Celeste Grecco

Uno de los desafíos de las empresas del siglo XXI es desarrollar entornos de trabajo que contribuyan a un mejor desempeño y productividad. Los hábitos saludables y el diseño de los espacios laborales pueden marcar la diferencia en el día a día y, en definitiva, en el balance, sobre todo, cuando hablamos de los “trabajos del conocimiento”.

Está comprobado que un alto nivel de sedentarismo y exposición a pantallas atenta contra la salud física y mental y predispone a un grado muy elevado de estrés, ansiedad y otras patologías. Por eso ofrecer instalaciones para desarrollar actividades físicas (como gimnasio o clases de yoga) o proponer una alimentación sana, son algunas de las medidas que las organizaciones pueden implementar para revertir esa situación y optimizar las habilidades cognitivas de los empleados, como el procesamiento de información, el aprendizaje, la creatividad, la memoria, la atención, la capacidad de razonamiento y la resolución de problemas. Contract Workplaces, experta en el diseño, conceptualización y construcción de espacios de trabajo, propone algunas estrategias para poner el cuerpo en movimiento mientras trabajamos. Por ejemplo, utilizar equipamiento ajustable favorece las posturas saludables -es necesario cambiar de posición varias veces en el día-; también crear ámbitos donde los trabajadores puedan moverse, sentarse y descansar con comodidad reporta grandes beneficios: mejora la productividad y disminuye la tasa de ausentismo por enfermedad. Bicicletas fijas y cintas para caminar son algunas de las opciones para hacer ejercicio sin interrumpir el trabajo y generar estados de ánimos positivos. Ideas así y un diseño adecuado son la fórmula para crear espacios de trabajo más alegres y productivos.

Revista Contraseñas – Tendencias – Abril 2016

Oficinas a medida y con diseño propio
Descubrir el ADN de cada empresa y aplicarlo a los espacios de trabajo.

Contract Workplaces propone un sistema ideal para que las empresas puedan proyectar o repensar los lugares de trabajo y así hacerlos más productivos.

El diseño de los espacios de trabajo es uno de los factores más importantes a la hora de pensar no sólo en el confort del personal sino también en su rendimiento. Para los empresarios modernos, estos lugares laborales son considerados como una de las herramientas más poderosas de gestión con la que cuenta una compañía. Es que, por lo general, los espacios que no fueron diseñados exclusivamente para las actividades que ahí se realizan suelen convertirse en algún momento en obstáculos para los propios empleados.

Para evitar estos inconvenientes es que nació un proceso denominado Workplace Strategy. “Este es un enfoque sistemático orientado a mejorar la utilización del espacio de trabajo, que interviene sobre su configuración para hacerlo más eficiente. Su objetivo principal es analizar y comprender los requerimientos de una organización para recomendar soluciones que satisfagan sus necesidades actuales y futuras”, comentó Víctor Feingold, CEO de Contract Workplaces.

Y agregó: “A la hora de diseñar un espacio de trabajo el gran desafío es lograr alinear los procesos, la cultura y la identidad de una organización con el entorno físico, teniendo como eje el bienestar de las personas. El objetivo es lograr obtener el máximo rendimiento de la superficie optimizando los costos de ocupación, brindar el soporte adecuado a las tareas y ofrecer la mejor calidad de vida posible a sus ocupantes, favoreciendo la creación de comunidad y el sentido de pertenencia”.

Según Feingold, su compañía, que se especializa en la conceptualización, diseño y construcción de oficinas corporativas, ha desarrollado un servicio de consultoría orientado a entender y analizar el ADN de cada organización para recomendar una solución de diseño en respuesta a sus necesidades. “Un planeamiento espacial exitoso ayuda a las organizaciones a cumplir con sus metas, a la vez que le permite contar con la flexibilidad suficiente como para reaccionar ante los cambios en la medida en que se van sucediendo”, dijo.

