Galicia y ManpowerGroup, entre otras firmas. “En casos especiales como un Mundial -sostiene Marconi- estos espacios comunes, se pueden convertir en el escenario perfecto para compartir el momento, con una configuración espacial que acompaña este propósito y que, además, refuerza la participación y una cultura compartida donde todos los colaboradores tienen la oportunidad de encontrarse e interactuar en un ambiente informal y descontracturado”.

Según los voceros de Contract estos espacios donde se suelen palpitar eventos de esta magnitud fueron concebidos con la finalidad de instar a la unión de los empleados, es por eso que cada uno tiene un diseño particular que suele estar acorde a las necesidades de cada empresa. Los especialistas afirman que si bien no pueden dar cuenta de un valor promedio para proyectar este tipo de lugares, en general, son espacios que demandan un muy bajo costo y altos beneficios de clima laboral. A modo de referencia, el índice Contract Estándar Básico cotiza el valor del metro cuadrado de diseño y construcción en un precio que ronda los US$505.

Estas experiencias muestran que las empresas ya no ven los tiempos mundialistas como un impedimento para continuar con las actividades laborales o productivas sino muy por el contrario como una oportunidad para trabajar en el buen clima laboral.

FUENTE: La Nación Online, 25 junio 2018

www.lanacion.com.ar

Roche – Perú

“Excelente trabajo , estoy muy agradecida por el profesionalismo demostrado y el compromiso con
Roche a lo largo de las diferentes etapas del proyecto. ¡Gracias!”

Yvonne Tejada – Procurement Cordinator

Dupont – Colombia

“Estoy muy agradecida con Contract Workplaces por todo el acompañamiento, soporte, experiencia, sugerencias, etc. Esta es la sinergia que logró hacer de este proyecto un ÉXITO: cumplimos con todas las metas de tiempos, seguridad, calidad y presupuesto. Estoy convencida que los espacios que se crearon inspirarán a cada funcionario a dar lo mejor de cada uno. Más allá de ser un proyecto arquitectónico será una transformación muy positiva para nuestra compañía y nuestros empleados.”

Claudia González – Facilities Services, Real Estate & Security Leader

Mercado Libre – Argentina

“Estimado Equipo Contract: Queremos en nombre nuestro y de los casi 400 empleados que están hoy disfrutando de estas nuevas oficinas, felicitarlos y agradecerles profundamente por los esfuerzos que hicieron para que este proyecto se haga realidad. Realmente hoy sentimos que tenemos oficinas <Triple A> y la gente está muy contenta con estas nuevas instalaciones… Verlos sacarse fotos ayer como si estuvieran en Disney, ¡conmovía!

Seguramente ha sido mucho más la gente que participó desde el lado de ustedes, pero queremos destacar especialmente el profesionalismo y sobre todo la dedicación/pasión que le pusieron tanto Fernando en la etapa del proyecto y Sandra en la etapa de la obra con buena ayuda de parte de Paola y Guillermo. Estamos muy felices y queremos compartirlo con ustedes y con nuestra gente. ¡Gracias!”

Juan Martín de la Serna – VP

Oficinas de empresas

Atractivas, versátiles, funcionales y tecnológicas, las nuevas oficinas se recortan según ciertos patrones y esta nota los enumera. Además, brinda algunas claves de experto para elegir el equipamiento y distribuir el espacio.

Nuevas exigencias

Ya no basta con que sean funcionales; las oficinas hoy deben ser versátiles (tener equipamiento móvil y adaptable a distintas necesidades) y lexibles (capaces de amoldarse a reestructuraciones o cambios del negocio). Deben ser consistentes con la identidad de la empresa y sus declaraciones de valores, sustentables y estar armadas con las meores tecnologías. Y como si fuera poco, también tienen que actuar como herramienta para retener y atraer talentos y aportar a la motivación y el compromiso dek equipo de trabajo.

Espacios abiertos

Si bien cada caso es particular, hoy la mayoría de las empresas han eliminado los típicos cubículos de trabajo y redujeron las divisiones. Los open space son cada vez más frecuentes en todo tipo de empresas, con la consiguiente disminución o, incluso, eliminación de oficinas cerradas. Eso sí, se contemplan algunos espacios para actividades que requieran privacidad -como los phone booth- o trabajo de concentración, como las bibliotecas.

“Es necesario generar un ambiente flexible, funcional y saludable, que otorgue el soporte adecuado a las actividades básicas de un día de trabajo: tareas individuales, trabajo colaborativo, capacitación y sociabilización. Para cada actividad es necesario contar con distintos grados de privacidad, niveles de ruido, tipos de equipamiento y la tecnología específica. La estrategia entonces, es dotar al nuevo espacio de trabajo con áreas diseñadas para cada uso, que permitan a las personas trasladarse de acuerdo a sus necesidades”, explica el arquitecto Alejandro Mariani, Gerente General de Contract Workplaces.

