El diseño conceptual para las nuevas oficinas de Sanofi Perú, se apoyó en tres principios clave: innovación, adaptabilidad y crecimiento. El proyecto de desarrolló en 1.800 m² distribuidos en dos plantas de la Torre Javier Prado de Lima, un edificio que contará con la Certificación LEED Gold, y que se encuentra ubicado sobre una de las avenidas más importantes de San Isidro, el centro financiero de la ciudad.
La farmacéutica francesa está implementado a nivel global un cambio en materia de innovación de procesos y ese enfoque los ha llevado a remodelar sus oficinas bajo la filosofía de “espacios abiertos”, muy parecidos a los que ofrecen los co-work, sin olvidar las áreas “de concentración”. Perú ha sido el tercer país, luego de Francia y Brasil, en incorporar este concepto.
En línea con las necesidades de la compañía, el diseño del layout buscó generar nuevas dinámicas de trabajo para que cada empleado pueda elegir cómo, cuándo y dónde realizar sus tareas diarias, y también favorecer la interacción, la innovación y la productividad.
Para ello se apostó por la eliminación de las oficinas cerradas y la creación de un Open Space con puestos no asignados, que se complementa con distintos espacios de distensión y reuniones informales. Los puestos de trabajo cuentan con divisores bajos de vidrio a fin de no interrumpir las vistas, aprovechar la luz natural y conseguir una integración de todo el equipo. Las salas de reunión cerradas, se ubicaron sobre las medianeras.
El aprovechamiento de las vistas y la luz natural, la inclusión de la vegetación dentro del espacio, y la elección de la materialidad, se inscriben en una búsqueda por incluir el concepto de biofilia en las nuevas oficinas. La paleta elegida se basa en los verdes, azules y grises, los tres colores de la marca, para definir y brindar carácter a las distintas áreas de trabajo.
Para acentuar el espíritu local que se buscó en las nuevas oficinas de Sanofi en Lima, la gráfica que se utilizó en las distintas áreas, se diseñó a partir de una reinterpretación de los motivos utilizados en los tejidos de distintas culturas peruanas utilizando colores vibrantes.
La multiplicidad de espacios de reunión, tanto formal como informal, e incluso la sala de juegos, reafirman la importancia que le da la organización al trabajo colaborativo como una instancia de creación y de intercambio de ideas.
Conforme va desapareciendo la tradicional imagen del trabajador anclado a su escritorio y rodeado de equipos, empieza a consolidarse una nueva experiencia tecnológica en la oficina impulsada por el almacenamiento en La Nube, la creciente movilidad y los dispositivos inteligentes.
Para facilitar las nuevas formas de trabajo emergentes y apoyar la conectividad en una red cada vez más móvil y distribuida, las organizaciones están solicitando la construcción de oficinas con una amplia gama de tecnologías colaborativas para conectar a los trabajadores a través de la integración tecnológica con el espacio físico para dar lugar a una experiencia integral.
Al igual que las compras por Internet han transformado la experiencia de los consumidores, la irrupción de la tecnología en las oficinas modernas está teniendo un efecto análogo en el diseño de espacios de trabajo. De hecho, muchas de las estrategias centradas en la experiencia del usuario tales como las respuestas en tiempo real, se están transfiriendo al ámbito laboral. Se trata de crear un entorno digital sensible, adaptable, que responda a la presencia de las personas y cuya finalidad es mejorar la experiencia de la gente creando la atmósfera y la funcionalidad deseadas a través de sistemas y servicios inteligentes, personalizados e interconectados.
Así, una serie de dispositivos electrónicos integrados a la arquitectura interior de oficinas se encargan de recoger información en tiempo real. La iluminación, los dispositivos de audio y video, los smartphones, los notebooks, los wearables y los servicios distribuidos cooperan entre sí para crear entornos sensibles y receptivos a la presencia de las personas.
Estas tecnologías, muchas veces integradas al diseño de oficinas, tienen el potencial de mejorar la experiencia laboral permitiendo que los trabajadores se sientan seguros, cómodos y con un mayor control sobre su entorno, y que puedan encontrar los espacios, el apoyo y los compañeros adecuados cuando los necesiten. También juegan un rol importante a la hora de reconocer los ajustes o preferencias personales que se hayan fijado con anterioridad para adaptar el entorno a esas preferencias, el contexto y la agenda personal de cada usuario.
Pero lo fundamental en todos estos desarrollos es que las capas de la experiencia física y digital se entremezclan hasta hacerse indistinguibles, con el foco puesto en optimizar la experiencia laboral en cada uno de los puntos de contacto e interacciones que los trabajadores tienen con la compañía.
Gracias a la proliferación de todo tipo de sensores, a la ubicuidad de las redes inalámbricas y a la explosiva masificación de los smartphones y otros dispositivos inteligentes, hoy es posible interactuar con la infraestructura de los edificios para transformar eventos rutinarios tales como orientarnos dentro de un inmueble o reservar una sala de reuniones en una experiencia mucho más fluida y satisfactoria.
Muchas organizaciones ya están utilizando sensores en sus espacios de trabajo modernos para recopilar grandes datos sobre el rendimiento del edificio y el comportamiento de sus empleados. Luego, esta información se puede analizar con un software especializado lo cual permite evaluar tanto la eficiencia del edificio como la experiencia de uso.