Las etapas del proyecto
El proceso consiste en tres grandes etapas: investigación, diagnóstico y diseño conceptual. Durante la primera etapa se estudia en profundidad a la organización, sus objetivos, filosofía, cultura, dinámicas de trabajo, procesos, perfil de población y requerimientos particulares de la actividad a través de distintas herramientas cualitativas y cuantitativas.

A la hora de elaborar el diagnóstico, se procesa y cruza la información relevada a fin de detectar tendencias, necesidades y oportunidades de mejora. “Nuestra metodología nos permite obtener un mapa detallado del uso actual del espacio, tasa de ocupación, dinámicas de trabajo, adyacencias clave entre áreas, aspiraciones organizacionales y contexto cultural”, comentó Feingold.

Luego una vez finalizado el diagnóstico se implementa el tercer capítulo, en el que se elabora un brief conceptual donde se plasman los factores estratégicos que se tendrán en cuenta a la hora de desarrollar el diseño.

“Algunos de los ejes que se consideran a la hora de diseñar un espacio de trabajo son el layout, los usos, la asignación de los espacios, el flujo de trabajo, la tecnología, la sustentabilidad y la cultura de trabajo”, concluyó el CEO de Contract Workplaces.

La Nación/Inmuebles comerciales/Argentina

“La capacidad de ver los cambios correctos e implementarlos ágilmente, quizás, sea uno de los activos centrales con el que una empresa pueda contar”, señala Gustavo Rousseaux, socio a cargo de la práctica de People & Organizational Change de EY. De esta forma, destaca que, para mantener o extender sus ventajas y competencias distintivas, las organizaciones están obligadas a repensar y moldear, casi permanentemente, su estrategia, sus procesos y tecnología, como así también aspectos de su estructura y cultura organizacionales.

Todos estos cambios, que pueden ser un nuevo sistema, una mudanza, ajuste en las dotaciones, tercerización de procesos, integración de compañías y/o venta de unidades de negocios, requieren que las personas adopten nuevos comportamientos. “Es la única forma de lograr los beneficios esperados para la empresa. Por eso todo proceso de cambio tiene un ‘lado humano’, que se debe gestionar y planificar con una estrategia clara, que involucre a los individuos para lograr su compromiso y un alineamiento organizacional”, destaca Susana Rodríguez, gerente Senior de People & Change de KPMG Argentina.

Contar con herramientas para manejar los conflictos emocionales, frustraciones, incertidumbre y confusión que experimenta la gente durante el proceso de cambio es la manera eficaz de transitar una transformación. “De esto se trata la disciplina facilitadora conocida como Change Management”, explica Víctor Feingold, CEO de Contract Workplaces.

En momentos de cambios, la atención debe estar tanto en la nueva tecnología, el diseño de procesos o la estructura, como en los empleados, que son quienes implementan la transformación. “Es necesario trabajar en forma cercana con y para las personas, si las organizaciones desean cambios significativos y duraderos”, agrega Paula Senderovich, Senior manager de People & Organizational Change de EY.

Para eso, es fundamental desarrollar e implementar un plan estratégico, que involucre recursos de comunicación y capacitación, y dinámicas específicas para superar los desafíos de una transición, minimizando los conflictos, evitando resistencias y generando instancias de participación y aprendizaje, finaliza Feingold.

“¿Dónde me ubico?”. “¿Qué pasará?”. “Ahora, es todo nuevo. Lo anterior no sirve más”. Son algunos de los pensamientos y rumores que surgen de los empleados una vez que la empresa inicia una transformación. Muchas expectativas pueden ser irreales y el grado de resistencia y desilusión en el proceso de transición es mayor en tanto crece la diferencia entre lo que es el proyecto y lo que se espera de él, describe Sneider. El Change Management busca achicar esta brecha, que suele tener consecuencias muy importantes sobre el proyecto y la rentabilidad de la empresa.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que los empleados, siempre, presentan diferentes patrones de conducta y los entusiasmados con el cambio no suelen superar el 2,5 por ciento de la población, asegura Liliana Moya, consultora Senior en Gestión del Cambio de Whalecom. Entonces, la empresa no sólo debe utilizarlos como aliados del proyecto; también, tiene que trabajar para involucrar a los “rezagados escépticos” que no apoyan o a los que, en un principio, ponen resistencia y, luego, se convencen, a medida que los beneficios se ven. “Es necesario desarrollar una estrategia efectiva de involucramiento que permita generar el compromiso de todos”, finaliza Garbi.

