Cómo asegurar que el espacio de trabajo se convierta en una herramienta estratégica que genere valor para el negocio.
Una publicación de Contract Workplaces
Mantener ya no significa únicamente conservar. La operación y el mantenimiento han evolucionado hacia un enfoque centrado en el desempeño de los activos, la continuidad del trabajo y la experiencia de uso para convertirse en un motor de ventaja competitiva para las organizaciones. Sin abandonar la gestión técnica de la infraestructura, hoy cobra igual relevancia su funcionamiento real en el uso cotidiano. El objetivo es asegurar su mejor rendimiento para que el espacio físico se convierta en una herramienta estratégica que genere valor para el negocio.
Esta evolución responde a que el Facility Management (FM) ha dejado de entenderse como un gasto operativo para convertirse en una función fundamental, un pilar de la productividad y el bienestar. Cuando el edificio funciona –la temperatura es adecuada, las salas están disponibles en tiempo y forma, la acústica permite la concentración y los espacios comunes favorecen el encuentro– nadie lo percibe conscientemente. Lo que sí se percibe es la fricción en la operación, y eso tiene un costo.
El índice Leesman ha documentado que casi tres de cada diez empleados consideran que su espacio de trabajo no les permite trabajar de manera productiva debido a diversos factores tales como el ruido o la falta de privacidad1. Lo que esta cifra revela no es un problema técnico de las instalaciones, sino una brecha en la experiencia: entre el espacio que existe y el espacio que funciona para las personas que lo habitan. Eliminar esta fricción es el trabajo del FM.
Si la operación y el mantenimiento son la base, la experiencia de usuario es el diferenciador que potencia el desempeño. Para hacerlo posible, el FM debe gestionar tres capas de calidad a fin de asegurar el retorno de la inversión en talento y productividad:
Esta distinción es crítica: existe una correlación del 84% entre una experiencia positiva en el lugar de trabajo y la asistencia presencial2. En la era del trabajo híbrido, el FM es responsable de que la oficina sea un destino deseable y no una obligación impuesta.
La evidencia acumulada durante los últimos años demuestra que el entorno físico afecta directamente el rendimiento cognitivo, la motivación y el bienestar. Aunque la eficiencia operativa y de costos suele ser prioritaria para la mayoría de las organizaciones, otras variables tales como el confort, la salud y la seguridad de los colaboradores están ganando terreno como preocupación central del FM. La experiencia de uso se está imponiendo como criterio de gestión, no como beneficio secundario.
Una operación eficiente impacta en la experiencia del usuario en diferentes ámbitos:
→ Confort ambiental. La climatización, la calidad del aire interior y la iluminación son sistemas técnicos del edificio cuyas condiciones determinan la experiencia de la jornada laboral. Y su impacto sobre la productividad es un dato científico establecido, además de una preferencia subjetiva.
Un estudio de la Escuela de Salud Pública de Harvard documentó que los trabajadores en entornos con mejor ventilación y menor concentración de compuestos orgánicos volátiles obtenían puntuaciones cognitivas entre un 61% y un 101% más altas que quienes lo hacían en edificios convencionales. En un estudio posterior, el mismo equipo encontró que por cada incremento de 500 partes por millón en los niveles de CO₂, el rendimiento cognitivo descendía entre un 2,1% y un 2,4%. No se detectó ningún umbral por debajo del cual los efectos de la ventilación insuficiente dejaran de estar presentes3.
Esto demuestra que la calidad del aire interior es una variable esencial para la concentración y la toma de decisiones de los colaboradores. Mantenerla en un nivel óptimo en cada momento es la diferencia entre cumplir con la normativa y gestionar la experiencia.
Lo mismo ocurre con la temperatura. El objetivo del confort térmico es brindar condiciones de bienestar y comodidad a la mayor parte de los ocupantes del espacio de trabajo minimizando el uso de energía. Sin embargo, dado que la percepción varía según el metabolismo, la actividad, el género o el ritmo circadiano de cada persona, es una de las variables más difíciles de gestionar de forma homogénea.
