La metáfora de la ciudad

El fuerte crecimiento urbano ha dado lugar a nuevos enfoques para hacer frente a las presiones que actualmente sufren las grandes ciudades. La Física Urbana es una nueva disciplina que está siendo utilizada  para analizar las características de las grandes urbes a partir de modelos que estudian su complejidad y que arroja luz sobre los problemas que surgen dentro del ámbito social, espacial, de infraestructura, medioambiental, etc. Este cruce interdisciplinario entre la Física y el Urbanismo también ha resultado ser útil en la planificación de los espacios de trabajo ayudando a las organizaciones a optimizar y adecuar sus recursos físicos a los diversos estilos y requerimientos de su fuerza laboral. La metáfora de la ciudad brinda un marco conceptual para crear espacios flexibles (vecindarios, barrios, comunidades) que se adaptan a la experiencia y las necesidades de los colaboradores, y que aumentan su bienestar, su compromiso y su productividad.

Actualmente, más del 50% de la población mundial vive en áreas urbanas y sigue creciendo a un ritmo acelerado. Esta cifra, que en América Latina alcanza el 80%, es más que ilustrativa para calibrar la urgencia por encontrar modelos que ayuden a comprender la dinámica de las ciudades, una mezcla compleja de infraestructura, ambiente y personas que debe satisfacer las necesidades de sus habitantes: seguridad, salud, vivienda, movilidad, agua, alimentos, energía, educación, esparcimiento, etc.

La Física Urbana es un nuevo campo de estudio que, aplicando los conocimientos y las herramientas de la Física, parte de la analogía entre las ciudades y los materiales complejos para comprender los fenómenos urbanos. El método se basa en extraer la información estadística más importante de una gran ciudad para elaborar un modelo por computadora que puede capturar con precisión su estructura interna con un mínimo de datos. Luego, estos modelos pueden ser manipulados para explorar fenómenos tales como la eficiencia energética de los edificios, las condiciones de la infraestructura, el flujo del tránsito y la detección de emergencias, por ejemplo, al mismo tiempo que ayudan a revelar problemas y oportunidades de cambio.

Lo que hace posible la elaboración de estos modelos es la enorme cantidad de información que hoy se puede recoger a través de distintos medios. La rápida proliferación de sensores que capturan todo tipo de datos junto con los avances del poder y las técnicas computacionales pueden combinarse para crear una visión sin precedentes de la estructura y la dinámica urbanas.

Los datos, que son recogidos en tiempo real, pueden mostrar cómo funcionan individualmente los sistemas urbanos y cómo interactúan, tanto entre sí como con la gente. Las redes sociales y los dispositivos móviles que registran la actividad física y los parámetros fisiológicos de los usuarios proporcionan información relevante sobre la actividad de las personas, cómo se sienten y a qué están atentas. Esta avalancha de datos pone de manifiesto no solo el funcionamiento de la ciudad sino que también refleja la calidad de vida de sus habitantes.

Los principios básicos de la Física Urbana también pueden resultar muy útiles en la planificación de los espacios de trabajo. El uso de la información proveniente de la actividad que se desarrolla en la empresa puede ayudar a optimizar las oficinas de acuerdo con cada negocio y con el estilo de trabajo de los empleados.

Para obtener estos datos, habitualmente se implementan diversos métodos tales como cuestionarios y encuestas. Pero también existen desarrollos tecnológicos que permiten construir modelos computacionales de las interacciones sociales a partir de los datos que recogen los sensores ambientales y personales. La información así obtenida se combina con otras fuentes, lo cual permite contar con un amplio panorama sobre la forma en la que se lleva a cabo el trabajo y cómo se usa el espacio en la oficina.

La minería de datos del correo electrónico, los blogs, las wikis, la comunicación electrónica en general          –incluyendo el uso de las redes WiFi y la telefonía móvil– junto con los sensores ambientales (de ocupación, de temperatura, etc.), todos juntos proporcionan información de gran utilidad sobre la estructura social y el funcionamiento de las organizaciones que puede ser aprovechada.

