Las últimas tendencias en espacios de trabajo

Residuos en la oficina

El tema de los residuos nos afecta a todos porque todos los producimos. Cualquier producto o servicio que consumimos requiere recursos naturales y, en poco tiempo, termina produciendo grandes cantidades de desechos. Estamos consumiendo materias primas a un ritmo superior al que tiene la Tierra para renovarlas. Para ayudar a mitigar este problema y evitar la acumulación de residuos en la oficina es posible adoptar distintas estrategias: la reducción de la generación de basura, la reutilización, el reciclaje, y un cambio en nuestra mentalidad como consumidores responsables.

El ritmo al que se consume en las sociedades modernas tiene un alto costo, tanto en términos del uso de los recursos como en la producción de residuos y contaminación. Sin embargo, nuestro sistema económico aún parecen basarse en el consumo, lo cual requiere un constante recambio y genera toneladas de desechos.

Pero para cambiar estos patrones de consumo desmedido y ayudar a mitigar todas las consecuencias que esto trae aparejado (presión sobre los recursos naturales, generación de basura, contaminación, etc.), también es importante un cambio en la conducta del consumidor. Para ello se necesita una mayor y más clara información sobre el impacto que pueden generar los cambios en los hábitos de consumo, saber cuáles son los productos con mejor desempeño, cómo hacer un uso más eficiente y cuál es la forma más limpia de deshacerse de ellos. En resumen: debemos convertirnos en consumidores responsables.

¿Qué hacemos con los residuos?

El vertedero es la forma más antigua de tratamiento de los residuos y la opción menos deseable debido a los potenciales efectos adversos que puede tener. El más grave de ellos es la producción y liberación en la atmósfera de metano, un potente gas de efecto invernadero, 25 veces más potente que el dióxido de carbono. Pero a pesar de todos los problemas que acarrea, sigue siendo la forma más común de eliminación de residuos en la mayoría de los países.

Sin embargo, gran parte de los residuos que tiramos se puede reciclar. El reciclaje reduce la cantidad de desperdicios que terminan en los vertederos al mismo tiempo que disminuye la presión sobre el medio ambiente. La reutilización, consistente en el uso repetido de productos y componentes para el mismo fin para el que fueron concebidos, es otra opción para disminuir la cantidad de desechos. Con el reciclaje también se ahorra energía: una lata de aluminio reciclado, por ejemplo, ahorra el 95% de la energía necesaria para hacer una lata nueva a partir de materia prima.

En las oficinas, los residuos que se generan están compuestos principalmente por papel y cartón, los cuales representan el 90% del total de los desechos que se producen (Leer nota “La Oficina Sustentable”). Los residuos peligrosos compuestos por el tóner de impresoras, los cartuchos de tinta, las pilas y baterías, las lámparas fluorescentes en desuso, etc., necesitan una gestión especial y representan el 5% de total de los residuos de una oficina. Las botellas y envases de plástico y vidrio, y las latas representan el 3% mientras que los residuos orgánicos abarcan el 2% de todos los residuos de una oficina.

Buenas prácticas

• Aplicar la “Regla de las tres R”: Reducir, Reutilizar y Reciclar.
• Instalar contenedores para la separación de residuos.
• Evitar el uso de material descartable tal como cubiertos, vasos y botellas de plástico. Es mejor utilizar vasos y tazas de vidrio o loza.
• Donar todo aquel material de oficina que ya no se utilice y esté en buen estado: equipamiento de oficina, computadoras, impresoras, etc.
• Ser consumidores responsables.
• Aceptar el compromiso de un consumo responsable no plegándose irreflexivamente a los dictados de la moda y los mercados.
• Consumir solo aquello que sea necesario, reciclando, reusando y reparando cuando sea posible.
• Adquirir productos con envases reutilizables (por ejemplo: envases rellenables para productos de limpieza, etc.).
• Reducir al máximo el uso del papel.

Dado que se trata de uno de los mayores residuos que se generan, las empresas pueden poner en práctica una serie de pautas tendientes a disminuir el consumo de papel, lo cual no solo traerá aparejado una reducción del impacto ambiental sino también importantes beneficios económicos:

• Archivar la información en forma digital y hacer el mínimo de copias en papel.
• Los documentos que no sean definitivos se pueden corregir en pantalla y/o guardar como borradores en la PC; de esta manera se ahorra tinta y papel.
• Usar las dos caras del papel y, si es posible, hacer reducciones de los originales para disminuir el uso del recurso antes de reciclarlo.
• En la medida de lo posible, moderar el uso de la impresora. En algunas empresas se establece un cupo mensual por persona. De esta manera se imprime solo lo que es verdaderamente imprescindible.
• Evitar la mala utilización y el derroche del material de oficina.
• No tirar cosas que aún sirven.
• Reciclar los cartuchos de tóner y tinta. Los cartuchos reciclados disminuyen su costo hasta en un 50%.
• Disposición de residuos de aparatos eléctricos y electrónicos.

Los avances tecnológicos han contribuido a que la generación de residuos electrónicos sea más grande que nunca. La seguridad en su recolección y gestión es esencial, ya que a menudo contienen sustancias peligrosas tales como metales pesados que pueden causar problemas de contaminación y de salud.

Es importante promover la responsabilidad del fabricante, quien debe hacerse cargo de la eliminación, reutilización o eventual recuperación del producto. Un programa de Responsabilidad Extendida del Productor (REP) tiene como objetivos fundamentales: la mejora en el diseño de los productos y sus sistemas; la alta utilización de productos y materiales de calidad a través de la recolección, tratamiento y reutilización o reciclaje de manera ecológica y socialmente conveniente.

En la Unión Europea ya se han sancionado normativas de responsabilidad extendida del productor, que se están expandiendo a la mayoría de los países más industrializados. En los países de América Latina, hasta el momento prácticamente no existe ninguna infraestructura formal para hacer frente a la basura electrónica y gestionar este tipo de residuos.

Fuente: FM&Workplaces #74

La transformación digital

Hoy asistimos al surgimiento de numerosas tecnologías disruptivas que están transformando los mercados y cambiando radicalmente el comportamiento tanto de clientes como de empleados. Para aquellas empresas que quieran sobrevivir en este contexto, la transformación digital es el proceso que les permitirá evolucionar y adaptarse a los nuevos modelos emergentes. Se trata de una tendencia que está provocando un cambio profundo desde el interior de las organizaciones, impulsada tanto por la tecnología como por la evolución de los patrones de comportamiento de las personas. La clave para superar con éxito la carrera del darwinismo digital será comprender cómo la gente usa la tecnología a fin de crear una estrategia consistente, alineada con los objetivos de la organización y con la mira puesta en la creación de valor.

