Explorar otras opciones para trabajar juntos puede ser igualmente productivo y evita los costos asociados al exceso de reuniones
Una publicación de Contract Workplaces
El surgimiento de nuevas tecnologías, el crecimiento de la globalización y los cambios demográficos, entre otros factores, están transformando la manera en la que trabajamos y es natural que también debamos cambiar la forma en que colaboramos. Hoy, muchas empresas tienen equipos distribuidos en distintas partes del mundo y en diferentes zonas horarias que no coinciden en tiempo y lugar. No obstante, las organizaciones aún pueden diseñar sus procesos a través de dos estrategias básicas: la colaboración en tiempo real y la colaboración asincrónica.
La colaboración en tiempo real es bien conocida por todos: requiere que las personas estén disponibles simultáneamente en el mismo espacio (físico o virtual) para interactuar, tomar decisiones o resolver problemas. Por su parte, la colaboración asincrónica permite que los miembros del equipo trabajen en diferentes momentos, lo que significa que no es necesario que todos estén presentes al mismo tiempo.
Antes de la era digital, los medios asincrónicos se limitaban a las cartas, los telegramas y, más tarde, el télex y el fax. Cada uno de estos dispositivos jugó un papel importante en la evolución de la comunicación asincrónica, adaptándose a las necesidades de su tiempo. Sin embargo, la llegada del correo electrónico revolucionó la colaboración diferida al permitir que los empleados se comunicaran y compartieran información de forma más rápida y sencilla. Con el auge de Internet, La Nube y las aplicaciones en línea, comenzaron a surgir herramientas y plataformas de gestión de proyectos que facilitaron aún más la colaboración asincrónica.
Hoy, ya no hace falta estar juntos en el mismo espacio y al mismo tiempo para llevar a cabo el trabajo colaborativo. Y, aunque las reuniones siguen teniendo un papel muy importante en la dinámica organizacional, también tienen un costo. Según una encuesta reciente1, el 61% de los trabajadores consultados sostienen que las reuniones interfieren con su productividad, mientras que el 50% afirma que reducen la concentración y el 51% considera que son una fuente de estrés.
Las organizaciones están enfrentando una nueva cultura de reuniones que agota a los empleados y los hace perder tiempo valioso. Para revertir esta situación hace falta un nuevo enfoque, y la colaboración asincrónica puede ser la respuesta.
El término “colaboración asincrónica” se refiere a un método de trabajo en equipo en el que los miembros participan y contribuyen en diferentes momentos, sin necesidad de estar presentes al mismo tiempo. Este enfoque permite que cada uno trabaje según su propio ritmo, facilitando la comunicación y la cooperación a través de herramientas digitales tales como el correo electrónico, plataformas de gestión de proyectos y aplicaciones de mensajería.
A diferencia de la colaboración sincrónica, donde los miembros del equipo trabajan juntos en tiempo real, la colaboración asincrónica ofrece más autonomía, mayor flexibilidad y un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. Esto también favorece la inclusión de trabajadores con discapacidad o necesidades especiales. Además, minimiza las interrupciones causadas por reuniones o comunicaciones instantáneas, permitiendo un enfoque más profundo en las tareas complejas, al mismo tiempo que ayuda a evitar la fatiga y mejora la productividad.
Sin embargo, esta forma de colaborar también tiene sus desafíos. La falta de inmediatez en la respuesta puede retrasar la toma de decisiones o la resolución de problemas urgentes. Asimismo, los miembros del equipo necesitan ser organizados y estar motivados para participar activamente sin supervisión constante, ya que la falta de interacción personal puede ser un obstáculo para crear un entorno colaborativo. Esto requiere una planificación y comunicación más cuidadosas para garantizar que todos estén alineados para avanzar hacia un objetivo común.
La mayor parte de las personas se sienten más cómodas cuando saben qué se espera de ellas; esto es especialmente válido cuando se trabaja de manera asincrónica. Para lograrlo, es necesario acordar expectativas claras sobre los tiempos de respuesta y las pautas básicas de feedback a fin de que todos los miembros del equipo se comprometan a cumplirlas. Esto ayuda a generar confianza y establece reglas explícitas para saber cómo trabajar juntos y qué herramientas utilizar. Implementar estas estrategias puede ayudar a superar los desafíos de la colaboración asincrónica y a aprovechar sus beneficios:
→ Establecer pautas de comunicación. Para garantizar que la colaboración asincrónica sea eficaz, es fundamental una comunicación clara. Los equipos deben establecer pautas con respecto a la participación, los plazos y los tiempos de respuesta. Esto asegurará que todos estén alineados.