Algunas empresas también han comenzado a utilizar Inteligencia Artificial para analizar los datos ya existentes dentro del edificio. Esto les permite optimizar el diseño de la oficina para personalizar la experiencia de los trabajadores recolectando sus patrones de comportamiento: a qué hora suelen entrar y salir de la oficina, cuáles son sus rutinas diarias, etc. De esta manera, la infraestructura de la Internet de las Cosas presente en el entorno permite personalizar el espacio de trabajo a la medida de las preferencias individuales.
Con motivo de la cuarentena, gran parte de las compañías en Latinoamérica han debido mantener a su fuerza laboral trabajando desde sus hogares. Esto trajo como consecuencia que aquellas personas que no tenían incorporada esta modalidad en su dinámica habitual de trabajo se hayan visto obligadas a aplicarla imprevistamente y a adaptarse a esta situación de la mejor manera posible.
Al momento de comenzar a considerar el retorno a la oficina se plantean escenarios en los que el teletrabajo será parte de la nueva normalidad. Las empresas, entonces, deben prepararse para apoyar y brindar herramientas a quienes continúen haciendo sus tareas de manera remota, ya sea a tiempo completo o parcial.
En este sentido, es importante entender que no todos los trabajadores cuentan con las condiciones y las habilidades adecuadas para teletrabajar. Se deberá prever que quienes lo hagan se encuentren lo suficientemente preparados como para afrontar los desafíos de trabajar lejos de su ambiente habitual y de sus compañeros, sin que esto afecte su productividad, su motivación y su compromiso con la organización. Por lo tanto, es recomendable evaluar individualmente a cada empleado en las siguientes dimensiones: condiciones físico-ambientales, tecnología, dinámica de trabajo y personalidad. En función de los resultados, se podrá considerar el grado de adaptabilidad que cada individuo tiene para trabajar desde su hogar y se podrá poner en práctica un plan de acción que contemple las necesidades según cada caso.
Condiciones físico-ambientales:
– Proveer el mobiliario ergonómicamente adecuado (silla y escritorio con regulación de altura y componentes ajustables) y los accesorios que permitan al trabajador mantenerse cómodo y evitar la tensión física y las lesiones.
– Proveer elementos para iluminación complementaria, como el suministro de lámparas de escritorio.También hay piezas de mobiliario con una luz led incorporada que regula su intensidad y temperatura en función al ciclo circadiano.
– Dar capacitación y material informativo sobre ergonomía, pausas activas y rutinas saludables además de promover la práctica de actividades físicas y de elongación a través de sesiones virtuales programadas para tal fin.
Tecnología
– Suministrar a cada persona el equipamiento tecnológico y el software necesarios según los requerimientos de su actividad.
– Asegurar una calidad de conectividad adecuada.
– Procurar que los archivos de trabajo estén disponibles siempre en La Nube y puedan ser usados desde cualquier dispositivo o computadora.
– Instruir a los equipos sobre las herramientas disponibles, tanto en hardware como en software, para el trabajo virtual y sus diferentes usos (equipos para videoconferencias, plataformas para reuniones virtuales, calendarios compartidos, transferencia de archivos, sistemas de gestión de tareas, entre otros.).
– Proporcionar asistencia remota permanente.
– Garantizar la seguridad informática y protección de datos personales.
Dinámica de trabajo
– Capacitar a los equipos, y sobre todo a los líderes, a fin de prepararlos para gestionar exitosamente equipos tanto en forma presencial como a distancia.
– Ser claros sobre qué se espera de cada persona y contemplar tiempos razonables y consensuados.
– Ejercitar la confianza en el equipo y promover la autonomía para trabajar con instancias de seguimiento planificadas, evitando el micromanagement.
– Afianzar la comunicación y colaboración entre las diferentes áreas de la empresa para evitar el riesgo de fragmentación y la creación de silos.
– Promover las interacciones periódicas entre los empleados, ya sea dentro del marco laboral, como también de esparcimiento (after office virtual, juegos en línea, etc.). Quienes teletrabajan corren el riesgo de sufrir sensación de aislamiento y pérdida de motivación lo que a su vez puede crear quiebres dentro de los equipos y una caída de la productividad.
– Formar al personal en conceptos relacionados con metodologías ágiles, los cuales se rigen por lo conceptos de flexibilidad, adaptabilidad, rapidez y trabajo en equipo efectivo.
– Establecer lineamientos para las reuniones virtuales de trabajo con reglas claras para todos tales como el cumplimiento puntual de los horarios, objetivos claros para cada reunión y reporte de los avances sobre las distintas tareas en progreso.
Personalidad
– Identificar qué habilidades comunicacionales necesita adquirir o reforzar cada individuo en función a su cargo y responsabilidades.
– Fomentar el desarrollo de los empleados estimulándolos a incorporar nuevas capacidades y a desechar las que ya no son útiles en este contexto.
– Realizar relevamientos periódicos de clima laboral para entender cómo se encuentra cada uno y si tiene algún problema para llevar a cabo sus tareas exitosamente brindando el acompañamiento adecuado para ello.
– Ofrecer asistencia en cuanto a la gestión del tiempo y las prioridades para que no afecte el equilibrio trabajo/vida personal.
– Estar atentos a la salud mental y emocional de quienes trabajan en forma remota. Para ello es importante ofrecer espacios de escucha a cada persona y otorgarle ámbitos en los que se atiendan estos aspectos: por ejemplo, sesiones de meditación, técnicas de respiración o mindfulness como prácticas saludables para aliviar el estrés y la ansiedad, entre otras cosas.
