La senda del trabajo híbrido

La experiencia de la pandemia de los últimos dos años nos ha dejado una profunda huella que está cambiando la mirada que teníamos sobre el trabajo, un proceso que está lejos de terminar y que abre varios interrogantes: ¿cuál es el rol de la oficina?, ¿cómo se construyen los vínculos sociales y la colaboración en un mundo predominantemente digital?, ¿cuáles son las prioridades de los trabajadores?, entre otros.

Hoy, el desafío de las organizaciones es tratar de brindar una respuesta a estas preguntas mientras buscan cumplir con sus objetivos comerciales en una economía impredecible. En este contexto, los modelos de trabajo híbrido –una combinación entre la casa, los terceros espacios y la oficina, pero que también puede incluir cafeterías, bibliotecas, parques y otros lugares como parte de este nuevo ecosistema– asoman en el horizonte de las posibilidades como la mejor opción; una que les permite a los trabajadores realizar sus tareas con independencia del tiempo y el espacio tradicionales.

A medida que más empresas adopten el trabajo híbrido el desafío consistirá en reimaginar el papel que tendrá la oficina para dar soporte a una colaboración flexible y fluida desde cualquier lugar, un cambio que significa una gran transformación en la experiencia de las personas.

Sin embargo, la adopción del modelo híbrido no es homogénea ni afecta a todas las actividades por igual. Mientras que algunas empresas han abrazado por completo esta nueva modalidad de trabajo otras apenas la consideran, aunque la mayoría se terminará ubicando en alguna posición intermedia. En este punto, las organizaciones deberán analizar atentamente qué tipos de actividades y qué perfil de empleado requieren una presencia física, y en qué áreas se puede ganar eficiencia con el trabajo virtual. Esta decisión depende de varios factores pero, fundamentalmente, de la naturaleza del negocio, del grado de aceptación y capacitación de los empleados y de la aprobación de los clientes.

Según un informe de Worktech Academy en colaboración con Poly¹, es muy posible que en el área de finanzas o leyes, por ejemplo, la mayor parte de los colaboradores deba regresar a la oficina a tiempo completo. Pero, en las empresas de tecnología, es probable que haya más libertad para trabajar de la manera que se elija. Por su parte, las firmas de software y redes sociales (Twitter, Slack, Salesforce) han sido pioneras desde antes de la pandemia en brindar más autonomía a su plantel ya que el trabajo remoto es una modalidad inherente a la industria casi desde sus comienzos. Sin embargo, se sabe poco sobre los efectos del trabajo remoto en la innovación, un poderoso catalizador para el crecimiento económico a largo plazo.

El modelo híbrido

Los modelos híbridos redefinen las dos dimensiones fundamentales del trabajo: el tiempo y el espacio.

Hoy, el espacio de trabajo también se volvió digital haciendo posible que las personas puedan trabajar desde cualquier lugar, lo que ha traído como consecuencia un cambio en las reglas y las formas de colaboración. Asimismo, el tiempo de trabajo tradicional ha dejado de ser un factor condicionante. Pasamos de estar limitados por el horario fijo de oficina que nos permite trabajar sincrónicamente con otras personas, a trabajar asincrónicamente en cualquier momento, aunque con el riesgo de dejar menos lugar para la vida personal y robando horas al sueño.

Trabajar en un entorno digital nos libera de las variables temporoespaciales. De esta forma podemos acceder a los recursos que necesitamos para realizar nuestras tareas desde cualquier lugar y en el momento en que los necesitamos, lo que nos brinda la posibilidad de alcanzar nuestros objetivos transitando nuevos caminos.

No obstante, junto con los beneficios que ofrece el trabajo remoto (mayor flexibilidad e inclusión, mejor balance trabajo–vida personal, menos estrés, más ahorro energético y sustentabilidad, etc.) también se han reportado consecuencias negativas: algunos trabajadores experimentan sentimientos de soledad y una sensación de estar siempre trabajando que puede desembocar en Burnout si no se toman las medidas adecuadas.

Para recorrer la senda del trabajo híbrido con la menor cantidad de sobresaltos posible es necesario comprender cuáles son los factores más importantes: las personas, el espacio y la tecnología.

El factor humano

De acuerdo con un reporte de la empresa Siemens², los tres mayores problemas que enfrentan los empleados con el modelo híbrido son, en orden de importancia: la falta de contacto social, la dificultad de construir y mantener una red de contactos y la falta de oportunidades de colaboración. Esto significa que, para la mayor parte de las personas, trabajar con colegas es la principal razón para regresar a la oficina.