Zonas de encuentro y confort

Aunque las empresas relacionadas con la tecnología y el entretenimiento han sido pioneras en este aspecto, ahora hay cada vez más organizaciones que buscan transformar sus oficinas en espacios sociales y de trabajo compartido. Prevalecen áreas de coworking, salas de usos múltiples y meeting points. Al mismo tiempo, el foco hoy está puesto en el bienestar del trabajador. Para ello, se privilegian la luz natural, la ergonomía, la seguridad y el confort, así como las actividades recreativas y el descanso.

“Hoy las empresas ofrecen a sus equipos distintos tipos de amenities, como: áreas de juego, terrazas, siestarios, salas de lactancia y gimnasios, entre otros. Hasta hace un tiempo, estos espacios “no tradicionales” eran impensados para las compañías instaladas en nuestro país; sin embargo, lentamente las organizaciones van haciendo eco de las nuevas tendencias y comienzan a repensar de un modo más “flexible” tanto su cultura y como sus espacios”, comenta Mariani.

Movilidad y movimiento

La imagen del empleado “atado” a su escritorio durante 9 horas ya no es compatible con las necesidades biológicas y psicológicas de las personas de hoy. Se impone crear ámbitos donde los trabajadores puedan desplazarse y elegir distintas áreas de acuerdo al tipo de tarea a desarrollar: concentración, trabajo creativo o colaboración.

Desde el punto de vista del equipamiento, existen soluciones de diseño que permiten cambiar de posición, trabajar parado e inclusive hacer ejercicio durante la jornada laboral. La tecnología también colabora: “hemos implementado un sensor (creado por Garmín en alianza con Interstuhl) que se conecta por una app a la computadora o al celular e informa al trabajador cuántas horas estuvo sentado, a la vez que le avisa cuándo debería pararse, ofrece ejercicios de oficina fáciles de implementar y notificaciones regulares para un cambio de postura” cuenta Daniel Cwirenbaum de Grupo A2.

Buenas posturas

La silla: “la mejor silla es la que promueve movimientos espontáneos y ofrece un funcionamiento sencillo e intuitivo. Se debe ajustar automáticamente a las necesidades del cuerpo, con reclinación dinámica y soporte lumbar. Otra característica importante es que los apoya brazos estén conectados al respaldo de la silla, de manera que se muevan al reclinarse” enseñan en la empresa Interieur Forma.
El monitor: los brazos porta monitor son grandes aliados. Además de permitir el correcto posicionamiento de la pantalla, liberan un valioso espacio para otros usuarios en la superficie de trabajo. Asimismo, el accesorio porta laptop permite un uso ergonómico de la computadora, apoyándola en una posición fácil de visualizar.
Los cajones: “Si bien los lugares de guardado son cada vez más escasos en las nuevas oficinas que apuntan a reducir el uso del papel, las cajoneras individuales con ruedas siguen siendo de las preferidas. Como innovación, se le incorporó un almohadón para que tenga la doble función de asiento alternativo”, agrega Cwirenbaum.

Colores

“Las oficinas que incorporan colores que se asemejan al entorno natural, tienen un impacto positivo sobre el bienestar de los empleados, se perciben como un lugar saludable, donde uno puede sentirse estimulado o relajado” dice Marconi.

Según explica, los verdes oscuros o intermedios reducen el ritmo cardíaco y la presión sanguínea al aliviar el estrés), el rojo puede estimular los procesos cognitivos y la atención, el azul, el amarillo y algunos verdes intermedios pueden ayudar en las tareas que requieren creatividad. Por el contrario, el uso de los blancos y grises tienen un impacto negativo en los niveles de estrés”.

A distribuir el lugar

Conviene organizar los espacios de acuerdo con las actividades y no con las jerarquías. La ecuación: a mayor jerarquía más espacio privado, generalmente implica una gran cantidad de metros subutilizados, ya que, debido a sus compromisos, los altos ejecutivos suelen ser los que menos tiempo están en sus oficinas. Estos metros, generalmente privilegiados en cuanto a luz natural, vistas y ubicación estratégica, pueden destinarse a espacios colaborativos o puestos operativos con alta tasa de ocupación.

Privilegiar zonas comunes

Si la tecnología nos permite hacer el trabajo individual en cualquier momento y desde cualquier lugar, la oficina corporativa debería ser un espacio de encuentro, trabajo en equipo, y creación de identidad y cultura. Por lo tanto el foco debe ponerse en la creación de áreas comunes y trabajo colaborativo. “Hoy en el día es habitual encontrar casi el 60% de los puestos de trabajo fijos vacíos mientras que las salas de reuniones permanecen colapsadas”, explican desde Contract Workplaces.

