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Nuevos créditos LEED pos COVID-19

La actualización de las estrategias LEED brinda soluciones sostenibles orientadas a reconstruir la actividad económica, priorizando la salud de las personas y la creación de espacios más saludables.

En este tiempo globalizado, de grandes transformaciones y enormes desafíos, a los problemas ambientales que debemos afrontar para preservar el planeta y sus ecosistemas –el calentamiento global, la escasez de agua potable, la demanda energética, el manejo de los residuos, la contaminación del aire y los mares, etc.–, hoy debemos sumar la reciente pandemia de COVID-19.

Y a medida que el mundo intenta recuperarse de esta emergencia sanitaria mundial sin precedentes, tanto las empresas como los trabajadores se plantean cuál es la mejor forma de afrontar la difícil tarea que plantea la reapertura de las actividades de manera responsable, segura y sustentable. La salud y el bienestar son fundamentales para la sostenibilidad y apostar por ellos representa la forma más rápida de reconstruir una economía saludable.

Edificios verdes para una nueva realidad

A pesar de que cada vez existe más conciencia de la enorme influencia que el entorno construido tiene sobre el medio ambiente, las prácticas convencionales de diseño y construcción no parecen haber cambiado de manera significativa. Según surge de algunos relevamientos, los edificios generan el 50% de los residuos sólidos, el 25% de los gases de efecto invernadero, el 35% de la polución térmica, y demandan cerca del 45% de la materia prima y la energía disponibles en todo el mundo. Y como además, su ciclo de vida es más largo que el de casi cualquier otro activo, se comprende que tengan un enorme impacto sobre el ambiente. Es por esto que la edificación “verde” ha ganado adeptos a un ritmo acelerado.

Dentro de esta coyuntura, los certificados de sustentabilidad vienen proliferando ya desde los años 90. Es por esto que, desde hace varias décadas, en los países desarrollados se han puesto en marcha distintas herramientas de aplicación voluntaria para evaluar y certificar la calidad medioambiental de los edificios: LEED en los Estados Unidos, BREEAM en el Reino Unido, CASBEE en Japón, etc.

Sin embargo, el sistema de certificación que ha obtenido mayor consenso internacional es LEED (Leadership in Energy and Environmental Design). El estándar está orientado a la evaluación y calificación del desempeño ambiental y energético para diseñar, construir y operar edificios y espacios sostenibles que no solo reducen el impacto ambiental sino que también mejoran la salud de las personas y apoyan el desarrollo económico.

La certificación LEED permite evaluar criterios tales como la integración de energías renovables, el uso racional de los recursos naturales, el impacto ambiental de la construcción, etc., de tal forma que se garanticen unos niveles de confort determinados con un aval de calidad que, al mismo tiempo, proporciona un valor agregado al producto final.

En los últimos meses, y con el objeto de ayudar a las empresas y a las personas a operar, trabajar y desenvolverse en un mundo que tendrá que aprender a convivir con el COVID-19, al menos por un tiempo, el U.S. Green Building Council (organización que promueve la sostenibilidad de los edificios en los EE.UU., y es responsable del desarrollo de LEED) anunció una nueva estrategia denominada Healthy People in Healthy Places Equals a Healthy Economy. La idea detrás de esta iniciativa consiste en aprovechar el sistema de certificación LEED para mejorar el impacto de los edificios en la post pandemia priorizando la salud de las personas, las comunidades y el planeta.

Para ello se están llevando a cabo una serie de acciones que incluyen el lanzamiento de nuevos créditos adecuados a la emergencia actual, junto con actualizaciones del programa de construcción sostenible LEED. De esta forma se busca garantizar que el estándar refleje la nueva realidad que, tanto los edificios como las personas que los habitan, enfrentarán en el futuro cercano.

Aprovechar el sistema de certificación LEED sirve para mejorar el impacto de los edificios en la pos pandemia, priorizando la salud de las personas, las comunidades y el planeta.

Los nuevos créditos LEED

Como una forma de abordar las preocupaciones de seguridad sanitaria de los edificios planteadas por la actual crisis de salud, el U.S. Green Building Council está actualizando las estrategias LEED para abordar aquellos factores que pueden afectar la propagación del coronavirus: la calidad del aire interior y del agua, la limpieza y la gestión de riesgos.

Estos nuevos créditos, denominados Safety First, se crearon en respuesta directa a la pandemia de COVID-19 y están enfocados en brindar soluciones sostenibles orientadas a reconstruir la actividad económica con el foco puesto en la salud de las personas y en la creación de espacios más saludables.

Los créditos que se enumeran a continuación describen algunas de las mejores prácticas para la sostenibilidad en las áreas de desinfección, reingreso al lugar de trabajo, calidad del aire interior y calidad del agua. Pueden ser utilizados por proyectos LEED ya certificados o en proceso de certificación:

1. Limpiar y desinfectar el espacio

Este crédito requiere que se sigan las mejores prácticas de limpieza sustentable establecidas en LEED, de tal forma que se garantice un ambiente interior saludable y la seguridad de los trabajadores. Además de las consideraciones de los productos a utilizar, el crédito también demanda implementar procedimientos y capacitación adicional para el personal de limpieza junto con el cumplimiento de las normas sanitarias por parte de los ocupantes.

2. Reingreso al espacio de trabajo

El crédito constituye una herramienta tanto para evaluar y planificar el reingreso como para medir el progreso del mismo una vez que se ocupa el espacio. Requiere que los edificios tengan un plan de reingreso que incluya cuestiones tales como el control de los accesos, el distanciamiento social, la reducción de los puntos de contacto y una comunicación efectiva.

3. Puesta en marcha del sistema de agua

Los edificios que han disminuido su grado de ocupación o han estado cerrados durante semanas o meses debido al confinamiento, pueden presentar problemas con la calidad del suministro de agua, la cual puede no ser segura para beber o para usar. Este crédito requiere que se desarrollen e implementen estrategias de gestión del agua en coordinación con las autoridades locales responsables del suministro, y que se comuniquen a los ocupantes del edificio las medidas tomadas para asegurar la calidad de este servicio esencial.

4. Calidad del aire interior durante COVID-19

Este nuevo crédito se basa en los requisitos LEED existentes para Calidad del Aire Interior y requiere que se contemplen ajustes temporales en la ventilación de los edificios, lo cual podrían minimizar la propagación de COVID-19 a través del aire. Las consideraciones adicionales incluyen, además, el aumento de la filtración de aire, el distanciamiento físico de los ocupantes y el seguimiento de las medidas reglamentarias locales. El crédito también promueve el monitoreo y la evaluación de la calidad del aire interior de forma continua.

Buscar el impacto positivo

La salud y el bienestar son fundamentales para la sostenibilidad. Hay estudios sólidos que sugieren que las características de los edificios verdes favorecen la salud y la productividad de sus ocupantes, y que algunas estrategias sustentables compatibles con una baja huella de carbono o energéticamente eficientes tales como el uso de la luz o la ventilación naturales, son capaces de crear un círculo virtuoso que funciona tanto para las personas como para el planeta¹.

En definitiva, los edificios sustentables no solo pueden generar un importante impacto en la reducción de la contaminación y los residuos, una disminución en el consumo de recursos naturales y una menor presión sobre las infraestructuras locales; también son más saludables, confortables, duraderos y eficientes. Dado que estos beneficios no son fácilmente cuantificables, con frecuencia son ignorados en el análisis a la hora de considerar la conveniencia de construir y certificar para la sustentabilidad.

En estos tiempos de pandemia que nos toca atravesar es fundamental buscar el impacto positivo. Adhiriendo a los principios de la sustentabilidad en el diseño, la construcción y la operación de los edificios también aumentamos la confianza y la seguridad de las personas en los espacios en los que habitan y trabajan. Así se estimula la economía y, en última instancia, mejora la calidad de vida de todos.

Referencias:

1 WORLD GREEN BUILDING COUNCIL (2015): “Health, Wellbeing & Productivity in Offices”.

HEALTH SAFETY RATING: una estrategia para volver seguros a la oficina

Comprometidos con el bienestar y seguridad dentro de los espacios, el International Well Building Institute (IWBI) ha lanzado el sello “WELL Health-Safety Rating”. Esta certificación surge como respuesta ante la pandemia y sus requisitos son un subconjunto dentro del estándar de construcción WELL establecidos especialmente por grupo interdisciplinario de expertos de todo el mundo (el IWBI Task Force) para ayudar a las organizaciones a operar, mantener y diseñar los espacios en un entorno posterior a COVID 19.