Al combinar los datos provenientes de ambos mundos –el real y el virtual– es posible entender el flujo del trabajo y el comportamiento de las personas a una escala inimaginable, lo cual sienta las bases para comprender a la organización y generar nuevos modelos.

Pertenecer es la clave

Todo este conocimiento se puede utilizar para crear nuevas formas de organizar a la gente y mejorar la forma en la que trabajamos, diseñando espacios de trabajo que respondan tanto a las características de la fuerza laboral como a las necesidades de cada empresa.

Para desempeñarnos eficazmente, los seres humanos necesitamos un sistema social que nos contenga, una estructura que organice el entramado de relaciones y le dé marco a nuestra vida. La “comunidad” –entendida como la agrupación mediada por un vínculo espontáneo y natural– es la base de la sociedad y el pegamento social que nos une.

Es esta necesidad primaria la única que puede explicar el hecho de que más de 1.700 millones de personas sean usuarias de Facebook y unos 460 millones de LinkedIn, por ejemplo. Los medios de comunicación social y la creación de redes son un medio para que la gente haga una conexión con los demás: compartir, mostrar, celebrar, ser parte de una comunidad.

En una organización, la formación de una comunidad significa trascender el mero hecho de reunirse para ganar el sustento; también se trata de encontrar valor en el trabajo y en la relación con los colegas. El proceso puede comenzar con grupos pequeños de colaboradores comprometidos, el germen para crear comunidades fuertes.

En sintonía con este concepto más propio del entorno urbano, muchas empresas han comenzado a transformar sus espacios de trabajo convirtiendo la noción de “territorio” (sentirse dueño de un despacho, de un escritorio, de una silla) en “membresía”. En lugar de apropiarse de unos cuantos metros cuadrados y unas piezas de mobiliario, los colaboradores devienen miembros de un vecindario, de un barrio, de una comunidad.

El espacio de trabajo se transforma así en un factor crucial para dar forma a estos cambios; tanto, que algunas características propias del diseño pueden transformarse en verdaderos facilitadores (o inhibidores) de aquellos comportamientos que se quieren promover.

La creación de un ámbito con características urbanas dentro del espacio de trabajo apunta a crear este sentido de comunidad en el que prevalece la cooperación por sobre el trabajo individual y donde cada grupo puede elegir entre una serie de espacios para desarrollar los proyectos en curso y estimular la innovación.

La oficina como ciudad

Las nuevas formas de trabajo representan un cambio muy grande con respecto a los modelos precedentes. La oficina convencional (oficinas privadas, cubículos, uniformidad espacial, etc.) está siendo reemplazada por espacios más horizontales, dinámicos y conectados para fomentar la innovación y la colaboración mientras siguen apoyando el trabajo de concentración.

El crecimiento de tendencias tales como el trabajo a distancia, el trabajo en equipo y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal está instando a las empresas a desarrollar espacios más flexibles que puedan responder a unas necesidades en constante cambio.  

El concepto de oficina como contenedor que aloja la infraestructura de la empresa está migrando hacia un modelo flexible y dinámico que proporciona una variedad de opciones orientadas a facilitar el encuentro y la colaboración entre las personas. El espacio y el tiempo del trabajo se redefinen, y la eficiencia da paso al compromiso dentro de una comunidad orientada a cumplir objetivos comunes.

Estas tendencias están dando lugar a una nueva forma de pensar el espacio de trabajo: la oficina como  metáfora de la ciudad. De esta forma, la oficina se organiza en “vecindarios” donde, tal como ocurre en las grandes ciudades, se pueden encontrar áreas destinadas a actividades tranquilas y a experiencias grupales, patios, terrazas, cafés y destinos más sociales.

El concepto se basa en proporcionar un ambiente flexible con una gama de diferentes espacios basados en la actividad. En lugar de poseer un escritorio, los empleados se convierten en miembros de una comunidad específica, un vecindario dentro de la oficina. La idea es apoyar y fomentar la colaboración, la concentración y la conexión, ya que en algunas empresas el 80% del trabajo es de colaboración.

