Blog Archives - Página 8 de 23 - Contract Workplaces

Cómo integrar el home office a su estrategia de espacios de trabajo en sólo 8 semanas

A partir de la pandemia del COVID-19 se han acelerado muchos cambios que se venían asomando en cuanto a modalidades y formas de trabajo.

Se borran los límites de la oficina, como espacio laboral, y aparece la oportunidad de trabajar en otros lugares: nuestro hogar, un café, una biblioteca, un coworking o alguna oficina satélite.

Las empresas deben prepararse para estos cambios y, aquellas que logren hacerlo de forma eficiente y rápida, se van a destacar u obtener ventaja frente a sus competidores.

Para llevarlo a cabo, las compañías necesitan buscar respuesta a algunos interrogantes:

¿Cuáles son las áreas e individuos que continuarán haciendo home office y cómo mejorar su experiencia?
¿Cómo cuantificar la ocupación efectiva en la oficina y readecuar su diseño y funcionamiento en base a ello?
¿Cómo impactarán estos cambios en la cultura de la organización?

Con el fin de ayudar a las organizaciones a responder estas preguntas, desarrollamos: NEW NORMAL STRATEGY, un servicio que permite integrar el home office a las empresas de manera efectiva y preparar las oficinas para esta nueva normalidad en solo 8 semanas.

¿Cómo lo hacemos?

FASE 1. HOME OFFICE INDEX:

En una primera fase, aplicamos esta herramienta que nos permite medir el grado de adaptabilidad al home office de cada colaborador, partiendo de las condiciones básicas que se requieren para llevarlo a cabo de manera eficiente y confortable. La evaluación abarca cinco dimensiones:

– Físico-Ambiental: Condiciones del espacio que dispone para teletrabajar;

– Tecnología: Equipamiento (software, hardware), soporte remoto y conectividad;

– Roles y tareas: Análisis de acuerdo a descripción de funciones;

– Perfil de las personas: Características psicolaborales y contexto de cada colaborador;

– Liderazgo: Competencias clave para líderes que gestionan equipos en contexto de cambio.

A partir del análisis, generamos un informe global con el perfil de la compañía, otro por cada área, y un informe individual, junto con unl plan de acción por persona y una propuesta de soluciones para cada caso que abarcan desde un kit de home office y soluciones tecnológicas coaching, hasta programas de coaching .

FASE 2. WORKPLACE STRATEGY:

Esta etapa está orientada a entender en profundidad el ADN de la organización y sus desafíos actuales en la nueva realidad, para identificar los drivers clave que definirán la estrategia espacial que potencie un alto desempeño del equipo, incluyendo el factor home office y optimizando la superficie y los recursos necesarios. Este análisis está dividido en tres fases:

– Investigación: Para obtener información cuantitativa y cualitativa a nivel organizacional, estratégico, humano, tecnológico y arquitectónico.

– Diagnóstico: A partir de los factores clave identificados y los objetivos de la organización en la nueva realidad, delineamos un mapa detallado identificando tendencias y oportunidades de mejora en aspectos estratégicos como: cultura e identidad; dinámicas de trabajo; configuración y usabilidad del espacio; tecnología aplicada al espacio; seguridad; calidad de vida y bienestar.

– Brief conceptual: Como resultado de los pasos anteriores, proponemos las soluciones estratégicas que mejor respondan a los nuevos desafíos de la organización para garantizar un espacio de trabajo eficiente, flexible, saludable e inspirador. Proponemos:

Estrategia de Real Estate
Diseño conceptual del espacio
Diseño conceptual de tecnología
Usabilidad y Workplace experience
Nuevas dinámicas organizacionales
Conceptos Wellness
Plan Comunicación Positiva del cambio

Con toda esta información disponible, cada compañía podrá tomar las decisiones adecuadas para readecuar sus espacios, adaptarse a las nuevas necesidades y modalidades de trabajo y cuidar el bienestar de sus colaboradores sea donde sea que trabajen esta nueva normalidad.

Si necesitas orientación o recomendaciones a medida, contáctate con nuestro equipo. Es parte de nuestro compromiso continuo ayudar a nuestros clientes a prepararse para lo que viene.

El retorno seguro a la oficina

El contexto de pandemia que estamos viviendo trajo consigo nuevos paradigmas a nivel laboral, tanto en las dinámicas como en los espacios de trabajo. Con respecto a las oficinas, en este momento el primer foco de atención de las compañías está puesto en el retorno seguro a los lugares de trabajo, en cuidar a sus trabajadores y en mantener el funcionamiento de sus operaciones.

Con este objetivo, Contract Workplaces, junto a Fmax, empresa del grupo especializada en facility services, desarrolló un plan estratégico para que los trabajadores regresen a las oficina de forma segura, resguardando su salud en tiempos de COVID-19.

La propuesta, que contempla diferentes aspectos a implementar dentro de las oficinas, está dividida en dos fases de acción que incluyen el diagnóstico y plan de acción para la prevención de riesgos de salud dentro de las oficinas, así como la implementación de medidas y dispositivos adecuados para tal fin.

La FASE UNO tiene el objetivo de facilitar el reingreso de los empleados a su lugar de trabajo en el corto plazo a través de una serie de herramientas que incluye los siguientes aspectos:

– Manual de retorno a la oficina: Se describirán tips, pautas y hábitos de convivencia generales que fomenten la salubridad y el cuidado de los colaboradores.

– Calidad del aire: Purga del sistema de climatización. Revisión y/o reemplazo de filtros de aire por filtros especiales.

– Sanitización general: Desinfección y limpieza profunda de cada uno de los espacios de su oficina. Propuesta de buenas prácticas de limpieza.

– Cámaras termográficas: Instalación de cámaras especialmente diseñadas para el escaneo de temperatura corporal.

– Área con módulo sanitizante: Definición del punto conveniente en la planta para montaje del área sanitizante e instalación de los materiales necesarios.

