Tecnología y digitalización

Hoy, el paradigma del bienestar relacionado con la tecnología está cambiando impulsado por dos grandes motores: el enorme crecimiento del consumo de los dispositivos personales que permiten la medición de datos biométricos en tiempo real y los rápidos avances de la Inteligencia Artificial. Esto ha permitido el desarrollo de nuevas soluciones orientadas a adaptar el espacio de forma autónoma, regular los sistemas de control ambiental y comunicarse con los usuarios para lograr más confort y entornos más saludables.

Con el avance de una tecnología cada vez más ubicua, los sensores que recogen datos, generan información y notifican sobre el estado de los sistemas sobre los que están aplicados se han multiplicado. Gracias a que permiten tender un puente entre los mundos físico y virtual activando respuestas frente a cambios ambientales, su uso se ha extendido a una innumerable cantidad de  tecnologías y sectores: desde monitorear los desplazamientos de las personas y controlar la iluminación o la presencia de humo en el ambiente hasta detectar las bioseñales que revelan el estado físico y emocional de las personas, realizar el seguimiento de su postura corporal, el movimiento de los ojos, la expresión e, incluso, la temperatura facial.

Empresas tales como Google ya recopilan datos cuantitativos y cualitativos sobre la experiencia de los empleados para ayudar a medir el impacto que produce el espacio de trabajo sobre el personal a través de “beacons”, chips y sensores. También se están comenzando a utilizar algoritmos de análisis que bucean en los datos emergentes de las plataformas de colaboración, los correos electrónicos, la mensajería instantánea, etc., en busca de palabras clave (incluso emoticones) para precisar cómo perciben las personas su entorno de trabajo y así poder hacer modificaciones en tiempo real.

Esta tecnología al servicio del bienestar de los empleados ya está comenzando a hacerse realidad en una cantidad de iniciativas. Hoy existen sistemas que utilizan IA para controlar la calidad del aire, la luz y el agua, y que ayudan a mejorar el bienestar y la salud cognitiva. El próximo paso en la tecnología del bienestar será integrar estos sistemas en el entramado de los lugares de trabajo hasta hacerlos invisibles.

Pero a medida que crezca la innovación en tecnología del bienestar gracias a las grandes plataformas de datos, el análisis predictivo será una realidad posible. Se ha abierto una gran oportunidad para recolectar una enorme cantidad de información sobre el comportamiento de las personas que puede ayudar a las organizaciones a calibrar en qué medida se puede mejorar el bienestar y el desempeño en el lugar de trabajo.

REGULANDO EL ENTORNO

La tecnología no solo ha cambiado cómo, cuándo y dónde trabajamos. Hoy, la Inteligencia Artificial nos ayuda a crear lugares de trabajo donde las personas se pueden desempeñar de manera más eficiente y cómoda gracias a una red de sensores que miden variables ambientales tales como la temperatura, la iluminación, la humedad y la concentración de C02, y almacenan los datos en una plataforma en La Nube. Luego, un software de autoaprendizaje analiza todos estos datos para satisfacer las necesidades de los ocupantes en tiempo real. La iluminación y la temperatura, por ejemplo, se pueden ajustar de forma automática de acuerdo con la hora del día y el grado de ocupación. Utilizando el análisis predictivo, el sistema podría anticipar las necesidades de los usuarios relacionadas con la temperatura, la ventilación, la iluminación, etc., a fin de proporcionarles una experiencia más personalizada y eficiente.

Si bien es verdad que estos sistemas se vienen utilizando desde hace tiempo, lo cierto es que la reducción del costo de estas tecnologías de gestión integrada de edificios basadas en La Nube hará que  estos desarrollos sean más asequibles en el futuro.

Muchos de los productos y desarrollos que están apareciendo y otros que veremos en los próximos años se enfocarán en cómo mejorar el bienestar integrando la tecnología dentro de los lugares de trabajo.

DISPOSITIVOS PERSONALES

Los seres humanos producimos bioseñales que pueden ser capturadas y utilizadas por biosensores para revelar una serie de características personales en tiempo real tales como el estado físico, emocional y cognitivo. Estos productos incluyen relojes inteligentes, sensores de pulsera, indumentaria, etc., que permiten rastrear continuamente variables tales como la frecuencia cardíaca, la temperatura corporal, la transpiración, la actividad cerebral, el nivel de glucosa en la sangre, los niveles de oxígeno, etc. Son los ubicuos wearables, sector que ha crecido enormemente en los últimos tiempos, especialmente a partir de la llegada del Apple Watch al mercado de consumo en 2015.

Entre sus muchas aplicaciones posibles, los wearables también pueden ayudar a mejorar las condiciones de trabajo; unas de las aplicaciones más extendidas en la oficina son aquellas asociadas a programas de bienestar para los empleados. La idea se basa en distribuir dispositivos que estimulen la actividad física a fin de mejorar y mantener la salud y el bienestar entre el plantel.

Pero si ampliamos su rango de utilización, la integración de los datos biométricos con la información proveniente de los sensores del edificio puede ayudar a ampliar los límites de este tipo de dispositivo para crear un espacio de trabajo más confortable, adaptado de acuerdo con las necesidades individuales de bienestar y confort.

Conociendo los datos biométricos individuales, un sistema inteligente podría establecer un perfil para cada usuario y medir los cambios físicos para correlacionarlos con distintos estados: estrés, concentración, etc. Usados en combinación con la información proveniente del espacio físico (ocupación, temperatura, iluminación, etc.), estos datos servirían para acomodar las condiciones ambientales de acuerdo con la actividad del usuario.

No obstante, como toda tecnología emergente, presenta algunas zonas grises que merecen ser tenidas en cuenta, entre las cuales la intrusión en la esfera personal y la preservación de la privacidad de los datos de los usuarios parecen ser las más sensibles.

