La globalización y la tecnología están generando grandes cambios en la forma en la que trabajamos y en los espacios donde lo hacemos. Gracias a estos avances, que actualmente permiten mantener comunicada a una fuerza laboral geográficamente dispersa, cada vez más empresas están optando por poner en práctica los beneficios que la oficina virtual proporciona tanto a empleados como a empleadores: mayor productividad, incorporación y retención de talentos, disminución de gastos, flexibilidad y menos estrés.
El surgimiento de nuevos dispositivos, junto con la gran penetración que hoy en día tienen las tecnologías de la comunicación, han hecho posible que, si se dispone de algunas herramientas tales como una computadora portátil con conectividad inalámbrica a Internet, software de red, un teléfono móvil, componentes multimedia y algunos programas específicos según la labor que se desempeñe, cualquier persona pueda trabajar virtualmente.
Como consecuencia de este aumento en la disponibilidad de la tecnología y en la movilidad de la fuerza laboral, ha comenzado a crecer la independencia entre el trabajo y el lugar donde este se lleva a cabo. Ante esta perspectiva, muchas empresas comienzan a reducir la superficie de sus oficinas y a aumentar la inversión en herramientas de colaboración basadas en Internet a fin de facilitar el acceso a los recursos corporativos dondequiera que su fuerza laboral los necesite.
Para dar respuesta y un adecuado soporte a estos nuevos estilos de trabajo, las organizaciones deberán contar con la infraestructura apropiada y poner en práctica distintas estrategias a fin de garantizar que los recursos sean accesibles y que los empleados puedan acceder fácilmente a la información almacenada digitalmente, reservar una sala de conferencias, una sala de reuniones o una oficina, realizar videoconferencias, etc.
El trabajo ya no solo se realiza en una ubicación fija en la oficina sino que puede llevarse a cabo en una sala de reuniones, desde la casa, en un aeropuerto, en un hotel o en la cafetería. Para poder aprovechar la ventaja de esta flexibilidad, las empresas utilizan tanto redes inalámbricas como zonas activas de Wi-Fi que permiten acceder a documentos, correo electrónico, aplicaciones y otros recursos desde cualquier dispositivo móvil. De esta manera, los empleados pueden ir donde lo necesiten y tener acceso continuo a las herramientas necesarias para realizar su trabajo.
De esta manera, las empresas también reducen los costos de instalaciones, ya que se elimina el cableado bajo piso técnico permitiendo nuevas configuraciones o expansiones sin grandes erogaciones.
La alta movilidad y la posibilidad que brinda la tecnología de trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar hacen que la oficina sea cada vez más un lugar de encuentro e interacción personal; de esta manera, la actividad social se convierte en la función más importante del espacio físico.
Para ello resulta indispensable saber cómo y cuándo se están utilizando los espacios compartidos y así garantizar una mayor productividad y una mejor disponibilidad de los recursos vacantes. Por este motivo será necesario contar con aplicaciones que manejen la agenda y la reserva de los espacios de reuniones, con la condición de que estas también sean accesibles desde cualquier dispositivo conectado a Internet.
- Videoconferencia y telepresencia
Dado que no siempre será posible reunir a todos los miembros del grupo de trabajo en el mismo espacio físico, será de gran utilidad contar con salas para videoconferencia y telepresencia.
La videoconferencia ofrece una solución accesible a la necesidad de comunicación corporativa, con sistemas que permiten transmitir y recibir información visual y sonora en tiempo real entre puntos distantes geográficamente. De este modo se evitan los gastos y la pérdida de tiempo que implica el traslado físico de las personas.
La telepresencia es un sistema de videoconferencia más avanzado por el cual se simula la presencia física de las personas a través de imágenes y sonidos de alta resolución. Por este medio puede simularse, con un alto grado de realidad, una reunión con personas presentes simultáneamente en distintos lugares del mundo.
- Virtualización de los recursos
La virtualización consiste en la capacidad de separar el software (el sistema operativo, las aplicaciones, etc.) del hardware en el que está instalado. El usuario no tiene que preocuparse por la implementación de los servicios ni tener en cuenta el hardware asociado a ellos.
