Una publicación de Contract Workplaces
La utilización de los elementos del espacio físico como símbolos dotados de significado y poder de comunicación no es un concepto nuevo. Desde hace milenios, los hombres empleamos el poder de los símbolos como forma de participación en la realidad que nos rodea a través de la cultura. En las modernas compañías, la cultura organizacional también se manifiesta a través del simbolismo de los elementos que produce: el diseño del espacio físico, el equipamiento, los productos y servicios que ofrece, etc. Todo este conjunto debe dar soporte tanto al flujo de trabajo de la empresa como a la forma en la que esta se expresa frente a sus clientes externos e internos, ayudando a alinear y reforzar la cultura de forma congruente. Sin una fuerte cultura que los contenga, las mesas de ping-pong y el gimnasio serán solo maquillaje.
La cultura corporativa se puede definir como el conjunto de normas, valores y costumbres compartidas –y no escritas– por el grupo de personas que forman una organización, y que se manifiesta tanto en el comportamiento (prácticas, actitudes) como en los artefactos culturales que produce la empresa: el equipamiento, la vestimenta, el layout, la señalización, etc.
La cultura se transmite a los colaboradores de varias formas; entre las más poderosas se encuentran las historias, los rituales, la comunicación y los símbolos físicos: en conjunto, ayudan a crear una sensación de orden, continuidad y compromiso.
Dentro de esta trama de significados, experiencias e interpretaciones comunes que proporcionan una realidad compartida por toda la empresa, los símbolos proveen una expresión tangible, una manifestación física visible de esa realidad. Se pueden experimentar en el mundo real, otorgan significado y tienen consecuencias dentro de la organización.
Así, el espacio de trabajo –entendido como símbolo material de los valores de la empresa– cumple un rol protagónico en el fortalecimiento y la creación de la cultura. Los símbolos son una parte activa de la vida de una compañía, organizan activamente la construcción de sentido y modelan el comportamiento de las personas.
Un símbolo es un elemento que, por convención o asociación, comunica información y sentido más allá de su propia función. Solo la conexión entre un símbolo y el valor que se le otorga permite una plena comprensión tanto del símbolo como de la cultura de la empresa.
Anat Rafaeli, especialista en comportamiento organizacional de la Universidad de Haifa, asegura que la ubicación y los objetos que conforman el espacio de trabajo son fundamentales para la experiencia personal, social y cultural de la empresa. Estos actúan como símbolos que nos permiten llegar al meollo de la cultura porque revelan los valores y la realidad subyacentes.
Algunos investigadores también han propuesto que la lectura inconsciente de los símbolos representa una manera de pensar y una forma de comunicación más básica que la conciencia cognitiva. Así, los símbolos del entorno físico podrían funcionar como disparadores de la motivación y los objetivos de las personas que lo ocupan.
De esta forma, los símbolos no solo ayudarían a reflejar la cultura organizacional sino también a tender un puente entre las emociones y el pensamiento. Por eso, para crear una organización versátil y culturalmente rica, se debe prestar atención a los símbolos que la representan. No obstante, Rafaeli asegura que intentar cambiar la cultura de una empresa a través de la manipulación de los símbolos que la expresan no es suficiente para lograrlo.
Esto nos lleva a la siguiente pregunta: ¿qué ocurre cuando la imagen simbólica está vacía, cuando el símbolo no está sostenido por una realidad que lo respalde? En este caso, los expertos en el tema afirman que hay que tener en cuenta tanto el símbolo como la realidad subyacente.
Sally Riggs Fuller, experta de la Universidad de South Florida, confirma esta noción mencionando que si se conoce la realidad subyacente, entonces la consistencia entre esta y el símbolo es un factor crítico. Si un símbolo intenta transmitir un significado que contradice la realidad, entonces el símbolo será ineficaz. Esto se vuelve especialmente importante en las organizaciones porque con frecuencia, los símbolos son utilizados por la dirigencia para transmitir significados a los empleados. Y como los empleados normalmente son conscientes de la realidad subyacente en la compañía, cualquier inconsistencia en este sentido será problemática. .
