Las oficinas inteligentes mejoran la experiencia y el rendimiento de sus ocupantes y crean lugares de trabajo más atractivos y eficientes.
Una publicación de Contract Workplaces
El rápido desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación junto con el crecimiento de los sistemas inteligentes atraviesan hoy todas las áreas de la vida modificando profundamente no solo la forma de trabajar sino también la manera en que se diseñan y operan los modernos espacios de trabajo. Al aprovechar estas tecnologías, las oficinas inteligentes mejoran la experiencia y el rendimiento de sus ocupantes y crean lugares de trabajo más atractivos al mismo tiempo que se optimizan los costos de operación.
La inteligencia artificial y la automatización hoy son parte de la vida cotidiana. Muchos de los productos y servicios que utilizamos a diario, desde la publicidad personalizada de los motores de búsqueda y los traductores automáticos hasta el reconocimiento facial en las redes sociales y los teléfonos inteligentes, todos están empezando a incorporar este tipo de tecnología para ayudarnos en determinadas tareas o para mejorar nuestra experiencia como consumidores. Google, Amazon, Facebook y Netflix, por nombrar solo los servicios más populares, lo implementan en nuestra interacción con sus productos. También la podemos encontrar en otras áreas de la actividad económica tales como los servicios bancarios, el marketing, el comercio electrónico, la seguridad, los call centers, etc.
Pero no es solo en nuestra vida personal donde estas nuevas tecnologías está apareciendo cada vez con más fuerza. En el ámbito laboral también están comenzando a estar presentes en una cantidad de aplicaciones y servicios que nos ayudan con nuestras tareas y nos brindan un entorno más confortable, seguro y personalizado.
Tal como ha sucedido históricamente con todas las tecnologías emergentes, los sistemas inteligentes también van a cambiar tanto la naturaleza del trabajo como el espacio de trabajo. Estos nuevos entornos utilizarán miles de sensores para reaccionar de manera inteligente y controlar una amplia gama de variables con el foco puesto en mejorar la experiencia del usuario.
Estas nuevas tecnologías también nos ayudarán a realizar algunas tareas más rápido y con mayor precisión, lo que redundará en procesos más baratos y eficientes. Muchos trabajos se automatizarán liberando a los empleados de las tareas rutinarias (por ejemplo, reserva de salas de reuniones y taxis, chatbots para atención al público, etc.) para que puedan concentrarse en realizar un trabajo más creativo y transformador. Pero también, como en otras épocas, esto dará lugar a la necesidad de nuevas habilidades y nos obligará a adaptarnos y evolucionar.
INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y AUTOMATIZACIÓN
Aunque se suelen utilizar indistintamente, los conceptos de Inteligencia Artificial (IA) y automatización tienen algunas diferencias importantes. La IA es un algoritmo o sistema que puede programarse para buscar patrones y desarrollar autoaprendizaje a través de la experiencia. Trata de emular la capacidad humana de pensar, tomar decisiones o realizar actos, y abarca una gran variedad de áreas.
Por otro lado, la automatización consiste en un software que sigue una cadena de reglas preprogramadas destinadas a ejecutar procesos y que generalmente se aplica a tareas monótonas y repetitivas tales como las líneas de fabricación o algunos procedimientos administrativos (envío de facturas, por ejemplo).
Sin embargo, la frontera entre la IA y la automatización es borrosa. Los avances actuales en la capacidad de procesamiento, el crecimiento del almacenamiento de datos en La Nube y el diseño de potentes algoritmos hacen que la distinción entre tareas rutinarias (las que las personas pueden delegar fácilmente) y tareas no rutinarias (aquellas que requieren intervención humana) se esté difuminando.
La IA puede procesar y dar sentido a los datos con mucha mayor rapidez que el cerebro humano, además de ser menos propensa a cometer errores. Al aprender por sí misma puede resolver algunas tareas de las que antes nos ocupábamos nosotros y esto nos permitirá dedicarnos a aquellas actividades para las que estamos mejor preparados y que mejor sabemos hacer: la creatividad, la estrategia y la interacción con otras personas.
Gracias a estas nuevas herramientas junto con otras tecnologías emergentes, el lugar de trabajo evolucionará y se reestructurará para adaptarse a esta nueva revolución.
EL ESPACIO INTELIGENTE
Ya en la década del 90, Mark Weiser, el ideólogo de la computación ubicua, afirmaba: “Las tecnologías más profundas son las que desaparecen. Se entretejen en la trama de la vida cotidiana hasta hacerse indistinguibles de ella. Consideremos la escritura, tal vez la primera tecnología de la información. Su capacidad para capturar la lengua oral mediante una representación simbólica y para almacenar esa información a largo plazo ha ampliado los límites de la memoria individual. Hoy en día, esta tecnología es omnipresente en los países industrializados. No solo los libros, las revistas y los periódicos transmiten información por escrito sino también las señales de tránsito, los carteles, los letreros e incluso los graffiti. La presencia constante y cotidiana de estos productos de la “tecnología de la alfabetización” no requieren una atención activa; la información que transmiten está lista para ser usada de un solo vistazo. Es difícil imaginar la vida moderna de otro modo.”.1
Weiser afirmaba que una vez que las personas aprenden algo lo suficientemente bien dejan de ser conscientes de ello para poder enfocar sus objetivos más allá. Los chips en los interruptores de luz, los termostatos, los equipos de música y los hornos ayudarán a impulsar el mundo. Estas máquinas estarán cada vez más interconectadas en una red ubicua, sostenía.