Finalmente, más allá de las políticas que cada empresa pueda implementar de forma individual, lo importante es que las organizaciones se aseguren de que todos y cada uno de sus integrantes puedan desempeñarse en forma cómoda y eficiente, que sigan sintiéndose parte del equipo y que tengan la motivación necesaria para realizar sus tareas, independientemente de dónde estén físicamente ubicados.
En las últimas décadas, la irrupción de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) en todas las áreas de la sociedad hizo que buena parte de los trabajadores se convirtiera en una fuerza nómada, independiente de la tiranía del cuándo y dónde trabajar. Una nueva generación se apropió del tiempo y el espacio para mejorar su productividad, el balance entre la vida personal y laboral, la satisfacción profesional y el compromiso con la empresa.
Sin embargo, si bien las TIC han cambiado la forma de trabajar, la adopción del teletrabajo fue mucho más lenta que lo supuesto inicialmente; factores humanos, sociales, organizacionales y de infraestructura han demostrado tener más peso que lo previsto. En los países en los que está más desarrollado, el teletrabajo puede llegar a alcanzar hasta el 30% de los empleos que se pueden realizar a distancia. Pero en la mayor parte de nuestra región, la ausencia de un marco contractual junto con una cultura organizacional y de Management apegados al control y a las jerarquías hicieron del teletrabajo un fenómeno casi marginal. Hasta hoy.
La pandemia de COVID-19, que nos está obligando a hacerle frente a una nueva e impensada realidad, también está acelerando la adopción de estas tendencias del mundo laboral que ya estaban presentes pero que hubieran tardado mucho más tiempo en establecerse. Para poder sostener su operación manteniendo el aislamiento social de distinto grado impuesto a nivel global, la mayor parte de las empresas optaron por algún tipo de teletrabajo para realizar aquellas tareas pasibles de realizarse de manera remota.
Y para saber de qué hablamos cuando hablamos de teletrabajo, cabe aclarar que no se debe reducir el concepto solo al cumplimiento de las tareas desde la casa; el Home Office no es sinónimo de teletrabajo sino solo una de las variantes que puede ofrecer esta modalidad. También es importante señalar que existe teletrabajo solo cuando hay una relación laboral de dependencia, lo cual excluye de esta categoría a la actividad free lance y a los autónomos o cuentapropistas.
El teletrabajo, entonces, se puede definir como el acto de cumplir todas o una parte de las tareas fuera de las instalaciones de la empresa mediante la utilización de las TIC. De acuerdo con esto podemos distinguir distintos tipos de teletrabajo:
Home Office: el empleado trabaja desde el hogar.
Oficinas satélite: el empleado trabaja desde otra locación de la empresa.
Centros de Coworking: el empleado trabaja desde otra locación compartida por más de una organización y/o por freelancers.
Trabajadores móviles: el empleado trabaja una gran cantidad de horas tanto fuera del hogar como de la oficina. Por ejemplo: cuando está de viaje, haciendo trabajo de campo o en oficinas de terceros (clientes, proveedores, etc.).
En definitiva, el teletrabajo representa una verdadera transformación que va mucho más allá del “horario flexible” y debe ser adoptado como un cambio fundamental en la naturaleza del trabajo, lo cual hará necesaria una actualización tecnológica junto con una profunda reestructuración de la gestión y la cultura de la empresa. Esto significa que tanto las organizaciones como los trabajadores deberán afrontar varios retos: el uso de otros canales de intercambio, la implementación de otras aplicaciones y herramientas, el cambio en la comunicación y el manejo remoto tanto de los equipos de trabajo como de los colaboradores.
Ventajas y desafíos
El teletrabajo representa una valiosa herramienta para hacer frente a diversos tipos de problemas: el cuidado del medio ambiente, la búsqueda de un equilibrio entre el trabajo y la vida personal, el aumento de la flexibilidad y la necesidad de dar una respuesta rápida a las oportunidades que se presentan en la nueva economía global. Adicionalmente, frente a la inesperada pandemia que nos golpea, también surge como una de las opciones para respetar el distanciamiento social sin perder productividad.
Estos son algunos de los beneficios del teletrabajo:
Mayor productividad. Trabajar de forma remota implica más tiempo de trabajo efectivo. Además, reduce significativamente el ausentismo y la continuidad de la operación no se ve afectada por eventos climáticos, de tránsito o de fuerza mayor.
Atracción y retención de talentos. Las empresas pueden contratar a la persona más adecuada para el trabajo, independientemente de su ubicación geográfica.
Reducción de los requerimientos de espacio físico. La reducción de la superficie necesaria es una de las mayores consecuencias de esta modalidad laboral, la cual puede llegar a alcanzar valores de hasta un 40% con el consiguiente ahorro en los costos de alquiler, operación y mantenimiento.
Ahorro de viáticos. Las empresas pueden evitar gastos innecesarios en viajes utilizando las nuevas tecnologías que permiten realizar videoconferencias en tiempo real.
Disminución de gastos. Al empleado le permite disminuir no solamente los costos de traslado sino también los de vestimenta, comida, etc., con lo cual aumenta el salario real.
Mayor flexibilidad. Los teletrabajadores tienen una mayor dosis de flexibilidad en la determinación de sus propios horarios y esquemas de trabajo.