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Apertura/Management/Argentina

Por la influencia de las nuevas generaciones y la extensión del home office, los espacios de trabajo se vuelven cada vez más flexibles. Las empresas optan por lugares abiertos, sin escritorios asignados a cada empleado y con salas de reunión que faciliten los encuentros y la colaboración entre las personas.

Por Ximena Casas.

La ecuación “un puesto de trabajo, una persona” ya no es eficiente. La llegada de las nuevas generaciones a las empresas y la explosión de las tecnologías móviles no sólo cambiaron la forma de trabajar, sino también la organización de los espacios dentro de las oficinas. Cada vez más empresas optan por espacios abiertos –donde muy pocos directivos cuentan con “oficinas cerradas”– sin escritorios fijos o asignados especialmente a una persona.

Hoy, las estrategias pasan por organizar los espacios de acuerdo con las actividades y no con las jerarquías, ya que cuanto más alto es el cargo, más grande es el despacho y más tiempo permanece vacío. Además, es importante que el diseño esté pensado para trabajadores móviles. “Mientras que las personas asumieron ampliamente su condición de trabajadores móviles, a las empresas aún les cuesta aceptarlo. Hoy en día el trabajo individual puede hacerse en cualquier momento y desde cualquier lugar. La alta movilidad hace que la oficina sea cada vez más un lugar para desarrollar y mantener relaciones entre las personas”, explicó Víctor Feingold, CEO de Contract Workplaces, empresa regional de diseño y construcción de espacios de trabajo.

“La imagen del empleado atado a su escritorio durante nueve horas ya no es compatible con las necesidades biológicas y psicológicas de las personas de hoy”, agregó Feingold. Por eso, las compañías también buscan nuevas soluciones para que los empleados puedan paliar la falta de actividad física con opciones que permiten cambiar de posición, trabajar parado e, incluso, hacer ejercicio.

Uno de los casos de oficinas flexibles es la multinacional Unilever, que en la Argentina cuenta con más de 4000 empleados, y que acaba de implementar una nueva modalidad de trabajo –a la que denominó agile working– que permite a los empleados trabajar desde sus casas (o el lugar que elijan) una vez por semana. El proceso comenzó en 2011 en las oficinas de Unilever, ubicadas en Munro, con una prueba piloto en distintas áreas, y a principios de este año se extendió a todos los empleados.

“La nueva modalidad permite que la persona pueda elegir desde dónde trabajar cada día, dado que los escritorios no están asignados, a excepción de los vicepresidentes, que cuentan con oficinas cerradas. Este proceso implicó cambiar el desktop por la laptop para que los empleados tengan la posibilidad de trasladar su computadora de la casa a la oficina y la designación de lockers para que puedan guardar sus pertenencias”, señalaron desde la compañía.

“La respuesta de los empleados es altamente positiva. El modelo abierto facilita la interacción y los vínculos. También les permite estar cómodos trabajando en la oficina y sentir que el lugar en donde pasan gran parte del día es confortable, amigable y flexible. Los empleados están más comprometidos porque tienen mayor empoderamiento para manejar sus agendas y tiempos”, destacó Silvina D’Onofrio, gerente de Recursos Humanos.

Un modelo similar fue aplicado por American Express Argentina, que este año se convirtió en la primera compañía de servicios financieros de la Argentina en recibir la certificación final en “Work & Life Balance”, otorgada por el Instituto Europeo para el Capital Social (EISC).

