En la era industrial, trabajar significaba ir adonde estaba la infraestructura –el obrero iba hasta la fábrica– y luego este sistema se trasladó al trabajo de oficina.
Una publicación de Contract Workplaces
En la era industrial, trabajar significaba ir adonde estaba la infraestructura –el obrero iba hasta la fábrica– y luego este sistema se trasladó al trabajo de oficina. En un principio tenía sentido ya que allí estaba todo lo necesario para trabajar: la información, el equipo y la conectividad a las redes. Pero en el mundo actual, la revolución digital y la migración a La Nube han transformado la oficina corporativa: hoy es posible trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar. El viejo enfoque de la era analógica –reunirse en un edificio de oficinas sentados junto a otros colegas para llevar a cabo una tarea– ha quedado obsoleto. Las Nuevas Formas de Trabajo liberan a las personas de los hábitos restrictivos ayudándolas a desplegar todo su potencial al mismo tiempo que permiten a las organizaciones ser más eficientes y sustentables.
Hoy hay muchas opciones para reformular la forma en la que trabajamos, desde el trabajo flexible hasta el agile working, smart working, activity based working, hoteling, etc. Pero lo que todos ellos tienen en común es que permiten que el lugar de trabajo sea más flexible compartiendo los recursos y el espacio físico. Sin embargo, difieren bastante en la perspectiva, la forma en que se aplican y el impacto que tienen sobre los colaboradores y la organización. La mayor parte de ellos están orientados a mejorar la eficiencia de la oficina.
Compartir escritorios para ahorrar espacio es una buena razón para implementar Nuevas Formas de Trabajo. Pero, dado que se trata de una perspectiva enfocada en los recursos físicos, a menudo encuentra resistencia por parte de los empleados y de la Dirección porque sienten que se les está privando de algo en lugar de ayudarlos a realizar su trabajo. Estas nuevas modalidades se centran en la reducción de costos, la flexibilidad y la optimización del espacio físico.
Sin embargo, las Nuevas Formas de Trabajo tienen un alcance mucho más amplio. Permiten que las personas, los equipos y las organizaciones mejoren continuamente para desempeñarse mejor, tomar mejores decisiones y ser más eficientes como una fuerza de trabajo feliz y sostenible. De esta forma, se apoya la diversidad y se beneficia el clima laboral liberando a las personas de hábitos obsoletos y restrictivos al mismo tiempo que mejoran la efectividad y la eficiencia de los activos físicos y se reducen los costos operativos.
Activity Based Working (el Trabajo Basado en la Actividad o ABW) y en cualquier lugar, enfocada en el resultado y el impacto de su tarea. Esto implica que las personas son liberadas de su escritorio individual.
Esta nueva forma de trabajar contempla las actividades que se deben realizar, las tareas por cumplir y cuáles son las mejores personas para lograrlo. Reconoce que cada individuo es diferente, confiable y responsable, y que mejorará su desempeño gracias a la colaboración y el intercambio de conocimientos, habilidades y competencias. Dado que se trata de una forma de abordar el entorno de trabajo desde una perspectiva diferente preferimos llamarlo Pensamiento Basado en Actividades y Nuevas Formas de Trabajar.
ABW contempla el entorno de trabajo desde un enfoque que abarca a la organización y a las personas en base a las actividades que realizan, y se fundamenta en tres pilares: el espacio de trabajo, la tecnología, y las conductas y reglas de participación, los cuales deben definirse en consonancia con los valores de la empresa y los objetivos del negocio.
El enfoque tradicional para organizar el trabajo ha sido la asignación de un escritorio u oficina por persona, y la agrupación de gente por departamento. Este esquema refleja la jerarquía y el poder, no el rol y la función.
Además, esta distribución del espacio es redundante ya que la mayor parte de las personas ya no se sientan todo el día detrás de un escritorio realizando tareas repetitivas. De hecho, las investigaciones muestran que más del 55% de los puestos de trabajo están vacíos durante la jornada laboral y que nunca se puede encontrar una sala de reuniones disponible. Cada vez hay más trabajo colaborativo y la gente pasa más tiempo trabajando con colegas. Esto sugiere que los espacios que las personas demandan para los tipos de trabajo que realizan están cambiando.