Lo cierto es que la pandemia tendrá un impacto a largo plazo tanto dentro como fuera de los espacios de trabajo. Los cambios en el entorno físico y la interacción social dentro de las empresas requerirán que muchas prácticas habituales de bienestar deban ser reevaluadas, con el foco puesto en la salud y la sustentabilidad.

El Sello Well Health Safety Rating, permite a las organizaciones brindar seguridad a sus equipos en el retorno a las oficinas. El mismo aborda seis áreas principales:

→ Procedimientos de limpieza y desinfección. Es sabido que el virus del COVID-19, como muchas otras enfermedades infecciosas, se transmite principalmente por el contacto cercano con una persona infectada a través de gotitas respiratorias, muchas de las cuales pueden permanecer sobre las superficies durante horas e, incluso, días. Mantener buenos protocolos de limpieza puede ayudar a reducir el riesgo de infección en la vuelta a la oficina.

Estos protocolos incluyen: el apoyo al lavado de manos frecuente, la reducción del contacto con superficies, mejoras en las prácticas de limpieza y la elección de aquellos productos de limpieza que sean menos peligrosos para la salud.

→ Programa de preparación para emergencias. Los planes de preparación y resiliencia para emergencias son fundamentales para garantizar que las empresas estén equipadas tanto para enfrentar una crisis inminente como para recuperarse exitosamente de ella, ya se trate de una emergencia sanitaria, desastres naturales o de cualquier otra situación que afecte su normal funcionamiento.

Además del desarrollo de un plan para emergencias, los requisitos que comprende esta área son: la creación de un plan de continuidad comercial, la planificación para un reingreso seguro y saludable, proporcionar recursos para afrontar la emergencia y reforzar la resiliencia.

→ Recursos de servicios de salud. La pandemia de COVID-19 ha puesto en evidencia cómo los comportamientos de una persona pueden poner en riesgo a los demás. Las estrategias incluidas en esta sección se centran en las formas de fomentar acciones individuales que apoyen la salud y la seguridad para todos los que ocupen el espacio de trabajo.

Para ello es fundamental proporcionar los siguientes servicios: licencia por enfermedad, beneficios de salud, apoyo a la salud mental, acceso a vacunas antigripales de forma gratuita y promoción de un ambiente libre de humo.

→ Gestión de la calidad del aire y el agua. Sin el mantenimiento adecuado, los sistemas de agua, calefacción, ventilación y aire acondicionado pueden acumular microorganismos y partículas que son vectores de enfermedades respiratorias, especialmente después de períodos de inactividad.

El monitoreo de la calidad del aire y el agua, junto con las estrategias operativas para mejorar la ventilación y la filtración, son fundamentales para identificar y mitigar los posibles riesgos. Para ello habrá que llevar adelante distintas acciones: evaluar la ventilación, revisar y mantener los sistemas de tratamiento de aire, desarrollar un plan de manejo de Legionella, supervisar la calidad del aire y el agua, y controlar el moho y la humedad.

→ Compromiso y comunicación. Durante las emergencias, la participación y la comunicación son fundamentales para inspirar confianza, mejorar la coordinación y respaldar las acciones que pueden ayudar a proteger la seguridad y la salud. Estas acciones contribuyen a crear conciencia sobre qué hacer durante una crisis y proporcionan información para salvaguardar el bienestar de los ocupantes.

Brindar estrategias, educación y recursos de promoción de la salud puede ayudar a las personas a cultivar hábitos saludables y resiliencia en respuesta a los factores de riesgo.

→ Innovación. La innovación facilita el desarrollo de herramientas para crear entornos de trabajo más seguros y saludables. En esta sección se incluyen tanto los conceptos como las estrategias novedosos que aún no están incluidos en la presente certificación o que logran resultados que exceden los requisitos existentes .

El Sello Well Health Safety Rating fue implementado ya por numerosas empresas alrededor del mundo no sólo en espacio corporativos, sino también en estadios, lugares de entretenimiento y hoteles, entre otros. Cuenta, además, con el apoyo de grandes figuras internacionales y con expertos en materia de salud y prevención de enfermedades.

Trabajar desde casa y sobrevivir para contarlo

Para quienes no estaban acostumbrados a hacerlo de forma regular, la experiencia de trabajar desde casa durante este largo período de tiempo que nos impuso la pandemia, ha sido un increíble desafío. El espacio fuera de nuestras cuatros paredes no parece seguro (incluso, puede resultar peligroso para nuestra supervivencia), debemos seguir cumpliendo con los objetivos que nos impone el trabajo, y el contacto con el mundo exterior (donde están nuestros familiares y nuestros amigos) está limitado al espacio plano y distante de una pantalla.

Aunque parezca mentira –y salvando las distancias–, esta descripción se parece mucho a las condiciones que caracterizan a los entornos extremos que muchos científicos deben afrontar en las estaciones polares del Ártico y la Antártida, en las bases submarinas o en el espacio exterior. Estos entornos extremos presentan tres características principales: un ambiente exterior hostil, un objetivo de misión exigente y comunicaciones limitadas con los seres queridos¹. Suena familiar, ¿verdad?

El brote global de coronavirus nos ha llevado a un aislamiento forzado durante el cual muchos de nosotros debimos enfrentar largos períodos recluidos en el hogar, ya sea con la familia o solos, y sabemos de primera mano que puede ser muy estresante. Pero, ¿cuáles son los efectos del aislamiento tanto física como psicológicamente? ¿Cómo podemos mantenernos positivos, productivos y mentalmente activos minimizando las consecuencias?

El aislamiento, una amenaza al acecho

Una de las razones por las que vivir en aislamiento es tan difícil es porque somos criaturas sociales. Y aquí conviene diferenciar entre dos conceptos que suelen usarse indistintamente: aislamiento y soledad. Mientras que el aislamiento surge en situaciones (muchas veces no deseadas) en las que no se tienen suficientes personas con las que interactuar, la soledad es la experiencia subjetiva de no tener contactos personales relevantes, aun estando rodeado de gente.

El aislamiento puede ser perjudicial no solo para cumplir con el trabajo y las actividades diarias sino también para nuestra salud física y mental; así lo atestiguan muchas personas que han vivido en entornos aislados tales como los investigadores destinados en la Antártida o los astronautas en misiones espaciales.

En esas condiciones existen más probabilidades de sufrir depresión, problemas de memoria, sensación de soledad, aburrimiento, dificultades para la interacción social y pocas oportunidades para evitar conflictos interpersonales derivados de la convivencia forzosa las 24 horas. Pero también se compromete el sistema inmunitario, lo que aumenta la probabilidad de enfermar².

En las bases antárticas, por ejemplo, el aislamiento contribuye al desarrollo de problemas de salud mental relacionados con el temor a sufrir malestares o lesiones en un lugar donde las condiciones climáticas hacen que las evacuaciones sean riesgosas. A esto se suma la monotonía de comer, dormir, trabajar y pasar el tiempo libre en un solo espacio con la misma gente durante meses. En estas condiciones, la respuesta individual puede ser muy variada e impredecible: mientras que algunas personas desarrollan un alto sentido de solidaridad y trabajo en equipo, otras pueden deprimirse y sufrir alteraciones en su comportamiento. Un caso extremo se produjo en la estación antártica soviética de Vostok en 1959, en la que un científico se desquició después de perder una partida de ajedrez y asesinó a su oponente con un hacha. Luego de este incidente se prohibió el ajedrez en las estaciones soviéticas³.

Aconsejan los expertos

Scott Kelly, el astronauta norteamericano que vivió en la Estación Espacial Internacional durante casi un año, reconoce que la experiencia no fue fácil y que permanecer encerrado en casa también puede ser desafiante. “Cuando me iba a dormir, seguía en el trabajo y cuando me despertaba, aún estaba en el trabajo”, cuenta Kelly⁴, quien nos deja algunas recomendaciones que pueden resultar muy útiles para sobrevivir a nuestro encierro forzado en la Tierra:

Cumplir un horario. En la Estación Espacial todo el tiempo está agendado, desde que abrimos los ojos hasta la hora de ir a dormir.