→ Fomentar la confianza. La confianza es fundamental para una colaboración exitosa. Promover una cultura de transparencia y responsabilidad ayuda a construir confianza.
→ Utilizar herramientas adecuadas. La colaboración asincrónica suele depender de herramientas digitales. Elegir las más adecuadas para la tarea que se está realizando (plataformas de gestión de proyectos, correo electrónico, aplicaciones de mensajería, etc.) puede mejorar enormemente la eficiencia y claridad de las interacciones.
→ Asegurar el acceso a la información. Guardar documentos e información clara y accesible en un repositorio compartido permitirá que todos los miembros del equipo estén al tanto del avance y el estado actual del proyecto en el que se está trabajando. Esto asegura la participación equitativa de todos los colaboradores.
Para muchas personas, el exceso de reuniones puede dar lugar a una jornada improductiva debido a las interrupciones. Por lo tanto, cuando sea necesario colaborar con colegas, la primera pregunta debería ser: ¿tiene que ser una reunión?
Explorar otras opciones puede ser más productivo y evita el “síndrome de recuperación de reuniones”, un fenómeno que alude al tiempo necesario para recuperar el enfoque después de una reunión2. Pasar de una tarea a otra requiere esfuerzo cognitivo y, aunque la capacidad de recuperación es diferente para cada individuo, se estima que el promedio ronda los 45 minutos3.
Entonces, cuando sea necesario convocar una reunión para colaborar, habrá que asegurarse de que tenga una agenda clara y concreta. Si la convocatoria carece de estos elementos, probablemente se trate de un tema que puede resolverse con una colaboración asincrónica. A continuación se detallan algunos de los contextos que mejor se adaptan a este enfoque:
→ Equipos remotos y distribuidos geográficamente. Los medios asincrónicos permiten colaborar sin necesidad de estar presentes en el mismo lugar y al mismo tiempo.
→ Equipos con horarios flexibles o modelos de trabajo híbrido. Para las empresas que adoptaron un modelo híbrido, la colaboración asincrónica facilita la coordinación sin necesidad de coincidir espacial y temporalmente.
→ Equipos multidisciplinarios. En los equipos que reúnen a expertos de diferentes áreas para trabajar en un proyecto común, la colaboración asincrónica permite que cada miembro contribuya según su propia disponibilidad, coordinando tareas de forma eficiente sin esperar a que todos estén accesibles al mismo tiempo.
→ Proyectos que requieren concentración. En los trabajos que implican investigación y desarrollo de ideas, que demandan tiempo y concentración sin interrupciones, la colaboración asincrónica ayuda a minimizar las distracciones.
→ Proyectos de larga duración. Algunas colaboraciones, como los proyectos científicos, pueden abarcar años de trabajo. En estos casos, la colaboración asincrónica permite que los involucrados trabajen a lo largo del tiempo, aunando esfuerzos sin necesidad de una interacción constante.
→ Contextos de formación y aprendizaje. La capacitación en línea y las plataformas de aprendizaje a distancia permiten una interacción adecuada a las necesidades horarias de los participantes.
→ Políticas de inclusión y diversidad. Las empresas que cuentan con equipos diversos pueden ofrecer un entorno inclusivo donde cada uno puede contribuir a su propio ritmo. Esto resulta particularmente útil para aquellos que tienen personas a cargo, discapacidades o alguna necesidad especial.
Dicho todo esto, podemos concluir que la elección entre la colaboración asincrónica y en tiempo real dependerá del contexto específico, las necesidades del equipo y los objetivos del proyecto. Un enfoque que combine ambas formas de colaboración podrá aprovechar las ventajas de cada uno según la situación.
Referencias:
1LEWIS, L. (2023): “Asynchronous Work Report: What knowledge workers want and what’s working”.
2ROGELBERG, S. G. (2020): “The Surprising Science Behind Successful Remote Meetings”. MIT Sloan Management Review.
3RUBINSTEIN, P. (2019): “Blame your worthless workdays on meeting recovery syndrome”.
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