Algunas organizaciones, por ejemplo, crean políticas y programas que apoyan iniciativas tales como la diversidad y el cuidado del medio ambiente con la intención de enviar una señal de respeto hacia ciertos valores tanto a los clientes externos como a los internos. Pero si los empleados detectan inconsistencias entre lo que la organización manifiesta a través del símbolo y lo que realmente sucede, se genera un caldo de cultivo para la desconfianza, la apatía y la falta de compromiso.
Esto demuestra la importancia de alinear el discurso y la acción, y de contar con un fuerte compromiso por parte de la gerencia con los valores de la organización. De nada sirven la mesa de ping-pong y el gimnasio para transmitir la idea de una cultura de trabajo flexible y abierta si los empleados no cuentan con el ‘permiso’ para hacer uso de ellas.
Lo que dicen los símbolos
Un tema que está muy arraigado en la cultura occidental es la relación que existe entre los objetos y el estatus de las personas que los poseen. Y las organizaciones han utilizado tradicionalmente los símbolos para mantener las jerarquías.
En un trabajo de investigación realizado junto a Michael Pratt, Anat Rafaeli aborda el diseño del espacio de trabajo como un símbolo que ayuda a denotar el estatus de los colaboradores. La ubicación del puesto de trabajo, la accesibilidad del mismo (oficina abierta vs. privada), la cantidad de espacio asignado, el tipo de mobiliario y la posibilidad de personalizar la oficina, todo sirve para poner en evidencia la jerarquía a través de los llamados “marcadores de estatus.” Más espacio, muebles de mejor calidad y mejores vistas, entre otros, se asocian con un rango más alto.
Sin embargo, en el contexto de los nuevos estilos de trabajo, las relaciones entre los colaboradores y las organizaciones está cambiando. La fuerza de trabajo se ha vuelto nómada, las jerarquías se aplanan y la oficina está deviniendo más un espacio de encuentro y socialización que el lugar donde se llevan a cabo las tareas.
Es por esto que actualmente vemos un incremento en el uso de símbolos físicos que fomentan el aplanamiento de las jerarquías apelando a la percepción de una condición de igualdad entre todos los miembros de la organización. El uso del mismo mobiliario en todos los puestos de trabajo de la compañía, por ejemplo, puede ser un recurso eficaz para reforzar esta visión de la cultura corporativa.
Nivelar las jerarquías también ayuda a reforzar los mensajes de empoderamiento y autonomía, características indispensables para las nuevas formas de organizar el trabajo.
No obstante, es importante estar atentos a las sutilezas de interpretación. Por ejemplo, las organizaciones que adoptan en sus oficinas un esquema de open plan debido a su asociación con la comunicación abierta e informal pueden pasar por alto la lectura de la misma disposición espacial como la representación de un avasallamiento a la privacidad.
El espacio es el mensaje
Como ya hemos visto, el espacio de trabajo como materialización de los valores de la empresa cumple un rol protagónico en el fortalecimiento y la creación de la cultura organizacional. Es por esto que el diseño del espacio físico debe abordarse desde una perspectiva que lo reconozca como tal y como un vehículo para promover nuevos comportamientos.
Tradicionalmente, el diseño del espacio de trabajo se reducía a conceptos tales como privacidad, jerarquía y estatus, los cuales hablaban de una forma de entender el trabajo y determinaban el tipo de layout.
Hoy, en cambio, el nuevo paradigma está orientado hacia la movilidad, la colaboración y la productividad. La oficina se ha reducido y, lo que antes era el corazón del negocio, hoy se está transformando en un lugar de tránsito donde la gente se reúne para trabajar. En este nuevo ambiente, el poder, la información compartimentada y las jerarquías ya no tienen lugar.
La configuración del layout debe reflejar estos nuevos valores. Un trabajo móvil y flexible requerirá un espacio acorde, con un incremento de las áreas compartidas en detrimento de las privadas, versatilidad para la reconfiguración y la adaptación a los distintos requerimientos, espacios que favorezcan los encuentros ocasionales, las reuniones informales, el trabajo en equipo, etc.