ALENTANDO EL BIENESTAR

Para mejorar los hábitos en la oficina y alentar el bienestar personal, a veces es necesario cambiar algunos comportamientos y la tecnología también puede ser una aliada en este terreno a través de distintas intervenciones:

La tecnología informática persuasiva. Se trata de un sistema informático, dispositivo o aplicación  diseñado para cambiar la actitud o el comportamiento de las personas de una manera predeterminada. Mensajes de motivación o sugerencias “just-in-time” entregados a través de una amplia variedad de dispositivos tales como la computadora, una tablet o el smartphone pueden producir un impacto duradero, tal vez porque los cambios pueden ser llevados a cabo lentamente y de manera sostenible en la práctica diaria.

Estas notificaciones pueden apoyar actividades para mejorar el rendimiento y el bienestar de las personas basadas en sus datos biométricos entregando alertas para hacer pausas, hidratarse, caminar, hacer meditación, yoga o ejercicios de respiración. Si el sistema cuenta con un biosensor que entrega datos sobre el estado de atención de la persona junto con la agenda personal e información de GPS, por ejemplo, las notificaciones se adaptan en función del horario, enviando sugerencias relevantes en el momento más propicio.

Recompensas con reconocimiento social. Se pueden implementar a fin de orientar un comportamiento o una actitud previamente establecidos. Pueden incluir una plataforma de datos unificada basada en datos biométricos personales para el seguimiento de determinadas variables y que incluya las redes sociales.

Por ejemplo, una herramienta simple puede medir la actividad física diaria de los colaboradores a través de un podómetro (dispositivo electrónico que cuenta cada paso que una persona realiza al detectar el movimiento) y ofrecer una recompensa por el logro de una meta personal. Si varias personas están conectadas a la red de la aplicación, el incentivo social puede convertirse en una herramienta capaz de amplificar eficazmente la motivación y el cambio de comportamiento, proporcionando un motivo más para alcanzar las metas propuestas en base al deseo humano de competir y ser mejores.

Pero, ¿puede la tecnología cambiar el comportamiento? En general, para que un cambio de comportamiento sea efectivo es necesario hacer las intervenciones correctas en el momento adecuado. En el caso de las herramientas basadas en las comunicaciones y los incentivos, el resultado está muy influenciado por factores asociados con el entorno o con situaciones del momento. Pero hay otras opciones.

La “teoría del empujón” (Nudge, en inglés) enunciada por Richard Thaler, propone pequeñas intervenciones cuyas áreas de aplicación son múltiples, partiendo de la relevancia que tienen los límites de la racionalidad, los sesgos cognitivos y las normas sociales en la toma de decisiones de las personas. De esta forma se busca modificar el comportamiento de una manera predecible sin eliminar ninguna alternativa, simplemente cambiando la forma de presentar las posibles opciones al momento de tomar una decisión.  El objetivo es facilitar información útil para generar autoconciencia en pos del bienestar individual y grupal.

En el campo de la promoción de la salud y el bienestar en el lugar de trabajo, las aplicaciones basadas en Nudge pueden, por ejemplo, ayudar a los usuarios a elegir opciones de alimentos más saludables en comedores o máquinas expendedoras, alentar la actividad física, etc.

TECNOESTRÉS, EL LADO B

El uso intensivo de la tecnología que ha hecho posible la flexibilización laboral y que permite mejorar el bienestar de las personas también tiene su lado B. Los cambios en las características del propio trabajo, la transformación de las relaciones interpersonales, la hiperinformación, el desvanecimiento del límite entre la vida personal y laboral invadiendo los momentos de descanso, son algunas de las causas que ocasionan un aumento de la sobrecarga y el estrés. Hoy, este estrés se ha convertido en un fenómeno mucho más extendido que está empezando a recibir cada vez mayor atención y que ya tiene nombre propio: tecnoestrés.

Las mismas tecnologías que nos ayudan a mejorar la eficiencia y la productividad en el trabajo han llegado con un costo: la presión de estar constantemente disponibles, conectados y sobreinformados. Esto aumenta el riesgo de sufrir estrés laboral relacionado con los efectos psicosociales negativos del uso de las TIC.

Un reciente estudio publicado en Suecia consigna que el suministro de tecnología inalámbrica por parte de la organización puede aumentar la presión del trabajador sobre la disponibilidad. Los empleados pueden sentirse obligados a utilizar los dispositivos (independientemente de si la presión es real o no) lo cual alienta la presencia online fuera de las horas de trabajo.

Este problema ha llegado a ser tan importante que, en países como Francia, se reglamentó el uso de las herramientas digitales fuera del horario de trabajo y durante los fines de semana, responsabilizando a ambas partes (empleado y empleador) de su cumplimiento efectivo. Es uno de los primeros reconocimientos oficiales del tecnoestrés como un riesgo laboral.

La implementación de medidas preventivas podría ayudar a reducir el riesgo de tecnoestrés entre los trabajadores al mismo tiempo que aprovechan los beneficios que se derivan de su uso.

FUENTE: FM&WORKPLACES #89

Por Louis Lhoest, Managing Partner Veldhoen + Company International

En la era industrial, trabajar significaba ir adonde estaba la infraestructura –el obrero iba hasta la fábrica– y luego este sistema se trasladó al trabajo de oficina. En un principio tenía sentido ya que allí estaba todo lo necesario para trabajar: la información, el equipo  y la conectividad a las redes. Pero en el mundo actual, la revolución digital y la migración a La Nube han transformado la oficina corporativa: hoy es posible trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar. El viejo enfoque de la era analógica  –reunirse en un edificio de oficinas sentados junto a otros colegas para llevar a cabo una tarea– ha quedado obsoleto. Las Nuevas Formas de Trabajo liberan a las personas de los hábitos restrictivos ayudándolas a desplegar todo su potencial al mismo tiempo que permiten a las organizaciones ser más eficientes y sustentables. (más…)

