Salas de reuniones: claves para mejorar la colaboración

Hasta hace poco, las salas de reuniones tenían un propósito muy específico dentro de las empresas: servir como espacios formales para exposiciones unidireccionales y toma de decisiones por parte de la alta dirección. La imagen típica era la de una larga mesa rodeada de sillas con el presidente de la reunión en la cabecera. La idea era transmitir una imagen de control y verticalismo, más que facilitar la colaboración y el intercambio de ideas.

Sin embargo, hoy todo ha cambiado. La tipología de estos espacios – profundamente marcada por las transformaciones sociales y laborales de cada época– ha evolucionado desde las estructuras jerárquicas verticales y rígidas inspiradas en la era industrial hasta los actuales entornos flexibles y colaborativos que integran tecnología avanzada.

Y aunque las razones por las que nos reunimos con colegas siguen siendo las mismas (colaborar, intercambiar ideas, desarrollar estrategias, etc.), la forma en que lo hacemos ha evolucionado. Los dispositivos móviles y las aplicaciones en La Nube hoy nos permiten trabajar desde cualquier lugar, por lo que ya no es necesario estar físicamente presente para que la colaboración sea exitosa.

No obstante, las empresas aún deben proporcionar a sus equipos un espacio dedicado para reunirse, especialmente después de la pandemia que aceleró drásticamente el paso hacia el trabajo remoto y los modelos híbridos; esto trajo consigo una mayor demanda de salas y espacios para la colaboración a distancia. Para adaptarse a este nuevo contexto, las organizaciones desarrollaron una variedad de opciones que están desplazando a la sala de reuniones tradicional.

A medida que las formas de trabajo sigan evolucionando hacia modelos más participativos, los espacios colaborativos ya no estarán restringidos a las salas de reuniones. En los entornos de trabajo actuales la colaboración puede surgir de diferentes maneras y, dependiendo del carácter de estos encuentros, habrá que definir los atributos del entorno.

Los esenciales para una sala de reuniones eficiente

En el contexto laboral actual, las salas de reuniones se han convertido en el epicentro de la toma de decisiones y la innovación. Sin embargo, estos espacios son más que simples lugares para estar juntos; son un área estratégica para colaborar, compartir ideas y desarrollar relaciones comerciales que impactan en el éxito de la organización.

Determinar la configuración ideal de los espacios de reunión no es una ciencia exacta, pero depende de dos factores fundamentales: el diseño y la tecnología.

→ Soluciones tecnológicas integradas

Las soluciones tecnológicas para salas de reuniones cubren un amplio espectro de herramientas que abarcan elementos de alta y baja complejidad, dependiendo del uso y el destino previsto para el espacio. No obstante, todas apuntan a mejorar la eficiencia y la colaboración de los participantes:

• Conectividad Wi-Fi. Una conexión Wi-Fi segura y estable es fundamental para todas las tecnologías actuales ya que permite una comunicación fluida.
• Sistemas de videoconferencia. Las herramientas de videoconferencia de alta calidad son cruciales para conectar a participantes remotos. Estos sistemas deben incluir cámaras, micrófonos y altavoces de alta definición para garantizar que el audio y el video sean claros.
• Pantallas y pizarras. La colaboración implica capturar y mostrar ideas, por lo que es imprescindible contar con un medio para compartir información en las reuniones de equipo. Las soluciones que ofrece el mercado abarcan desde pantallas planas hasta pizarras interactivas. Y cuando a estos dispositivos se les suma la capacidad de interacción permitiendo que varios usuarios intervengan en tiempo real, aumenta la colaboración y la participación en las reuniones, mejorando la dinámica del encuentro.¹
• Sistemas de presentación inalámbricos. La tecnología inalámbrica permite compartir contenido desde múltiples dispositivos sin la molestia de los cables. Esta característica es esencial para transiciones rápidas entre presentadores y para el trabajo colaborativo.
• Espacios inmersivos. La realidad aumentada y la realidad virtual permiten crear entornos inmersivos para colaborar en proyectos complejos. Estos sistemas son especialmente útiles en sectores como la ingeniería o la arquitectura donde la visualización 3D en tiempo real aporta un valor significativo.
• Sistemas de control integrados. Estos sistemas pueden controlar la iluminación, la temperatura, la ventilación y los equipos audiovisuales desde una única interfaz, creando un entorno más confortable.
• Sistemas de reserva. Ayudan a gestionar la utilización de las salas de reuniones, garantizando que el espacio se utilice de manera eficiente. Además, algunas soluciones pueden recopilar datos de uso que ayudarán a tomar decisiones informadas sobre la distribución y el diseño de las mismas.

→ Diseño para una colaboración eficaz

En general, se estima que el empleado promedio participa en al menos ocho reuniones por semana, mientras que los altos mandos asisten a doce encuentros semanales programados². No sorprende, entonces, que las salas de reuniones sean espacios fundamentales para la colaboración y la toma de decisiones en los nuevos entornos de oficina.

