Espacios de compromiso

Durante años, el diseño de oficinas siguió los preceptos del taylorismo para mejorar la productividad y la eficiencia: oficinas abiertas para posibilitar el control, ambientes despojados de todo elemento superfluo para evitar las distracciones, escritorios limpios y una extrema despersonalización del espacio. Sin embargo, hoy existen estudios como el del psicólogo organizacional Craig Knight de la Universidad de Exeter, que han demostrado que cuando el diseño del espacio de trabajo resulta enriquecido, mayor es la sensación de bienestar psicológico de las personas; también aumenta el grado de identificación con la organización y, por ende, de la motivación y el compromiso. Jacqueline Vischer, por su parte,  afirma que empoderar a los colaboradores para que tengan más posibilidades de control sobre su propio entorno e involucrarlos en los procesos de diseño es una clara señal de que todos estamos en el mismo barco; y es una herramienta simple y poderosa para contar con trabajadores comprometidos.

Los profundos cambios que se vienen produciendo en el mundo laboral han transformado el espacio de trabajo.  El diseño de la oficina ha evolucionado desde un modelo pasivo hacia el concepto de espacio de trabajo como herramienta de apoyo activo a las tareas que se desarrollan. Este nuevo paradigma promueve los entornos que favorecen la movilidad y el principio de no territorialidad.

Sin embargo, según afirma el psicólogo organizacional Craig Knight de la Universidad de Exeter, aún hay muchas personas que siguen trabajando en entornos de trabajo diseñados según los conceptos desactualizados de la tradición taylorista: espacios abiertos, despojados y anónimos, pensados para un empleado genérico en lugar de un individuo. De esta forma, el confort y el bienestar de las personas quedan subordinados a la rentabilidad mientras que la fuerza laboral cae en la apatía, la falta de interés y la pérdida de compromiso, una de las mayores preocupaciones de las empresas de hoy.

Subestimar el papel que juega el espacio en la forma de sentirnos y realizar nuestras actividades es negar la realidad de plano. Un sinnúmero de investigaciones ya han confirmado el poderoso efecto que el espacio tiene sobre las personas, producto de las complejas relaciones, interacciones y transacciones entre los individuos con su entorno físico. El usuario no es un actor pasivo dentro del espacio sino que su experiencia se transforma en actividades y comportamientos que, a su vez, tienen efecto sobre el propio ambiente. Así, el diseño del espacio de trabajo no solo afecta el bienestar de las personas sino que también influye en su satisfacción, su rendimiento y su compromiso con la organización.

Para que un espacio sea exitoso, las personas necesitan interactuar con él, hacerlo propio. El espacio de trabajo no solo es el lugar donde se desarrollan las tareas; también posee una importante carga simbólica que influye sobre la propia identidad de los trabajadores y definirá su sentido de pertenencia y el compromiso que asuman con la compañía.

Territorialidad y sentido de pertenencia

Jacqueline Vischer –investigadora canadiense especializada en psicología ambiental, una de las áreas menos exploradas en el diseño de espacios de trabajo–, afirma que en las oficinas donde se ha adoptado una configuración de open plan existe una mayor necesidad de personalización y apropiación del espacio que estimule el sentido de pertenencia y el compromiso. Vischer identifica tres niveles de confort que hay que satisfacer dentro del espacio de trabajo:

1. Confort físico: se encuentra relacionado con aspectos tales como la iluminación, los niveles de ruido, la temperatura, etc.

2. Confort funcional: se refiere a dotar a las oficinas de espacios adecuados para que la gente pueda hacer su trabajo. Se basa en el equipamiento y la ergonomía para crear ambientes funcionales.

3. Confort psicológico: es el más importante y difícil de lograr. Tiene que ver con el bienestar, el compromiso y el sentido de pertenencia. Vincula los aspectos psicosociales del trabajador con el diseño y la gestión del espacio de trabajo a través de la territorialidad, la privacidad y el control del entorno.

Según Vischer, la territorialidad en el lugar de trabajo tiene un valor psicológico que está representado tanto por el espacio personal como por el lugar que cada individuo ocupa dentro de la organización, y que se expresa a través de la personalización y la apropiación del espacio. Dejar los efectos personales sobre una silla, por ejemplo, marca el territorio y establece límites de control social y ambiental.

Pero la percepción de territorialidad no depende exclusivamente de las barreras físicas. También se ve afectada por la sensación de privacidad, de estatus y de control tanto a nivel ambiental como a nivel de la toma de decisiones.

La investigadora destaca que la posibilidad de contar en la oficina con elementos tales como sillas y puestos de trabajo ajustables, equipamiento móvil, iluminación graduable, etc., tiene un impacto psicológico muy beneficioso sobre los empleados ya que permite la personalización de los elementos físicos del entorno.

Conferir a los empleados más participación en la toma de decisiones sobre el diseño del espacio de trabajo también aumenta la percepción de control que los trabajadores tienen sobre su entorno y representa una respuesta muy positiva a la necesidad de confort psicológico. El empoderamiento como forma de control ambiental, afirma Vischer, aumenta las oportunidades de participar y de ser escuchados, y significa que las personas se sentirán más inclinadas a involucrarse activamente dentro de la organización.

Enriquecer el espacio

Los estudios del psicólogo organizacional Craig Knight de la Universidad de Exeter, también coinciden en el hecho de que cuanto mayor es la percepción de control y autonomía sobre el espacio de trabajo mayor es la sensación de bienestar psicológico de las personas y, por ende, el compromiso que asumirán.

