Ayudando a construir comunidades unidas

El proyecto para la nueva sede de la Banca de Inversión de Grupo Improsa en Costa Rica se gestó a raíz de la necesidad del cliente de modernizar sus espacios de trabajo y de reunir en un solo lugar a varios departamentos que se encontraban dispersos en diferentes pisos de una oficina de estilo tradicional y compartimentada.

Como parte de este proceso, la compañía decidió relocalizar su nueva sede desde una antigua construcción en el centro de la ciudad a una nuevas dependencias ubicadas en el edificio Turrubares del oficentro Multipark en Escazú, una zona comercial mucho más segura y atractiva, aunque alejada en términos de accesibilidad en comparación con su antigua ubicación.

Para concretar este ambicioso proyecto, el Grupo Improsa confió en Contract Workplaces que, con un grupo de profesionales interdisciplinarios lo acompañó en todo el proceso: desde la conceptualización del espacio de trabajo, el diseño, la obra y la construcción, hasta la gestión del cambio que implicaba la ocupación del mismo.

Como primer paso, se organizaron una serie de workshops con los líderes del Grupo Improsa destinados a establecer una alineación en dimensiones estratégicas del proyecto, precisar el propósito del cambio y coordinar las expectativas con respecto al nuevo espacio de trabajo.

El resultado fue claro: no solo se buscaba reorganizar físicamente los espacios, sino también transformar el entorno de trabajo fomentando un auténtico sentido de comunidad empresarial, proyectando una imagen más moderna y haciendo un uso más eficiente de la superficie disponible. El nuevo espacio de trabajo debía ser el catalizador de una nueva forma de trabajar, facilitando y promoviendo la movilidad dentro de la oficina para generar mayor interacción, colaboración y sinergia entre los equipos.

El proyecto se desarrolló sobre una superficie de 827 m² enmarcado en un escenario de áreas verdes y montañas, con una espectacular vista panorámica y un óptimo aprovechamiento de la luz natural. En cuanto al diseño conceptual, este se apoyó en las premisas de dinamismo, distinción y equilibrio, ideas que se entrelazan con los valores fundamentales de la empresa.

Se incorporaron espacios colaborativos en distintos formatos (salas cerradas, puntos de encuentro informal) entre los que destaca un amplio sector abierto ubicado en el centro de la planta destinado a la interacción de los equipos, en estrecho contacto con el resto de las áreas funcionales.

Cabe destacar que, desde la planificación hasta la mudanza a las nuevas oficinas, el proyecto enfrentó importantes desafíos que fueron abordados con un sólido enfoque de gestión del cambio. Gracias a esta estrategia no solo se acompañó la transformación espacial y la adopción de un nuevo esquema de presencialidad; también se trabajó en el cambio de mentalidad necesario para incorporar dinámicas de trabajo más innovadoras, ágiles y flexibles en una población diversa y multigeneracional que estaba habituada a sus puestos de trabajo y oficinas privadas y que debía adaptarse a escritorios no asignados en un open space.

Sumado a esto, la distancia de la nueva ubicación implicó el desarrollo de distintas fórmulas por parte de la empresa para mitigar las resistencias. Esto incluyó la implementación de buses y la incorporación de espacios de estacionamiento.

La estrategia comunicacional implementada se enfocó en la diferenciación del proyecto y en enviar un mensaje claro. El proyecto se llamó “One IBI” haciendo referencia a tres conceptos fundamentales: la unificación de los equipos en un solo espacio de trabajo, la comunicación y la sinergia.

En este proceso fue fundamental el trabajo con los líderes y la conformación de un grupo de agentes de cambio para transmitir de manera efectiva tanto el propósito como los beneficios de estas transformaciones, facilitar la adopción de los nuevos espacios e influir positivamente en la cultura, fortaleciendo el sentido de pertenencia y el trabajo en equipo.

El resultado final demuestra que un acompañamiento integral puede transformar una organización al diseñar entornos laborales que no solo satisfacen sus necesidades programáticas, sino que también inspiran y ayudan a construir una comunidad más unida y colaborativa.