El cambio permanente

Cambiar significa tener capacidad para elaborar una mejor respuesta (o, al menos, una diferente) frente a las contingencias que se nos presentan. Ya se trate de un organismo vivo, una persona, una norma o una organización, la imposibilidad de cambiar nos condena a la inmovilidad y al fracaso. En este sentido, la pandemia de COVID-19 nos ha dejado varias lecciones que debemos aprender si queremos habitar el nuevo futuro que nos espera con resiliencia y flexibilidad.

La crisis sanitaria que azotó al mundo en 2020 ha tenido un impacto sin precedentes en las organizaciones a nivel global. Y aunque en algunos países ya se ha iniciado la vacunación y se han comenzado a flexibilizar las restricciones, siguen apareciendo nuevos focos de infección que preocupan a la comunidad mundial y que, en muchos casos, obligan a volver a fases más estrictas de distanciamiento social.

Según la Organización Mundial de la Salud, es probable que tengamos que aprender a convivir con el COVID-19 durante más tiempo del que desearíamos. Muchas empresas se están dando cuenta de que vivir con restricciones de movilidad y más trabajadores remotos se convertirá en algo habitual, por lo que han acelerado el cambio hacia la transformación digital a fin de darle continuidad al negocio. Esto ha aumentado la necesidad de centrarse en crear una cultura y una formación adecuadas para respaldarla.

Como muchas de las cosas que han sucedido durante esta pandemia, la virtualización de los procesos organizacionales ya estaba gestándose desde hacía un tiempo. El rápido desarrollo de las tecnologías, la globalización de la economía, los cambios demográficos y la llegada de las nuevas generaciones al mundo laboral estaban traccionando con fuerza para reformular la manera en la que trabajamos y hacemos negocios.

Pero para gestionar el cambio con éxito, independientemente de las circunstancias que lo impulsen, no basta con tener la voluntad de hacerlo. Es indispensable desarrollar e implementar una estrategia apropiada que involucra herramientas, recursos y procesos que ayuden a las personas, los equipos y las organizaciones a superar los desafíos que ello supone.

Procesos de cambio

El detonante para que las organizaciones cambien sus procesos de trabajo y provoquen una transformación suele ser una crisis. Puede deberse a desencadenantes tecnológicos, culturales, demográficos y económicos, producirse como resultado de fusiones, expansiones o contracciones de su estructura o, como ocurre hoy en día, responder a una emergencia sanitaria.

La capacidad para adaptarse a los cambios es una condición que debe estar presente en la cultura de la organización, lo que la convierte en la piedra angular para comenzar el camino hacia la transformación.

Cuando se emprende esta tarea hay que tener presente que la cultura organizacional no es fácil de cambiar y que los empleados presentarán cierta resistencia; necesitarán tiempo para adaptarse a las nuevas formas de hacer las cosas y unos líderes que acompañen y apuntalen el proceso. Cuando la cultura se vuelve disfuncional o no se adapta a la nueva orientación de la empresa, hace falta liderazgo para ayudar al grupo a “desaprender” algunos de sus supuestos culturales para aprender otros nuevos¹.

Cambiar la cultura de una organización es uno de los desafíos más difíciles; las culturas firmemente establecidas cambian lentamente. Esto se debe a que el entramado de objetivos, roles, procesos, hábitos, formas de comunicación, actitudes y suposiciones que guían la vida de las empresas suele estar profundamente arraigado.

La esencia del cambio, entonces, deberá enfocarse en desarticular las barreras organizacionales que lo obstaculizan tales como las creencias, las percepciones, los valores, las normas, las reglas implícitas, etc. Una cultura fuerte es vital para el éxito organizacional, pero fuerte no significa rígida. A medida que los objetivos y la estrategia de la organización cambian con el tiempo la cultura también debe evolucionar para adaptarse².