Pero, cuando se trata de integrar a la fuerza laboral, el trabajo híbrido está viendo surgir una nueva tensión entre la presencia física y la presencia virtual. En este nuevo contexto, y debido a la naturaleza misma de la tecnología junto con los sesgos propios de nuestra condición humana, algunos trabajadores remotos pueden llegar a sentirse excluidos o destinatarios de un trato desigual. Para garantizar que todos gocen de la misma experiencia las empresas deben crear nuevas normas y brindar mejores herramientas para reunirse y colaborar de manera efectiva. En este sentido, la oficina es un importante recurso para facilitar los encuentros y transformarse en un centro de colaboración, el lugar donde se forja la cultura, el espacio donde la gente se encuentra y crea lazos sociales, aprende y colabora.

Pero, en esta nueva era, las personas valoran tanto la flexibilidad como el bienestar. Un estudio de Microsoft³ revela que el 47% de los encuestados dice que hoy tiene más opciones para encontrar un balance entre la vida personal y el trabajo que antes de la pandemia. Además, el 53% (en particular los padres y las mujeres) dice que priorizará más su salud y bienestar por encima del trabajo.

Otro dato interesante sobre las nuevas preferencias de la fuerza laboral después de la pandemia lo ofrece una encuesta reciente de Leesman⁴ de la cual surge que el viaje al trabajo puede ser uno de los factores clave para determinar la probabilidad de que un empleado quiera volver a trabajar de forma presencial. Así, queda claro que la oficina ya no será la ubicación predeterminada para trabajar, sino que se convertirá en un destino que las personas elegirán entre otros posibles. El desafío de las empresas para atraer nuevamente a la fuerza laboral será convertir a la oficina en un destino deseable.

El espacio físico

Está claro que, para dar respuesta a las demandas actuales de los colaboradores el espacio físico debe repensarse, lo cual implica brindarles más control sobre su trabajo, un incremento en la autonomía sobre cómo, cuándo y dónde hacen sus tareas al mismo tiempo que se facilitan los encuentros y la socialización para promover la productividad, la colaboración, la identidad y una cultura organizacional cohesiva.

La oficina de hoy debe ofrecer una mejor experiencia laboral que la que tienen las personas en su casa y esto significa brindarles una variedad de espacios capaces de satisfacer una amplia gama de necesidades: entornos abiertos para la colaboración y la comunicación, áreas cerradas y tranquilas para la concentración, espacios para reunirse con grupos pequeños, ámbitos para el encuentro informal, etc. Muchas empresas también están planificando más áreas al aire libre tales como balcones, azoteas y espacios verdes.

El diseño del espacio de trabajo también debe contemplar la flexibilidad, una característica que le permitirá adaptarse a medida que cambian las necesidades tanto de los trabajadores como de la empresa. Esto no solo acelera la innovación y promueve la cultura de la organización, sino que también garantiza que los bienes inmuebles no estén infrautilizados, lo que produciría un incremento en los gastos y la huella ambiental.

Además, la oficina también debe dar soporte al bienestar y las necesidades emocionales de los trabajadores. La privacidad, el respeto por el espacio personal, la riqueza perceptiva y la diversidad de estímulos, entre otros, son requisitos que se deben satisfacer para que la gente se sienta bien y sea más productiva.

La habilitación tecnológica

La tecnología y la buena conectividad son actores principales en este proceso. Los colaboradores necesitarán la mejor conectividad posible para utilizar las herramientas de trabajo digitales en un escenario en el que buena parte de la fuerza laboral puede estar dispersa; esto será indispensable para integrar la oficina física y la oficina virtual. En este nuevo contexto, será mucho más importante conectar personas que conectar lugares o escritorios.

Las empresas también deben reevaluar lo que significa estar presente en el lugar de trabajo y asegurarse de que los empleados tengan las herramientas digitales para sentirse conectados (física y emocionalmente) cuando trabajan de forma remota. En este sentido, el Metaverso –un entorno virtual que permite la interacción personal en ambientes altamente inmersivos– podría ofrecer una estrategia ideal para nivelar la experiencia del trabajo híbrido y asegurar que ningún integrante del equipo se sienta excluido. Dentro de este ámbito, tanto los trabajadores remotos como los presenciales podrían interactuar en igualdad de condiciones y en tiempo real.

Una encuesta de Microsoft³ muestra que el 52% de los empleados estaría dispuesto a utilizar espacios de inmersión digital en el Metaverso para reuniones o actividades de equipo, y alienta a incorporar al menú de opciones tanto ésta como otras tecnologías emergentes para aumentar la colaboración y la creatividad en un mundo laboral que se vuelve cada vez más híbrido.

Referencias:

1 POLY & WORKTECH ACADEMY (2022): “The Journey To Hybrid Working – Twelve Considerations”.

2 SIEMENS (2022): “Working Theories | what employees want from the future workplace”.

3 MICROSOFT (2022): “2022 Work Trend Index: Annual Report”.

4 LEESMAN (2022): “Hybrid: Where are the risks hidden in the hype?”