Las cinco dimensiones que hay que considerar a la hora de diseñar un espacio de trabajo que equilibre las necesidades de las personas y del entorno laboral.
Una publicación de Contract Workplaces
Trabajo y estrés forman parte de un binomio que parece estar indisolublemente ligado.
Hoy en día, los trabajadores de todo el mundo se enfrentan a cambios muy importantes en la organización del trabajo; están sometidos a una mayor presión para satisfacer las exigencias de la vida laboral moderna y son víctimas frecuentes del estrés. Desde principios de 2020 esta situación se vio enormemente potenciada por la brusca necesidad de cambiar la dinámica laboral, social y familiar durante los confinamientos debidos a la pandemia de COVID-19.
El estrés es una respuesta fisiológica normal que ha evolucionado para ayudarnos a hacer frente a un entorno colmado de probables amenazas y desafíos, y que nos dota de una gran capacidad de adaptación; nos prepara para hacer frente a situaciones que requieren entrar en acción o defendernos. Pero, cuando este mecanismo se naturaliza en la vida diaria, estamos ante una señal de alarma.
Según la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo1, el estrés laboral consiste en un patrón de reacciones emocionales, cognitivas, fisiológicas y de comportamiento frente a ciertos aspectos adversos o nocivos del contenido, la organización o el entorno de trabajo. Es un estado que se caracteriza por altos niveles de excitación y de angustia, con la frecuente sensación de no poder hacer frente a la situación.
Dentro del entorno de trabajo existen factores potenciales de estrés (el ambiente físico, los horarios, las condiciones laborales, las relaciones personales, etc.) que pueden influir en la salud, el bienestar y la productividad de los trabajadores. Las causas del estrés pueden tener muchos orígenes o provenir de un solo evento, pero el proceso se desencadena cuando nuestra capacidad de respuesta se ve desbordada. Entonces, aparece una reacción disfuncional que puede producir una cantidad de trastornos que es preciso atender (hipertensión, insomnio, ansiedad, depresión, etc.).
Las investigaciones en psicología ambiental han demostrado que cuando el entorno físico de la oficina impone exigencias excesivas a los colaboradores, éstos pueden tener dificultades con el desempeño, la motivación y las relaciones sociales2. La cantidad de puestos de trabajo abiertos frente a los espacios privados, la altura de las particiones, el acceso a las salas de reuniones, el ruido, las vistas y la luz natural, la ventilación y el confort térmico, los colores, la señalización y otros detalles de diseño, transmiten un mensaje que puede afectar el bienestar de las personas.
Esto demuestra que el espacio no es neutro y que el diseño del entorno de trabajo puede influir en el comportamiento y producir estrés. Entonces, ¿cuáles son los elementos más importantes a la hora de encontrar un equilibrio entre las necesidades de las personas y el entorno en el trabajo?
Para diseñar un espacio de trabajo eficiente es crucial comprender tanto el propósito previsto para ese espacio como la influencia que tendrá en el comportamiento y el bienestar de sus ocupantes.
El diseño del espacio influye en la forma de actuar de las personas de diferentes maneras: estructura las relaciones entre los trabajadores fomentando algunos patrones de comunicación y desalentando otros, establece ciertas pautas para la movilidad dentro de la oficina, proporciona determinado grado de privacidad y puede producir algunos estados mentales y emocionales en el plantel mediante la elección de una estética en particular junto con las cualidades ambientales.
Además, el diseño del espacio también comunica qué actividades sociales son apropiadas en la oficina, así como el estatus que se asocia con el trabajo que se lleva a cabo. De esta forma, el entorno actúa como una suerte de “guía” para el comportamiento de los trabajadores.
Cuando las personas entran en conflicto con los comportamientos que el entorno apoya y alienta, o experimentan desajustes entre sus necesidades y las condiciones ambientales, se produce una clásica reacción de estrés: resistir o luchar. Y dado que el diseño de la oficina tiene el potencial de causar estrés y, eventualmente, afectar la salud, la satisfacción de estas necesidades contribuirá tanto a un mejor diseño del espacio de trabajo como a una mejor calidad de vida de los trabajadores.
De acuerdo con una investigación de la Universidad de Cornell, existen cinco dimensiones del entorno de trabajo que potencialmente podrían afectar la salud humana al alterar los niveles de estrés3.
