por Sabrina Billinger, Gerente Regional de Consultoría de Contract Workplaces.
Una publicación de Contract Workplaces
El concepto de espacio de trabajo ha evolucionado drásticamente con el tiempo. Desde la Era Industrial, cuando el diseño priorizaba la eficiencia sobre la experiencia del trabajador, hasta los experimentos de Hawthorne, que demostraron cómo la productividad aumentaba al considerar las necesidades de los empleados, el papel de las personas en la configuración de su entorno laboral se ha ido transformando. Sin embargo, la verdadera revolución llegó cuando los mismos empleados comenzaron a ser parte activa del proceso de diseño.
Hoy en día, diversas metodologías han demostrado que la participación de los colaboradores en la configuración de sus espacios de trabajo aporta múltiples beneficios tanto para ellos mismos como para la organización. Este cambio se basa en la comprensión de que el diseño del lugar de trabajo influye directamente en la motivación, el bienestar y el rendimiento de las personas.
Una oficina donde cada sitio refleja las necesidades y preferencias de quienes trabajan en ella, donde los espacios no son impuestos desde arriba, sino creados con la voz y el conocimiento de quienes los usan a diario, no solo mejora la funcionalidad del entorno, sino que también fortalece el sentido de pertenencia y el compromiso de los empleados.
Involucrar a los colaboradores en el diseño de su entorno de trabajo impacta positivamente en múltiples aspectos de su experiencia:
¿Cómo integrar la perspectiva de los empleados en el diseño de los espacios de trabajo sin perder enfoque ni eficiencia en el proceso?
Los espacios de trabajo deben potenciar el bienestar y la eficiencia de quienes los utilizan. Un entorno bien diseñado mejora la productividad, fortalece la colaboración y consolida la cultura organizacional. Para lograrlo, es fundamental comprender cómo trabajan los empleados, qué dinámicas favorecen su desempeño y cómo el espacio puede facilitar sus actividades diarias.
Incorporar la mirada de los usuarios en el proceso es clave, pero para que sea realmente efectivo, se requiere equilibrio. Para ello, es crucial generar instancias que permitan recoger aportes valiosos sin que el proceso se vuelva inabarcable o pierda dirección. En Contract Workplaces, como expertos en Workplace Strategy, sabemos que el éxito de un diseño participativo radica en encontrar el punto justo entre involucramiento y ejecución efectiva. Como solemos decir a nuestros clientes, no se trata de preguntar qué quieren los empleados—porque la lista sería interminable—sino de detectar las condiciones que facilitan su trabajo y alinearlas con los objetivos del negocio.
Para ello, es fundamental definir desde el inicio qué aspectos serán consultados, a quiénes y bajo qué parámetros, estableciendo criterios claros sobre qué es negociable y qué responde a lineamientos estratégicos inamovibles.
Uno de los principales beneficios de involucrar a los empleados en el diseño de los espacios es la posibilidad de validar o desafiar suposiciones con datos reales.
Involucrar a los empleados permite contrastar creencias con datos concretos, evitando invertir en soluciones que pueden ser visualmente atractivas pero poco funcionales. Un enfoque basado en la evidencia—mediante entrevistas, talleres, encuestas, observación y análisis de uso del espacio—permite identificar oportunidades reales de mejora en lugar de replicar conceptos que quizás no se ajustan a las dinámicas que la empresa desea promover: la “oficina a prueba de futuro”. No todas las empresas necesitan toboganes por más vistosos que sean.
Un ejemplo de esto es el caso de Puma, empresa que decidió rediseñar sus oficinas para acompañar su crecimiento organizacional y adaptarse a un nuevo modelo de trabajo pospandemia con un entorno de trabajo moderno y funcional, adaptado a las necesidades de sus colaboradores.
A través de nuestro servicio de Workplace Strategy, llevamos adelante una investigación en la que participaron empleados de distintas áreas para identificar necesidades, requerimientos específicos y expectativas. Mediante talleres, entrevistas y encuestas, logramos comprender a fondo sus desafíos, lo que permitió al equipo de Arquitectura y Diseño traducir estos hallazgos en soluciones específicas para el entorno laboral. Como resultado, el nuevo espacio reflejó la esencia de la marca a través de la “Cultura Forever Faster“, fomentando la motivación, la innovación y una sensación de dinamismo constante. Además, se incorporaron elementos que evocan la historia y el compromiso de la empresa, fortaleciendo la conexión de los empleados con el espacio.
Otro caso relevante es el de Super Mayorista Vital, donde el proceso de transformación se inició con talleres, entrevistas y reuniones clave con el CEO y su equipo. Estos encuentros permitieron comprender las dinámicas y necesidades del negocio, lo que guió el rediseño de sus oficinas. La creación de espacios abiertos y colaborativos, como el atrio central y las “plazas” en cada nivel, respondió a la necesidad de fomentar la interacción entre los empleados, mejorando tanto la productividad como el sentido de pertenencia. Este enfoque basado en datos no solo modernizó el edificio, sino que también promovió la alineación del diseño con los valores corporativos y las nuevas dinámicas de trabajo.
Otro aspecto fundamental del diseño participativo del espacio es que las transiciones organizacionales se vuelven más fluidas y el impacto del cambio es considerablemente más positivo. Involucrar a los empleados en el proceso genera mayor compromiso con el proyecto.
Al sentirse escuchados, los colaboradores desarrollan un sentido de pertenencia y afinidad con el espacio, lo que facilita la aceptación de los cambios propuestos y mitiga futuras resistencias. Esta conexión emocional con el entorno laboral no solo mejora la experiencia de trabajo, sino que también convierte a los propios empleados en promotores del nuevo diseño.
Un ejemplo de esto es el caso de Emin, donde la renovación de sus oficinas se basó en dos ejes clave: la colaboración y la tecnología. Al involucrar a los empleados en el proceso, se crearon espacios que fomentan el encuentro y el trabajo en equipo, fortaleciendo así la cultura organizacional. Al mismo tiempo, la implementación de un centro de control remoto facilitó la supervisión de operaciones en distintas ubicaciones, mejorando la capacidad de respuesta ante imprevistos. Este enfoque no solo optimizó el funcionamiento de la empresa, sino que también facilitó la adopción del cambio por parte de los empleados, al ver reflejadas sus necesidades en el nuevo entorno laboral.
Desde nuestra experiencia, sabemos que muchas empresas temen involucrar a los empleados por miedo a perder el control del proceso, generar expectativas difíciles de cumplir o extender los plazos indefinidamente. Para lograr una participación efectiva sin comprometer la viabilidad del proyecto, es clave:
Aquí es donde los consultores expertos juegan un rol clave como facilitadores, asegurando que todas las voces sean escuchadas sin que el proceso pierda claridad y dirección.
En definitiva, la clave del éxito está en estructurar el proceso de manera estratégica: promover la participación con límites claros, fomentar la escucha activa sin perder el rumbo y garantizar que cada decisión esté alineada con la visión global de la empresa.
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