“Los estilos de trabajo móviles están adquiriendo un rápido desarrollo. La oficina tradicional, donde las personas se sientan en sus puestos de trabajo diariamente de 9 a 18 horas, se están transformando en un espacio fluido y de colaboración. En el futuro, un tercio de la fuerza laboral ya no accederá a las aplicaciones, datos y servicios desde la oficina, y los lugares de trabajo tendrán un 20% menos de puestos fijos”, detalló Feingold, que la semana pasada participó en Buenos Aires del primer foro Workplace Conference, “El Futuro del Trabajo”.

EL CRONISTA/Negocios/Argentina

Carolina Pérez, Gerente General de Contract Workplaces Chile, da algunas recomendaciones para hacer de la oficina un lugar más amigable.

1- Asignar espacios por actividad, no jerarquía
El aprovechamiento de los espacios en la oficina debe orientarse a un criterio funcional más que a uno de jerarquía. A veces las compañías usan el criterio de cuanto más alto es el cargo, más grande es el despacho, sin embargo gran parte del tiempo este espacio se encuentra vacío debido a que el jefe se encuentra gran parte del tiempo fuera de la oficina.

2- Coordinar más que concentrar
Mientras las personas han asumido ampliamente su condición de trabajadores móviles, a las empresas aún les cuesta aceptarlo. La idea es que las compañías comprendan que la oficina es un lugar de coordinación más de concentración. En este aspecto, la conectividad es clave.

3-Crear espacios multifuncionales
El espacio de la oficina es caro y escaso. La posibilidad de que un ambiente pueda albergar distintos usos a lo largo del día es hoy un atributo muy apreciado. Muchas empresas utilizan sus canismo como salas de capacitación o espacios comunes como salas de reuniones con uso flexible.

4- Ofrecer tecnología mejorada.
Para aprovechar las ventajas de la flexibilidad, se deben utilizar tanto redes inalámbricas como zonas activas de Wi-Fi accesibles desde cualquier dispositivo móvil. De esta manera, los empleados pueden ir donde lo necesiten sin dejar de tener acceso continuo a las herramientas necesarias para realizar su trabajo.

5-Adoptar políticas paperless
En la mayoría de las oficinas, el espacio que se destina al almacenamiento de papel oscila entre un 15% y un 17% de la superficie disponible. El flujo del trabajo digital y la proliferación de nuevos dispositivos, ayudarán a disminuir el uso del papel en la oficina. Los metros cuadrados destinados a archivos pueden tener otra función.

6- Adoptar prácticas sustentables
La energía es el mayor componente del costo operativo de un edificio, con una incidencia de hasta 30% en los gastos de mantenimiento. Aplicar acciones básicas de reducción en el uso de la energía y del agua, mediante el uso de los dispositivos de iluminación y sanitarios adecuados, ayuda a reducir estos costos.

7- Movilidad ante todo
Hay que crear ámbitos de trabajo en donde los trabajadores puedan moverse. La imagen del empleado “atado” 9 horas a su escritorio no es funcional. Para paliar la falta de actividad física, hay diseños que permiten cambiar de posición, trabajar parado, e inclusive, hacer ejercicio mientras trabajamos.

8- Foco en el bienestar.
Las actividades de descanso influyen positivamente en el desempeño y el compromiso de los empleados. Los servicios más comunes en las empresas avanzadas, según la International Facility Management Association, son salas de descanso (93%), espacios multiusos (72%), gimnasios (54%), cafetería (52%), guarderías y salas de lactancia (50%).

LA SEGUNDA/Economía/Voz de experto/Chile

Espacios laborales flexibles y puestos de trabajo no asignados y rotativos, con un fuerte componente tecnológico.