– Nuevo protocolo de limpieza: Se describirán tips, pautas y descripciones de tareas que fomenten espacios limpios para cumplir con las nuevas normas sanitarias y el cuidado de los colaboradores.

Durante la FASE DOS, luego de una revisión de los espacios y las instalaciones, se implementarán medidas estructurales que permitirán preparar a las oficinas para disminuir dentro de ellas los riesgos de contagio de enfermedades, además de brindar una serie de estrategias que fomenten el cuidado de la salud y del medioambiente. Esta etapa contempla:

– Relevamiento, diagnóstico y plan de acción: Revisión de la situación edilicia actual de la organización con el objetivo de diseñar un plan de acción que asegure una experiencia saludable dentro de los espacios de trabajo.

– Adecuaciones de ambientes y superficies: Adecuaciones del espacio de trabajo para el cumplimiento de las nuevas normas sanitarias.

– Puertas manos libres: Propuesta de apertura de puertas sin contacto con las manos.

– Intervenciones tecnológicas y touchless: El nuevo contexto pone urgencia a la automatización de controles, desde un nuevo enfoque: evitar tocar. En función de la situación de cada empresa, se recomendará un plan de rápida implementación que incluya la automatización de algunos elementos considerando el siguiente alcance: puertas, accesos, griferías, control de iluminación, artefactos y equipos de workcoffee.

– Agua: Revisión del sistema hídrico. Propuesta de filtrado de agua. Plan de mantenimiento de agua limpia.

– Manejo de residuos: Propuesta de plan de reciclaje y manejo saludable de residuos: identificación de potenciales fuentes contaminantes.

– Barrera sanitaria: Propuesta de instalación de una barrera que evite el paso de microorganismos entre puestos.

– Complementos: Diseño, provisión e instalación de equipamientos para la mantención de la higiene del espacio y de sus usuarios.

Si necesitas orientación o recomendaciones a medida, contáctate con nuestro equipo. Es parte de nuestro compromiso continuo ayudar a nuestros clientes a prepararse para lo que viene.

Empleados saludables

Este contexto de crisis ha dejado en evidencia la necesidad de que las empresas se interesen por el bienestar (wellness) de sus trabajadores, proporcionándoles -además de condiciones de trabajo adecuadas y seguras donde sea que desempeñen su actividad laboral- el acceso a una serie estrategias de promoción de la salud, como también educación y recursos para ayudarlos a cultivar hábitos saludables. ¿Por qué? Porque un empleado que goza de buena salud y que se siente cuidado por su empleador, retorna en múltiples beneficios para ambas partes: mejor rendimiento, menor ausentismo, mayor sentimiento de pertenencia y compromiso, entre otros.

Las empresas pueden incluir programas o campañas fomentando la actividad física y el movimiento, las pausas activas, la alimentación sana, el consumo de agua, y otras acciones para promover una filosofía de vida saludable.

Pero, junto con la dimensión física, los aspectos mentales y emocionales de los trabajadores también deben ser atendidos de manera integral. Se ha comprobado que el estrés debilita el sistema inmunitario y que el estrés crónico se asocia con un mayor riesgo de numerosas consecuencias adversas para la salud. La ansiedad, la depresión, el insomnio, son indicadores a considerar que inciden directamente en el desarrollo de las tareas laborales de las personas e impactan en su rendimiento y su desempeño.

Para ello, se pueden tomar algunas medidas como:

– Fomentar la conciencia y el apoyo en materia de salud mental al ofrecer educación y capacitación en el tema.

– Identificar las fuentes de estrés laboral y proporcionar programas para su manejo adecuado.

– Crear oportunidades para la recuperación y restauración mental al proporcionar micro y macro descansos dentro del lugar de trabajo.

– Apoyar el acceso a programas que promuevan la restauración, la relajación, el autocuidado, el deporte y el alivio de la fatiga mental o el estrés.

– Desarrollar la capacidad de resiliencia en respuesta al estrés tanto físico como mental, que pueden generar situaciones de cambio -a veces intempestivas- que irrumpen con las rutinas cotidianas y que obligan a las personas a adaptarse a nuevos escenarios.

– Ofrecer ámbitos donde las personas puedan compartir sus inquietudes, dudas y experiencias entre ellos y con profesionales que puedan brindar el feedback y la contención adecuados.

Por último, es necesario que la estrategia de bienestar se internalice como parte de la política empresarial y que sea fomentada y practicada desde los puestos directivos. De nada sirve brindar herramientas a los empleados, que luego sean implementados de manera incorrecta o que sean percibidas como inútiles o innecesarias. Por lo tanto, el bienestar de las personas debe posicionarse como uno de los focos de una compañía y llegar a ser una parte intrínseca de su cultura.

******

Si quieres conocer más sobre nuestra consultoría en el área de Bienestar, escríbenos a: info@contractworkplaces.com

Salud mental en épocas de pandemia

Cuando hablamos de bienestar y de condiciones de trabajo saludables solemos pensar en el nivel de ruido, la temperatura, la iluminación, la calidad del aire o la ergonomía. Sin embargo, también existen otros factores –a menudo subestimados y naturalizados– que tienen un enorme impacto sobre el bienestar. La salud es un concepto integral que abarca al ser humano en su totalidad e incluye tres áreas interconectadas: la salud física, la mental y la social.

En el caso de la salud mental, no se trata simplemente de la ausencia de una enfermedad o condición anímica. Se trata de un estado de plenitud en el que las personas pueden vivir a su máximo potencial, enfrentar las tensiones normales de la vida, trabajar productivamente y contribuir a su comunidad. Por el contrario, el estrés y los riesgos psicosociales no solo deterioran el estado anímico, sino también debilitan el sistema inmunitario; y cuando se vuelven crónicos, aumentan el riesgo de aparición de otras enfermedades tales como la depresión, los trastornos cardiovasculares, la diabetes y las afecciones respiratorias, entre otros.