Estos nuevos modelos se caracterizan por el alto grado de autonomía que tienen los colaboradores junto con un layout donde los espacios están explícitamente diseñados para apoyar el trabajo distribuido. Ambientes dinámicos e interactivos que reconocen el vuelco sustancial que hoy en día está sufriendo el mundo laboral hacia las actividades de colaboración tanto formales como informales, como así también la relevancia que está ganando el componente social del trabajo.

La clave es brindar a los equipos la posibilidad de desarrollar sus tareas dentro de un ámbito que se sienta como propio, que fomente la innovación y que facilite la colaboración al mismo tiempo que satisfaga la necesidad de privacidad y el trabajo individual. El diseño del layout debe permitir que las personas se muevan de un espacio a otro según sus necesidades y que puedan interactuar de manera casual e imprevista, de la misma forma que lo hacen en los espacios públicos bien planificados de una gran ciudad.

Y al igual que ocurre en una ciudad, el territorio cambia constantemente, se adapta a las necesidades, a las costumbres y a los usos de sus habitantes.  Surgen nuevos espacios y otros desaparecen. Con cada nuevo proyecto que comienza los equipos se instalan en un sector de la oficina moviendo paneles y muebles para albergar esa actividad temporal. Y aquellos que trabajan en múltiples proyectos se mueven de un área a otra durante el curso del día, hacia distintos vecindarios.

De acuerdo con un estudio de la empresa Knoll, estos entornos de trabajo se caracterizan por brindar una gran variedad de áreas compartidas: espacios individuales más pequeños y de mayor densidad, una gama más amplia de zonas para el trabajo en equipo, mayor superficie asignada para espacios colaborativos y menor énfasis en los grandes espacios de reuniones formales.

Los datos obtenidos sobre el uso del espacio revelan que, dado que hoy las reuniones tienden a ser más cortas y menos formales y numerosas, el tamaño de las salas de reuniones se reduce. Cuando existen salas más grandes, estas se vuelven más versátiles y pueden reconfigurarse.

Los participantes del estudio mencionado coincidieron en que la cafetería se está convirtiendo en el eje central del espacio de trabajo. Sirve como ámbito comunitario, de reunión, de socialización y como espacio de trabajo individual para aquellos a quienes les gusta trabajar sin perder contacto con los demás. Las características más importantes incluyen una variedad de tipos de asientos, soporte tecnológico adecuado y espacio para una variedad de actividades simultáneas.

La metáfora de la ciudad como modelo para el espacio de trabajo aporta gran flexibilidad y adecuación  tanto a las necesidades de la organización como a los requerimientos de los colaboradores dentro de un mercado en constante cambio. Mientras las personas se mantengan dentro de los códigos previamente establecidos para el modelo urbano adoptado, cada uno podrá  desarrollar su tarea de manera diferente con resultados completamente imprevistos.

Conclusiones

Actualmente, la única constante en el mundo del trabajo es el cambio. Esto exige la creación de nuevos paradigmas que se adapten tanto a las exigencias de los mercados como a las nuevas modalidades de trabajo centradas en la flexibilidad y las necesidades de las personas.

La metáfora urbana, basada en las particularidades de uso que presentan las ciudades, ha comenzado a formar parte del lenguaje de diseño del espacio de trabajo: permeabilidad, diversidad, experiencias superpuestas que cambian constantemente, sentido de comunidad, etc. El espacio ya no refleja las estructuras jerárquicas sino que apoya las redes dispersas, la colaboración y la innovación.

La flexibilidad que impone el trabajo móvil también permite que cada metro cuadrado de la oficina se utilice de manera intensiva ya que el espacio de trabajo se puede utilizar de forma compartida según sea necesario, maximizando la adaptabilidad y versatilidad de usos, y minimizando los costos fijos.

El modelo urbano también permite a las empresas contar con formas más creativas y eficientes de ahorrar espacio.  

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