Estas elecciones suponen numerosas operaciones simbólicas dentro del espacio físico. Se preferirá un layout que aplane las jerarquías en beneficio de una cultura igualitaria, abierta y colaborativa. Una organización que privilegia el trabajo en equipo y la flexibilidad no se desarrollaría bien en un espacio atestado de cubículos con paneles altos y pocos espacios compartidos donde la gente no se ve.
En las oficinas en open plan, el uso de frentes vidriados en las áreas más privadas, los paneles bajos en las estaciones de trabajo y la comunicación visual de todo el espacio apuntan a favorecer el intercambio y simbolizan valores ligados a la transparencia y la integración, partiendo de la premisa que dice que cuando la gente trabaja en el mismo lugar físico se necesita un esfuerzo relativamente pequeño para interactuar con otras personas. Así, aumenta la frecuencia de la comunicación, de los encuentros fortuitos y de las conversaciones informales.
Sin embargo, tal como se ha mencionado, una configuración de oficina abierta que no está respaldada por una cultura consistente con los valores de autonomía y colaboración, puede caminar por la cornisa que nos conduce al símbolo del panóptico: falta de privacidad y excesivo control.
Los nuevos modelos no territoriales con puestos de trabajo no asignados son hoy uno de los mayores símbolos de la necesidad de flexibilidad, movilidad y colaboración. Pero, a diferencia de lo que sucede en los esquemas tradicionales donde la personalización es admisible, la única pertenencia con la que cuentan los colaboradores de la oficina no territorial es, en el mejor de los casos, un casillero con sus elementos de trabajo. De esta manera, los empleados pierden el recurso simbólico de un espacio personal para comunicar su identidad y su estatus.
Otro de los elementos que se encuentran en todas las oficinas que quieren transmitir una imagen de vanguardia es el sector de amenities. Con el progresivo aumento de la incorporación de las generaciones jóvenes al mercado laboral, lo que hasta hace poco tiempo parecía una excentricidad limitada a las empresas de Silicon Valley, comenzó a convertirse en norma. Desde entonces, muchas organizaciones han hecho de las mesas de ping-pong y billar, el gimnasio y la estética informal, un símbolo de los nuevos tiempos.
Sin embargo, las normas de comportamiento aceptadas por la cultura de la empresa son tan importantes como el diseño de los espacios: la gente debe sentir que tiene permiso para hacer uso y permanecer en las áreas de actividades informales. La dirigencia modela los comportamientos deseados a través de este permiso implícito sin el cual, cualquier instalación novedosa no pasará de ser decorativa.
Conclusiones
El desafío más importante que enfrenta el diseño del espacio de trabajo consiste en alinear las diversas –y a veces encontradas– necesidades de la organización y de los trabajadores con el entorno físico, al mismo tiempo que debe tener en cuenta no solo las necesidades funcionales sino también la manifestación de la cultura corporativa a través del uso de una estética y unos símbolos congruentes con los valores sostenidos.
El layout de la oficina, la selección de las sillas, la altura de los paneles, la ubicación de los puestos de trabajo, las áreas de guardado, el tipo de equipamiento, la selección de los materiales, el acceso a la luz natural y las vistas al exterior, la cantidad y tipo de espacios de encuentro, la posibilidad de personalización, entre otros, son poderosos símbolos que envían un mensaje tanto a los empleados como a los clientes, y pueden afectar el desempeño de la empresa.
Está claro que el diseño del espacio físico debe dar soporte tanto a la forma en que funciona una organización como a la forma en la que se expresa frente a sus miembros y al mundo. E, incluso, en los casos en los que el espacio de trabajo es satisfactorio, podría ayudar a mejorar la alineación de la cultura corporativa de forma deliberada para mejorar el rendimiento y el compromiso de los trabajadores.
Pero es necesario tener presente que los símbolos asociados al espacio físico, por sí mismos, no son capaces de determinar un resultado. Solo aumentan la probabilidad de obtenerlo cuando están alineados consistentemente con la cultura.
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