Actualmente, las consecuencias de la pandemia de Covid-19 se están volviendo cada vez más evidentes y, mientras las organizaciones buscan reducir costos y reestructurarse para seguir operando en este nuevo escenario, existe el peligro de que el bienestar de los empleados se deteriore. La incertidumbre frente al futuro, el aislamiento, el temor al contagio y la continuidad laboral son una gran fuente de estrés que puede exacerbar los problemas de salud física.

Porque lo cierto es que la situación creada por una pandemia afecta a las personas en su totalidad. Y, mientras que las estrategias de afrontamiento se enfocan mayormente en la vulnerabilidad física, mucha gente queda expuesta a sus ansiedades y temores. La Organización Panamericana de la Salud estima que entre un 30% y un 50% de la población podrá sufrir alguna manifestación psicopatológica, aunque destaca que no todos los problemas psicológicos y sociales que se presenten podrán calificarse como enfermedades; la mayoría serán reacciones normales ante una situación del todo anormal.

Tal como surge de la “Teoría de la Motivación Humana” de Abraham Maslow, luego de la satisfacción de las necesidades fisiológicas básicas (alimento, agua, sueño, etc.) la sensación de seguridad es la demanda más importante de las personas. Por nuestra naturaleza, los seres humanos buscamos estar protegidos contra el peligro o la privación, sentir cierta estabilidad y seguridad frente al futuro. Cuando esto no ocurre o se instala durante demasiado tiempo, el miedo, la ansiedad y la sensación de vulnerabilidad y pérdida de control sobre el propio destino pueden causar trastornos profundos.

En el contexto de incertidumbre y grandes cambios debidos a la pandemia, las empresas deben trabajar activamente para dar contención y mantener la salud mental de sus trabajadores, el recurso más importante para superar la crisis. Algunas acciones concretas pueden ayudar a:

→ Contar con un plan de emergencia sólido y consistente puede producir un impacto muy positivo en el estado de ánimo y el bienestar de los colaboradores (alguien está a cargo y sabe lo que hace). Tanto es así que las normas del Estándar WELL le otorgan créditos a aquellas compañías que cuenten con un plan para emergencias que les permita dar una respuesta rápida y clara frente a cualquier situación de crisis.

→ Mantener una comunicación fluida y clara es un factor clave en el manejo de una pandemia: minimiza la confusión y optimiza la coordinación del personal durante situaciones de excepción como las que estamos viviendo, al mismo tiempo que ayuda a llevar tranquilidad, a disminuir el estrés y a canalizar positivamente los esfuerzos de la comunidad de trabajo. Es uno de los ejes principales en la promoción de la salud mental.

→ Promover las conductas saludables alentando a los colaboradores a cuidar el descanso y la alimentación y a realizar actividades físicas regulares ya que las hormonas del estrés se metabolizan con la actividad física. Las técnicas de relajación, el manejo de la respiración profunda y la meditación también ayudan a disminuir la ansiedad y el consumo de tabaco, alcohol, medicamentos u otras sustancias adictivas.

→ Promover la socialización y evitar el aislamiento manteniendo contacto regular con los colaboradores. Hoy es más importante que nunca que los líderes y las organizaciones fomenten relaciones de confianza y cooperación para que la cultura se mantenga fuerte y los equipos permanezcan cohesionados, aun cuando casi todos trabajen desde una ubicación diferente.

Esto significa no solo mantener reuniones programadas regularmente a través de Skype, Zoom u otras plataformas de videoconferencia, sino también encontrar más y nuevas formas para que los empleados interactúen y se conecten de forma remota.

→ Crear espacios de apoyo mutuo que permitan la expresión, distensión, comprensión y escucha entre los integrantes de la organización, y en los que se pueda compartir con otros el impacto del aislamiento físico para reelaborarlo y movilizar recursos positivos de afrontamiento.

→ Escuchar las demandas de la gente y generar empatía. El apoyo emocional debe integrarse en todas las actividades cotidianas tanto de los colaboradores como de los grupos de trabajo ya que forma parte de las necesidades básicas de la fuerza laboral. Establecer el equilibrio y promover una actitud positiva, segura y confiada entre los colaboradores.

Todas las medidas que se tomen con respecto a la salud mental en el curso de esta pandemia que hoy nos toca vivir son cruciales para poder atravesarla con equilibrio y resiliencia. Una respuesta acertada, sensible y empática por parte de las organizaciones –un plan coherente, información veraz y oportuna junto con una buena estrategia de comunicación– ayudará a disminuir el estrés y a mantener un estado emocional positivo entre los colaboradores. Acompañarlos proactivamente a lo largo de todas las etapas que dure este proceso será indispensable para mantener la cohesión y la operación de la compañía.

– ORGANIZACIÓN PANAMERICANA DE LA SALUD (2005): “Protección de la Salud Mental en Situaciones de Epidemias”.
– MASLOW, A. (1943): “A Theory of Human Motivation”.
– https://v2.wellcertified.com/v/en/community/feature/15

Por qué es importante la comunicación en el retorno a la oficina

Como parte del plan de gestión de cambios (Change Management), contar con una estrategia de comunicación bien pensada y orquestada, ayudará a respaldar un retorno exitoso a los lugares de trabajo. Esta comunicación debe ser bidireccional, abordar de manera adecuada los detalles de la transición y anticipar las preguntas, inquietudes y preocupaciones de los trabajadores. Algunas de ellas pueden ser:

– Por qué y quiénes vuelven al trabajo en la oficina. Con qué esquema (todos los días, solo algunos en la semana, en ocasiones especiales)
– Cuáles son las medidas tomadas – tanto en el edificio como en la oficina en sí- para garantizar la salud y seguridad de quienes regresan (protocolos de limpieza, desinfección, convivencia, entre otros)
– Recomendaciones para adaptarse a las nuevas formas de trabajo que propondrá el espacio
– Sugerencias para alternativas de viaje desde sus hogares a la oficina (carpooling, transportes privados, etc.)
– Nuevos protocolos de entrada para empleados y visitantes, de reuniones, etc.
– Lo que será o no suministrado por la empresa: alimentos, bebidas, vajilla, etc.