Tomar pausas. Cuando se vive y se trabaja en el mismo espacio durante muchos días, el trabajo puede invadir toda tu vida si lo permites.

Dormir a la misma hora. Los científicos de la NASA estudian de cerca el sueño de los astronautas cuando están en el espacio y han descubierto que la calidad del sueño se relaciona con la cognición, el estado de ánimo y las relaciones interpersonales, que son esenciales para superar una misión en el espacio o una cuarentena en casa.

Tener un pasatiempo. Cuando se está encerrado en un espacio pequeño hace falta una válvula de escape que no sea el trabajo ni el mantenimiento del entorno.

Tomarse un tiempo para socializar. La ciencia ha establecido que el aislamiento es dañino no solo para la salud mental sino también para la salud física, especialmente para el sistema inmune. La tecnología hace que hoy sea más fácil que nunca mantenerse en contacto, así que vale la pena tomarse un tiempo para conectarse con alguien todos los días.

Beth Healey, por su lado, es una científica británica que pasó un año en la Estación de Investigación Concordia en la Antártida realizando investigaciones para la Agencia Espacial Europea (ESA) sobre los efectos del aislamiento y lo que podría significar para los vuelos espaciales a largo plazo. En función de su propia experiencia, estos son algunos de sus consejos para afrontar el confinamiento⁵:

Mantener una rutina personal, sea la que sea, especialmente el ciclo de sueño/vigilia. No es bueno quedarse despierto hasta muy tarde ni estar acostado durante períodos prolongados; la falta de un ritmo inducirá cambios biológicos y cambios de humor.

Hacer ejercicio, mantener un espacio privado, por pequeño que sea, y establecer límites.

Satisfacer la necesidad humana de conectarse con la naturaleza: cuidar a los animales, hacer jardinería, mantener plantas y cultivar semillas.

Seguir comunicándose con amigos y familiares fuera del hogar, pero no exclusivamente, ya que este comportamiento deja afuera a los que están alrededor.

Sobrevivir para contarlo

Luego de la epidemia de SARS⁶, se conocieron investigaciones que encontraron que, aquellas personas que experimentaron una mayor sensación de soledad y falta de contacto social y físico debido a la cuarentena, más tarde tuvieron mayor probabilidad de desarrollar Trastorno de Estrés Postraumático⁷. El impacto del aislamiento no debe subestimarse ni ponerse al final de las listas de prioridades. La ansiedad, la depresión y la sensación de soledad son algunas de las consecuencias que pueden persistir incluso mucho después de que termine la actual pandemia.

Dentro de las organizaciones –que hoy cuentan con una gran cantidad de colaboradores trabajando desde su casa–, los empleados que se sienten aislados comienzan a sentirse menos conectados con los valores corporativos. En este sentido, la cultura de la empresa desempeñará un papel crucial; la identificación positiva con una cultura organizacional que fomente la comunicación, la inclusión y la tolerancia puede ayudar a las personas a lidiar con el estrés del aislamiento. El sentido de pertenencia, que juega un papel clave en la forma en la que pensamos, sentimos, actuamos y nos auto percibimos, proporcionará una mayor estimulación mental y una idea de propósito.

Apelar al pensamiento positivo y a la comunicación abierta, y aprovechar la experiencia de otros nos ayudará a transitar por este tiempo de trabajo desde casa y a sobrevivir para contarlo.

1 TEMP, A.G.M. et al. (2019): “‘I really don’t wanna think about what’s going to happen to me!’: a case study of psychological health and safety at an isolated high Arctic Research Station“.

2 ANDERSON, L. (2019): “What are the effects of total isolation? An expert explains”. Theconversation.com

3 SUEDFELD, P. (2016): “How Antarctic isolation affects the mind”. Canadian Geographic.

4 KELLY, S. (2020): “Pasé un año en el espacio y tengo algunos consejos sobre el aislamiento”. www.nytimes.com/es/

5 GREEN, J. (2020): “How to cope with isolation: lessons from a space doctor in Antarctica”. www.skyatnightmagazine.com.

6 Severe Acute Respiratory Syndrome por su sigla en inglés, que tuvo lugar entre 2002 y 2004.

7 BROOKS S.K. et al. (2020): “The psychological impact of quarantine and how to reduce it: rapid review of the evidence”. The Lancet.

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Cómo crear un ecosistema de trabajo

Hasta hace 6 meses, antes de que la pandemia de COVID-19 trastocara la vida de casi todo el planeta, el espacio de trabajo ya se encontraba en medio de grandes cambios. El desarrollo imparable de la tecnología, los nuevos hábitos de consumo y las rápidas transformaciones económicas y sociales avanzaban hacia una nueva visión de cómo, cuándo y dónde se hace el trabajo, redefiniendo el propio concepto de trabajo.

La oficina también tuvo que adaptarse. Pasó de ser un mar de cubículos homogéneos y estructurados a convertirse en un espacio abierto, con una organización más horizontal en la que priman la participación, la autonomía, la colaboración, la interacción informal, la movilidad y el compromiso, con el foco puesto en la salud y el bienestar de las personas.

Con la llegada de las jóvenes generaciones al mercado laboral y el crecimiento de la nueva “Gig Economía”, se consolidó una tendencia que modificó las características de la fuerza de trabajo; muchos empleados se reconvirtieron para transformarse en trabajadores flexibles o “Gigs”. Así, las empresas comenzaron a gestionar un plantel más complejo compuesto por colaboradores independientes y trabajadores full time.

Y a medida que crecía el entramado de las organizaciones –que ahora contaban con distintos tipos de trabajadores ubicados tanto en las oficinas centrales como en locaciones remotas (espacios de Coworking, oficinas satélite, Home Office, etc.)–, la capacidad de gestionar la complejidad se convirtió en una necesidad fundamental.

La aparición en escena de la pandemia de COVID-19 ha acelerado estos cambios. Hoy, las empresas se ven obligadas a repensar su negocio con menos recursos y a volverse más eficientes para sobrevivir. Con el teletrabajo en alza y una variedad de distintas locaciones para gestionar, los entornos estarán cada vez más distribuidos. En este contexto, la integración de todos estos elementos en un verdadero ecosistema de trabajo se volverá estratégica.

Los entornos distribuidos

Incluso antes de la pandemia, muchas empresas debían gestionar diferentes grupos de trabajo y ubicaciones de oficinas en distintas zonas horarias y países. Hoy, la necesidad ha hecho que prácticamente todas las empresas deban organizar su operación en entornos de trabajo distribuidos. Y esto implica, entre otras cosas, un uso intensivo de la tecnología para mantener a todas las partes conectadas, lo que no sería posible sin un uso apropiado de las herramientas tecnológicas. Es por esto que los procesos deben ser rediseñados para permitir el acceso de los trabajadores remotos a todos los recursos de la compañía. Pero este rediseño no debería centrarse en tratar de preservar la esencia de los procesos anteriores sino en optimizarlos para dar respuesta al nuevo entorno digital.

El trabajo distribuido también implica nuevas formas de interacción y de gestión junto con el fortalecimiento de la cultura corporativa, un desafío que habrá que afrontar con la mayor eficacia para preservar la colaboración, el sentido de pertenencia y el compromiso, fomentar la innovación y apoyar la creatividad. Este proceso puede resultar difícil para algunas personas y puede requerir apoyo a través de una oportuna capacitación y gestión del cambio.

La clave para responder a la mayor demanda de flexibilidad será adoptar una estrategia organizacional capaz de ofrecer diferentes opciones; el lugar de trabajo ya no será una ubicación única sino una constelación de diferentes ámbitos y experiencias.

Pero el trabajo distribuido no significa el fin de la oficina. Es cierto que el espacio de trabajo tendrá que redimensionarse y adaptarse a las nuevas necesidades y modalidades laborales cuidando el bienestar y la salud de los colaboradores donde sea que trabajen en esta nueva normalidad. Pero las oficinas se resignificarán; dejarán de ser un contenedor donde las personas cumplen un horario fijo cinco días a la semana para convertirse en un lugar de reunión para los equipos, un espacio de encuentro para afianzar la cultura corporativa y el sentido de pertenencia, y un punto de referencia para la experiencia social en el mundo real. En definitiva, la oficina será un facilitador que ayudará a plasmar una comunidad cohesionada y comprometida a pesar de la distancia física.