Un cambio cultural muy fuerte, que se va a dar (en Uruguay) dentro de un tiempo, pero que es inevitable”. Así define el gerente general de Contract Workplaces, Daniel Flom, el próximo paso en materia de espacios abiertos (Open Office) que implica que los puestos ya no estén asignados y sean rotativos.

Gracias a la tecnología, el trabajo individual puede realizarse en cualquier lugar y las oficinas son cada vez más utilizadas como lugar de encuentro y colaboración. Con esta tendencia están dejando “de organizarse en función de la nómina, de un puesto de trabajo por persona, para hacerlo en función de las actividades”, explicó Flom, quien lidera la operativa local de Contract, dedicada a la conceptualización, diseño y construcción de espacios de trabajo.

Lo que se está viendo a nivel de los encuentros de diseño de oficinas a nivel mundial es que en estos espacios de puestos no asignados, es posible incorporar tecnología que avise cuando el lugar está reservado o que controle el ruido, para que sea más viable el trabajo y que la oficina pueda sostener los usos de reunión. Y hasta cuentan con portarretratos digitales, que cambian según quien se instale en el lugar, como una forma de compensar la pérdida de espacio individual. Flom señala que este tipo de cambios llegan generalmente de la mano de multinacionales que lo están adoptando en otros mercados: “demoran, pero llegan”.

Una de las tareas que justa- mente desarrolla Contract –y que considera como un diferencial– es el servicio de consultoría, que permite adelantarse acerca de cómo se trabajará en el futuro. Flom considera que hay mucho por hacer, en materia por ejemplo de ahorro energético, y que la instancia inicial de definición de la estrategia del espacio de trabajo resulta crucial.

Un dolor de cabeza menos

Las primeras preguntas que realizan los ejecutivos que planifican la construcción de nuevas oficinas son cuánto espacio necesitan y cuánto va a ser el costo de la obra y el costo operativo posterior. “(A menudo ocurre que) el cliente viene con una idea y trabajando en conjunto descubrimos que necesita menos superficie. Estudiamos cómo trabajan incluso imple- mentando sensores de presencia en sillas. Es bastante frecuente que, por ejemplo, en las salas de doce personas nunca haya más de cuatro reunidas, o que el open office con 80 puestos, no tenga más de 30 ocupados en simultáneo. Y esos datos les cambian la cabeza”, resumió Flom.

Además de consultoría, space planning, y estrategia de espacio de trabajo, sus servicios incluyen diseño, construcción, logística de mudanza, change management y servicios de post ocupación. Contract actúa como un integrador de servicios, al entregar un producto llave en mano, tras mediar con unos 30 rubros y subcontratar a las empresas involucradas en la construcción e instalación de diversos sistemas en las obras.

Cuenta con un equipo de más de 300 profesionales a nivel regional, y operaciones en Argentina, Chile, Uruguay, México, Perú, Colombia, Paraguay y Ecuador. Cuenta en su haber con más de 1.000 obras entregadas.

La facturación a nivel regional en 2014 superó los US$ 42 millones y se entregaron más de 140 obras que representan 110.000 metros cuadrados construidos en la región.

Más lento pero seguro

Durante 2014, Contract considera que su operación en Montevideo se consolidó, teniendo en cuenta que más del 75% de las obras realizadas fueron para nuevos clientes. Para este año, la expectativa, en materia de metros construidos y volumen de facturación, era mantener el crecimiento del
20% anual.

Flom reconoció que el primer cuatrimestre fue “muy bueno” y alineado con esas expectativas, pero que en el segundo cuatrimestre se está viendo cautela en las decisiones de inversión.
“Hay cierto enlentecimiento en la toma de decisiones, pero los procesos siguen avanzando”, aseguró el gerente general de Contract Uruguay. Algunas de las empresas que desarrollaron nuevas oficinas en Uruguay con Contract durante 2014 fueron: Mercado Libre, ADT, Bayer, Unilever, Tilsor, UBS y GDF Suez.
Servicios Compartidos

