Agile Working

El trabajo ágil no es una novedad. Grandes empresas ligadas a la tecnología tales como Facebook y Google lo vienen implementando desde hace varios años. Se trata de una estrategia que no se limita solo al trabajo flexible o al teletrabajo sino que se enfoca en lograr los objetivos de manera eficiente, con la máxima flexibilidad y mínimas restricciones, orientada a los resultados y a la innovación, y centrada en las personas. El espacio de trabajo de una organización ágil debe dar soporte a esta estrategia y ofrecer un entorno capaz de adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes tanto de los colaboradores como de la organización. Pero dado que el propósito de la oficina es optimizar la productividad para alcanzar los mejores resultados, cada empresa deberá encontrar la fórmula que mejor se ajuste a sus objetivos. En el cambiante mundo de hoy, el trabajo ágil es una herramienta que ninguna organización puede darse el lujo de ignorar.

Hoy, el ritmo del cambio impulsado tanto por el avance de la tecnología como por las transformaciones económicas y culturales se está acelerando más que nunca. Incluso la propia naturaleza del trabajo está cambiando y seguirá haciéndolo, sobre todo con el desarrollo de los procesos de automatización y de IA, ya que se estima que el 75% del trabajo actual de oficina consiste en el procesamiento de información.

En este contexto impredecible y volátil, las empresas deben evolucionar continuamente para mantenerse competitivas y muchas ya han adoptado estrategias ágiles para poder reconfigurar rápidamente sus negocios.

Sin embargo, el concepto de Agile Working no siempre es bien comprendido. A menudo los términos “ágil” y “flexible” se utilizan indistintamente a pesar de que tienen significados diferentes; llevar a cabo el trabajo de la misma manera pero desde diferentes lugares no es agilidad, es simplemente trabajo flexible.

Agile Working es una forma de trabajar que aprovecha los beneficios de las nuevas tecnologías y los nuevos entornos de trabajo. Las personas pueden llevar a cabo sus tareas en cualquier momento y lugar pero también hacen su trabajo de forma autónoma, centrándose en el rendimiento y los resultados. 

Para aprovechar las oportunidades que supone la implementación de esta estrategia, la clave está en incorporar una cultura organizacional ágil, comprometer a los colaboradores y empoderarlos en una relación de confianza y responsabilidad. Todo esto sin olvidar que el espacio de trabajo debe ofrecer un entorno que apoye esta práctica y sea capaz de adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes tanto de los colaboradores como de la organización. 

¿Qué es Agile Working? 

Basado en lo que se conoce como el “Manifiesto Ágil” –surgido en la industria de TI como una metodología para el desarrollo de software–, esta forma de trabajo se puede aplicar a todo tipo de organizaciones. 

El concepto de Agile Working se basa en la idea de que el trabajo es una actividad que hacemos, no un lugar al que vamos. Favorece la flexibilidad facilitando que las personas trabajen de la forma que mejor se adapte a sus necesidades sin las limitaciones tradicionales de dónde, cómo y cuándo deben realizarse las tareas. La autonomía y el empoderamiento de los colaboradores son elementos esenciales de esta estrategia.

Para eso se utiliza la tecnología disponible junto con una gama de herramientas informáticas que permiten trabajar de formas nuevas y diferentes, satisfacer mejor las necesidades de los clientes, reducir los costos, aumentar la productividad y mejorar la sostenibilidad. Al eliminar todas las barreras superfluas, el Agile Working permite trabajar de manera más eficiente. 

Pero esto solo puede lograrse con altos niveles de confianza y una cultura basada en el rendimiento y el logro de los objetivos. Esta implica contar con nuevas habilidades de gestión que permitan a los equipos trabajar más eficazmente, comunicarse mejor y mantener altos niveles de compromiso y rendimiento.

A diferencia del trabajo flexible, el trabajo ágil se centra fundamentalmente en el beneficio del negocio. Las prácticas y los procesos de trabajo se basan más en las tareas que hay que hacer que en cómo, cuándo o dónde se llevan a cabo. Esto significa que los colaboradores trabajarán donde crean que serán más efectivos: en la oficina, desde la casa, en un hot desk, desde la oficina de los clientes o en cualquier otro lugar que ayude a maximizar sus necesidades para cumplir con los objetivos.