El principal aspecto que las empresas deben tener en cuenta a la hora de utilizar recursos virtualizados es que se debe garantizar la seguridad de la información en esos entornos. Para ello, es necesario establecer controles adecuados de acceso y gestión segura de la información en cada uno de los niveles informáticos del entorno virtualizado, el cual estará compartido por muchos usuarios.
Actualmente, la gente tiene la libertad de elegir el lugar, el momento y el dispositivo ideal para hacer su trabajo más eficazmente, en lugar de verse obligados a llegar a un sitio determinado en un horario establecido. Esta es la esencia del workshifting, una tendencia que está cambiando la forma en la que las organizaciones operan hoy en día.
Es una tendencia que se basa en la prestación de servicios de IT, de software y de capacidad de procesamiento a través de redes privadas o públicas. Utiliza la conectividad ubicua de Internet para eliminar las restricciones físicas y permite la virtualización del entorno de operación. Es indispensable cuando se trabaja desde dispositivos móviles que no tienen capacidad de almacenamiento.
¿Cuáles son los beneficios? Menor consumo de energía, de equipos y de mantenimiento. Pero además, la ubicuidad y escalabilidad de los servicios de IT permiten ahorrar espacio físico y acceder a los recursos de la empresa a nivel global. De esta manera, se logra un ahorro económico asociado a la reducción de la superficie de la oficina y los costos de operación, junto con un aumento en la productividad y la eficiencia de la fuerza laboral que se desenvuelve dentro de un entorno de colaboración móvil y flexible.
Las desventajas: la estabilidad, la seguridad y la disponibilidad de los datos que están en La Nube dependen de la infraestructura de servicios de terceros y de la posibilidad de acceso a Internet.
Dentro de los entornos corporativos, el BYOD, acrónimo de Bring Your Own Device (trae tu propio dispositivo), es conocido desde hace ya mucho tiempo y, de hecho, está empezando a generalizarse en la mayor parte de las empresas. Se calcula que en algunos países, más del 70% de las compañías dan soporte a programas de BYOD de algún tipo.
Obviamente, el BYOD también trae consigo una serie de problemas, ya que lo cierto es que la administración de un parque heterogéneo de dispositivos implica conflictos en las políticas de gestión, incremento en las necesidades de soporte y mantenimiento, y una cantidad indeterminada de vulnerabilidades de seguridad.
Una plataforma de Unified Communications posibilita la convergencia de las formas tradicionales de mensajería -teléfono, correo de voz y fax- junto con las modalidades de comunicación electrónica tales como el e-mail y la mensajería instantánea. El sistema permite el acceso a las aplicaciones de mensajería desde una variedad de dispositivos tales como una computadora, una notebook, distintos dispositivos móviles, smartphones, etc.
Esto permite acceder al e-mail y al correo de voz en cualquier momento y en cualquier lugar, enviar SMS a un teléfono móvil, una PC, una notebook o un PDA. Se pueden enviar mensajes directamente al escritorio de los usuarios y recuperarlos desde cualquier teléfono. En resumen, se pueden enviar y recibir cualquier tipo de mensajes, independientemente de los medios de comunicación implicados.
Los beneficios de la oficina virtual
La oficina virtual puede tener enormes ventajas competitivas; su flexibilidad puede darles a las empresas una enorme capacidad para capturar mercados emergentes, de rápido desarrollo y demandantes de soluciones con un contenido tecnológico muy elevado.
A continuación se enumeran algunos de los beneficios de la oficina virtual:
- Mayor productividad. Cuando se trabaja en un ambiente tradicional de oficina existen numerosos factores de distracción: el ruido, las conversaciones, las interrupciones de otros compañeros de trabajo, etc. Trabajar desde otra locación (la casa, un espacio de coworking) provee más tiempo de trabajo efectivo porque hay menos interrupciones, mayor satisfacción y mayor compromiso. Además, el ausentismo se reduce en hasta un 70% y el trabajo no se ve afectado por eventualidades tales como problemas climáticos o de tránsito.
Pero no todos los trabajos se pueden realizar a distancia. Investigaciones realizadas por psicólogos organizacionales han demostrado que el aumento de la productividad depende de cada tarea en particular.