Con el desarrollo de la tecnología y la llegada de las nuevas generaciones al mundo del trabajo muchas cosas cambiaron en las empresas. De pronto, la vieja oficina atestada de cubículos monótonos y uniformes dio paso a un espacio abierto, informal y distendido, colmado de bares, salas de juegos, grandes sofás y colores vibrantes.  Sin embargo –tal como sucedió con el open office y otras tantas tendencias–, la fórmula del juego y la diversión, hoy devenida en norma, no es infalible ni aplicable en todos los casos. Para que esta estrategia funcione, las empresas no solo deben crear espacios de trabajo que respalden su cultura y sus procesos. También hay que tener en cuenta que, cuando la diversión se convierte en obligación, la respuesta puede ser tan variada como la diversidad humana: desde la aceptación y el entusiasmo hasta la indiferencia y la incomodidad. (más…)

El crecimiento explosivo de la conectividad con la que actualmente cuentan todos nuestros dispositivos nos está llevando a una nueva era de comunicación ubicua que está cambiando la forma en la que vivimos y trabajamos. Dentro de poco, cada una de las cosas con las que interactuemos -miles de millones de objetos de diversa índole, desde la indumentaria, los electrodomésticos, la infraestructura urbana y el equipamiento médico hasta los sensores de temperatura de la oficina y el teléfono celular-, todo estará enviando y recibiendo datos dentro de una inmensa red, “Internet de las cosas”, los cuales se procesarán en La Nube para generar mejores capacidades, comportamientos y experiencias. Los edificios y los entornos de trabajo no estarán ajenos a esta nueva realidad.

En 1999, Kevin Ashton -pionero británico de la tecnología que creó un sistema estándar para las etiquetas RFID y otros sensores- acuñó la frase “Internet de las cosas” (IoT por su nombre en inglés Internet of Things), un sistema donde Internet está conectada con el mundo físico a través de sensores ubicuos. Estos sensores pueden ser cualquier dispositivo que recoja datos e informe a un centro de recolección tal como una base de datos o un servidor. Pero este revolucionario concepto no apunta solo a la recolección de datos sino -lo más importante- al análisis y uso de esos datos.

Actualmente, habiendo 7.200 millones de personas en el planeta, hay más de 12.000 millones de dispositivos conectados a Internet -entre procesos, personas, datos y cosas- y la cantidad sigue aumentando sin tregua. Se estima que para el año 2020 esta cifra se cuadriplicará impulsada por las nuevas tecnologías mientras que el crecimiento poblacional nos dejará en 7.600 millones de habitantes.

En la actualidad, IoT se compone de un conjunto heterogéneo de redes especializadas. Estas redes proliferan a medida que el mundo se llena de sensores y otros objetos inteligentes para dar soporte a una amplia variedad de aplicaciones.

Sin embargo, cabe aclarar que no existe una tecnología aislada identificable que respalde los diferentes escenarios que se agrupan bajo este término. En el caso de los edificios, por ejemplo, encontramos distintos sistemas de dispositivos de control para la calefacción, la ventilación y el aire acondicionado, la telefonía, la seguridad o la iluminación. Pero con la evolución de IoT, estas redes se integrarán junto con muchas otras sumando características de seguridad avanzadas, análisis y gestión de datos para ayudarnos a mejorar lo que hacemos.

Tecnologías para IoT

Internet de las cosas es una revolución tecnológica que representa el futuro de la informática y las comunicaciones y su desarrollo depende de la innovación técnica en una cantidad de áreas importantes, desde los sensores inalámbricos hasta la nanotecnología.

En primer lugar, es esencial contar con un sistema de identificación de objetos y dispositivos que sea simple, discreto y rentable a fin de conectarlos a las grandes bases de datos y a Internet. De esta manera se puede recoger y procesar la información acerca de las cosas. La identificación por radiofrecuencia (RFID) es la tecnología que ofrece esta funcionalidad.

En segundo lugar, el uso de sensores permitirá la recopilación de datos relativos a los cambios de estado físico de las cosas. Así, la inteligencia integrada en las mismos objetos podrá mejorar la capacidad de la red.

Por último, los avances en miniaturización y nanotecnología permitirán dispositivos cada vez más pequeños, con capacidad para interactuar y conectarse.

La IoT se basará en la funcionalidad que ofrecen todas estas tecnologías para hacer realidad la visión de un entorno de red totalmente interactivo y sensible al medio ambiente que la rodea.

Las etiquetas RFID

Las etiquetas RFID son microchips que utilizan ondas de radio para identificar a los elementos en los que se encuentren insertas.  Emiten una simple señal para registrarse y pueden colocarse en cualquier objeto para identificarlo. El escáner que detecta la señal no tiene que estar en contacto físico con la etiqueta, ni es necesario que ambos se encuentren en el campo de visión del otro. Las etiquetas RFID ofrecen mucho más que la posibilidad de rastrear objetos en tiempo real; pueden brindar información relevante acerca de su ubicación y de su estado.

Los sensores

La capacidad de detectar cambios en el estado físico de las cosas es esencial para registrar modificaciones en el medio ambiente. Los sensores recogen datos de su entorno, generan información y notifican sobre el mismo. Tienen un papel fundamental en la reducción de la brecha entre los mundos físico y virtual, y en la posibilidad de que las cosas respondan a los cambios del entorno físico.

Ubicuidad

Actualmente, las etiquetas RFID se utilizan en todas partes aunque no lo notemos.

Ya en la década del 90, Mark Weiser, el ideólogo de la computación ubicua, afirmaba: “Las tecnologías más profundas son las que desaparecen. Se entretejen en la trama de la vida cotidiana hasta hacerse indistinguibles de ella. Consideremos la escritura, tal vez la primera tecnología de la información. Su capacidad para capturar la lengua oral mediante una representación simbólica y para almacenar esa información a largo plazo ha ampliado los límites de la memoria individual. Hoy en día, esta tecnología es omnipresente en los países industrializados. No solo los libros, las revistas y los periódicos transmiten información por escrito sino también las señales de tránsito, los carteles, los letreros e incluso los graffiti. La presencia constante y cotidiana de estos productos de la “tecnología de la alfabetización” no requieren una atención activa; la información que transmiten está lista para ser usada de un solo vistazo. Es difícil imaginar la vida moderna de otro modo.”