Algunos de los factores que han favorecido la evolución hacia el trabajo ágil son:

• La tecnología

Las nuevas tecnologías permiten múltiples formas de conectarse con colegas y clientes, de colaborar y de compartir conocimientos e ideas de forma rápida y efectiva donde sea que estén y en cualquier momento del día.

• El aumento de la demanda de equilibrio entre la vida laboral y personal

Las nuevas generaciones que están ingresando al mercado laboral le dan una gran importancia al equilibrio entre el trabajo y el tiempo personal. Quieren un trabajo desafiante pero también le dan prioridad a contar con la flexibilidad necesaria para llevarlo a cabo en sus propios términos.

• Los costos y la rentabilidad

En las grandes ciudades, el espacio es un bien cada vez más caro y escaso. El esquema de la oficina tradicional es costoso: está demostrado que tiene una baja tasa de ocupación con gran cantidad de escritorios vacíos durante la mayor parte de la jornada. El trabajo ágil puede ayudar a reducir el espacio necesario haciendo más eficiente la operación y mejorando la rentabilidad.

• La sustentabilidad

En las ciudades colapsadas por el tráfico vehicular, evitar los desplazamientos diarios hacia el lugar de trabajo disminuye los tiempos de traslado al mismo tiempo que se ahorra energía en transporte y disminuye la polución ambiental.

Algunos principios del Manifiesto Ágil

Lo más importante es la satisfacción del cliente.

Hay que aprovechar el cambio.

Hay que desarrollar proyectos con personas motivadas.

El método más eficiente y eficaz para colaborar es la conversación cara a cara.

Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenible.

La excelencia técnica y el buen diseño aumentan la agilidad.

La simplicidad es esencial.

Hay que trabajar con equipos autoorganizados.

Hay que reflexionar sobre cómo ser más eficaz.

Fuente: http://agilemanifesto.org/principles.html

Los beneficios y los límites de Agile Working

Implementar una estrategia de Agile Working puede beneficiar a las empresas en varios aspectos que van desde una mayor retención de personal y mejora de la productividad hasta la reducción de los costos operativos. Estos beneficios, a su vez, pueden redundar en una cultura organizacional más sólida y en mejores resultados. 

• Aumento de la productividad y la eficiencia:  al proporcionar mayor discrecionalidad, flexibilidad y autonomía a los equipos de trabajo aumentan la capacidad de respuesta, la eficacia y la productividad. 
• Mayor innovación:  los equipos que pueden decidir sus propias condiciones de trabajo suelen estar más motivados y ser más creativos.
• Mayor compromiso: dado que los empleados gozan de mayor autonomía, confianza y poder de decisión se sienten más responsables, lo cual redunda en un mayor compromiso.
• Mayor satisfacción laboral: contar con más equilibrio entre el trabajo y la vida personal junto con el empoderamiento y la autonomía suficientes como para alcanzar los objetivos establecidos genera una mayor satisfacción laboral.
• Mayor retención de talento: las condiciones de trabajo que ofrece Agile Working pueden ayudar a retener a los empleados talentosos por más tiempo.
• Disminución de los costos operativos: los entornos de trabajo ágiles aprovechan el espacio de manera más eficiente. Dado que casi no hay puestos de trabajo dedicados, el uso de los espacios de trabajo se optimiza con el consiguiente ahorro en los costos operativos.
• Garantiza la continuidad de negocio: la posibilidad de trabajar en forma remota disminuye las interrupciones debido al mal tiempo, las enfermedades estacionales, los problemas de tránsito, eventuales desastres naturales, etc. De esta forma, la operación normal de las actividades no se ve comprometida.

Sin embargo, no hay que desestimar los límites de esta estrategia. Muchas empresas se enfrentan con la realidad de que el obstáculo más importante a la hora de implementar el trabajo ágil es la cultura organizacional. No basta con equipar la oficina con la última tecnología ni invertir en costosas remodelaciones si no hay una cultura que brinde autonomía, empodere a los colaboradores, fomente la responsabilidad personal y cree lazos de confianza. Solo cuando se consolida una cultura ágil se pueden aprovechar los beneficios del Agile Working. Y este cambio también requiere el desarrollo de nuevas habilidades de liderazgo por parte de la dirigencia.