Además de los canales de comunicación digitales: correo electrónico, redes sociales, webinar, capacitaciones, se deberá prever la instalación de material impreso en el espacio físico para que las personas sepan qué esperar y cómo actuar en él.

Un parte esencial del plan consiste en el desarrollo de mensajes clave para llegar al público correcto en el momento correcto, además de identificar y capacitar a los líderes del cambio en las competencias necesarias para la nueva normalidad. Ellos tendrán la estratégica misión de expandirlos asertivamente.

Es importante que todos los mensajes se transmitan con empatía y que ilustren cómo los nuevos comportamientos podrían beneficiar al colectivo (No es lo mismo decir: “Usa un barbijo” que “Usemos barbijo”). Además del mensaje en sí, los colores, la iconografía y la tipografía deben transmitir que el espacio es seguro y acogedor.

Finalmente, es fundamental dar a los empleados una voz, para que logren sentirse cómodos expresándose y comunicándose abiertamente en su lugar de trabajo, de modo que estén motivados para apoyar la estrategia de la empresa. Esto requiere que se les brinde un canal real y accesible para expresar lo que piensan, sienten y experimentan, y fomentar esta interacción mediante herramientas tales como: preguntas y respuestas centralizadas, encuestas, grupos focales. A partir de estas acciones, las compañías podrán contar con datos en tiempo real para conocer lo que sus empleados están pensando o cómo se sienten.

¿Quieres conocer otros ejes importantes de la vuelta a la oficina? Te invitamos a leer sobre algunas recomendaciones para un retorno seguro.

La oficina ha muerto, larga vida a la oficina

Por Víctor Feingold, Presidente de Contract Workplaces

Somos seres sociales, gregarios por definición, pero esta naturaleza social puede verse afectada por nuestro entono y nuestras circunstancias.

La cuarentena obligatoria ha atrapado nuestras vidas confinándolas, no solo en un espacio físico, sino también virtual.

La pandemia de Covid-19 ha instalado un experimento social masivo sin precedentes, y la explosión en el uso del e-mail, los chats y las videoconferencias a gran escala, revelan lo que siempre hemos sabido: “Las relaciones virtuales pueden resultar extremadamente duras para el cerebro” (1), la administración de las emociones y la comunicación efectiva, impactando finalmente sobre la productividad y el bienestar de las personas.

“La comunicación por chat y correo electrónico muchas veces crea rencor. Y así surgen malentendidos por doquier derivados de una mala redacción, una lectura rápida o una mala interpretación, que suelen desaparecer o disminuir al ver a la persona frente a frente” (2).

Expresarnos más con emoticones que con gestos y palabras, puede resultar impreciso, confuso y limitado. “Los seres humanos nos comunicamos incluso cuando estamos callados” (1).

Durante una comunicación en persona el cerebro se enfoca en las palabras que se dicen, pero también obtiene información adicional a partir de una gran cantidad de señales no verbales, tales como la mirada, los gestos y la postura del interlocutor, información que completa y clarifica el significado del mensaje que se transmite.

“Dado que hemos evolucionado como animales sociales, la percepción de estas señales es algo natural para la mayor parte de la gente y requiere poco esfuerzo consciente. Sin embargo, una videollamada típica deteriora estas habilidades innatas y demanda una atención sostenida e intensa a las palabras. El cerebro, entonces, se ve abrumado por el exceso de estímulos desconocidos (que se potencian en las videollamadas colectivas) mientras se concentra en la búsqueda de señales no verbales que no puede encontrar” (1).

Cuando trabajamos en la modalidad de Home Office, esta situación se repite una y otra vez durante toda la jornada y a lo largo de varias semanas. Entonces, se vuelve casi inevitable la aparición de síntomas que se manifiestan en pesadumbre, fatiga física y mental, mayor distanciamiento y una creciente tendencia al aislamiento, la soledad, el estrés y la ansiedad.

¡Y ni qué hablar de la espontaneidad! Es mucho más difícil que surja durante una videoconferencia en la que suelen abundar los problemas técnicos, la comunicación limitada y una agenda acotada con hora de comienzo y fin. Mucho menos, cuando la posibilidad de expresarse se circunscribe a una carita amarilla de caricatura que difícilmente genere empatía o entendimiento.

¿Por qué es importante la espontaneidad para las organizaciones? La espontaneidad es una gran virtud que facilita las relaciones humanas; las personas espontáneas generan un clima de seguridad y sinceridad, honestidad y autenticidad. Se la suele relacionar con una personalidad genuina, chispeante y fresca que tiene gran importancia a la hora de alcanzar el éxito.

“Una dosis de espontaneidad es necesaria como hoja de ruta vital en busca de lo desconocido” (2). De lo desconocido surge la innovación, de la innovación nace la creación, y de la creación emergen nuevos modelos de negocios que mantienen competitivas a las organizaciones en un mundo donde la única constante es el cambio.

Como comenta Nico Matji, cofundador del estudio de animación Lightbox, en un reciente artículo del diario El País de España: “echo muchísimo de menos la espontaneidad cuando de pronto alguien gritaba ‘¡Qué bueno esto!’ y se formaba un corrillo alrededor. Esa ilusión, esa energía se nota en una película”. Difícilmente la espontaneidad pueda florecer dentro de un equipo que trabaja a distancia.

Si bien la flexibilidad laboral tiene muchos aspectos positivos (mejor balance trabajo-vida social y familiar, menor impacto medioambiental, economía en trasporte, ropa y comida, entre otros), el trabajar exclusivamente desde nuestras casas sin el contacto cara a cara con nuestros compañeros, genera barreras infranqueables para la creatividad y la innovación; “estrecha el margen para imaginar y romper el molde volviéndonos más previsibles y conservadores” (3).