Desde el surgimiento de Internet, los avances tecnológicos se han sucedido de forma acelerada transformando los mercados y cambiando radicalmente el comportamiento y los hábitos de las personas en todos los ámbitos.

La aparición de estas nuevas formas de consumir, de relacionarse y de trabajar ha llevado a las empresas a replantearse la forma en la que operan: las compras, la facturación, el intercambio de documentos, las comunicaciones internas y con los clientes, por citar solo algunas tareas, ya están siendo realizadas por Internet a través de millones de dispositivos conectados a la red. Las empresas que sean capaces de integrar sus actividades en la Web junto con todos los otros canales de negocio estarán entre aquellas capaces de crear más valor y progresar.

El camino de la evolución tecnológica

Vivimos en un era de cambios profundos y constantes que se están acelerando a medida que transitamos por la revolución tecnológica, social, económica y política más profunda, amplia y rápida que jamás haya ocurrido. Hoy asistimos al surgimiento de numerosas tecnologías disruptivas que están transformando los mercados y cambiando radicalmente el comportamiento de los consumidores y los empleados.

Las “Leyes de la Disrupción”, enunciadas por Larry Downes, expresan claramente esta nueva realidad: mientras que los sistemas sociales evolucionan de manera incremental la tecnología lo hace de forma exponencial, creando una brecha que posibilita los cambios discontinuos y revolucionarios.

Varios expertos anticipan que aquellas organizaciones que no se adapten al ritmo que imponen estas transformaciones, eventualmente se extinguirán. Es lo que algunos han dado en llamar, tomando una metáfora del mundo biológico, un proceso de “darwinismo digital”.

Aquellas empresas que quieran sobrevivir en este nuevo escenario deberán evolucionar y adaptarse a los nuevos modelos de negocios que están surgiendo. La transformación digital, impulsada tanto por la tecnología como por la evolución de los patrones de comportamiento de las personas, apunta a provocar el cambio necesario desde el interior de las organizaciones.

La transformación digital

A medida que el mundo evoluciona y la tecnología se convierte en un elemento permanente dentro de la vida cotidiana, las organizaciones enfrentan una creciente necesidad de actualizar sus estrategias, procesos y metodologías para reflejar esos cambios dentro del negocio. La transformación digital de las empresas es la respuesta para adaptarse a esta avalancha de nuevas tecnologías que están modelando el comportamiento de clientes y empleados.

Las investigaciones muestran que existen algunos factores que están catalizando la transformación digital. Varias tecnologías disruptivas están convergiendo para conformar lo que Fred Wilson llama el “Triángulo de oro de la disrupción”: las aplicaciones en tiempo real, los medios de comunicación social y las tecnologías móviles. En la intersección de estas tecnologías ha surgido una tendencia que ha alterado la forma en la que las personas se conectan, se comunican, y descubren información relevante, lo que está dando lugar a grandes cambios en la manera en la que las empresas llegan al cliente y a los empleados.

Soluciones en tiempo real

Actualmente existe una gran variedad de herramientas que permiten responder a las demandas de clientes y empleados en tiempo real. El acceso a soluciones de análisis de Big Data cada vez más asequibles puede otorgar a las organizaciones una mayor capacidad de respuesta sincrónica.

En los espacios de trabajo, los límites entre la tecnología, las instalaciones y el edificio empiezan a desdibujarse. Una red de sensores a lo largo del espacio físico permite recopilar información acerca del grado de ocupación, iluminación, temperatura, humedad y otros indicadores clave que pueden servir para mantener las condiciones operativas en niveles confortables y eficientes, mejorar la utilización del espacio y disminuir los costos de mantenimiento. El sistema evalúa la información que recibe y ajusta los parámetros en tiempo real.

También han surgido varias aplicaciones móviles que permiten ubicar espacios de trabajo disponibles para compartir. Los trabajadores móviles pueden buscar, en tiempo real y en base a su ubicación geográfica, un lugar para trabajar o reunirse cuando, donde y como ellos quieran.

Redes sociales

Desde hace décadas, la gente ha estado utilizando distintos tipos de redes sociales para crear, compartir e intercambiar información e ideas. Pero, desde la llegada de Facebook al escenario tecnológico, han alcanzado una popularidad sin precedentes.

Esto ha concitado el interés de las empresas que han visto en ellas una oportunidad para mejorar la comunicación y la colaboración entre sus clientes y empleados. También han descubierto que las redes sociales presentan una gran oportunidad para la construcción de marca. Según Jody Nimetz, hay cinco acciones importantes que las empresas pueden desarrollar dentro de los medios de comunicación social: crear conciencia de marca, gestionar la reputación en línea, reclutar los mejores talentos, aprender acerca de las nuevas tecnologías y de los competidores, y generar oportunidades de negocios.

Además, se han establecido las llamadas “redes sociales corporativas” con el objetivo de promover la colaboración a través de las estructuras jerárquicas y geográficas dentro de la organización, proporcionando apoyo a las redes informales existentes, cruciales para la colaboración y la creatividad. El establecimiento de estas redes sociales podría influir fuertemente en los resultados y la productividad.

Movilidad

Actualmente, los dispositivos móviles son compañeros inseparables en la vida personal y profesional de millones de personas en todo el mundo. Permiten no solo comunicarse con otras personas sino también realizar una enorme cantidad de actividades gracias a su conectividad a Internet. Un smartphone de hoy tiene más potencia de cálculo que un mainframe de los 70, que tenía el tamaño de una habitación.

Este acelerado desarrollo tecnológico favoreció la consolidación de nuevos estilos de trabajo móvil transformando el concepto de la oficina tradicional. Hoy, las organizaciones cuentan con una plantilla cada vez más dispersa geográficamente que necesita una estrecha interacción con los colaboradores y clientes. El trabajo se lleva a cabo donde sea que las personas estén.

En este contexto resulta imprescindible que las empresas aumenten la inversión en infraestructura tecnológica y en herramientas de colaboración a fin de facilitar el acceso a los recursos corporativos de su nueva fuerza laboral móvil, al mismo tiempo que la superficie de las oficinas disminuye.

