El dilema de los metros cuadrados vacíos en la era híbrida
Una publicación de Contract Workplaces
Las organizaciones se enfrentan periódicamente a un punto de inflexión: ¿conviene renovar la oficina actual, mudarse o consolidar varias sedes? Durante décadas, estas decisiones se gestionaban de manera reactiva, impulsadas principalmente por la fluctuación de personal o por el vencimiento inminente de un contrato de alquiler. Sin embargo, en el entorno empresarial actual, la optimización inmobiliaria se ha consolidado como un proceso proactivo y dinámico, indispensable para que las compañías mantengan su flexibilidad financiera y respondan con rapidez a las fluctuaciones del mercado global1.
Hoy en día, factores como el trabajo híbrido, la tasa de ocupación, los objetivos ESG y la competencia por el talento han redefinido la toma de decisiones. Esta evaluación trasciende largamente la dimensión inmobiliaria; están en juego los costos, la cultura, la productividad y la capacidad de acompañar la estrategia de negocios corporativa.
Los factores que suelen impulsar estas medidas son de diversa índole. Uno de los más visibles es el término del alquiler, que actúa como un catalizador para evaluar si el espacio ocupado sigue siendo funcional y rentable en comparación con las ofertas del mercado. No obstante, el problema subyacente en la era del trabajo híbrido es la brecha de ocupación. Investigaciones recientes indican que la utilización de las oficinas a nivel global promedia apenas un 54%, mientras que el ideal de ocupación organizacional al que aspiran las finanzas corporativas ronda el 79%2. Este desfase representa una fuga de capital desaprovechado en metros cuadrados que permanecen vacíos gran parte de la semana, y es una oportunidad para que los líderes responsables de las finanzas y la gestión de Real Estate reconsideren la escala de sus activos físicos.
A esto se suma la obsolescencia técnica de algunos edificios que carecen de la infraestructura necesaria para soportar los sistemas de ventilación, la conectividad de alta velocidad y los espacios colaborativos de alta tecnología que exigen los actuales equipos híbridos y distribuidos. Esto genera una desconexión con las expectativas actuales de la fuerza laboral. Los empleados ya no asisten a la oficina solo para realizar tareas que podrían realizar de forma remota, sino para tener experiencias que no pueden replicar en sus hogares, como las oportunidades de socialización o el acceso a equipos especializados3. Mantener una sede obsoleta disminuye las posibilidades de retener y atraer el talento clave, convirtiendo al espacio físico en un factor de desgaste organizacional en lugar de un catalizador de productividad.
En consecuencia, la decisión entre renovar, mudarse o consolidar el portfolio de oficinas no debe abordarse como un proceso transaccional o aislado, sino como una evaluación estratégica que es preciso considerar desde múltiples dimensiones, identificando las variables financieras, operativas y humanas que intervienen en cada opción.
Al evaluar qué alternativa responde mejor a los objetivos del negocio, cada escenario requiere el análisis de distintos elementos. Si una empresa considera renovar su oficina actual, la variable principal suele ser la ubicación, una de las pocas características del inmueble imposibles de replicar. Una zona con excelente conectividad, proximidad a clientes clave y servicios locales valorados por el personal, representa una ventaja competitiva consolidada que conviene retener.
Desde una perspectiva financiera, la renovación suele ser la opción preferida cuando se busca la rentabilidad a corto plazo, ya que permite reutilizar recursos existentes como el mobiliario, y evitar los gastos de una mudanza. No obstante, se debe considerar el impacto de realizar una obra mientras la oficina está ocupada, ya que puede afectar temporalmente la productividad. En esta instancia, también es indispensable realizar un diagnóstico exhaustivo de los sistemas mecánicos y las instalaciones ya que su reemplazo puede elevar los costos de renovación a niveles similares a los de un traslado.
Otra variable de peso que incentivará la permanencia es la flexibilidad a la hora de negociar los términos de la renovación del alquiler, los que deberían ser más favorables frente a las opciones del mercado inmobiliario corporativo.
Sin embargo, si el edificio no admite nuevas configuraciones o requiere inversiones desproporcionadas para actualizar la infraestructura técnica, la renovación perpetuará un modelo laboral obsoleto bajo una fachada renovada y la mudanza comienza a resultar más conveniente.