Menos estrés. Al reducirse el desplazamiento diario desde y hacia la oficina se ahorran muchas horas de viaje que el trabajador puede destinar a las actividades sociales, al aprendizaje y también a la vida privada.
Sustentabilidad. La reducción de los desplazamientos diarios tiene un impacto positivo sobre el medio ambiente ya que disminuye el tráfico vehicular, la contaminación del aire y el consumo de energía.
Inclusión. El teletrabajo promueve la inclusión social de mujeres con hijos pequeños, personas con familiares a cargo y discapacitados.
Con respecto a los efectos negativos que puede tener el teletrabajo estas son algunas de las consecuencias que ya se vislumbran por el confinamiento en casa y que será preciso considerar:
Aislamiento. El teletrabajo puede conducir al aislamiento físico, social y profesional de los colaboradores (1). El aislamiento físico de los empleados que trabajan en un entorno distinto que sus colegas puede dar lugar al aislamiento social, caracterizado por sentimientos de falta de inclusión o conexión con los compañeros y la organización, junto con la percepción de una falta de visibilidad que reduce sus oportunidades de desarrollo profesional.
Sentido de pertenencia. En un estudio sobre el sentido de pertenencia de los teletrabajadores(2) se encontró que la identificación y el apego a la organización pueden verse erosionados cuando se trabaja a distancia, lo cual compromete la motivación y la productividad de los trabajadores.
Bienestar. Los resultados iniciales de la primera encuesta del Institute for Employment Studies del Reino Unido que analiza los efectos del Home Working durante la pandemia de COVID-19 muestran un preocupante deterioro de la salud física y mental derivados del aislamiento y la falta de ergonomía.
Lo cierto es que la implantación exitosa del teletrabajo en una organización supone un cambio que afecta muchos aspectos tales como la estructura física, la tecnología, la naturaleza del trabajo, los recursos humanos, la cultura y los valores de la empresa.
Sin embargo, no debería sorprendernos si después de que superemos este aislamiento sanitario forzado más empresas optaran por facilitar esta y otras modalidades de trabajo remoto para ofrecer una mayor flexibilidad a sus empleados de acuerdo con la naturaleza y la dinámica de la tarea que desempeñan (las cifras de nuestra encuesta revelan que el 82% elegiría trabajar con flexibilidad cuando termine la cuarentena).
Para afrontar estas transformaciones puede ser necesario aplicar un plan de gestión del cambio que ayude a asegurar una adopción positiva. También será necesario implementar un plan de comunicación interna orientado a beneficiar la cohesión del plantel y evitar problemas de confianza, falta de responsabilidad o de productividad. Tanto el plan de gestión del cambio como la comunicación interna estarán orientados a consolidar una cultura organizacional que incluya a todos por igual.
La pandemia de COVID-19 que nos impuso el trabajo a distancia también nos enfrenta a un mundo que será distinto en muchos aspectos. Es momento de pensar en los enormes desafíos que nos esperan pero también en las oportunidades; momento de capitalizar esta nueva experiencia y de recapacitar sobre la función de la oficina.
¿Cuáles son los beneficios del teletrabajo?
El teletrabajo ofrece ahorros operativos para la empresa (espacio, energía y transporte), incrementa la productividad al reducir interrupciones y tiempos de traslado, mejora el balance vida–trabajo, impulsa la retención de talento y abre la oportunidad de contratar perfiles en cualquier región sin limitaciones geográficas. Además, favorece la inclusión laboral y reduce el impacto ambiental al disminuir los desplazamientos diarios.
¿Cuáles son los mitos sobre el teletrabajo?
Que se trabaja menos, que no hay control, o que se pierde cultura empresarial. Con una buena gestión, el teletrabajo puede ser incluso más eficiente.
(1) BEAUREGARD, T. A., BASILE, K. A., & CANÓNICO, E. (2019): “Telework: Outcomes and facilitators for employees”. The Cambridge handbook of technology and employee behavior. (2) BURLEY, & LONG, S. (2015): “Where do I belong? High-intensity teleworkers experience of organizational belonging”. Human Resource Development International.
Situada frente al imponente parque La Carolina –uno de los espacios verdes urbanos más importantes de Ecuador– la sede de BMI Quito cuenta con 1.974 m² distribuidos en dos plantas con amplias vistas en toda su fachada oeste. Rescatar y poner en valor esta ubicación privilegiada, fue uno de los requerimientos que tuvo el cliente a la hora de abordar el proyecto. Con tal objetivo, el diseño realizado por Contract Workplaces, contempla la ubicación de los puestos de trabajo y las áreas de encuentro en el perímetro de la planta; mientras que las salas de reunión, los meeting boxes y los servicios de apoyo se sitúan en la zona central. Los cerramientos vidriados de los despachos privados y las salas de reuniones colaboran para crear una atmósfera diáfana y transparente que permiten traer parte de ese espacio exterior, al interior de la planta.
Esta nueva distribución, además, logró solucionar algunos de los problemas que surgieron del diagnóstico obtenido en la consultoría de Workplace Strategy, a partir del cual, se identificó que anteriormente las oficinas contaban con una distribución poco equitativa de su superficie, con muy pocos metros cuadrados por persona en las áreas de trabajo, y también con escasez de espacios colaborativos y de encuentro.
La estética sobria que se adoptó en todo el lay out, sumado a la paleta de colores seleccionada, apuntaron a resaltar las áreas más representativas. Los tonos claros de la madera en los espacios abiertos, las texturas de los pisos, los textiles y los detalles de la gráfica aplicada, dialogan entre sí generando un espacio luminoso y de gran armonía.
