Una mirada al costo total de propiedad

Normalmente, la inauguración de una obra se celebra como el final del proyecto. Sin embargo, esta impresión rara vez coincide con la realidad: el uso efectivo del entorno construido revela que la obra terminada es apenas el comienzo de un proceso más complejo que se desarrolla a lo largo del tiempo, a veces de manera inesperada. Una mirada estratégica del espacio implica considerar todo su ciclo de vida en el que la inversión inicial no es el punto final, sino un primer paso. Es el inicio de un compromiso con la eficiencia, el desempeño y la capacidad de adaptación.

En este contexto, el Facility Manager (FM) juega un rol decisivo: armonizar la calidad del diseño original con una operación fluida que, a lo largo del tiempo, proteja los recursos de la organización y asegure la vigencia del entorno laboral. Gestionar el costo total de propiedad no solo implica reducir gastos; también supone tomar decisiones inteligentes que permitan que el espacio evolucione manteniendo su funcionalidad y propósito.

Diversos análisis han demostrado una relación inversa entre el costo inicial y el de mantenimiento de los activos: un edificio con bajo costo de capital (CapEx) puede comprometer al propietario con elevados costos operativos (OpEx) durante el resto de su vida útil. Así, mientras el CapEx representa solo entre el 20% y el 30% del costo total del edificio, el restante 70%-80% se destina a mantenimiento y adaptaciones¹.

Por lo tanto, la verdadera vida del edificio no comienza con la inauguración; empieza con la ocupación. Es entonces cuando aparecen las fuerzas del deterioro físico y la obsolescencia funcional. Gestionar estos procesos requiere una visión holística del FM: no como una intervención sobre un sistema inerte, sino como un ajuste dinámico del rendimiento orientado a satisfacer las necesidades cambiantes de los ocupantes y los objetivos de la organización.

El edificio como sistema en transformación

Los edificios no son entidades estáticas, ni en su uso ni en su estructura física. Por el contrario, el cambio es inevitable y se manifiesta a través de dos tipos de influencias: factores exógenos vinculados al contexto económico o a las presiones del mercado, y factores endógenos derivados de las necesidades de los usuarios y del desgaste natural. Incluso si el diseño original no contempló la flexibilidad, la realidad terminará imponiendo transformaciones.

Para comprender esta dinámica, se debe considerar que un edificio no es una unidad monolítica, sino un conjunto de capas que evolucionan a diferentes ritmos, generando tensiones internas. Un diseño que no anticipa el cambio se convierte rápidamente en una barrera para la productividad, dando lugar a lo que se conoce como “obsolescencia técnica o funcional” debida a limitaciones técnicas, fallas prematuras y cambios en las tendencias².

Stewart Brand³ demostró que los edificios no son objetos estáticos, sino sistemas complejos compuestos por capas que operan a diferentes velocidades. La eficiencia de un edificio depende de reconocer estos ritmos de transformación, lo que obliga a desacoplar las capas en el diseño para facilitar el mantenimiento y la renovación.

Para ilustrar esta lógica, Brand propone el modelo de las “seis S”:

• Sitio (Site): es el contexto geográfico del edificio. Es permanente y no cambia con el tiempo.
• Estructura (Structure): su vida útil varía entre los 30 y los 300 años. Es la capa más difícil y costosa de modificar.
• Piel (Skin): la envolvente cambia aproximadamente cada 20 años, influida por demandas de eficiencia térmica y estéticas.
• Servicios (Services): incluyen las instalaciones eléctricas, sanitarias, climatización, rociadores, ascensores y escaleras mecánicas. Todos ellos se desgastan cada 7 a 15 años y suelen ser los primeros en volverse técnicamente obsoletos.
• Layout (Space plan): el diseño interior puede modificarse cada pocos años, especialmente en edificios de oficinas debido a la rotación de los inquilinos o cambios en la organización.
• Elementos de uso diario (Stuff): el mobiliario, los equipos electrónicos, etc., se recambian constantemente debido al desgaste o por decisiones estéticas y funcionales.

A estas capas se suman los ocupantes, cuyas expectativas y necesidades cambian de manera constante.

Reconocer estos ritmos resulta esencial. Por ejemplo, los sistemas inteligentes y las infraestructuras de IoT evolucionan mucho más rápido que la envolvente del edificio. Si estas capas están integradas de forma rígida, al punto de que intervenir un sistema implica afectar la estructura, el edificio pierde valor estratégico y encarece su mantenimiento.