Weiser afirma que esta desaparición es una consecuencia fundamental no tanto de la tecnología como de la psicología humana. Una vez que las personas aprenden algo lo suficientemente bien, dejan de ser conscientes de ello para poder enfocar sus objetivos más allá. Los chips en los interruptores de luz, termostatos, equipos de música y hornos ayudarán a impulsar el mundo. Estas máquinas estarán cada vez más interconectadas en una red ubicua, sostenía.

Aplicaciones

Según la visión de la International Telecommunication Union (ITU), la agencia de las Naciones Unidas dedicada a las tecnologías de la información y la comunicación, Internet, tal como la conocemos, se está transformando radicalmente. En poco tiempo pasó de ser una red  académica utilizada solo por unos pocos elegidos para convertirse en un mercado masivo orientado al consumidor. El próximo paso la convertirá en una red totalmente penetrante, interactiva e inteligente. En este escenario, las comunicaciones en tiempo real no solo serán posibles para las personas sino también para las cosas, en cualquier momento y desde cualquier lugar.

El arribo de IoT dará lugar a una gran cantidad de aplicaciones y servicios innovadores que mejorarán la calidad de vida al mismo tiempo que proporcionarán nuevas oportunidades para las empresas. IoT tendrá un gran impacto en muchas de las actividades de la vida cotidiana, influenciará nuestro comportamiento e, incluso nuestros valores.

Actualmente ya existe una amplia variedad de usos para las etiquetas RFID que abarcan múltiples tecnologías y sectores. La llave del automóvil dispone de una, las tarjetas de acceso también la llevan  incorporada, los hospitales las utilizan para monitorear los movimientos de las personas y de los activos médicos. Los detectores de humo y los de movimiento son hoy algo cotidiano en las aplicaciones de seguridad y vigilancia, mientras que otros dispositivos cobran en las cabinas de peaje o autentican la identidad de las personas en los pasos fronterizos.

Sin embargo, recientes estudios han identificado diversos ámbitos para que las empresas generen valor con la próxima evolución de Internet. En el ámbito de la gestión implicará una mejora en la utilización de los activos, desde el uso de los equipos informáticos -incluyendo sus piezas- hasta la disponibilidad de una sala de reuniones o de un puesto de trabajo. Al ser capaces de proporcionar información actualizada de su estado en tiempo real, la utilización de estos activos se podrá optimizar mediante los parámetros adecuados de tal forma que coincida con las necesidades de la empresa en ese momento. Los activos pueden ser simples y reportar datos muy limitados (“ocupado” o “vacante”, por ejemplo) o muy complejos.

En el ámbito operativo, IoT se podrá utilizar para controlar el entorno, desde una válvula hasta los datos de miles de sensores que puedan combinar información sobre temperatura, humedad, concentración de gases, etc., en cada momento, para gestionar un sistema de climatización que mantenga las condiciones ambientales.

De esta manera, los sistemas “inteligentes” de un edificio podrán ser programados para satisfacer las necesidades de los ocupantes en tiempo real. La iluminación y la temperatura, por ejemplo, se pueden ajustar de forma automática de acuerdo con la hora del día y el grado de ocupación. Estos sistemas automatizados generarán grandes cantidades de información que se podrá transmitir a un centro de datos en La Nube para su análisis posterior.

Utilizando el análisis predictivo, los FM podrán anticipar las necesidades de los usuarios relacionadas con la temperatura, la ventilación, la iluminación, la seguridad, etc., a fin de proporcionarles una experiencia más personalizada y eficiente.

Si bien es verdad que estos sistemas se vienen utilizando desde hace tiempo, lo cierto es que la reducción del costo de estas tecnologías de gestión integrada de edificios basadas en La Nube, hará que estos sistemas sean más asequibles en el futuro.

En lo que se refiere a los equipos informáticos y de uso común en la oficina, estos también serán “inteligentes”: se comunicarán con la red de energía  para aprovechar los precios más bajos durante las horas de poca actividad y enviarán una alerta al servicio técnico cuando tengan un desperfecto o cuando detecten un evento inesperado.

Las dificultades para el desarrollo de IoT

Según un informe de la empresa Cisco, varios obstáculos podrían frenar el progreso de IoT: la implementación del protocolo IPv6, la provisión de energía de los sensores y la definición de las normas.

Implementación de IPv6. En febrero de 2010 se agotaron las direcciones IPv4 del mundo. Si bien el público general no ha notado un impacto real, esta situación podría lentificar el progreso de IoT, ya que los posibles miles de millones de sensores necesitarían direcciones IP exclusivas.

Los sensores. Para que IoT pueda desplegar todo su potencial los sensores deben ser energéticamente autosuficientes. Por tanto, es necesario encontrar una forma de generar electricidad aprovechando el medio ambiente, por ejemplo, mediante el uso de la vibración, la luz y las corrientes de aire. Algunos avances han dado como resultado un chip flexible capaz de generar electricidad a partir de movimientos del cuerpo tales como la presión de un dedo.

Normas. Si bien se han realizado grandes progresos en cuanto a las normas se necesita aún más, especialmente en las áreas de seguridad, privacidad, arquitectura y comunicaciones.

Internet de las cosas representa la próxima evolución de Internet. Dado que los seres humanos avanzan y evolucionan mediante la conversión de datos en información, conocimiento y sabiduría, IoT posee todo el potencial para cambiar el mundo tal como lo conocemos, para mejor. La rapidez con la que llegaremos a ese punto depende de nosotros.