Como valor agregado, cabe mencionar la incorporación de la mejor tecnología de punta, tanto en la sala de Directorio, como en la oficina de Presidencia. Ambas cuentan con un sistema de videoconferencias nativo de CISCO que permite el manejo de distintos escenarios mediante una botonera de control, pantalla touch e integración con el sistema de iluminación y las cortinas. Mientras que la sala de Directorio dispone de amplificación de audio y micrófono en el techo junto con una pantalla interactiva con soporte móvil, en la oficina de Presidencia el sistema de iluminación y las cortinas están completamente integrados con el cerramiento de vidrio, el cual cuenta con tecnología smart glass. Esto hace posible que el vidrio cambie de modo transparente a modo traslúcido de acuerdo con el escenario seleccionado.
De esta manera, Contract Workplaces ha abarcado de manera integral este proyecto, teniendo en cuenta que el diseño del espacio sea funcional a la dinámica de trabajo, que la materialidad contemple el bienestar de las personas y que la tecnología esté totalmente integrada a la experiencia.
Pasar de un teletrabajo prácticamente inexistente a un teletrabajo a tiempo completo es algo que, en circunstancias normales, se habría planificado cuidadosamente, tanto desde el punto de vista tecnológico como adaptando los modos de organizar y dirigir el trabajo.
Sin embargo, este “teletrabajo de pandemia” que hemos tenido que adoptar no se pudo planificar y no es una forma correcta de teletrabajo. Para empezar, y de modo destacado, las condiciones personales no son las más favorables: el confinamiento con otras personas que reclaman nuestra atención y cuidados, las limitaciones para salir de casa, la incertidumbre por nuestra salud y la de nuestros seres queridos, la preocupación por la continuidad del negocio o de nuestro puesto de trabajo no favorecen la concentración y la productividad. Pero, además, la mayoría cometemos algunos errores que son un buen indicativo de que no estamos teletrabajando adecuadamente. Estos son los principales:
Estar siempre disponible.
Se está generando la idea de que el teletrabajo supone estar siempre disponible y conectado, algo que resulta estresante, improductivo y va en contra del derecho a la desconexión digital. Debe entenderse que el teletrabajo en realidad consiste en dejar que la gente se organice el tiempo como mejor le convenga para que pueda entregar los resultados acordados en un plazo concreto. Las personas con cargo directivo deben olvidarse de intentar saber qué hacen en todo momento sus colaboradores y aprender a darles autonomía dentro de unas referencias claras.
Seguir horarios extensos.
Si nos encontramos trabajando a todas horas, sin descansos e incluso durante el fin de semana, algo estamos haciendo mal. La referencia es trabajar un número de horas que nos permita descansar y realizar otras actividades más allá del trabajo (vida social y familiar, ocio, ejercicio, etc.).
No realizar descansos.
Lo ideal es hacer descansos breves a lo largo del día (cinco minutos cada media hora, quince minutos cada dos horas, una pausa más larga para comer) y moverse para hacer estiramientos que eviten los problemas musculoesqueléticos asociados al trabajo sedentario.
Finalmente, las empresas pueden al menos no aumentar el estrés de la situación con algunas acciones relativamente simples. Entre ellas, mostrar empatía con las situaciones personales —por ejemplo, normalizar que aparezcan niños o mascotas durante las reuniones o que alguien deba dejar momentáneamente una reunión para atender a su bebé. El ejemplo personal de quienes ocupan puestos directivos es fundamental en este aspecto, puesto que sus conductas son la referencia sobre la que el equipo entiende qué se considera aceptable o no. También es necesario facilitar que cada persona establezca sus propios horarios, entendiéndolos de modo flexible y reduciendo la exigencia de sincronía (estar todos trabajando al mismo tiempo) si no es realmente necesaria para las actividades a desarrollar. Finalmente, puede ser útil promover la creación de comunidades, canales o grupos en los que la gente comparta ideas, sugerencias y experiencias para hacerse la vida más fácil.
*Eva Rimbau-Gilabert es profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) y oradora de Worktech LATAM 2019
Existen varias definiciones de Facility Management, pero tal vez la más acertada es aquella que lo caracteriza como “una profesión que comprende múltiples disciplinas y cuyo objetivo consiste en garantizar la funcionalidad del entorno construido mediante la integración de las personas, los espacios, los procesos y la tecnología para crear un lugar de trabajo seguro, saludable y productivo, permitiendo que las empresas se centren en su negocio principal”.
Si bien, es una disciplina relativamente joven, durante los últimos años ha tomado una importancia cada vez mayor en Latinoamérica, a partir de su introducción por las grandes corporaciones y de la difusión de las ventajas que representa este modelo. Muchas compañías han comprendido que un gerenciamiento eficaz de sus activos resulta tan importante como la producción, el Marketing o las finanzas. Por eso, una gestión efectiva de Facility Management debe estar completamente alineada con los objetivos y valores de la organización, ya que cada decisión comercial tiene un impacto directo en los activos y las necesidades de la compañía: el FM será el profesional encargado de facilitar la cantidad y la ubicación de los espacios y recursos necesarios para apoyar consistentemente la estrategia comercial y operacional, teniendo en cuenta la visión de la empresa. Y esta sinergia conduce a un círculo virtuoso: ayuda a aumentar la productividad, la satisfacción y el bienestar de los empleados, lo que a su vez produce mejores resultados financieros y aumenta la atracción y retención de talentos.