¿Qué deberíamos considerar para diseñar espacios de reuniones que favorezcan el intercambio de ideas y la interacción entre los colaboradores de manera eficaz?

• Ubicación. Al considerar la ubicación de las salas de reunión hay que pensar en cómo afectarán el entorno. Por ejemplo, no deberían estar cerca de un área de enfoque donde los empleados necesitan concentración. Sin embargo, podrían ubicarse próximas a los puntos de café y las áreas de descanso. Los psicólogos evolucionistas señalan la importancia de compartir comidas y bebidas para mejorar la cohesión del grupo³.
• Tamaño. El tamaño de las salas de reuniones es fundamental para brindar un soporte adecuado a las distintas actividades, permitiendo que la comunicación y la colaboración sean eficientes. Las salas más pequeñas, con capacidad para dos a cuatro personas, son ideales para discusiones íntimas y colaboración enfocada. Las salas intermedias pueden albergar de cuatro a seis personas y son espacios más versátiles, adecuados para presentaciones y reuniones de equipos. Las grandes salas, destinadas a más de doce personas, están diseñadas para reuniones de grupos numerosos tales como juntas directivas, y requieren una planificación cuidadosa para garantizar una colaboración eficaz entre más participantes.
• Flexibilidad. La posibilidad de reorganizar y adaptar una sala para diversas actividades es crucial. Para ello se pueden utilizar muebles reconfigurables que se combinan según las necesidades del momento. La incorporación de particiones móviles también mejora la flexibilidad, permitiendo que las salas transformen su capacidad para adaptarse a múltiples funciones y niveles de privacidad.
• Equipamiento. El mobiliario es importante tanto por su apariencia como por su comodidad. Por ello, los mejores muebles favorecen una amplia gama de movimientos sin afectar su estética. Las sillas, por ejemplo, deben permitir cualquier posición que adopte el usuario, lo que ayudará a lograr la concentración necesaria durante las reuniones, conferencias o sesiones de capacitación. La forma y ubicación de la mesa dependerán de la capacidad de la sala. Para las pequeñas, una mesa redonda tiende a fomentar la igualdad y el diálogo abierto ya que no hay una posición dominante. Las formas rectangular u ovalada pueden ser más apropiadas para grupos más grandes o ambientes más formales, proporcionando una jerarquía visual clara.
• Acústica. Es un factor clave para garantizar una comunicación clara entre los asistentes a una reunión, lo que mejora la efectividad de la colaboración. Las superficies duras, como el vidrio y las baldosas, reflejan el sonido y provocan ecos que reducen la inteligibilidad de la palabra. En cambio, los elementos absorbentes tales como los muebles tapizados, las alfombras y las nubes acústicas, absorben el sonido ayudando a mejorar la claridad del habla.
• Iluminación. La iluminación en las salas de reuniones debe adaptarse a las distintas actividades que se lleven a cabo. Por ejemplo, durante las presentaciones, es importante poder ver claramente tanto al orador como las proyecciones. Por el contrario, durante las discusiones o toma de notas habrá que proporcionar una iluminación general homogénea y sin deslumbramiento. La iluminación focalizada, que se pueda controlar de manera independiente, servirá para actividades específicas tales como la lectura de documentos.
• Temperatura. El control de la temperatura es igualmente importante. Una sala demasiado calurosa o demasiado fría puede distraer a los participantes y dificultar su capacidad de concentración. La ventilación adecuada también es fundamental para evitar la somnolencia y mantener la circulación de aire fresco.
• Morfología. Las formas con las que se materializa el espacio pueden provocar distintas emociones. Un estudio⁴ indica que preferimos las curvas y los contornos suaves sobre aquellos agudos, probablemente porque la mayoría de los elementos naturales tienen formas redondeadas. De ello se desprende que los diseños de salas de reuniones rectangulares y con bordes duros son menos atractivos que los diseños curvilíneos, los cuales se han relacionado con emociones más positivas y mayor colaboración.

Las salas de reuniones han dejado de ser espacios jerárquicos y formales para convertirse en el foco de la colaboración dentro de la empresa. Quienes entiendan esta evolución y adapten sus espacios a las exigencias contemporáneas estarán mejor posicionados para enfrentar los desafíos y las oportunidades que plantea el futuro laboral.

Referencias:

1 VIEWSONIC (2016): “The Evolving Meeting Room: Trends, Types and Supporting Technology”.

2 ZIPPIA (2023): “28+ Incredible Meeting Statistics: Virtual, Zoom, In-Person Meetings And Productivity“.

3 DOSHI A. & CLAY C. (2017): “Rethink space: (Re)designing a workspace using human-centered design to support flexibility, collaboration, and engagement among clinical and translational research support services”.

4 BAR, M. & NETA, M. (2006): “Humans prefer curved visual objects”. Psychological Science.