Los temas clave para pensar en futuras estrategias
Una publicación de Contract Workplaces
Durante los primeros meses posteriores al inicio de la pandemia de COVID-19 tuvimos nuestras esperanzas puestas en contener el virus para volver a la normalidad; con vacunas, con inmunidad de rebaño, con cuarentenas, con aislamiento. Pero ahora está claro que su capacidad de adaptación para vivir entre nosotros es mayor que nuestras previsiones.
A medida que pasa el tiempo, cada vez parece más claro que el SARS-CoV-2 pasará de ser un virus pandémico a ser un virus endémico. Esto significa que seguirá circulando entre la población de manera continua y estacional y tendremos que adaptarnos a convivir con él.
La ciencia estima que, en algún momento del futuro, la patogenicidad del COVID-19 se irá atenuando hasta convertirse en un evento tan familiar como la gripe. Pero aún nos queda un largo camino y, mientras tanto, debemos tomar medidas para devolverles dinamismo a la economía y a la vida social sin poner en riesgo el bienestar y la salud de las personas. Este es el momento de investigar qué podemos hacer para convivir con el COVID-19.
Dado que la transmisión de las enfermedades contagiosas es más fácil en los lugares cerrados donde se reúne mucha gente, los espacios de trabajo deberán repensarse para permitir que las interacciones sean seguras sin interferir con la posibilidad de socializar, colaborar, intercambiar ideas y aprender.
Después de casi dos años de pandemia, la aceptación de un significativo cambio de hábitos supondrá una carga psicológica y emocional importante para muchos. Aceptar que el COVID-19 no es un fenómeno temporal sino un cambio estructural en la forma en que vivimos que requiere cambios permanentes en el comportamiento, puede representar un obstáculo importante en esta etapa.
Pero, si queremos recuperar la iniciativa para reencauzar la forma en la que trabajaremos y viviremos en el futuro inmediato habrá que considerar varios escenarios. No solo la emergencia sanitaria que nos plantea el SARS-CoV-2 o cualquier otro patógeno, sino también posibles contingencias tales como cataclismos climáticos; disrupciones tecnológicas; crisis sociales, políticas, migratorias y económicas; actos terroristas y guerras, entre otras.
Este es el momento de comenzar a actuar para adaptarnos a un escenario diferente.
La pandemia de COVID-19 ha afectado profundamente los hábitos de trabajo de muchas empresas. Nos enseñó que podemos trabajar de una manera diferente –en cualquier momento, desde cualquier lugar y, a veces, hasta con mayor productividad– aunque, claramente, algunas actividades perdieron su efectividad: las negociaciones delicadas, la toma de decisiones críticas, los brainstormings y los feedbacks, por nombrar solo algunos.
Aprendimos nuevos hábitos y nuevas destrezas, pero también se crearon nuevas expectativas. Porque lo cierto es que el trabajo remoto trajo muchas cosas buenas tanto para las personas (flexibilidad horaria, mejor balance entre el trabajo y la vida personal, ahorro en viajes, comida y ropa, etc.) como para las empresas (la posibilidad de reducir la superficie de las oficinas con el consiguiente ahorro en metros y en huella de carbono, junto con un mayor potencial para captar talento deslocalizado). Pero esta nueva forma de trabajo también tuvo su lado B: una jornada laboral más larga y mayor estrés, aislamiento social, angustia y la fantasía de disponibilidad 24×7.
Sin duda, debemos capitalizar esta experiencia. El espacio de trabajo pos-COVID no puede ofrecer a los colaboradores simplemente una versión más segura de la vieja oficina, con más distanciamiento físico, nuevos protocolos de uso, mayor higiene y mejor conectividad; es preciso repensar el diseño desde su concepto.
La experiencia del trabajo desde casa nos ha dejado aspectos tanto negativos como positivos que deben tenerse en cuenta para pensar en futuras estrategias.
→ La oficina seguirá existiendo como lugar de encuentro. Esto ya no está en discusión; somos animales sociales y necesitamos estar juntos para ser más productivos y creativos. La oficina se convertirá en un lugar fundamental de encuentro y socialización para promover la productividad, la colaboración, la identidad y una cultura organizacional cohesiva.
→ Brindar mayor flexibilidad y adoptar el trabajo híbrido. La pandemia ha logrado establecer el trabajo flexible en muchos ámbitos en los que antes se resistía a entrar. Hoy, esa tendencia se ha acelerado. Las personas trabajarán cada vez más en la llamada “oficina híbrida”, un mix entre la casa y la oficina.
→ Habilitar terceros espacios y oficinas satélite. La posibilidad de trabajar desde una locación diferente a la oficina central ha incrementado el interés en las oficinas satélite y los terceros espacios, locaciones que se encuentran físicamente separadas de la sede principal y que, por lo general, están ubicadas en la periferia de las ciudades. Se pueden rentar por unos días o por proyectos específicos.
→ Contar con la mejor tecnología. En un escenario de convivencia con el COVID-19, la tecnología y una buena conectividad serán esenciales para utilizar las herramientas de trabajo digitales dado buena parte de la fuerza laboral puede estar dispersa. También serán indispensables para integrar la oficina física y la oficina virtual y facilitar el trabajo remoto. En este contexto, será mucho más importante conectar personas que conectar lugares o escritorios.