Aportar por la multifuncionalidad

La posibilidad de que un ambiente pueda brindar distintos usos a lo largo del día es un recurso muy valorado por las organizaciones. Cafeterías que funcionan como salas de capacitación fuera delos horarios de almuerzo, grandes salas de directorio que se subdividen en dos o tres salas de reuniones pequeñas, áreas de living que funcionan como recepción de visitas externas, espacio de reunión informal de equipo y zona de descanso, son algunos de los ejemplos favoritos dentro de esta tendencia.

Paperless

En la mayoría de las oficinas, el espacio que se destina al almacenamiento de papel oscila entre un 15% y un 17% de la superficie disponible. La digitalización de documentos, el uso de dispositivos móviles, el almacenamiento en la nube y las políticas de reducción y concientización en el uso del papel, liberarán muchos de los metros cuadrados que hoy se destinan a archivos y bodegas.

Adoptar prácticas sustentables

“La compañías ambientalmente responsables no sólo logran reducir sus costos sino que obtienen una mayor satisfacción y orgullo por parte de sus colaboradores y una imagen corporativa muy valorada por la comunidad” remarcan desde Contract Workplaces. Existe gran variedad de dispositivos de automatización que permiten reducir el uso de energía eléctrica y el agua, generando un ahorro económico del orden del 30%.

FUENTE: Revista Para Ti DECO, 08 junio 2018

Banco Estado: Nueva sede innovadora en Santiago

Banco Estado, en su rol de banco comercial estatal, es una de las instituciones financieras más importantes y emblemáticas de Chile. Con más de 160 años de trayectoria volcada a cumplir con los desafíos sociales del país de manera eficiente y competitiva, esta histórica compañía decidió iniciar un importante cambio en sus espacios de trabajo en sintonía con los nuevos estándares de la industria, pero respetando sus necesidades particulares y sus tradicionales valores corporativos. Para encarar el desafío de transitar hacia un modelo transformador donde priman la innovación y la creatividad, Banco Estado eligió a Contract Workplaces. El diseño de las nuevas oficinas, que cuentan con una superficie de más de 9.500 m² distribuidos en varias plantas, propone una atmósfera colaborativa, dinámica y transparente, en coincidencia con las nuevas tendencias y con las expectativas de los colaboradores y los clientes.

A fin de adaptarse a los cambios acelerados de los últimos tiempos, Banco Estado decidió abordar la transformación de su forma de trabajo. El diseño de las nuevas oficinas debía facilitar la integración y la colaboración con una propuesta innovadora, dentro de una nueva ubicación destinada a potenciar la sinergia de los diferentes equipos que antes estaban separados.

El proyecto para esta nueva sede –desarrollado sobre un edificio con certificación LEED Silver que incluye una sucursal en la planta baja y 6 pisos de oficinas– se encaró como una oportunidad única para refundar los valores y principios del banco frente a la sociedad, a los clientes y a los colaboradores, poniendo especial énfasis en los espacios colaborativos, el confort y la experiencia del usuario.

El esquema general del layout se organizó en función de las actividades, en torno a un “corazón colaborativo” ubicado en el interior de la planta mientras que los puestos operativos en open plan se dispusieron perpendicularmente al perímetro, a fin de aprovechar las vistas al exterior y la iluminación natural. En este espacio abierto, las áreas de trabajo se integran fluidamente con los ámbitos de colaboración, los cuales se encuentran organizados en dos zonas –una formal y otra informal–, cada una ubicada en uno de los accesos a la planta. El área más formal, relacionada con la recepción y las salas de reuniones formales, está orientada principalmente a la atención de clientes externos, mientras que el área informal se organizó alrededor de las zonas de uso interno tales como la mesa de proyecto, el Coffee y las áreas de brainstorming. Los Phone Booths, junto con las zonas de servicios y de guardado, se ubicaron recostadas contra el núcleo central del edificio.

Las diferentes áreas de este “corazón colaborativo” forman un conjunto que se articula con planos oblicuos y líneas quebradas que rompen la rigidez de la estructura y otorgan flexibilidad y fluidez al espacio. Aquí es donde se construye la cultura de la organización, se cultiva la empatía y nacen la creatividad, la innovación y la colaboración dentro de los equipos.

De este modo, las oficinas cuentan con un soporte flexible que permite albergar diferentes áreas de proyecto que pueden cambiar en el tiempo en función de los desafíos que se deban enfrentar: nuevas problemáticas sociales, mejoras en la eficiencia, etc. Algunos de estos desafíos, tales como el cambio generacional en la empresa, fue abordado incorporando algunos despachos privados, los cuales pueden funcionar también como salas de reuniones.

En el área operativa se eligieron mesas tipo bench a fin de generar una mayor sinergia, comunicación, coordinación y cercanía entre los colaboradores, lo cual permite abordar los distintos proyectos con una mirada más transversal. La integración visual y la transparencia del espacio se reforzaron con la utilización de divisores bajos traslúcidos en los puestos de trabajo y frentes vidriados en las salas cerradas y de reuniones.