A su vez, los profesionales del FM también ayudan a mantener la imagen de la organización y sus intervenciones influyen directamente sobre la percepción de clientes y empleados. En este sentido, el equipo de FM se transforma en un gran aliado para el departamento de Recursos Humanos, ya que hoy los trabajadores valoran notablemente la calidad ambiental del espacio de trabajo, el mantenimiento, la limpieza y los servicios que se brindan (cafetería, bebidas, gimnasio), etc.
Es importante señalar que un Facility Manager, tanto interno como externo, puede tener un rol muy proactivo a la hora de proponer soluciones y anticipar potenciales problemas a fin de evitar interrupciones o disfunciones en las operaciones de la empresa. Esto solo se puede llevar a cabo, siempre y cuando el FM conozca en profundidad a la compañía y sepa cuáles son sus necesidades particulares
Se debería agregar también que, en muchas compañías, también es responsable de la planificación y la respuesta en cuanto al manejo del espacio ante una crisis, ya se trate de desastres naturales, riesgos tecnológicos o peligros biológicos. Por lo tanto, hoy, frente a la emergencia provocada por la pandemia de COVID-19, la figura del FM cobra más relevancia que nunca. Estos profesionales que día a día cumplen una labor fundamental para llevar adelante los objetivos de la empresa, serán ahora los encargados de afrontar la inmensa tarea de hacer que las oficinas sean un lugar seguro. Porque dentro de este contexto tan particular que golpea a todos los países de la región con mayor o menor intensidad, algunos aspectos de la vida en la oficina se han vuelto de vital importancia: la limpieza, la seguridad, el distanciamiento social y los nuevos protocolos, entre otras cosas. Así, la gestión del FM se convertirá en una función esencial y estratégica más que en una actividad de apoyo para planificar, coordinar y ejecutar un sinfín de tareas.
Ante la nueva realidad, la figura del FM tiene más importancia que nunca y debe ser entendida como una inversión de valor y no como un gasto o como un beneficio del que pocas empresas pueden disfrutar. Ya sea con una figura interna de Facility Management y/o con el apoyo de una empresa especializada, cuando las compañías delegan estas tareas en un experto pueden focalizarse en el core de su negocio.
En el contexto actual, muchas empresas han comenzado a preocuparse por el escenario post pandemia y a evaluar cómo será la vuelta al trabajo en términos de ocupación del espacio, protocolos de sanidad y forma de trabajar. Pero también están poniendo el foco en adoptar estrategias que les permitan estar preparadas para adaptarse rápidamente a cualquier cambio imprevisto. Es muy probable que en los próximos años debamos afrontar eventos inesperados (otras pandemias, cambios climáticos extremos, inestabilidad social, etc.) que exijan una respuesta ágil y eficiente.
Después de pasar por un confinamiento preventivo que ha sido desde moderado a muy estricto según la región, y de experimentar el trabajo remoto como la única opción para mantener la operación de las empresas, los trabajadores empiezan a sentir las consecuencias: sensación de aislamiento, falta de motivación, estrés, problemas musculoesqueléticos, etc.
Por eso no es de extrañar que, al ser consultados sobre cómo preferirían trabajar una vez superada la pandemia, el 82% de los trabajadores elija hacerlo con flexibilidad para optar por el lugar que le resulte más conveniente según la ocasión (desde la casa, en la oficina, en espacios de Coworking, etc.). El trabajo flexible aparece en el horizonte de las posibilidades como la opción más apropiada para los tiempos que vienen.
Pero los arreglos de trabajo flexible ya estaban avanzando antes de que llegara el COVID-19 impulsados por el desarrollo explosivo de las tecnologías móviles, la gran penetración de Internet, el auge de las redes sociales y el surgimiento de una generación de nativos digitales dispuestos a abrazar una nueva forma de consumir basada en el uso compartido más que en la propiedad: el consumo colaborativo.
Compañías tales como Spotify, Netflix, Airbnb o Uber se transformaron en los buques insignia de esta nueva era. Construidas sobre las tecnologías de la información para transformar la realidad del mundo físico en digital a demanda de los consumidores, no necesitan un plantel extenso ni grandes instalaciones para operar, y en lugar de poseer activos físicos aprovechan la ubicuidad de la información y los recursos externos para alcanzar sus objetivos. Para adaptarse a esta nueva realidad, una parte cada vez mayor de la fuerza laboral se ha reconvertido para transformarse en trabajadores flexibles o “Gigs”, los que antes solían llamarse empleados a tiempo parcial, freelancers o consultores.
Como no podía ser de otra forma, esta tendencia nació en Silicon Valley, la meca de las startups, donde descubrieron que no era necesario contar con un plantel fijo; una hueste de trabajadores independientes provista con un dispositivo móvil y una conexión a Internet podía asumir desde proyectos completos hasta pequeñas tareas de emprendimientos complejos en función del flujo de trabajo. Este fue el comienzo de la “Gig Economía”.
Las nuevas generaciones se adaptaron rápidamente a esta modalidad. Tanto es así, que muchas aplicaciones, plataformas y herramientas digitales colaborativas que han surgido en los últimos tiempos responden, tanto a la creciente necesidad de las empresas de trabajadores altamente calificados, como a la demanda de más alternativas de empleo flexible por parte de estos nuevos trabajadores.