→ Estimulación. Se refiere a la cantidad de información que proporciona el espacio. Los seres humanos funcionamos mejor con niveles moderados de estimulación. Mientras que los niveles bajos conducen al aburrimiento, un exceso de estímulos puede provocar distracción y sobrecarga dificultando los procesos cognitivos que exigen esfuerzo o concentración.
El ruido fuerte, la luz y los colores brillantes (especialmente en el extremo rojo del espectro), el hacinamiento y las distancias interpersonales demasiado cercanas aumentan la estimulación.
→ Coherencia. La ambigüedad, la desorganización y la desorientación espacial son los principales obstáculos para la coherencia. Por el contrario, la legibilidad del espacio se ve reforzada por las formas geométricas regulares, los hitos y las vistas al exterior; una buena señalización también hace su aporte.
Pero, la incoherencia también puede ser causada por señales ambiguas sobre los comportamientos aceptados en un entorno. Por ejemplo, la gente debe sentir que tiene permiso para hacer uso y permanecer en las áreas de actividades informales. Sin este permiso implícito el uso del espacio no prosperará.
→ Interacción. La incapacidad de discernir fácilmente las propiedades funcionales de un espacio o la función de una implementación tecnológica puede producir molestia, ansiedad y, si es sostenido en el tiempo, estrés.
→ Control. El control se define como la capacidad de alterar el entorno físico y de regular la propia exposición. Los recursos espaciales insuficientes y poco flexibles junto con la imposibilidad de ajustar las condiciones ambientales (temperatura, iluminación, etc.) impiden una interacción activa para ajustar el espacio a las propias necesidades, lo cual puede producir o exacerbar el estrés.
Para lograr flexibilidad, el diseño del layout debe estar basado en las actividades y ofrecer una variada gama de opciones para dar soporte a una gran diversidad de tareas y estilos de trabajo. Esta estrategia ofrece la posibilidad de colaborar al mismo tiempo que brinda espacios de privacidad (entendida como la capacidad de regular la interacción social), un factor muy importante en la sensación de control.
La permeabilidad visual o acústica de las divisiones también afecta la posibilidad de controlar la interacción social. Ethan Bernstein4 advierte que el exceso de visibilidad en el open plan puede provocar malestar e inhibiciones. El aumento de la conciencia de ser observado desencadena un mayor deseo de privacidad para contrarrestar la sensación de sobreexposición. En este tipo de entorno, los trabajadores también necesitan sentir que tienen control sobre las intrusiones y las distracciones debidas al ruido, las cuales pueden reducir la productividad hasta en un 40% y aumentar los errores en un 27%5.
Finalmente, los niveles de estrés en el espacio de trabajo pueden reducirse con un recurso tan simple como brindar mayor control ambiental a los ocupantes: interruptores de luz y ajustes de mobiliario, termostatos, sistemas de oscurecimiento, etc.
→ Restauración. Los elementos de diseño también pueden reducir el estrés ayudando a los trabajadores a recuperar el equilibrio entre las demandas ambientales y los recursos personales. Las características de los elementos restaurativos incluyen la posibilidad de retiro y la exposición a la naturaleza.
Los espacios o rincones de privacidad (salas de relax, siestario) pueden compensar algunos de los impactos estresantes provocados por altos niveles de estimulación tales como el hacinamiento o el ruido. Mientras que los elementos propios del diseño biofílico que nos conectan con la naturaleza (vistas al exterior, vegetación, presencia de agua, uso de materiales y texturas naturales, etc.) brindan una influencia positiva sobre la fatiga mental y un valor restaurador.
Referencias:
1 AGENCIA EUROPEA PARA LA SEGURIDAD Y LA SALUD EN EL TRABAJO (2002): “Trabajemos contra el estrés”. Magazine 5.
2 VISCHER, J. C. (2007): “The effects of the physical environment on job performance: towards a theoretical model of workspace stress”. Stress and Health 23.
3 EVANS, G. W. & McCOY, J. M. (2001): “When Buildings Don’t Work: The Role Of Architecture In Human Health”.
4 BERNSTEIN, E. (2012): “The Transparency Paradox: A Role for Privacy in Organizational Learning and Operational Control“. Administrative Science Quarterly 57, no. 2.
5 VISCHER, J. C. (2015): “The Effect Of Workplace Design On Quality Of Life At Work”. Handbook of Environmental Psychology and Quality of Life Research.
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