FUENTE: FM&WORKPLACES #67

A pesar de los enormes avances de la tecnología (y tal vez debido a eso), el mundo se ha vuelto demasiado complejo para las soluciones individuales. La movilidad, la flexibilidad y la colaboración están en el centro del panorama laboral actual y la oficina, lejos de estar en vías de extinción, se reconvierte. Hoy, la interacción entre las personas y los encuentros casuales representan un recurso valiosísimo para las empresas ayudando a promover el conocimiento y la creatividad. Para crear espacios de colaboración exitosos es imprescindible partir de un exhaustivo análisis sobre proximidad, accesibilidad, privacidad y funcionalidad junto con una cuidadosa selección de los estímulos adecuados. Los colores, las formas, el ruido y el layout, entre otros factores, tienen una influencia muy importante sobre la conducta de las personas por lo que también habrá que ajustar el equilibrio entre estimulación y tranquilidad para apoyar los diferentes tipos de colaboración.

El trabajo consiste en una amplia gama de tareas, muchas de las cuales implican interacciones con los demás. Se trata, básicamente, de una actividad social en la que colaboramos y actuamos en equipo dentro del marco de procesos complejos. La interacción con otras personas y los encuentros casuales en el lugar de trabajo representan un recurso valiosísimo que ayuda a promover el conocimiento y la creatividad, incluso en ausencia de comunicación verbal.

Actualmente, la naturaleza del trabajo está cambiando en forma acelerada gracias a las nuevas tecnologías de la comunicación, a la alta disponibilidad de los dispositivos móviles y a la ubicuidad de las redes, lo que hace posible trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Gracias a esta creciente movilidad, el trabajo ya no depende de que las personas estén ancladas al espacio físico para desarrollar sus tareas y muchos se han apresurado a extender el certificado de defunción de la oficina.

Sin embargo, existen muchas razones por las que la oficina sigue gozando de buena salud. La necesidad de colaboración, comunicación y socialización está en nuestra naturaleza; necesitamos compartir para ser más creativos. La psicología evolucionista puede darnos algunas respuestas.

Una especie social, cooperativa y flexible

El historiador Yuval Noah Harari ha trazado una cronología de nuestros orígenes desde hace 100.000 años para comprender el fundamento de muchas de nuestras tendencias y de nuestra cultura. He aquí algunos de los aspectos que mejor nos caracterizan como especie:

• El homo sapiens es, ante todo, un animal social. En comparación con otras especies, los humanos nacemos muy desvalidos, lo que nos hace dependientes del cuidado de los adultos durante muchos años hasta completar nuestro desarrollo. Para criar un humano hace falta una tribu y esto ha contribuido enormemente a la evolución de nuestras capacidades sociales. La cooperación social es la base para la supervivencia y la reproducción de la especie. La adquisición del lenguaje fue una de las claves para lograrlo y abrió una vía rápida para el desarrollo cultural.
• El homo sapiens es un animal débil cuya ventaja es cooperar. A pesar de no estar particularmente bien dotados físicamente, en poco tiempo los sapiens lograron escalar desde la zona media hasta el tope de la cadena alimenticia gracias al desarrollo de técnicas de caza basadas en la cooperación entre muchos individuos y, quizás, entre diferentes bandas.
• El homo sapiens ha desarrollado una cultura. Mientras que los patrones de comportamiento de los humanos arcaicos permanecieron inalterables durante millones de años, el homo sapiens ha desarrollado una cultura y puede transformar sus estructuras sociales, la naturaleza de sus relaciones interpersonales, sus actividades económicas y toda una serie de comportamientos en tan solo el curso de una década o dos.
• El homo sapiens prefiere las condiciones de su ambiente natural. El homo sapiens se adecua a un principio básico de la evolución de todos los seres vivos: todas las especies prefieren el ambiente en el que sus genes fueron ensamblados y gravitan hacia él. Este proceso se denomina “selección de hábitat”.

Desde esta perspectiva evolutiva se puede ver que el hombre ha pasado increíblemente poco tiempo como trabajador del conocimiento en un entorno artificial en comparación con los millones de años pasados como cazador-recolector. Nuestros procesos psicológicos están más adaptados al ambiente natural de la sabana africana que a estar sentados en una oficina.

Las lecciones que debemos aprender a partir de estos conocimientos nos pueden ayudar a diseñar oficinas capaces de satisfacer las necesidades psicológicas básicas del homo sapiens que aún somos: ambientes estimulantes y en contacto con la naturaleza que nos ayuden a satisfacer mejor nuestra natural necesidad de socializar, colaborar y compartir.

La colaboración en la era de Internet

Las nuevas modalidades de trabajo requieren mayor colaboración y trabajo en equipo. La alta movilidad de los empleados y el avance de las tecnologías de la comunicación hacen que la oficina se esté transformado más en un lugar de encuentro e interacción personal.

Mientras que los escritorios de las oficinas tradicionales suelen estar vacíos durante gran parte de la jornada, las investigaciones muestran que se necesita cada vez más espacio para los equipos de trabajo, los proyectos o las presentaciones, y las salas de reuniones casi nunca están disponibles. Esto indica que los tipos de espacio que la gente necesita para el tipo de trabajo que se realiza actualmente también están cambiando.

Pero, al mismo tiempo, la propia naturaleza de la colaboración se transforma. Con equipos de trabajo cada vez más dispersos y una gran cantidad de tecnologías al servicio de la comunicación a distancia, hoy asistimos a un gran crecimiento de la colaboración virtual en detrimento de las reuniones cara a cara. Y, si bien es cierto que los equipos virtuales pueden ser igualmente productivos, lo cierto es que la colaboración presencial es, por lo general, más eficaz y satisfactoria.

El poder de la comunicación no verbal

Las relaciones cara a cara se diferencian de las virtuales en que en las primeras interviene el poderoso mecanismo de la comunicación no verbal, el cual incluye diferentes signos paralingüísticos (intensidad y tono de la voz, volumen, fluidez, etc.) y no verbales.

