Atractivas, versátiles, funcionales y tecnológicas, las nuevas oficinas se recortan según ciertos patrones y esta nota los enumera. Además, brinda algunas claves de experto para elegir el equipamiento y distribuir el espacio.
Nuevas exigencias
Ya no basta con que sean funcionales; las oficinas hoy deben ser versátiles (tener equipamiento móvil y adaptable a distintas necesidades) y lexibles (capaces de amoldarse a reestructuraciones o cambios del negocio). Deben ser consistentes con la identidad de la empresa y sus declaraciones de valores, sustentables y estar armadas con las meores tecnologías. Y como si fuera poco, también tienen que actuar como herramienta para retener y atraer talentos y aportar a la motivación y el compromiso dek equipo de trabajo.
Espacios abiertos
Si bien cada caso es particular, hoy la mayoría de las empresas han eliminado los típicos cubículos de trabajo y redujeron las divisiones. Los open space son cada vez más frecuentes en todo tipo de empresas, con la consiguiente disminución o, incluso, eliminación de oficinas cerradas. Eso sí, se contemplan algunos espacios para actividades que requieran privacidad -como los phone booth- o trabajo de concentración, como las bibliotecas.
“Es necesario generar un ambiente flexible, funcional y saludable, que otorgue el soporte adecuado a las actividades básicas de un día de trabajo: tareas individuales, trabajo colaborativo, capacitación y sociabilización. Para cada actividad es necesario contar con distintos grados de privacidad, niveles de ruido, tipos de equipamiento y la tecnología específica. La estrategia entonces, es dotar al nuevo espacio de trabajo con áreas diseñadas para cada uso, que permitan a las personas trasladarse de acuerdo a sus necesidades”, explica el arquitecto Alejandro Mariani, Gerente General de Contract Workplaces.
Zonas de encuentro y confort
Aunque las empresas relacionadas con la tecnología y el entretenimiento han sido pioneras en este aspecto, ahora hay cada vez más organizaciones que buscan transformar sus oficinas en espacios sociales y de trabajo compartido. Prevalecen áreas de coworking, salas de usos múltiples y meeting points. Al mismo tiempo, el foco hoy está puesto en el bienestar del trabajador. Para ello, se privilegian la luz natural, la ergonomía, la seguridad y el confort, así como las actividades recreativas y el descanso.
“Hoy las empresas ofrecen a sus equipos distintos tipos de amenities, como: áreas de juego, terrazas, siestarios, salas de lactancia y gimnasios, entre otros. Hasta hace un tiempo, estos espacios “no tradicionales” eran impensados para las compañías instaladas en nuestro país; sin embargo, lentamente las organizaciones van haciendo eco de las nuevas tendencias y comienzan a repensar de un modo más “flexible” tanto su cultura y como sus espacios”, comenta Mariani.
Movilidad y movimiento
La imagen del empleado “atado” a su escritorio durante 9 horas ya no es compatible con las necesidades biológicas y psicológicas de las personas de hoy. Se impone crear ámbitos donde los trabajadores puedan desplazarse y elegir distintas áreas de acuerdo al tipo de tarea a desarrollar: concentración, trabajo creativo o colaboración.
Desde el punto de vista del equipamiento, existen soluciones de diseño que permiten cambiar de posición, trabajar parado e inclusive hacer ejercicio durante la jornada laboral. La tecnología también colabora: “hemos implementado un sensor (creado por Garmín en alianza con Interstuhl) que se conecta por una app a la computadora o al celular e informa al trabajador cuántas horas estuvo sentado, a la vez que le avisa cuándo debería pararse, ofrece ejercicios de oficina fáciles de implementar y notificaciones regulares para un cambio de postura” cuenta Daniel Cwirenbaum de Grupo A2.