Cómo crear un ecosistema de trabajo

Un ecosistema de trabajo consiste en una organización que cuenta con distintos espacios y locaciones distribuidas geográficamente donde los trabajadores interactúan, prosperan y colaboran integrados en función de un objetivo común.

Del mismo modo que ocurre en los ecosistemas biológicos, los ecosistemas de trabajo cuentan con recursos e individuos que se relacionan constituyendo distintas comunidades cuya dinámica se modifica de acuerdo con las exigencias que les impone su entorno.

En la naturaleza, cuanto más vasta es la gama de recursos y variables que mantienen vivo un hábitat, más amplia es la diversidad de resultados y mayores son sus posibilidades de sobrevivir y prosperar. De la misma forma, una organización capaz de ofrecer una variada oferta de espacios y locaciones –donde tanto los empleados a tiempo completo como los trabajadores bajo demanda se sienten comprometidos, productivos y respaldados por los recursos físicos y digitales adecuados– logrará un mayor florecimiento de ideas, innovación y estrategias creativas.

Además, para trabajar exitosamente como un ecosistema, cada integrante necesita conocer de qué manera impacta su tarea dentro de su comunidad de trabajo y dentro del todo más amplio que es la organización. El sentido de propósito es el cemento que une, le da sentido y dirige el esfuerzo colaborativo.

Pero para lograr alinearse en torno a un objetivo compartido combinando la experiencia y los conocimientos de muchas personas trabajando de forma distribuida, no basta solo con contar con los espacios y los recursos adecuados –aunque es una condición fundamental–. También es necesario fomentar la autonomía, la responsabilidad y la autoorganización, y asegurarse de que las distintas redes se mantengan conectadas, compartan información y apoyen el trabajo de los demás.

En este nuevo escenario postpandemia, el Home Office será una extensión del ecosistema de la organización. Dado que trabajar desde casa seguirá siendo una opción –incluso cuando muchas empresas ya se preparan para regresar a la oficina–, también habrá que poner en marcha las estrategias esenciales para lograr un teletrabajo exitoso: asegurarse de que los empleados tengan el entorno adecuado y las herramientas necesarias para respaldar una integración eficaz.

De cara a la nueva normalidad

No hay duda de que se avecina un cambio radical en la forma de trabajar. Los días de la oficina basada en una cultura monolítica en la que las personas tienen roles, horarios y lugares de trabajo fijos, llegaron a su fin.

Frente a este panorama, ¿cómo deberán prepararse las empresas de cara al futuro inmediato? Al aceptar que la situación actual ya no es excepcional sino que formará parte del modo en que vamos a vivir, trabajar y aprender durante mucho tiempo, será imprescindible pasar de los entornos distribuidos a la integración en verdaderos ecosistemas de trabajo.

La clave para responder a la mayor demanda de flexibilidad será adoptar una estrategia organizacional capaz de ofrecer diferentes opciones, incluyendo una variedad de locaciones donde el lugar de trabajo ya no será una ubicación única sino una constelación de diferentes ámbitos y experiencias. Se podrá trabajar desde cualquier lugar, ya sea en casa, en la oficina o en espacios de trabajo compartidos gracias a la ubicuidad de la tecnología. No obstante, la oficina no desaparecerá; cambiará su configuración y su funcionalidad, pero continuará siendo el foco de la experiencia social.

Merck – Perú

“El trabajo entre el equipo de Contract y Merck fue muy fluido y transparente desde el primer día. Se generó una relación de confianza, llegaron a comprender bien nuestras necesidades y aportaron con ideas que llevaron a un ambiente de trabajo espectacular a la medida de nuestras necesidades. Como todo proyecto de la complejidad de este y a pesar de los retos inesperados que surgieron en el camino, pudimos cumplir con todos los objetivos. Muchas gracias a todos y felicitaciones por la linda obra que crearon para Merck en Perú.”

Vanessa Vertiz – Managing Director Merck Perú

Salud mental en épocas de pandemia

Cuando hablamos de bienestar y de condiciones de trabajo saludables solemos pensar en el nivel de ruido, la temperatura, la iluminación, la calidad del aire o la ergonomía. Sin embargo, también existen otros factores –a menudo subestimados y naturalizados– que tienen un enorme impacto sobre el bienestar. La salud es un concepto integral que abarca al ser humano en su totalidad e incluye tres áreas interconectadas: la salud física, la mental y la social.

En el caso de la salud mental, no se trata simplemente de la ausencia de una enfermedad o condición anímica. Se trata de un estado de plenitud en el que las personas pueden vivir a su máximo potencial, enfrentar las tensiones normales de la vida, trabajar productivamente y contribuir a su comunidad. Por el contrario, el estrés y los riesgos psicosociales no solo deterioran el estado anímico, sino también debilitan el sistema inmunitario; y cuando se vuelven crónicos, aumentan el riesgo de aparición de otras enfermedades tales como la depresión, los trastornos cardiovasculares, la diabetes y las afecciones respiratorias, entre otros.

“Actualmente, las consecuencias de la pandemia de Covid-19 se están volviendo cada vez más evidentes y, mientras las organizaciones buscan reducir costos y reestructurarse para seguir operando en este nuevo escenario, existe el peligro de que el bienestar de los empleados se deteriore. La incertidumbre frente al futuro, el aislamiento, el temor al contagio y la continuidad laboral son una gran fuente de estrés que puede exacerbar los problemas de salud física”, explica Víctor Feingold, Presidente regional de Contract Workplaces, compañía latinoamericana dedicada el diseño y construcción de espacios de trabajo centrados en las personas.

En este contexto de pandemia, las empresas deben trabajar activamente para dar contención y mantener la salud mental de sus trabajadores, el recurso más importante para superar la crisis. Algunas acciones concretas sugeridas por Contract Workplaces en ese sentido son:

→ Contar con un plan de emergencia sólido y consistente puede producir un impacto muy positivo en el estado de ánimo y el bienestar de los colaboradores (alguien está a cargo y sabe lo que hace). Tanto es así que las normas del Estándar WELL le otorgan créditos a aquellas compañías que cuenten con un plan para emergencias que les permita dar una respuesta rápida y clara frente a cualquier situación de crisis.

→ Mantener una comunicación fluida y clara es un factor clave en el manejo de una pandemia: minimiza la confusión y optimiza la coordinación del personal durante situaciones de excepción como las que estamos viviendo, al mismo tiempo que ayuda a llevar tranquilidad, a disminuir el estrés y a canalizar positivamente los esfuerzos de la comunidad de trabajo. Es uno de los ejes principales en la promoción de la salud mental.

→ Promover las conductas saludables alentando a los colaboradores a cuidar el descanso y la alimentación y a realizar actividades físicas regulares ya que las hormonas del estrés se metabolizan con la actividad física. Las técnicas de relajación, el manejo de la respiración profunda y la meditación también ayudan a disminuir la ansiedad y el consumo de tabaco, alcohol, medicamentos u otras sustancias adictivas.

→ Incentivar la socialización y evitar el aislamiento manteniendo contacto regular con los colaboradores. Hoy es más importante que nunca que los líderes y las organizaciones fomenten relaciones de confianza y cooperación para que la cultura se mantenga fuerte y los equipos permanezcan cohesionados, aun cuando casi todos trabajen desde una ubicación diferente. Esto significa no solo mantener reuniones programadas regularmente a través de Skype, Zoom u otras plataformas de videoconferencia, sino también encontrar más y nuevas formas para que los empleados interactúen y se conecten de forma remota.

→ Crear espacios de apoyo mutuo que permitan la expresión, distensión, comprensión y escucha entre los integrantes de la organización, y en los que se pueda compartir con otros el impacto del aislamiento físico para reelaborarlo y movilizar recursos positivos de afrontamiento.

→ Escuchar las demandas de la gente y generar empatía. El apoyo emocional debe integrarse en todas las actividades cotidianas tanto de los colaboradores como de los grupos de trabajo ya que forma parte de las necesidades básicas de la fuerza laboral. Establecer el equilibrio y promover una actitud positiva, segura y confiada entre los colaboradores.