El Centro de servicios Compartidos que Contract instaló en Uruguay ya cumplió un año. Desde el WTC Free Zone se realizan diseños y proyectos para la región se han entregado proyectos para México, Perú, Paraguay, Ecuador, Brasil y EEUU que totalizan más de 20.000 metros cuadrados de oficinas corporativas. Hoy en día trabajan en esa oficina centralizadora unos 10 profesionales uruguayos. “Tenemos una visión positiva del clima de negocios en Uruguay. Los costos no son los más bajos pero otras cuestiones compensan eso como el talento, la estabilidad y el régimen de zona franca”, apuntó el gerente general de Contract Workplaces, Daniel Flom.

EL OBSERVADOR/Empresas C&N/Uruguay

Dejan atrás las salas de reuniones y espacios privados por diseños más interactivos.

Contract Workplaces, compañía de diseño y construcción de espacios de trabajo, sostiene que los trabajadores de hoy necesitan diferentes entornos para diferentes actividades. Es por ello que más empresas está apostando por el diseño de mejores y modernos espacios de trabajo.

“Un planeamiento espacial exitoso ayuda a las organizaciones a cumplir con sus metas, les permite anticiparse a los cambios y contar con la flexibilidad suficiente como para reaccionar ante los mismos”, afirma Juan Carlos Checa, Director Comercial de Contract Workplaces Perú.

La compañía posee oficinas propias en Lima desde 2013 y viene trabajando con importantes compañías tales como Booking.com, Trafigura, OMD/OMG. HP, AON, Corporación Lindley entre otras; su diferencial se basa en una alta especialización acerca de las últimas tendencias en espacios de trabajo adaptados a las nuevas formas que adquiere el mundo laboral en tiempos de tecnificación, redes, teletrabajo, conceptos sustentables y globalización de la economía.

“Un componente clave de nuestra estrategia es diseñar para la flexibilidad y la gestión de un espacio de trabajo en constante cambio a través del tiempo. Un entorno con una configuración basada en la actividad de la compañía que equilibre la necesidad de privacidad y de comunicación de las personas, y que proporcione una amplia gama de opciones (de uso dedicado y compartidas) que puedan evolucionar con el tiempo”, explica Checa.

Esta experiencia hace en Lima sean cada vez más los empresarios que consultan sobre estas nuevas tendencias que apuntan a disminuir al máximo el uso de las oficinas privadas, privilegiando la colaboración y la flexibilidad.

LA RAZÓN/Economía/Perú

Víctor Feingold, Ceo de Contract Workplaces, explica algunas de las estrategias que colaboran con la eficiencia en el espacio de trabajo.

Por Víctor Feingold, CEO de Contract Workplaces.

Hoy en día, nos encontramos frente a un cambio de paradigma en nuestra concepción del trabajo y por consiguiente, del lugar en donde lo hacemos. Las organizaciones entienden que el espacio de trabajo es una poderosa herramienta de gestión de sus recursos humanos, de comunicación de sus valores e identidad de marca y de potenciación de su capacidad productiva y de innovación.

Las nuevas oficinas ya no sólo deben cumplir con el objetivo de optimizar el uso del espacio y reducir los costos de ocupación y mantenimiento, sino también, con el de hacer más eficiente las tareas de las personas.

Para lograrlo, es necesario generar un ambiente flexible, funcional y saludable, que otorgue el soporte adecuado a las actividades básicas de un día de trabajo: tareas individuales, trabajo colaborativo, capacitación y sociabilización. Para cada actividad es necesario contar con distintos grados de privacidad, niveles de ruido, tipos de equipamiento y la tecnología específica. La estrategia entonces, es dotar al nuevo espacio de trabajo con áreas diseñadas para cada uso, que permitan a las personas trasladarse de acuerdo a sus necesidades.

