Un espacio bien planificado organiza el ambiente de trabajo en base al confort y la funcionalidad sin perder de vista los ciclos de vida y la economía de la empresa; se alinea con la dinámica de trabajo, con los patrones dentro de los que se mueve la actividad, y con la cultura y los valores de la compañía. Aplicar una correcta Workplace Strategy aporta un diagnóstico preciso y ayuda a la organización a cumplir con sus metas, a anticiparse a los cambios, a contar con la flexibilidad necesaria para afrontarlos y mantenerse vigente. Un espacio de trabajo bien planificado, optimizado y diseñado es una inversión a largo plazo que contribuye al éxito del negocio de la organización.
El espacio de trabajo es un factor de producción para las organizaciones, tanto como lo son los recursos humanos, la tecnología o las finanzas. Es la representación física de su identidad, su visión, su misión y sus valores.
La función principal del espacio consiste en facilitar y dar soporte y contención a los procesos de ocupación de la organización y, si está bien diseñado, podrá jugar un papel muy importante en el éxito del negocio ayudando con el cumplimiento de las metas, permitiendo anticipar los cambios y brindando la flexibilidad suficiente como para reaccionar ante los mismos y mantenerse vigentes.
En las oficinas bien planificadas, cada metro cuadrado cuenta para hacer rendir la superficie y convertir el lugar de trabajo en un ámbito confortable y productivo tanto para los empleados como para los empleadores, los clientes y los proveedores. Pero una planificación eficiente no solo apunta a mejorar los ratios de ocupación sino también a hacer más productivo el trabajo de las personas a través de un diseño conceptual que genere motivación, bienestar, identificación, satisfacción y compromiso con la empresa.
Optimizar el espacio
Previo a la etapa de diseño, el desarrollo de un estudio de Workplace Strategy ayuda a aportar sustancia y sentido al aprovechamiento de los espacios de trabajo tanto desde la perspectiva de la empresa como desde la perspectiva del usuario. Permite aportar una mirada integral y profunda sobre algunos aspectos no contemplados en los proyectos convencionales, posibilitando anticipar los riesgos y asegurar el éxito del diseño.
El proceso de Workplace Strategy es un enfoque sistemático orientado a mejorar la utilización del espacio de trabajo, que interviene sobre su configuración para hacerlo más eficiente.
Se trata de poner en práctica un conjunto de herramientas pensadas para diseñar, organizar y disponer el entorno más adecuado de acuerdo con las necesidades de cada compañía, aplicando un enfoque holístico que tenga en cuenta tanto la integración de los espacios de trabajo como los ciclos de vida y la economía de la organización. El proceso debe estar orientado a optimizar la utilización del espacio de la forma más eficiente y efectiva de acuerdo con las necesidades presentes y futuras, ayudando a transformar la oficina en un espacio confortable, productivo y eficaz, alineado con la dinámica de los procesos de la organización a fin de obtener el máximo rendimiento junto con una reducción en los costos de operación y mantenimiento .
El proceso consiste en analizar las necesidades de la organización -a corto, mediano y largo plazo- en relación con los activos físicos y debe contemplar la dinámica del trabajo, los patrones dentro de los que se mueve la actividad, la comunicación interna y la cultura de la compañía. Al mismo tiempo, tiene que ofrecer soluciones en relación con las necesidades de las personas y la tecnología.
Uso y ocupación
El primer paso consiste en realizar un diagnóstico de la situación actual. Para organizar el espacio de una manera más eficiente hay que saber cómo se ocupa hoy. Conocer cómo y dónde trabaja la gente ayudará a componer un cuadro de situación en relación con el uso del espacio. Si muchos puestos no se utilizan o están desocupados la mayor parte del día es importante determinar dónde se está realizando el trabajo y de qué manera.
Los propios usuarios también pueden aportar opiniones valiosas sobre la eficiencia de sus puestos de trabajo para dar soporte al desempeño de las tareas. Por eso, además, será necesario reconocer las tipologías preexistentes, la comunicación espacial y laboral junto con la necesidad de integración.
Todos estos datos se recopilan y analizan para conocer no solo la forma de operar de la empresa sino también para comprender su cultura y para determinar cuáles son los objetivos y las actividades que encarnan su misión y su visión del negocio.
