Oficinas sustentables

La sustentabilidad no es un plus adicional, es un requerimiento básico a la hora de pensar el espacio de trabajo. Si bien muchas de las oficinas de hoy son producto de la disponibilidad de energía a bajo costo del pasado, el exceso de iluminación artificial y de aire acondicionado ya no constituye un modelo aceptable. Sin embargo, para reducir el impacto ambiental no solo hace falta considerar la localización, la envolvente, los materiales y la eficiencia energética del edificio. Es preciso tener un enfoque integral que también abarque el uso eficiente del espacio y la cultura de la organización. La verdadera sustentabilidad se encuentra en la intersección entre el entorno físico, la tecnología y las personas.

A medida que pasa el tiempo, se hace evidente que todas las actividades desarrolladas por el hombre -incluidas las que se llevan a cabo en el seno de la empresa-  producen un impacto en el medio ambiente. Esto ha llevado a que muchas compañías comiencen a analizar con más detalle todas sus acciones a fin de ser más eficientes y minimizar su huella ecológica.

El moderno edificio de oficinas, tal como hoy lo conocemos, es el producto de la alta disponibilidad de energía a bajo precio de la que, hasta hace poco, veníamos gozando. Por este motivo, la eficiencia energética se ha transformado en la protagonista central de las estrategias de sustentabilidad. Sin embargo, hay que tener presente que aspectos tales como la localización, la envolvente, los materiales, el equipamiento, etc., son elementos que se definen en la etapa de diseño y que se mantendrán a lo largo de toda la vida útil del inmueble, determinando no solo su comportamiento energético sino también su costo de operación.

Pero el panorama  es mucho más complejo; al problema de la energía se suman la escasez de agua, el agotamiento de los recursos naturales, el aumento de los residuos, etc., y no estaría completo si no incluyéramos al actor principal: el usuario. La evidencia demuestra que las organizaciones que quieran implementar políticas sustentables exitosas deberán contar con la participación activa y el compromiso de los trabajadores.

Actualmente, muchas organizaciones han comenzado a adoptar prácticas sustentables a raíz de los  beneficios que esto implica: reducción de costos, mayor eficiencia energética, atracción y retención de personal, y mejoras en la productividad, la reputación y los servicios prestados. No obstante, para lograr una oficina verdaderamente sustentable es necesario poner el acento no solo en la eficiencia energética del edificio sino también en el uso eficiente del espacio, en los nuevos estilos de trabajo mediados por la tecnología y en la cultura de la organización. La verdadera sustentabilidad se encuentra en la intersección entre el entorno físico, la tecnología y las personas.

El entorno físico

Para optimizar el desempeño ambiental de los espacios de trabajo es importante considerar la eficiencia energética del edificio, las propiedades de la envolvente (determinadas por la ubicación y la orientación, el aislamiento térmico, el asoleamiento, la materialidad, etc.) y el uso eficiente del espacio en función de las nuevas formas de trabajo móviles que están emergiendo.

En los edificios de oficinas la energía se destina principalmente al funcionamiento de los sistemas de aire acondicionado, la iluminación y los equipos eléctricos y electrónicos. Es por esto que las pautas de ahorro deben apuntar hacia esos frentes y prestar especial atención al adecuado aislamiento térmico de la envolvente. La elección de una buena orientación, la protección de las ventanas, el uso de vidrios dobles, evitar las infiltraciones a través de puertas y ventanas, y privilegiar la ventilación e iluminación naturales de los locales, también ayudará a controlar el gasto energético.

En cuanto al uso de los sistemas de aire acondicionado, será necesario adecuar las temperaturas al tipo de actividad que se realice y al uso que se haga de los distintos espacios (zonas de paso, zonas de trabajo, sala de espera, etc.), mientras que para contar con una iluminación eficiente lo fundamental es el aprovechamiento de la luz natural y la utilización de lámparas de bajo consumo (fluorescentes, LEDs). Es también importante evitar dejar encendidas las luces que no se utilizan mediante el uso de temporizadores o detectores de presencia.

Para contribuir con el uso eficiente del agua se pueden incluir griferías temporizadas o de cierre automático en los sanitarios. En los inodoros se pueden implementar sistemas de doble descarga, fluxores y sensores de presencia.

El uso eficiente del espacio

Para satisfacer las necesidades de la nueva fuerza de trabajo móvil y hacer un uso eficiente del espacio (numerosos estudios indican que el 60% de las posiciones están vacías durante la jornada laboral), la solución más sostenible es la creación de entornos de trabajo flexibles. De esta manera, las organizaciones pueden satisfacer sus necesidades de crecimiento sin tener que aumentar el espacio necesario para sus operaciones.

Usar menos espacio (o no aumentar la superficie ocupada) es una manera sumamente efectiva de reducir al mínimo el impacto ambiental de una organización. Un edificio que ocupa menos espacio significa menos uso de energía, menos emisiones de carbono, menos residuos y menos consumo de recursos naturales.

Los puestos de trabajo no asignados y los espacios multifuncionales son la clave de este nuevo tipo de organización y el espacio debe poder adaptarse para que sea posible optimizar su uso. Una oficina cerrada puede usarse como sala de reunión o espacio de trabajo individual dependiendo del usuario y de la necesidad del momento. Hay muchas oportunidades para flexibilizar el uso de los espacios y la idea es sacar el mayor provecho de cada uno.

Además, con una parte de la fuerza laboral que realiza sus tareas de manera remota, se podrían evitar los desplazamientos diarios hacia el lugar de trabajo con el consiguiente ahorro de energía en transporte y disminución de la polución ambiental. También disminuyen los tiempos muertos de traslado los cuales pueden ser recuperados con un aumento de la productividad.

