Crear oficinas que den soporte a las nuevas modalidades de trabajo que están impulsando los avances tecnológicos y que, al mismo tiempo, respondan a las necesidades de todos sus ocupantes, es una tarea cada vez más compleja que obliga a buscar soluciones de gran flexibilidad y adaptabilidad. El mobiliario cumple un rol de primera línea para acompañar estas transformaciones.
Las nuevas tecnologías móviles que han posibilitado el rápido desarrollo del trabajo remoto, la preocupación por alcanzar soluciones sustentables y la diversidad de la fuerza laboral son algunos de los factores que han dado lugar a profundos cambios en la configuración espacial de los lugares de trabajo. Para acompañar estos cambios, y al mismo tiempo optimizar la productividad y el bienestar de los empleados, el equipamiento corporativo ha tenido que reinventarse. Actualmente, los puestos de trabajo son más compactos y eficientes, la altura de los paneles es mínima, los muebles son más pequeños, flexibles y funcionales para adaptarse a las demandas reales de los usuarios, y el espacio de almacenamiento se ha reducido drásticamente.
Los nuevos ambientes de trabajo también buscan rescatar la escala doméstica, su carácter íntimo y cálido. En esta nueva concepción, el equipamiento “de oficina” busca referencias en muebles diseñados para uso residencial y se vuelve menos acartonado y severo, más informal. Explora texturas más amigables y la paleta de colores se abre a un gran abanico de opciones.
Pero, a la hora de elegir el mobiliario, las empresas tampoco deben olvidar que desde hace tiempo el equipamiento ha dejado de ser un elemento meramente operativo para erigrse en un valioso medio de comunicación. En este sentido, los muebles de una organización juegan un rol tan importante en la construcción de identidad como el logo, las estrategias de comunicación y hasta la publicidad.
Frente a este complejo escenario, el gran desafío consistirá en elegir un equipamiento que se encuentre en sintonía con las necesidades de cada empresa, sin olvidar los avances tecnológicos y las nuevas formas de trabajo.
Equipamiento para una nueva configuración espacial
La nueva configuración espacial de las oficinas se caracteriza por la proliferación de los espacios compartidos en detrimento de las oficinas privadas. Las nuevas estaciones de trabajo colaborativo son modulares y se pueden encontrar en diferentes tamaños y formas, pero siempre persiguiendo el mismo objetivo: favorecer la tarea en equipo.
La utilización de configuraciones tipo bench, por ejemplo, permite dar soporte a las tareas con superficies de trabajo paralelas a lo largo de un eje. Dependiendo del tipo de labor a desarrollar podrán contar con divisores bajos o no llevar ningún tipo de división, y disponen de muy poco espacio dedicado al archivo. Una solución que apuesta por la eficiencia.
Pero al adoptar este tipo de configuración siempre se deberá tener en cuenta el tipo de trabajo que se va a realizar. Por ejemplo, los miembros de un equipo de trabajo podrán utilizar un bench tanto para el trabajo individual como para tareas que precisen colaboración. El puesto individual necesitará algunos pequeños elementos de privacidad y espacio para herramientas portátiles, mientras que el de colaboración se beneficiará con una mayor superficie de trabajo, espacio para más usuarios y ningún elemento de privacidad.
Las nuevas estaciones de trabajo colaborativo también necesitan confort a la hora de sentarse. Trabajar en posición sentada requiere una serie diferente de posturas y, por lo tanto, un tipo de silla que permita una amplia variedad de movimientos en cualquier posición que adopte el usuario. Esto ayudará a alcanzar la concentración necesaria durante las largas horas de reuniones, conferencias o sesiones de capacitación.
Las actuales necesidades de comunicación, junto con el alto porcentaje de empleados que se mueve entre los diferentes espacios durante un día de trabajo, han obligado a que las divisiones de la oficina se hagan cada vez más transparentes y flexibles.
La necesidad de una rápida adaptación de los ambientes al nuevo flujo de trabajo hace que los sistemas de tabiques móviles sean una buena solución a largo plazo para maximizar el rendimiento del espacio. El uso de este tipo de particiones se adecua a los actuales requerimientos de colaboración y flexibilidad al mismo tiempo que permite un mejor aprovechamiento de la luz natural y de las vistas, otra de las preocupaciones que persigue el diseño de oficinas en la actualidad. Además, son reconfigurables, admiten una gran variedad de terminaciones y brindan la posibilidad de integrar pizarras, tableros, estantes y puertas corredizas, entre otras cosas.
Sin embargo, algunas marcas ofrecen equipamiento específico para cubrir cada requerimiento de la empresa, al punto de que ya no es necesario levantar paredes dado que el propio mobiliario puede resolver las necesidades con la flexibilidad de cambiar cualquier configuración. Esto permite adaptarse a medida que evoluciona el trabajo en la empresa.