La mudanza es la opción preferida cuando el espacio actual impone limitaciones físicas para el crecimiento o cuando se busca una transformación de imagen o cultural profunda. Una relocalización permite proyectar una nueva imagen de marca y alinear el espacio de trabajo con objetivos de ESG en edificios con certificaciones energéticas, ambientales o de bienestar, mejorar las prestaciones tecnológicas o acceder a ubicaciones con más servicios locales para atraer y retener personal.
El análisis de las variables para tomar esta decisión no debe limitarse al costo del alquiler por metro cuadrado. También debe incorporar la disponibilidad de inmuebles de alta gama, la flexibilidad de los acuerdos contractuales, la geometría de las plantas para configurar el layout y el impacto en los tiempos de viaje de los colaboradores4.
No obstante, es preciso considerar todos los costos implícitos de la mudanza, que incluyen no solo los gastos logísticos directos, sino también la posible pérdida de talento si la nueva ubicación resulta poco atractiva para los colaboradores.
La consolidación de sedes, por su parte, obedece fundamentalmente a la necesidad de eficiencia financiera y cohesión operativa y cultural, un escenario habitual tras procesos de fusiones, adquisiciones o reestructuraciones en el que una compañía hereda un portfolio fragmentado y disperso. Concentrar múltiples oficinas en una sola ubicación permite eliminar redundancias de costos fijos –servicios de recepción, seguridad y mantenimiento– y unificar a los equipos bajo un mismo techo y una misma identidad corporativa.
Sin embargo, para que la consolidación sea viable y no deteriore el rendimiento operativo, es imprescindible basarse en el análisis de los datos de ocupación pico en lugar de los promedios semanales. Esto permite dimensionar el espacio para la demanda real, y no para una capacidad máxima teórica que rara vez se cumple, evitando saturar el lugar de trabajo.
No obstante, la consolidación solo genera valor cuando responde a un análisis riguroso de la utilización del espacio y de las necesidades operativas. Reducir superficie sin comprender cómo trabajan los equipos puede trasladar las ineficiencias a un único edificio en lugar de resolverlas.
Independientemente del camino seleccionado, y pesar de las diferencias entre renovar, mudarse o consolidar, existen requisitos constantes que deben atravesar cualquier definición inmobiliaria. El primero es contar con datos confiables para fundamentar la estrategia. Para ello es preciso integrar la información de los sistemas de acceso, las redes inalámbricas y las plataformas de reserva de puestos y salas. Solo esta integración de datos permite modelar el comportamiento real de los usuarios.
El segundo es un enfoque centrado en las personas para asegurar que el espacio apoye el bienestar y la productividad de los colaboradores, garantizando que el entorno actúe como un facilitador de la productividad y no como un obstáculo operativo. Y, en tercer lugar, la integración tecnológica debe ser la base de cualquier intervención para permitir una gestión fluida del entorno híbrido y una monitorización continua del desempeño del espacio.
Junto con estas tres constantes, la alineación estratégica es el hilo conductor de cada decisión inmobiliaria, la cual deberá ser evaluada por su capacidad para apoyar los objetivos de la organización. Cada vez más empresas están comenzando a concebir el espacio de trabajo no como un gasto, sino como un recurso tan importante como el talento y la tecnología.
La decisión de adaptar, trasladar o consolidar el espacio de trabajo no debe abordarse como un evento aislado, basado en preferencias subjetivas o impulsado por el ahorro de costos.
Sostener un ecosistema físico y digital adecuadamente planificado no solo protege el equilibrio financiero corporativo al erradicar el gasto innecesario de metros cuadrados ociosos, sino que potencia activamente el talento y facilita la adaptación continua de la organización en mercados donde el cambio estratégico constante es la única norma.
Referencias:
1 RAJIC, A. (2026): “Corporate real estate portfolio management: The definitive guide for 2026.”
2 STEELE, K. (2025): “Five corporate real estate strategies redefining workplace in 2026”. JLL
3 KATSIKAKIS, D. et al. (2025): “What occupiers want 2025”. Cushman & Wakefield en colaboración con CoreNet Global.
4 NUNNINGTON, N., & HAYNES, B. (2011): “Examining the building selection decision-making process within corporate relocations”.
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