Conclusiones

El desarrollo de nuevas tecnologías disruptivas está marcando una era de “darwinismo digital” en la que la tecnología y la sociedad están evolucionando más rápido de lo que las empresas pueden hacerlo. Para evitar ser devoradas por la velocidad de los cambios, algunas organizaciones ya están dirigiendo sus esfuerzos hacia la transformación digital, una tarea consistente para adaptarse tanto a las tecnologías emergentes como a los nuevos hábitos y comportamientos que están surgiendo entre clientes y empleados.

La alta movilidad está transformando la oficina tradicional en un espacio para el encuentro y la colaboración mientras que las plataformas de comunicación instantánea, la videoconferencia y la telepresencia permiten la comunicación en tiempo real de los equipos dispersos geográficamente evitando gastos y pérdidas de tiempo.

El objetivo de la transformación digital es, en definitiva, utilizar la tecnología para mejorar la experiencia de las personas e introducir nuevos modelos de trabajar y de hacer negocios. De esta forma se amplían las oportunidades, mejoran los procesos y se satisfacen las necesidades y expectativas de los nuevos clientes y empleados digitales, cada vez más conectados y exigentes.

Fuente: FM & Workplaces #77

¿El auge del trabajador omnicanal reformulará el Real Estate corporativo?*

A medida que más organizaciones adoptan un modelo híbrido o de “trabajo desde cualquier lugar”, ¿qué significa esto para el futuro de la oficina? Un nuevo informe del desarrollador australiano Mirvac sugiere que existen paralelismos con la venta minorista omnicanal.
Un nuevo escenario “omnicanal” para el trabajo está surgiendo a raíz de la pandemia global que podría cambiar la forma en que se utilizan los edificios de oficinas en el futuro, según un nuevo informe del desarrollador australiano Mirvac.

El informe, ‘De la oficina a la omnicanalidad: el ascenso del trabajador omnicanal en la era digital’, explica cómo la aceleración de una tendencia hacia un trabajo más flexible y desde casa en medio de la crisis de Covid-19 ha demostrado el potencial y la capacidad para que los empleados trabajen en cualquier lugar utilizando tecnologías virtuales basadas en la nube. Esto, a su vez, está allanando el camino para un enfoque de trabajo omnicanal en el que los empleados colaboran en un continuo de tiempo, espacio y lugar.

Experiencia del cliente en el trabajo
El trabajo omnicanal toma su nombre de la venta al por menor o el comercio omnicanal, que ha sido adoptado con éxito por muchas grandes marcas y proporciona una experiencia de cliente única y fluida en todos los canales. Este paralelo minorista es valioso porque proporciona al lugar de trabajo un precedente útil en la combinación de canales físicos y digitales. El trabajo omnicanal sustituye la experiencia y la lealtad del cliente por la experiencia y el compromiso de los empleados.

El informe de trabajadores omnicanal se creó en asociación con WORKTECH Academy y se presentó en la conferencia virtual Workplace Innovation APAC de WORKTECH el 25 de marzo de 2021. Explora los parámetros de este nuevo modelo de trabajo y describe casos de estudio clave que demuestran cómo los grandes empleadores ya están respondiendo a estos cambios.

Si bien la oficina corporativa sigue siendo un componente central del modelo omnicanal, el ecosistema se amplía para abarcar varios otros canales de trabajo, cada uno con una función específica. El informe analiza la aparición del modelo omnicanal en el contexto de proporcionar más flexibilidad, opciones y experiencia constante en el trabajo, y equilibrio en la vida laboral.

Destaca la importancia continua de la propiedad de oficinas dentro de este nuevo modelo como un centro para la cultura, la innovación, el aprendizaje y la producción. También examina las tecnologías habilitadoras que respaldarán el modelo, asegurando transiciones fluidas entre diferentes canales, permitiendo colaboraciones creativas, impulsando la igualdad digital y utilizando conocimientos basados en datos para comprender y responder a nuevos patrones de trabajo.

Implicancias para las empresas
El auge del trabajo omnicanal tiene implicaciones importantes para las organizaciones en términos de apoyo a la productividad y el bienestar de sus empleados. El informe analiza los ajustes que deberán realizarse en términos de mentalidad corporativa y estrategia de liderazgo. Se comparten historias sobre cómo empresas tan diversas en Spotify, UniCredit, Facebook, Scotiabank, GitLab, Telstra, Atlassian y LinkedIn se están preparando para un futuro omnicanal.

El informe concluye con sugerencias y consejos para las organizaciones. Estos se relacionan con el uso de su cartera de propiedades como plataforma y el uso de datos para dar forma y seleccionar nuevas experiencias laborales. La investigación de Mirvac con WORKTECH Academy sugiere que el trabajo omnicanal no se trata de una compensación entre los canales físicos y digitales, sino más bien de un proceso de transformación digital que a su vez ofrece a los trabajadores una opción más amplia de lugares físicos en los que trabajar.

Nota extraída de Worktech Academy

Di la palabra: preparándonos para el léxico de trabajo de 2021

Con las nuevas formas de trabajar surge un nuevo diálogo en el lugar de trabajo. WORKTECH Academy reúne algunas de las palabras clave para el nuevo año.

WFA (“Working From Anywhere” o “Trabajar desde cualquier lugar”)

Si bien WFH (“Work From Home” o “Trabajar desde casa”) fue la palabra de moda de 2020, “Trabajar desde cualquier lugar” ocupará su sitio en el diccionario corporativo en 2021. A medida que las personas comiencen a trasladarse más allá de sus hogares a ubicaciones “en cualquier lugar”, esto se convertirá en la nueva norma en 2021.

Nueva Normalidad o New Normal

Hablando de la nueva normalidad, esta palabra de moda entró en el vocabulario de la mayoría de las personas durante 2020. En 2021, la frase cobrará más impulso a medida que “la nueva normalidad” se convierta en una realidad y la gente se adapte a sus nuevas rutinas.

Asincrónico

Esta palabra se usará cada vez más a lo largo de 2021 a medida que los empleados comiencen a administrar más su propio tiempo. “Asincrónico” significa hacer algo en el momento que mejor se adapte a usted y a su horario de trabajo, en lugar de hacerlo en conjunto con otros.