En la sucursal bancaria –ubicada a nivel peatonal y en relación con el espacio público– se desarrollaron espacios propios de la actividad tales como zonas de atención al público y de autogestión, Back Office y áreas complementarias para los clientes, siempre con el foco puesto en la experiencia del usuario. La propuesta busca darle soporte físico a una nueva manera de relacionarse con los consumidores en el contexto de un ambiente autónomo, conectado y de inclusión social.

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Ficha técnica

Cliente:	Banco Estado.
Ubicación:	Santo Domingo 1584, Santiago de Chile.
Superficie:	9.563 m².
Plazo de ejecución:	240 días.
Año de ejecución:	2017.
Proyecto y dirección de obra:	Contract Workplaces.
Gerente de arquitectura:	Consuelo Larrea.
Diseño conceptual del proyecto:	Valentina Lujan , María Fernanda Perez.
Desarrollo del proyecto:	Osvaldo de la Jara, Camila Rojas.
Diseño mobiliario:	Andrés Hidalgo, Ximena Valencia.
Diseño gráfico:	Camilo González.
Gerente de proyecto:	Claudio Zúñiga.
Dirección de obra:	Claudio Jara, Sebastián Larco, Mauricio Gajardo, Carla Ormeño, Alexander Illanes, Mauricio Acevedo, Esteban Altamirano.
*Project Manager*:	Ignacia Barros.
Fotografía:	Pablo Blanco.

FUENTE: FM&WORKPLACES #86

La oficina para estar en forma

El cuerpo humano evolucionó para el movimiento, pero la tecnología (y no solo la de la comunicación) nos ha convertido en los seres más sedentarios de la historia. En occidente, la obesidad y el sobrepeso se han transformado en una de las epidemias más importantes del siglo XXI, consecuencia de la disparidad entre nuestra biología y el medio ambiente contemporáneo. Los últimos reportes de la ONU revelan unas cifras alarmantes: el sobrepeso afecta a más de la mitad de la población de América Latina y el Caribe, y la inactividad física se encuentra entre sus principales factores de riesgo. ¿Puede influir el espacio en el que trabajamos sobre nuestro peso corporal y sobre nuestro bienestar? Un diseño de oficina inteligente y cuidadoso, que promueva la actividad física a través del trabajo “en movimiento”, puede hacer una gran diferencia. Porque, tal como afirmaba Winston Churchill: “Modelamos nuestros edificios y luego los edificios nos modelan a nosotros”.

Desde una perspectiva evolucionista, el cuerpo humano se desarrolló para correr, saltar y estar en movimiento. Solo aquellos que eran capaces de desplazarse rápidamente y recorrer grandes distancias para cazar, defenderse o recolectar alimento pudieron sobrevivir y transmitir su dotación genética a las generaciones siguientes. Sin embargo, todos estos comportamientos naturales hoy han sido reemplazados por hábitos sedentarios.

Hace más de 10.000 años, con la aparición de la agricultura y la domesticación de animales, comenzó a producirse la disociación entre la adquisición de alimentos y el esfuerzo físico para conseguirlos, lo cual favoreció la aparición del sobrepeso entre las primeras élites pudientes.

Con el correr del tiempo, los desarrollos tecnológicos de los últimos 200 años significaron un gran alivio de la carga física en una amplia gama de tareas que hacen la vida más fácil y reducen el gasto energético de las personas. La industrialización se transformó en el punto de partida de la actual inactividad física que ha alterado las proporciones de grasa y músculo de gran parte de la población.

Hoy en día, este proceso ha dado lugar a una gran cantidad de cambios –tanto en la vida diaria como en el lugar de trabajo– con una gran parte del desarrollo tecnológico orientado a la sustitución de la energía generada por el ser humano por la producida mecánicamente, a fin de lograr procesos más productivos y rentables.

A lo largo de la evolución, la adquisición y el gasto energético han estado íntimamente ligados. El reciente desajuste de estas funciones vitales ha distorsionado la composición del cuerpo humano con consecuencias indeseadas: sobrepeso, obesidad y enfermedades cardiovasculares y metabólicas, entre otras.

Sobrepeso y obesidad

Tal como hemos visto, la obesidad es consecuencia de la disparidad entre la biología y el medio ambiente actual cuyas condiciones promueven el sedentarismo crónico. Esto ha hecho que hoy, muchas personas tengan un porcentaje de grasa corporal igual o superior al de la ballena azul, un animal 1.000 veces más grande que el ser humano promedio.

De acuerdo con un reciente informe de la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura para América Latina y el Caribe, la tendencia al sobrepeso y la obesidad en adultos tiene una incidencia preocupante en la región. Se estima que alrededor del 58 % de la población (casi 360 millones de personas) tiene sobrepeso, y que la obesidad afecta al 23 % (140 millones).