Talento ágil, flexible y a demanda
El trabajo flexible se puede definir como un tipo de acuerdo de trabajo que brinda un grado de flexibilidad tal que permite a los empleados decidir cuánto tiempo, dónde, cuándo y en qué horario van a trabajar. Y aunque en términos generales podemos hablar de acuerdos de trabajo flexible cuando estos se desvían del patrón estándar, existen algunas tipologías más habituales y reconocidas que se describen a continuación:
TIPOLOGÍAS DE TRABAJO FLEXIBLE
TRABAJO A TIEMPO PARCIAL
Cuando se contrata al empleado para que trabaje menos horas que el tiempo completo.
TRABAJO A PLAZO
Es un acuerdo para trabajar un número particular de semanas por año, ya sea a tiempo completo o parcial.
TRABAJO COMPARTIDO
Cuando dos (u ocasionalmente más) personas comparten la responsabilidad de un solo trabajo.
FLEXITIME
Permite a los empleados elegir, dentro de ciertos límites establecidos, cuándo comenzar y finalizar el trabajo.
HORARIO COMPRIMIDO
Permite a un empleado trabajar la semana laboral de 35-40 horas en menos cantidad de días. Por ejemplo: cuatro días de 10 horas.
HORAS ANUALES
El número total de horas que se trabajarán durante el año es fijo, pero puede variar la duración de horas trabajadas por día y por semana.
HOME OFFICE
Los empleados trabajan desde la casa.
TRABAJO MÓVIL
Los empleados trabajan toda o parte de la semana fuera de la empresa.
CONTRATOS DE CERO HORAS
El colaborador no tiene garantía de un número mínimo de horas de trabajo; puede ser llamado cuando sea necesario y pagado solo por las horas que trabaja.
TRABAJO POR RESULTADOS
No hay horas fijas, solo un objetivo que se debe cumplir.
BEATSON, M. (2019): “Megatrends: Flexible Working”. CIPD.
Este tipo de prácticas ofrecen ventajas tanto para la organización como para los trabajadores.
Por un lado, las empresas pueden alinear mejor la cantidad de personal utilizado con la demanda de trabajo y contar con una fuerza laboral más competente, motivada y comprometida, al mismo tiempo que disminuyen las ausencias por enfermedad y aumentan la productividad y la inclusión. De esta forma, las organizaciones se vuelven más ágiles y aumentan sus posibilidades de ofrecer respuestas rápidas y eficientes frente al cambio.
Por el otro, este tipo de arreglo les permite a los trabajadores mejorar el balance entre las exigencias del trabajo y otros aspectos de su vida, reducir el estrés y los tiempos de viaje, tener mayor control sobre los plazos y la presión asociados al trabajo.
Pero el trabajo flexible también crea desafíos que es necesario abordar con seriedad. Los trabajadores pueden enfrentarse al aislamiento, al riesgo de no poder desconectarse y establecer un límite claro entre el trabajo y la vida personal, a la precarización laboral debido a la ausencia de un adecuado marco regulatorio, a la falta de beneficios sociales (vacaciones pagas, licencia por enfermedad), etc.
Es por esto que el trabajo flexible puede ser una buena alternativa siempre y cuando todos los actores lleguen a un acuerdo mutuamente beneficioso en cuanto a las expectativas y las reglas establecidas. También implica fomentar una cultura organizacional que reconozca y recompense la productividad y el rendimiento en lugar del presentismo, y promover la transparencia en todos los niveles, para que los empleados puedan establecer aquellas pautas que les permitan priorizar tanto su trabajo, como su bienestar.
Hoy en día, afirma el ensayista e investigador libanés, Nassim Taleb: “vivir en nuestro planeta requiere muchísima más imaginación que la que nos permite nuestra propia naturaleza (…) Y a pesar de todo nuestro progreso y crecimiento, el futuro será cada vez menos predecible”.
Es por esto que en los tiempos que vienen, de transformaciones imprevistas y exponenciales, será necesario abrazar el cambio, ser ágil, reconvertirse y utilizar los recursos de formas más innovadoras y eficientes. Sin duda, el futuro será flexible.
Si bien sabemos que este contexto de pandemia es pasajero, estamos seguros de que trajo consigo muchos cambios que han llegado para quedarse.
A nivel laboral, se abren nuevos paradigmas, tanto en las dinámicas como en los espacios de trabajo. Sin embargo, el primer foco de atención de las compañías está puesto en el retorno seguro a los lugares de trabajo, en cuidar a sus trabajadores y en mantener el funcionamiento sus operaciones. Con este objetivo, elaboramos una serie de recomendaciones a tener en cuenta para el momento de regreso a las actividades:
PROTOCOLOS Y SEGURIDAD
Establecer protocolos de seguridad, de limpieza, gestión de residuos, mantenimiento y sanitización de superficies. Capacitar al personal sobre los mismos.
Generar protocolos de acceso en los edificios y oficinas, incluyendo sistemas de medición de temperatura corporal de quienes ingresan.
Proveer a los colaboradores y a los visitantes del material de protección personal apropiado (máscaras, guantes, etc.).
Disponer dispensadores de alcohol en gel con sensor de movimiento en distintos puntos del edificio y oficinas.
DISTANCIAMIENTO Y PRECAUCIONES
Fijar marcas en el piso para un distanciamiento seguro en las áreas de espera y definir sentidos de circulación unidireccionales mediante marcas colocadas en el suelo.