Zoombies

Esto se refiere a la fatiga que uno siente después de una serie constante de llamadas virtuales. A medida que tanto el trabajo como la vida social continúan avanzando a través del medio de la videoconferencia, podemos encontrar que 2021 nos convierte a todos en “Zoombies”.

Pared digital

Esta es la barrera entre nosotros y nuestros compañeros de trabajo que puede impedir una buena comunicación del equipo. El trabajo remoto puede significar tiempos de respuesta retrasados, fallas técnicas y falta de contexto compartido. Derribar el muro es difícil.

Trabajo híbrido

El futuro del trabajo es “híbrido”, o eso seguimos escuchando. Pero, ¿qué significa? El trabajo híbrido simplemente implica una fuerza laboral que se divide entre trabajar de forma remota y trabajar en la oficina, lo que permite a los empleados elegir y tener autonomía sobre dónde les gustaría trabajar.

Pospandémica

Una frase que a todos les gustaría que se hiciera realidad en 2021, se refiere a nuevas formas de trabajo y vida una vez que el Covid-19 deje de ser una amenaza fatal. En el lugar de trabajo, muchos diseñadores y arquitectos crearán visiones para una oficina pospandémica en 2021.

Trabajo localizado

Como las personas están restringidas a un pequeño radio alrededor de sus hogares, viajan menos a los distritos comerciales centrales y en su lugar utilizan espacios en su área local para trabajar. Como resultado, los desarrolladores están considerando el concepto de ciudad de cinco minutos en el que todo lo que una persona necesita en su vida diaria debe estar accesible con una caminata de cinco minutos desde una parada de transporte público.

Doomscrolling

En un momento sombrío acosado por constantes emergencias de salud pública y consecuencias políticas, esta práctica se refiere a desplazarse por su teléfono inteligente para obtener la última dosis de malas noticias.

Fuente: Worktech Academy

La era del escritorio permanente ha terminado

Por Víctor Feingold, Presidente de Contract Workplaces

Cuando muchas empresas en Latinoamérica aún se resistían a incorporar las nuevas tendencias en sus espacios de trabajo –en los que se mantenía la asignación de los puestos de acuerdo con las jerarquías y se condenaba a los colaboradores a ocupar el mismo sitio durante toda la jornada laboral, con horario fijo–, como un tsunami llegó la pandemia y el confinamiento. De un día para el otro nos vimos obligados a cambiar drásticamente la forma de trabajar incorporando el teletrabajo y los equipos virtuales a la rutina diaria.

Hoy estamos invitados a considerar el futuro del trabajo como un juego de suma cero, con personas que dejan de ir a la oficina para realizar sus tareas desde el hogar. Sin embargo, esto no significaría más que intercambiar un conjunto de problemas por otros.

Claramente, existen muchos beneficios cuando hablamos de trabajar desde casa: flexibilidad horaria, un mejor balance entre la vida personal y laboral, la eliminación de tiempo muerto y costos de traslado, el descongestionamiento vehicular y una menor polución ambiental en las ciudades, y el ahorro en vestimenta y comidas junto con la posibilidad de trabajar concentrados sin ser interrumpidos.

Pero también sabemos que la mayoría de las personas no cuentan en su casa con el espacio ideal: ambientes reducidos, falta de ergonomía en el mobiliario, problemas de conectividad y distracciones permanentes con la pareja, los niños, las mascotas y los quehaceres domésticos.

Y si bien muchos de estos inconvenientes podrían tener algún tipo de paliativo, lo cierto es que hay otros efectos secundarios asociados al teletrabajo tales como el aislamiento, el sedentarismo, la perdida de capital social de los equipos de trabajo y el sentido de pertenencia a la organización que son más difíciles de manejar.

Por otra parte, nadie ignora que –tecnología mediante– hoy los limites entre las esferas de la familia, el trabajo, los amigos y el ocio están desdibujados, y que hay una suerte de disponibilidad las 24 horas del día que no solo nos hace trabajar más tiempo sino que también son el perfecto caldo de cultivo para la ansiedad y el estrés. Varias investigaciones y encuestas recientes coinciden en que la gente prefiere volver a la oficina por abrumadora mayoría, pero que les gustaría ver cambios significativos.

Durante el confinamiento, tanto las empresas como los empleados nos “alfabetizamos” digitalmente y aprendimos nuevas formas de relacionarnos y de trabajar que no estaban en el horizonte cercano. Es hora de capitalizar lo que aprendimos haciendo.

Después de la experiencia extrema que hemos vivido durante 2020 deberíamos reevaluar el mundo que hemos creado y pensar en cómo deberíamos hacerlo mejor. Pero sería una mala idea ir de un extremo al otro: un buen balance será la clave.

Hoy, las empresas tienen la oportunidad (y la necesidad) de adoptar una cultura de trabajo más ágil que no solo incluya políticas de trabajo más flexibles, sino que también revalorice las conexiones entre las personas y brinde los mejores espacios para compartir experiencias que faciliten el trabajo colaborativo y la innovación. Es en estos ecosistemas, a través de las reglas de convivencia y la ética de cada organización, donde se genera el fermento del que surgen el sentido de pertenencia, la idea de propósito, el compromiso y la identidad corporativa.

Pero no hay que perder de vista que se trata de un proceso dinámico que requiere un esfuerzo continuo. En cualquier tipo de organización la cultura se desarrollará espontáneamente, ya sea por acción u omisión. Si no se le presta atención al proceso, a medida que pase el tiempo evolucionará por su cuenta con el riesgo que supone dejar el progreso de esta estratégico atributo al azar.

El espacio de trabajo puede ser una excelente herramienta de gestión para las compañías, pero solo en la medida en que esté alineado con su cultura y su identidad, sea seguro, dinámico, flexible, saludable y estimulante. Y, afortunadamente, hoy las neurociencias nos brindan una inestimable cantidad de información científica que nos permite adoptar una variedad de opciones a la hora de diseñar las mejores oficinas. Contamos con los conocimientos y las evidencias necesarios sobre la mejor forma de distribuir el espacio, administrar la iluminación y las vistas al exterior, y definir las texturas, patrones, formas y colores que utilizaremos para generar un ambiente de trabajo que promueva más eficazmente el bienestar físico y mental de las personas. Esto redundará en una mayor satisfacción y, por ende, una mayor productividad de los ocupantes.

Se trata de una inversión “pequeña” (comparada con los salarios) que se capitaliza rápidamente en resultados medibles.