De acuerdo con las investigaciones clásicas el 55% de la comunicación es no verbal mientras que el 38% incluye el tono de voz y solo el 7% está en relación con las palabras y el contenido. De esto se infiere que la comunicación no verbal es claramente un componente clave para una interacción y una colaboración exitosas que solo se da en los encuentros cara a cara.

La comunicación no verbal es muy compleja e involucra gran cantidad de mecanismos inconscientes tales como los gestos, el lenguaje corporal, la postura, la expresión facial, el contacto visual, las feromonas, la proxémica, la cronémica y el paralenguaje.

Se añade a esto una amplia variedad de mecanismos culturales tales como la ropa, la disposición de los asientos, la presentación, etc. La mayoría de estas comunicaciones sociales específicas de la cultura son conscientes y, a menudo, son manipuladas por las personas para lograr un efecto específico. Sin embargo, en muchas situaciones sociales las señales no lingüísticas son tan importantes como los contenidos propiamente dichos. El tono de voz y el estilo prosódico se encuentran entre las más poderosas de estas señales sociales a pesar de que (y tal vez porque) las personas no son, por lo general, conscientes de ellas.

Por lo tanto, aunque la interacción virtual puede ser valiosa, no es un sustituto de la interacción cara a cara. Además, el aumento del trabajo a distancia ha demostrado la importancia de la colaboración presencial para estimular la motivación, para la formación de equipos, la tutoría y el desarrollo de un sentido de pertenencia y lealtad a la empresa.

Los beneficios de la proximidad

Las investigaciones muestran que la proximidad física aumenta la probabilidad de colaboración. Cuando la gente trabaja en el mismo lugar físico se necesita un esfuerzo relativamente pequeño para interactuar con otras personas al mismo tiempo que aumenta la frecuencia de la comunicación, de los encuentros fortuitos y de las conversaciones informales. Algunas de las mejores decisiones y percepciones provienen de las charlas de pasillo y cafetería, de conocer gente nueva, y de las reuniones improvisadas.

A fines de los 70, Thomas Allen, profesor de psicología organizacional del MIT, descubrió que la interacción entre los trabajadores disminuía exponencialmente con la distancia entre sus oficinas; un efecto conocido popularmente como “curva de Allen”. El estudio reveló que hay una fuerte correlación negativa entre la distancia física y la frecuencia de la comunicación entre los puestos de trabajo. Y a pesar de que el mismo se llevó a cabo en una época en la que las comunicaciones móviles no habían aparecido, una reciente actualización demuestra que aún hoy esto sigue vigente.

La proximidad física facilita incluso las reuniones planificadas. Al estar en el mismo entorno, eventualmente es posible recoger información sobre la disponibilidad de los otros. Uno puede aprender, por ejemplo, si alguien está ocupado, si la luz está encendida en una oficina, o si una sala de reuniones está libre.

En busca del mejor diseño para colaborar

Desde hace varias décadas, algunos estudios vienen proponiendo un cambio en el eje del diseño de los espacios de trabajo desde los puestos individuales hacia las áreas de actividad compartida que permitan la colaboración y las interacciones espontáneas y/o accidentales.

De acuerdo con una investigación realizada por Herman Miller, el 70% de las empresas que ha reformulado su espacio de trabajo ha incrementado los espacios de colaboración y el 50% ha aumentado la cantidad de las salas de conferencias.

Los espacios de colaboración e intercambio más eficaces son aquellos que reúnen a la gente y eliminan las barreras físicas al mismo tiempo que brindan la privacidad suficiente como para que las personas no teman que alguien pueda escucharlas o interrumpirlas. Pero no hay que perder de vista que cada organización y cada oficina tiene necesidades diferentes que no solo dependen de su actividad sino también de su cultura. Cada espacio de trabajo es único y su configuración debe ser lo suficientemente flexible como para apoyar la interacción y los cambios en el flujo de trabajo.

Los espacios de colaboración deben considerar cómo el diseño, el mobiliario y la tecnología pueden soportar varios modos de comunicación para lograr un espacio eficiente que esté disponible como y cuando sea necesario. He aquí algunos principios de diseño para la creación de espacios de colaboración exitosos:

• Diseño del espacio

Para lograr un diseño que facilite la comunicación y el encuentro entre las personas se debe promover el tránsito hacia los espacios comunes y ofrecer a la gente motivos para permanecer allí. Las áreas ubicadas centralmente y que contienen recursos compartidos tales como fotocopiadoras y máquinas de café, cumplen bien con este propósito. Por el contrario, los espacios con muchas áreas cerradas, pasillos y poco espacio común desalientan la interacción.

El diseño de un espacio de colaboración también puede involucrar la necesidad de privacidad: la necesidad de controlar las condiciones del entorno y la interacción social con los demás. Esto significa proveer una variedad de áreas de trabajo que ofrezcan distintas posibilidades y un equilibrio adecuado entre lo social y lo privado.

Las  salas de reuniones cerradas, aunque proporcionan mayor protección visual y acústica, son menos flexibles y crean una barrera que desalienta los encuentros casuales. Sin embargo, estos inconvenientes pueden ser atenuados mediante el uso de particiones desmontables y mobiliario flexible.

Los espacios semicerrados, por otra parte, ofrecen una alternativa más privada que los espacios abiertos a través de separadores tales como particiones móviles o cortinas de materiales ligeros (textiles, maylar, etc.). Estas soluciones otorgan una gran flexibilidad e independencia de la infraestructura física y mayor privacidad visual. Sin embargo,  cuentan con una performance acústica más pobre que las salas cerradas.

• Proximidad y accesibilidad

Como la frecuencia de la comunicación disminuye con la distancia, la proximidad de los espacios de interacción y colaboración con los grupos de trabajo es primordial. No menos importante es la facilidad de acceso y la visibilidad de estos espacios, los cuales deben  estar situados estratégicamente dentro de la planta y convenientemente señalizados.