Características del entorno de trabajo ágil

Para poder cumplir con los propósitos que plantea el trabajo ágil, el diseño del entorno físico es un elemento crucial. El espacio de trabajo debe apoyar y dar soporte a las necesidades de flexibilidad, eficiencia, productividad y colaboración, proporcionando espacios adecuados para respaldar todo tipo de actividades: áreas tranquilas para el trabajo en solitario junto con espacios abiertos y compartidos para el desarrollo de proyectos colaborativos. Además, el diseño del ambiente de trabajo debe permitir la reconfiguración de los espacios de acuerdo con las diferentes  necesidades de los colaboradores en cada momento del día. 

Tradicionalmente, el enfoque para organizar el trabajo ha sido la asignación de un escritorio u oficina por persona y el agrupamiento de la gente por departamento. Pero este tipo de configuración refleja la jerarquía y el estatus, no el rol y la función.  Además, esta distribución es redundante ya que la mayor parte de las personas ya no se sientan todo el día detrás de un escritorio realizando tareas repetitivas. Cada vez hay más trabajo colaborativo y la gente pasa más tiempo trabajando con colegas o clientes. Esto sugiere que los espacios que las personas demandan para los tipos de trabajo que realizan están cambiando. Los lugares de trabajo ágiles se enfocan en el uso eficiente del espacio y ofrecen una variada gama de opciones que proporcionen los recursos necesarios cuando y como se requieran.

• Layout: la configuración en open plan favorece la comunicación y la colaboración al mismo tiempo que permite optimizar el uso del espacio.
• Zonas de breakout: se trata de ofrecer espacios multifuncionales donde se puede conversar, colaborar, relajarse, almorzar y organizar reuniones con los equipos de trabajo.
• Zonas silenciosas: los entornos de trabajo ágiles no suelen tener oficinas privadas, por lo que las zonas silenciosas permiten realizar tareas de concentración sin distracciones. 
• Escritorios de uso compartido: son ideales para el personal que se encuentra en la oficina de manera intermitente. Se trata de áreas especialmente diseñadas que permiten realizar tareas rápidas. 
• Equipamiento tecnológico: en la estrategia de Agile Working el equipamiento tecnológico desempeña un papel fundamental ya que permite la movilidad de las personas tanto dentro como fuera de la oficina. Ya no se trata de conectar escritorios sino de conectar gente. 
• Herramientas informáticas: las herramientas informáticas utilizadas para implementar y administrar una estrategia de trabajo ágil pueden variar desde servicios en La Nube, plataformas de comunicación por video y herramientas gratuitas tales como Skype y FaceTime para los desplazamientos diarios, hasta tarjetas electrónicas de acceso y redes privadas virtuales, entre otras.

Conclusiones

Agile Working es una nueva forma de trabajar que consiste en proporcionarles autonomía, confianza y flexibilidad a las personas junto con la tecnología y las herramientas necesarias para que realicen sus tareas de la forma que crean más apropiada y efectiva. Esto significa que los colaboradores trabajarán en la oficina, desde la casa, en un hot desk, desde la oficina de los clientes o en cualquier otro lugar que ayude a maximizar sus posibilidades de cumplir con los objetivos, cambiando la cultura del presentismo por la gestión por resultados. 

Una organización ágil necesitará un espacio de trabajo acorde que sea capaz de apoyar y dar soporte a las necesidades de flexibilidad, eficiencia, productividad y colaboración, proporcionando espacios adecuados para respaldar todo tipo de actividades.

Sin embargo, esta estrategia no ofrece una única solución para todos. En el mundo del trabajo actual, en rápida evolución, cada empresa deberá encontrar la fórmula que mejor se ajuste a sus objetivos. En el cambiante mundo de hoy, el trabajo ágil es una herramienta que ninguna organización puede darse el lujo de ignorar.

Referencias:

CBRE (2018): “The Agile Advantage”.
EMPLOYERS NETWORK FOR EQUALITY & INCLUSION (2013): “Agile Working – A Guide for Employers”.
MITIE (2013): “Making Agile Working Work for You”.
PORTER, W. (2003): “The Agile Workplace”. Journal of Corporate Real Estate.
TARGUS (2018): “The beginners guide to Agile Working”.
THE AGILE ORGANIZATION: http://www.agile.org.uk
WINTER, P. (2009): “Agile Working”. Royal Institution of Chartered Surveyors.