¿Por qué las personas han regresado a los cafés, los restaurantes, los espectáculos y los viajes, pero se resisten a volver a la oficina? Aquí, algunas respuestas.
Una publicación de Contract Workplaces
Los últimos tres años marcaron el comienzo de un experimento a gran escala en la forma de trabajar, un proceso que está lejos de terminar y que abre varios interrogantes hacia el futuro. No obstante, aunque las compañías de la región se inclinan por esquemas flexibles de manera prácticamente excluyente, la adopción del modelo híbrido no es homogénea ni afecta a todas las actividades por igual.
De acuerdo con una encuesta de Ipsos1, casi un cuarto de los consultados en el promedio global declararon que, después de la pandemia, trabajaban más desde casa que en la oficina, cifra que supera holgadamente el 30% en países como Argentina, Chile, Colombia y Perú.
Pero, a pesar de que el modelo híbrido parece haberse instalado entre nosotros, muchas organizaciones aún luchan por llevar a sus empleados de nuevo a la oficina. El porcentaje de empleadores que dicen tener que enfrentarse a este desafío ascendió del 52% en 2022 al 70% en 20232. Esto coincide con una encuesta de Gallup3 que afirma que alrededor de 1/3 de los trabajadores consultados quiere trabajar desde casa en forma permanente y el 90% no quiere volver a la oficina a tiempo completo, una situación que también se refleja en el uso del espacio. Estudios de ocupación realizados por Contract Workplaces en empresas de la región durante el primer trimestre de 2023 indican que la tasa de uso promedio de los despachos privados es inferior al 25%, mientras que la de puestos de trabajo en open space no supera el 40%.
¿Por qué las personas de todo el mundo han regresado a los cafés, los restaurantes, los conciertos, los estadios y los viajes, pero se resisten a volver a la oficina? Algo debe estar fallando.
Muchos analistas y consultores creen que las razones son numerosas: desde la suposición de que la mayor parte del trabajo de las personas es colaborativo, hasta la incomodidad que causan los viajes a la oficina y la frustración de no encontrar allí ni a los compañeros de equipo ni a los líderes.
A medida que los colaboradores regresan a la oficina encuentran que su experiencia en el lugar de trabajo no solo no cumple con sus expectativas sino que conlleva la pérdida de los beneficios que les reporta trabajar desde casa: ahorro del tiempo y dinero que implican los desplazamientos, un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, mayor productividad, menos estrés social y mayor flexibilidad para el cuidado de niños y personas a cargo o afrontar eventos inesperados.
Muchas empresas, de cara a la necesidad de tener espacio de oficina ocioso que es costoso mantener, han optado por el trabajo completamente remoto (AirBnb, Wikimedia, DuckduckGo, Binance, Shopify, etc.). Pero, el trabajador del conocimiento promedio siempre buscará una buena razón para hacer el esfuerzo de viajar a la oficina, al menos algunos días. Esto significa que el espacio de trabajo deberá concebirse más como el lugar que las personas eligen para realizar algunas de sus tareas que como una obligación con horario fijo.
Para ofrecer una mejor experiencia laboral que la que tienen las personas en su casa, la oficina debería brindar una variedad de espacios capaces de satisfacer una amplia gama de necesidades: entornos para la colaboración y la comunicación, áreas cerradas y tranquilas para la concentración, espacios para reunirse en grupos pequeños, ámbitos para el encuentro informal, etc.
De acuerdo con datos ofrecidos por Leesman4, el 82,7% de los empleados hoy encuentra más apoyo para sus tareas en el hogar que en la oficina. Las cifras también muestran que existe una distribución bastante equilibrada entre los distintos tipos de tareas: mientras que el 37% de los trabajadores desempeñan funciones más colaborativas, un 33% está volcado a actividades enfocadas y solo el 5% tiene un perfil basado exclusivamente en la colaboración.
Esto quiere decir que las oficinas diseñadas totalmente en torno a la colaboración fracasarán si no se apoya también el trabajo de concentración. Para que el trabajo colaborativo sea exitoso debe estar respaldado por la labor individual, de lo cual se infiere que los espacios destinados a las tareas de enfoque son un elemento fundamental.