Repetir los mismos hábitos y tareas (el film “El día de la marmota” es una alusión frecuente en estos días) nos encierra no solo en los confines de nuestras casas, sino también en una zona de comodidad y pereza –de falso confort– sin desafiar la reinvención.

Palabras que forman parte del ideario de las corporaciones, tales como trabajo en equipo, cooperación, solidaridad, empatía, creatividad, innovación, confianza, liderazgo, sentido de pertenencia, compromiso y pasión, entre otros, son los ingredientes imprescindibles de la fórmula efectiva para enfrentar los síntomas de la incertidumbre, el riesgo y la complejidad de los mercados en los que nos toca actuar.

¿Creen ustedes que esto se consigue trabajando cada uno desde su casa? Claramente no.

El teletrabajo se instaló en forma intempestiva, improvisada, sin planificación, herramientas, formación ni espacios adecuados. Pero, sin duda, podemos aprender mucho de esta experiencia. Varias organizaciones que percibían el trabajo remoto como una pérdida de control están entendiendo que también tiene su lado beneficioso, y que después de este ejercicio los empleados demandarán más flexibilidad a la hora de cumplir con sus tareas.

Pero, por más “holográficas” y vívidas que sean, las tecnologías difícilmente podrán reemplazar a las relaciones humanas que se construyen a través del contacto personal, con un apretón de manos, con un abrazo o con una mirada entre conversaciones banales y tiempos “perdidos”. Estos son los ingredientes imprescindibles para generar la confianza y el conocimiento necesarios entre los miembros de un equipo que debe trabajar en pos de un objetivo común.

“La nueva normalidad no será, pues, telemática ni presencial sino una mezcla de ambos” (4).

Entonces, si la oficina ha muerto, ¡larga vida a la oficina!

Referencias:

(1) “Zoom fatigue” is taxing the brain. National Geographic.

(2) ¿Por qué es vital ser espontáneo hoy día? Ecoosfera.com.

(3) Espontaneidad. Dr Luis M. Labath.

(4) Y ahora, ¿dónde está la oficina? Diario El País, España.

Las condiciones y el potencial para el teletrabajo

En el actual contexto de distanciamiento social adoptado como respuesta a la pandemia de COVID-19, el trabajo remoto se ha vuelto un tema de gran actualidad para instituciones, empresas y empleados.

La actual pandemia es solo el ejemplo más reciente de un flagelo que atraviesa todo el planeta y para el cual no estábamos preparados. Está claro que en un mundo signado por la globalización, la forma en la que trabajamos necesita desarrollar una mayor resiliencia. Y aun cuando superemos el coronavirus y regresemos a la oficina (nuestras encuestas indican que solo el 7% de los empleados optarían por seguir trabajando en casa) seguiremos siendo susceptibles a otras pandemias y a otros eventos inesperados o potencialmente catastróficos. Es por esto que la mejor estrategia será incorporar al ADN de nuestras empresas –y también de nuestras instituciones– la capacidad para trabajar de forma distribuida, descentralizada y discontinua cuando sea necesario.

Pero lo primero que se debe hacer es evaluar cuáles son las condiciones que se necesitan para poner en práctica el trabajo remoto. Porque, como muchos han podido experimentar en estos días, implementar el teletrabajo de manera exitosa no se hace de un día para el otro sin ninguna preparación; hace falta considerar una variedad de factores que analizaremos a continuación.

Los tipos de trabajo

No todas las ocupaciones son iguales. Por sus características, algunas son susceptibles de realizarse a distancia y otras no.

De acuerdo con un estudio realizado por la Universidad de La Plata existen una serie de variables para evaluar las posibilidades de hacer trabajo remoto. Por ejemplo, entre las actividades poco compatibles con el teletrabajo se pueden citar: asistir y cuidar a otras personas (personal de la salud, cuidadores), interactuar o trabajar directamente con el público (comercio, hotelería, gastronomía), realizar alguna actividad física tal como operar vehículos (choferes, pilotos), dispositivos o equipos mecanizados (carpinteros, torneros), y el manejo y movimiento manual de objetos (depósitos, construcción), etc.

Por su parte, las actividades pasibles de realizarse de forma remota se encuentran fuertemente vinculadas con la presencia, uso y manipulación de tecnología de la información, lo que en parte explica el alcance que puede llegar a tener el teletrabajo entre el universo de posibles empleos.

La tecnología

Con la llegada de la conectividad ubicua y el surgimiento de nuevos dispositivos cada vez más asequibles, portables y compatibles también crece la oportunidad para que una mayor cantidad de personas pueda adoptar el teletrabajo. Pero a medida que el trabajo migre cada vez más fuera de la oficina, la integridad de las empresas dependerá de la eficiencia y la seguridad de la red corporativa. Contar con la infraestructura tecnológica apropiada garantizará que los recursos sean accesibles de forma remota. Así, los teletrabajadores podrán disponer fácilmente de la información almacenada en La Nube, compartir documentos, realizar videoconferencias, etc.

Sin embargo, extender la red corporativa hacia donde se encuentran los empleados supone algunos riesgos para la seguridad. Es por esto que las empresas deberán adoptar políticas claras sobre aquello que los teletrabajadores pueden y no pueden hacer, a qué recursos están autorizados a acceder y administrar remotamente no solo notebooks, smartphones o PCs, sino toda una nueva generación de dispositivos móviles que han de ser actualizados con las últimas aplicaciones de seguridad.

Gestión y cultura organizacional

El apego a la tradicional gestión jerárquica y de control es uno de los motivos de la lenta difusión del teletrabajo. La gestión directiva junto con la cultura empresarial crean algunas de las barreras que han impedido una mayor aceptación de este estilo de trabajo.

El teletrabajo requiere que la gerencia no se centre tanto en controlar cómo y cuánto tiempo trabajan los empleados sino en su rendimiento. En un entorno de trabajo móvil y remoto el concepto de trabajo se transforma en lo que las personas hacen, no dónde lo hacen.