Los espacios de trabajo deben entenderse como infraestructuras capaces de evolucionar para conservar su valor durante todo su ciclo de vida. En este escenario, el FM no solo actúa para reparar el deterioro, sino para gestionar la adaptabilidad del activo, permitiendo que este responda a los nuevos modelos laborales y a los avances tecnológicos sin perder su utilidad principal.

Cuando el diseño no considera el paso del tiempo

Cuando el diseño se enfoca únicamente en el “día uno” y se omite la dimensión temporal, las consecuencias operativas y financieras pueden ser significativas. Esta falta de previsión suele traducirse en costos ocultos.

Un diseño rígido, pensado para un uso específico sin contemplar escenarios futuros, puede exigir intervenciones extensas para adaptarse a nuevas demandas del mercado como el trabajo híbrido o los cambios tecnológicos. En muchos casos, estos edificios dejan de satisfacer las necesidades del usuario mucho antes de que su estructura física se degrade, acelerando su obsolescencia. En cambio, los edificios flexibles y adaptables prolongan su vida útil y reducen los costos operativos.

Por otro lado, cuando el mantenimiento no se integra desde el diseño, las tareas preventivas tienden a postergarse debido a su complejidad técnica o costo, lo que puede derivar en fallas críticas, interrupciones de la actividad y reparaciones de emergencia más costosas. Del mismo modo, priorizar un menor costo inicial en detrimento de la eficiencia energética a largo plazo suele traducirse en gastos operativos significativamente más altos.

En este sentido, la ausencia de una estrategia de diseño orientada a la operabilidad genera una brecha entre el rendimiento esperado y el real, con un impacto directo en la calidad del entorno de trabajo, la productividad y el bienestar de los ocupantes.

Por ello, integrar al FM desde la etapa de diseño es una condición más que necesaria. Una vez que el edificio está en funcionamiento, corregir errores de diseño suele ser tardío o económicamente inviable.

Cómo diseñar pensando en el futuro

La conclusión es clara: la verdadera eficiencia de un espacio de trabajo se mide por su capacidad de evolucionar sin perder valor. El éxito de un proyecto no debría evaluarse por la imagen de su inauguración, sino en su desempeño a lo largo del tiempo, cuando debe responder a cambios tecnológicos, ciclos económicos y transformaciones organizacionales.

Diseñar pensando en el futuro implica adoptar principios orientados a la operabilidad, asegurando que el edificio pueda funcionar de manera segura, eficiente y rentable desde el primer día de la entrega y durante todo su ciclo de vida. Esto supone:

• Prever el cambio futuro: diseñar estructuras y sistemas que permitan ampliaciones o adaptaciones futuras.
• Priorizar la flexibilidad: utilizar soluciones constructivas modulares que faciliten la reconfiguración del espacio sin generar desperdicios.
• Integrar el FM desde el inicio: asegurar que los sistemas sean mantenibles y que la información operativa sea útil y accesible.
• Incorporar herramientas digitales: mantener un modelo digital actualizado que acompañe la gestión del activo y facilite la toma de decisiones.

En última instancia, un edificio que no puede aprender ni adaptarse es un edificio que comienza a perder valor desde el día de su entrega. La sostenibilidad real no se limita a la eficiencia inicial, sino que radica en la capacidad de la infraestructura para seguir siendo útil, relevante y eficiente a lo largo de décadas.

Diseñar con esta perspectiva no es solo una decisión técnica, sino estratégica: es lo que permite que un edificio mantenga su valor en el tiempo, en lugar de comenzar a perderlo desde el momento en que se entrega.

Referencias:

ABUHUSSAIN, M. & BAGHDADI, A. (2024):“ A novel framework for estimation of the maintenance and operation cost in construction projects: A step toward sustainable buildings”.

CHANGALI, S. et al. (2015): “The construction productivity imperative: How to build megaprojects better”. McKinsey.

JONES LANG LASALLE (2025): “Global State of Facilities Management Report 2025: Future-proof facilities management as a core engine for competitive advantage”.

JONES LANG LASALLE (2025): “Your guide to optimising total cost of ownership in life sciences facilities”.

1DOUGLAS, J. (2006): “Building Adaptation”.

2ATKIN, B. & BROOKS, A. (2021): “Total Facility Management”.

3BRAND, S. (1995): “How buildings learn: What Happens After They’re Built”.