Algo parecido está sucediendo hoy con la tecnología aplicada al espacio construido, lo que está dando origen a la llamada “Inteligencia Ambiental”, un entorno digital sensible, adaptable y que responde a la presencia de las personas. Este nuevo paradigma tiene como finalidad mejorar la calidad de vida y la experiencia de la gente creando la atmósfera y la funcionalidad deseadas a través de sistemas y servicios inteligentes, personalizados e interconectados2. Así, una serie de dispositivos electrónicos integrados en el entorno (actuadores y sensores) operan colectivamente recogiendo información en tiempo real. La iluminación, los dispositivos de audio y video, los smartphones, las notebooks, los wearables y los servicios distribuidos cooperan entre sí para alcanzar este objetivo. En este sentido, la Inteligencia Ambiental va un paso más allá de la automatización haciendo posibles entornos sensibles y receptivos a la presencia de las personas.
Pero para que todo esto pueda suceder hace falta la presencia de tres condiciones básicas3:
Sin embargo, junto con los beneficios que se pueden derivar de la Inteligencia Ambiental también existen riesgos que hay que considerar. Uno de los que tiene mayor peso es la aceptación de las personas para adaptarse a la sensación de que el entorno monitorea cada uno de sus movimientos, pendiente del momento adecuado para intervenir. Esta aceptación dependerá, eventualmente, del beneficio percibido de tales entornos y de su capacidad para interactuar con las personas de una manera natural.
Además, existe la preocupación real de que gran cantidad de información personal pueda circular libremente sin la protección adecuada junto con el hecho de que el sistema pueda tomar decisiones autónomas sin el debido control.
HACIA LA SMART OFFICE
Una Smart Office es un entorno altamente tecnológico, dotado de Inteligencia Ambiental y orientado a mejorar la experiencia de los trabajadores. Consiste en un ecosistema inteligente compuesto por una serie de dispositivos conectados en red que monitorean, controlan y administran diversas operaciones y condiciones dentro del espacio de trabajo.
Así, las oficinas inteligentes son capaces de tomar decisiones basándose en la forma en que los usuarios utilizan los espacios, de mejorar las tareas cotidianas, la comunicación, la productividad y el bienestar, de hacer un uso eficiente de los recursos mejorando los costos de operación y de optimizar la experiencia laboral en su conjunto.
Para ello es necesario abordar aspectos tales como el diseño y la tecnología los que, junto con una variedad de dispositivos inteligentes, ayudarán a los empleados en sus actividades diarias anticipando proactivamente sus necesidades para hacer su tarea más eficiente; todo dentro de un contexto de seguridad, confort y bienestar.
Una oficina inteligente también se beneficiará con un diseño de layout flexible y basado en las actividades de las personas, con un incremento de las áreas compartidas (60%) en detrimento de las privadas (30%), salas de reuniones (10%) y una gran versatilidad para la reconfiguración y adaptación a los distintos requerimientos.
Algunas de sus características incluyen:
Los factores que intervienen en el confort ambiental tales como el confort térmico, lumínico, visual y acústico junto con la calidad del aire interior son monitoreados constantemente teniendo en cuenta el momento del día, las variaciones del clima exterior, el factor de ocupación, la actividad y las preferencias personales.
La tecnología de una oficina inteligente se centra en la gestión de la identidad. Esto incluye el control de accesos y la ubicación y localización de las personas dentro del edificio. También juega un rol importante a la hora de reconocer los ajustes o preferencias personales que se hayan fijado con anterioridad para adaptar el entorno a esas preferencias, el contexto y la agenda personal de cada usuario.
La tecnología de una oficina inteligente permite recoger los datos de ocupación del espacio en tiempo real para optimizar su uso. Gracias a un sistema de software altamente dinámico y sensible al contexto, los usuarios pueden encontrar fácilmente una sala vacía para sus reuniones o un espacio para trabajar según sus necesidades.
Los sensores ubicados en los puestos de trabajo junto con dispositivos personales tales como los wearables o los smartphones se usan para medir la ocupación de los puestos de trabajo en tiempo real y observar el movimiento de las personas dentro de la oficina.
En el contexto de las oficinas inteligentes, las preferencias personales incluyen diferentes tipos de información tales como la temperatura y la intensidad de la iluminación para adaptarse a los ajustes previos extraídos del historial de cada uno. La personalización puede incluir el calendario para considerar la agenda y las actividades diarias.