“Todas las medidas que se tomen con respecto a la salud mental en el curso de esta pandemia que hoy nos toca vivir son cruciales para poder atravesarla con equilibrio y resiliencia. Una respuesta acertada, sensible y empática por parte de las organizaciones –un plan coherente, información veraz y oportuna junto con una buena estrategia de comunicación– ayudará a disminuir el estrés y a mantener un estado emocional positivo entre los colaboradores. Acompañarlos proactivamente a lo largo de todas las etapas que dure este proceso será indispensable para mantener la cohesión y la operación de la compañía”, finaliza Feingold.

Acerca de Contract Workplaces
Desde hace más de veinte años Contract Workplaces es la empresa regional líder en consultoría, diseño e implementación de espacios de trabajo inspirados en personas.

Sus servicios integrales incluyen la consultoría en workplace strategy, diseño y arquitectura, construcción, tecnología, logística de mudanza, change management , servicios de post ocupación y oficina como servicio.

Cuenta con oficinas regionales propias en: Argentina, Bolivia, Chile, Costa Rica, Uruguay, México, Perú, Colombia, Panamá, Paraguay y Ecuador. # Más de 300 profesionales especializados. # Más de 1.500.000 m2 diseñados y construidos en la región.

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Cultivar la cultura del bienestar: cinco pasos para mejorar el bienestar de los empleados*

La conversación sobre el bienestar en el lugar de trabajo es cada vez más fuerte. Las empresas se están dando cuenta de que las estrategias de bienestar empresarial necesitan un enfoque multidimensional para apoyar a los empleados.

Tradicionalmente, se les decía a los empleadores que valoraran el bienestar físico de sus empleados, pero en los últimos años se ha hecho evidente que hay mucho más en juego cuando se trata de la salud y la felicidad general de los empleados.

Con el estrés laboral en su punto más alto, muchas empresas se están dando cuenta de los beneficios de centrarse en aquellas facetas que en general se pasan por alto cuando se habla del bienestar de los empleados. Las iniciativas de bienestar corporativo se extienden mucho más allá de las membresías con descuento en gimnasios y algunas plantas en la oficina, ahora incluyen importantes incentivos para los empleados e incluso “cápsulas para la siesta” en el lugar de trabajo.

Sin embargo, el bienestar no solo significa qué tan en forma están los empleados. Hay muchos aspectos diferentes que deben abordarse en una estrategia de bienestar integral dentro de las organizaciones, lo cual hará sentir a los empleados más conectados con la empresa y, potencialmente, les proporcionará la sensación de un propósito sólido, que debería reflejarse en un mejor desempeño y productividad.

Cultura del lugar de trabajo

Los entornos de trabajo son fundamentales para el desempeño de los empleados pero, a pesar de que el 94 por ciento de los ejecutivos cree que la cultura de la empresa es vital para el éxito de su organización, a menudo esto se pasa por alto.

La cultura del lugar de trabajo no es solo cómo opera la empresa y la cara pública que presenta, sino cómo trata a sus empleados y cómo sus empleados ven el negocio. Una cultura empresarial coherente y bien definida conduce a una mayor retención de empleados y una fuerza laboral más feliz. Sin embargo, construir esa cultura rara vez es simple y requiere mucho trabajo, por lo que es importante que esto sea algo que se incorpore lentamente en su estrategia. Una cultura de oficina positiva y trabajadora no se crea de la noche a la mañana. Primero se debe poner el foco en el empleado y luego en el trabajo. Cultivar una cultura competitiva no es necesariamente algo malo, pero es importante que los empleados sepan que no tienen que trabajar hasta el hueso para poder progresar. Aunque la cultura del lugar de trabajo es difícil de cuantificar y medir, una cultura de oficina deficiente puede ser perjudicial para una empresa.

La cultura del lenguaje

Puede parecer una cosa pequeña, pero a menudo es tan importante cómo un empleador les habla a sus empleados como lo que les dice. La adopción de ciertas frases y tonos comunes puede hacer que los empleados sientan que están siendo microgestionados y que no poseen ninguna autonomía. Dependiendo de la jerarquía existente en el lugar de trabajo, se debería considerar cambiar la forma en que se refieren entre sí en la oficina, para que los empleados se conviertan en ‘compañeros de equipo’ y los gerentes en ‘líderes’. Es un pequeño cambio, pero un lenguaje comercial compartido más coloquial y positivo puede unir a las personas.

Bienestar financiero

Los empleadores son directamente responsables del bienestar financiero de sus empleados. El bienestar financiero no se trata solo de cuánto se le paga a los empleados, sino de cómo se los ayuda a administrar su situación financiera. Dado que el 71 por ciento de los empleados admite que las finanzas personales son una fuente clave de estrés en sus vidas y el 58 por ciento de los empleadores descubre que esto lleva a que los empleados tengan tiempo libre en el trabajo, el bienestar financiero debería ser un componente clave en cualquier estrategia de bienestar. También es relativamente sencillo incorporar un plan de bienestar financiero en la oficina para educar a los empleados y reducir el estrés. Con ciertos estigmas en torno a hablar sobre el dinero y las situaciones financieras en el trabajo, superar esta barrera para mejorar el bienestar financiero es primordial.

Soporte emocional

La salud mental y la productividad van de la mano, los estudios han encontrado que la productividad se puede aumentar hasta en un 12 por ciento cuando se aumenta el bienestar mental en el lugar de trabajo. Las organizaciones se están dando cuenta de la idea de que necesitan invertir en recursos para asegurarse de que la fuerza laboral esté mental y físicamente sana. Las organizaciones pueden abordar la salud mental a través de clases de meditación en el lugar, comunicación transparente y horarios de trabajo más flexibles. El manejo del estrés también es una parte importante para ayudar al bienestar mental; abordar el bienestar mental puede contribuir a la creación de una cultura empresarial positiva general.

Vida saludable

Finalmente, un cuerpo sano a menudo conduce a una mente sana y una mente sana significa trabajadores felices y productivos. Cosas pequeñas como fomentar una alimentación saludable en el trabajo y sugerir que sus equipos vayan en bicicleta al trabajo en lugar de conducir o tomar el transporte público es un excelente lugar para comenzar. Ofrecer incentivos como esquemas de compra de bicicletas subsidiados o pases de autobús es una excelente manera de mejorar la aceptación de estos esquemas. Incluso podría ir tan lejos como instalar un gimnasio en la oficina y asignar tiempo al gimnasio como incentivo para mejorar la moral y la salud física de los empleados.

En última instancia, los puntos anteriores tienen que ver con darle más autonomía a su equipo y ofrecer un sistema de apoyo que opera en varios niveles. Todo se reduce a la cultura y si puede fomentar esa cultura de positividad de apoyo dentro de su fuerza laboral.

*Artículo extraído de Worktech Academy

Bienestar digital

La clave es equilibrar los beneficios y las desventajas derivados de la conectividad móvil.

El uso intensivo de la tecnología, que ya era incuestionable antes de la cuarentena, se ha vuelto mucho más ostensible en estos días de Home Office. Los cambios en las modalidades habituales de trabajo, la transformación de las relaciones interpersonales, la hiperinformación, el desvanecimiento de los límites entre la vida personal y laboral invadiendo los momentos de descanso, son algunas de las causas que están ocasionando un aumento del estrés y la sobrecarga tecnológica.

Hoy en día, la posibilidad que brindan las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) de estar siempre conectados y localizables, puede transformarse en una dificultad para desconectarse del trabajo, manejar la creciente cantidad de información que se recibe y dar respuesta a las demandas. Esto, que ya era un problema en condiciones normales, ha aumentado mucho más en el curso de la actual pandemia. Las mismas tecnologías que nos ayudan a mejorar la eficiencia y la productividad tienen un costo agregado: la presión de estar constantemente disponibles, conectados y sobreinformados.

Estar permanentemente en línea nos enfrenta a un gran desafío: cómo obtener un equilibrio saludable entre la conectividad y la desconexión.

Sobrecarga digital
Si bien la conectividad ubicua brinda la posibilidad de elegir cuándo, cómo y dónde trabajar, el exceso de tecnología también puede trastocar las prioridades y el comportamiento de los colaboradores. Al descuidar actividades vitales tales como por ejemplo, la actividad física, el contacto personal y el sueño, las personas pueden comprometer su salud y bienestar.