Cuando se adoptan las Nuevas Formas de Trabajar se crea un perfil de las personas para comprender su día típico junto con la variedad de tareas que realizan en distintos momentos de la jornada con distintas personas. Esto permite identificar los diferentes grupos y adoptar una perspectiva basada en los catalizadores del negocio, los valores de la organización y la introducción de nuevas tecnologías.
Así, el espacio de trabajo ofrece una gama de opciones que proporciona recursos e instalaciones especializadas cuando y como se requieran. El espacio físico se reduce ya que ahora alberga una infraestructura menos compleja que requiere menos refrigeración y energía, por lo que no solo crea un futuro sostenible sino que también resulta atractivo, revitalizado y conectado: la oficina social.
La tecnología de la información (TI) es un factor clave tanto en nuestra vida diaria como en el trabajo. Puede actuar como facilitador o como barrera para crear, compartir e interactuar. En la mayor parte de las organizaciones, TI se encuentra en una etapa de desarrollo menor que la experimentada por las personas en su vida diaria.
En la estrategia del Pensamiento Basado en Actividades, las TI desempeñan un papel clave: permiten la movilidad tanto dentro como fuera de la oficina. Ya no se trata de conectar escritorios sino de conectar personas. En este sentido, la digitalización desempeña un rol fundamental.
Dado que la mayor parte de las personas trabaja más que nada con información, cambiar la forma en que esta se produce, se comparte y se comunica es un factor de vital importancia. Lograr que la información esté disponible en cualquier momento y en cualquier lugar hará que las reglas del juego cambien completamente. El papel ya no influirá en la configuración del espacio de trabajo (no más archivos ni impresiones). Sin papel, la digitalización conducirá a nuevas formas de acceder, compartir y visualizar la información.
Es necesario crear entornos que ayuden a las personas a ser algo más que simples destinatarios de la información; las presentaciones en una pantalla de una sola dirección donde no hay posibilidad de interacción ya no es suficiente. Aquí es donde TI debe satisfacer las necesidades del espacio de trabajo y mejorar el compromiso de la gente. El diseño para trabajar en un mundo virtual conducirá a un nuevo tipo de ecosistema más inteligente, donde la tecnología se hace invisible, intuitiva y flexible.
La virtualización y la globalización llevarán al trabajo hacia el mundo digital e influirán tanto en los espacios de trabajo como en el comportamiento de las personas. Además, a medida que las empresas requieran cada vez más colaboraciones externas, sus espacios –tanto virtuales como físicos– se harán más permeables.
Se suele pensar erróneamente que las Nuevas Formas de Trabajo se basan solo en la introducción de más diseño y nuevas tecnologías o en trabajar desde casa. Esto se explica porque el diseño del espacio físico (interiorismo, equipamiento, instalaciones especiales) es lo primero que se ve al ingresar a una oficina flexible. Sin embargo, el diseño del espacio es el resultado de un enfoque holístico basado en las necesidades del cuerpo y la mente de los colaboradores para desarrollar su tarea.
La idea de “one size fits all” ya no se aplica a la actual fuerza laboral, más diversa que nunca. A medida que las fronteras se difuminan –desde las geográficas hasta las relacionadas con el género, la edad y las diferencias físicas o psicológicas–, se imponen mayores exigencias en la forma de trabajar para atraer y conservar el talento. Debemos entender las diversas formas de pensar de la gente para crear una variedad de espacios, reglas de compromiso y soluciones de TI.
En el futuro, la diversidad se presentará a través de un mayor intercambio cultural, una fuerza laboral mixta, introvertidos y extrovertidos que colaboran a la perfección, joint ventures entre individuos y corporaciones, y hasta cuatro generaciones trabajando juntas.
A su vez, la sostenibilidad dentro de la cultura empresarial está evolucionando para tener un significado más amplio que incluye la salud física y psicológica de los empleados. El bienestar es el nuevo “verde” y los cambios que esto produce se convertirán en un continuo aprendizaje y mejora para las personas.