- Atracción y retención de talentos. Las empresas que operan en un entorno de oficina virtual pueden centrar sus esfuerzos en contratar a la persona más adecuada para el trabajo, independientemente de su lugar de residencia. El ambiente de la oficina virtual también permite a los empleados la flexibilidad de vivir donde lo elijan, sin importar la distancia geográfica de la oficina corporativa.
- Reducción de los requerimientos de espacio físico. La reducción de la superficie necesaria es una de las mayores consecuencias de esta modalidad laboral, que puede llegar a alcanzar valores de hasta un 40% con el consiguiente ahorro en los costos de alquiler, de operación y de mantenimiento. Además, la paulatina virtualización de los procesos de trabajo hace que el espacio necesario para el almacenamiento de documentos físicos se reduzca drásticamente y que se pueda ahorrar hasta un 20% de superficie adicional en espacios para archivo.
- Ahorro de viáticos. Las empresas pueden evitar gastos innecesarios en viajes utilizando las nuevas tecnologías que permiten realizar videoconferencias.
- Disminución de gastos. Al empleado le permite disminuir no solamente los costos de traslado sino también los de vestimenta, comida, etc., con lo cual el salario real puede aumentar casi un 20%.
- Mayor flexibilidad. Los trabajadores de oficinas virtuales tienen una mayor dosis de flexibilidad en la determinación de sus propios horarios y esquemas de trabajo.
- Menos estrés. Al reducirse la necesidad de desplazarse todos los días desde y hacia la oficina se ahorran muchas horas de viaje lo cual conlleva una cantidad de beneficios. Es un tiempo que el trabajador puede destinar a las actividades sociales, al aprendizaje y también a la vida privada.
- La reducción de los desplazamientos diarios tiene un impacto positivo sobre el medio ambiente ya que disminuye el tráfico vehicular, la contaminación del aire y el consumo de energía.
Rumbo a la oficina virtual
Con los avances tecnológicos en software y herramientas que promueven la comunicación entre los individuos en áreas geográficas dispersas, cada vez más empresas están optando por poner en práctica la iniciativa de la oficina virtual.
Si el espacio del trabajador virtual se ha trasladado dondequiera que este esté, mantener un puesto de trabajo que estará vacío la mayor parte del tiempo es un derroche de espacio que se traduce en costos. La tecnología apoyará los procesos de trabajo que se llevarán a cabo cuando y donde sea necesario.
La configuración de la oficina debe reflejar el modo de trabajar; un trabajo móvil y flexible requerirá un espacio acorde, con un incremento de las áreas compartidas en detrimento de las privadas, versatilidad para la reconfiguración y la adaptación a los distintos requerimientos, espacios que favorezcan los encuentros ocasionales, las reuniones informales, el trabajo en equipo, etc.
Sin embargo, la iniciativa de la oficina virtual no está exenta de retos y peligros potenciales. Gestionar una fuerza laboral dentro de un entorno virtual puede significar una gran diferencia en la forma habitual de trabajar. Para ello hará falta implementar cambios en el estilo de management y en la cultura de la organización.
Para operar con éxito en este tipo de entorno las empresas también deberán cambiar la forma de medir la productividad y pasar de un sistema basado en las horas transcurridas en la oficina hacia un sistema de gestión por objetivos. Para ello debe hacerse todo lo posible para aumentar y mejorar la comunicación entre los empleados y la Gerencia.
Para afrontar estas transformaciones puede ser necesario aplicar un plan de gestión del cambio que ayude a asegurar la adopción exitosa de un programa de trabajo virtual. También será necesario implementar un plan de comunicación interna bien orientado a fin de beneficiar la cohesión organizativa y evitar problemas de confianza, falta de responsabilidad o de productividad. Tanto el plan de gestión del cambio como la comunicación interna estarán orientados a consolidar una cultura organizacional virtual.
En definitiva, para ser exitoso, el diseño de la nueva oficina virtual debe incluir una estrategia integradora que tenga en cuenta tanto el espacio físico como el conocimiento de las tecnologías utilizadas, del proceso de trabajo y de la cultura de la empresa.
FUENTE: FM&WORKPLACES #65