En cuanto a la coexistencia de los espacios de oficina abierta junto con los despachos y salas privadas, las tendencias se inclinan por las divisiones transparentes, las que, además de favorecer el ingreso de la luz natural, ayudan a vincular visualmente a todos los empleados dentro de la organización favoreciendo la integración. Para aquellos casos en los que se busque mayor privacidad, se puede optar por los esmerilados.
Por otra parte, y teniendo en cuenta el gran número de trabajadores móviles que eventualmente se acercan a la oficina para reunirse con clientes o con sus equipos de trabajo, las salas de reuniones deben estar equipadas con un mobiliario que permita que, no importa cuáles sean las tareas a desarrollar, estas se puedan llevar a cabo sin inconvenientes. Las mesas modulares se imponen en este punto, ya que permiten diferentes configuraciones en función del uso. Para completar el equipamiento de las salas de reuniones se puede contar con accesorios tales como credenzas y bases de apoyo que admitan la integración con el equipamiento audiovisual y demás dispositivos informáticos.
Las nuevas tendencias que impulsa el trabajo móvil y flexible también han dado origen a una nueva generación de muebles rodantes que permiten a los empleados trasladarse dentro de la oficina de acuerdo con las exigencias que imponga la tarea. Estos muebles rodantes (cajoneras, mesas y hasta puestos de trabajo completos) resultan versátiles, multifuncionales, de fácil desplazamiento y aplicables a cualquier situación que lo requiera. Las ruedas también aportan estilo y dinamismo a los ambientes.
Infraestructura y nuevas tecnologías
El aumento del uso de la tecnología informática y de telecomunicaciones, incluidos los dispositivos móviles y las herramientas de oficina tales como pantallas de plasma y tarjetas inteligentes, hanafectado considerablemente la infraestructura del espacio de trabajo.
Hoy en día, un buen porcentaje de los empleados trabajan “on the road” y usan la oficina como un sitio desde donde organizan sus tareas y en el que pueden reunirse con colaboradores y clientes. Y dado que los costos de mantenimiento y operación de las oficinas han aumentado considerablemente en los últimos tiempos, el desafío se traduce en hacer más en menos espacio.
Los espacios de trabajo contemporáneos hacen un uso intensivo de la tecnología, por lo que el cableado para el servicio eléctrico, de voz y de datos debe ser alojado con mayor eficiencia. Actualmente, un gran porcentaje de personas está orientado al trabajo colaborativo y de equipo. Es por esto que las tomas de energía y la posibilidad de acceso a Internet vía WiFi para facilitar la conexión de todo tipo de dispositivo móvil en la cafetería, en los break points, en las salas de reunióny en los espacios compartidos, se están convirtiendo en el estándarde la oficinade hoy.
Según algunos fabricantes y distribuidores del rubro en la región, la incorporación de la tecnología informática en el mobiliario es lenta, en parte debido a la propia velocidad de las transformaciones. Se encuentra presente, en términos generales, en el manejo de los cableados y las opciones de electrificación para distintos tipos de enchufes y normas. No obstante, se verifica una mayor integración en la iluminación con la implementación de iluminación LED profesional, estudios de flujo lumínicos, dimerización inteligente y control de la tonalidad de la luz que conllevan ahorro de energía y aumentos de la productividad.
Otra de las tendencias tecnológicas que está cobrando importancia en la oficina actual es la videoconferencia, una práctica que se ha desarrollado notablemente en los últimos tiempos. Si bien las soluciones de gama alta son caras, para muchas organizaciones vale la pena la inversión si se la compara con los gastos que implican los viajes de trabajo.
Algunas de estas soluciones permiten que las personas se conecten para compartir información a través de la integración de sistemas de alta definición. La integración del equipamiento con sistemas HDVC y una pizarra interactiva ayuda a los equipos a compartir e interactuar con documentos, hojas de cálculo y sitios web en tiempo real desde cualquier sitio donde se encuentren.
A escala humana
La clave de los nuevos espacios de trabajo es la colaboración. Y esta no solo se logra demoliendo paredes y colocando tabiques móviles. El mobiliario debe colaborar con el flujo de trabajo de la oficina y los nuevos estilos de trabajo admiten una variedad de opciones para que las personas puedan estar sentadas, de pie o caminar, según su preferencia y el estilo de la tarea que lleven a cabo.
El nuevo mobiliario permite que se realicen ajustes de una manera cada vez más rápida y efectiva, dependiendo de quién haga uso del mismo y con qué fines. Mientras que las sillas ergonómicas permiten una variación automática de altura y posición (algunos fabricantes han desarrollado mecanismos de ajustes de la posición de trabajo que incluso son más sofisticados que los de un coche de alta gama), las mesas también deben poder regularse en altura para facilitar los cambios de postura. Del mismo modo, existen soluciones que permiten acomodar el monitor de acuerdo con las preferencias de cada usuario.