Este cambio de paradigma requiere adoptar normas, mejores prácticas y formas de evaluar la productividad junto con una estructura más horizontal, orientada a objetivos y basada en la confianza. Una adecuada implementación de las tecnologías de la comunicación y la gestión del cambio también contribuirá a mantener y potenciar los valores de la cultura corporativa.

Seguridad y salud

Las cuestiones relacionadas con la seguridad y la salud de los teletrabajadores, incluso en la modalidad Home Office, son responsabilidad del empleador y es él quien debe llevar a cabo una evaluación del riesgo cualquiera sea el lugar de trabajo.

Para poder llevar a cabo el teletrabajo en casa se requiere que los hogares tengan condiciones tales que incluyan un ambiente seguro y confortable para realizar las tareas. Sin embargo, es difícil evaluar el ambiente laboral en el hogar por lo que el Home Office sigue siendo una zona gris en materia de seguridad y salud.

Espacio físico y hábitos culturales

La adaptación del espacio físico en el hogar es un tema crucial para que los trabajadores puedan realizar sus tareas en un ambiente controlado y libre de interrupciones. Detalles tales como tener una silla y un escritorio ergonómicos o poder contar con la privacidad necesaria para atender una llamada sin que se filtren los sonidos de la casa tienen un gran valor.

Por otra parte, para que el trabajo remoto sea eficiente es importante cambiar ciertos hábitos culturales tales como poder establecer de forma nítida las fronteras entre el trabajo y la vida familiar en el entorno doméstico.

Perfil para los líderes y los trabajadores

Para lograr que el teletrabajo sea una verdadera ventaja los directivos deben proponer a los candidatos para el trabajo remoto sobre la base de ciertas condiciones que deben reunir. Pero tanto los colaboradores como los líderes requerirán nuevas competencias para avanzar en la aplicación del teletrabajo. Estas facilitan el desempeño del trabajador y permiten que pueda organizar sus tareas dentro de las condiciones establecidas junto con el acompañamiento de sus superiores directos.

Perfil del teletrabajador

Perfil del líder del teletrabajador

Tener competencias y formación sobre el funcionamiento de los sistemas.
Tener espíritu emprendedor, capacidad de asumir riesgos, criterio propio para tomar decisiones, capacidad de iniciativa.

Tener automotivación, autocontrol y autodisciplina y poder de adaptación.

Tener capacidad para organizar los tiempos y las tareas.

Ser capaz de trabajar con un contacto social reducido.

Poder equilibrar el trabajo con la vida social y la vida familiar.

Tener conciencia sobre la seguridad y el bienestar.

Tener conocimientos tecnológicos suficientes y adecuados.

Tener una actitud positiva hacia el teletrabajo.

Ser buen comunicador.

Ser flexible.

Poder aplicar métodos de supervisión basados en resultados, no en tiempo o actividades.

Tener facilidad para delegar y otorgar autonomía.

Poder proporcionar feedback.
Ser buen contenedor. Generar confianza y empatía.
Analizar puestos de trabajo y perfiles adecuados para el teletrabajo.

El potencial del teletrabajo en América Latina

En otra escala, también valoramos cuál es el verdadero potencial que tienen los países de América Latina para el teletrabajo, especialmente en la modalidad de Home Office, un recurso reservado casi exclusivamente para las personas que forman parte del colectivo que impulsa la economía del conocimiento.

Un estudio reciente determinó que, antes de la pandemia, Brasil era el país con más empleados trabajando desde sus casas (12 millones de teletrabajadores) seguido por México (2,6 millones), Argentina (2 millones) y Chile (500 mil). También indicó que solo el 24% de las compañías utiliza el teletrabajo de forma regular, valor que puede llegar al 41% en el caso de las empresas de servicios. Pero en comparación con los países desarrollados, América Latina no cuenta con las condiciones necesarias para adoptar plenamente esta modalidad de trabajo.

¿Cuál es el verdadero potencial que tiene el teletrabajo en la región? De acuerdo con varias investigaciones, la diferencia entre el teletrabajo potencial y el efectivo es muy grande y responde a varios factores:

En términos del desarrollo de su ecosistema digital, América Latina se encuentra en un nivel intermedio con respecto a otras regiones del mundo. Con un índice de 49,92 (en una escala de 0 a 100), la región está muy lejos del 71,06 de Europa Occidental y el 80,85 de América del Norte, pero supera los índices de Asia y África.
La digitalización de los hogares muestra una alta heterogeneidad. Aunque existe una conectividad estimada en un 78,78%, las diferencias entre los distintos países y entre las áreas urbana y rural marcan una brecha digital importante en amplios sectores de la población.
La región se encuentra bastante rezagada con respecto a la velocidad de las conexiones. Chile y Uruguay se encuentran como los mejor posicionados en la conectividad de la red fija y móvil respectivamente, pero bastante lejos de los primeros puestos que ostentan los países con mayor desarrollo.
La tenencia de computadoras en América Latina alcanza un 44,89%, índice que no sería suficiente para el acceso a la red de todos los trabajadores.
Los bajos niveles de capacitación de la fuerza laboral en la región suponen un freno para la adopción de nuevas tecnologías. Es preciso mejorar las habilidades y los conocimientos necesarios para que más personas puedan acceder al teletrabajo.
Un modelo efectivo de trabajo a distancia no solo involucra la tecnología. También implica contar con un marco legal y regulatorio junto con una cultura organizacional que hasta el momento no están plenamente desarrollados y varían entre los distintos países de la región.

Tal como surge de este análisis se concluye que no es realista pensar que el teletrabajo puede llegar a ser la nueva normalidad pos pandemia en la región; todavía hace falta mucho trabajo para elevar los estándares requeridos. Y lo que muchas empresas y empleados también están descubriendo en un contexto impensado hace tan solo unas semanas, es que organizar el trabajo remoto –y el Home Office en particular– no se puede improvisar y no es tan simple como parece.