• Materialidad

Los colores estimulan diferentes áreas del sistema nervioso autónomo; a pesar de las importantes diferencias culturales, todos compartimos respuestas similares al color. El ritmo cardíaco y la presión sanguínea aumentan cuando miramos rojos intensos; en cambio, podemos sentirnos cansados o ansiosos al mirar grandes superficies de blanco brillante.

Al elegir los colores de un espacio es importante considerar las sensaciones y reacciones que esos colores producen para lograr un resultado armónico en función de la experiencia que se quiere provocar. Algo similar sucede con el ruido: el ruido excesivo (o la falta de él) puede tener un efecto tangible en la productividad y la motivación.

Como no existe una solución única para todas las tareas, es importante entender qué tipo de ambiente es el más beneficioso en las diferentes áreas de colaboración. Pero, como siempre, la clave está en proporcionar una cantidad equilibrada de espacios estimulantes (ruidosos y de colores intensos) junto con áreas más tranquilas (silenciosas y de colores desaturados) para apoyar diferentes estilos y tareas.

• Equipamiento

Las actuales necesidades de comunicación y colaboración han obligado a que las divisiones de la oficina se hagan cada vez más flexibles. La necesidad de una rápida adaptación de los ambientes al nuevo flujo de trabajo hace que los sistemas de tabiques móviles sean una buena solución: son reconfigurables, admiten una gran variedad de terminaciones y brindan la posibilidad de integrar pizarras, tableros, estantes y puertas corredizas, entre otras cosas.

Los muebles rodantes permiten trasladarlos de acuerdo con las necesidades de colaboración que imponga la tarea. Este tipo de mueble (cajoneras, mesas y hasta puestos de trabajo completos) resulta versátil, multifuncional, de fácil desplazamiento y aplicable a distintos tipos de situaciones.

• Tecnología

Para facilitar la colaboración virtual las organizaciones deberán contar con la infraestructura apropiada y garantizar que los recursos sean accesibles. Se debe poder acceder fácilmente a la información almacenada, reservar una sala de conferencias, una sala de reuniones, realizar videoconferencias, etc.

Para ello resulta indispensable saber cómo y cuándo se están utilizando los espacios compartidos y  contar con aplicaciones que manejen la agenda y la reserva de los espacios de reuniones, con la condición de que estas también sean accesibles desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

Dado que no siempre será posible reunir a todos los miembros del grupo de trabajo en el mismo espacio físico, será de gran utilidad contar con salas para videoconferencia y telepresencia. De este modo se evitan los gastos y la pérdida de tiempo que implica el traslado físico de las personas.

Los espacios de colaboración requieren una tecnología básica, transparente e intuitiva para que la información puede ser aprendida y compartida fácilmente: un equipo básico audiovisual, teléfonos para teleconferencia y buena conectividad WiFi junto con información clara sobre los controles y  su modo de utilización.

Conclusiones

La alta movilidad y la posibilidad que brinda la tecnología de trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar hacen que la oficina sea cada vez más un lugar de encuentro e interacción personal; de esta manera, la actividad social se convierte en la función más importante del espacio físico. Un diseño riguroso y detallado nos permitirá contar con espacios de colaboración eficientes, dotados de una profusa tecnología, infraestructura flexible y configuraciones versátiles. Espacios de este tipo serán un factor crítico para el éxito de la organización.

FUENTE: FM&WORKPLACES #78

Las nuevas tecnologías informáticas cognitivas se están desarrollando rápidamente y, aunque todavía no están ampliamente difundidas, su llegada anuncia vientos de cambio no solo en el lugar de trabajo sino también en la naturaleza misma del trabajo. Diseñadas para adaptarse y comprender la complejidad  de la información no estructurada, pueden leer textos, ver imágenes y escuchar la voz natural, interpretar la información, organizarla y ofrecer hipótesis posibles. De esta manera, liberan a las personas de las tareas rutinarias para que puedan desarrollar todo su potencial creativo. El análisis de grandes cantidades de datos, la creación de contenidos, el reconocimiento facial, los vehículos autónomos, los asistentes virtuales, entre muchas otras aplicaciones que están emergiendo, forman parte de esta nueva tecnología. Dentro de pocos años, los asistentes personales inteligentes tales como Siri, Cortana o Google Now serán la norma en la oficina.

Desde la Revolución Industrial y hasta hace algunas décadas, la mayor parte del trabajo en fábricas y  oficinas era repetitivo y rutinario. Sin embargo, la evolución tecnológica cambió este panorama por completo: a partir de su irrupción, las máquinas comenzaron a reemplazar a las personas en muchos ámbitos de la producción de bienes y servicios.

Actualmente, una nueva generación de máquinas está aprendiendo a realizar los procesos humanos resolviendo problemas complejos y permitiendo a las personas abocarse a tareas más exigentes que requieren habilidades tales como la colaboración, la creatividad, la empatía y la construcción de relaciones.

Las tecnologías informáticas cognitivas se están desarrollando tan rápidamente que pronto el lugar de trabajo  se transformará definitivamente.

Las máquinas que aprenden

De acuerdo con un informe de IBM, la computación cognitiva abarca los sistemas que, en lugar de ser programados de forma explícita, aprenden y razonan a partir de su interacción con las personas y de su experiencia con el entorno.

No ofrecen respuestas a problemas numéricos sino hipótesis, razonamientos y recomendaciones sobre cuestiones complejas.  Para ello se basan en probabilidades a partir del análisis de grandes conjuntos de datos no estructurados tales como mensajes de correo electrónico, mensajería instantánea, redes sociales, archivos de imágenes, de música, de voz, etc. Pueden aprender de sus errores y mejoran con el entrenamiento y el uso continuados.