Para demostrar esta afirmación, Craig y su equipo pusieron en práctica la siguiente experiencia: se examinó el impacto de distintas estrategias de gestión del espacio en cuatro condiciones independientes en las que el entorno de trabajo era a) pobre; b) había sido arreglado por el experimentador con plantas y arte (entorno enriquecido); c) había sido decorado por el propio trabajador (empoderado); y d) había sido arreglado por el propio trabajador y posteriormente redecorado por el experimentador.

Luego se examinó el impacto de estas condiciones sobre el compromiso con la organización, el bienestar y varios aspectos relacionados con la productividad de los trabajadores (atención, procesamiento, gestión de la información, etc.), y se encontraron los siguientes resultados: en los experimentos donde las oficinas estaban decoradas se observaron resultados superiores que en las que no lo estaban. Sin embargo, el bienestar y la productividad aumentaron aún más cuando los trabajadores tuvieron participación, y se atenuaron cuando esta intervención se anuló.

Los resultados demuestran que cuanto más control tiene la gente sobre su entorno, más productiva es y mejor se siente. Las oficinas enriquecidas también ayudan a aumentar la identificación con la organización junto con el bienestar psicológico, la satisfacción laboral, el confort físico y la productividad.

El estudio  también indica que aproximadamente el 70% de los trabajadores estadounidenses personaliza su espacio de trabajo, especialmente los gerentes y jefes que cuentan con oficinas privadas. En cambio, en las áreas de planta abierta la personalización del espacio no solo es poco frecuente sino que está desanimada, lo cual indicaría que la posibilidad de apropiación del espacio está directamente relacionada con la jerarquía.

Estos hallazgos sugieren la importancia de estimular la personalización del espacio con elementos significativos para los trabajadores a fin de que puedan proyectar su identidad en el entorno y alcanzar sentido de permanencia, control y privacidad.

Empoderar a los trabajadores para gestionar y tener participación en el diseño de su propio espacio aumenta la motivación y el compromiso mediante el aumento de la identificación con la organización –lo cual lleva a una mayor satisfacción y productividad–, y es una clara señal de que estamos todos en el mismo barco. Cuando esto no sucede pueden aparecer síntomas de alienación, disconfort, insatisfacción y desapego junto con una disminución del desempeño.

Según Knight, desempoderar a los trabajadores negándoles una participación activa en el diseño de su espacio de trabajo no solo produce descontento sino que puede llegar a poner en peligro los resultados de la organización.

Control y autonomía

Poder controlar el ambiente físico proporciona la posibilidad de modificar los espacios existentes para personalizarlos de acuerdo con las distintas características de los individuos y de los grupos de trabajo. Las herramientas de control ambiental pueden incluir elementos tales como mobiliario y equipo de trabajo ajustables, espacios flexibles para reuniones y trabajo en equipo, tabiques móviles, etc.

El control y la personalización a nivel individual puede comprender estanterías, espacio para almacenamiento, planos de trabajo móviles, asientos e iluminación ajustable, control de temperatura individual, percheros, un lugar para guardar las pertenencias personales, etc.

A nivel de los equipos de trabajo, el entorno debe ofrecer la posibilidad de control ambiental a través de la flexibilidad del equipamiento para adaptarse a la tarea en proceso: muebles rodantes, mesas extensibles, paneles, tableros y pizarras deslizantes junto con la posibilidad de ajustar la iluminación.

Huelga decir que para facilitar el control del entorno, el espacio físico deberá contar con un layout que permita la flexibilidad y una rápida reconfiguración de acuerdo con las necesidades del momento. Esto incluye la configuración del tamaño y la forma de los espacios a través de límites móviles, colores, equipamiento, etc.

Para empoderar a los empleados y otorgarles mayor autonomía, los programas de formación pueden proporcionar el conocimiento necesario sobre cómo modificar los elementos de uso personal y las características del espacio de trabajo junto con la mejor manera de elegir qué espacios usar.

El control ambiental y el empoderamiento es dar a las personas autonomía y poder de decisión sobre el espacio de trabajo en lugar de ser controladas por el espacio y las políticas de la organización.

Conclusiones

Según Jaqueline Vischer, el comportamiento territorial puede influir significativamente en el confort psicológico y el bienestar de las personas. La sensación de privacidad y la posibilidad de control sobre el entorno físico junto con una mayor participación de los trabajadores en los procesos de diseño beneficiarán la identificación y el compromiso con la organización.

Por otra parte, la investigación de Craig Knight también confirmó que existe una relación directa entre tener algún tipo de participación en el diseño del lugar de trabajo, sentirse bien con la tarea que se está haciendo, y el compromiso con la empresa.

Numerosos estudios demuestran que la posibilidad de personalizar el entorno –entendida como la modificación de alguna de sus características para reflejar la identidad del usuario– eleva la autoestima, genera una mayor identificación y compromiso con la organización, y ayuda a la gente a adaptarse mejor a su espacio de trabajo mientras que la uniformidad lleva a experiencias negativas. Estos conceptos también aplican para las áreas compartidas por todos los colaboradores de la empresa: la sensación de propiedad colectiva percibida por el grupo es susceptible de mejorar la identificación y dar un sentido de cohesión, satisfacción y compromiso con la organización.

Finalmente, Thomas J. Allen, el padre de la proxemia, asegura que suprimir el espacio personal junto con todos los vestigios de personalización dentro del entorno de trabajo elimina uno de los principales medios para la expresión de la individualidad en las grandes organizaciones y conduce a la insatisfacción. Esto se puede ver claramente en el temor y la resistencia que despierta en la mayor parte de la gente la perspectiva de tener que trabajar en una oficina no territorial.

Las evidencias analizadas indican que en estos tiempos de dura competencia por retener al personal más talentoso y conseguir colaboradores productivos y satisfechos, el espacio de trabajo se revela como una  herramienta de gestión cada vez más importante para contar con una fuerza laboral motivada y comprometida.