Cómo ser ágiles en tiempos de COVID

El trabajo ágil no es nuevo; grandes empresas ligadas a la tecnología lo vienen implementando desde hace varios años. Pero hoy, a medida que se intensifica el ritmo del cambio en un contexto de pospandemia que probablemente nos obligará a convivir con el virus durante un tiempo incierto, las estrategias de trabajo ágiles ya no están reservadas solo para unas pocas empresas tecnológicas de vanguardia. La pandemia de COVID-19 ha demostrado que todas las organizaciones tienen la imperiosa necesidad de contar con herramientas eficientes que las ayuden a afrontar escenarios de gran complejidad e interrupciones imprevistas.

Los científicos sociales usan el acrónimo VUCA (por las iniciales de Volatility, Uncertainty, Complexity y Ambiguity) para describir este tipo de entornos caracterizados por condiciones caóticas, inestables y cambiantes. En concreto, el término responde a los conceptos de volatilidad, que debe ser abordada con una visión clara sobre el camino a seguir; incertidumbre, donde la clave es afrontar este escenario con conocimiento; complejidad, frente a la cual será necesario actuar con claridad; y ambigüedad, que exigirá trabajar desde la agilidad para poder adaptarse a los cambios con rapidez.

Estas premisas tienden a adecuar la capacidad de una organización para anticiparse a los problemas, comprender sus consecuencias, prepararse para los desafíos y escenarios alternativos y abordar oportunidades relevantes.

Es evidente que hoy, el fenómeno VUCA se ha convertido en nuestra realidad permanente, por lo que es necesario que las empresas establezcan nuevos modelos operativos, evolucionen continuamente para mantenerse competitivas y adopten metodologías ágiles para poder reconfigurar rápidamente sus negocios.

Para aprovechar las oportunidades que ofrecen las estrategias ágiles en el contexto actual, la clave está en incorporarlas en el ADN de la cultura organizacional, comprometer a los colaboradores y empoderarlos en una relación de confianza y responsabilidad. Todo esto sin olvidar que el espacio de trabajo debe ofrecer un entorno que apoye esta práctica y sea capaz de adaptarse rápidamente a las características cambiantes que la realidad imponga.

¿Por qué ser ágiles?

El trabajo ágil es una estrategia que no se limita solo al trabajo flexible o al teletrabajo. Se sustenta en la idea de que el trabajo es una actividad que hacemos, no un lugar al que vamos, y aprovecha los beneficios que brindan las nuevas tecnologías para llevar a cabo nuestras tareas en cualquier momento y lugar y de forma autónoma a fin de cumplir los objetivos. En suma, las prácticas y los procesos ágiles se basan más en los resultados que en cómo, cuándo o dónde se realizan.

Algunas características del trabajo ágil no solo nos ayudaron a navegar con éxito la crisis provocada por la pandemia de COVID-19, sino que a partir de ahora se pueden transformar en la hoja de ruta más eficaz para afrontar el camino que nos queda por delante, con un modelo operativo mejor adaptado a la realidad actual y más resiliente:

→ Flexibilidad. Es el sine que non de la agilidad. Las organizaciones verdaderamente ágiles deben alentar a los empleados a trabajar en el lugar y el horario que mejor se adapte a sus necesidades, las de sus clientes y las del negocio. El espacio de trabajo debe apoyar esta flexibilidad para adaptarse a los cambios y ofrecer una variedad de espacios para las distintas actividades.

→ Estructuras jerárquicas más planas. La pandemia de COVID-19 hizo que muchas organizaciones se vieran obligadas a aplanar las jerarquías poniendo a la alta dirección en contacto mucho más directo con los líderes operativos. Estas estructuras más planas demostraron tener una gran eficacia durante los confinamientos. Aplanar las jerarquías también asegura una mayor claridad en las responsabilidades del plantel.

→ Gestión de equipos por objetivos. Esto significa que las empresas pueden crear equipos en función de sus habilidades y conocimientos para completar las tareas.

→ Menor aversión al riesgo. Las organizaciones ágiles se preocupan más por los objetivos a largo plazo que por los resultados a corto plazo. Esto crea un entorno más innovador donde las ideas pueden prosperar en un espacio colaborativo y de experimentación constante para la creación de valor que no está centrado únicamente en la aversión al riesgo.

→ Empoderamiento y toma de decisiones rápida. La experiencia vivida durante la crisis de COVID-19 puso en evidencia que los empleados de primera línea están más cerca del cliente y, por lo tanto, suelen tener información más relevante sobre sus necesidades. Las organizaciones deben continuar empoderando a su fuerza laboral para agilizar la toma de decisiones, pero de una manera que sea sostenible a largo plazo.