El desafío será imaginar cómo, cuándo y dónde trabajaremos cuando la pandemia termine.

Espacios colaborativos y vibrantes que potencian la innovación

El diseño conceptual para las nuevas oficinas de Sanofi Perú, se apoyó en tres principios clave: innovación, adaptabilidad y crecimiento. El proyecto de desarrolló en 1.800 m² distribuidos en dos plantas de la Torre Javier Prado de Lima, un edificio que contará con la Certificación LEED Gold, y que se encuentra ubicado sobre una de las avenidas más importantes de San Isidro, el centro financiero de la ciudad.

La farmacéutica francesa está implementado a nivel global un cambio en materia de innovación de procesos y ese enfoque los ha llevado a remodelar sus oficinas bajo la filosofía de “espacios abiertos”, muy parecidos a los que ofrecen los co-work, sin olvidar las áreas “de concentración”. Perú ha sido el tercer país, luego de Francia y Brasil, en incorporar este concepto.

En línea con las necesidades de la compañía, el diseño del layout buscó generar nuevas dinámicas de trabajo para que cada empleado pueda elegir cómo, cuándo y dónde realizar sus tareas diarias, y también favorecer la interacción, la innovación y la productividad.

Para ello se apostó por la eliminación de las oficinas cerradas y la creación de un Open Space con puestos no asignados, que se complementa con distintos espacios de distensión y reuniones informales. Los puestos de trabajo cuentan con divisores bajos de vidrio a fin de no interrumpir las vistas, aprovechar la luz natural y conseguir una integración de todo el equipo. Las salas de reunión cerradas, se ubicaron sobre las medianeras.

El aprovechamiento de las vistas y la luz natural, la inclusión de la vegetación dentro del espacio, y la elección de la materialidad, se inscriben en una búsqueda por incluir el concepto de biofilia en las nuevas oficinas. La paleta elegida se basa en los verdes, azules y grises, los tres colores de la marca, para definir y brindar carácter a las distintas áreas de trabajo.

Para acentuar el espíritu local que se buscó en las nuevas oficinas de Sanofi en Lima, la gráfica que se utilizó en las distintas áreas, se diseñó a partir de una reinterpretación de los motivos utilizados en los tejidos de distintas culturas peruanas utilizando colores vibrantes.

La multiplicidad de espacios de reunión, tanto formal como informal, e incluso la sala de juegos, reafirman la importancia que le da la organización al trabajo colaborativo como una instancia de creación y de intercambio de ideas.

VER TODAS LAS FOTOS

Ficha Técnica:
Cliente: Sanofi
Ubicación del proyecto: Lima, Perú
Superficie: 1800 m2
Año: 2018
Project Manager: Arq. Claudia Malatesta
Diseño: Arq. Saira Salazar – Arq. Gonzalo Salvo
Dirección de Obra: Arq. Milagros García – Arq. Jorge Casanova

Oficinas colaborativas: La integración de los mundos físico y virtual

Conforme va desapareciendo la tradicional imagen del trabajador anclado a su escritorio y rodeado de equipos, empieza a consolidarse una nueva experiencia tecnológica en la oficina impulsada por el almacenamiento en La Nube, la creciente movilidad y los dispositivos inteligentes.

Para facilitar las nuevas formas de trabajo emergentes y apoyar la conectividad en una red cada vez más móvil y distribuida, las organizaciones están solicitando la construcción de oficinas con una amplia gama de tecnologías colaborativas para conectar a los trabajadores a través de la integración tecnológica con el espacio físico para dar lugar a una experiencia integral.

Al igual que las compras por Internet han transformado la experiencia de los consumidores, la irrupción de la tecnología en las oficinas modernas está teniendo un efecto análogo en el diseño de espacios de trabajo. De hecho, muchas de las estrategias centradas en la experiencia del usuario tales como las respuestas en tiempo real, se están transfiriendo al ámbito laboral. Se trata de crear un entorno digital sensible, adaptable, que responda a la presencia de las personas y cuya finalidad es mejorar la experiencia de la gente creando la atmósfera y la funcionalidad deseadas a través de sistemas y servicios inteligentes, personalizados e interconectados.

Así, una serie de dispositivos electrónicos integrados a la arquitectura interior de oficinas se encargan de recoger información en tiempo real. La iluminación, los dispositivos de audio y video, los smartphones, los notebooks, los wearables y los servicios distribuidos cooperan entre sí para crear entornos sensibles y receptivos a la presencia de las personas.

Estas tecnologías, muchas veces integradas al diseño de oficinas, tienen el potencial de mejorar la experiencia laboral permitiendo que los trabajadores se sientan seguros, cómodos y con un mayor control sobre su entorno, y que puedan encontrar los espacios, el apoyo y los compañeros adecuados cuando los necesiten. También juegan un rol importante a la hora de reconocer los ajustes o preferencias personales que se hayan fijado con anterioridad para adaptar el entorno a esas preferencias, el contexto y la agenda personal de cada usuario.

Pero lo fundamental en todos estos desarrollos es que las capas de la experiencia física y digital se entremezclan hasta hacerse indistinguibles, con el foco puesto en optimizar la experiencia laboral en cada uno de los puntos de contacto e interacciones que los trabajadores tienen con la compañía.

Gracias a la proliferación de todo tipo de sensores, a la ubicuidad de las redes inalámbricas y a la explosiva masificación de los smartphones y otros dispositivos inteligentes, hoy es posible interactuar con la infraestructura de los edificios para transformar eventos rutinarios tales como orientarnos dentro de un inmueble o reservar una sala de reuniones en una experiencia mucho más fluida y satisfactoria.

Muchas organizaciones ya están utilizando sensores en sus espacios de trabajo modernos para recopilar grandes datos sobre el rendimiento del edificio y el comportamiento de sus empleados. Luego, esta información se puede analizar con un software especializado lo cual permite evaluar tanto la eficiencia del edificio como la experiencia de uso.

