Las oficinas de hoy deben cumplir con las necesidades de los nuevos trabajadores y de los tiempos que corren. Ya no sólo se les pide que sean funcionales, sino que además soporten la movilidad de sus equipos.
La forma de trabajar cambió y los espacios de trabajo tuvieron que adaptarse a ello. Con los avances de la tecnología, la flexibilidad y la movilidad laboral han ganado terreno. Hoy ya van perdiendo lugar los puestos fijos y las oficinas cerradas con llave: el open space prevalece en el armado de las empresas actuales donde también se ubican –incluso- los puestos gerenciales. Los espacios cerrados quedan reservados para las salas de reunión, las áreas de concentración y algunos despachos, pero en todos los casos se usan tabiques vidriados que mantienen esa relación y conexión con el resto del espacio.
Bajo este formato de planta abierta, las empresas logran facilitar el trabajo colaborativo, el intercambio de ideas y las reuniones informales, además de optimizar el uso del metro cuadrado, sin perder de vista la necesidad de espacios privados para algunas tareas. El trabajo basado en las actividades o Activity Based Working (ABW, por su sigla en inglés) es un concepto que se impone como una estrategia sustentada en el diseño de un layout capaz de ofrecer una variada gama de opciones para dar soporte a la diversidad de acciones que se llevan a cabo en el día a día de las compañías. De esta forma, cada uno puede elegir el ámbito más adecuado para la tarea que tiene entre manos (trabajo de concentración, reuniones de equipo, llamadas telefónicas, etc.) en lugar de trabajar en un solo entorno, anclado en un escritorio. Para llevar adelante este programa es esencial contar con puestos de trabajo no asignados y tener disponibles zonas para trabajo colaborativo como salas de reuniones, de brainstroming, de capacitación, etc.; y de concentración como bibliotecas o phone booths, o salas para conversaciones telefónicas o videoconferencias privadas. Por supuesto que la tecnología es fundamental para acompañar este tipo de cambios: desde los dispositivos hasta la facilidad para acceder a la red y a las aplicaciones corporativas, que permitirán el trabajo móvil y una mayor productividad a los empleados dondequiera que estén.
A este esquema se agregan los espacios multifuncionales, áreas de descanso y de encuentro informal o meeting points. Por ejemplo, en lugar del clásico comedor, las nuevas oficinas incluyen pequeñas cafeterías. También hay empresas que incorporan gimnasios, salas de masajes y relajación, siestarios y salas de juegos para los empleados. Ya no es una locura encontrar un metegol o una mesa de ping pong integrados al diseño. Esta decisión se basa en que está comprobado que las actividades recreativas y los momentos de descanso tienen una influencia positiva en el desempeño de los empleados y que pueden contribuir de manera significativa a generar altos niveles de compromiso. También desempeñan un papel fundamental en la vinculación entre los colaboradores porque son una oportunidad para la socialización y el fortalecimiento de los lazos personales, y para el desarrollo de habilidades tales como el liderazgo, la interacción y la comunicación, que son esenciales en la prestación de servicios eficaces.
Para las mujeres que son mamás, hay compañías que incorporaron espacios llamados lactarios, que son ambientes especialmente acondicionados en cuanto a mobiliario, privacidad y confort térmico para que extraigan su leche materna durante su horario laboral.
Hasta hace un tiempo, estos espacios “no tradicionales” eran impensados, pero en la actualidad un empleado ya no busca sólo las mejores condiciones salariales sino que aprecia otras características de la compañía tales como: su cultura corporativa, un ambiente de trabajo estimulante, la flexibilidad horaria o la inversión en formación, además de otros beneficios que hagan más amena su tarea diaria.
En lo que respecta al espacio, la innovación en áreas alternativas y amenities cumple un clave para que las empresas retengan a sus talentos.
Iluminación, movilidad y ergonomía
El foco para las empresas hoy está puesto en el bienestar del trabajador. Para ello, se privilegia un mayor uso de la luz natural y de criterios ergonómicos adecuados junto con la seguridad y el confort. La luz solar desempeña una importante función biológica: es el marcador de nuestro reloj interno y un estímulo que afecta el estado de ánimo, la actividad y la salud.
También es importante crear ámbitos de trabajo en donde los trabajadores puedan desplazarse, caminar y trabajar en distintas áreas del espacio diseñadas de acuerdo al tipo de tarea a desarrollar. La imagen del empleado “atado” a su escritorio durante 9 horas ya no es compatible con las necesidades biológicas y psicológicas de las personas de hoy. Para esto existen soluciones tanto desde el punto de vista del equipamiento como del diseño con opciones que permiten cambiar de posición, trabajar parado, e inclusive, hacer ejercicio mientras trabajamos. La regulación de altura en el puesto de trabajo es una de ellas junto con la variedad de mobiliario modular capaz de lograr diferentes tipos de configuraciones y de incorporar accesorios para adaptarlos a distintos usos.