Para poner en contexto la importancia de reducir los desplazamientos basta decir que mientras se estima que el 21% de las emisiones globales de CO₂ es generado por el transporte, el  total de los edificios (incluyendo residenciales y comerciales) son responsables solo por el 13,5%.

Tecnología y automatización

En el entorno corporativo de hoy, desde la habitual computadora de escritorio y los nuevos dispositivos móviles hasta los servidores y los complejos data center, todos los equipos informáticos tienen cada vez mayores prestaciones y funcionan con energía eléctrica. Este consumo, además de incurrir en un gasto elevado, representa un alto impacto ambiental. Por eso, el área de IT debe estar preparada para dar una respuesta sustentable al soporte tecnológico de la organización y asegurar su eficiencia energética.

Estos nuevos modelos de trabajo mediados por el uso intensivo de la tecnología tienen varias consecuencias positivas sobre el medio ambiente. Por un lado, las personas ya no necesitan ir a la oficina, los sistemas de videoconferencia y telepresencia evitan los gastos y la pérdida de tiempo que implica el traslado físico de las personas, y la digitalización del entorno de trabajo hará que cada vez se use menos papel disminuyendo la presión sobre los recursos forestales del planeta.

Además, considerando que una empresa destina entre un 15% y un 17% de la superficie disponible para almacenar papel, esto implica una gran oportunidad para el ahorro de m² a través de la tercerización de archivos, la digitalización de documentos y la puesta en práctica de sistemas de gestión electrónica. De esta forma se puede disminuir en un 75% el espacio destinado a archivo.

Pero la irrupción de la tecnología informática no solo llegó a la oficina para facilitar los procesos de la organización: muchas de ellas ayudan a controlar el entorno físico para proveer eficiencia y confort al lugar de trabajo. Los sistemas de automatización de los edificios inteligentes pueden controlar, operar y comunicar infinidad de dispositivos: control de ocupación, de ventilación, de programación y zonificación de los sistemas de climatización, de iluminación, etc.

Las personas

A pesar de la aceptación generalizada de que la sustentabilidad es hoy una necesidad impostergable, el progreso en esta área sigue siendo lento porque, en última instancia, la práctica de la sustentabilidad depende de la conducta individual.

Estudios de post-ocupación llevados a cabo por el Building Research Establishment del Reino Unido revelan que, a pesar de la implementación de nuevas tecnologías y modernos sistemas de automatización de edificios, aún existe una gran cantidad de quejas por parte de los usuarios sobre el confort térmico, la ventilación, el ruido y la iluminación, incluso en edificios diseñados con criterios sustentables.

La evidencia indica que, en el afán de contar con algún grado de control sobre el entorno físico, muchas veces los usuarios pueden ignorar -incluso alterar- los sistemas de bajo consumo y de ahorro de energía del edificio. El estudio menciona ventanas automáticas abierta con libros, dispositivos de movimiento tapados para anular los sistemas de iluminación automáticos y agua fría bajo los termostatos para aumentar la temperatura ambiente. Esto significa que, si los usuarios se sienten incómodos, van a tratar de tomar el control de su entorno para adaptarlo a sus necesidades.

Una parte del problema reside en que, muchas veces, el diseño del sistema no tiene en consideración al usuario. Pero, en otros casos, el problema es mucho más simple: el sistema es sencillo de utilizar, los controles son accesibles, pero nadie se ha tomado el trabajo de explicárselo a los usuarios.

La señalización también ayuda. Si en los sanitarios de un edificio se van a instalar inodoros de doble descarga, debería haber carteles que expliquen su funcionamiento. Y esto, por supuesto, vale para todos los sistemas del edificio y para todas las iniciativas que se lleven a cabo. Reforzar la formación y la información necesaria para todos los usuarios es una garantía de responsabilidad ambiental.

Será tarea de las organizaciones lograr el compromiso necesario de su gente para cumplir con sus objetivos de contribuir con el cuidado del medio ambiente. En este sentido, la comunicación efectiva de las iniciativas y las acciones sustentables que se están llevando a cabo es de suma importancia para lograr el éxito. Del mismo modo, para mantener el interés y las iniciativas vigentes, pueden ser eficaces las comunicaciones y los eventos periódicos.

Conclusiones

Cada vez existe mayor conciencia del impacto que las actividades humanas tienen sobre el medio ambiente. Las empresas se han hecho eco de esta preocupación incorporando políticas activas en cuanto a la responsabilidad que les compete. Los problemas energéticos, el agotamiento de los recursos naturales, la contaminación ambiental y el aumento de los residuos pueden tener un impacto negativo sobre el modo en que funcionan las organizaciones.

Con el desarrollo de las tecnologías de la comunicación, la creación de entornos de trabajo flexibles aparecerá como la solución más sostenible para que las organizaciones puedan satisfacer sus necesidades de manera más sustentable.

Además, con la adopción de prácticas tales como la utilización de “energías limpias”, el uso eficiente del agua y la energía, el aprovechamiento de la luz solar y la ventilación natural, el empleo de materiales producidos con baja emisión de carbono, el uso de maderas certificadas, la disminución en la utilización del papel, etc., se podrá minimizar el impacto del entorno construido.

Si a esto le sumamos que una parte de la fuerza laboral puede realizar sus tareas de manera remota, se podrían evitar los desplazamientos diarios hacia el lugar de trabajo con el consiguiente ahorro de energía en transporte y disminución de la polución ambiental.

Para crear una cultura empresarial comprometida con el desarrollo sostenible es necesario comprender que el potencial de la empresa depende de la capacidad de los individuos que la componen. En este sentido, además de una dirigencia responsable, resulta fundamental la capacitación de los empleados para que la empresa pueda convertirse en una organización verdaderamente sostenible.