Un caso testigo que refleja una época caracterizada por la rapidez y la simultaneidad de los cambios que se deben gestionar.
Una publicación de Contract Workplaces
Colbún S.A. es una empresa chilena dedicada a la generación de energía eléctrica con más de 35 años de presencia en el país y 25 centrales instaladas. Como parte del proyecto de renovación de sus oficinas centrales ubicadas en la comuna de Las Condes, Región Metropolitana, la compañía abordó la intervención y rehabilitación de sus nueve pisos junto con Contract Workplaces.
A la hora de encarar el nuevo proyecto, que se desarrolló sobre una superficie total de 6.000 m², se tuvieron en cuenta los cinco aspectos que reflejan el ADN de la compañía: integridad, innovación, excelencia, colaboración y pasión.
El diseño conceptual giró en torno a la generación de un lenguaje común que unificara todo el proyecto. Para ello se crearon tres instancias que se aplican en los distintos pisos de acuerdo con los requerimientos y el carácter de cada uno: Foco Colaborativo (pisos 11 al 14 y 19 al 21), Foco Cliente (zócalo) y Foco Equipo (piso 3).
El partido general del Foco Colaborativo, lugar donde se ubican los equipos de trabajo, se basó en la unificación de las plantas a través de la implementación de un layout en open space con las oficinas cerradas ubicadas sobre el perímetro, pero con una fluida conexión visual a lo largo de todo el piso.
El zócalo, corazón de la empresa, contiene salas de control independientes con video wall que brindan el detalle de la operación de toda la organización. Además cuenta con una sala de crisis, sala VIP, Phone Booth, Informal Meeting y Work Coffee completo.
Por su parte, el piso 3 alberga espacios exclusivamente dedicados al trabajo en equipo organizados en distintas tipologías: auditorio, salas de capacitación y áreas de colaboración informales con diferentes configuraciones.
Además, cada nivel cuenta con una variedad de áreas de apoyo tales como puntos de reciclaje e impresión, cafetería, lockers y sanitarios accesibles. El plantel también puede beneficiarse del uso de vestuarios equipados con ducha y cambiadores en el zócalo y de una sala de lactancia en el piso 14.
La materialidad del proyecto se definió con una paleta de colores y texturas con carácter e identidad propios. El uso de elementos naturales tales como la textura de la madera junto con la presencia de una profusa vegetación en todos los ámbitos, generan una atmósfera cálida y acogedora que incrementa la sensación de bienestar y el sentido de pertenencia de los colaboradores. La elección de la misma tipología de mobiliario para todos los miembros del plantel refuerzan la idea.
La búsqueda de un carácter y un lenguaje comunes a todo el proyecto, sumada a la necesidad de mayor integración de los equipos, dió como resultado un espacio de trabajo amplio, interconectado, colaborativo y funcional.
En toda refuncionalización de oficinas corporativas la gestión del cambio desempeña un papel fundamental para lograr una transformación armoniosa y sin interrupciones en el flujo de trabajo. Pero, las particularidades que se dieron en el proceso de Colbún lo convierten en un caso testigo que refleja una época caracterizada por la rapidez y la simultaneidad de los cambios que se deben gestionar.
En principio, el objetivo de la consultoría se enfocó en acompañar al personal en la transición desde un espacio de oficina tradicional hacia una forma diferente de concebir y habitar el nuevo entorno de trabajo bajo el esquema de Activity Based Working (ABW), lo cual requería promover nuevos hábitos en el plantel y generar conciencia, participación y empatía hacia el futuro escenario.
A esto se sumó el reto que implicaba realizar la obra de interiorismo con el edificio ocupado y los equipos trabajando, lo que demandó la planificación y comunicación de distintas iniciativas tales como la desocupación de pisos por fases, mudanzas transitorias, movilización de archivos y espacios de guardado, jornadas de limpieza e inauguraciones por etapas, entre otras.
Pero, lo que hace a este caso diferente a cualquier otro que hayamos acompañado con el equipo de Change Management es que, en medio del proceso irrumpieron el COVID-19, el aislamiento sanitario, el regreso escalonado a la oficina con distanciamiento social y la progresiva adecuación a una “nueva normalidad” y a un esquema de trabajo híbrido que nadie sabía cómo implementar.
En junio de 2019 comenzó la primera etapa de ejecución que inicialmente involucraba la remodelación de los 7 pisos del área operativa en tres fases, la transición al nuevo modelo espacial de ABW y la reubicación de los equipos en sistemas por barrios. La particularidad de que se pasaría de contar con estaciones de trabajo individuales de uso exclusivo a tener puestos no asignados y un estilo más colaborativo implicaba un fuerte impacto en los arraigados hábitos de uso del espacio.