Los responsables no son difíciles de identificar: el uso del automóvil y de otro tipo de transporte automotor en lugar de caminar o andar en bicicleta, el aumento de las actividades de ocio sedentario (videojuegos, televisión), la disminución de las ocupaciones manuales, y una mayor cantidad de trabajo técnico y de oficina basado en escritorio. Estar sentados se ha convertido en la condición predominante de la vida actual.

De acuerdo con una investigación reciente, se estima que, desde 1960, la reducción del gasto energético en el trabajo ha sido de 175 kcals por día. Esto significa una disminución del 20% en la actividad física, tendencia que podría representar una merma del 35% hacia el año 2030. Este deterioro del gasto energético podría atribuirse al hecho de que una gran proporción de la población que antes realizaba trabajos que requerían estar de pie o algún tipo de actividad física moderada, hoy realizan tareas sedentarias.

La evidencia muestra que el simple acto de realizar cambios posturales tales como ponerse de pie o caminar, representa una actividad física moderada que incrementa el consumo de energía en comparación con permanecer sentado frente a la computadora.

Buscando soluciones

“Modelamos nuestros edificios y luego los edificios nos modelan a nosotros ”. Winston Churchill.

Teniendo en cuenta que una persona adulta pasa un tercio de su día en el trabajo, hay un gran potencial para incorporar la actividad física y el incremento del gasto energético en las tareas típicamente sedentarias, a través de intervenciones de diseño que cuenten con el apoyo de la cultura de la organización.

Un primer paso podría ser lograr que la gente se mueva con más frecuencia durante su jornada laboral. Se trata de crear entornos que apoyen la actividad física moderada y que estimulen conductas tales como caminar para hablar con colegas (numerosas pruebas sugieren que caminar –y hacer ejercicio físico en general– aumenta la productividad y la competencia en tareas creativas), permanecer de pie durante las reuniones en lugar de sentarse, e incorporar elementos tales como asientos y escritorios activos para distintos tipos de trabajo, mesas altas para reuniones informales, y gimnasios o equipamiento específico para hacer actividad física dentro del horario laboral. Cuando sea posible también se puede aumentar la distancia entre las distintas áreas de la oficina (especialmente las de apoyo tales como impresoras y cafetería) a fin de forzar a la gente a caminar más. Algunas empresas han ensayado incorporando muros de escalada o pistas para correr dentro del espacio de trabajo.

Otra opción consiste en analizar estratégicamente la localización y el diseño de las escaleras para incrementar su uso en detrimento del ascensor y mejorar así los niveles de actividad física.

La accesibilidad y el diseño de las escaleras suelen estar poco favorecidos. Sin embargo, un estudio llevado a cabo en los EE.UU. en el Centro para el Control de Enfermedades en Atlanta, Georgia, ha demostrado que es posible estimular el uso de las escaleras apelando a algunas estrategias simples: un cambio en el color, exhibir obras de arte en los descansos y utilizar una música apropiada.

Asimismo, en muchos edificios de oficinas se está adoptando el uso de ascensores “skip-stop” que paran solo en ciertos pisos obligando a la gente a tomar las escaleras hasta el nivel de destino, lo cual incrementa los niveles de actividad física. Una estrategia que incluya el uso de ascensores “skip-stop” combinados con escaleras abiertas puede dar como resultado un nivel más alto y sostenido en el uso de las mismas en comparación con los diseños tradicionales en edificios de oficinas.

La oficina en movimiento

No obstante, todas las propuestas analizadas solo tienen éxito si se consigue la colaboración activa de las personas junto con su compromiso de adhesión a un programa de mayor actividad física. Para salvar este obstáculo, investigadores del Media Interaction Lab de Austria proponen una estrategia superadora: un entorno que incluye la actividad física dentro del flujo de trabajo de la oficina y mantiene a las personas en movimiento como parte de la jornada laboral.

El concepto de Active Office propone un ámbito físico integrado junto con recursos tecnológicos que apunta a la reducción de conductas sedentarias y a la promoción de un proceso de trabajo físicamente activo que incluye cambios regulares entre diferentes tareas, estaciones de trabajo y posturas corporales. Esta propuesta abarca distinta áreas de aplicación.

Diseño ergonómico

Un espacio de trabajo diseñado ergonómicamente es un excelente punto de partida. Para esto se debe incluir una variedad de equipamiento que permita realizar las tareas habituales en diferentes posturas: asientos activos que se adaptan a los procesos dinámicos naturales del cuerpo humano, escritorios de altura ajustable que promueven una mejor posición y ofrecen la oportunidad de trabajar en una variedad de posturas, y pizarras de gran escala que tienen el potencial de promover la actividad a través de amplios movimientos espontáneos tales como el estiramiento y la flexión. Esto ayudará a crear un entorno donde el flujo de trabajo diario se acompañe con un aumento sutil en la actividad física.