La disponibilidad permanente que promueve el uso de las TIC –incluso fuera del horario laboral– hace que los límites entre el trabajo y la vida personal se difuminen. Como resultado, la experiencia de las personas se deteriora e impacta sobre la salud mental y la satisfacción: cada vez resulta más difícil conseguir un distanciamiento psicológico del trabajo para recuperase de las demandas laborales que agotan los recursos cognitivos y emocionales de las personas.

Estas expectativas sobre la disponibilidad y la respuesta inmediata limitan la percepción de libertad para desconectarse: los empleados pueden sentirse obligados a verificar, efectuar y responder todo tipo de mensajes (independientemente de si la presión es real o no) lo cual alienta la presencia on line fuera de las horas de trabajo.

El estado de alerta permanente que supone la conectividad ubicua puede reproducir las jerarquías de poder subyacentes en la organización, de modo que los empleados perciben la presión para responder los correos o mensajes de sus superiores después de las horas de trabajo por temor a una evaluación negativa. Esto resulta en un “estrés de disponibilidad”.

El bienestar digital se alcanza cuando somos capaces de lograr un equilibrio óptimo entre los beneficios y las desventajas derivados de la conectividad móvil.

Este problema ha llegado a ser tan importante que, en países como Francia, se ha regulado el uso de las herramientas digitales fuera del horario de trabajo y durante los fines de semana, responsabilizando a ambas partes (empleado y empleador) de su cumplimiento efectivo.

Por otra parte, el cúmulo de correos electrónicos, informes y mensajes de todo tipo que recibimos durante las 24 horas genera una sobrecarga de información que habitualmente es más de la que somos capaces de procesar. El resultado puede ser la postergación o la toma de decisiones equivocadas. Además, la sobrecarga informativa produce una disminución de la satisfacción laboral, el bienestar y la productividad de los empleados junto con un aumento significativo del estrés.

Esto nos lleva a lo que muchos estudios llaman “la paradoja de la conectividad móvil”: mientras por un lado gozamos de los beneficios que nos brindan las TIC para realizar nuestro trabajo con más flexibilidad y mayor productividad, al mismo tiempo padecemos una cantidad de inconvenientes derivados de su gran penetración en todos los ámbitos de la vida. Y dado que ambos aspectos son coexistentes, el bienestar digital solo se alcanzará cuando seamos capaces de lograr un equilibrio óptimo entre los beneficios y las desventajas derivados de la conectividad móvil.

El bienestar digital, en definitiva, es una experiencia individual y subjetiva que se compone de nuestras evaluaciones emocionales y cognitivas sobre la integración de la conectividad digital en la vida cotidiana.

Cómo alcanzar el bienestar digital
En este momento, en el que una gran cantidad de personas están haciendo Home Office debido a las medidas sanitarias, es más importante que nunca que las empresas establezcan pautas y brinden recomendaciones tendientes a promover el bienestar digital de sus trabajadores. Estas deben prever tanto el derecho a la desconexión como la promoción de conductas saludables que lleven a un uso razonable de los dispositivos digitales. A continuación, dejamos algunas sugerencias:

→ Establecer rutinas

Mantener una rutina de trabajo constante durante el día genera un clima de estabilidad y orden. Cumplir con las horas de trabajo habituales facilita que el cuerpo y la mente reconozcan el final de la jornada laboral y evita perder la noción del tiempo con el riesgo de trabajar hasta la noche.

→ Tomar descansos regulares

Además de tomar un descanso apropiado para el almuerzo, también es beneficioso hacer pausas breves regularmente. Si las normas sanitarias debidas a la pandemia lo permiten, salir a caminar ayuda a desconectarse. Respirar aire fresco puede elevar los niveles de oxígeno en el cerebro, lo que a su vez aumenta los niveles de serotonina, el neuroquímico de la felicidad.

→ Poner límites

En estos tiempos de pandemia, equilibrar el trabajo en casa con la vida familiar puede ser un gran desafío. La tecnología invade todos los ambientes, los límites se desbordan fácilmente y la tentación de trabajar en cualquier lugar de la casa se torna irresistible. Establecer un lugar fijo con alguna barrera alrededor del espacio donde se trabaja ayudará a mejorar la productividad y a preservar la vida familiar evitando el estrés.

→ Desconectarse

Cuando termina la jornada laboral es recomendable apagar, silenciar o cerrar sesión en los dispositivos o aplicaciones con los que se trabaja. Esto hará que sea mucho más fácil desconectarse de las preocupaciones del día. De esta forma, el cuerpo y el cerebro pueden recargarse para el día siguiente.

→ Planificar el fin del día

Planificar una actividad para el fin de la jornada laboral ayuda a diferenciar entre el trabajo y la vida personal. Puede ser un entretenimiento, tiempo para meditar, hacer ejercicio o hablar con la familia y amigos. Esto ayuda a desconectarse del trabajo y a prepararse para el descanso.

→ Respetar los horarios de sueño

El sueño y la tecnología son una mala combinación. Una buena higiene del sueño requiere horarios regulares, no usar pantallas a la hora de dormir y dejar todos los dispositivos fuera de la habitación. Además de alejar el impulso de seguir conectado, esta práctica ayuda tener un descanso más reparador; se ha descubierto que la luz azul emitida por las pantallas puede alterar los ritmos circadianos y reducir la calidad del sueño.

La implementación de estas y otras medidas preventivas para lograr el bienestar digital de los trabajadores podría ayudar a reducir el riesgo de enfermedades derivadas del uso excesivo de la tecnología al mismo tiempo que se aprovechan todos los beneficios que brinda el uso de las TIC.

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¿Conversaciones cara a cara o videoconferencia?

Por qué son tan diferentes y cómo encontrar el equilibrio

Desde que el desarrollo de la tecnología nos independizó de la tiranía del escritorio, la posibilidad de trabajar desde casa o desde cualquier otro lugar alternativo –eligiendo cómo y cuándo hacerlo– siempre fue uno de los beneficios más apreciados por los empleados. Pero fue a raíz de la pandemia de Covid-19 que el teletrabajo se consolidó como tendencia global frente a la necesidad de distanciamiento social.

Y, si bien es cierto que en este momento se presenta como la mejor opción para frenar los contagios, el teletrabajo presenta sus pro y sus contra. Por un lado, hay trabajos que se pueden realizar sin problema en forma remota con grandes beneficios (mayor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, menor impacto medioambiental, aumento de la flexibilidad, etc.); pero, por el otro, no hay que perder de vista las grandes ventajas que aporta la colaboración cara a cara con más personas.

Sabedoras de la íntima relación que existe entre las interacciones personales y la innovación, no sorprende que, para las empresas más exitosas y creativas del planeta, la colaboración cara a cara sea un dogma alrededor del cual han construido sus estrategias de workplace. Las ideas originales no suelen surgir mientras nos sentamos solos frente a un monitor aunque estemos participando en una concurrida videoconferencia. Después de un tiempo, las interacciones virtuales pueden resultar extenuantes para el cerebro y nos dejan con la sensación de que no hemos resuelto nada.

¿Qué es lo que nos estamos perdiendo a través de los medios digitales que hace insustituibles a las relaciones presenciales?
Las organizaciones son sistemas sociales que dependen de la comunicación entre sus partes para funcionar. Pero la comunicación no se limita solo al lenguaje hablado. El canal no verbal transmite significados e intenciones a través de los gestos, la expresión, el tono, etc. Incluso las señales proxémicas pueden influir en el significado de un mensaje.

La comunicación cara a cara es nuestro modelo de comunicación más eficaz porque así fue como evolucionamos; de esta forma, podemos percibir e interpretar todas las señales que se emiten durante la interacción social. De acuerdo con las investigaciones clásicas *1 el 55% de la comunicación es no verbal mientras que el 38% incluye el tono de voz y solo el 7% está en relación con las palabras y el contenido. De esto se infiere que la comunicación no verbal es un componente clave para una interacción y una colaboración exitosas que solo se da en los encuentros cara a cara.