La iluminación añade otra dimensión: la temperatura de color, la intensidad y la integración con la luz natural son factores de bienestar con efectos medibles sobre la concentración y el estado de alerta. La iluminación dinámica –un sistema que busca emular las características de la luz natural proporcionando luz fría por la mañana y más cálida por la noche en una transición graduada– suele ser la elección más efectiva para conservar los ritmos circadianos naturales.
→ Tecnología integrada en el espacio de trabajo. A diferencia del control ambiental que se hace visible cuando falla, no cuando funciona adecuadamente, la tecnología integrada en el espacio de trabajo es una experiencia ligada a lo instrumental. El sistema de reserva de una sala de reuniones, la configuración audiovisual para una videoconferencia o el acceso a un puesto de trabajo en un modelo de hot desking son interacciones que los empleados realizan muchas veces a la semana y que, cuando generan fricción, erosionan la experiencia en el lugar de trabajo.
Saber de antemano que habrá un puesto disponible, que la sala se ha reservado correctamente, que el sistema de videoconferencia funcionará como se espera, son condiciones indispensables para que la presencia en la oficina tenga sentido frente a la alternativa del trabajo desde casa. El Facility Manager que gestiona con eficiencia estas tecnologías también está diseñando confianza.
→ Flexibilidad espacial. La consolidación del trabajo híbrido ha cambiado la ecuación del espacio de trabajo. Para el FM, esto implica una gestión distinta a la del puesto de trabajo asignado. Modelos como el Activity Based Working –la organización del espacio basada en la actividad– exige que la oficina ofrezca simultáneamente zonas de concentración profunda, espacios de colaboración espontánea, áreas de descanso y entornos preparados para reuniones híbridas. Cada una con sus propias condiciones acústicas, de iluminación y de equipamiento tecnológico. La gestión de esta diversidad es un desafío para el Facility Manager, quien deberá asegurar que cada tipo de espacio funcione de acuerdo con la actividad para la que fue diseñado.
Existe una relación directa entre la optimización del entorno físico y la capacidad de las organizaciones para atraer y retener talento. Las empresas que invierten en la calidad de sus espacios logran menos rotación y mayor satisfacción de los empleados. Además, crear experiencias laborales de alta calidad es un factor clave en las decisiones de permanencia, lo que se traduce en ahorros sustanciales en costos de reclutamiento y capacitación. Un espacio físico bien gestionado forma parte de la propuesta de beneficios para el empleado.
La experiencia de los colaboradores se ha consolidado como un pilar fundamental del FM. Hoy, no solo es el responsable de mantener y operar eficientemente la infraestructura, sino también de velar por el bienestar de las personas, el verdadero motor de la organización. Cuando la operación y el mantenimiento funcionan correctamente, el personal puede concentrarse en sus tareas sin la fricción que generan los desajustes del entorno físico. Un espacio de trabajo funcional y eficiente es un factor clave no solo para mejorar la productividad, la motivación y la eficiencia, sino también para aumentar la retención de talento y disminuir el ausentismo.
Ya no se trata de mantener y conservar la infraestructura en funcionamiento; se trata de asegurar la capacidad de la empresa para competir, innovar y retener talento a través de sus activos físicos. El FM actual debe moverse en un terreno híbrido que abarca el conocimiento técnico, la sensibilidad humana y la visión financiera. Integrando la eficiencia con el bienestar de los ocupantes y el balance general, el FM ha dejado de ser un gasto necesario para convertirse en el motor de la organización.
Referencias:
JLL (2026): “Cómo el Facility Management Mejora la Experiencia de los Colaboradores”.
IFMA (2024): “Global Trends in Facility Management”.
MISOVIC, K. (2024): “2024 CMM In-House/Facility Management Benchmarking Survey Report”.
1 DE BRUIN, K. (2025): “Redefining the workplace: Why employee experience matters”. Leesman.
2 XIE, W. (2025): “JLL State of Facilities Management Report 2025: Future-proof facilities management as a core engine for competitive advantage.”
3 ALLEN J. G. et al. (2016): “Associations of cognitive function scores with carbon dioxide, ventilation, and volatile organic compound exposures in office workers: a controlled exposure study of green and conventional office environments”.
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