Una vez definido el estado de situación se arma el programa de necesidades. Se establecen los criterios de ocupación y las tipologías y se detalla la cantidad de puestos de trabajo, de oficinas cerradas, de salas comunes y de áreas de apoyo que serán necesarios.
La forma en la que se aplicarán las estrategias variará según la compañía. Estas diferencias se reflejarán en los estándares por metro cuadrado de ocupación, en los vínculos de proximidad que se determinen, en la valoración de la comunicación entre las distintas áreas, en la cantidad de espacios de colaboración y de espacios privados que se necesiten, en las exigencias de ergonomía, etc.
Modelo para armar
Tal como vienen desarrollándose las nuevas tendencias en las formas de trabajo, la ecuación “un puesto de trabajo, una persona” ya no es eficiente. Los trabajadores de hoy necesitan diferentes entornos para diferentes actividades. Pero este enfoque siempre debe aplicarse de manera que se adapte a la amplia gama de necesidades, contextos y culturas corporativas que existen.
Sin embargo, y a pesar de la diversidad de necesidades, un componente fundamental de esta estrategia será la de diseñar para la flexibilidad y la gestión de un espacio de trabajo en constante cambio. Un entorno con una configuración basada en la actividad de la compañía, que equilibre la necesidad de privacidad y de comunicación de las personas, y que proporcione una amplia gama de opciones (de uso dedicado y compartidas) que puedan transformarse y adaptarse a distintas funciones. Por ejemplo, una oficina cerrada puede usarse como sala de reunión o espacio de trabajo individual dependiendo del usuario y de la necesidad del momento.
En los modelos tradicionales es habitual que a mayor jerarquía se asigne una mayor cantidad de espacio. Sin embargo, este criterio carece de toda lógica ya que cuanto más alto es el cargo menos tiempo permanecen las personas en su oficina dando como resultado una gran cantidad de superficie subutilizada. Es por esto que resulta más efectivo organizar a las personas de acuerdo con las tareas que desarrollan dentro de la oficina. Para ello resultará práctico realizar un análisis estadístico de las actividades que se realizan durante la jornada laboral.
Por todo lo expuesto se comprende que la oficina privada es, actualmente, una tipología en vías de extinción. La idea es limitar las barreras físicas casi exclusivamente a las salas de uso compartido tales como las salas de reuniones, de brainstroming, de capacitación etc., y a aquellas actividades en las que sea necesaria la privacidad (phone booth) o el trabajo de concentración (biblioteca).
Las nuevas tendencias también están modificando sustancialmente la relación entre los espacios dedicados al trabajo individual y aquellos destinados a actividades grupales. Las actuales plantas flexibles configuradas en open plan pueden asegurar hasta un 80% de espacio abierto, contra un 20% de superficie cerrada. Este esquema, sin embargo, debe balancear el espacio público y el privado. El programa funcional, al mismo tiempo que suma lugares comunes, debe ofrecer espacios de concentración y garantizar un nivel de ruido aceptable para asegurar el confort y evitar distracciones.
Los puestos de trabajo deben aprovechar al máximo las vistas abiertas y la luz natural, y complementarse con los espacios de reunión, tanto formales como informales, distribuidos de tal forma que se asegure una transición cómoda entre las actividades individuales y las grupales.
Los nuevos programas funcionales también contemplan la incorporación de espacios recreativos o amenities. En lugar del clásico comedor, las nuevas oficinas incorporan pequeñas cafeterías, gimnasios, salas de lactancia y hasta microcines para los empleados. Un punto más para no perder de vista que el eje de la gestión del espacio siempre deben ser las personas.
¿Cuáles son los beneficios?
Un espacio de trabajo bien planificado, optimizado y diseñado es una inversión que contribuye al éxito del negocio de una organización. Estos son algunos de los beneficios que reporta:
Flexibilidad. Dados los continuos cambios que se producen en los ambientes de trabajo actuales, la adopción de un modelo de espacio flexible permite una rápida reconfiguración. Esta flexibilidad debe verificarse a diferentes niveles: en los componentes de los puestos de trabajo y en el equipamiento que debe poder trasladarse según los requerimientos del momento. Una oficina bien planificada ofrece mayor permeabilidad al cambio y adaptación a los nuevos escenarios de la organización.
Mayor confort. Un mayor uso de la luz natural y de criterios ergonómicos adecuados incrementa el bienestar y la salud de los empleados junto con la seguridad y el confort, reduce el ausentismo y la rotación, y mejora la productividad.