Al permitir la utilización de diferentes partes del cuerpo y de la musculatura, el equipamiento dinámico y activo aumenta el gasto energético, mejora la circulación, el metabolismo y la respiración, y ayuda a prevenir los trastornos relacionados con el sedentarismo tales como la obesidad y el sobrepeso.

Soporte tecnológico

Sin embargo, el uso de la computadora y otros medios digitales puede conspirar para mantenernos sentados. Para superarlo, el diseño de la oficina debería incluir un equipamiento integrado con el hardware para crear un entorno de trabajo ergonómico e interactivo.

Se trata de vincular el equipamiento con las tecnologías de comunicación, las aplicaciones y los medios tradicionales de una manera tal que la gente pueda cambiar entre diferentes puestos de trabajo: un puesto de trabajo individual para el uso de múltiples aplicaciones (investigación, navegación, adquisición de datos), escritorios ajustables con soporte para medios digitales, o una pizarra interactiva de gran escala para una variedad de actividades tanto individuales como colaborativas.

Distribución del espacio de acuerdo con las tareas

Actualmente, los espacios que soportan las nuevas formas de trabajo ofrecen una gama de opciones para realizar las diferentes tareas que se realizan en distintos momentos de la jornada. Esto permite que cada trabajador pueda cambiar de ambiente a lo largo del día en lugar de trabajar en un solo entorno, anclado en un escritorio.

Al combinar el diseño ergonómico con el soporte tecnológico adecuado, las personas pueden sacar el máximo provecho de la infraestructura y moverse entre diferentes entornos de trabajo que permiten diferentes posturas. Distribuir el espacio de acuerdo con las tareas que se realizan promueve una nueva forma de trabajar “en movimiento” que aumenta el gasto energético y combate el sedentarismo.

Conclusión

Durante la historia evolutiva del hombre, la adquisición y el gasto de energía han estado estrechamente vinculados. Pero el progresivo desarrollo tecnológico junto con el crecimiento económico modificaron esta relación primitiva y básica hasta desembocar en la actual epidemia de obesidad. La cantidad de actividad física que desarrollamos se ha reducido por debajo del nivel de nuestra predisposición genética.

Hoy ya nadie duda del riesgo para la salud que implica el sedentarismo durante períodos prolongados ni de los importantes beneficios que aporta al bienestar de los empleados un espacio de trabajo que promueva la actividad física, el gasto energético y el movimiento.

Para paliar los efectos perjudiciales de estar muchas horas sentados, las empresas han comenzado a crear entornos que apoyan la actividad física. Se trata de ofrecer distintas alternativas a través de intervenciones de diseño; el apoyo de la cultura de la organización es indispensable para aprender nuevos comportamientos que complementen y refuercen las condiciones espaciales.

Promover un estilo de vida saludable, estimular la actividad física y evitar el sedentarismo no solo ayuda a disminuir el riesgo de obesidad y sobrepeso sino también a mejorar la productividad de los empleados.

FUENTE: FM&WORKPLACES #86

La era de la personalización

Como consumidores, la vida diaria nos ofrece cada vez más experiencias afines a nuestras preferencias personales. Hoy, la mayor parte de las industrias ya están alineadas con esta tendencia centrada en el individuo y su diversidad, que abarca desde los servicios en línea, el entretenimiento, la gastronomía y la indumentaria hasta el diseño de terapias farmacológicas a medida. Como resultado, la gente también espera una personalización en el lugar de trabajo. Y si bien esta necesidad comienza a abordarse ofreciendo una variedad de espacios con configuraciones diferentes para las diversas tareas y estilos de trabajo, ¿por qué no ir un paso más allá y considerar las preferencias de los empleados –sus hábitos, patrones de actividad, intereses, habilidades, tipo de personalidad, edad, etc.– para proporcionar un entorno más personalizado? Esta estrategia puede ayudar a crear una oficina más saludable y productiva para una fuerza de trabajo heterogénea.

Gracias a los avances tecnológicos de las últimas décadas, hoy podemos disfrutar cada vez más de experiencias de consumo personalizadas basadas en nuestras preferencias individuales. Vivimos en una era en que la posibilidad de elegir, la flexibilidad y el control personal nos permiten adaptar una innumerable cantidad de productos y servicios –desde el entretenimiento hasta las prestaciones de salud– de acuerdo con nuestros intereses y necesidades particulares.

A la luz de esta tendencia que ya está fuertemente instalada, cada vez más empresas se están interesando en desarrollar propuestas personalizadas para atraer, motivar y retener a sus clientes, tanto externos como internos. Y como ha sucedido con otras tendencias de consumo, hoy la gente también espera encontrar en su lugar de trabajo las mismas oportunidades de personalización que experimenta en su vida cotidiana.