→ Crear un sentido de propósito. Establecer un propósito común, claro y aplicable a todos los estamentos de la empresa fue fundamental para seguir trabajando durante la pandemia. Esto ayudó a involucrar y motivar a los empleados, y a priorizar las demandas contrapuestas. Brindar un sentido de propósito organizacional no solo proporciona un enfoque y una dirección claros; también puede crear un impacto transformador a largo plazo.

De acuerdo con una encuesta¹, casi dos tercios de los consultados respondieron que el COVID-19 los ha llevado a reflexionar sobre su propósito en la vida. Y casi la mitad dijo que está reconsiderando el tipo de trabajo que hace. Los Millennials fueron tres veces más propensos que otros a decir que estaban reevaluando el trabajo. Esto nos indica que es necesario incentivar a las personas y conectarlas con tareas que las hagan sentir pasión y compromiso dentro de una cultura organizacional que favorezca el desarrollo de todo su potencial.

→ Contar con la tecnología adecuada. El elemento tecnológico ha sido fundamental para la supervivencia de muchas compañías durante la crisis sanitaria del COVID-19. En este escenario, varias herramientas de uso cotidiano se convirtieron rápidamente en parte de la vida laboral. Los dispositivos móviles se transformaron en el eje de la oficina a tal punto que hoy, los empleados confían más en sus teléfonos y tabletas para interactuar con el entorno de trabajo, realizar su trabajo o mantener la interacción social.

Las organizaciones que deseen conservar los beneficios derivados de estas nuevas formas ágiles de conectarse con colegas y clientes, de colaborar y de compartir conocimientos e ideas de forma rápida y efectiva donde sea que estén y en cualquier momento del día, deberán reforzar las infraestructuras tecnológicas con las que cuentan actualmente.

El entorno de trabajo ágil

Para poder cumplir con los desafíos que plantea el trabajo ágil, el diseño de la oficina debe apoyar y dar soporte a las necesidades de flexibilidad, eficiencia, productividad y colaboración, proporcionando espacios adecuados para respaldar todo tipo de actividades: desde áreas tranquilas para el trabajo de concentración hasta espacios abiertos y compartidos para el desarrollo de proyectos colaborativos y espacios multifuncionales donde las personas pueden conversar, colaborar, relajarse, comer y organizar reuniones con sus equipos.

Los lugares de trabajo ágiles se enfocan en el uso eficiente del espacio y en la asignación del mismo en función de las tareas que se llevan a cabo, no de las jerarquías, al mismo tiempo que ofrecen una variada gama de opciones que brindan los recursos necesarios cuándo y cómo se requieran. Además, el diseño del ambiente de trabajo debe permitir la reconfiguración de los espacios de acuerdo con las diferentes necesidades de los colaboradores en cada momento del día.

En este nuevo escenario pospandémico en el que prevalecerán las modalidades de trabajo híbridas, los escritorios de uso compartido son ideales para el personal que se encuentra en la oficina de manera intermitente. Se trata de áreas especialmente diseñadas que permiten realizar tareas rápidas, intercambio de ideas, reuniones informales, etc. La idea de ofrecer una variada gama de espacios sigue siendo relevante aun en medio de los protocolos para evitar la propagación del virus SARS-CoV-2.

Para implementar y gestionar un lugar de trabajo ágil, el equipamiento tecnológico desempeñará un papel fundamental dado que permite la movilidad de las personas tanto dentro como fuera de la oficina (ya no se trata de conectar escritorios sino de conectar gente). Esto, sumado a la oferta de una gran variedad de herramientas informáticas que abarcan desde los servicios en La Nube y las plataformas de comunicación por video hasta herramientas gratuitas tales como Skype y FaceTime para los desplazamientos diarios, hará que los trabajadores cuenten con todo lo que necesitan para realizar sus tareas de manera ágil y dondequiera que estén.

Referencias:

BALOG, K. (2019): “Agile Organizations And Sustainability”.

BROSSEAU, D. et al. (2019): “The journey to an agile organization”. McKinsey Company.

CHONG, E. et al. (2020): “Agile resilience in the UK: Lessons from COVID-19 for the ‘next normal”. McKinsey Company.

MAYNARD, K. & MYERSON, J. (2020): “Smart services for an agile organization”. Worktech Academy.

1 DHINGRA, N. et al. (2021): “Help your employees find purpose—or watch them leave”. McKinsey Company.