Tendencias en espacios de trabajo para oficinas modernas

En el contexto actual, muchas empresas han comenzado a preocuparse por el escenario post pandemia y a evaluar cómo será la vuelta al trabajo en términos de ocupación del espacio, protocolos de sanidad y forma de trabajar. Pero también están poniendo el foco en adoptar estrategias que les permitan estar preparadas para adaptarse rápidamente a cualquier cambio imprevisto. Es muy probable que en los próximos años debamos afrontar eventos inesperados (otras pandemias, cambios climáticos extremos, inestabilidad social, etc.) que exijan una respuesta ágil y eficiente.

Después de pasar por un confinamiento preventivo que ha sido desde moderado a muy estricto según la región, y de experimentar el trabajo remoto como la única opción para mantener la operación de las empresas, los trabajadores empiezan a sentir las consecuencias: sensación de aislamiento, falta de motivación, estrés, problemas musculoesqueléticos, etc.

Por eso no es de extrañar que, al ser consultados sobre cómo preferirían trabajar una vez superada la pandemia, el 82% de los trabajadores elija hacerlo con flexibilidad para optar por el lugar que le resulte más conveniente según la ocasión (desde la casa, en la oficina, en espacios de Coworking, etc.). El trabajo flexible aparece en el horizonte de las posibilidades como la opción más apropiada para los tiempos que vienen.

Pero los arreglos de trabajo flexible ya estaban avanzando antes de que llegara el COVID-19 impulsados por el desarrollo explosivo de las tecnologías móviles, la gran penetración de Internet, el auge de las redes sociales y el surgimiento de una generación de nativos digitales dispuestos a abrazar una nueva forma de consumir basada en el uso compartido más que en la propiedad: el consumo colaborativo.

Compañías tales como Spotify, Netflix, Airbnb o Uber se transformaron en los buques insignia de esta nueva era. Construidas sobre las tecnologías de la información para transformar la realidad del mundo físico en digital a demanda de los consumidores, no necesitan un plantel extenso ni grandes instalaciones para operar, y en lugar de poseer activos físicos aprovechan la ubicuidad de la información y los recursos externos para alcanzar sus objetivos. Para adaptarse a esta nueva realidad, una parte cada vez mayor de la fuerza laboral se ha reconvertido para transformarse en trabajadores flexibles o “Gigs”, los que antes solían llamarse empleados a tiempo parcial, freelancers o consultores.

Como no podía ser de otra forma, esta tendencia nació en Silicon Valley, la meca de las startups, donde descubrieron que no era necesario contar con un plantel fijo; una hueste de trabajadores independientes provista con un dispositivo móvil y una conexión a Internet podía asumir desde proyectos completos hasta pequeñas tareas de emprendimientos complejos en función del flujo de trabajo. Este fue el comienzo de la “Gig Economía”.

Las nuevas generaciones se adaptaron rápidamente a esta modalidad. Tanto es así, que muchas aplicaciones, plataformas y herramientas digitales colaborativas que han surgido en los últimos tiempos responden, tanto a la creciente necesidad de las empresas de trabajadores altamente calificados, como a la demanda de más alternativas de empleo flexible por parte de estos nuevos trabajadores.

Talento ágil, flexible y a demanda

El trabajo flexible se puede definir como un tipo de acuerdo de trabajo que brinda un grado de flexibilidad tal que permite a los empleados decidir cuánto tiempo, dónde, cuándo y en qué horario van a trabajar. Y aunque en términos generales podemos hablar de acuerdos de trabajo flexible cuando estos se desvían del patrón estándar, existen algunas tipologías más habituales y reconocidas que se describen a continuación:

BEATSON, M. (2019): “Megatrends: Flexible Working”. CIPD.

Este tipo de prácticas ofrecen ventajas tanto para la organización como para los trabajadores.

Por un lado, las empresas pueden alinear mejor la cantidad de personal utilizado con la demanda de trabajo y contar con una fuerza laboral más competente, motivada y comprometida, al mismo tiempo que disminuyen las ausencias por enfermedad y aumentan la productividad y la inclusión. De esta forma, las organizaciones se vuelven más ágiles y aumentan sus posibilidades de ofrecer respuestas rápidas y eficientes frente al cambio.

Por el otro, este tipo de arreglo les permite a los trabajadores mejorar el balance entre las exigencias del trabajo y otros aspectos de su vida, reducir el estrés y los tiempos de viaje, tener mayor control sobre los plazos y la presión asociados al trabajo.

Pero el trabajo flexible también crea desafíos que es necesario abordar con seriedad. Los trabajadores pueden enfrentarse al aislamiento, al riesgo de no poder desconectarse y establecer un límite claro entre el trabajo y la vida personal, a la precarización laboral debido a la ausencia de un adecuado marco regulatorio, a la falta de beneficios sociales (vacaciones pagas, licencia por enfermedad), etc.