La silla es fundamental y la mejor es aquella que se ajusta automáticamente a las necesidades del cuerpo, con reclinación dinámica, soporte lumbar y regulación de altura. Otra característica importante es que los apoyabrazos estén conectados al respaldo de la silla, de manera que se muevan al reclinarse y que también sean ajustables por altura e inclinación. El clásico cuero está siendo desplazado por telas elásticas tipo mesh que sostienen el cuerpo adaptándose a su forma y permitiendo la ventilación. También existen en el mercado sensores que se colocan en la silla para detectar la cantidad de tiempo que una persona permanece sentada. Mediante una aplicación avisa al usuario que ya es hora de cambiar de posición e incluso le sugiere algunos ejercicios físicos sencillos para activar el cuerpo.
Otra variable a la que hay que prestarle atención es a la posición del monitor, hoy existen los brazos porta monitor que, además de permitir el correcto posicionamiento de la pantalla, libera un valioso espacio para otros usuarios en la superficie de trabajo. Asimismo, el accesorio porta laptop permite un uso ergonómico de la computadora, apoyándola en una posición fácil de visualizar.
Colores y materiales
La neurociencia sugiere que los humanos tenemos una preferencia innata por los colores presentes en la naturaleza, que indican la presencia de elementos como agua limpia, tierra, rocas, vegetación, frutas, flores, entre otros. Las oficinas que incorporan colores que se asemejan al entorno natural tienen un impacto positivo sobre el bienestar de los empleados, se perciben como un lugar saludable, donde uno puede sentirse estimulado o relajado. Los verdes oscuros o intermedios reducen el ritmo cardíaco y la presión sanguínea aliviando el estrés. Además, el color rojo puede estimular los procesos cognitivos y la atención, factores necesarios para tareas que requieren un gran esfuerzo y concentración mental. El azul, el amarillo y algunos verdes intermedios pueden ayudar en las tareas que requieren creatividad. Por el contrario, el uso de los blancos y grises tiene un impacto negativo en los niveles de estrés. Por su parte, los materiales juegan un papel preponderante en cuanto a las percepciones sensoriales de los usuarios, además de las características técnicas que cada uno tiene y que influyen en el momento de elegirlos para determinado espacio y función. Inclusive, un mismo material puede generar diversas sensaciones según en dónde sea utilizado. El tacto y la vista identifican y generan respuestas ante cada tipo de material por su textura (si es áspero, suave, liso, uniforme, compacto, mullido, etc) que puede aportar calidez, dureza, ductilidad, confort, frescura, etc. Y también un mismo material puede generar diferentes sensaciones si tiene una terminación opaca o brillante, por ejemplo. Por eso, en función de la imagen que cada marca quiera dar y a la funcionalidad de cada uno de los espacios, hay que pensar muy bien qué material elegir. La madera, por ejemplo, se asocia con la calidez a diferencia de los metales y la piedra.
Claves para una oficina eficiente
Organizar los espacios de acuerdo con las actividades y no con las jerarquías. La ecuación: a mayor jerarquía más espacio privado, generalmente implica una gran cantidad de metros subutilizados, ya que, debido a sus compromisos, los altos ejecutivos suelen ser los que menos tiempo están en sus oficinas. Estos metros, generalmente privilegiados en cuanto a luz natural, vistas y ubicación estratégica, pueden destinarse a espacios colaborativos o puestos operativos con alta tasa de ocupación.
Asumir que todos somos trabajadores móviles. Hoy en día la tecnología nos permite hacer el trabajo individual en cualquier momento y desde cualquier lugar, por lo que la oficina corporativa ha devenido en un espacio de encuentro, trabajo en equipo, y creación de identidad y cultura. Por lo tanto el foco debe ponerse en la creación de áreas comunes y trabajo colaborativo. Hoy en día es habitual encontrar casi el 60% de los puestos de trabajo fijos vacíos mientras que las salas de reuniones permanecen colapsadas.
Crear espacios flexibles y multifuncionales. La posibilidad de que un ambiente pueda brindar distintos usos a lo largo del día es un recurso muy valorado por las organizaciones. Cafeterías que funcionan como salas de capacitación fuera de los horarios de almuerzo, grandes salas de directorio que se subdividen en dos o tres salas de reuniones pequeñas, áreas de living que funcionan como recepción de visitas externas, espacio de reunión informal de equipo y zona de descanso, son algunos de los ejemplos favoritos dentro de esta tendencia.
Adoptar políticas de digitalización, uso de la nube y paperless. En la mayoría de las oficinas, el espacio que se destina al almacenamiento de papel oscila entre un 15% y un 17% de la superficie disponible. La digitalización de documentos, el uso de dispositivos móviles, el almacenamiento en la nube y las políticas de reducción y concientización en el uso del papel, liberarán muchos de los metros cuadrados que hoy se destinan a archivos y bodegas.
Adoptar prácticas sustentables. La compañías ambientalmente responsables no sólo logran reducir sus costos sino que obtienen una mayor satisfacción y orgullo por parte de sus colaboradores y una imagen corporativa muy valorada por la comunidad. Existen variedad de dispositivos de automatización que permiten reducir el uso de energía eléctrica y el agua, generando un ahorro económico del orden del 30%.
Fuente: Deluxe Magazine
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