De cara a la reducción que enfrentan los espacios de trabajo actuales, resulta indispensable que el mobiliario sea cada vez más funcional. En este sentido, es indispensable que las superficies de trabajo adquieran más de un uso.
Diseño ergonómico
Con los cambios en las formas de trabajo, el equipamiento debe volverse cada vez más flexible. El diseño ergonómico aplicado al mobiliario representa una solución frente a las nuevas demandas que presentan las oficinas actuales.
Está demostrado que una parte muy importante del bienestar cognitivo, emocional y físico de las personas que forman parte de una organización está dado por el diseño de sus espacios de trabajo. Por ello, cada vez son más las empresas que se preocupan por brindarles a sus empleados la posibilidad de elegir entre diferentes opciones para desarrollar sus actividades.
El principio ergonómico fundamental que debe regir todas las intervenciones dentro del espacio de trabajo consiste en adaptar la actividad a las capacidades y limitaciones de los usuarios, y no a la inversa. El mejor diseño para un puesto de trabajo es aquel que otorga total libertad para que las personas modifiquen su postura cada vez que lo deseen, sin abandonar ni perjudicar la tarea que están realizando.
Cuanto más estático y sedentario sea un trabajo, tanto más importante será que el entorno facilite la posibilidad de movimiento y los cambios de postura frecuentes. La forma, las dimensiones y la posibilidad de regulación de la silla y del plano de trabajo afectan la postura del tronco y la movilidad de la espalda y las piernas. Utilizar unos apoyabrazos regulables permitirá descansar los brazos de acuerdo con la tarea que se esté llevando a cabo y aliviará la tensión muscular en los hombros.
Las mesas de trabajo deberán ser regulables en altura y disponer de unas dimensiones tales que permitan distribuir adecuadamente los elementos necesarios para desarrollar las tareas con comodidad. Finalmente, determinados complementos tales como reposapiés, soportes para monitor, superficies auxiliares, bandejas para documentación, etc., pueden mejorar mucho la funcionalidad y la ergonomía del puesto de trabajo.
El mobiliario ergonómico se ha convertido en una solución indispensable en los nuevos entornos de trabajo que cuentan con pocos puestos asignados ya que no solo posibilita que las personas se sientan más cómodas en sus estaciones de trabajo sino que, gracias a su flexibilidad, estas pueden ser utilizadas por diferentes usuarios, incluso en el transcurso de un mismo día de trabajo.
En buena posición
Además de una amplia gama de tipologías de espacio, actualmente también existen nuevas tipologías en las actitudes corporales. Algunas investigaciones aseguran que los trabajadores necesitan cambiar varias veces de posición durante la jornada laboral si el espacio se los permite.
Para muchas personas, variar de postura es físicamente energético y mentalmente estimulante. Contribuye a mantenerse fresco, a evitar la fatiga física y mental, y a afrontar las tareas diarias con mejor ánimo. Crear ámbitos donde los trabajadores puedan moverse, sentarse y descansar con comodidad reporta grandes beneficios: mejora la productividad y disminuye la tasa de ausentismo por enfermedad.
Es por esto que los muebles deben ser elegidos cuidadosamente en función de la posibilidad de favorecer el movimiento y la colaboración. Las superficies de trabajo, por ejemplo, deben ofrecer la opción de ajustar su altura a fin de poder realizar tareas ya sea sentado o parado. Las mesas de equipo con capacidad para unas cuatro personas, distribuidas estratégicamente en distintos lugares de la planta, propician las reuniones rápidas ya sea de pie o acomodados en taburetes altos.
Pero para promover el movimiento y evitar las posiciones sedentarias es importante que los ajustes ergonómicos puedan realizarse de manera rápida, sencilla y efectiva. Además de los ajustes de altura y posición que se pueden realizar sobre sillas y escritorios de trabajo, también existen soluciones que permiten acomodar el monitor de acuerdo con las preferencias individuales de cada usuario.
Algunas empresas también están incorporando los active rooms. Estos espacios cuentan con un equipamiento especial que, además de disponer de todo lo necesario para trabajar, incorporan algunos implementos de gimnasia tales como bicicletas fijas y cintas para caminar, lo cual permite hacer ejercicio sin interrumpir el trabajo. Ofrecer la opción de hacer ejercicio mientras se realizan las tareas diarias no solo tiene un impacto sumamente positivo sobre la salud física de los empleados; también crea un ambiente estimulante y productivo.
¿Cómo se equipa una oficina moderna?
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FUENTE: FM&WORKPLACES #65