Separar las áreas de envío y recepción de correspondencia o paquetería de la población en general. Desinfectar el exterior los embalajes del material recibido.
Administrar el uso de ascensores: límites de pasajeros; adhesivos de piso para establecer zonas de distanciamiento; garantizar la limpieza continua de superficies de alto contacto como paneles de elevadores, botones, barandas.
Retirar el material promocional, superficies de apoyo y asientos en la zona de recepción.
Implementar tecnología “touchless” (aperturas automáticas de puertas, griferías con sensores, pedales y sistemas de apertura con el antebrazo, detectores de movimiento, activación por voz a través de dispositivos).
Monitorear la calidad del aire interior mediante el uso de filtros especiales y purificadores. Fomentar la ventilación natural.
ÁREAS DE TRABAJO
Reemplazar superficies del mobiliario por materiales antimicrobianos y no porosos.
Evitar los puestos enfrentados y dejar más espacio entre escritorios: entre cada persona deberá haber de 1,50 a 2 metros de distancia en diagonal o a 90°.
Agregar entre puestos paneles de privacidad con altura ajustable o mamparas acrílicas, así como en la zona de recepción.
Reducir la capacidad de salas de reunión y transformar espacios como phone booths y think tank en posiciones asignadas.
Quitar teclados y ratones compartidos y distribuir periféricos personales.
Es importante que estas acciones se realicen con anticipación, de manera ordenada y sobre todo se comuniquen correctamente a todos los colaboradores. Si necesitas orientación o recomendaciones a medida, contáctate con nuestro equipo. Es parte de nuestro compromiso continuo ayudar a nuestros clientes a prepararse para lo que viene.
Las oficinas corporativas de Unilever Chile se encontraban ubicadas desde 1957 sobre la calle Carrascal en la comuna Quinta Normal, justo frente a su emblemática planta de producción de detergentes. Pero tras décadas ahí, la compañía decidió trasladarse a un edificio sobre Av. Las Condes y, a través del nuevo espacio, poder conectar departamentos que se encontraban esparcidos en las antiguas oficinas.
El anterior espacio de trabajo no permitía el flujo de interacción entre las distintas áreas que se encontraban repartidas en diferentes pisos e, incluso, en dos edificios separados, unidos mediante un puente que cruza la Av. Carrascal. Esto generaba una conexión bastante complicada, espacios de reunión subutilizados, gran presencia de oficinas privadas e insuficientes condiciones lumínicas y espaciales.
Esta disgregación, además de la necesidad de afrontar un cambio en la filial chilena para alinearse con el cambio de imagen de la marca a nivel global, fueron las causas de este gran proceso de transformación adjudicado -por medio de un concurso- a Contract Workplaces.
Las nuevas oficinas cuentan con 2368 m2 divididos en dos pisos, subdivididos cada uno en dos áreas conectadas entre sí por un hall central de ascensores.
El diseño partió de la necesidad del cliente de apoyar mediante el espacio a las nuevas formas de trabajo que se está proponiendo la multinacional, con formatos más ágiles, flexibles, modernos y digitales, de manera de fortalecer la integración de sus distintas áreas.
La idea fue lograr salas de reunión más eficientes, espacios dinámicos, flexibles para llevar la modalidad de trabajo hacia el Activity Based Working (trabajo basado en actividades).
El partido general, por la forma de la planta, se configura con los servicios y sala de reunión en el núcleo; kitchenette y áreas de reunión informal se colocaron en el centro y el open plan, se situó sobre el perímetro de la planta, aprovechando la vista e iluminación natural.
Se priorizaron como tipologías las salas de reuniones de tres y cuatro personas, los phone booths, quiet rooms y las salas de reuniones más grandes y dúctiles.
Conceptualmente el proyecto está basado en cuatro axiomas definidos por Unilever que se representaron a través de la distinta funcionalidad de los espacios:
Be connected: se reflejó en los sectores de la oficina destinados a favorecer la conexión entre los empleados, como las salas de reunión o de brainstorming.
Be human: representado en los sectores destinados a privacidad, concentración, tranquilidad y desconexión.
Have fun: sectores de esparcimiento y de reunión social.
Be real: plasmado en las zonas operativas.
Se consideró una paleta de colores basada en el azul (que es el color corporativo) y se incluyeron otros tonos como contrapunto, lo que dio lugar a una combinación cromática vibrante. La variedad de texturas, por su parte, aporta una riqueza visual interesante.
Se incorporó también el concepto de biofilia y se tomaron ciertos elementos que conforman el logotipo de la empresa para plasmarlos en el espacio.
Finalmente, se logró actualizar a la filial chilena al standard global de la marca, con espacios amplios y cálidos que aportan un mayor bienestar a los colaboradores, como así también brindar soporte a las nuevas formas de trabajo que los cambios actuales demandan a las organizaciones.
Ficha Técnica: Diseño y habilitación: Contract Workplaces Cliente: Unilever Ubicación del proyecto: Av. Las Condes 11.000, Vitacura – Santiago, Chile Superficie: 2.368 m2 Año: 2019 Project Manager: Francisca Guerra (Contract Workplaces) Equipo de Arquitectura: Consuelo Larrea, Tomás González, Ximena Valencia, Manuel Hernandez y Camilo Gonzalez. Equipo de Obra: Rudy Avilés, Daniela Morales, Ruperto Lizana, Eric Abarca y Nicolas Donato.