Muchos de los productos y servicios que utilizamos a diario, desde la publicidad personalizada de los motores de búsqueda y los traductores automáticos hasta el reconocimiento facial en las redes sociales y los teléfonos inteligentes, todos están empezando a incorporar este tipo de tecnología. También la podemos encontrar en otras áreas de la actividad económica tales como los servicios bancarios, el marketing, el retail, la seguridad, los call centers, etc. Y si bien la mayoría de las aplicaciones están diseñadas con un alcance limitado, destinado a un determinado servicio, todas utilizan las capacidades básicas de la computación cognitiva.

Pero el verdadero potencial de esta tecnología se alcanzará combinando la capacidad técnica de las máquinas junto con las cualidades humanas únicas tales como el sentido común y los valores éticos.

El informe de IBM también puntualiza algunas de las cualidades fundamentales de los sistemas cognitivos:

+ Pueden crear una intensa relación con las personas. Son capaces de interactuar con la gente en función de sus preferencias personales utilizando los datos disponibles (geolocalización, historial de transacciones, registros electrónicos, etc.). Aprenden continuamente y se vuelven cada vez más naturales, predictivos y emocionalmente correctos.

+ Ayudan a incrementar la especialización. El conocimiento de cada profesión se expande a un ritmo cada vez más veloz, lo que hace difícil mantenerse al día con las novedades. Los sistemas cognitivos asisten a las organizaciones en la necesidad de mantener el ritmo, ayudando a los profesionales a mejorar su rendimiento.

+ Hacen posible el surgimiento de nuevos productos y servicios. Conocer y aprender de los usuarios y del mundo que los rodea ayuda a comprender sus necesidades.

+ Agilizan los procesos y las operaciones. Permiten aprovechar la información proveniente de fuentes tanto internas como externas. Esto incrementa el conocimiento del entorno en el que se mueve la empresa, lo que lleva a una mejor previsión y una mayor eficacia operativa junto con la toma de decisiones en tiempo real.

+ Ayudan a desarrollar la exploración y el descubrimiento. La aplicación de tecnologías cognitivas para Big Data ayuda a las empresas a revelar patrones y a descubrir oportunidades que, de otra forma, sería prácticamente imposible hallar.

Tal como ha sucedido históricamente con todas las tecnologías emergentes, la computación cognitiva va a cambiar la naturaleza del trabajo. Nos ayudará a realizar algunas tareas más rápido y con mayor precisión lo que redundará en procesos más baratos y eficientes. Pero también, como en otras épocas, dará lugar a la necesidad de nuevas habilidades, lo que nos obligará a adaptarnos y evolucionar.

Aplicaciones de la tendencia

De acuerdo con un informe de McKinsey, el dominio de aplicación de las nuevas tecnologías cognitivas abarcaría las siguientes áreas:

+ Recopilación y búsqueda de información. Los avances en el procesamiento del lenguaje natural y la comprensión contextual permiten buscar información y descubrir patrones y relaciones con increíble velocidad y eficiencia. Pueden llevar a cabo búsquedas relevantes (por ejemplo, reseñas de productos y mensajes de los clientes en las redes sociales), imposibles para los seres humanos.

+ Automatización de la comunicación. Muchos puestos de trabajo relacionados con la comunicación interpersonal se están automatizando con sistemas que comprenden el lenguaje y el procesamiento del habla. Las aplicaciones de traducción integradas en los teléfonos inteligentes y en los navegadores Web pronto podrían permitir hablar en un idioma extranjero desde las aplicaciones.

+ Resolución de problemas. Los avances en el análisis de Big Data y el desarrollo de tecnologías que permiten discernir patrones dentro de esta información, hacen posible procesar grandes conjuntos de datos en tiempo real.

+ Creación y síntesis de contenidos. Hoy existen sistemas capaces de crear contenido estructurado sobre la base de reglas simples. Narrative Science, por ejemplo, es un servicio que genera contenido de forma automática a partir de datos y documentos técnicos; Yahoo! ha adquirido  Summly, una aplicación de noticias que utiliza un algoritmo para resumir las novedades para sus abonados.

+ Asistentes personales. Los sistemas de aprendizaje automático están dando lugar a una serie de máquinas inteligentes entre las que se encuentran los asistentes personales virtuales, los cuales actúan de manera semiautónoma a través de comandos de voz (Cortana de Microsoft, Siri de Apple, Google Now de Google, entre los más conocidos). El sistema opera como un colaborador que se convierte en la interfaz principal del usuario, permitiéndole interactuar con las aplicaciones y los botones del dispositivo a través de la voz, al mismo tiempo que aprende de sus patrones habituales.

Conclusiones

Mientras que en el pasado la automatización se limitaba a las tareas rutinarias, actualmente existen sistemas capaces de sustituir fácilmente el trabajo humano dentro de una amplia gama de tareas cognitivas no rutinarias. Este progreso se ve favorecido por la creciente producción de una cantidad de datos cada vez más grande y compleja conocida como Big Data.

A medida que estos sistemas se apliquen a más tipos de trabajo del conocimiento, las empresas tendrán la oportunidad de automatizar muchas tareas, rediseñar puestos de trabajo, y concretar objetivos que antes resultaban inalcanzables. Sin embargo, esto implicará una importante inversión en tecnología así como un cambio en la cultura organizacional.

Este nuevo panorama tendrá consecuencias sobre el empleo. Si bien resulta claro que, por un lado, ciertas tareas –las más rutinarias– podrían ser automatizadas y algunos puestos de trabajo se perderían, también existiría un efecto de capitalización: a medida que más empresas e industrias incorporen las nuevas tecnologías aumentará la productividad provocando una expansión del empleo. Las ocupaciones que involucren resolver problemas mediante la creatividad, el pensamiento original y las habilidades sociales serán las menos susceptibles de ser informatizadas.

Pero, aunque la historia nos enseña que los avances tecnológicos han desplazado algunos puestos de trabajo y, con el tiempo, han creado otros, los gobiernos y las empresas tendrán que compartir la responsabilidad de garantizar la reconversión de la fuerza de trabajo.

FUENTE: FM&WORKPLACES #79