La llegada de las nuevas generaciones al mercado laboral también ha significado un cambio de rumbo en las estrategias del lugar de trabajo. Hoy, los jóvenes talentos que ansían integrar Ingresos + Pasión + Propósito + Estilo de Vida, han roto definitivamente con el mandato de buscar un trabajo estable. Sin embargo, en los tiempos que corren –tan volubles, impredecibles y llenos de incertidumbre–, las empresas necesitan imperiosamente captar y retener al mejor talento para surfear con éxito unos mercados que se presentan cada vez más cambiantes y fragmentados, disponiendo de grupos de trabajo estimulados, versátiles y empoderados.

Es aquí donde la oficina empieza a jugar un rol clave: es el lugar (nuestro lugar) que nos identifica como equipo y nos reúne cara a cara.

Lo cierto es que los tiempos que corren demandarán cada vez más flexibilidad en cuanto a la inversión, los plazos y la cantidad de superficie a ser utilizada por las empresas. Es por esto que el Real Estate Corporativo necesitará adaptarse rápidamente a esta demanda con nuevos formatos y productos bajo amenaza de un aumento en la vacancia y una caída en los precios de arriendo.

Como ha sucedido en otras industrias donde lo importante es el uso del bien y no la posesión del mismo (Uber, Airbnb, Software, Coliving, etc.), en esta “nueva normalidad“, que no es más que la profundización de tendencias que ya estaban en marcha, un gran porcentaje del stock inmobiliario mutará a la modalidad Office as a Service (OaaS). El trabajo flexible también necesitará de espacios flexibles.

Cultivar la cultura del bienestar: cinco pasos para mejorar el bienestar de los empleados*

La conversación sobre el bienestar en el lugar de trabajo es cada vez más fuerte. Las empresas se están dando cuenta de que las estrategias de bienestar empresarial necesitan un enfoque multidimensional para apoyar a los empleados.

Tradicionalmente, se les decía a los empleadores que valoraran el bienestar físico de sus empleados, pero en los últimos años se ha hecho evidente que hay mucho más en juego cuando se trata de la salud y la felicidad general de los empleados.

Con el estrés laboral en su punto más alto, muchas empresas se están dando cuenta de los beneficios de centrarse en aquellas facetas que en general se pasan por alto cuando se habla del bienestar de los empleados. Las iniciativas de bienestar corporativo se extienden mucho más allá de las membresías con descuento en gimnasios y algunas plantas en la oficina, ahora incluyen importantes incentivos para los empleados e incluso “cápsulas para la siesta” en el lugar de trabajo.

Sin embargo, el bienestar no solo significa qué tan en forma están los empleados. Hay muchos aspectos diferentes que deben abordarse en una estrategia de bienestar integral dentro de las organizaciones, lo cual hará sentir a los empleados más conectados con la empresa y, potencialmente, les proporcionará la sensación de un propósito sólido, que debería reflejarse en un mejor desempeño y productividad.

Cultura del lugar de trabajo

Los entornos de trabajo son fundamentales para el desempeño de los empleados pero, a pesar de que el 94 por ciento de los ejecutivos cree que la cultura de la empresa es vital para el éxito de su organización, a menudo esto se pasa por alto.

La cultura del lugar de trabajo no es solo cómo opera la empresa y la cara pública que presenta, sino cómo trata a sus empleados y cómo sus empleados ven el negocio. Una cultura empresarial coherente y bien definida conduce a una mayor retención de empleados y una fuerza laboral más feliz. Sin embargo, construir esa cultura rara vez es simple y requiere mucho trabajo, por lo que es importante que esto sea algo que se incorpore lentamente en su estrategia. Una cultura de oficina positiva y trabajadora no se crea de la noche a la mañana. Primero se debe poner el foco en el empleado y luego en el trabajo. Cultivar una cultura competitiva no es necesariamente algo malo, pero es importante que los empleados sepan que no tienen que trabajar hasta el hueso para poder progresar. Aunque la cultura del lugar de trabajo es difícil de cuantificar y medir, una cultura de oficina deficiente puede ser perjudicial para una empresa.

La cultura del lenguaje

Puede parecer una cosa pequeña, pero a menudo es tan importante cómo un empleador les habla a sus empleados como lo que les dice. La adopción de ciertas frases y tonos comunes puede hacer que los empleados sientan que están siendo microgestionados y que no poseen ninguna autonomía. Dependiendo de la jerarquía existente en el lugar de trabajo, se debería considerar cambiar la forma en que se refieren entre sí en la oficina, para que los empleados se conviertan en ‘compañeros de equipo’ y los gerentes en ‘líderes’. Es un pequeño cambio, pero un lenguaje comercial compartido más coloquial y positivo puede unir a las personas.

Bienestar financiero

Los empleadores son directamente responsables del bienestar financiero de sus empleados. El bienestar financiero no se trata solo de cuánto se le paga a los empleados, sino de cómo se los ayuda a administrar su situación financiera. Dado que el 71 por ciento de los empleados admite que las finanzas personales son una fuente clave de estrés en sus vidas y el 58 por ciento de los empleadores descubre que esto lleva a que los empleados tengan tiempo libre en el trabajo, el bienestar financiero debería ser un componente clave en cualquier estrategia de bienestar. También es relativamente sencillo incorporar un plan de bienestar financiero en la oficina para educar a los empleados y reducir el estrés. Con ciertos estigmas en torno a hablar sobre el dinero y las situaciones financieras en el trabajo, superar esta barrera para mejorar el bienestar financiero es primordial.

Soporte emocional

La salud mental y la productividad van de la mano, los estudios han encontrado que la productividad se puede aumentar hasta en un 12 por ciento cuando se aumenta el bienestar mental en el lugar de trabajo. Las organizaciones se están dando cuenta de la idea de que necesitan invertir en recursos para asegurarse de que la fuerza laboral esté mental y físicamente sana. Las organizaciones pueden abordar la salud mental a través de clases de meditación en el lugar, comunicación transparente y horarios de trabajo más flexibles. El manejo del estrés también es una parte importante para ayudar al bienestar mental; abordar el bienestar mental puede contribuir a la creación de una cultura empresarial positiva general.