Principios a tener en cuenta

Para lograr que un proceso de cambio sea exitoso es necesario estar atento a las distintas necesidades de la fuerza laboral, lograr un equipo motivado, retener a los talentos más valiosos y contar con un espacio físico que facilite el desarrollo de las nuevas dinámicas laborales. El objetivo es contar con el compromiso de todos aquellos que viven la exigencia de la adaptación como un reto difícil de afrontar. Hacerlos sentirse parte del cambio es la clave que permitirá que el engranaje organizacional gire hacia la dirección deseada, sin trabas, sin conflictos y con fluidez.

Estos son algunas de las condiciones que respaldarán un proceso de cambio exitoso:

• Transparencia en la información. Es necesario brindar información transparente en tiempo y forma a fin de que las personas puedan comprender qué es lo que está pasando. De esta forma, se evitará el efecto negativo que tienen los rumores poco precisos y que tienden a desinformar.

• Claridad en la comunicación. Es importante ser claro y no tener ambigüedades a la hora de comunicar el sentido, la dirección y el enfoque del cambio; explicar sus motivos y de qué forma afectará la operación y el progreso comercial de la empresa. Es preciso dejar en claro que la decisión no es arbitraria ni improvisada.

• Comunicación positiva y bidireccional. La comunicación debe enfatizar los aspectos positivos de la transformación, explicar a las personas qué mejoras encontrarán, de qué beneficios gozarán, etc. Además, será indispensable facilitar el flujo de comunicación bidireccional; los responsables deberán estar al tanto de los problemas y las preguntas que surjan dentro del plantel y proporcionar respuestas oportunas.

• Compromiso y sentido de pertenencia. Es fundamental involucrar a toda la fuerza laboral en el proceso de cambio ya que esto genera compromiso y sentido de pertenencia. Cuando las personas participan activamente se sienten tenidas en cuenta y contenidas. Para ello se pueden implementar charlas, capacitaciones, actividades grupales y demás actividades.

• Alineación de procesos y recursos. Es imprescindible que tanto los sistemas como los procesos y los recursos de la compañía (recompensas, información, capacitación, etc.) estén alineados para respaldar el cambio. Por ejemplo, si la empresa planea hacer un cambio hacia el trabajo flexible, deberá cambiar la forma de medir la productividad y pasar de un sistema basado en las horas transcurridas en la oficina hacia un sistema de gestión por objetivos.

• Aprendizaje continuo. La formación es primordial para completar plenamente el proceso de cambio de la cultura empresarial. Se trata de una oportunidad indispensable para mejorar las habilidades de la fuerza laboral y asegurarse de que tengan el conocimiento y las habilidades necesarias para satisfacer las demandas actuales y futuras. Esto fortalecerá la eficacia y la productividad de todo el personal.

• Liderazgo efectivo. La cultura organizacional modela el comportamiento de los colaboradores a través de las normas y creencias compartidas por el grupo; esto determina cómo se hacen las cosas en la empresa. Una de las estrategias más eficientes para reforzar el cambio es apelar al ejemplo de los líderes ya que su conducta ejerce un ascendiente importante en la percepción que la fuerza laboral tiene de los valores y la cultura sostenidos por la compañía. A través de los mensajes que envían y los modelos que brindan, los directivos influyen en las creencias de los demás integrantes de la organización sobre lo que es aceptable y valioso. Para cumplir con este objetivo es necesario que los líderes de todos los niveles demuestren un compromiso constante con el cambio.

• Seguimiento del proceso. Una vez establecidas metas claras para el proceso de cambio en cuanto a los objetivos y los plazos, el paso siguiente será evaluar el progreso en cada etapa. La medición rigurosa permitirá identificar los retrocesos, corregir el rumbo donde y cuando sea necesario y demostrar evidencia tangible de mejora, lo cual puede ayudar a mantener el impulso positivo a largo plazo.

Referencias:

1 UGBOMHE O. U. & DIRISU, A. B. (2011): “Organizational Culture and Change Process: The Challenges of Organizational Performance”. Journal of Communication and Culture: International Perspective.

2 TORBEN, R. (2015): “The iceberg that sinks organizational change”.