En este modelo, la imagen de un empleado “atado” a un puesto fijo durante 8 horas diarias, da lugar a un esquema en el cual se privilegian los puestos de trabajo no asignados versus los puestos fijos, los espacios abiertos versus las oficinas privadas y que ofrece una variedad de opciones para realizar reuniones programadas, encuentros informales y trabajo de alta concentración, sin descuidar el descanso y el esparcimiento.

Los nuevos trabajadores son mucho más sensibles a las prestaciones que les ofrece el espacio de trabajo y suele ser un factor decisivo a la hora de aceptar una propuesta laboral. Ésta estrategia de diseño de espacios laborales genera un ahorro constatable del orden del 30% al cabo de un año de implementado, ya que disminuye el ausentismo por enfermedades generadas por un entorno no saludable y favorece la retención de talentos disminuyendo la rotación voluntaria. Pero además, optimiza el uso de los metros disponibles bajando costos de mantenimiento y reduciendo el gasto de energía eléctrica gracias a un uso inteligente de la luz natural.

Algunas de las estrategias más utilizadas son:
Organizar los espacios de acuerdo con las actividades y no con las jerarquías. La ecuación: a mayor jerarquía más espacio privado, generalmente implica una gran cantidad de metros subutilizados, ya que, debido a sus compromisos, los altos ejecutivos suelen ser los que menos tiempo están en sus oficinas. Estos metros, generalmente privilegiados en cuanto a luz natural, vistas y ubicación estratégica, pueden destinarse a espacios colaborativos o puestos operativos con alta tasa de ocupación.

Asumir que todos somos trabajadores móviles. Hoy en día la tecnología nos permite hacer el trabajo individual en cualquier momento y desde cualquier lugar, por lo que la oficina corporativa ha devenido en un espacio de encuentro, trabajo en equipo, y creación de identidad y cultura. Por lo tanto el foco debe ponerse en la creación de áreas comunes y trabajo colaborativo. Hoy en día es habitual encontrar casi el 60% de los puestos de trabajo fijos vacíos mientras que las salas de reuniones permanecen colapsadas.

Crear espacios flexibles y multifuncionales. La posibilidad de que un ambiente pueda brindar distintos usos a lo largo del día es un recurso muy valorado por las organizaciones. Cafeterías que funcionan como salas de capacitación fuera delos horarios de almuerzo, grandes salas de directorio que se subdividen en dos o tres salas de reuniones pequeñas, áreas de living que funcionan como recepción de visitas externas, espacio de reunión informal de equipo y zona de descanso, son algunos de los ejemplos favoritos dentro de esta tendencia.

Adoptar políticas de digitalización, uso de la nube y paperless. En la mayoría de las oficinas, el espacio que se destina al almacenamiento de papel oscila entre un 15% y un 17% de la superficie disponible. La digitalización de documentos, el uso de dispositivos móviles, el almacenamiento en la nube y las políticas de reducción y concientización en el uso del papel, liberarán muchos de los metros cuadrados que hoy se destinan a archivos y bodegas.

Adoptar prácticas sustentables. La compañías ambientalmente responsables no sólo logran reducir sus costos sino que obtienen una mayor satisfacción y orgullo por parte de sus colaboradores y una imagen corporativa muy valorada por la comunidad. Existen variedad de dispositivos de automatización que permiten reducir el uso de energía eléctrica y el agua, generando un ahorro económico del orden del 30%.

Como vimos, el espacio de trabajo puede hacer mucho por una compañía en términos de satisfacción, productividad y compromiso de las personas, imagen de marca y optimización de costos de ocupación y mantenimiento. El desafío, es ser capaces de acompañar estos modelos con un profundo cambio en los estilos de management, gestión de resultados y medición del desempeño, pero eso, ya es tema para otra nota.

EL MERCURIO/Opinión/Chile

¿Cómo optimizar el espacio de una oficina?

Analizando el uso real de los espacios, eliminando zonas infrautilizadas y adaptando el layout a las dinámicas actuales de trabajo (híbrido, colaborativo, etc.).