Vida saludable

Finalmente, un cuerpo sano a menudo conduce a una mente sana y una mente sana significa trabajadores felices y productivos. Cosas pequeñas como fomentar una alimentación saludable en el trabajo y sugerir que sus equipos vayan en bicicleta al trabajo en lugar de conducir o tomar el transporte público es un excelente lugar para comenzar. Ofrecer incentivos como esquemas de compra de bicicletas subsidiados o pases de autobús es una excelente manera de mejorar la aceptación de estos esquemas. Incluso podría ir tan lejos como instalar un gimnasio en la oficina y asignar tiempo al gimnasio como incentivo para mejorar la moral y la salud física de los empleados.

En última instancia, los puntos anteriores tienen que ver con darle más autonomía a su equipo y ofrecer un sistema de apoyo que opera en varios niveles. Todo se reduce a la cultura y si puede fomentar esa cultura de positividad de apoyo dentro de su fuerza laboral.

*Artículo extraído de Worktech Academy

Higiene versus interacción humana

Por Kasia Maynard* para Worktech Academy

Gran parte de nuestra vida laboral en las ciudades se basa en un modelo de servicios compartidos. ¿Qué sucede ahora que el coronavirus ha ensombrecido la planificación urbana y laboral?

La comodidad, la facilidad y la flexibilidad son los factores comunes que han impulsado el crecimiento de la economía colaborativa en los últimos años. El cambio de paradigma de los modelos tradicionales de propiedad a los servicios compartidos ha arrasado en el mundo desde que Uber y Airbnb lanzaron sus modelos a finales de la década de los noventa. Diez años después, nos hemos acostumbrado a tomar un taxi con un clic y a hacer una reserva para alojarnos en la casa de otras personas a través de la facilidad de una aplicación, todo como parte de un estilo de vida “sin ataduras” que hace que la vida urbana sea tan fluida.

Más recientemente, la economía colaborativa ha penetrado en el ámbito laboral con la llegada de los espacios de trabajo compartidos (coworking) y los clubes de miembros para hacer networking. Se esperaba que la tendencia hacia más espacios compartidos adaptados a industrias específicas para aprovechar redes profesionales sólidas creciera exponencialmente en los próximos diez años, con muchas empresas dando la vuelta a todo su modelo de negocio para adaptarse a un mundo donde la gente preferiría alquilar, en vez de tener un espacio propio.

Ahora el coronavirus amenaza a todo el modelo comercial de intercambio, ya que el distanciamiento social y la higiene se convierten en prioridades clave para la supervivencia. El transporte y los espacios de trabajo compartidos ahora parecen vectores de enfermedades a medida que salen a la luz más pruebas sobre cómo compartir aumenta la propagación de infecciones y gérmenes. A medida que las personas planifican una ciudad posterior al Covid-19, ¿qué significa esto para la urbanización y las amenities compartidas?

Reevaluación del desarrollo sostenible
En un mundo en el que la gente será más reacia a compartir el espacio, esto plantea problemas para los urbanistas que han estado trabajando para crear espacios para la interacción humana. A medida que la urbanización se vuelve más intensa, la densificación se consideró una medida esencial para mejorar la sostenibilidad ambiental. Se ha demostrado que las ciudades más densas son más eficientes energéticamente. Ahora hay un conflicto entre la salud pública y la sostenibilidad ambiental.

Este conflicto determinará cómo interactuamos y trabajamos en nuestras ciudades. Un impacto significativo que ya se ha materializado es la dispersión de la mano de obra. Como las personas se ven obligadas a trabajar desde casa, muchas empresas están considerando implementar una política de trabajo flexible más permanente dentro de su organización. Esto tendrá implicaciones en la forma en que los empleados interactúan y se relacionan con el edificio de oficinas, con evidencia que sugiere que las personas normalmente realizarán trabajo individual en casa o fuera de la oficina, mientras que el trabajo en equipo y la colaboración se producirán dentro del lugar de trabajo.

Intensificación de lo digital
A medida que los empleados comiencen a regresar a la oficina, también habrá una mayor sensación de higiene y limpieza. Esto puede provocar una reacción violenta contra el diseño típico de planta abierta de filas y filas de escritorios llenos, ya que la gente quiere su propio espacio limpio. Las organizaciones no solo tendrán que colocar la limpieza a fondo como una de las prioridades de su lugar de trabajo, sino que también deberán asegurarse de que la oficina no esté demasiado ocupada hasta el punto en que las personas se sientan incómodas.

En este sentido, la implementación de tecnología inteligente en los edificios se intensificará ya que las personas dependerán de los datos en tiempo real para comprender las horas pico en la oficina y medir dónde se encuentran las áreas de mayor riesgo en el edificio. A una escala urbana más amplia, el big data puede ayudar a predecir a dónde llegarán los clústeres de transmisión, una estrategia que ya se ha implementado en algunas ciudades de China.

El impacto de compartir
Si asumimos que la pandemia cambiará la interacción que tenemos con nuestras ciudades y nuestros lugares de trabajo, sin duda tendrá un impacto significativo en la economía colaborativa. En algunos casos, como el transporte público, la economía colaborativa es inevitable. Pero, ¿cómo afectará a la forma en que las personas utilizan los entornos de oficina y los espacios de trabajo compartido? Si las personas se muestran reacias a compartir espacio, ¿cuál es el siguiente paso?

Por el momento, hay más preguntas que respuestas; y como ocurre con todas las cosas inciertas, hay dos lados de la historia. Si bien algunas personas creen que esto supondrá la desaparición del coworking y los clubes de miembros, otras adoptan un punto de vista más optimista.

Sin duda, las personas estarán hiperconscientes de su espacio personal y de las superficies que tocan cuando regresen al trabajo. Si bien el proceso de limpieza en las oficinas ahora tendrá que ser más minucioso, el personal de limpieza aún no limpiará a fondo los escritorios individuales porque contienen artículos que pertenecen a los empleados, como documentos importantes en bufetes de abogados. Por lo tanto, la responsabilidad recaerá en el individuo para desinfectar adecuadamente su espacio. Sin embargo, en entornos de escritorio compartido y coworking, la política de escritorio limpio garantiza que el personal de limpieza pueda entrar y desinfectar completamente el área que se usó durante todo el día para garantizar que cada individuo llegue a un espacio de trabajo completamente limpio.

Si el lugar de trabajo se convertirá en un centro de interacción social y a medida que las personas se adapten a una nueva forma de trabajar, será la interacción social lo que anhelen más que un escritorio. Los proveedores de coworking deberán asegurar a sus miembros que se están tomando en serio el distanciamiento social y la limpieza, al tiempo que ofrecen formas seguras para que las personas se conecten.