Estos cambios se relacionan con aprender a utilizar el nuevo entorno de trabajo y las herramientas de TI para un pleno beneficio. Se trata de saber elegir dónde y cuándo trabajar (planificar la jornada), cómo usar las herramientas de TI (habilidades y reglas de participación), cómo ser menos dependiente del papel y cómo conectarse con colegas en un mundo donde las personas son cada vez más móviles.
Este nuevo paradigma de trabajo beneficia la colaboración, equilibra al individuo con el equipo, mejora la toma de decisiones, genera nuevas formas de pertenencia a grupos y comunidades, y ayuda a que las personas sean capaces de desplegar su potencial. Se trata de lograr un nuevo equilibrio: poder trabajar en cualquier momento y lugar de acuerdo con las elecciones individuales, al mismo tiempo que se fortalecen la cohesión y la colaboración del equipo para sentarse y conversar en el espacio físico. Puede ser que las personas no quieran estar en la oficina cinco días a la semana pero querrán estar allí a menudo para sentir que pertenecen. Humanizar nuestra forma de trabajar es la clave para que esto suceda. De esto se tratan las Nuevas Formas de Trabajo.
El Pensamiento Basado en la Actividad restablece la relación entre la productividad y el disfrute del trabajo creando un entorno de alto rendimiento. Los beneficios de las Nuevas Formas de Trabajo son:
→ Una cultura de trabajo flexible y creativa
La posibilidad de trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar también permite una mejor planificación de la continuidad del negocio. Además, favorece la serendipia.
→ Mayor compromiso de los empleados
Esta estrategia trae aparejada una menor rotación del personal y una disminución de las licencias por enfermedad al mismo tiempo que produce más satisfacción en los empleados y la atracción de nuevos talentos.
→ Mayor productividad
Las reuniones son más eficientes y menos formales. Las personas se enfocan mejor en las tareas y sufren menos interrupciones. Además se ahorra tiempo en los desplazamientos diarios.
→ Reducción de los costos operativos
Esta reducción deriva de los menores gastos ocasionados por la baja rotación de empleados, una disminución de los requerimientos de espacio físico y menos costos de papel e impresión.
→ Reducción de la huella ambiental
Utilizar menos espacio significa menos emisiones. Además, con el software de administración de recursos, el espacio que no ha sido reservado puede ser hibernado. Adicionalmente, la reducción en los viajes y los desplazamientos junto con las políticas para usar menos papel colaboran para disminuir el impacto ambiental.
→ Orgullo organizacional
Las Nuevas Formas de Trabajar pueden proporcionar una diferenciación tangible dentro del mercado laboral.
El camino hacia las Nuevas Formas de Trabajar no es fácil; lleva tiempo y energía. Dado que todas las organizaciones son distintas, no existe una única fórmula. Pero, afortunadamente, hay algunas pautas que pueden aumentar la probabilidad de transitar esta transformación de manera exitosa:
Conclusiones
Las Nuevas Formas de Trabajar son un viaje, no un destino.
La adopción de una estrategia ABW y un enfoque holístico conducen a la definición, desarrollo e implementación de Nuevas Formas de Trabajo, ayudando de esta forma a definir el estilo de cada organización. Esto es, un sistema reconocible y aceptado que define de qué manera se relacionan e interactúan las personas entre ellas y con las herramientas que tienen a su disposición para ayudarles a hacer su trabajo.
Aunque inicialmente ABW comenzó como un modelo centrado en el espacio de trabajo, actualmente ofrece una visión mucho más amplia que trata de comprender cómo queremos trabajar en relación con la visión, la misión y los valores de la organización, y cómo debemos comprometernos para liderar y apoyar los objetivos de negocios.
* Louis Lhoest se desempeña como Managing Partner de Veldhoen + Company International. Es Ingeniero en Informática y Licenciado en Marketing & Negocios.
Con más de 15 años de experiencia en importantes proyectos basados en Activity Based Working, Louis ha identificado los insights más relevantes para contribuir con este modelo. Su aporte ayuda tanto a las organizaciones como a las personas a ser más productivas y abiertas al cambio con el objetivo de ser más exitosas en sus negocios.
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