¿Cuáles son los elementos clave para una oficina eficiente?

Espacios flexibles, buena circulación, iluminación natural, tecnología accesible y diseño centrado en el bienestar del usuario.

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CHANGE MANAGEMENT: Cada vez son más las empresas que se transforman, para ellas la buena comunicación es la clave.

Cada vez son más las empresas que prestan atención al rediseño de los espacios en los sectores destinados a las oficinas. Las nuevas tendencias del lay-out postulan que atrás quedó el tiempo de los áreas cerradas.

“Es por todo esto que la gestión del espacio se ha convertido en uno de los programas básicos de la arquitectura corporativa. Un planeamiento espacial exitoso ayuda a las organizaciones a cumplir con sus metas, les permite anticiparse a los cambios y contar con la flexibilidad suficiente como para reaccionar ante los mismos. Durante las últimas décadas, muchas compañías han decidido transformar sus espacios de trabajo para adaptarse a las nuevas tendencias impulsadas por el rápido desarrollo de las tecnologías, la globalización de la economía, los cambios demográficos y la llegada de las nuevas generaciones al mundo laboral”, comentó Víctor Feingold, CEO de Contract Workplaces

Y agregó: “En contraste con la vieja escena, donde predominaban escritorios individuales, pequeños cubículos y grandes despachos cerrados para la dirección, hoy una oficina se caracteriza por promover un ámbito más hogareño, donde se puede encontrar jóvenes jugando al pool o al metegol, grupos de personas hablando ante una enorme pantalla plana, gente tomando café en un bar ultra moderno, una gran zona de escritorios compartidos donde trabaja gente de todas las edades que tipea, mira sus pantallas y habla con pequeños dispositivos portátiles del tamaño de una mano. Ningún panel divisorio, ningún despacho a puertas cerradas. No se sabe quién es el jefe y quién el empleado”.

Para transitar éste y todo tipo de transformaciones, ya sean radicales o sencillas, de manera eficaz y minimizando los conflictos para lograr los objetivos deseados, las organizaciones cuentan con una disciplina facilitadora llamada Change Management o gestión del cambio. “Esta es la herramienta que se utiliza para prevenir los problemas que pueden suceder, no lo que se hace para solucionarlos. Gestionarlo correctamente ayuda a superar los desafíos de una transición o transformación. Según John Kotter, referente internacional, en el 70% de los cambios organizacionales fracasan porque en el proceso se saltean elementos cruciales. El éxito del cambio va a depender de cómo se lleve a cabo la transición, es decir, que estará supeditado a la asertividad con la que se fijen los objetivos y a que se utilicen las herramientas adecuadas”.

Ante esta problemática Contract Worplaces propone un programa de Change Management diseñado para acompañar a las organizaciones durante estos movilizantes procesos. “Se trata de un servicio de consultoría, llamado Comunicación Positiva del Cambio (CPC), cuyo objetivo es lograr una transición dinámica y armoniosa. Nuestro programa permite reducir las disrupciones que se puedan generar en el negocio, en los empleados y en el espacio de trabajo, es decir, minimiza el impacto del cambio en los estándares de calidad y en la productividad individual y grupal”, afirmó el directivo. Algunas de las actividades que puede contener este plan de comunicación son: la observación in situ, el relevamiento de la zona donde se instalará la organización, la elaboración de diversas piezas de comunicación para informar los pasos de la mudanza, el desarrollo de expediciones a la obra y workshops con los que denominados Facilitadores del Cambio -personas dentro de la organización que actúan como interlocutores y contribuyen a potenciar la comunicación de la mudanza-, entre otras”, contó Feingold.

Para lograr una transición exitosa es importante darle sentido al cambio y comunicarlo positivamente. Sentirse parte de él es la clave que permitirá que el engranaje organizacional gire hacia la dirección deseada, sin trabas, sin conflictos y con fluidez.

LA NACIÓN/Inmuebles/Argentina