Tal como afirman Susan Cantrell y David Smith, en un mercado global de gran competitividad que cuenta con una fuerza de trabajo heterogénea, dotada de una formación profesional, valores y habilidades muy diversos, las empresas necesitan tratar a sus empleados como personas únicas para captar y retener a los mejores. Esto implica reemplazar las prácticas genéricas por estrategias diseñadas especialmente para adecuarse a las motivaciones, los intereses y las aspiraciones de cada trabajador. Ha llegado la era de la personalización.

Espacio y territorio

Durante gran parte de la historia reciente, el trabajo consistió en reunir a los empleados en el mismo lugar a la misma hora. Actualmente, la concurrencia de una serie de transformaciones tecnológicas, sociales y económicas ha cambiado radicalmente las pautas acerca de dónde y cómo se realiza el trabajo. El espacio de trabajo se ha transformado en un territorio que puede cambiar de acuerdo con las distintas necesidades y que se reconfigura constantemente al ritmo de los requerimientos. Los trabajadores ya no tienen un horario fijo ni lugares asignados sino que cuentan con una variedad de opciones para elegir dónde y cuándo desarrollar su tarea. Sin embargo, el diseño de estos espacios a menudo no tiene en cuenta las preferencias individuales, la personalidad ni el estilo únicos de cada persona. ¿Cómo se puede configurar el entorno físico para apoyar tanto al individuo como a la organización ?

Las investigaciones en el campo de la psicología ambiental sugieren que las oficinas donde se ha adoptado este modelo necesitan una mayor personalización que estimule el sentido de pertenencia y el compromiso. Jacqueline Vischer, especialista en el tema, identifica tres niveles de confort a satisfacer: confort físico, confort funcional y confort psicológico. Este último es el más importante y difícil de lograr. Tiene que ver con el bienestar, el compromiso y el sentido de pertenencia. Vincula los aspectos psicosociales del trabajador con el diseño y la gestión del espacio de trabajo a través de la territorialidad, la privacidad y el control del entorno.

Según Vischer, la territorialidad en el lugar de trabajo tiene un valor psicológico que está representado tanto por el espacio personal como por el lugar que cada individuo ocupa dentro de la organización, y que se expresa a través de la personalización y la apropiación del espacio.

Otros estudios también demuestran que la personalización genera un mayor compromiso con la compañía al mismo tiempo que permite que la gente se adapte mejor a su espacio de trabajo.

Además, genera una sensación de control, ayuda a reducir el estrés y mejora la salud mental. También incrementa la satisfacción, el apego al entorno físico y, por ende, la identificación con la propia organización.

Preferencias y personalidad

Las preferencias personales pueden variar debido a una cantidad de factores, entre los que se encuentra la personalidad de cada individuo y el efecto que esta tiene sobre la forma de trabajar. Considerar que los diferentes tipos de personalidad tendrán diferentes necesidades espaciales es una tarea que no suele tenerse en cuenta a la hora de diseñar un espacio de trabajo.

La personalidad –entendida como el conjunto de rasgos y cualidades que configuran la manera de ser de una persona y la diferencian de las demás– modela las preferencias y hace que cada uno se desenvuelva mejor en unos ambientes antes que en otros. La extraversión y la introversión, por ejemplo, se relacionan con la tendencia de las personas hacia distintos tipos de ambiente, actividades e intereses.

De acuerdo con el modelo biológico de la personalidad de Hans Eysenck, el extravertido típico es sociable, prospera en ambientes estimulantes y no le gusta trabajar en solitario; busca las emociones fuertes –prefiere el movimiento y la acción–, es impulsivo y le gusta el cambio. No suele establecer vínculos territoriales. Por el contrario, las personas introvertidas prefieren los espacios tranquilos, las actividades individuales, las tareas intelectuales o la lectura; son planificadores natos, reflexivos y tienen sus emociones bajo control.

Dicho esto, resulta claro que los nuevos entornos que proporcionan muchas opciones para colaborar, socializar e interactuar, se adecuan mejor a los trabajadores que son naturalmente más extravertidos y se nutren de la interacción social; el introvertido, en cambio, necesitará espacios más tranquilos y silenciosos.

Estas diferencias pueden tener un fuerte impacto en la productividad y el bienestar de los empleados ya que, aquellos cuyas personalidades no se adaptan al entorno de trabajo, expresan más ansiedad. Por ejemplo, trasladarse de un lugar a otro para realizar distintas tareas puede ser ideal para algunas personas pero una fuente de incomodidad y estrés para otras. Sin embargo, existen preferencias comunes, independientemente de la personalidad, que pueden aumentar la satisfacción y la productividad de los empleados: la flexibilidad, el control y la autonomía para decidir dónde y cómo trabajar.