Es por esto que el trabajo flexible puede ser una buena alternativa siempre y cuando todos los actores lleguen a un acuerdo mutuamente beneficioso en cuanto a las expectativas y las reglas establecidas. También implica fomentar una cultura organizacional que reconozca y recompense la productividad y el rendimiento en lugar del presentismo, y promover la transparencia en todos los niveles, para que los empleados puedan establecer aquellas pautas que les permitan priorizar tanto su trabajo, como su bienestar.

Hoy en día, afirma el ensayista e investigador libanés, Nassim Taleb: “vivir en nuestro planeta requiere muchísima más imaginación que la que nos permite nuestra propia naturaleza (…) Y a pesar de todo nuestro progreso y crecimiento, el futuro será cada vez menos predecible”.

Es por esto que en los tiempos que vienen, de transformaciones imprevistas y exponenciales, será necesario abrazar el cambio, ser ágil, reconvertirse y utilizar los recursos de formas más innovadoras y eficientes. Sin duda, el futuro será flexible.

Entrevista realizada por VidaTech a Juan Carlos Checa, Director Comercial de Contract Workplaces en Perú & Bolivia.

La oficina ha dejado de ser un espacio cerrado e íntimo para convertirse en uno grande, de estructuras compartidas, con mucha gente y tecnología alrededor.

• ¿Cómo la tecnología ha cambiado el trabajo en las oficinas?

Ya no requerimos la presencia de todos los trabajadores. Antes necesitábamos a la persona para tomar decisiones, agendar reuniones, monitorear su trabajo, pero con las herramientas tecnológicas y colaborativas podemos trabajar con cualquier equipo a distancia y eso, en el futuro, con el internet de las cosas y el Big Data, va a hacer cada vez más fácil.

• Eso quiere decir que todas las generaciones deben ponerse al día con la tecnología…

Claro, y aquí pasa algo curioso. Ahora es normal ver a varias generaciones trabajando juntas. Eso ha hecho que los Millennials desarrollen de a pocos la habilidad de enseñar a las personas de cuarenta, como los Baby Boomers.

• ¿Cómo ayuda la tecnología al Bienestar del trabajador en una oficina?

El certificado Well explica por sí sola la tendencia actual. Este se otorga a las empresas que se preocupan por la salud del colaborador. ¿Y cómo se mide? Con tecnología, colocando sistemas de aire acondicionado y luminaria regulable y automatizada, o proveyéndonos de sillas que se regulen al peso y estatura de la persona. Así cada vez se investiga más sobre las necesidades y los perfiles de los colaboradores.

• En el Perú, ¿cómo está evolucionando esa tendencia del “bienestar del trabajador”?

Aquí aún se piensa que contar con espacios recreativos para los trabajadores es suficiente. Y si bien es importante, falta promover un poco más el trabajo horizontal, colaborativo y remoto. A las generaciones de hoy ya no les interesa “hacer línea de carrera” sino elegir a la empresa que les da un propósito. Por eso ya no son empleados, sino colaboradores.

• ¿Cada vez será más difícil retener talento?

Muchísimo. Las generaciones del futuro elegirán dónde trabajar y cómo quieren trabajar. El trabajo de la compañía será  buscar a personas que tengan afinidades y propósitos similares a los suyos.

• ¿Cuál es la tendencia del futuro en el trabajo de oficina?

El profesional independiente, alguien que te ayudará a ti, pero que no será completamente “tuyo”. Las empresas deberían darle a este profesional las comodidades propias de su generación para crear en él un sentido de pertenencia con la empresa. Al Centenniall no le interesará que seas un banco y le pagues para trabajar, sino que el propósito del banco, por ejemplo, sea dar créditos a las personas… Es decir, que su objetivo sea compatible con tus valores.

• ¿Los espacios de Coworking están funcionando?

Los Coworking son negocios que han llegado para quedarse, pero entenderlo en Perú está tomando tiempo. Los peruanos todavía sentimos recelo de trabajar en espacios compartidos y no entendemos muy bien el sentido de colaboración de los Coworking, que es justamente generar trabajo con distintas empresas.

• ¿Hay alguna contra?

Quizás que el índice de rotación de trabajo aumenta, pues estas personas están constantemente expuestas a que otra compañía se las lleve. Pero, como digo, en el futuro las personas trabajarán con distintas compañías a la vez.

• ¿Cómo vez la irrupción cada vez más fuerte de la Inteligencia Artificial en el trabajo?

Será esencial. En Contract Workplaces, por ejemplo, estamos próximos a lanzar “Black Mirror”, una app que funciona con AI, en la que puedes buscar los edificios más atractivos de Lima según tus necesidades (costo, metraje, lugar, etc.). Otras tecnologías como el Big Data y el Internet de las Cosas ayudan a ello. En el Perú ya existen empresas que no tienen recepcionistas, sino una pantalla programada para atendernos, eso es AI.

• ¿Las próximas oficinas tienen que ser sí o sí inteligentes?

Es inevitable. Necesitamos más implementos tecnológicos, rapidez, eficiencia y comunicación constante por la tendencia colaborativa. Sin tecnología, será imposible avanzar.