Tecnología mejorada. Para poder aprovechar las ventajas de la flexibilidad, se utilizan tanto redes inalámbricas como zonas activas de Wi-Fi accesibles desde cualquier dispositivo móvil. De esta manera, los empleados pueden ir donde lo necesiten sin dejar de tener acceso continuo a las herramientas necesarias para realizar su trabajo. También se reducen los costos ya que se elimina el cableado bajo piso técnico, lo cual permite nuevas configuraciones o expansiones sin grandes erogaciones. La tecnología debe optimizar el espacio y permitir el máximo ahorro energético.
Mayor productividad. Un entorno de trabajo más eficiente y amigable aumenta la productividad, el compromiso y la satisfacción de la fuerza laboral.
Innovación. Los nuevos espacios promueven, motivan y facilitan la creatividad y la innovación.
Cultura. La Workplace Strategy penetra dentro de la cultura de la compañía; detecta sus necesidades y elabora estrategias eficaces para responder a ellas reforzando la identidad corporativa.
Escala humana. Los espacios que privilegian las áreas de encuentro para socializar y realizar trabajo colaborativo dentro de un ambiente cálido y ameno son más humanos. Las zonas comunes se han convertido en el corazón del espacio corporativo ya que promueven los encuentros, las reuniones espontáneas y la creatividad.
Espacio más democrático. Los nuevos modelos horizontalizan el uso del espacio asignando la superficie en función de las actividades que se realicen y no de acuerdo con las jerarquías.
Mayor retención. Los entornos de trabajo bien planificados junto con los beneficios que estos ofrecen, posicionan competitivamente a la empresa para atraer y retener a los mejores empleados.
Sustentabilidad. Los programas funcionales se organizan en torno a criterios de eficiencia energética y sustentabilidad. Pero, además, utilizar menos espacio (o no aumentar la superficie utilizada) es una manera sumamente efectiva de reducir la huella ambiental de una organización. Una empresa que ocupa menos espacio significa menos uso de energía, menos emisiones de carbono, menos residuos, menos energía destinada al transporte y menor polución ambiental.
Optimización de costos. Una oficina bien planificada ofrece la mejor relación costo-beneficio, contemplando el presupuesto de intervención y sus resultados a corto y mediano plazo.
Conclusión
La aplicación de una Workplace Strategty exitosa posibilitará una mejor planificación, diseño y gestión del espacio de trabajo. Esto redundará en un uso más eficiente y eficaz de la superficie, favorecerá el desempeño de los trabajadores y sacará provecho de todo el potencial que este importante activo estratégico representa para la organización.
| Los 7 factores clave del espacio de trabajo | ||
| El layout. Debe ser funcional, eficiente y flexible. Las plantas son abiertas y cuentan con espacios fácilmente reconfigurables. Las barreras físicas se reducen al máximo y se reservan solo para las áreas de uso común y las oficinas cerradas. | ||
| Los usos. Distintas actividades requieren diferentes ámbitos. Será necesario diseñar para que los espacios puedan adaptarse a distintas funciones dependiendo de los requerimientos del usuario y de la necesidad del momento. | ||
| La asignación de espacios. Resulta más efectivo organizar a las personas de acuerdo con las tareas que desarrollan dentro de la oficina en lugar de hacerlo en función de las jerarquías. | ||
| El flujo de trabajo. El feedback de la comunicación y del trabajo deben ser efectivos. El diseño debe apoyar el intercambio fluido entre todos los integrantes de la compañía. Se privilegian los espacios de trabajo colectivo (salas de creatividad y de reunión), y los espacios de encuentro y de distensión (breakpoints, áreas de servicio y pequeñas cafeterías). | ||
| La tecnología. Debe apoyar los procesos de una fuerza de trabajo móvil y en constante movimiento. El uso de tecnologías móviles reduce los costos ya que se elimina el cableado permitiendo nuevas configuraciones sin grandes erogaciones. La tecnología debe optimizar el espacio y permitir el máximo ahorro energético. | ||
| La sustentabilidad. Los programas funcionales se organizan en torno a criterios de eficiencia energética y sustentabilidad. Pero además, usar menos espacio es una manera efectiva de reducir el impacto ambiental de una organización. | ||
| La cultura. Todo el diseño deberá estar en sintonía y apoyar la cultura corporativa. | ||
FUENTE: FM&WORKPLACES #68