Las nuevas tecnologías permiten una comunicación fluida entre los colaboradores. Los sensores permiten saber si una persona está en el edificio y dónde se encuentra exactamente en un momento dado. Y los sistemas de videoconferencias o telepresencia también hacen posibles las reuniones entre equipos geográficamente distantes. Al mismo tiempo, la conectividad ubicua garantiza el flujo de información en distintos formatos y dispositivos, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Los sistemas de gestión de la seguridad pueden detectar cualquier siniestro a través de los sensores específicos (llama, humo, gases, etc.) y poner en marcha las acciones tendientes a controlarlo y minimizar los riesgos (cierre de válvula de gas, activación de alarmas, etc.).
LOS BENEFICIOS DE LA OFICINA INTELIGENTE
La tecnología ha ayudado a desarrollar entornos de trabajo cada vez más eficientes, flexibles e inclusivos que ayudan a las organizaciones a mejorar la productividad al mismo tiempo que incrementan el bienestar y la seguridad de los ocupantes. Es por esto que cada vez más empresas están adoptando soluciones para transformar su entorno de trabajo en un espacio inteligente, interconectado y de alta tecnología.
De acuerdo con un reporte reciente, el nuevo paradigma de la Smart Office presenta una serie de beneficios que pueden satisfacer las diferentes expectativas tanto de las empresas como de los usuarios4:
Las tecnologías inteligentes de los nuevos espacios de trabajo tienen el potencial de mejorar la experiencia laboral permitiendo que las personas se sientan seguras, cómodas y con un mayor control sobre su entorno, y que puedan encontrar los espacios, el apoyo y los compañeros adecuados cuando los necesiten.
La oficina inteligente tiene la capacidad de promover y apoyar el bienestar en el trabajo. Esto ayuda al desarrollo de una fuerza laboral más saludable, productiva y comprometida con la organización.
La adopción de este nuevo paradigma hace que el espacio de trabajo sea más ágil y flexible, permitiendo su reconfiguración para dar respuesta a las cambiantes necesidades de los usuarios en tiempo real. Los trabajadores pueden encontrar los espacios que necesitan de acuerdo con su estilo de trabajo, ayudando a la colaboración y la innovación.
La infraestructura tecnológica de las oficinas inteligentes brinda una mayor conectividad para dar soporte a los nuevos estilos de trabajo colaborativo. Los trabajadores pueden conectarse sin problemas a las redes en cualquier espacio dentro o fuera de la organización, lo que mejora la experiencia y la productividad.
Las oficinas inteligentes tienen un menor impacto ambiental: ocupan menos superficie gracias a la optimización del uso del espacio, reducen el gasto de energía y los costos de los viajes gracias a sus sistemas de videoconferencia y telepresencia, y permiten el trabajo a distancia.
Las oficinas inteligentes pueden ayudar a una empresa a establecer una cultura de trabajo positiva y a motivar a su fuerza laboral. Esto promueve un mayor compromiso entre los colaboradores y mejora la retención de los empleados.
Usando las nuevas tecnologías y un número cada vez mayor de herramientas de software dotadas con IA, los colaboradores y los equipos de trabajo contarán con instrumentos más eficaces para desarrollar todo su potencial y mejorar la productividad.
| UN DÍA EN UN EDIFICIO INTELIGENTE |
| Cuando los usuarios llegan a un edificio inteligente, el sistema de recono-cimiento facial hace que no se necesite usar tarjetas de acceso para ingresar. Los sistemas de seguridad reconocen a los usuarios, abren las puertas de manera automática y les ofrecen una selección de lugares de trabajo según sea la disponibilidad. Y a medida que avanzan por el edificio, los niveles de temperatura e iluminación se ajustan automáticamente a los ni-veles deseados. A través de una aplicación del smartphone pueden acce- der a servicios tales como, por ejemplo, hacer una reserva de sala de reuniones, pedir el desayuno o encontrar a los compañeros que están trabajando en otras zonas. Gracias al análisis de las bases de datos corporativas, el edificio también sabe qué empleados están presentes, alertando a los usuarios acerca de qué compañeros o especialistas se encuentran próximos. Por su parte, los wearables y los sensores instalados en el mobiliario de la oficina también proporcionan datos sobre el bienestar y la actividad física de los empleados ayudando a mejorar la experiencia de los usuarios a través de intervenciones activas: recomendaciones para hacer ejercicio, beber agua o simplemente descansar un rato. Fuente: KING, O. (2017): “Smart Working: los edificios inteligentes y el futuro del trabajo”. Schneider Electric – Unwork. |
1WEISER, M. (1991). “The Computer for the 21st Century”.
2AARTS, E. et al (2002): “Ambient Intelligence“. The invisible future.
3KING, O. (2017): “Smart Working: los edificios inteligentes y el futuro del trabajo”. Schneider Electric – Unwork.
4SIEMMENS – WORKTECH ACADEMY (2018): “The Future of the Smart Office”.
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