En última instancia, las empresas que han creado confianza con sus miembros serán las más exitosas en su transición desde el modelo de negocios previo al Covid-19 hacia un nuevo centro de negocios sociales donde la comodidad, la conexión y la limpieza pueden coexistir.

*Kasia Maynard es escritora e investigadora para Worktech Academy y se especializa en explorar tendencias relacionadas al comportamiento y a la tecnología dentro de los espacios de trabajo.

Oficinas colaborativas: La integración de los mundos físico y virtual

Conforme va desapareciendo la tradicional imagen del trabajador anclado a su escritorio y rodeado de equipos, empieza a consolidarse una nueva experiencia tecnológica en la oficina impulsada por el almacenamiento en La Nube, la creciente movilidad y los dispositivos inteligentes.

Para facilitar las nuevas formas de trabajo emergentes y apoyar la conectividad en una red cada vez más móvil y distribuida, las organizaciones están solicitando la construcción de oficinas con una amplia gama de tecnologías colaborativas para conectar a los trabajadores a través de la integración tecnológica con el espacio físico para dar lugar a una experiencia integral.

Al igual que las compras por Internet han transformado la experiencia de los consumidores, la irrupción de la tecnología en las oficinas modernas está teniendo un efecto análogo en el diseño de espacios de trabajo. De hecho, muchas de las estrategias centradas en la experiencia del usuario tales como las respuestas en tiempo real, se están transfiriendo al ámbito laboral. Se trata de crear un entorno digital sensible, adaptable, que responda a la presencia de las personas y cuya finalidad es mejorar la experiencia de la gente creando la atmósfera y la funcionalidad deseadas a través de sistemas y servicios inteligentes, personalizados e interconectados.

Así, una serie de dispositivos electrónicos integrados a la arquitectura interior de oficinas se encargan de recoger información en tiempo real. La iluminación, los dispositivos de audio y video, los smartphones, los notebooks, los wearables y los servicios distribuidos cooperan entre sí para crear entornos sensibles y receptivos a la presencia de las personas.

Estas tecnologías, muchas veces integradas al diseño de oficinas, tienen el potencial de mejorar la experiencia laboral permitiendo que los trabajadores se sientan seguros, cómodos y con un mayor control sobre su entorno, y que puedan encontrar los espacios, el apoyo y los compañeros adecuados cuando los necesiten. También juegan un rol importante a la hora de reconocer los ajustes o preferencias personales que se hayan fijado con anterioridad para adaptar el entorno a esas preferencias, el contexto y la agenda personal de cada usuario.

Pero lo fundamental en todos estos desarrollos es que las capas de la experiencia física y digital se entremezclan hasta hacerse indistinguibles, con el foco puesto en optimizar la experiencia laboral en cada uno de los puntos de contacto e interacciones que los trabajadores tienen con la compañía.

Gracias a la proliferación de todo tipo de sensores, a la ubicuidad de las redes inalámbricas y a la explosiva masificación de los smartphones y otros dispositivos inteligentes, hoy es posible interactuar con la infraestructura de los edificios para transformar eventos rutinarios tales como orientarnos dentro de un inmueble o reservar una sala de reuniones en una experiencia mucho más fluida y satisfactoria.

Muchas organizaciones ya están utilizando sensores en sus espacios de trabajo modernos para recopilar grandes datos sobre el rendimiento del edificio y el comportamiento de sus empleados. Luego, esta información se puede analizar con un software especializado lo cual permite evaluar tanto la eficiencia del edificio como la experiencia de uso.

Algunas empresas también han comenzado a utilizar Inteligencia Artificial para analizar los datos ya existentes dentro del edificio. Esto les permite optimizar el diseño de la oficina para personalizar la experiencia de los trabajadores recolectando sus patrones de comportamiento: a qué hora suelen entrar y salir de la oficina, cuáles son sus rutinas diarias, etc. De esta manera, la infraestructura de la Internet de las Cosas presente en el entorno permite personalizar el espacio de trabajo a la medida de las preferencias individuales.

Cómo implementar el teletrabajo en tu empresa de manera efectiva

Con motivo de la cuarentena, gran parte de las compañías en Latinoamérica han debido mantener a su fuerza laboral trabajando desde sus hogares. Esto trajo como consecuencia que aquellas personas que no tenían incorporada esta modalidad en su dinámica habitual de trabajo se hayan visto obligadas a aplicarla imprevistamente y a adaptarse a esta situación de la mejor manera posible.

Al momento de comenzar a considerar el retorno a la oficina se plantean escenarios en los que el teletrabajo será parte de la nueva normalidad. Las empresas, entonces, deben prepararse para apoyar y brindar herramientas a quienes continúen haciendo sus tareas de manera remota, ya sea a tiempo completo o parcial.

En este sentido, es importante entender que no todos los trabajadores cuentan con las condiciones y las habilidades adecuadas para teletrabajar. Se deberá prever que quienes lo hagan se encuentren lo suficientemente preparados como para afrontar los desafíos de trabajar lejos de su ambiente habitual y de sus compañeros, sin que esto afecte su productividad, su motivación y su compromiso con la organización. Por lo tanto, es recomendable evaluar individualmente a cada empleado en las siguientes dimensiones: condiciones físico-ambientales, tecnología, dinámica de trabajo y personalidad. En función de los resultados, se podrá considerar el grado de adaptabilidad que cada individuo tiene para trabajar desde su hogar y se podrá poner en práctica un plan de acción que contemple las necesidades según cada caso.

Condiciones físico-ambientales:

– Proveer el mobiliario ergonómicamente adecuado (silla y escritorio con regulación de altura y componentes ajustables) y los accesorios que permitan al trabajador mantenerse cómodo y evitar la tensión física y las lesiones.

– Proveer elementos para iluminación complementaria, como el suministro de lámparas de escritorio.También hay piezas de mobiliario con una luz led incorporada que regula su intensidad y temperatura en función al ciclo circadiano.

– Dar capacitación y material informativo sobre ergonomía, pausas activas y rutinas saludables además de promover la práctica de actividades físicas y de elongación a través de sesiones virtuales programadas para tal fin.

Tecnología

– Suministrar a cada persona el equipamiento tecnológico y el software necesarios según los requerimientos de su actividad.

– Asegurar una calidad de conectividad adecuada.