→ Acelerar la digitalización de los procesos. La pandemia aceleró la digitalización en organizaciones de todo tipo y tamaño. En un mundo que seguirá acechado por la presencia del SARS-CoV-2, la transformación digital es imprescindible para seguir operando. Gracias a la conectividad global, el auge de las redes, las plataformas de comunicación instantánea, La Nube, la videoconferencia y la telepresencia, el trabajo se convertirá en un proceso mucho más ágil, dinámico y resiliente frente a posibles interrupciones.
→ Adoptar la virtualidad y otras tendencias emergentes. De acuerdo con un reporte sobre tendencias en tecnología1, la mezcla de los mundos físico y virtual para crear experiencias inmersivas más naturales es una tendencia emergente que la irrupción de la pandemia probablemente vaya afirmando en los próximos años. Estas nuevas tecnologías nos liberarán de las pantallas generando un enorme impacto en la colaboración a distancia, de gran valor en un escenario impredecible debido al COVID-19 u otras contingencias.
→ Gestionar el uso del espacio a través de la tecnología. Para gestionar adecuadamente el espacio es necesario saber cómo se usa. Con la llegada de la inteligencia ambiental hoy es posible obtener información en tiempo real no solo sobre el uso del espacio sino también sobre el comportamiento de las personas que lo ocupan. Esto permitirá gestionar los espacios de manera efectiva para mejorar la productividad de los empleados.
→ Prestar atención a la seguridad informática. Las organizaciones se han vuelto más vulnerables a las amenazas en el mundo digital porque la información y la tecnología ahora están mucho más integradas en el trabajo diario. Incorporar los principios de privacidad y seguridad de la información en la operación de la organización (esto es: mantener los datos seguros, ser transparente sobre las prácticas digitales y respetar las preferencias) es imperativo para tener éxito ahora y en el futuro.
→ Ofrecer las mejores condiciones para el bienestar. En el escenario actual, el bienestar de la fuerza laboral ocupa un lugar central. Mejorar las condiciones ambientales tales como el confort acústico y térmico, la calidad del aire interior, la biofilia, la densidad de ocupación, la ergonomía, la disposición de la iluminación, la calidad del agua, la alimentación saludable, la promoción de la actividad física, etc.2 será fundamental. Estas prácticas no solo tienen el potencial de mejorar la salud de los empleados sino también la productividad y la reducción del ausentismo.
En un momento en el que debemos aprender a convivir con el COVID, los empleados necesitan confiar en que la oficina es un entorno seguro y saludable que apoya su bienestar físico, cognitivo y emocional: un lugar donde eligen estar.
→ Cuidar la salud mental. Las consecuencias de convivir con COVID-19 entraña un peligro para la salud mental de los empleados. La incertidumbre frente al futuro y la continuidad laboral, el aislamiento y el temor al contagio son una gran fuente de estrés que puede exacerbar los problemas de salud física. La situación creada por una pandemia afecta a las personas en su totalidad. Es por esto que las empresas deben trabajar activamente para dar contención y mantener la salud mental de sus trabajadores, el recurso más importante. Promover conductas saludables, estimular el contacto social para evitar el aislamiento, cultivar la resiliencia, crear espacios de apoyo, escuchar las demandas y necesidades y generar empatía ayudará a disminuir el estrés y a mantener un estado emocional positivo entre los colaboradores.
→ Construir comunidad y sentido de pertenencia. Una de las experiencias que nos dejó esta pandemia es que, para restaurar el sentido de pertenencia y de comunidad es fundamental desarrollar y estimular formas de colaboración cara a cara. Tal vez, en un futuro de convivencia con el COVID-19, la posibilidad de interacción social presencial en el espacio de trabajo se convertirá en un plus que haga que un empleo sea más atractivo tal como lo fueron en su momento los Amenities y los arreglos de trabajo flexible3.
→ Crear sentido de propósito y motivación. Pasamos la mayor parte de nuestra vida trabajando. Muchos de nosotros dedicamos ocho horas al día, cinco días a la semana, a nuestro trabajo.Esto nos indica que es necesario incentivar a las personas y conectarlas con tareas que las hagan sentir pasión y compromiso dentro de una cultura organizacional que favorezca el desarrollo de todo su potencial.
Las personas que encuentran un sentido de propósito en el trabajo son más productivas, saludables y resilientes; tienen mayor lealtad, compromiso y motivación.
→ Gestionar por objetivos y no por presencia. Durante la experiencia de trabajo desde casa descubrimos que podíamos ser más productivos trabajando de forma remota que en la oficina.
Esto nos demuestra que el trabajo no es donde uno está sino lo que uno hace. Para lograr una organización verdaderamente flexible que se adapte al desafío de convivir con COVID-19 o cualquier otra contingencia que pueda surgir, es necesario empoderar a las personas para que trabajen donde, como y cuando quieran. Para ello, las empresas deberán cambiar la forma de medir la productividad y pasar de un sistema basado en las horas transcurridas en la oficina hacia un sistema de gestión por objetivos.
Referencias:
1 GARTNER (2019): “Top 10 Strategic Technology Trends for 2019: A Gartner Trend Insight Report”.
2 TIMM, S. et al. (2018): “Designing for Health: How the Physical Environment Plays a Role in Workplace Wellness”. American Journal of Health Promotion.
3 ACCENTURE (2021): “Fjord Trends 2021”.
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