Este segundo canal de comunicación, que no gira en torno a las palabras sino a las relaciones sociales, influye profundamente en las decisiones importantes que tomamos en nuestra vida a pesar de que, en gran medida, el mecanismo nos es desconocido porque opera a nivel inconsciente. Cuando queremos comunicar algo importante la vía elegida suele ser el encuentro personal.

Según Alex Pentland *2, profesor del MIT MediaLab, estas señales sociales no son solo un complemento del lenguaje verbal sino que forman una red de comunicación separada que tiene una gran influencia en nuestro comportamiento. Durante un encuentro casual o una reunión cara a cara, el tono de voz, la risa, la postura corporal, los gestos, etc., revelan los deseos e intereses de cada individuo así como su posición dentro del grupo. Estas señales acompañan cada tema de discusión y comunican de forma implícita el consenso general a cada miembro en la toma de decisiones.

Otra ventaja que ofrecen los encuentros cara a cara es la posibilidad de interactuar con objetos, desde un modelo tridimensional hasta un gráfico esbozado en una pizarra. Existen investigaciones *3 que muestran que la manipulación de estos objetos ayuda a los miembros del equipo a llegar a un consenso sobre la tarea que están desarrollando a través de un proceso tan sutil y naturalizado que ni siquiera notan que está ocurriendo. De esta manera, la intervención sobre distintos modelos y elementos durante una interacción cara a cara mejora la creatividad y la sinergia del grupo.

Ahora que el videochat casi se ha vuelto la norma en las relaciones sociales, y no solo las de trabajo, muchos nos preguntamos: ¿cuál es la verdadera diferencia entre la comunicación cara a cara y la videoconferencia?

Estar en una videollamada requiere más atención que una conversación cara a cara, dice Gianpiero Petriglieri, especialista en comportamiento organizacional. En una videoconferencia resulta más arduo interpretar las señales no verbales tales como las expresiones faciales, el tono de la voz y el lenguaje corporal; y prestar más atención consume mucha energía porque no es natural. Dado que los humanos evolucionamos como seres sociales, percibir y analizar estas expresiones es algo innato que requiere poco esfuerzo consciente y sirve para sentar las bases de los lazos emocionales. Las videollamadas dificultan el despliegue de estas habilidades y requieren una atención sostenida e intensa a las palabras mientras que el cerebro se concentra en la búsqueda de señales no verbales que no puede encontrar.

El 55% de la comunicación es no verbal mientras que el 38% incluye el tono de voz y solo el 7% está en relación con las palabras y el contenido.

A esto hay que sumarle los problemas de conexión de red que también pueden afectar la calidad de la comunicación. La pérdida de datos en la alimentación de audio y video puede causar voces que no son naturales, sonidos que faltan, silencios imprevistos e imágenes congeladas. Nuestro cerebro necesita hacer un trabajo extra para llenar los vacíos y tratar de decodificar lo que percibe. La energía que utilizamos para superar estas distorsiones en la comunicación termina desviando nuestra concentración de la comprensión del mensaje.

¿Cómo podemos aliviar la fatiga que nos causa esta atención sostenida?
Los expertos sugieren limitar las videollamadas solo a las que sean estrictamente necesarias y encender la cámara de manera opcional para evitar el estrés. La investigación señala que tendemos a pasar la mayor parte del tiempo mirando nuestra propia imagen en la pantalla y esto puede generar una disonancia cognitiva. Una llamada telefónica tradicional puede ser menos exigente para el cerebro ya que la expectativa está concentrada solo en la voz. Por no tratarse de una situación natural, la videoconferencia produce tensión física adicional. Esto, sumado a tener que permanecer relativamente inmóvil frente a una cámara durante largos períodos de tiempo, puede resultar agotador. Para evitar acumular tensiones es importante reconectarse con el cuerpo y realizar alguna actividad física o de relajación entre reuniones.
Programar videollamadas de manera consecutiva no es saludable. Una pausa de solo diez minutos es capaz de brindar tiempo suficiente para caminar un poco, tomar un café y despejar la mente. Puede ser despersonalizante estar en línea todo el tiempo.
Evitar la falacia de la multitarea. Pensar que se puede aprovechar la oportunidad para hacer otras cosas mientras asistimos a una videoconferencia es una trampa peligrosa. La investigación muestra que tratar de hacer varias cosas a la vez reduce el rendimiento.
Lo cierto es que, en el contexto actual –y a pesar del agotamiento mental que pueden generar–, la tecnología es una gran aliada que nos ha permitido mantener las relaciones personales, familiares y laborales de una manera que hubiera sido impensable hace solo unos años. Faltan cosas, por supuesto. Las videoconferencias carecen de la espontaneidad y la riqueza semántica de una reunión cara a cara, la distancia física hace que sea difícil generar camaradería, los encuentros casuales se han vuelto ocasionales y la creatividad es más difícil de fomentar.
Sin embargo, será solo una cuestión de tiempo; en el futuro, las oficinas seguirán siendo un punto de encuentro y de intercambio de conocimiento. Seguramente serán distintas, pero su esencia social –la que hace posible los encuentros fortuitos, las conversaciones casuales, la colaboración, la innovación y el contacto humano– permanecerá intacta.

*1 MEHRABIAN, A. (1981): “Silent messages: Implicit communication of emotions and attitudes”.

*2 PENTLAND, A. (2008): “Honest signals: how they shape our world”.

*3 HINDMARSH, J. & HEATH, C. (2000): “Sharing the Tools of the Trade: The Interactional Constitution of Workplace Objects”. Journal of Contemporary Ethnography.

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Ingresando a la Nueva Normalidad

Los grandes cambios que deberán afrontar las organizaciones en un mundo que nunca volverá a ser el mismo

Luego de varias semanas de confinamiento (en algunos casos, meses) debido a la pandemia de COVID-19, para muchas organizaciones ya está llegando el momento de retomar sus operaciones. Después de este tiempo todos habremos cambiado gracias al aislamiento social obligatorio, y la oficina también cambiará para adaptarse a la así llamada “nueva normalidad”: habrá cambio de hábitos de higiene, de costumbres sociales, de formas de trasladarse y, también, nuevos temores y ansiedades.

Esta experiencia inédita ha tenido un profundo impacto en el bienestar físico, mental y emocional de las personas. Algunos lograron adaptarse bien a trabajar desde casa y, en el futuro, querrán seguir teniendo la opción de trabajar de forma remota. Otros, en cambio, enfrentaron dificultades para equilibrar las demandas laborales con la vida familiar o se vieron afectados por la soledad, y esperan poder volver al trabajo presencial. Pero lo cierto es que la experiencia no fue neutra; todos debimos sobrellevar ansiedades relacionada con la salud y la incertidumbre por el porvenir.

Las consecuencias y los efectos que la pandemia de COVID-19 tendrá a largo plazo en todos los ámbitos de la vida aún son imprevisibles. No obstante, el regreso inminente a la oficina requerirá poner en marcha algunas modificaciones no solo en el diseño del espacio de trabajo, sino también en los procesos, la forma de liderazgo, los hábitos sociales y la convivencia para que todos los colaboradores se sientan seguros.

Dada la necesidad de mantener la densidad de ocupación bajo control y a los trabajadores con vulnerabilidades a salvo, el retorno a la oficina se producirá de forma escalonada; mientras que algunos colaboradores volverán a trabajar de forma presencial, otro grupo permanecerá haciendo Home Office. Esta tendencia seguramente seguirá vigente hasta tanto no haya una vacuna efectiva en el horizonte, e incluso después de que pase la pandemia. Según un estudio realizado por Contract Workplaces en 14 países latinoamericanos en abril de este año, un 82% de los encuestados querría tener la posibilidad de elegir un sistema híbrido que incluya trabajar desde su casa, en la oficina o en terceros lugares.

En esta primera etapa de retorno seguro a la oficina, la máxima preocupación pasará por el cumplimiento de las normas de distanciamiento físico y de higiene para resguardar la salud y la seguridad de los colaboradores en todas las instancias, desde el ingreso al edificio hasta la manipulación de las herramientas de trabajo. También será preciso encontrar el equilibrio necesario entre la interacción personal y la colaboración virtual, un pilar fundamental para preservar la integración de los equipos, la productividad y la creatividad.

La tecnología será una gran aliada en este contexto de grandes cambios. Con una fuerza laboral distribuida y nuevos patrones de trabajo, la transformación digital de la oficina será un requisito indispensable para responder no solo a los desafíos actuales, sino también a los que se presenten en las próximas décadas.