Buenas posturas
- La silla: “la mejor silla es la que promueve movimientos espontáneos y ofrece un funcionamiento sencillo e intuitivo. Se debe ajustar automáticamente a las necesidades del cuerpo, con reclinación dinámica y soporte lumbar. Otra característica importante es que los apoya brazos estén conectados al respaldo de la silla, de manera que se muevan al reclinarse” enseñan en la empresa Interieur Forma.
- El monitor: los brazos porta monitor son grandes aliados. Además de permitir el correcto posicionamiento de la pantalla, liberan un valioso espacio para otros usuarios en la superficie de trabajo. Asimismo, el accesorio porta laptop permite un uso ergonómico de la computadora, apoyándola en una posición fácil de visualizar.
- Los cajones: “Si bien los lugares de guardado son cada vez más escasos en las nuevas oficinas que apuntan a reducir el uso del papel, las cajoneras individuales con ruedas siguen siendo de las preferidas. Como innovación, se le incorporó un almohadón para que tenga la doble función de asiento alternativo”, agrega Cwirenbaum.
Colores
“Las oficinas que incorporan colores que se asemejan al entorno natural, tienen un impacto positivo sobre el bienestar de los empleados, se perciben como un lugar saludable, donde uno puede sentirse estimulado o relajado” dice Marconi.
Según explica, los verdes oscuros o intermedios reducen el ritmo cardíaco y la presión sanguínea al aliviar el estrés), el rojo puede estimular los procesos cognitivos y la atención, el azul, el amarillo y algunos verdes intermedios pueden ayudar en las tareas que requieren creatividad. Por el contrario, el uso de los blancos y grises tienen un impacto negativo en los niveles de estrés”.
A distribuir el lugar
Conviene organizar los espacios de acuerdo con las actividades y no con las jerarquías. La ecuación: a mayor jerarquía más espacio privado, generalmente implica una gran cantidad de metros subutilizados, ya que, debido a sus compromisos, los altos ejecutivos suelen ser los que menos tiempo están en sus oficinas. Estos metros, generalmente privilegiados en cuanto a luz natural, vistas y ubicación estratégica, pueden destinarse a espacios colaborativos o puestos operativos con alta tasa de ocupación.
Privilegiar zonas comunes
Si la tecnología nos permite hacer el trabajo individual en cualquier momento y desde cualquier lugar, la oficina corporativa debería ser un espacio de encuentro, trabajo en equipo, y creación de identidad y cultura. Por lo tanto el foco debe ponerse en la creación de áreas comunes y trabajo colaborativo. “Hoy en el día es habitual encontrar casi el 60% de los puestos de trabajo fijos vacíos mientras que las salas de reuniones permanecen colapsadas”, explican desde Contract Workplaces.
Aportar por la multifuncionalidad
La posibilidad de que un ambiente pueda brindar distintos usos a lo largo del día es un recurso muy valorado por las organizaciones. Cafeterías que funcionan como salas de capacitación fuera delos horarios de almuerzo, grandes salas de directorio que se subdividen en dos o tres salas de reuniones pequeñas, áreas de living que funcionan como recepción de visitas externas, espacio de reunión informal de equipo y zona de descanso, son algunos de los ejemplos favoritos dentro de esta tendencia.
Paperless
En la mayoría de las oficinas, el espacio que se destina al almacenamiento de papel oscila entre un 15% y un 17% de la superficie disponible. La digitalización de documentos, el uso de dispositivos móviles, el almacenamiento en la nube y las políticas de reducción y concientización en el uso del papel, liberarán muchos de los metros cuadrados que hoy se destinan a archivos y bodegas.
Adoptar prácticas sustentables
“La compañías ambientalmente responsables no sólo logran reducir sus costos sino que obtienen una mayor satisfacción y orgullo por parte de sus colaboradores y una imagen corporativa muy valorada por la comunidad” remarcan desde Contract Workplaces. Existe gran variedad de dispositivos de automatización que permiten reducir el uso de energía eléctrica y el agua, generando un ahorro económico del orden del 30%.
FUENTE: Revista Para Ti DECO, 08 junio 2018