– Procurar que los archivos de trabajo estén disponibles siempre en La Nube y puedan ser usados desde cualquier dispositivo o computadora.

– Instruir a los equipos sobre las herramientas disponibles, tanto en hardware como en software, para el trabajo virtual y sus diferentes usos (equipos para videoconferencias, plataformas para reuniones virtuales, calendarios compartidos, transferencia de archivos, sistemas de gestión de tareas, entre otros.).

– Proporcionar asistencia remota permanente.

– Garantizar la seguridad informática y protección de datos personales.

Dinámica de trabajo

– Capacitar a los equipos, y sobre todo a los líderes, a fin de prepararlos para gestionar exitosamente equipos tanto en forma presencial como a distancia.

– Ser claros sobre qué se espera de cada persona y contemplar tiempos razonables y consensuados.

– Ejercitar la confianza en el equipo y promover la autonomía para trabajar con instancias de seguimiento planificadas, evitando el micromanagement.

– Afianzar la comunicación y colaboración entre las diferentes áreas de la empresa para evitar el riesgo de fragmentación y la creación de silos.

– Promover las interacciones periódicas entre los empleados, ya sea dentro del marco laboral, como también de esparcimiento (after office virtual, juegos en línea, etc.). Quienes teletrabajan corren el riesgo de sufrir sensación de aislamiento y pérdida de motivación lo que a su vez puede crear quiebres dentro de los equipos y una caída de la productividad.

– Formar al personal en conceptos relacionados con metodologías ágiles, los cuales se rigen por lo conceptos de flexibilidad, adaptabilidad, rapidez y trabajo en equipo efectivo.

– Establecer lineamientos para las reuniones virtuales de trabajo con reglas claras para todos tales como el cumplimiento puntual de los horarios, objetivos claros para cada reunión y reporte de los avances sobre las distintas tareas en progreso.

Personalidad

– Identificar qué habilidades comunicacionales necesita adquirir o reforzar cada individuo en función a su cargo y responsabilidades.

– Fomentar el desarrollo de los empleados estimulándolos a incorporar nuevas capacidades y a desechar las que ya no son útiles en este contexto.

– Realizar relevamientos periódicos de clima laboral para entender cómo se encuentra cada uno y si tiene algún problema para llevar a cabo sus tareas exitosamente brindando el acompañamiento adecuado para ello.

– Ofrecer asistencia en cuanto a la gestión del tiempo y las prioridades para que no afecte el equilibrio trabajo/vida personal.

– Estar atentos a la salud mental y emocional de quienes trabajan en forma remota. Para ello es importante ofrecer espacios de escucha a cada persona y otorgarle ámbitos en los que se atiendan estos aspectos: por ejemplo, sesiones de meditación, técnicas de respiración o mindfulness como prácticas saludables para aliviar el estrés y la ansiedad, entre otras cosas.

Finalmente, más allá de las políticas que cada empresa pueda implementar de forma individual, lo importante es que las organizaciones se aseguren de que todos y cada uno de sus integrantes puedan desempeñarse en forma cómoda y eficiente, que sigan sintiéndose parte del equipo y que tengan la motivación necesaria para realizar sus tareas, independientemente de dónde estén físicamente ubicados.

Cómo saber si estamos teletrabajando mal

Por Eva Rimbau-Gilabert*

Pasar de un teletrabajo prácticamente inexistente a un teletrabajo a tiempo completo es algo que, en circunstancias normales, se habría planificado cuidadosamente, tanto desde el punto de vista tecnológico como adaptando los modos de organizar y dirigir el trabajo.

Sin embargo, este “teletrabajo de pandemia” que hemos tenido que adoptar no se pudo planificar y no es una forma correcta de teletrabajo. Para empezar, y de modo destacado, las condiciones personales no son las más favorables: el confinamiento con otras personas que reclaman nuestra atención y cuidados, las limitaciones para salir de casa, la incertidumbre por nuestra salud y la de nuestros seres queridos, la preocupación por la continuidad del negocio o de nuestro puesto de trabajo no favorecen la concentración y la productividad. Pero, además, la mayoría cometemos algunos errores que son un buen indicativo de que no estamos teletrabajando adecuadamente. Estos son los principales:

Estar siempre disponible.

Se está generando la idea de que el teletrabajo supone estar siempre disponible y conectado, algo que resulta estresante, improductivo y va en contra del derecho a la desconexión digital. Debe entenderse que el teletrabajo en realidad consiste en dejar que la gente se organice el tiempo como mejor le convenga para que pueda entregar los resultados acordados en un plazo concreto. Las personas con cargo directivo deben olvidarse de intentar saber qué hacen en todo momento sus colaboradores y aprender a darles autonomía dentro de unas referencias claras.

Seguir horarios extensos.

Si nos encontramos trabajando a todas horas, sin descansos e incluso durante el fin de semana, algo estamos haciendo mal. La referencia es trabajar un número de horas que nos permita descansar y realizar otras actividades más allá del trabajo (vida social y familiar, ocio, ejercicio, etc.).

No realizar descansos.

Lo ideal es hacer descansos breves a lo largo del día (cinco minutos cada media hora, quince minutos cada dos horas, una pausa más larga para comer) y moverse para hacer estiramientos que eviten los problemas musculoesqueléticos asociados al trabajo sedentario.

Finalmente, las empresas pueden al menos no aumentar el estrés de la situación con algunas acciones relativamente simples. Entre ellas, mostrar empatía con las situaciones personales —por ejemplo, normalizar que aparezcan niños o mascotas durante las reuniones o que alguien deba dejar momentáneamente una reunión para atender a su bebé. El ejemplo personal de quienes ocupan puestos directivos es fundamental en este aspecto, puesto que sus conductas son la referencia sobre la que el equipo entiende qué se considera aceptable o no. También es necesario facilitar que cada persona establezca sus propios horarios, entendiéndolos de modo flexible y reduciendo la exigencia de sincronía (estar todos trabajando al mismo tiempo) si no es realmente necesaria para las actividades a desarrollar. Finalmente, puede ser útil promover la creación de comunidades, canales o grupos en los que la gente comparta ideas, sugerencias y experiencias para hacerse la vida más fácil.

*Eva Rimbau-Gilabert es profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta
de Catalunya (UOC) y oradora de Worktech LATAM 2019

Tendencias en espacios de trabajo para oficinas modernas