La tecnología será una gran aliada para responder a los desafíos actuales y a los que se presenten en las próximas décadas.

Pero lo que parece claro en esta nueva normalidad es que la oficina no solo deberá ser un espacio seguro y enfocado en el bienestar de las personas; también deberá contar con la flexibilidad y la capacidad de adaptarse fácilmente a nuevas contingencias, ya se trate de crisis económicas, climáticas o sanitarias.

Algunas pautas para atravesar la nueva normalidad
A continuación, enunciaremos las principales medidas a tener en cuenta en esta etapa de la nueva normalidad en la oficina, las que deberán ser implementadas de forma inmediata, incluso en la instancia previa al regreso de los empleados. No obstante, las organizaciones deberán prever medidas adicionales a futuro a partir de los desafíos que nos vaya planteando esta nueva realidad.

Disponer de protocolos para los empleados que brinden pautas claras sobre los hábitos de convivencia generales que se adoptarán para fomentar la salud y el cuidado de todos.
Intensificar el monitoreo y control de la calidad del aire interior; se puede adoptar el uso de filtros especiales y/o dispositivos de radiación UVG. Aumentar el caudal de renovación del aire y fomentar la ventilación natural cuando sea posible.
Maximizar la limpieza de superficies, sanitarios y cocinas junto con una apropiada gestión de los residuos. Proveer suficiente material de higiene personal tal como dispensadores de alcohol en gel y pañuelos descartables. Deben estar a la vista y al alcance de todos, tanto empleados como visitantes.
Adoptar las tecnologías touchless en dispositivos de acceso manual tales como puertas, botones de ascensores, griferías, dispensadores, etc., y todos aquellos dispositivos que cuenten con pantallas táctiles.
Cuidar la densidad de la planta respetando los 2 metros de separación recomendados entre los puestos de trabajo. Estas pautas de diseño, junto con la adopción de medidas tales como el comienzo de las actividades de manera escalonada, el ingreso y egreso por turnos, el teletrabajo, etc., ayudarán a minimizar la densidad de ocupación para evitar los contagios.
Siempre que sea posible se deben usar pantallas entre los puestos de trabajo y separadores de ambientes.
Las áreas públicas y las zonas de tránsito deberán adaptarse para mantener una distancia suficiente entre los empleados. Esto incluye garantizar el distanciamiento seguro en los espacios de espera, vestíbulos, pasillos y escaleras, y también aplica para los espacios exteriores: áreas verdes, plazas secas y terrazas.
Evitar compartir elementos de trabajo tales como teclados, mouse, etc. Para que cada trabajador pueda contar con sus propios objetos personales se puede disponer de lockers o espacios de guardado individual.

El factor humano
En el espacio de trabajo que nos impondrá la nueva normalidad se necesitará un esfuerzo mental y emocional constante para recordar la necesidad del distanciamiento físico, el lavado frecuente de manos y el uso de tapabocas. Podemos rediseñar la oficina con todos los elementos de seguridad necesarios para minimizar el riesgo de contagio pero, si no consideramos el aspecto psicológico de las personas no podremos asegurar su compromiso de adhesión a los nuevos protocolos para controlar el virus.

La pandemia de COVID-19 representa una crisis de salud que requiere un significativo cambio de hábitos; esto supone una carga psicológica y emocional importante para muchas personas. No obstante, para facilitar el proceso, se pueden utilizar algunas herramientas de las ciencias del comportamiento que ayuden a alinear las conductas individuales con las recomendaciones de salud de las autoridades competentes.

Para alentar y ayudar a consolidar los nuevos hábitos que exige esta nueva realidad, la “Teoría del Empujón” (en inglés, Nudge) de Richard Thaler y Cass Sunstein nos ofrece recursos de probada eficacia en muchos ámbitos. Podemos utilizar este enfoque como un catalizador para el cambio social y el comportamiento funcional dentro de la organización.

Nudge nos ofrece recursos de probada eficacia que podemos utilizar como un catalizador para el cambio social dentro de la organización.

Thaler y Sunstein demostraron que, en muchos casos, las personas toman malas decisiones, decisiones que no habrían tomado si hubieran prestado toda su atención, poseyeran información completa y confiable, capacidades cognitivas ilimitadas y autocontrol completo. Pero somos humanos y tenemos una gran cantidad de sesgos psicológicos. La idea detrás de Nudge es que hay muchas maneras de presentar una opción y lo que las personas eligen depende de cómo se muestra la elección. A veces se trata de pequeños detalles cuyo poder reside en centrar la atención de las personas en una dirección particular. Los beneficios de esta estrategia pueden ser muy grandes y el costo suele ser muy pequeño. Estas son algunas posibilidades:

Las líneas de demarcación en el piso pueden ser muy útiles para facilitar el distanciamiento social mientras se espera el ascensor o frente a un mostrador, por ejemplo; también pueden ayudar a seguir el sentido de circulación en pasillos y escaleras. En los espacios comunes (ya sean interiores o exteriores) se pueden trazar círculos para no más de dos o tres personas y así prevenir la aglomeración de gente.
La facilidad de acceso puede ser una herramienta muy efectiva. Por ejemplo: colocar de manera bien visible y en varias áreas de la oficina los dispensadores de alcohol en gel y las toallitas desinfectantes para manos puede mejorar la probabilidad de que un individuo adopte prácticas más saludables. Una empresa danesa ha sido pionera en este campo: creó un dispositivo que se conecta al lavabo y se ilumina cada vez que las personas pasan cerca para recordarles el lavado de manos *1.
Reforzar los comportamientos deseables por medio de mensajes claros, reiterados y confiables a través de diversos canales de comunicación es una excelente manera de garantizar que las personas respondan favorablemente al cambio de hábitos. Para ello es fundamental cuidar el discurso: se puede fomentar el sentido de pertenencia o propósito compartido utilizando términos colectivos tales como el “nosotros”. El uso de la expresión “distanciamiento social” podría tener implicancias negativas; es preferible hablar de “distanciamiento físico” porque admite la posibilidad de establecer conexión social incluso cuando las personas estén físicamente separadas.
La adhesión a las nuevas normas de comportamiento será mayor si se incluye la expectativa de la aprobación social y son apoyadas por miembros relevantes del grupo en las redes sociales.

Lo cierto es que este esfuerzo para involucrar activamente a las personas en el cumplimiento de las medidas sanitarias que hoy demanda la nueva normalidad es imprescindible. Y es bueno recordar que esta preocupación no es privativa de la situación actual ni es nueva; parece formar parte de la condición humana. Hace más de 100 años, en 1919, la revista Science publicaba un artículo sobre las lecciones que dejó la pandemia de gripe española *2. Allí, el autor exponía los tres factores principales que atentaron contra la prevención de los contagios y los enunciaba de la siguiente manera:

Las personas no comprenden los riesgos que corren. La gran complejidad y el rango de gravedad de la infección confunden y ocultan el peligro.
El carácter personal de las medidas que deben emplearse obstaculiza su aplicación. Va en contra de la naturaleza humana el encierro en un aislamiento rígido como un medio de prevención.
Las personas sanas (asíntomáticas) a menudo transportan los gérmenes y actúan inconscientemente como un peligro para sí mismas y para los demás.
Esto demuestra lo necesario que resulta trabajar activamente para lograr el compromiso de la gente a fin de que los protocolos se cumplan y sean eficaces. Cuando esto no sucede, las enfermedades infecciosas pueden propagarse a gran velocidad; la gripe española provocó 50 millones de muertes en todo el mundo.

Trabajemos de manera integral en todos los aspectos necesarios para contener la crisis sanitaria que ha provocado la pandemia de COVID-19 (ambiental, físico y psicológico) asumiendo que la nueva normalidad llegó para quedarse. Nuestra forma de trabajar, como tantos otros aspectos de nuestra vida, nunca será la misma.

*1 AKSHAY, K. V. L. & IYPE, S. (2020): “Understanding COVID-19 pandemic through the eyes of Richard Thaler and Cass Sunstein via Nudge Theory”.

*2 SOPER, G. A. (1919): “The lessons of the pandemic”. Science 49, 501–506.

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