Conocer las diversas personalidades de la fuerza laboral y sus inclinaciones naturales a la hora de desempeñar sus tareas puede ayudar a guiar las decisiones de diseño sobre el tipo y la cantidad de espacios que probablemente se utilizarán.

Espacios a medida

Tal como hemos visto, el espacio de trabajo tiene una gran influencia sobre el desempeño de los empleados. Y si bien su función principal es dar soporte a las tareas que se llevan a cabo, también debe permitir la expresión, la comodidad y la identificación de cada uno a través de la personalización. Por lo tanto, el diseño de la oficina debe ser ajustable y lo suficientemente flexible como para responder a una gama de necesidades diferentes y adaptarse a cada estilo y personalidad. Cuanto más se entiendan y satisfagan las necesidades individuales, más feliz y productiva será la fuerza laboral.

La posibilidad de contar con elementos que se puedan adaptar a las preferencias personales tales como sillas y puestos de trabajo ajustables, equipamiento móvil, estanterías, espacio para almacenamiento, percheros, etc., tiene un impacto psicológico muy beneficioso sobre los empleados ya que hace posible el ajuste individual de los elementos del entorno. Esto permite personalizar no solo el mobiliario sino también la configuración del espacio por medio de tabiques móviles, mesas extensibles, pizarras deslizantes, etc.

Con respecto al diseño del layout, sabemos que las personas pueden obtener mejores resultados si desarrollan sus tareas dentro de un ambiente físico estimulante y motivador, pero hay que tener presente que la estimulación excesiva puede provocar estrés y reducir el rendimiento en algunas personalidades. Los extravertidos, por ejemplo, prefieren los ambientes vibrantes mientras que los introvertidos se sienten más cómodos dentro de un contexto más tranquilo. Por este motivo, los espacios ambientados con colores vivos y con música o ruidosos pueden mejorar el rendimiento de los extravertidos pero desmotivarán a los introvertidos.

La clave para facilitar el control del entorno y satisfacer las necesidades individuales sin restar soporte a las tareas de la organización, será proporcionar un layout flexible y ajustable que permita una rápida reconfiguración de acuerdo con las necesidades del momento y las preferencias personales; debe contar con un buen equilibrio entre la estimulación en los espacios de interacción y la calma en los más privados, sin olvidar la posibilidad de personalizar el ajuste del equipamiento y las variables ambientales tales como la iluminación y la temperatura.

Las investigaciones del psicólogo organizacional Craig Knight de la Universidad de Exeter, señalan que cuanto mayor es la percepción de control y autonomía para adaptar el espacio de trabajo a las preferencias individuales mayor es la sensación de bienestar psicológico de las personas y, por ende, el compromiso que asumirán.

Mirando al futuro

En el futuro, gracias al uso de sofisticados sensores que ya se utilizan en algunos dispositivos móviles (smartphones, wearables) junto con los datos provenientes de los sistemas de ocupación y de las condiciones ambientales del entorno físico, obtener la información necesaria para modificar el espacio de trabajo de acuerdo con las necesidades individuales será la norma en la mayor parte de las oficinas. Las prácticas genéricas muy pronto quedarán obsoletas.

Elegir la forma de trabajar que mejor se adapte a las necesidades y la personalidad de cada uno es más saludable y productivo que la vieja fórmula “one size fits all”. Para hacer más efectiva la personalización, hoy la tecnología permite incluir sensores dentro del equipamiento que guardan memoria de las preferencias personales, de tal forma que cada espacio o cada pieza de mobiliario que se use a lo largo del día podrá acomodarse a los gustos y elecciones previas de cada usuario: los ajustes de la silla, el grado de iluminación, la temperatura, etc.

Estos sistemas también podrían ser capaces de supervisar la postura de las personas y la cantidad de tiempo que han estado sentadas, evaluar la tensión muscular y la temperatura de la piel, y medir el nivel de dióxido de carbono para adecuar la intensidad y el color de la luz, modificar la temperatura ambiente y el flujo de aire e, incluso, añadir aromas específicos para estimular la atención o relajar.

Conclusiones

Hoy la gente espera una personalización del lugar de trabajo porque la experimenta todo el tiempo en su vida cotidiana. Para estar a la altura de los cambios y las expectativas de una fuerza laboral cada vez más diversa, las empresas deben dar respuesta a sus preferencias a la hora de desempeñar sus tareas. Las claves están en proporcionar flexibilidad, control y autonomía dentro del ambiente de trabajo.

Numerosos estudios demuestran que cuando las personas pueden trabajar en un entorno que satisface sus preferencias y necesidades, se vuelven más productivas, elevan su autoestima, se sienten más satisfechas y comprometidas con la organización, y se adaptan mejor a su espacio de trabajo, reduciendo el desgaste y los costos de rotación.

FUENTE: FM&WORKPLACES #86