El hogar hoy se ha transformado en uno de los muchos espacios de trabajo disponibles dentro del ecosistema híbrido pospandemia, especialmente dedicado a las tareas que requieren concentración y enfoque. Pero no debería ser el único; la oficina también tiene que ofrecer opciones adecuadas para estas actividades a fin de no perder atractivo como destino para los trabajadores.
Muchos espacios de trabajo actuales no brindan la privacidad acústica que los empleados necesitan para concentrarse, pensar y tener conversaciones privadas o confidenciales, actividades que suelen hacer con mayor eficacia haciendo home office que en la oficina. Se trata de un hecho que confirman los datos de estudios recientes: los niveles de ruido son importantes para el 71% de los empleados, pero solo el 33% se encuentra satisfecho con la calidad acústica de su lugar de trabajo5. Esto significa que 7 de cada 10 empleados elegirían quedarse en casa para hacer trabajo de concentración.
De acuerdo con los mismo estudios, los ocupantes exclusivos de oficinas privadas son los que tienen la mayor tasa de satisfacción con los niveles de ruido (56%), mientras que los usuarios de estaciones de trabajo ubicadas en open plan reportan el menor grado de satisfacción (28%), casi comparable con los puestos no asignados (29%). Sin embargo, los datos que surgen de los usuarios de oficinas privadas no son muy representativos de la realidad actual ya que se estima que solo el 7% de los empleados trabaja en este tipo de entorno.
Para que los lugares de trabajo apoyen todos los tipos de actividades que la gente lleva a cabo también se deben incluir suficiente cantidad de espacios tales como Quiet Rooms de uso flexible, Phone Booths, áreas silenciosas, bibliotecas, etc. Según una encuesta, aproximadamente 1/4 de los empleados asegura que la reducción en los niveles de ruido, junto con la posibilidad de contar con más espacios dedicados a las actividades de concentración, probablemente los tentaría a regresar a la oficina más seguido2.
Después de tres años sin tener que viajar a la oficina, sumado a la posibilidad de ser igualmente productivos y administrar mejor el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, muchos empleados están buscando una razón convincente para volver a la presencialidad.
Aunque muchas empresas han adoptado el trabajo híbrido y la gente se siente más satisfecha con la flexibilidad que brinda poder hacer home office, un gran porcentaje de los trabajadores todavía no tiene claro para qué sirve la parte de ir a la oficina. Y, si bien la razón principal para querer asistir es encontrarse con colegas o hablar con sus superiores, muchas veces solo se encuentran con oficinas desiertas por lo que gradualmente dejan de ir.
No obstante, y pese a que el trabajo desde casa es capaz de soportar muchas actividades laborales mejor que la oficina, aún hay algunas tareas que no es posible realizar desde el hogar y que pueden dar motivos suficientes para que los empleados regresen a la presencialidad.
Para encontrarle un sentido a la vuelta a la oficina es necesario que el esfuerzo valga la pena, que tenga un propósito particular. Puede ser la visita de clientes o proveedores, tener interacción social informal, contar con espacios dedicados para trabajar solos, encontrarse con colegas, etc. Todas actividades más orientadas a la conexión que a la colaboración propiamente dicha.
Para ello es probable que los empleados tengan que dedicarle un tiempo a planificar la visita: averiguar si las instalaciones que necesitan estarán disponibles (ya se trate de tareas que requieran colaboración o trabajo individual) y que las personas con las que quieren encontrarse estarán presentes.
Queda claro que la oficina ya no será la ubicación predeterminada para trabajar, sino que se convertirá en un destino que las personas elegirán entre otros posibles. Para que la presencialidad se vuelva más frecuente y más buscada, el espacio de trabajo deberá brindar una experiencia variada que le de apoyo a todo tipo de tareas, incluso a las que no son de colaboración.
Referencias:
1 IPSOS (2021): “Return to the Workplace Global Survey”.
2 COOR (2023): “Join the Workplace Revolution”.
3 GALLUP (2022): “Returning to the Office: The Current, Preferred and Future State of Remote Work”.
4 OLDMAN, T. (2021): “No the desk isn’t dead”. Leesman.
5 ROTHE, P. & HANC, M. (2022): “A new workplace is no guarantee”. Leesman.
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