Algunas empresas también han comenzado a utilizar Inteligencia Artificial para analizar los datos ya existentes dentro del edificio. Esto les permite optimizar el diseño de la oficina para personalizar la experiencia de los trabajadores recolectando sus patrones de comportamiento: a qué hora suelen entrar y salir de la oficina, cuáles son sus rutinas diarias, etc. De esta manera, la infraestructura de la Internet de las Cosas presente en el entorno permite personalizar el espacio de trabajo a la medida de las preferencias individuales.

Cómo implementar el teletrabajo en tu empresa de manera efectiva

Con motivo de la cuarentena, gran parte de las compañías en Latinoamérica han debido mantener a su fuerza laboral trabajando desde sus hogares. Esto trajo como consecuencia que aquellas personas que no tenían incorporada esta modalidad en su dinámica habitual de trabajo se hayan visto obligadas a aplicarla imprevistamente y a adaptarse a esta situación de la mejor manera posible.

Al momento de comenzar a considerar el retorno a la oficina se plantean escenarios en los que el teletrabajo será parte de la nueva normalidad. Las empresas, entonces, deben prepararse para apoyar y brindar herramientas a quienes continúen haciendo sus tareas de manera remota, ya sea a tiempo completo o parcial.

En este sentido, es importante entender que no todos los trabajadores cuentan con las condiciones y las habilidades adecuadas para teletrabajar. Se deberá prever que quienes lo hagan se encuentren lo suficientemente preparados como para afrontar los desafíos de trabajar lejos de su ambiente habitual y de sus compañeros, sin que esto afecte su productividad, su motivación y su compromiso con la organización. Por lo tanto, es recomendable evaluar individualmente a cada empleado en las siguientes dimensiones: condiciones físico-ambientales, tecnología, dinámica de trabajo y personalidad. En función de los resultados, se podrá considerar el grado de adaptabilidad que cada individuo tiene para trabajar desde su hogar y se podrá poner en práctica un plan de acción que contemple las necesidades según cada caso.

Condiciones físico-ambientales:

– Proveer el mobiliario ergonómicamente adecuado (silla y escritorio con regulación de altura y componentes ajustables) y los accesorios que permitan al trabajador mantenerse cómodo y evitar la tensión física y las lesiones.

– Proveer elementos para iluminación complementaria, como el suministro de lámparas de escritorio.También hay piezas de mobiliario con una luz led incorporada que regula su intensidad y temperatura en función al ciclo circadiano.

– Dar capacitación y material informativo sobre ergonomía, pausas activas y rutinas saludables además de promover la práctica de actividades físicas y de elongación a través de sesiones virtuales programadas para tal fin.

Tecnología

– Suministrar a cada persona el equipamiento tecnológico y el software necesarios según los requerimientos de su actividad.

– Asegurar una calidad de conectividad adecuada.

– Procurar que los archivos de trabajo estén disponibles siempre en La Nube y puedan ser usados desde cualquier dispositivo o computadora.

– Instruir a los equipos sobre las herramientas disponibles, tanto en hardware como en software, para el trabajo virtual y sus diferentes usos (equipos para videoconferencias, plataformas para reuniones virtuales, calendarios compartidos, transferencia de archivos, sistemas de gestión de tareas, entre otros.).

– Proporcionar asistencia remota permanente.

– Garantizar la seguridad informática y protección de datos personales.

Dinámica de trabajo

– Capacitar a los equipos, y sobre todo a los líderes, a fin de prepararlos para gestionar exitosamente equipos tanto en forma presencial como a distancia.

– Ser claros sobre qué se espera de cada persona y contemplar tiempos razonables y consensuados.

– Ejercitar la confianza en el equipo y promover la autonomía para trabajar con instancias de seguimiento planificadas, evitando el micromanagement.

– Afianzar la comunicación y colaboración entre las diferentes áreas de la empresa para evitar el riesgo de fragmentación y la creación de silos.

– Promover las interacciones periódicas entre los empleados, ya sea dentro del marco laboral, como también de esparcimiento (after office virtual, juegos en línea, etc.). Quienes teletrabajan corren el riesgo de sufrir sensación de aislamiento y pérdida de motivación lo que a su vez puede crear quiebres dentro de los equipos y una caída de la productividad.

– Formar al personal en conceptos relacionados con metodologías ágiles, los cuales se rigen por lo conceptos de flexibilidad, adaptabilidad, rapidez y trabajo en equipo efectivo.

– Establecer lineamientos para las reuniones virtuales de trabajo con reglas claras para todos tales como el cumplimiento puntual de los horarios, objetivos claros para cada reunión y reporte de los avances sobre las distintas tareas en progreso.

Personalidad

– Identificar qué habilidades comunicacionales necesita adquirir o reforzar cada individuo en función a su cargo y responsabilidades.

– Fomentar el desarrollo de los empleados estimulándolos a incorporar nuevas capacidades y a desechar las que ya no son útiles en este contexto.

– Realizar relevamientos periódicos de clima laboral para entender cómo se encuentra cada uno y si tiene algún problema para llevar a cabo sus tareas exitosamente brindando el acompañamiento adecuado para ello.

– Ofrecer asistencia en cuanto a la gestión del tiempo y las prioridades para que no afecte el equilibrio trabajo/vida personal.

– Estar atentos a la salud mental y emocional de quienes trabajan en forma remota. Para ello es importante ofrecer espacios de escucha a cada persona y otorgarle ámbitos en los que se atiendan estos aspectos: por ejemplo, sesiones de meditación, técnicas de respiración o mindfulness como prácticas saludables para aliviar el estrés y la ansiedad, entre otras cosas.

Finalmente, más allá de las políticas que cada empresa pueda implementar de forma individual, lo importante es que las organizaciones se aseguren de que todos y cada uno de sus integrantes puedan desempeñarse en forma cómoda y eficiente, que sigan sintiéndose parte del equipo y que tengan la motivación necesaria para realizar sus tareas, independientemente de dónde estén físicamente ubicados.