por Ignacio Amadeo Alvarez*, Gerente Regional de Consultoría e Investigación en Contract Workplaces
Una publicación de Contract Workplaces
Durante los años posteriores a la pandemia, la conversación sobre la oficina se centró en potenciar la experiencia del usuario y la marca empleadora para hacer que las personas volvieran a su lugar de trabajo. Esta agenda, que priorizaba el bienestar, la cultura y la flexibilidad hoy se enfrenta a un contexto muy diferente.
La incertidumbre global, la necesidad de eficiencia y el avance de la inteligencia artificial hacen que la experiencia de los colaboradores ya no sea el único foco para justificar las inversiones inmobiliarias en espacios de trabajo. Demostrar con datos qué valor aporta la oficina al funcionamiento diario de la empresa resulta cada vez más importante.
¿Cómo hacer que cada metro cuadrado valga?
Cada vez más empresas están adoptando un modelo presencial más intenso; los empleadores ahora requieren al menos tres días de asistencia a la oficina por semana. De acuerdo con un informe global de JLL, el 62% de las organizaciones exige actualmente una cantidad fija de días presenciales, un aumento muy significativo respecto al 49% registrado en 20251.
No obstante, persiste una brecha entre las expectativas de las compañías y el uso real del espacio. Si bien la implementación de mandatos estrictos eleva la tasa de utilización, esto no siempre se traduce de manera automática en una dinámica de trabajo efectiva.
Las métricas tradicionales basadas en el control de accesos o en las tasas promedio de ocupación diaria no permiten comprender por sí solas la mejora del desempeño de la organización. El verdadero reto no es llenar el espacio físico, sino comprender qué ocurre verdaderamente cuando está ocupado.
Para vincular de manera certera el espacio, el uso real y la efectividad, es importante monitorear variables tales como la utilización por equipos y la relación entre ellos, la cantidad de reuniones 100% presenciales, el uso de espacios de colaboración informal y el intercambio en las áreas comunes.
Para 7 de cada 10 empresas es prioritario optimizar la eficiencia y utilización del espacio, seguido de un 6 de cada 10 que busca mejorar la experiencia del empleado para atraer y retener talento2. La optimización del espacio suele demandar hacer más con menos metros cuadrados, mientras que mejorar la experiencia del usuario implica inversiones en diseño, tecnología y comodidades. Resulta importante buscar un equilibrio entre eficiencia, efectividad y experiencia.
Dado que los activos inmobiliarios representan uno de los costos operativos y de capital más significativos de una organización, los CFOs deben buscar identificar dónde se está pagando por capacidad que no se utiliza, dónde hace falta espacio y qué inversiones específicas en el entorno de trabajo generan una mejora sustancial en el funcionamiento operativo de los equipos.
Si una empresa decide ocupar menos metros, esos metros tienen que funcionar mejor. Esto explica la tendencia en ocupación de los edificios de mayor calidad en todo el mundo.
Otra manera de mejorar la performance es evitar pagar por capacidad ociosa. Las organizaciones están integrando cada vez más la flexibilidad como una estrategia central en la organización de su portfolio inmobiliario. Esto supone priorizar una estructura de costos más flexible, transformando parte del Real Estate en un gasto variable ligado a los ciclos del negocio para poder liberar y redistribuir capital hacia otras prioridades cuando sea necesario3.
Esto implica constituir contratos de alquiler más flexibles, con opciones de expansión o reducción y que incluyan cláusulas de rescisión anticipada. También diseñar espacios de oficinas flexibles y reconfigurables, que puedan adaptarse a diferentes dinámicas de trabajo.
En algunos casos, la tendencia consiste en consolidar un ecosistema de espacios que combinen un núcleo estable de oficinas propias o alquiladas a largo plazo, con soluciones de espacios flex en ubicaciones estratégicas. Esto permite a las empresas escalar o contraer su capacidad espacial según la demanda4.
El avance de la inteligencia artificial añade una variable adicional de complejidad, ya que no existe certeza sobre el impacto de esta tecnología en la cantidad de empleados, las tareas cotidianas y las estructuras de los equipos de trabajo.
De hecho, el 49% de los responsables de Real Estate en América Latina identifica explícitamente la incertidumbre sobre el impacto de la inteligencia artificial en las necesidades futuras de espacio como un riesgo de alta relevancia para sus portfolios5.
La transición de una estrategia inmobiliaria centrada exclusivamente en el diseño de experiencias hacia otra mas equilibrada, en la que la performance espacial y financiera adquiere un papel central, marca el inicio de una nueva fase en el diseño de los espacios de trabajo. La oficina actual debe evaluarse como una herramienta capaz de catalizar la colaboración, fomentar la innovación y optimizar el uso de los recursos de la organización.
Para atravesar con éxito este escenario de incertidumbre las estrategias de diseño y gestión espacial deben sustentarse en datos verificables y responder a cuatro interrogantes básicos: cuál es el propósito del espacio físico, qué volumen de utilización real presenta en el día a día, qué actividades de negocio permite realizar con mayor efectividad y cuál es el costo financiero exacto de sostenerlo.
Aquellas empresas que diseñen sus espacios de trabajo a partir de la flexibilidad, la gobernanza de datos y la experiencia lograrán transformar sus oficinas en un activo generador de valor corporativo. La próxima etapa del workplace no consistirá solamente en diseñar mejores experiencias, sino en poder demostrar qué producen.
*Ignacio Amadeo Alvarez se desempeña como Gerente Regional de Consultoría e Investigación en Contract Workplaces. Es arquitecto especializado en economía urbana, investigación de mercado y transformación organizacional. Su trabajo integra tecnología, análisis de datos y diseño corporativo para acompañar a las empresas en la toma de decisiones y la adaptación a nuevas formas de trabajo.
Referencias:
1 JLL (2026): “Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026”.
2 CBRE RESEARCH (2026): “2026 Americas Office Occupier Sentiment Survey: From Retreat to Rebalance”.
3 JLL (2025): “Corporate Real Estate Trends to Watch: Five trends that will define success in 2026”.
4 CBRE RESEARCH (2026): “2026 Americas Office Occupier Sentiment Survey: From Retreat to Rebalance”.
5 JLL (2026): “2026 Latin America future of work survey”.
¿Quieres conocer más sobre tendencias relacionadas al mundo del trabajo? Descúbrelas en WOW.
Suscribite