En esta etapa la estrategia se basó en la comunicación a toda la organización sobre el propósito, los alcances y los avances del cambio junto con un plan detallado de los plazos, hitos y pasos a seguir a stakeholders clave según la fase. Además, se implementaron programas de formación y entrenamiento de agentes de cambio por piso y por etapa, talleres de sensibilización y buenas prácticas, y monitoreo frecuente con líderes y equipos.
De pronto, a fines de marzo de 2020 todo se detuvo. La llegada de la pandemia significó la paralización de las obras y el inicio del aislamiento sanitario obligatorio. Como en tantas otras empresas, la operación de Colbún debió reinventarse en medio de un escenario de oficinas vacías, temor al contagio e incertidumbre.
En este contexto, la estrategia de gestión del cambio debió reenfocarse a través de una fuerte campaña comunicacional con dos objetivos primordiales: mantener vivo el proyecto de las nuevas oficinas y acompañar a los equipos en las necesidades que surgieron a partir del trabajo remoto, tanto logísticas como emocionales.
Como empresa que brinda un servicio esencial, a partir de noviembre de 2020 se tomó la decisión de impulsar el retorno voluntario y paulatino a las oficinas. En esta instancia se sumó el desafío comunicacional de informar sobre los temas logísticos y funcionales del regreso –que incluían la segmentación de equipos con días y horas asignadas para la presencialidad– y de transmitir y capacitar sobre las medidas sanitarias de seguridad que se debían considerar durante el viaje, el ingreso, la permanencia en la oficina y el regreso a casa.
A medida que se iban relajando las restricciones sanitarias, el equipo de gestión del cambio colaboró en el diseño, la comunicación y el acompañamiento del regreso escalonado del plantel completo a la oficina.
En este nuevo escenario, la compañía identificó la necesidad de formalizar el modelo de trabajo híbrido que se venía dando de manera espontánea a fin de lograr mayor equidad, coherencia y productividad. Para dar respuesta a esta inquietud, la estrategia de gestión del cambio volvió a ajustarse y replantearse: se trabajó en el relevamiento y diagnóstico de la experiencia de trabajo remota, las expectativas del plantel, el diseño del nuevo modelo híbrido, la comunicación de los lineamientos del modelo aprobado y la elaboración de material de apoyo (preguntas frecuentes, nueva guía de convivencia consolidada y manual de regreso seguro a las oficinas).
En paralelo se retomaron las obras, por lo que también se reanudó la comunicación acerca de los avances, hitos y estadíos del proyecto.
En julio de 2021 se realizó el lanzamiento oficial del nuevo modelo de trabajo. Esta etapa requirió diferentes estrategias tanto para la adopción del nuevo paradigma laboral como para la atracción del personal a las oficinas. Además, en agosto la obra llegaba a su fin por lo que el equipo también se encargó de dar respuesta al proceso de ocupación e inauguración en su etapa final.
Durante todo 2022, a medida que la pandemia iba quedando atrás, se continuó dando apoyo en la revisión, ajuste y comunicación del modelo híbrido mediante sondeos periódicos a la población y la interacción activa y permanente con agentes de cambio. En paralelo se puso en marcha un plan de trabajo con los líderes para crear conciencia y afianzar el impacto de su rol en la adopción y cumplimiento del modelo de trabajo por parte de sus equipos.
En cuanto a la experiencia en las oficinas, el trabajo de gestión del cambio se centró en resignificarla como un lugar de encuentro y colaboración, realizando entrenamientos en las nuevas formas de trabajo y el uso de los espacios, comunicando los nuevos hábitos de convivencia y el propósito de la interacción presencial.
Hoy, a cuatro años del inicio de este proceso, con un modelo híbrido instalado y las oficinas en pleno funcionamiento, Colbún comienza las obras de refuncionalización en los pisos no intervenidos para adecuarlos a los nuevos requerimientos. Además impulsa una campaña de incentivo para lograr mayor presencialidad en las oficinas.
Y el proceso de gestión del cambio continúa adaptando su estrategia a cada nueva curva que se presenta en el camino, reinventándose sobre la marcha y ofreciendo nuevas soluciones. Lo único que permanece inalterable es el compromiso de crear conciencia, informar con transparencia, promover la participación y, sobre todo, acompañar a la personas a transitar este laberinto de transformaciones de la manera más abierta, armoniosa y saludable posible.
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